一、目的
加強檔案管理，規範公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。
二、適用範圍
1、公司內部經營形成的各種資料。
2、外部政府機關、行業部門形成的與公司經營或行業有關的公文、通知、批覆等資料。
三、術語和定義
1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠捲、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑑定、保管、統計、提供利用等活動。
四、職責
1、行政部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，並負責督促指導部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；
3）收集、整理、分類、鑑定、統計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷燬管理，監控檔案利用和銷燬的全過程，確保公司檔案的安全；指導公司的檔案管理工作；
5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；
6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關人員：
1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，並及時通知行政部；
2）向行政部移交合同或文件資料原件或複印件；
3）負責本部門文件資料或合同複印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務管理部負責按國家財政制度規定獨立建檔保管財務檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
1）負責部門檔案的管理。
4、各部門負責人
1）批准對自己部門資料或合同複印件的處置；
2）負責對本部門檔案管理的監督檢查。
5、各公司總監/副總
1）負責對檔案管理監督檢查報告的審批。
五、工作程序
1、檔案資料的收集
1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，並編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。
2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，並編制《移交目錄》，每季度向行政部移交。
a)歸檔範圍及移交時間：每季度結束後次月10日前。
b)檔案資料的標識行政部及各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規則見《公司檔案管理規定》。
c)檔案資料的日常管理：
⑴電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放於檔案室指定電腦硬盤內或製作專門光盤進行編號保存；
⑵文件、合同資料要登記詳細信息，並編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用；
⑶文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放於文件盒內，並加以標識，整齊排放在文件／檔案櫃中。
d)檔案借閲
⑴借閲檔案要履行借閲手續，填寫《借閲審批單》。借閲檔案原件只限在公司內，不能帶出；確因工作需要將檔案帶出公司的必須經部門主管、副總經理和行政部批准，且只帶複印機，不帶原件；
⑵檔案外借一般只借複印件，需借原件者須經總經理批准，借閲的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級；
⑶借閲檔案用完後，應及時送還，如超過借閲時間，須重新辦理手續；
⑷借檔人必須愛護檔案，嚴禁擅自塗改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、複印、攝影，不得轉借或損壞行為，如發現一次罰款200-20xx不等的罰款元。情節嚴重者，按《檔案法》和《保密法》給予行政處分，構成犯罪的，依法追究刑事責任。
⑸非本公司職工或單位需查閲檔案時，必須持單位介紹信或本人身份證複印件，經本公司高管領導批准後，方能在閲覽室閲覽，不可將檔案帶出檔案室。
e)檔案銷燬
⑴對已失去利用價值的檔案，銷燬時，必須寫申請銷燬報告，編制銷燬目錄，報部門經理和部門分管副總鑑定，最後報總經理的批准，方可銷燬。
⑵執行銷燬任務時，必須由行政部人員監銷，監銷人不得少於二人，並在銷燬目錄上簽字。最後，把銷燬目錄和部門經理、部門分管和總經理的批准手續文件，一併存檔永久保存。
2、檔案管理細則
1）檔案資料的歸檔範圍
⑴公司對外發出的公文，如給政府的請示報告類公文等；
⑵公司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核准文件、證書等文件；
⑶本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；
⑷公司領導的批示、指示等；
⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；
⑹反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；
⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統計報表及簡報；
⑻本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等文件正本及過程材料；
⑼本公司幹部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；
⑽本公司發佈的各類廣告、宣傳材料；
⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；
⑿外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；
⒀財務檔案資料；
⒁各種實物檔案；
⒂其他具有利用和保存價值的文件資料。
3、檔案資料的歸檔要求
⑴歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批覆、複印本和正式稿和附件等必須齊全。
⑵一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存複印件或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批准後妥善保存，行政部以影印本歸檔。
⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
⑷電子文件應有相應的紙質文件、資料一併歸檔保存，並做好電子文件存儲設備信息的備份工作。
⑸各種實物檔案（獎品、獎盃、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，並保持其完好無損。
4、檔案資料的歸檔時間
⑴即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閲、辦理結束或取得後即時歸檔：
a)公司規定的密級文件；
b)重要文件，如政府批文、核准文件、證照等；
c)合同、協議書等正本及過程資料；
d)公司幹部任免的文件材料以及關於職工獎勵、處分、考核的文件材料；
e)其他認為需要即時歸檔的資料。
⑵定期歸檔
a)部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政部；
b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，並移交公司行政部；
⑶電子聲像檔案的歸檔
a)重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。
b)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次製成光盤脱機保管。
c)每年3月底前必須向行政部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，行政部核實後刻錄成光盤等載體脱機保管。
5、檔案交接
⑴部門內檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤後簽字，行政部見證。
6、檔案移交公司的流程
a)移交前，應對破損、字跡擴散或紙張太小的文件進行修裱、複製或加邊，對大小不一、長短不齊的文件摺疊理齊。
b)採用碳素墨水鋼筆或簽字筆，不得使用圓珠筆或鉛筆填寫，要求字跡工整、清楚、準確。
c)結合文書材料的形成時間、彼此聯繫進行排列。批覆在前，請示在後；
正件在前，附件在後；
正本在前，定稿在後；
結論在前，依據在後。
d)經辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；
e)行政部根據移交清單，查收案卷與文件，並與部門每月提交的檔案清單核對；
f)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交紙質移交清單及電子檔移交清單，確認無疑後雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；
7、檔案保管
⑴檔案編號
a)檔案按類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，並且要有一定範疇，不能籠統含糊。
b)檔案分類各級名稱經確定後，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閲。
c)檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。
d)檔案分類及編號的增補、修訂等由行政部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。
e)建立《檔案目錄》存於案卷盒內，便於查閲。
8、附則：本辦法由公司行政部制定並負責解釋。
1、員工原始檔案是指員工的正式人事資料。凡本企業錄用的具有本市城鎮户口的員工，其原始資料由本企業調入、保管。
2、凡本企業錄用的具有城鎮常住户口的員工，自簽訂勞動合同試用期滿後，按本企業調檔要求，將本人檔案調至人資行政部。因特殊情況不能再指定期限內完成調檔手續的，本人須向人資行政部提交詳細的書面説明材料，未經批准不調檔者或逾期未調檔者企業有權與期解除勞動合同。
3、原始人事檔案資料的驗收、補充、鑑別、歸檔和保管由人資行政部負責辦理。
4、查閲原始人事檔案管理規定：
（1）查閲員工原始人事檔案前必須填寫《查閲員工人事檔案申請單》，經主管領導審批後，由人資行政部統一辦理，其它任何部門無權查閲員工原始檔案。
（2）查閲員工原始人事檔案所獲資料，由人資行政部統一保存或使用後統一銷燬。
（3）員工存檔卡由人資行政部負責統一保管，員工離職辦理完畢各種手續後，退回本人或由人資行政部負責辦理原始檔案調出手續。
（4）非本企業人員查閲原始檔案，原則上不予辦理，政府職能部門如查閲員工原始人事的檔案，按原始人事檔案查閲審批程序，人資行政部協調辦理。
（5）員工在本企業工作期間，如有些情況需存入其原始人事檔案中，需填寫《員工原始人事檔案補充資料申請表》，經主管領導審批後，由人資行政部辦理。
5、員工業績、培訓檔案：
員工業績、培訓檔案是自員工上崗之日起建立的檔案資料，包括員工的身份證、學歷證書等相關證件的複印件，員工在工作期間的各種培訓及對員工評價、考核等。
（1）人資行政部負責員工的培訓、業績檔案的整理歸檔及日常管理。
（2）員工培訓、業績檔案實行分級管理。部門主管級以上的員工檔案單由人資行政部部長或其指定負責人進行日常管理。主管級以下（不含主管級）培訓、業績檔由人事文員管理。
（3）部門部長可以調閲本部門員工的培訓、業績檔案。
（4）員工培訓、業績檔案按國家有關檔案管理規定記入員工的人事檔案。
（5）員工離職後，員工的培訓、業績檔案由人資行政部留存作為備查。
一、檔案的建立。
1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入櫃--利用--檢查
1.2明確建檔內容，實行系統收集、集中管理。
1.2.1房屋檔案：包括本物業的設計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等；
1.2.2設備設施檔案：包括各種設施設備的線路圖紙、使用説明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養合同及維修保養記錄等；
1.2.3業主檔案：包括業主入住時所填寫的"業主概況表"、"業主公約"、"入住契約"、"前期服務協議"、"接房登記表"等。
1.2.4文祕檔案：包括業主公約、商家公約、業委會決議、物管政策法規、市區房管局的文件以及對本物業進行管理的各項規章制度等；
1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡歷、身份證複印件、上崗證、學歷證複印件、職稱證複印件、工作變動記錄、獎懲記錄等；
1.2.6財務檔案：包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務報表、納税報表、維修基金使用的預算、計劃、業委會批准使用的文件等。
1.3建檔要求：制度化、標準化、電腦化。
二、檔案管理
2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經常使用，對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理，並保存複印件。
2.2檔案管理要求：
2.2.1進行標準化的檔案管理。
2.2.2採用多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠捲、照片、圖表等，並採用適當的保存方法。
2.2.3加強保密意識培養，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。
2.2.4實行檔案管理手段的現代化，運用計算機檢索手段，開發多媒體信息查詢系統。
2.2.5堅持檔案資料收集的系統化。
2.2.6作到檔案分類科學化。檔案按內容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分櫃保存。
2.2.7實行檔案管理工作檢查經常化。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。
第1條 檔案的管理：
（一）辦公室是檔案的執行管理部門，並由專人負責檔案管理；
（二）凡是能準確反映公司各項業務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔；
（三）檔案管理人員堅持文書隨時立卷歸檔，並分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作，檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發的應歸檔的文件材料；
（四）檔案管理使用專用電腦，建立電子檔案和索引目錄以備科學查檔；未經辦公室同意，其它員工一律不得擅自使用。
第2條 檔案歸檔範圍：
（一）公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；
（二）政府、項目批文、合同，公司董事會形成的文件材料；
（三)反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等）；
（四)資金借貸、業務往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯繫函件等）；
（五)公司制度體系、會議紀要、內部發文(工作流程、公司決定等），發展規劃、工作總結等；
（六)工程進度計劃控制文件(含業務單位往來函件等）、工程初設、修改、竣工圖紙，工程部門留用複印件備份等；
（七)公司各部門年度工作計劃(財務資金計劃由財務部歸檔）；
（八）公司有效證照、證件；
（九）具有法律效力及保存價值的文件；
（十）公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；
（十一）員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等；
（十二）公司獲得的各種社會榮譽資料；
（十三）會計統計、年度計劃、統計報表、財務會計預算報表及其説明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發的有關財務類文件材料（此類檔案由公司財務部自行保管存查）；
（十四）組織人事教育培訓、員工變動表、花名冊、教育培訓；
（十五）其他需要歸檔管理的資料，包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料，上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝製品等。
第3條 檔案立卷要求：
（一）辦公室應及時做好檔案歸檔分類保管工作；財務和物業應自行及時的將需歸檔的文件、報表等材料整理立卷以便存查；
（二）公司各部門應及時向辦公室移交發生的檔案材料，如材料還需使用，也應向交辦公室立卷歸檔後再辦理借閲手續；各部門必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交歸檔的文件材料；
（三）各部門向辦公室提交檔案時，要嚴格履行移交手續；檔案管理人員按文件材料分類造冊，並在存檔資料表上註明移交人、存檔人、存檔時間；
（四）檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規律和特點，保持檔案質檢的有機聯繫，區別不同的價值，便於保管和利用；
（五）卷內檔案材料應按材料排序，依次編寫頁號；
（六）有關卷內材料的情況説明，都應逐填寫在目錄備註內；
（七）案卷封面，應逐項按規定用鋼筆或簽字筆書寫，字跡要工整、清晰。
第4條 檔案歸檔時間:
（一）公司每半年進行一次集中清理歸檔工作並作出歸檔結論；
（二）財務部門需按時間要求將檔案歸檔清整結論情況以書面形式報總經理批示後交辦公室存查；
（三）物業公司檔案按公司工作要求清整情況及結論報辦公室存查；根據公司要求獨立建立清查歸檔並將結果書面報辦公室存查。
第5條 檔案的借閲:
（一）借閲檔案需按規定辦理借閲手續，在規定的範圍內查閲。不得在檔案上塗改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調換、撕毀等損壞檔案行為，並應及時歸還。
（二）各部門因工作需要，借閲本部門的業務檔案需經本部門領導批准，然後到檔案管理員處填寫檔案調閲登記簿，方可借閲；
（三）公司各部門借閲非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門負責人批准，否則不予借閲；
（四）借閲檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，並在登記薄上註銷；
（五）借閲檔案的人員，不得泄密、塗改、折散、轉借複印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經公司總經理批准；
（六）借閲的檔案用完後，應及時歸還，借用時間一般不得超過10天；檔案管理責任人需追述借閲歸還並做好記錄；
（七）借閲人對檔案要妥善保管，不得遺失；
（八）凡借閲的檔案、文件一律不得私自複印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理；
（九）會計檔案一律不準外借。內部調閲應經財務同意並報總經理批准。外單位因特殊需要，查閲有關會計檔案時，應持正式公文，並經總經理同意。查閲會計檔案時不得將檔案帶出公司；如需摘抄、複印，應經總經理同意方可辦理。
第6條 檔案保密級別:
（一）檔案分一般檔案和密級檔案兩類。檔案的密級由公司總經理核定簽註；
（二）有密級的檔案需經公司總經理或授權辦公室主任同意翻閲和複印使用；
（三）有密級檔案只限檔案管理員管理；
（四）一般檔案管理，屬業務工作使用範疇，對內予以及時提供利用；對外按借閲手續經辦公室主任批准辦理。
一、制度內容
為做到客户服務部與客户的良好溝通，掌握客户的人員構成、公司性質、物業費交納情況等，有必要建立一套綜合的客户信息系統，而客户檔案可以協助客户服務部以最便捷的方式提供以上信息。因此，為充分利用客户信息並管理好這些信息，特建立此制度。
二、管理目標
客户檔案資料全面、準確、有效。
三、適用範圍
客户檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。
一般客户檔案包括以下的。資料：
1、收集客户單位資料
2、客户繳費記錄包括各樣應付之押金
3、客户裝修工程文件
4、客户遷入時填具之資料
5、客户資料補充
6、客户聯絡資料
7、緊急事故聯絡人的資料
8、客户與管理處往來文件
9、客户違規事項與欠費記錄
10、客户維修記錄
11、客户投訴記錄
12、客户單位有關的工程檔案（與二次裝修工程有關資料）與工作程序
四、注意事項
1、及時上行下達客户與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應及時、準確，認真地登記並製作各種表格。
2、協調與客户之間的關係，加強橫向溝通；
3、做好與客户有關各類文件的檔案工作，並定期整理，以備隨時查詢及跟進；
4、接聽客户投訴，解決客户投訴；
5、接聽客户工程報修電話，及時聯繫修復。
4、物業公司檔案管理規章制度
1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業主檔案的信息收集、管理及整理工作；
2、專管人員須將業主的檔案資料分户建立、逐一保存，建立統一目錄，同時建立電子檔備份。各類信息詳細排列，以便查閲；
3、客户信息檔案的內容包括：業主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回處理文件及投訴建議等其他文件；
4、專管人員須認真填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業主檔案的變更，保證信息的準確性；
5、業主檔案信息應嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關人員查閲，以保護業主的隱私，維護公司良好形象；
6、為確保文檔安全，文件櫃要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作；
7、業主檔案永久保存，及時與業主溝通，及時變更業主信息，保證其準確性。
一、目的
加強文件檔案管理，規範公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據。
二、適用範圍
適用於公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。
三、術語和定義
1、檔案：指公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠捲、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑑定、保管、統計、提供利用等活動。
四、職責
1、行政人事部：
1）負責公司檔案的集中管理和制度執行及檢查工作，並負責督促指導部門檔案管理；
2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監督和檢查執行情況；
3）收集、整理、分類、鑑定、統計、保管公司的檔案和其他資料；
4）負責公司檔案的利用和銷燬管理，監控檔案利用和銷燬的全過程，確保公司檔案的安全；
5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；
6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。
2、其他各部門相關人員：
1）負責在工作變動時，做好或協助移交工作，並及時通知行政人事部；
2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或複印件；
3）負責本部門文件資料或合同複印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；
4）財務部負責按規定獨立建檔保管財務檔案資料；
3、各部門檔案主管人員
1）負責部門檔案的管理。
4、各部門負責人
1）負責對部門檔案管理監督檢查。
五、工作程序
1、檔案資料的收集
1）各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進行收集，並編制部門《文件（合同）管理記錄目錄》。
2）各部門文件、合同等資料原件需要保存的，各部門分別進行整理，並編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。
a)歸檔範圍及移交時間：每季度結束後次月10日前。
b)檔案資料的標識各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規則見後。
c)檔案資料的日常管理：
⑴電子類合同或其他需要保管的電子文件，應當及時存放於指定電腦硬盤內。
⑵文件、合同資料要登記詳細信息，並編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。
⑶文件資料、合同要科學排列，按編號順序存放於文件盒內，並加以標識，整齊排放在文件／檔案櫃中。
d)檔案借閲
（1）借閲檔案要履行借閲手續，填寫《借閲審批單》。借閲檔案原件只限在公司內，不能帶出；必須帶出公司查閲的，需依照借閲權限由相關領導批准；
⑵檔案外借一般只借複印件，需借原件者須經總經理批准，借閲的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告直接上級；
⑶借閲檔案用完後，應及時送還，如超過借閲時間，須重新辦理手續；
⑷借檔人必須愛護檔案，不得擅自塗改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調換、摘抄、翻印、複印、攝影，不得轉借或損壞；
e)檔案銷燬⑴對已失去利用價值的檔案，銷燬時，必須寫申請銷燬報告，編制銷燬目錄，報部門總經理批准，批准後方可銷燬。
⑵執行銷燬任務時，必須由行政人事部人員監銷，監銷人不得少於二人，並在銷燬目錄上簽字。最後，把銷燬目錄和批准手續文件，一併存檔永久保存。
2、檔案管理細則
1）檔案資料的歸檔範圍
⑴公司對外發出的公文，如給政府的請示報告類公文等；
⑵公司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、核准文件、證書等文件；
⑶本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；
⑷公司領導的批示、指示等；
⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；
⑹反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；
⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統計報表及簡報；
⑻本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等文件正本及過程材料；
⑼本公司幹部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；
⑽本公司發佈的各類廣告、宣傳材料；
⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；
⑿外出公務活動（如學習、考察、調查研究、參加會議等）所獲得或形成的檔案資料；
⒀財務檔案資料；
⒁各種實物檔案；
⒂其他具有利用和保存價值的文件資料。
3、檔案資料的歸檔要求⑴歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，如請示和批覆、複印本和正式稿和附件等必須齊全。
⑵一般資料按一份原件歸檔，重要文件和高使用率文件可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存複印件或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批准後妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。
⑶聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
⑷子文件應有相應的紙質文件、資料一併歸檔保存，並做好電子文件存儲設備信息的備份工作。
⑸各種實物檔案（獎品、獎盃、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）必須原件歸檔，並保持其完好無損。
4、檔案資料的歸檔時間⑴即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閲、辦理結束或取得後即時歸檔：
a)公司規定的密級文件；
b)重要文件，如政府批文、核准文件、證照等；
c)合同、協議書等正本及過程資料；
d)公司幹部任免的文件材料以及關於職工獎勵、處分、考核的文件材料；
e)其他認為需要即時歸檔的資料。
⑵定期歸檔a)部門應在每月底前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政人事部；
b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料，並移交公司行政人事部；
⑶電子聲像檔案的歸檔a)重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。
b)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次製成光盤脱機保管。
c)每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數據集，行政人事部核實後刻錄成光盤等載體脱機保管。
5、檔案交接⑴部門內檔案交接部門檔案管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《檔案移交清單》，由部門負責人指定的接收人核實無誤後簽字，行政人事部見證。
6、檔案移交公司的流程a)經辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；
b)行政人事部根據移交清單，查收案卷與文件，並與部門每月提交的檔案清單核對；
c)檔案完整、齊全且符合公司要求，移交雙方在移交清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；
7、檔案保管⑴檔案編號a)檔案按類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，並且要有一定範疇，不能籠統含糊。
b)檔案分類各級名稱經確定後，應參照《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閲。
c)檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。
d)檔案分類及編號的增補、修訂等由行政人事部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。
e)建立《檔案目錄》存於案卷盒內，便於查閲。
8、附則：本辦法由公司行政人事部制定並負責解釋。
六、相關記錄
1、《文件（合同）管理記錄目錄》
2、《文件檔案移交目錄》
3、《檔案移交清單表》
4、《檔案借閲審批單》
5、《檔案分類編號表》
6、《檔案管理流程》文件（合同）管理記錄目錄記錄編號:日期：
序號文件（合同）編號標題需抄送的相關部門接收原/復接收人備註部門移交目錄記錄編號:日期：
序號文件（合同）編號標題名稱頁數原/復備註移交單位移交人日期收件單位日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執一份。
記錄編號:移交性質檔案類別合計移交説明接收意見檔案移交清單表日期：
□離職□調崗□歸檔檔案所屬年度保管期限數量永久長期短期移交人：
為規範和加強公司安全生產檔案（台賬）、記錄管理工作，確保各項安全生產檔案（台賬）的準確和完善，通過安全生產檔案（台賬）的記錄、整理和歸檔，不斷增強安全管理工作的針對性、系統性和可追溯性、閉合性，提高公司安全生產監督管理水平，結合公司實際，特制定本制度。
1、安全生產檔案（台賬）：是指各部門、項目部全生產管理過程中形成的具有保存價值的各種文件資料、圖像、聲像、電子等不同形式的歷史記錄。
2、數據電文：是指以電子、光學、磁或者類似手段生成、發送、接收和儲存的信息。
3、公司安全管理部負責公司安全生產檔案（台賬）的綜合管理工作，對各項目部、各部門安全生產的檔案管理工作進行監督、檢查。負責根據公司的相關規定擬定公司安全記錄歸檔和保管、使用、統計等相關規章制度。負責公司各類安全生產記錄的分類、編號和備案工作。
4、各部門分別負責本部門職責範圍內的安全生產檔案（台賬）管理工作。統一使用公司制定的格式進行安全生產記錄。
5、各項目部負責本項目部安全生產檔案、記錄管理，填寫、收集、整理、保管、利用本項目部在安全生產管理活動中形成的各類記錄。
6、各項目部的安全生產管理部門及各職能部門按照本單位的《安全生產管理體系文件》及相關制度履行相應職責。
7、安全生產委員會或安全生產領導小組人員名單及變動記錄。
8、安全生產組織機構、安全生產管理網絡圖等。
9、安全生產責任制度、安全生產管理制度（雲南省安全生產條例規定的11項制度必須建檔）等文件。
10、與工種崗位和設備工具相對應的安全操作規程和使用規程。
11、上級有關安全生產監督管理部門制定和下發的制度性文件、通知、通報等。
12、安全管理人員花名冊、相關人員證書（含三類人員證書、註冊安全工程師等相關資格證書）。
13、年度安全生產工作總結和計劃、階段性專項安全生產工作總結。
14、安全生產責任書、安全生產責任目標分解、執行、考核記錄。
15、安全生產教育培訓台賬包括以下方面內容：
16、安全宣傳教育培訓計劃（含特種作業人員教育）、學習、活動資料；
17、危險化學品管理人員花名冊及相關身份證明、資格證書；
18、根據安全生產工作需要，臨時組織的各類會議，包括傳達貫徹上級文件，收看收聽電視電話會議通知、記錄、紀要等；
19、重大危險源的檢測、評估、監控報告或記錄；
20、針對重大危險源制定的應急預案，包括危險性分析、可能發生的事故特徵、應急組織機構與職責、預防措施、應急處置程序、應急培訓和應急保障等內容；
21、重大危險源監督管理：名稱、負責人、地點（部門）、聯繫人、聯繫方式；
22、職業健康目標管理和責任制，單位負責人及管理人員職業衞生培訓證明（複印件）；
23、職業健康管理制度，職業病防治法律、法規、規範、標準、文件；
24、年度職業健康計劃和實施方案，個人防護用品發放（使用）記錄，職業健康宣傳教育培訓記錄（培訓計劃、培訓考核記錄、宣傳圖片、紙質和攝像資料）等；
25、用人單位職業監護檔案，職工個人職業健康監護檔案，接觸職業危害人員登記表及體檢記錄（上崗前、在崗、離崗時的職業健康檢查表），職業病人登記表，職業病人診斷證明等；（如果有）
26、相關方單位資質及簽訂的安全協議（合同）、安全告知等；
27、相關方特種作業人員資質證明（複印件）；
28、外用工、外包工等外來務工人員的教育記錄；
29、專業安全檢查、季節性檢查、重大節假日安全檢查記錄及考核記錄（或安全檢查表）；
30、專項安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；
31、日常、綜合性安全檢查及考核記錄（或安全檢查表）；
32、隱患檢查記錄、隱患排查治理（計劃）登記表；
33、重大事故隱患治理方案，包括以下內容：安全事故隱患的類別、所屬工藝、地點、影響範圍及程度、治理的目標和任務、採取的方法及措施、經費和物資的落實、負責治理的責任人和部門（或單位）、治理的時限和要求、安全措施和應急預案、本單位專業技術人員（或專家）對重大事故隱患治理情況的評估報告；
34、其它與安全檢查、隱患排查工作有關的記錄。
35、生產安全事故管理檔案包括以下方面內容：
36、按事故處理“四不放過”原則，進行處理的相關記錄。
37、安全工作費用投入過程中相關票據複印件等。
38、《安全生產、職業健康及消防工作責任書》規定的其它台賬。
39、法律法規規定的其他需要記錄、建立台賬的內容。能夠證明安全生產過程管理的其他記錄資料等。
40、安全生產檔案（台賬）紙質文件材料應齊全完整，字跡清晰，日期明確，籤認手續完備；
41、各項目部要求確定專人負責安全生產檔案（台賬）的記錄、收集和整理；
42、各項目部安全生產檔案（台賬）應分類存檔，按時間順序（以年度為界），每年年終將安全生產檔案（台賬）裝訂成冊；
43、檔案（台賬）以數據電文形式存在的，應當符合《中華人民共和國電子簽名法》（20xx年修正）的相關要求。
44、各部門、各項目部記錄管理人負責收集、整理、保存本單位、本部門的安全生產記錄（記錄管理人由單位、各部門根據崗位職責進行確定），填寫“在檔記錄清單”；
45、記錄的填寫要及時、真實、內容完整、字跡清晰，不得隨意塗改；如因某種原因不能填寫的項目，應説明理由，並將該項用雙斜槓劃去；
46、各相關欄目負責人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原記錄，應採用雙斜槓劃去原記錄，在其上方寫上更正後的記錄，加蓋或簽上更正人的印章或姓名及更正日期；
47、記錄填寫應與運行活動同步進行，不得後補或編造。
48、各部門負責本部門的運行記錄的發放；記錄發放範圍僅限公司範圍內；記錄發放部門應填“發文記錄”，記錄的接收部門應填“收文記錄”。
49、記錄表格需經部門負責人同意後，方可使用或複製，並由各部相關部門記錄管理人負責登記發放。
50、各部門的記錄需借閲或複製者要經相應部門負責人批推，由各部門相關記錄管理人登記備案。
51、記錄如超過保存期限或其他特殊情況需要銷燬時，由各相關部門記錄管理人填寫《文件銷燬申請單》，交部門負責人審核，經安全管理部確認，由記錄使用部門標記過期或執行銷燬。同時在“在檔記錄清單”上註明銷燬的項目、方式、數量等信息。
52、對於保存期限內需向其他移交或提供的運行記錄，除應在“記錄清單” 上註明移交或提供記錄項目、數量等信息外，還應填寫“文件移交清單”接收移置運行記錄的部門應在“運行記錄移置清單”上簽字確認。
53、各部門、各項目部需指定記錄管理員，記錄管理員必須把單位所有記錄分類，依據記錄的類型整理、標識，便於查閲並可追溯相關活動。
54、記錄應存放於通風、乾燥的地方，所有記錄保持清潔，字跡清晰。不得丟失或破壞、防止泄密。
55、文書檔案保管期限按照公司相關文件管理規定或《國家檔案局關於機關檔案保管期限的規定》要求的《文書檔案保管期限表》執行。
56、公司安委辦對各項目部安全生產檔案（台賬）的建立情況，定期進行監督、檢查，檢查時間為每年度至少一次。
57、按照公司《安全生產、職業健康及消防工作責任書》涉及安全生產檔案、台賬、記錄管理工作的內容進行檢查考核。
蒙田範文網