第一條:為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為安全生產服務，特制定本管理制度。
第二條:本制度所稱的檔案，是指過去的和現在的安全工程技術相關的對安全生產有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條:本企業的所有人員都有保護檔案的義務。
第四條:負責安全及工程技術的領導，應把檔案管理列入每年的工作計劃。
第五條:檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，維護檔案完整與安全。
第六條:工程科主管工程技術檔案工作，對分公司的檔案工作實行統籌規劃，組織協調，統一制度，監督和指導。
第七條:工程科檔案室及檔案保管人員，負責保管本公司的工程安全技術檔案。
第八條:檔案工作人員應當忠於職守、遵守紀律，具備專業知識。
第九條:對按規定應當立卷歸檔的相關資料，必須按照規定定期向工程技術科或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個人不得據為己有。
第十條:檔案室應當建立科學的管理制度，便於檔案的利用，配置必要的設施，確保檔案的安全，採用先進管理技術，實現檔案管理的現代化。
第十一條:保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，必須按照國家有關保密法律和行政法規的規定辦理。
第十二條:堅定檔案保存價值的原則、保管期限的標準以及銷燬檔案的程序和辦法。
1、按照現行《建設工程文件歸檔整理規範》，監理文件有10大類27個，要求在不同的單位歸檔保存，現分述如下：
（1）監理規劃：
1)監理規劃(建設單位長期保存，監理單位短期保存，送城建檔案管理部門保存；
2)監理實施細則；
3)監理部總控制計劃等。
（2）監理月報中的有關質量問題。
（3）監理會議紀要中的有關質量問題。
（4）進度控制：
1)工程開工/復工審批表；
2)工程開工/復工暫停令。
（5）質量控制：
1)不合格項目通知；
2)質量事故報告及處理意見。
（6）造價控制：
1)預付款報審與支付；
2)月付款報審與支付；
3)設計變更、洽商費用報審與籤認；
4)工程竣工決算審核意見書。
（7）分包資質：
1)分包單位資質材料；
2)供貨單位資質材料；
3)試驗等單位資質材料。
（8）監理通知：
1)有關進度控制的監理通知；
2)有關質量控制的監理通知；
3)有關造價控制的監理通知。
（9）合同與其他事項管理：
1)工程延期報告及審批；
2)費用索賠報告及審批；
3)合同爭議、違約報告及處理意見；
4)合同變更材料。
（10）監理工作總結：
1)專題總結；
2)月報總結；
3)工程竣工總結；
4)質量評估報告。
2、監理文件檔案資料傳閲與登記：由建設工程項目監理部總監理工程師或其授權的監理工程師確定文件、記錄是否需傳閲，如需傳閲應確定傳閲人員名單和範圍，註明在文件傳閲紙上，隨同文件和記錄進行傳閲。
3、監理文件資料發文與登記：發文由總監理工程師或其授權的監理工程師簽名，並加蓋項目監理部圖章，對蓋章工作應進行專項登記。
按照集團公司檔案管理制度執行。
本制度由部門經理負責考核部門資料員，工程技術部經理考核工程檔案管理室檔案員。
第一條、項目文件的整理
1、建設項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據國家有關規定，並按檔案管理的要求，由文件形成單位進行整理。
2、建設單位各機構形成或收到的有關建設項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據文件的性質內容分別按年度、項目的單項或單位工程整理
3、勘查、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按項目或專業整理。
4、施工技術文件應按單項工程的專業，階段整理；檢查驗收記錄、質量評定及監理文件按單位工程整理。
5、設備、技術、工藝、專利及商檢索賠文件應由承辦單位整理；現場使用的譯文及安裝調試形成的非標準圖、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件，工程事故處理文件由施工單位整理。
第二條、項目文件的組卷
1、組卷要遵循項目文件的形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯繫；分類科學，組卷合理；法律性文件手續齊備，符合檔案管理要求。
2、項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業組卷：項目竣工圖按建築、結構、水電、暖通、電梯、消防、環保等順序組卷；設備文件按專業、台件等組卷；管理性文件按問題、時間或項目依據性、基礎性、竣工驗收文件組卷；監理文件按文種組卷；原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。
3、案卷及卷內文件不重份；同一卷內有不同保管期限的文件。該卷保管期限從長。
第三條、案卷與卷內文件的排列
1、管理性文件按問題、時間或重要程度排列。
2、施工文件按管理、依據、建築、安裝、檢測試驗記錄、評定、驗收排列。
3、設備文件按依據性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修等順序排列。
4、竣工圖按專業、圖號排列。
5、卷內文件一般文字在前，圖樣在後；譯文在前，原文在後；正件在前，附件在後；印件在前，定（草）稿在後。
第四條、卷內編目，裝訂必須符合規定要求，詳見綜合科檔案管理制度
第五條、聲像材料整理
聲像材料整理時應附文字説明。對事由、時間、地點、人物、作者等內容進行著錄。
第六條、項目文件的歸檔
1、建設單位各機構、各施工承包單位、監理單位應在建設項目完成後，將經整理，編目後所形成的項目文件按合同協議規定的要求，向建設單位檔案管理機構歸檔。
2、根據基本建設程序和項目特點，歸檔可按階段分期進行，也可在單項工程或單位工程完成並通過竣工驗收後於竣工驗收文件一併歸檔。
3、歸檔文件應完整、成套、系統。應記述和反應建設項目的規劃、設計、施工及竣工驗收的全過程；真實記錄和準確反應項目建設過程和竣工的實際情況，圖物相符，技術數據可靠、簽字手續完備；文件質量應符合項目文件質量要求的`規定。
4、勘查、設計、施工及建立單位需向本礦歸檔的文件，應按國家有關檔案管理的規定和附表1的要求單獨立卷歸檔。
5、外文資料應將題名、卷內章節目錄譯成中文，經翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。
第七條、項目文件的歸檔審查施工單位在項目竣工文件收集，編制和整理後，應依次由竣工文件的編制方、質監部門、監理部門對文件的完整、準確情況和案卷質量進行審查或三方會審，經建設單位確認並辦理交接手續後連同審查記錄全部交建設單位檔案管理機構。
第八條、項目文件的歸檔時間
1、除受委託進行項目檔案彙總整理外，各施工承包單位應在項目實體完成後三個月內將項目文件向建設單位歸檔；有尾工的應在尾工完成後及時歸檔。即：在其項目鑑定、竣工後或財務決算後三個月內歸檔，週期長的可分階段、單項歸檔。
2、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱設備驗收或接收後即時登記，安裝調試後歸檔（任務結束後一週內向上級檔案室移交）。
3、電子文件的邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。
4、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束後及時歸檔（一週內）。
5、下列文件材料應隨時歸檔：
5.1、變更、修改、補充的文件材料；
5.2、礦內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；
5.3、礦產權變動過程中形成的文件材料；
5.4、其他臨時活動形成的文件材料。
1、保衞部檔案建立在本部門辦公室（原則上由祕書管理）；
2、消防檔案包括：上級文件、公函；工程消防驗收報告；防火檢查記錄單；火險隱患通知單，向上級呈送的各類消防請示和報告，各級消防組織、滅火力量，消防設施、設備的分佈；
3、內保檔案包括：上級文件、公函，重點要害部位及人員政審，公安機關對案情案卷，保衞部對案情的調查案卷，公安機關出具的傳喚、搜查、逮捕、拘留、勞動教養通知書，司法機關送達的判決通知書，公安機關的外調介紹信，案情通報；
4、其它檔案包括：上級文件、通知、會議紀要，向上級請示的各類行文、飯店各項安全管理制度，對飯店各級安全檢查的記錄單、通知單、隱患通知書，整改措施、意見和建議，各項安全培訓與考核記錄，有關安全會議紀要，交通事故、違紀開除、非正常死亡，工作計劃和總結；
5、檔案分類裝存，編排序號，建立目錄，嚴格履行借還登記手續。
6、建立新類別檔案需經部門經理，撤消舊檔案須經部門經理辦公會確定，報上級批准。
1．總則
1.1為確保工程檔案的齊全、完整、準確、系統，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順利達到《建設工程文件歸檔整理規範》的要求，特制定本制度。
1.2基本建設工程檔案資料是指在整個建設項目，從醖釀、決策到建成投產的過程中形成的有歸檔保存價值的文件資料，包括項目的提出、調研、可行性研究、評估、勘測、設計、施工、調試、竣工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表和其它載體的材料。
1.3基本建設工程檔案資料是國家、企業的寶貴財富，是勘測、設計、施工和管理人員的勞動結晶。依據《中華人民共和國檔案法》，各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務和崗位職責，各級人員應對自己負責的項目所形成的、具有保存價值的文件材料，認真做好立卷歸檔工作，並確保檔案的完整性、準確性。
2工程檔案管理制度
2.1檔案資料管理
2.1.1工程檔案資料工作是工程建設過程的一部分，應納入建設全過程管理並與工程建設同步。行政部集中統一管理本工程全過程的技術檔案資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進行監督、檢查，並負責工程技術檔案資料的接收和移交。
2.1.2工程建設中，各種技術資料交由行政部統一管理髮放，各有關部門和單位指定專人辦進領用手續。
2.1.3設備到貨後，由技術部匯同有關部門開箱驗收後，設備資料（歸檔的發給施工單位的）統交行政部統一管理，造冊登記並建立收發明細帳。各單項工程總體驗收由技術部對其各種技術文件和竣工資料進行查驗，各項工程竣工決算的最後付款必須由技術部對竣工資料簽收合格後支付。
2.1.4購置技術資料、圖書、標準由行政部門統一申請，經批准後按計劃辦理，或委託有關部門自行辦理。凡購置技術資料、圖書、標準的報銷憑證，一律由檔案室簽收後方可辦理報銷手續。
2．2歸檔文件的質量規定
2.2.1凡合同、協議等文件材料均應為正本（即必須有各方代表符合規定的親筆簽名，有單位蓋章欄目的還必須加蓋單位公章歸檔，簽字方不能用副本或複印件歸檔）。
2.2.2施工技術記錄、工程簽證單、試運記錄、設計修改通知單（含工程聯繫單）等表格和數據均應用70g以上的白色書寫材料書寫並原件（如表式為複印件，數據雖用合格材料書寫也不能作為原件；驗收簽證單中的各方人員必須簽名齊全，不能以蓋章或打印件代替簽名）歸檔。
2.2.3調試措施，方案和報告等均應為油印件或激光打印機打印件，不能用複印件或普通色帶打印件，以保證字跡的耐久性。
2.2.4主送和抄送本單位的文件材料均應以紅頭文件（不能用複印件）歸檔。2.2.5書寫規定
A）書寫字跡工整，圖樣清晰。
B）書寫墨水應為碳素墨水，嚴禁用圓珠筆或鉛筆書寫。
C）文件書寫格式應用橫行排列，文件段落，章節編排，按有關文件編寫要求；漢字簡化應符合國家頒發的有關規定。
3工程文件收發及管理規定
為加強工程文件收發管理，理順傳遞關係，並按工程進度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。
3.1工程文件接收
3.1.1各單位提供給技術部的工程文件（工程技術文件、圖紙資料）由行政部統一接收；上級黨政主管機關所發的行政及黨務方面的文件也由行政部統一接收。
3.1.2技術部其它部門或個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律交行政部。
3.1.3設備文件，技術部匯同有關部門對設備開箱驗收後，及時將設備資料立卷歸檔；設備文件資料由行政部統一歸口發放給有關單位。
3.1.4技術部對接收的工程文件資料，必須進行數量和外觀質量檢查，發現問題應及時通知寄發單位補發。
3.1.5登記完畢的工程文件，應及時予以處理，在保證歸檔份數後，應按技術部領導審定的工程文件及時分發給有關單位和部門。
3.1.6對接收的密級文件資料，要嚴格按保密規定妥善收存，並認真執行密級文件資料的借閲規定。
3.2工程文件資料發放
3.2.1分發外單位和部門的工程文件資料由行政部統一辦理。
3.2.2呈送上級單位的工程文件由技術部領導確定發放單位和數量。
3.2.3為避免工程文件資料分發過程中可能出現的錯發現象，圖紙、資料領取單位應指定領取人名單，並書面通知行政部；行政部按指定名單發放工程文件資料。4行政部門檔案管理職責
參建單位（總承包、發包、建設、設計、施工、監理、承辦單位）應按各自的職責，將負責承建、承辦的項目文件材料進行收集、積累、整理，按照歸檔要求移交建設單位。項目實行總承包的，由總承包單位負責對其總包項目的文件從形成到編制的全過程進行監督、檢查與指導。並負責組織、協調分包單位的歸檔工作。按規定向建設單位提交全套完整、準確系統的符合檔案規範標準的項目檔案。
由建設單位分別向幾個單位發包的，由各承包單位負責收集、積累、整理其承包項目的全部文件。
設計單位：負責對形成的基礎材料和項目設計等文件進行收集、積累、整理。
監理單位：負責對各參建單位在工程建設中文件的形成及竣工檔案的編制進行監督與審核，特別是對竣工圖完整、準確、系統進行監督和審查。負責收集、積累、整理、歸檔項目監理文件。建設單位委託監理單位負責監督、檢查項目文件的收集、積累和完整、準確、系統情況，並審核、簽署。同時向建設單位提交有關專項報告。驗證材料及其他監理文件。試運行單位：負責收集、積累、整理在生產技術準備和試運行中形成的文件。5施工單位歸檔範圍
負責提交施工，安裝全部技術記錄（含隱蔽工程的各種資料）。負責提交分部試運記錄及驗收簽證書。負責提交分部試運階段的方案、措施。
負責提交全部機組建設期間的工程聯繫單及總結。負責提交檔案歸檔的目錄清單（含電子版目錄）。調試單位歸檔範圍。
負責提交所承擔的調試項目的調試方案、措施與調試報告等。負責提交調試過程中設備缺陷處理記錄。負責提交調試過程中變更設計資料及調試工作總結。負責提交檔案歸檔的目錄清單（含電子版目錄）。設計單位歸檔範圍
負責提交項目（工程）各設計階段的設計文件。負責提交全部設計修改通知單。
負責按時提交全套完整的竣工圖（一式八份）。並切實執行竣工圖編制的有關規定。負責提交設計總結。
負責提交檔案歸檔的目錄清單（含電子版目錄）質量監督部門（質量監督中心站與質量監督站）監理部門歸檔範圍
負責提交監理過程中形成的有關工程質量，工期、投資監理等方面的全部文件材料。監理各專業負責人對施工單位、調試單位、質量監督部門的歸檔案卷實施審查，對被監理單位歸檔文件的完整性、準確性、系統性負責，並在案卷內備考表審核人欄簽署。負責提交設計、施工、安裝、調試等單位歸檔完整齊全的證明材料。對不符合歸檔要求檔案的處理：
對各單位提供的不符合規定的案卷和案卷內的文件，行政部有權退回立卷歸檔單位，立卷歸檔單位應按檔案管理的有關規定進行整改，直至提交符合規定要求的案卷及案卷文件材料。
本公司全部文書、技術檔案及資料均可借閲、利用。本着既能保守檔案機密，又能充分發揮檔案凡因工作需要借閲者，須辦理下列手續：
6檔案、資料借閲制度
5.1借閲檔案、資料一般只需由本人填寫借閲登記即可（註明：用途、領用時間、歸還時間）。歸還時管理人員要對其檢查之後方可歸檔。
5.2借閲檔案、祕密技術檔案和資料，須填寫借閲單，經部門經理簽字同意即可。
5.3絕密文書、技術檔案和資料一般不借出、不復制、不攝影，如確因工作需要，應在借閲單上註明範圍、內容、用途，先經部門經理同意，主管副總批准、檔案人員只能按其範圍、要求、內容提供利用。
5.4外單位人員借閲檔案、資料者，憑單位介紹信，信上要註明查閲範圍、內容、用途，屬機密、絕密檔案或資料，應主管副總同意，總經理批准方能借閲。
5.5借閲的檔案材料要妥善保存，不得損壞、勾劃、刪改、加註、拆頁等。借閲人必須妥善保管，防止丟失和泄密。未經同意，不得複印、抄錄和轉借，不能見檔案內容公開出去。如遇丟失，要及時寫出丟失報告，在沒有做出處理前停止借閲。
5.6借閲時間在兩週以內，如需繼續使用可辦續借手續。對特殊情況需較長時間利用的要經主管副總批准，但年末要將所借檔案交到檔案室進行清點、核對後重新借出。對長期借閲檔案不歸還，又不説明原因，不辦理續借手續的，行政人員要通知借閲部門負責人負責催還，否則對其整個部門暫停借閲。並嚴格按經濟責任制考核辦法執行。
5.7凡借有檔案、資料者，在工作調動、單位撤銷、退職、退休、生病住院或借後暫不使用者，必須將檔案或資料退回行政部，否則不能辦理調離手續。同時行政部如因工作需要有權將檔案、資料調回行政部。
（一）工程檔案的收集
文件形成後，文件形成責任人（經手人）必須於當天交一份原件給資料員，資料員收到文件後，當天登記入盒。
（二）工程檔案的整理
按照單位工程分部分項工程及文件形成的時間先後順序進行分類排列。
（三）工程檔案的立卷
1、工程文件可劃分為工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件五部分。
2、工程準備階段文件按建設程序組卷。
3、監理文件按單位工程、分部工程組卷。
4、施工文件按單位工程、分部工程組卷。
5、竣工圖按專業組卷。
6、竣工驗收文件按單位工程組卷。
（四）工程檔案的編目
1、每卷單獨編號，頁號從"1"開始，案卷不宜超過 30MM;頁號編寫在單頁右下角，雙面書寫的，正面在右下角，背面在左下角，摺疊後的圖紙一律在右下角。
2、卷內目錄："序號"以一份文件為單位，"責任者"填文件的直接形成單位和個人，
有多個責任者的，選擇兩個主要責任者，其餘用"等"代替。"文件編號"填寫工程文件原 有的文號或圖號；"文件題名"填寫文件標題的名稱。"日期"填寫文件形成的日期。
未按要求編目的，每項扣罰部門資料員 5 元。
（五）工程檔案的裝訂
案卷可採用裝訂與不裝訂兩種形式，文字材料必須裝訂。既有文字材料，又有圖紙的案卷應裝訂。裝訂應採用線繩三孔左側裝訂法。
（六）工程檔案的歸檔
1、單位工程竣工驗收完成後 30 日內，部門資料員要完成該工程檔案的歸檔工作，未按時歸檔的扣罰部門資料員 5 元。
（七）工程竣工檔案移交
工程竣工驗收完成後 60 日內，部門資料員將完整的工程竣工檔案一份移交給城建檔案館，一份移交給工程檔案室，未及時辦理移交的，扣罰部門資料員 5元。
（八）工程檔案的索引（待討論工程代號、檔號）
工程代號由集團公司統一規定，檔號由工程檔案中心根據工程代號填寫。
案卷號 如：第 1 卷 1.1.1-1
專業號 如：基建類 1 為 1.1.1
工程代號 如XX花園首期為 1.1
樓盤代號 如XX花園代號為 1
（九）工程檔案的保管
工程檔案管理人員必須確保工程檔案的安全和不被流失。保持檔案室的乾燥和通風，保證工程檔案不被腐蝕。
（十）工程檔案的統計
工程檔案管理人員必須每月對收集、歸檔、移交、借閲情況進行統計，及時催促借閲到期文件的歸還。
為了切實抓好工程檔案資料的管理工作，確保工程檔案資料的完整、準確、系統和有效的利用，特制定本制度。
一、工程檔案工作要與工程建設同步。
二、工程資料的編目必須完整，字跡清楚，內容真實，不修正塗改，不弄虛作假，並確保及時性、連貫性。
三、工程項目建設過程中，建設、監理、施工單位應在各自職責範圍內做好工程文件資料的形成積累、整理、歸檔、監理審查和保管工作。
四、各參建單位必須有一位負責人分管檔案資料工作，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統一管理工程檔案資料。
五、工程資料簽字要齊全，禁止他人代簽或一人多籤，禁止用不確定的語言或模稜兩可的語句進行定性評定。
六、做好工程聲像資料。參建單位應指定專人負責各自產生的照片、膠片、錄像等聲像材料的收集，工程建設重要階段、重大事件事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。
七、建設單位隨時檢查有關檔案材料的收集、整理情況，對於各階段、各類檔案達不到要求的，要限期整改，整改後仍不合格的，建設單位不返回工程質量保證金。
八、按照工程檔案管理規定及相關規範、規定進行整理、立卷、歸檔。
二0xx年八月十八日
（一）工程檔案的歸檔範圍
對於工程建設有關的重要活動，記載工程建設主要過程和現狀，具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷後歸檔。（詳附件一）
（二）歸檔文件的要求
1、歸檔的。工程文件應為原件。
2、工程文件的內容必須真實、準確、清晰、幅面整潔。
3、工程文件簽字不得用鉛筆、圓珠筆等不具耐久性的書寫工具。
4、工程文件尺寸統一採用 A4 規格歸檔。
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