1、根據保存檔案資料的數量，設置必要的檔案專用庫房和櫃、櫥。
2、檔案庫房要落實各項安全保衞措施，添置温濕度計、去濕機、吸塵器、消防等設備，做到防盜、防光、防高温、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲。庫房照明必須使用白熾燈。
3、檔案人員進出庫房應隨手關門，非檔案人員未經許可不得隨意入內。
4、嚴格管理庫房鑰匙，不得轉借他人，不得帶出辦公室；下班前認真檢查庫房門窗、電燈是否關閉；定期檢查防火設備，經常處於良好狀態。
5、定時做好每天一次的庫房內外温、濕度記錄，及時採取措施，力爭達到規定標準（温度14～24度，濕度50～60）。
6、照片、底片應放入影集；錄音帶、錄像帶、光盤、磁盤應放置密封盒裏，放入乾燥劑，有條件的應添置防磁櫃。
7、庫房中檔案按不同門類、載體和不同保管期限分別排列。庫房內箱櫃從左到右，從上至下編號，並編制檔案存放索引和示意圖，
8、庫房內嚴禁吸煙，不堆放雜物，並經常保持清潔整齊，每週一次，每季大清掃一次。
9、建立全宗卷，積累和存儲本機關案卷的立卷説明、分類方案、鑑定報告、交接憑證、銷燬清冊、檢查記錄、全宗介紹等七個方面的材料。
10、定期對檔案保管狀況進行全面檢查，對破損褪變的檔案要進行修裱和複製。錄音帶、錄像帶根據其特點，每隔一段時間翻錄一次，如發現磁帶變形，斷裂等情況應及時進行補救。發現照片、底片發黃、發黴、變質等現象，及時進行清洗和技術處理。對檢查情況要認真做好書面記錄。
11、認真做好檔案的收進、移出、借閲登記工作，調閲完畢的檔案應及時還原，調卷時要輕取輕放，減少對檔案磨損。
12、應配備必要的專用的計算機、光盤刻錄機、複印機等檔案工作設施，檔案設備應專人負責保管，不得隨意私自外借，確保設備處於良好狀態。
13、檔案人員調動工作時，必須在辦完檔案移交手續後方能離開崗位。
一、根據檔案工作業務的有關要求，集中統一管理檔案的原則，凡是本機關各種門類和載體的檔案由綜合檔案室集中管理，不得分散保存。
二、檔案室對檔案的收進、移出、保管、利用、移交要進行登記和統計，做到數據準確、詳實。
三、檔案室做到防盜、防光、防高温、防水、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防火，維護檔案的完整與安全。
四、檔案的銷燬、保密、解密，由本局檔案鑑定小組提出意見。銷燬過期檔案，應登記造冊，經領導人批准簽字，報上級業務部門備案，同意後方可銷燬。
五、查閲檔案時，要履行借閲登記手續，當面清點，用後及時歸還。檔案若有破損或字跡模糊，應及時修補和複製。
六、檔案工作人員工作調動，必須辦理移交手續，雙方交接清楚，領導認可方能離開崗位。
一、司法所檔案管理工作由指定人員負責，包括接收、收集、整理、保管。
二、各類檔案的組卷要準確。卷內目錄、案卷封面填寫完整準確、字跡清晰美觀，裝訂案卷規範、統一、牢固。
三、檔案整理。按規定製定統一的檔案分類編號方案。案卷的排列、編號符合規定要求。
四、文件的整理。鑑別沒有存檔利用價值的公文，可報主管領導批准，可定期清退和銷燬。對縣（區、市）司法局的文件、簡報等資料，要做好歸檔工作，無須存檔要統一銷燬。
五、檔案箱、資料櫃和檔案資料放置的設備要整齊，做到不同規格分類排列。
六、庫房管理。庫房保持清潔衞生，落實防盜、防火、防光、防高温、防潮、防塵、防鼠等安全措施。
七、檔案管理人員要有良好的司法檔案人員職業道德規範、嚴格遵守崗位紀律，嚴格執行檔案保密制度，嚴守國家機密
第一條為加強企業檔案工作，促進檔案工作為企業各項工作服務，根據（以下簡稱）和有關法律、法規，制定本規定。
第二條本規定所稱的企業檔案，是指企業在生產經營和管理活動中構成的對國家、社會和企業有保存價值的。各種形式的文件材料。
第三條企業應遵守，依法管理本企業檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。
第四條企業檔案工作理解檔案行政管理部門的監督和指導。
中央管理的企業制定本企業檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。
第五條企業負責檔案工作的部門依法履行下列職責:
（一）貫徹執行等有關法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑑定、銷燬、移交等有關規章制度；
（二）統籌規劃並負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑑定、統計和帶給利用工作；
（三）指導本企業各部門文件材料的構成、積累、整理和歸檔工作；
（四)監督、指導本企業所屬機構(含境外機構）的檔案工作。
第六條企業檔案工作人員應當忠於職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務潛力。
第七條企業各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，並定期交本企業檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應完整、準確、系統。文件書寫和載體材料應能耐久保存。文件材料整理貼合規範。歸檔的電子文件，應有相應的紙質文件材料一併歸檔保存。
第九條企業根據有關規定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。
第十條企業採取有效措施對檔案進行安全保管，並切實加強對知識產權檔案和涉及商業祕密檔案的管理。
第十一條企業對保管期限已滿的檔案進行鑑定。對確無保存價值的檔案登記造冊，按有關規定經企業法定代表人批准後進行監銷。
第十二條企業做好檔案統計工作。國有大中型企業應按檔案行政管理部門的要求填寫有關報表。企業認真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。
第十三條企業檔案現代化應與企業信息化建設同步發展，不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業檔案部門應用心做好檔案的帶給利用工作，努力開發檔案信息資源，為企業帶給及時、有效的服務。
第十五條企業務必為政府有關部門、司法部門依法執行公務帶給真實、準確的檔案。
第十六條企業帶給利用、公佈檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。
第十七條國有企業資產與產權發生變動，應按做好檔案的處置工作。
國有企業破產，破產清算組應妥善處置破產企業檔案；國有企業分立，檔案處置工作由分立後的企業協商辦理。
第十八條企業對在企業檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。
第十九條企業應當建立檔案工作職責追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進行塗改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷燬而造成檔案丟失或損壞的直接職責者，依法進行處理。
第二十條本規定由國家檔案局負責解釋。
（1）檔案查借閲及其他非檔案部門工作人員，未經許可，一律不得進入檔案工作室和庫房。
（2）要做好辦公室和庫房的安全工作，每天由最後一位離開辦公室的同志負責斷電斷水源，鎖好門窗，管理制度《檔案安全保管制度》。
（3）將檔案按檔號順序在檔案櫃內依次自上而下，從左到右豎立排放。各類檔案原則上按檔號存放。檔案櫃標示舉例，例：xx-dq11-1～80，即xx年黨羣檔案綜合類第1-80件。插卷，編入檔案產生年度目錄，並在檢索目錄上註明，存入檔案產生年度櫃內。
（4）檔案櫃應編順序號，各庫、各類檔案均應標有檔案存放示意圖。
（5）應對檔案進行定期安全檢查，積極做好八防工作（防火、防潮、防高温、防光、防塵、防蟲、防鼠、防盜）。發現問題，及時解決。
（6）對破損、褪變檔案要及時進行修補、複製。
（7）在檔案櫃內放置驅蟲防黴藥物，每月檢查一次蟲、黴情況，發現蟲、黴及時處理。
（8）查、借閲檔案當面註銷，及時入庫。每學期結束前，對庫藏案卷進行總清點，及時催還借出的檔案。
（9）每年對庫存聲像檔案進行一次全面核對檢查，發現問題及時報告、處理。
（10）照片、底片要定期（每學期一次）進行檢查，有發黃、發黴、變質等現象，要及時進行清洗和技術處理。
（11）錄像帶、錄音帶、影片等使用完畢後應及時倒帶，並馬上入盒，以防污染，要不定期檢查，如發現變形斷裂、磁粉脱落等現象，應立即進行補救。
（12）聲像檔案保管期限與相應文字材料的保管期限一致，需長期保管的聲像材料，在保管一定時間後，應轉錄複製。
一、檔案保管制度
1、檔案實行專人管理，嚴格保管檔案箱、櫥鑰匙，不得帶至辦公室外，非檔案管理人員不得隨便開啟檔案箱、櫥。
2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閲檔案，不得向外傳播和介紹檔案、資料內容及存放位置等情況。
3、科學管理檔案，檔案查閲完畢，隨時歸還原處；檔案按保管期結合年代排列存放，資料按類別排列存放。
4、檔案箱、櫥進行統一編號，自門口開始從左至右，自上而下編號，並插上查找案卷指引卡。
5、維護檔案安全，每個箱櫥必須保持整潔，並放置防黴去蟲劑。
6、檔案人員調動工作時，應在離職前辦理交接手續。
二、檔案保密制度。
1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律，保守祕密，不得擅自擴大檔案利用範圍，不得泄露檔案內容。
2、嚴格檔案借閲制度，健全手續，做到萬無一失。
3、不利於保密的地方不得存放機密文件和資料。
4、不得擅自摘錄、複製檔案內容，不得私自將機密文件和檔案帶回家和公共場所查閲。
5、不在普通電話、明碼電報、通訊中涉及檔案機密。
三、檔案借閲制度：
1、外單位查、借檔案，必須持單位介紹信，審明查檔案原因，經本單位分管檔案領導批准後可准予查閲。
2、本單位人員查閲涉及本單位機密的有關檔案，須經領導批准後方可查閲。
3、查、借檔案者必須認真填寫借閲登記簿。
4、查借檔案者要愛護檔案，不準在卷內塗改、溝畫、撕拆、抽取檔案。
5、查閲檔案一律在本單位內查閲，原件一般不得借出，如特殊情況需外借者，須經領導批准，限十天內歸還，並辦理借閲登記手續。
6、檔案歸還時，檔案工作人員應清點無誤後接收，發現問題要查明原因，報領導處理。
四、檔案鑑定制度：
1、按期對檔案保管滿15年的短期檔案進行鑑定工作。
2、鑑定工作要在分管領導的主持下，由分管領導、業務人員、檔案人員組成鑑定小組，逐捲進行鑑定，鑑定後要寫出鑑定報告並註明鑑定日期。
3、對鑑定後繼續保存的檔案要調整保管期限，並在備考表註明鑑定時間、意見，由小組負責人簽字。
4、對鑑定後需要銷燬的檔案，必須辦理批准手續，寫出書面報告，編制銷燬消冊，報有關領導批准。
5、銷燬檔案時要有2個監銷，監銷人要在銷燬清冊上簽字蓋章，填上日期。
五、檔案移交制度：
1、檔案室應按有關規定向上級檔案館移交檔案。
2、應移交的檔案包括文書檔案、教學檔案、會議檔案等各門類、載體的具有永久、長期保存價值的全部檔案。
3、檔案移交時應將目錄卡片等檢索工具及編制的組織沿革、全宗介紹、文件彙編、參考資料等隨同一起移交。
4、交接雙方必須根移交目錄清點核對，並在交接文據上簽字蓋章。
5、檔案人員調動工作時，也必須辦理上述移交手續，並經分管領導簽字認證後方可離開崗位。
六、檔案立卷歸檔制度：
1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有保存價值的文件以及其他有關材料、錄音錄像帶、照片、文電等應立卷歸檔。
2、必須按本部門立卷歸檔分類方案，將各種有保存價值的文件材料收集齊全完整，由檔案人員和各室分別立卷。
3、每年將有保存價值的文件材料，按照"年度一機構一問題"和文件形成規律和特點，保持文件之間的有機聯繫，分類準確，合理組卷。
4、立卷要做到書面材料規範，排列順序正確，目錄、頁碼清楚，標題確切簡單，保管期限劃分準確，案卷裝訂整齊美觀。
5、文書檔案在第二年九月底前立卷歸檔，其它門類檔案按有關規定按期歸檔。文書檔案應在第二年十月前移交檔案室，其它門類檔案的移交按有關規定執行。
6、各處室歸樓的案卷必須編制移交目錄，向檔案室移交，交接雙方按移交目錄清點核對，並履行簽字手續。檔案室對接收的案卷進行質量檢查，及時登記，編目上架。
7、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進行督促檢查與指導幫助。
七、檔案統計制度：
1、建立、健全科學的檔案統計工作，準確地反映本單位檔案數量質量及其管理狀況。
2、建立檔案、資料、設備等實物統計工作和登記台賬，做到數字準確。
3、堅持做好檔案資料統計的基礎工作，做好平時原始數據登記工作，注意積累統計資料。
4、每年對全部檔案資料進行全面檢查，並做詳細記錄。
5、逐步實現統計工作完整性，統計分類標準化，統計基礎工作規範化。
八、檔案的開發利用
1、充分利用檔案為教育教學服務
2、查閲檔案時必須保持案卷整潔、嚴禁塗改。
3、對檔案的利用要及時登記。
檔案資料是黨和國家的寶貴財富，為了做好檔案保管工作；防止檔案的損毀；延長檔案的壽命；維護檔案的完整與安全，特制定以下制度：
一、庫房內的檔案資料，要按門類載體進行科學的分類、排列、編號，櫃架排列有序。
二、檔案室的庫房要堅固，並有防火、防盜、防潮、防光、防鼠、防蟲、防高温等設施，要定期檢查檔案保管情況，對破損或字跡褪色的檔案要及時修補、複製或進行其它技術處理。
三、要注意控制庫房內的温濕度，不斷改善保管條件，努力達到温濕度，不斷改善保管條件，努力達到標準的温濕度，濕度一般保持在１４度---２０度之問；相對濕度４５％---６５％之間，庫房要清潔衞生，定期清掃整。
四、庫房內各種電器閘門要牢固，下班時要關閉電閘。庫房周圍要滅絕火源現象，庫內嚴禁吸煙。
五、檔案管理人員調閲搬運檔案資料要輕拿輕放，嚴防揉搓、擠塞或撕裂檔案資料，以減少檔案機械磨損。
六、建立和完善全宗卷；並做好檔案的收進、移出、利用等日常的登記、統計工作。
七、要提高警惕，做好保衞保密工作，防止發生任何盜竊破壞檔案資料的事件。
根據《檔案法》有關規定，結合本單位的實際情況，制定本校檔案保管制度。
一、及時接收歸檔的'檔案材料，辦理交接手續。發現檔案材料不完整時，督促和協助有關人員收集齊全，確保檔案資料的完整性。
二、已進庫的檔案資料，要及時按標準、規範進行整理、分類，按編號順序進行存放，達到整齊、美觀、查找方便。
三、檔案人員要經常檢查庫房，落實“七防”措施，確保檔案安全。
四、檔案屬國家所有，是國家的寶貴財富，任何人不得故意損毀、丟失，嚴禁泄密、塗改、偽造、出賣，如有違紀要追究責任。
五、熱情主動為領導和各處室服務，做好檔案的開發利用工作。
六、接收或歸還檔案，要當面點清，檢查有無缺頁、破損、污染等情況，對破損的要及時進行修補及技術處理後才歸捲入庫。
七、變動保管期限，調整密級，銷燬過期檔案資料，都必須提出意見。經檔案鑑定小組鑑定，報主管領導批准後實施。
八、檔案的管理逐步採用先進的管理手段，提高科學管理水平。
九、對檔案工作做出顯著成績得要給予表揚和獎勵，對玩忽職守，違反有關規定造成損失者，視情節輕重給予懲處。
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