人事檔案的調轉需要接收單位開具人事檔案商調函，該單位必須具有人事管理權限，否則檔案無法調轉出來。
調轉檔案之前，一定先聯繫好能接收自己檔案的人才機構，準備好開具調函的相關材料，同時和原存檔單位確定檔案調出手續，之後前往原存檔單位辦理轉出手續即可。
也許有人會問，檔案調轉是不是户口也要遷移？不是的，檔案調轉和户口沒有必然聯繫的，因為户口的遷移由公安機關户籍科負責，需要遷入地和遷出地相關部門審核通過後下發準遷證才能辦理遷移手續，難度和複雜度比檔案調轉困難很多。
如果後期工作中涉及檔案比較多，為了自身方便可以轉遞到工作所在地人才，如果後期不涉及檔案，檔案可以不隨着工作走，在原存檔機構託管着即可。
人事檔案的分類【履歷材料】
1、凡是反映幹部本人自然情況、個人經歷、家庭和社會關係等基本情況的表格材料均應歸入此類。主要包括：
（1)幹部、工人、教師、醫務人員、軍人、學生等各類人員的履歷表(書）、登記表、簡歷表；
（2）更改姓名的報告及批件；
（3）以履歷為主，兼有鑑定等其它內容的履歷表、簡歷表及登記表；
（4）其它由本人填寫反映個人簡歷方面情況的各種表格材料。
2、在鑑別此類材料時應注意的問題：
（1）對個人填寫的履歷表應對照檔案中原始記載進行審查，並加蓋主管幹部單位的公章。經審查凡填寫內容不真實，不準確的，應要求幹部本人更正或重新填寫；
（2）為使幹部檔案不斷補充新材料，新分配的大、中專畢業生轉正定級後和軍隊幹部轉業到地方工作後，應立即填寫中組部新制發的1999年版《幹部履歷表》。
3、屬於人事保衞部門管理工作的卡片、組織上摘抄本人檔案內的表格材料等是承辦人作為工作參考使用的材料，不屬於幹部檔案歸檔內容，不應歸入幹部檔案。
4、本類材料按材料形成的時間先後順序進行排列。
人事檔案的分類【自傳及屬於自傳性質的材料】
1、凡由本人撰寫的敍述自己經歷、參加重大政治歷史活動、思想變化過程、家庭和社會關係等情況的材料歸入本類。主要包括幹部歷史自傳、幹部自傳、思想自傳、反省自傳、小史、小傳及有自傳內容的“歷史反省”等材料。
2、有的同志在申請入團、入黨時寫了具有自傳內容的申請書，如該人檔案中沒有自傳材料，可將此材料歸入第二類。
3、組織上對幹部本人交待的有關本人經歷、家庭情況或社會關係等材料，凡有專題調查報告、調查材料或結論性意見的材料，應合併一起歸入第五類。
4、本類材料按材料形成時間的先後順序排列。
人事檔案的分類【鑑定、考察、考核材料】
1、凡各年度、階段、時期或參加臨時性工作、學習、勞動以及工作調動對幹部個人的優缺點和德能勤績表現情況進行考察瞭解形成的評價性材料，均應歸入第三類。
第三類材料主要包括以下內容：
（1）鑑定材料（包括自我鑑定）；
（2）以鑑定為主要內容的各類人員登記表；
（3）年度考核登記表，考核、考察材料；
（4）民主評議幹部的綜合材料；
（5）作為幹部調動依據的正式考察綜合材料；
（6）組織正式出具的鑑定性的幹部表現情況材料，如反映幹部“文革”中的表現材料，**和**期間的考察材料及寫實表等；
（7）主審機關做出的主要涉及幹部個人的審計結論（報告）或審計意見材料，離任審計考核材料。
2、在鑑別此類材料時應注意：
（1）經組織上研究形成的對全面地歷史地考察瞭解幹部有使用價值的正式考核材料（加蓋公章的），應歸入本人檔案，沒經組織正式研究的一般考核材料，可作為幹部、人事部門使用幹部參考材料，不歸入檔案。考核中的記錄、索取的證明材料也不歸入幹部檔案；
（2）經過組織研究的正式考核材料、鑑定意見沒蓋公章的應補蓋公章後再歸檔；
（3）鑑定會發言記錄、談話記錄、頭尾不清、無落款單位、文字雜亂的材料不得歸檔，已歸入的應剔出歸入文書檔案或登記銷燬；
（4）“文革”中“五七”戰土插隊時做的鑑定，有不實之詞的要剔出銷燬，在“清隊"和“文革”期間的整黨中寫的鑑定，因受派性、極左思潮影響，不能反映幹部的真實情況，應清除銷燬；
（5）從幹部本人檔案中摘錄的反映幹部表現和優缺點的材料不應歸檔。
3、跨類材料的處理：
（1）幹部評級鑑定，轉正定級鑑定表、軍銜鑑定表等有審批手續的材料應歸第九類；
（2）作為《幹部任免呈報表》的附件，反映幹部德才表現的考察材料應與《幹部任免呈報表》一起歸入第九類；
（3）學生鑑定中包括學習成績在內的登記表歸第四類。
4、本類材料應按材料形成的先後順序依次排列。
一、目的
為了對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規範人事檔案的管理，特制定本制度。
二、範圍
本制度適用於對公司人事檔案的執行管理。
三、職責
3.1 人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉遞、保密、統計等工作。
3.2 人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區）負責本地區所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門負責管理工作。
3.3 集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負責指導監督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實執行工作。
3.4 集團公司企業委員會負責本制度的審議及授權主管人籤核，總裁負責本制度的批准執行。
四、人事檔案管理的內容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應聘申請表》及相關證件（畢業證書、身份證、各類技術認證證書）複印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關資料）並及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進行鑑別，其次按新員工的所在部門以及職務、性別等進行分類並確定其歸檔的具體位置並且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱及有關內容，最後將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以後的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況複印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務歸類。員工終止/解除勞動關係時，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。
4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關部門負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無遺留問題；員工相關檔案調入單位時，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉移單》及其它有關材料，轉至調入單位並歸檔。相關手續《員工入職試工轉正辭退作業管理制度》。
4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進行檢查核對並在《員工人事檔案統計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢查核對：突發事件後，如被盜、遺失、或水災火災之後；對有些檔案發生疑問之後，如不能確定某份材料是否丟失；發現某些損失之後，如發現材料變酶、發現蟲蛀等；檢查完畢後必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。
4.3 轉遞（員工異動）：檔案轉遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案並在檔案帳冊上註銷該員工的人事檔案並填寫《轉遞人事檔案通知單》，按發文要求包裝、密封。在轉遞過程中應遵循保密原則並且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。
4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷燬，並且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
4.5 統計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統計並填寫《員工人事檔案統計表》。
4.5.1人事檔案統計分類：履歷及相關證件材料、鑑定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統計信息要及時更新，人力資源部根據人員流動情況每月25日必須將相關人事檔案的統計情況更新並填寫《員工人事檔案統計表》，提報人力資源部總監審核。
五、員工人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關規定。
查閲員工人事檔案應經人力資源部總監（或總裁）批准，並辦理登記手續。檔案管理人員和查閲者不得私自增刪、塗改、泄露檔案材料內容。
六、相關支持文件及記錄
員工應聘申請表
轉遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統計表
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