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工程檔案管理制度
為規範公司工程檔案管理工作，根據國家、地方工程檔案管理有關規定，結合我司的特點，制定本制度。
一、工程檔案的歸檔範圍及質量要求
（一）工程檔案的歸檔範圍
對於工程建設有關的重要活動，記載工程建設主要過程和現狀，具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷後歸檔。（詳附件一）
（二）歸檔文件的要求
1、歸檔的.工程文件應為原件。
2、工程文件的內容必須真實、準確、清晰、幅面整潔。
3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。
4、工程文件尺寸統一採用 A4 規格歸檔。
二、工程檔案的管理機構
各工程部設資料員，主要負責本部門工程項目從工程準備階段到竣工備案驗收過程中程建設文件的收集、整理、立卷、編目、裝訂、檔案預驗收及移交。
三、工程檔案的收集、整理、立卷、編目、裝訂、歸檔、移交、索引、保管、統計
（一）工程檔案的收集
文件形成後，文件形成責任人（經手人）必須於當天交一份原件給資料員，資料員收到文件後，當天登記入盒。
（二）工程檔案的整理
按照單位工程分部分項工程及文件形成的時間先後順序進行分類排列。
（三）工程檔案的立卷
1、工程文件可劃分為工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。
2、工程準備階段文件按建設程序組卷。
3、監理文件按單位工程、分部工程組卷。
4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。
5、竣工圖按專業組卷。
6、竣工驗收文件按單位工程組卷。
（四）工程檔案的編目
1、每卷單獨編號，頁號從“1”開始，案卷不宜超過 30MM;頁號編寫在單頁右下角，雙面書寫的，正面在右下角，背面在左下角，摺疊後的圖紙一律在右下角。
2、卷內目錄：“序號”以一份文件為單位，“責任者”填文件的直接形成單位和個人，
有多個責任者的，選擇兩個主要責任者，其餘用“等”代替。“文件編號”填寫工程文件原 有的文號或圖號；“文件題名”填寫文件標題的名稱。“日期”填寫文件形成的日期。
未按要求編目的，每項扣罰部門資料員 5 元。
（五）工程檔案的裝訂
案卷可採用裝訂與不裝訂兩種形式，文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應採用線繩三孔左側裝訂法。
（六）工程檔案的歸檔
1、單位工程竣工驗收完成後 30 日內，部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作，未按時歸檔的扣罰部門資料員 5 元。
（七）工程竣工檔案移交
工程竣工驗收完成後 60 日內，部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館，一份移交給工程檔案室，未及時辦理移交的，扣罰部門資料員 5元。
（八）工程檔案的索引（待討論工程代號、檔號）
工程代號由集團公司統一規定，檔號由工程檔案中心根據工程代號填寫。
案卷號 如：第 1 卷 1.1.1-1
專業號 如：基建類 1 為 1.1.1
工程代號 如XX花園首期為 1.1
樓盤代號 如XX花園代號為 1
（九）工程檔案的保管
工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的乾燥和通風，保證工程檔案不被腐蝕。
（十）工程檔案的統計
工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閲情況進行統計，及時催促借閲到期文件的歸還。
四、工程檔案保管期限
保管期限分為永久、長期、短期（具體詳附件一）
1、永久：是指工程檔案需永久保存。
2、長期：是指工程檔案的保存期限等於該工程的使用壽命。
3、短期：是指工程檔案保存 20 年以下。
同一案卷內有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應從長。
五、工程檔案密級
密級分為機密、祕密兩種。同一案卷有不同密級的文件，應以高密級為本卷密級。
工程準備階段文件為機密級，監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件為祕密級。
六、工程檔案的借閲及銷燬
按照集團公司檔案管理制度執行。
本制度由部門經理負責考核部門資料員，工程技術部經理考核工程檔案管理室檔案員。
七、本制度自發布之日起執行。
第一章總則
1.1工程項目檔案是企業檔案的重要組成部分，對工程項目的開展及公司的生產經營有着重要作用；為加強工程項目檔案的管理職責，規範檔案管理，結合施工企業的實際情況，制定本規定。
1.2本制度適用公司及各分子公司工程建設項目的新建、擴建、改建、技術改造及安裝等項目的從立項至竣工驗收過程中的文件編制、檔案、收集、管理。
1.3項目工程檔案按照集中統一管理的原則，由項目部統一管理，重要及常用的文件移交檔案室保管，以確保工程檔案的完整、準確和安全，並便於使用。
1.4項目部根據工程項目建立、建全檔案的形成、收集、積累、整理、歸檔的工作體系。
第二章工程檔案管理機構的職責
2.1項目部是公司項目工程相關檔案的統一管理者，負責組織相關部門和人員收集、整理項目從立項到最終驗收交付的所有相關文件；並對工程項目進行統一整理造冊。
2.2現場工作組是項目部的下屬部門，受項目部的直接領導，在項目部的領導下負責收集現場施工、工程預算、工程更改、支付、結算、決算、驗收等環節的相關資料的收集、整理；接收、審核施工、監理等相關方移交的資料，並對收到的資料進行統一整理。
2.3檔案室接收項目部移交的項目檔案，並加以分類、整理、管理，並負責工程資料的收發、借閲等工作。
第三章項目工程檔案管理流程
3.1工程項目檔案是指導工程項目及日後的生產、建設活動的重要依據，是繼承工程項目知識的重要手段，因此工程項目檔案管理先明確責任；項目部根據工程特點，明確項目從立項到最終驗收交付的過程中檔案管理的相關人員及職責。
3.2從項目開始立項，項目部制定工程項目檔案負責人，工程項目施工前由項目部指定人員收集立項、選定工程合作單位、設計、預算等相關資料，從項目施工至竣工驗收階段由現場工作組負責檔案的收集。
3.3資料收集人在工程資料收集後根據項目工程的邏輯性，對工程項目資料進行分類整理，對缺少的資料應及時收集，使工程資料完整、邏輯條理清晰。
3.4根據工程項目特性，現場工作人員在適當時候將工程資料移交項目部，由項目部，由項目統一整理、登記、編號、組卷。根據其邏輯順序，分類保存，保存的資料應做好標識，方便管理查詢。
3.5項目部對移交的資料統一整理後，重要的、日常使用的資料，項目部應及時歸檔，方便資料需要人的使用，項目部歸檔的工程資料應為原件，項目部自留複印件。
檔案室應做好項目部移交資料的登記，並對移交工程資料單獨歸類存放。
3.6檔案室管理人員應做好借閲管理，原件資料一般不允許借閲，借閲複印件供借閲人使用，因特殊原因需要向外遞交的檔案應做好説明，備註原因。
工程項目檔案借閲後，檔案管理人應及時通知借閲人，按期歸還。
第四章項目工程檔案管理
4.1工程項目文件是在項目工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件等。
4.2工程項目檔案從立項到驗收交付過程中，施工、監理等相關方應主動將相關資料移交現場工作人員；同時檔案收集人應及時收集及催促資料移交人移交資料，工程資料一律先收集、整理、歸類，再移交項目部，由項目部統一整理、分類，在項目工程每環節完成後，根據項目特點，由項目部將需要歸檔的檔案移交公司檔案室。
4.3檔案收集工作的要求
（1）認真貫徹集中統一管理項目檔案的原則；
（2）遵循檔案的自然形成規律；
（3）保證項目檔案的齊全、完整、準確；
（4）認真審核，未經相關機構審批簽字的要求相關人及時補齊；
（5）資料移交方和接受方均須做好資料備份。
4.4工程項目資料的收集管理
4.4.1項目部負責收集、積累和整理項目前期文件（施工前）以及設備，工藝和涉外文件；勘察、設計單位負責收集、積累勘察、設計文件，並按規定向項目部移交有關設計基礎資料和設計文件（見）。
4.4.2項目施工階段，由承包單位負責其項目全部文件的收集、積累、整理，並移交現場工作組；項目監理單位負責收集，積累項目監理文件，並提交現場工作組。
4.4.3項目竣工驗收階段，承包單位負責項目完工資料的收集、整理，提交現場工作組；現場工作組負責竣工驗收階段所有資料的收集、整理。
為加強本項目施工技術管理，完善工程質量技術資料的收集、存檔工作，保證工程竣工結算及工程交工驗收的順利進行，根據《××市建設工程文件材料整理和檔案移交工作辦法》，及公司有關文件資料檔案工作的有關規定，特制定本辦法。望項目各有關人員密切配合，共同遵照執行。
一、工程技術資料填寫的要求
1、相關文件
《建築工程竣工驗收統一用表填表説明》(××市檔案館)
《建築工程文件歸檔整理規範》(gb/t50328-20xx)
2、資料填寫內容必須真實可靠、數據準確、資料的形成與工程形象進度同步。資料所記載的內容必須與實際圖物相符，並按規定已通過了一定的審批、檢查、驗收程序，負有責任的各方在資料指定位置上籤署意見，簽名或蓋章並註明時間。
3、作為工程檔案，必須用黑色簽字筆或碳素鋼筆及單面黑色複寫紙書寫，要求字體端正、清晰易辨、嚴禁塗改。
二、主要工程技術資料填寫要求及責任人
1、工程基線複核單、單位工程座標定位測量記錄、垂直度觀測記錄、建築物沉降觀測記錄，由測量人員按單位工程分層數填寫，交項目總工核定。要求所填數字準確無誤，所繪簡圖上各測點應編號，表中應有測量者、校核者簽名。由測量員交項目資料員一式四份(含原件二份)。
2、質量、安全整改通知單由質量安全組填寫，令工長限期整改，複檢無誤後，將結果記錄在上。由質量員、安全員交項目資料員一式三份(含原件一份)。
3、隱蔽工程驗收記錄，由負責所辦隱蔽工程內容的工長在下一道工序施工前辦理。隱蔽記錄上應有施工部位及隱蔽項目，重點寫出施工及修改依據、質量情況，必要時繪出簡圖。並須報質檢員驗收簽字、經項目自檢合格後，由各相關工長向監理公司工地代表簽字及蓋章認可。資料填報及所有簽字蓋章完畢後交項目資料員一式四份(含原件二份)。
4、檢驗批驗收記錄，由各主管工長負責填寫，要求填寫規範，簽字蓋章齊全，由各主管工長向監理公司工地代表簽字及蓋章認可。資料填報及所有簽字蓋章完畢後交項目資料員一式四份(含原件二份)。
5、各分項工程施工安全質量技術交底卡，由負責施工的工長填寫。主要是對施工工藝、質量標準、技術安全措施、施工規範要求、對新結構、新規範、新技術以及圖紙會審提出的有關問題，解決方法等進行詳細且有針對性的技術交底，填寫要具體，交接手續應及時且要齊全，所有交底必須要有交底人、接受交底人(接受交底人必須是經各分包或民建隊書面指定的各班組長)的簽名及交接時間，以明確責任，班組所有人員必須逐一簽字，不得找人代簽。本交底一式四份，交項目資料員二份。
6、工程質量自檢、互檢、交接檢記錄，由工長及班組長負責填寫，並有交接雙方及有關檢查人員簽字，質量檢查評語，並經質檢員及工程技術負責人簽字核實，由質檢員交項目資料員一式三份(含原件一份)。
7、材料合格證:主要包括鋼材、水泥、砂石、砌體、外牆磚、樓梯磚、防水材料、半成品(如欄杆)、塗料等材料，由負責提供材料的供應商隨進場材料同時供應，由項目材料員負責收集。一般應提供一式二份原件，若提供複印件或抄件，必須註明原件存放處並加蓋供應商公章，項目材料員必須在材質或檢查報告上加蓋材料方章，註明工程名稱、材料名稱、規格、進場數量、使用部位、經辦人等內容，資料內容必須齊全。由材料員交項目資料員一式四份(含原件二份)。
8、鋼筋原材、焊接試驗報告，砼、砂漿試塊強度報告(包括同條件養護試塊及拆模強度試塊強度報告)，砂漿、砼配合比設計報告，水泥、砂石檢驗報告及其它材料複檢報告均由試驗員提供，各施工工長負責提供使用部位，設計要求，構件名稱等有關數據，試件組數應符合施工驗收規範的有關規定(注:實行100%有見證送檢，其中另加5%的質監站監督抽檢)。鋼筋焊接試驗報告還必須加蓋方章(註明焊接人員姓名及操作證號)，由試驗員交項目資料員一式四份(含原件二份，如果有)。
9、鋼材力學、工藝性能試驗報告，鋼筋進場應按直徑分批檢驗，檢驗內容包括查對標誌.外觀並按現行國家有關標準規定抽取試件，作力學、工藝性能試驗(必須見證取樣)，合格後才可用於工程上。鋼材力學、工藝性能試驗報告，要求使用部位要填寫清楚，按試驗結果判定鋼材等級，如須降級用或改變使用部位應註明.由試驗員交項目資料員一式四份(含原件二份，如果有)。
10、水泥物理性能檢驗報告:水泥性能指標必須符合gb75-92及其它規範標準.進場的水泥須做到檢驗合格後使用，杜絕使用無試驗和偽劣水泥，防止發生工程質量事故.水泥物理性能檢驗報告，由試驗員交項目資料員一式四份(含原件二份，如果有)。
11、砼質量攪拌記錄，由試驗員按砼申請報告單向攪拌站索取，由試驗員交項目資料員一式四份(含原件二份)。
12、施工日記:必須以單位工程逐日填寫，並應填寫如下內容:天氣情況，工程進展情況及施工部位，因設計與現場不符，由設計單位或建設單位在現場解決的設計問題和對施工圖修改記錄，勞動力調配.材料設備供應情況，質量安全技術管理情況及各種事故情況及原因分析，處理記錄，停水停電待料等意外情況記錄及所採取的措施，與本工程有關的其他情況。工程完工交項目資料員存檔。項目的施工日誌由項目總工填寫。
13、各分項工程、分部工程驗收記錄由項目總工根據檢驗批如實填寫，向監理公司工地代表簽字蓋章齊全後交項目資料員一式四份原件。
14、圖紙、設計變更發放由項目資料員統一進行發放，並作好記錄，所有圖紙、設計變更、來函必須發放項目副經理以便指導施工，項目相關管理人員領取圖紙、設計變更後要對圖紙及時進行標註並妥善保管，不得遺失，要確保圖紙、變更的完整性。
15、資料的交接必須辦理好交接簽字手續，以備查驗。
三、外部文件的處理
1、原則上，外部文件的收發工作由項目資料員統一負責。
2、對外來所有文件均需辦理收文卡，並報項目領導審批後進行處理。資料員對外來文件進行處理時，需嚴格保證及時，避免在工程施工中造成不必要的損失。
3、對材料報驗及實驗報告向監理公司的報驗工作，由項目實驗員依據監理公司要求進行報驗工作。項目質檢組負責報驗前的檢查工作。若材料的報驗過程中出現問題，需及時上報項目領導進行處理。
4、對於進場設備、機械的報驗，由項目機電工長根據監理公司要求填寫報驗手續後，交項目資料員統一向監理公司進行報送。
5、對分包文件的處理由項目資料員統一負責。
四、分包資料的管理
1、分包資料的管理由項目資料員在分包進場時，對各分包分別進行交底，明確資料填寫要求及資料填寫執行標準及統一用語等。
2、項目總包管理人員(暫為項目經理及項目副經理)應協助項目資料員進行分包資料的管理，做到及時準確的收集資料。
3、分包資料的收集整理由分包單位負責，完工時交總包單位彙總後上報。
4、分包單位施工過程中的報審資料，由分包單位進行填寫，並加蓋紅章後報總包單位，總包單位負責向監理公司上報。
5、分包單位完工時，應保證上交總包單位一式五套完整工程資料原件。其原件的要求同前。
五、工程技術資料填寫統一用語
1、工程名稱:××××××××××
2、設計單位:×××××××建築設計研究院
3、建設單位:×××××房地產有限公司
4、監理單位:×××××建設監理有限公司
5、施工單位:×××××建設工程有限責任公司
6、工程隊別(或施工班組):填寫一線作業班組.如:xxx班
7、施工部位:必須填寫棟號、軸線、標高。
8、單位填寫採用國際單位，書寫採用英文縮寫，如:m2，m3，t，kg等。
9、資料原則上均採用手寫，所有簽名必須由本人用黑色簽字筆簽字。
10、施工部位層段位置的填寫與設計圖紙一致，填寫時需按軸線+層數+標高。結構施工中填寫的層數是指本自然層底板結構，其餘與自然層一致。
11、當同一層結構需分幾個檢驗批驗收時，幾個驗收部位務必閉合。
六、對內資料發放部門
(一)、項目生產會議紀要:
勞務隊、會議相關分包單位、項目部內部傳閲
(二)、分包協調會議紀要
勞務隊、會議相關分包單位、項目部內部傳閲
(三)、技術交底會議紀要
勞務隊、會議相關分包單位、項目部內部傳閲
(四)、設計圖紙、變更
勞務隊、鋼筋翻樣、相關工長、預算、測量組、質檢組、內業組、經理室、總工室
(五)、項目管理辦法
勞務隊、相關分包單位、施工組、質檢組、內業組、各相關部門、經理室、總工室
(六)、總階計劃、月計劃、周計劃
勞務隊、相關分包單位、施工組、質檢組、內業組、各相關部門、經理室、總工室
(七)、發分包商函件
相關分包商、抄送監理、業主、項目留底、施工組、經理室、總工室
(八)、發甲方文件
業主、華西監理、項目留底
七、其它注意事項
1、凡提供資料的部門及責任人，必須按施工工序及時向項目質檢員或資料員提供工程上的一切資料，質檢人員及時按分工檢查資料，收集整理齊全後，移交項目資料員，並向項目總工彙報。
2、凡所提供資料未按要求填寫或手續不齊、模糊不清、有缺漏項等，資料員有權拒絕接收，並限期整改。
3、對項目發放的圖紙.設計變更.圖紙會審等有關工程技術資料，以及項目內部形成的會議紀要.生產計劃等資料，各有關人員必須嚴格按照iso9001要求，裝訂成冊，妥善保管，直至工程完工。
4、施工人員因工作調離本項目，須將其簽收的有關工程資料以書面形式移交接收人，並將移交清單交項目資料核實後，方可離場。
5、所有資料的提供者與接收者必須履行交接簽字工作，並將收發文登記表裝釘成冊妥善保管。若因交接不清發生資料遺失，由各相關責任人負責補齊資料並追究相關責任。
6、項目總工將定期或不定期對工程資料進行檢查。
1、目的
使化驗室的檢驗原始記錄，儀器設備檔案，技術書籍處於受控狀態，滿足檢驗、設備的原始資料的保存需要。
2、使用範圍
本制度適用於化驗室的檢測原始資料和儀器設備檔案管理。
3、職責
3.1班長負責對檢測原始記錄進行歸類，按保存期限進行保管。
3.2儀器設備管理人員負責對儀器設備檔案進行管理。
4、工作程序
4.1由班長負責歸檔資料的整理、保管、借閲和銷燬工作。
4.2由班長負責收集日常水質檢測原始記錄，在檢測報告發出後立即歸檔。凡列入固定資產範圍內的各類儀器設備檔案資料於進站開箱驗收後，立即歸檔。
4.3借閲存檔資料應辦理借閲手續。與檢測無關人員不得查閲檢測報告和原始記錄，保密資料需經部長或總經理批准方可查閲，不得帶出資料室，不得複印。
4.4檔案工作人員要嚴格為供貨商保守技術機密，並按照相關保密制度管理，否則以違反紀律處理。
4.5要註銷的技術檔案要造冊登記，經部長和總經理審批，指定監銷人共同處理，以防失密。
4.6妥善保管資料檔案，定期檢查防止黴變和蟲蛀。
5、相關文件
6、相關記錄
1總則
1.2本制度所指的檔案，包括文書檔案、人事檔案、財務檔案、工程技術檔案、聲像檔
1.3公司的各類檔案必須按年度立卷。各分公司、部門內部在工作中形成的各種有保存價值的文件資料，都要按照本制度的規定，分別立卷歸檔。
1.4公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統性和完整性，公文上的各種附件一律不得抽存。公文結案後，應及時交由本部門文書管理人員歸檔。工作變動或因故離職時，必須將文件材料向接辦人員辦理移交手續，不得擅自帶走或銷燬。
2檔案的收集與管理
2.1堅持按部門收集、管理文件資料的制度。公司各部門、各分公司均應設立兼職檔案管理員，負責管理本部門的文件資料，並保持相對穩定。人員變動，應及時通知公司檔案主管部門。
2.2公司檔案的主管部門為公司行政人事部。
2.3凡本公司繕印的公文(含定稿和正件與附件、批覆、請示、報告、轉發文件含被轉發的原件)一律由公司行政人事部統一收集管理。
2.4一項工作由幾個部門參與辦理，在工作中形成的文件資料，由牽頭主辦部門收集歸檔。公司召開會議形成的文件由會議主辦部門收集歸檔。
2.5公司工作人員外出學習、考察、調查研究或參加行業主管部門召開的會議等公務活動的人員，在核報旅差費時，必須將會議的主要文件資料交行政人事部辦理歸檔手續，由行政人事部檔案管理人員簽字認可後，財務部門才能給予報銷。
2.6本公司召開全公司性的會議，由會議主辦部門指定專人將會議資料、聲像資料等向公司行政人事部辦理歸檔手續，由辦公室檔案管理人員簽字認可後，財務部門才能報銷相關的會議費用。
2.7公司專(兼)職檔案管理人員的職責是:瞭解本公司(部門)的工作業務，掌握本公司(部門)文件資料歸檔的範圍，收集並管理本公司(部門)的文件資料;認真執行文件資料歸檔制度，對本公司(部門)承辦的文件資料及時收集歸檔。，每年的三月份以前將歸檔文件資料歸檔完畢，並向公司行政人事部移交(在公司檔案室尚未建立的情況下，文書、人事檔案統一由公司行政人事部管理，財務檔案暫由財務部管理，工程技術檔案暫由工程部管理，聲像檔案暫由企業發展部管理。待條件成熟後再移交公司檔案室);承辦人員借用檔案資料時，應按照檔案借用程序辦理借用登記手續。
3歸檔範圍
3.1重要的會議材料，包括會議通知、報告、決議、總結、領導講話、典型發言、經驗材料、會議紀錄等。
3.2上級機關發來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例規定、通知等文件資
3.3本公司制發的所有正式文件和與有關單位往來的文書。
3.4本公司向上級的請示與上級機關的批覆。
3.5反映本公司生產經營活動的計劃、總結、報告、請示、批覆、報告、會議紀錄等。
3.6本公司與相關單位簽訂的合同、協議等文件資料。
3.7本公司關於中、高層管理人員職務任免的文件資料，以及員工考核、獎懲的文件資
3.8本公司員工勞動、薪酬、福利等方面的文件資料。
3.9本公司的.歷史沿革、大事記以及反映本公司重要活動的照片、錄音帶、錄像帶和剪報等資料。
4平時歸檔
4.1各部門對已處理完畢或批存的文件資料要及時交由本部門兼職的檔案管理員組卷、編目、歸檔。
4.2各部門應根據本部門的業務範圍及當年工作任務，編制平時文件資料歸檔使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，並編上條款號。
4.3公文承辦人員應及時將已處理完畢或經領導批存的文件資料收集齊全、加以整理，交給本部門兼職檔案管理員立卷歸檔。
4.4兼職檔案管理人員應及時將立卷的文件資料，按照“案卷類目”的條款放入平時保存文件夾內對號入座，予以保存，並在收發文登記簿內予以註明。
5立卷歸檔
5.1為統一立卷規範、保證案卷質量，立卷工作由各部門兼職檔案管理員負責，公司辦公室檔案管理人員負責組卷、編目。
5.2案卷質量總的要求是:遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有關聯繫，區別不同的價值，便於保管和使用。
5.3歸檔的文件資料種類、份數以及每份文件資料的頁數均應齊全完整。
5.4在歸檔的文件資料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批覆、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應合一立卷。絕密文件單獨立卷。少數普通文電如果與密件有密切聯繫，也可隨同絕密文電立卷。
5.5不同年度的文件資料不得放在一起立卷，但跨年度的請示和批覆，應放在覆文年立卷。沒有覆文的，放在請示年立卷。跨年度的規劃放在針對的第一年立卷。跨年度的總結放在針對的最後一年立卷。跨年度的會議文件放在會議開幕年。其它文件的立卷按照有關規定執行。
5.6卷內文件資料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件資料應依序排列在一起，即批覆在前，請示在後;正件在前，附件在後;印件在前，定稿在後。其它文件資料依其形式規律或特點，應保持文件之間的密切聯繫並進行系統的排列。
5.7卷內文件材料應按排列順序依次編寫頁號。裝訂的案卷應該統一在有文字的每頁材料正面的右上角和背面的左上角打印頁號。
5.8永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。
5.9有關卷內文件材料的情況説明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可説明，也應該將立卷人、檢查人的姓名和日期填上，以示負責。備考表應置於卷尾。
5.10案卷封面應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。
5.11案卷的裝訂:裝訂前，卷內文件要去掉金屬物質，對破壞的文件資料應加以裱糊。字跡已擴散的應複製並與原件一併立卷。案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。
5.12案卷各部份的排列格式:軟卷封面(含卷內文件目錄)―文件―封底(含備考表)，以案卷號排列次序裝入卷盒，置於檔案櫃保存。
1、認真貫徹執行xx市城建檔案歸檔制度，建立工程施工技術檔案。
2、配備專職工程檔案資料員，負責工程施工檔案資料的編制、填寫、收集、整理、裝訂與保管和竣工資料的複印裝訂與移交工作。
3、工程施工檔案資料，隨工程進度同步收集與整理，並做到齊全與完善，按類別裝訂存放保管。
4、任何人不得隨意塗改工程檔案資料和弄虛作假。
5、所有投入使用的材料或半成品、成品的構件均必須有檢驗合格證明，並存入工程檔案備查。
6、所有資料的交接、借出均須辦理手續和進行登記簽證。
7、工程檔案資料在保管過程中將做好防潮和反腐工作，以免紙張變色和發黴。
管理目的:
確保園區原始資料的完整政策:設備及資料的建檔工作，是小區搞好工程管理的一項十分重要的工作。
程序:
(1)建檔是彙集和積累設備運行狀態的最基本工作。
(2)檔案是提供分析研究設備在使用期的改進措施的資料來源。
(3)研究分析資料可探索管理和檢修的規律，增加對設備的認識和了解，提高維修和管理水平。
(4)檔案是反饋設備製造質量和管理質量信息的重要依據。
(5)設備檔案，應填寫設備名稱、編號、型號、安裝地點、製造廠，供應商、聯繫電話、地址、設備的主要數據，其他數據、備件存放地點、維護保養要點，檢修時間及內容、事故分析等項。
認真詳細做好工作，將對今後的故障維修、制定設備的預防性維修計劃及制定巡迴檢查帶來許多方便。
(6)為使檔案成為活的資料，要不斷豐富檔案的內容，使之成為小區的重要財富，檔案管理作業程序可依如下10個步驟:
①點數、②登記、③整理、④分類、⑤立案、⑥編目、⑦典藏、⑧防護、⑨應用、⑩定期清理。
1)管理好物業工程設施時關係到物業是否能夠保值增值以及也只切身利益的大事。
物業管理人員必須發掘設備潛能，做到物盡其用，充分發揮設備的使用價值。
2)物業工程設施須實行檔案管理制度，對設備的原始檔案必須歸檔、彙總、登記造冊，以便查考，為設備的完好使用以及安全使用提供方便。
以下資料須歸物業工程管理部建檔管理:a)設備系統的資料，如竣工圖、構造圖等。
b)設備系統原始發票、收據、用户手冊以及售後服務卡等。
c)設備系統中重點部位的拍照資料及相關注釋。
3.)建立設備管理考核制度，獎賞分明，調動員工工作積極性。
a)建立設備管理考核、督察制度。
b)對設備管理定期、不定期抽查、考核。
4)建立iso9001質量管理體系:a)建立機房管理制度。
b)建立供、配電管理制度。
c)建立設備維修制度。
d)嚴格各項管理制度，做到責任到崗、任務到人、用科學化的管理提高設備管理水平。
5)對於住宅小區物業工程設施管理在做到“三好、四會、五定”。
a)三好:即是設施要用好、修好、管理好。
b)四會:即是對設施使用、會保養、會檢查、會排除故障。
c)五定:即對設施進行潤滑、通風、清潔、檢修時，做到定點、定人、定崗、定時和定責。
6)住宅小區工程設施在設備管理上，必須堅持安全第一，降低耗能。
a)遵循“安全、經濟、;
合理、實用”的原則。
b)儘可能採用節能、經濟適用且品質優良的材料，修舊利新。
c)培養管理隊伍的創新精神，維護業主的權益。
d)設施操作人員應嚴格按照操作規程和制度開展工作，做好必要的防護工作。
住宅小區配套設施管理最基本和最重要的要求是保證配套設施體系的安全運行，包括用户使用安全和操作人員操作安全。
e)加強安全意識，防止意外發生，做好宣傳工作。
7)提高物業管理服務質量。
a)堅持“物業管理服務第一”的意思，培養職業道德和責任心。
b)保證配套設施崗位上有專業操作人員，做到崗前培訓、持證上崗、在崗輪訓。
c)對員工做好“傳、幫、帶”工作，對設備進行現場操作，知道相關人員，使員工能夠適應崗位要求。
1、技術檔案管理
各類技術資料必須分類裝訂成冊，編制目錄，專人管理及制訂借用制度。技術檔案一般可分成四類:
物業施工竣工驗收的整套檔案資料;
設備的規範、標準、各項制度及技術標準;
設備新技術信息及資料;
職工技術考核標準及資料。
1.1所有工程技術資料、圖紙、使用説明書、工具書、工程維修保養原始記錄等均作為工程技術檔案在工程部資料室歸檔統一保管。
1.2文件、資料是大廈的重要財富，人人都要愛惜。
1.3未經批准，不得將任何資料借給本公司以外人員。
1.4重要的工程技術檔案應保存原件，原件通常不予借閲，以複印件的版本外借。
1.5檔案資料借閲要嚴格履行借閲手續。除圖書外，檔案資料嚴禁帶出大廈。重要資料只限在資料室內閲讀。
1.6借閲圖書每次限借一本，特殊情況需得到總工程師批准。借期為一個月，到期應辦理續借手續。圖書不得在個人手中長期持有。
1.7對檔案資料，借閲人不得裁減、抽頁、亂畫、塗改，保持版面清潔。
2、設備登記卡
設備登記卡是設備管理的主要依據，每一台設備都應設立一張登記卡。為了便於查閲，可按設備系統分別裝訂成冊。現代化設備管理的一條重要經驗，就是重視對設備狀況及維修保養工作情況的調查和統計，系統地、有計劃地積累分析原始記錄，在調查分析中研究設備維修保養工作的規律，使設備能夠達到最高的綜合效率。
設備登記卡應包括設備檢查、維修保養記錄，設備缺陷記錄以及重大事故記錄，這些可作為設備計劃檢修和確保設備正常運行的重要依據，也是設備技術改造、報廢的主要依據。
設備一般每年按設備登記卡進行一次全面的清點核對，應該做到帳物相符。
3用户設備檔案卡
物業的每套客房可認為是為用户服務的獨立設備，因此，每一獨立單元需設立一張用户單元設備檔案卡。這有利於掌握對用户設備的完好程度及設備返修率程度的瞭解。
4質量記錄
《設備檔案卡》ed-tb-0309-113
《設備編號法則》ed-tb-0309-129
目的:確保園區原始資料的完整
政策:設備及資料的建檔工作，是小區搞好工程管理的一項十分重要的工作。
程序:
(1)建檔是彙集和積累設備運行狀態的最基本工作。
(2)檔案是提供分析研究設備在使用期的改進措施的資料來源。
(3)研究分析資料可探索管理和檢修的規律，增加對設備的認識和了解，提高維修和管理水平。
(4)檔案是反饋設備製造質量和管理質量信息的重要依據。
(5)設備檔案，應填寫設備名稱、編號、型號、安裝地點、製造廠，供應商、聯繫電話、地址、設備的主要數據，其他數據、備件存放地點、維護保養要點，檢修時間及內容、事故分析等項。認真詳細做好工作，將對今後的故障維修、制定設備的預防性維修計劃及制定巡迴檢查帶來許多方便。
(6)為使檔案成為活的資料，要不斷豐富檔案的內容，使之成為小區的重要財富，檔案管理作業程序可依如下10個步驟:①點數、②登記、③整理、④分類、⑤立案、⑥編目、⑦典藏、⑧防護、⑨應用、⑩定期清理。
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