一、受理條件：接收檔案的對象
1、國有、集體企事業單位，混合所有制企業，私營企業，外商投資企業，民辦科研機構、社會公益事業組織以及其他無主管部門單位的在職（法定退休年齡之內）人員；
2、律師、會計、審計、公證等社會中介機構，各社會團體的在職人員；
3、自主創業和暫未落實工作單位的大中專畢業生；
4、出國(境)留學人員；
5、辭職或者被辭退的機關工作人員；與用人單位終止或者解除勞動關係的人員以及企事業單位改革中的分流人員。
6、成教、自考、遠程教育畢業生（必須有教育部學歷認證電子註冊備案表）。
二、申請材料：人事檔案及人事檔案材料原件
三、辦理流程：
1、接收檔案的程序
（1）、人事檔案在學校裏的應歷屆大中專畢業生由所在院校直接將人事檔案寄到人才市場管理辦管理；
（2）、人事檔案在各地市人才交流機構管理的流動人員憑本人身份證原件及畢業證書複印件、金華市本級單位錄聘用證明 （點擊下載》》》》》》》） （原籍為金華的畢業生可不提供）到人才市場管理辦開具調檔函將人事檔案轉入；
（3）、本地户籍的成教、自考、遠程教育畢業生（必須有教育部學歷認證電子註冊備案表），直接將高中檔案及大專或本科的學籍檔案送到人才市場管理辦歸檔。
2、檔案材料歸檔要求：從中學開始至當事人最高學歷，每一階段的學籍材料、每一階段工作經歷材料都要歸檔（材料必須完整齊全），包括下列材料：
（1）、整套學籍檔案；
（2）、幹部履歷表現或職工登記表；
（3）、歷年年度考核表；
（4）、歷年工資審批表；
（5）、畢業生報到及調動介紹信、工作調動的審批表等；
（6）、解除聘用關係的審批表或批覆、退工證明等；
（7）、勞動合同；
（8）、加入黨團組織材料；
（9）、職稱初定、評聘或資格考試材料；
（10）、其他如獎懲材料、職務任免材料等按規定應歸入檔案的材料
3、檔案轉出:
人事檔案轉出須交清檔案管理費用。其中有集體户口和黨組織關係掛靠的，必須把集體户口和黨組織關係先行轉出。轉出人事檔案需提供下列材料：
（1）有工作單位的，需提供單位勞動合同和解除合同證明。
（2)根據檔案轉出去向提供身份證和轉入地市(縣）級以上政府所屬人才交流機構的調檔函或政府人事行政部門開具的調令。
（3）其他認為需要的材料。
4、人事轉遞手續和轉遞方式
（1）、檔案必須由檔案保管單位整理齊全後密封並加蓋密封章；
（2）、開具轉遞人事檔案通知單；
（3）、跨省市轉遞必須通過機要交通寄送；
（4）、市內檔案轉遞可通過機要寄送，也可派專人送交；
（5）、專人送交檔案，除檔案密封、開具轉遞檔案通知單外，檔案保管單位開具介紹信，送交檔案人員須出具身份證或工作證；
（6）、個人自帶、快遞、掛號、EMS郵寄的'檔案無論是否密封都不予接收。
一、目的加強文件檔案管理，規範公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。
二、適用範圍適用於公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
三、術語和定義1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠捲、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑑定、保管、統計、提供利用等活動。四、職責1、行政人事部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，並負責督促指導部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；
3）收集、整理、分類、鑑定、統計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷燬管理，監控檔案利用和銷燬的全過程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；
6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關人員：
1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，並及時通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或複印件；
3）負責本部門文件資料或合同複印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務部負責按規定獨立建檔保管財務檔案資料；
3、各部門檔案主管人員1）負責部門檔案的管理。
4、各部門負責人1）負責對部門檔案管理監督檢查。
五、工作程序1、檔案資料的收集1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，並編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》 。
2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，並編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。
a)歸檔範圍及移交時間：每季度結束後次月10日前。
b)檔案資料的標識各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規則見後。
c)檔案資料的日常管理：
⑴電子類合同或其他需要保管的。電子文件，應當及時存放於指定電腦硬盤內。
⑵文件、合同資料要登記詳細信息，並編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。
⑶文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放於文件盒內，並加以標識，整齊排放在文件／檔案櫃中。
d)檔案借閲(1)借閲檔案要履行借閲手續，填寫《借閲審批單》 。借閲檔案原件只限在公司內，不能帶出；
必須帶出公司查閲的，需依照借閲權限由相關領導批准；
⑵檔案外借一般只借複印件，需借原件者須經總經理批准，借閲的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級；
⑶借閲檔案用完後，應及時送還，如超過借閲時間，須重新辦理手續；
⑷借檔人必須愛護檔案，不得擅自塗改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、複印、攝影，不得轉借或損壞；
e)檔案銷燬⑴對已失去利用價值的檔案，銷燬時，必須寫申請銷燬報告，編制銷燬目錄，報部門總經理批准，批准後方可銷燬。
⑵執行銷燬任務時，必須由行政人事部人員監銷，監銷人不得少於二人，並在銷燬目錄上簽字。最後，把銷燬目錄和批准手續文件，一併存檔永久保存。
2、檔案管理細則1）檔案資料的歸檔範圍⑴公司對外發出的公文，如給政府的請示報告類公文等；
⑵公司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核准文件、證書等文件；
⑶本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；
⑷公司領導的批示、指示等；
⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；
⑹反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；
⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/ 總結、報告、統計報表及簡報；
⑻本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等文件正本及過程材料；
⑼本公司幹部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；
⑽本公司發佈的各類廣告、宣傳材料；
⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；
⑿外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；
⒀財務檔案資料；
⒁各種實物檔案；
⒂其他具有利用和保存價值的文件資料。
3、檔案資料的歸檔要求⑴歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批覆、複印本和正式稿和附件等必須齊全。
⑵一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存複印件或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批准後妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。
⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
⑷子文件應有相應的紙質文件、資料一併歸檔保存，並做好電子文件存儲設備信息的備份工作。
⑸各種實物檔案（獎品、獎盃、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，並保持其完好無損。
4、檔案資料的歸檔時間⑴即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閲、辦理結束或取得後即時歸檔：
a)公司規定的密級文件；
b)重要文件，如政府批文、核准文件、證照等；
c)合同、協議書等正本及過程資料；
d)公司幹部任免的文件材料以及關於職工獎勵、處分、考核的文件材料；
e)其他認為需要即時歸檔的資料。
⑵定期歸檔a)部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政人事部；
b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，並移交公司行政人事部；
⑶電子聲像檔案的歸檔a)重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。
b)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次製成光盤脱機保管。
c)每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，行政人事部核實後刻錄成光盤等載體脱機保管。
5、檔案交接⑴部門內檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤後簽字，行政人事部見證。
6、檔案移交公司的流程a)經辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；
b)行政人事部根據移交清單，查收案卷與文件，並與部門每月提交的檔案清單核對；
c)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；
7、檔案保管⑴檔案編號a)檔案按類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，並且要有一定範疇，不能籠統含糊。
b)檔案分類各級名稱經確定後，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閲。
c)檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。
d)檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。
e)建立《檔案目錄》存於案卷盒內，便於查閲。
8、附則：本辦法由公司行政人事部制定並負責解釋。
六、相關記錄1、《文件（合同）管理記錄目錄》 2、《文件檔案移交目錄》 3、《檔案移交清單表》 4、《檔案借閲審批單》 5、《檔案分類編號表》 6、《檔案管理流程》文件（合同）管理記錄目錄記錄編號:日期：
序號文件（合同）編號標題需抄送的相關部門接收原/復接收人備註部門移交目錄記錄編號:日期：
序號文件（合同）編號標題名稱頁數原/復備註移交單位移交人日期收件單位日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執一份。
記錄編號:移交性質檔案類別合計移交説明接收意見檔案移交清單表日期：
□離職□調崗□歸檔檔案所屬年度保管期限數量永久長期短期移交人：
接收人：
移交人（部門）接收人（部門）經辦人：
經辦人：
移交日期：
年月日接收日期：
年月日見證人：
日期：
年月日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執一份。
檔案借閲審批單記錄編號:借閲部門借閲人日期：
借閲部門經理總經理副總行政人事部部門經理使用目的序號借閲內容複印借閲歸還日期備註檔案目錄卷宗號：
目錄號：
部門：
日期：
文件信息管理要求為：安全、準確、順暢、高效。
安全，指信息傳播流動的安全。通過一系列的軟、硬件措施及嚴格的規程、制度等，保證信息發送、流通、接收各個環節的安全。
準確，即信息發送、傳遞、接收，各個環節交接準確，通過一定的核查程序避免信息誤發、誤傳，造成不良影響。
順暢，指信息傳播順暢，信息更新及時、到位。
高效，指信息的發送、傳遞、接收簡潔有效，運轉穩定。
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