為了將公司檔案納入規範化管理，特制訂本制度。
1、檔案管理內容：公司將規劃、方案、各級文件、內部規章制度、董事會、股東會及重要會議材料、人事資料、信用材料、合同、工資檔案、學習材料、發言材料、技術資料、設備資料、各級報告、榮譽證書、土地、房產資料等具有可查性或參考價值的文件資料歸檔管理。各部門內部形成的文件、規定、資料等應主動整理好提交公司檔案室存檔，以便備查，整理事記等。
2、檔案登記：檔案室建立檔案登記簿，將所有檔案詳細分類登記，分類管理。存檔者須在登記簿上簽名，方可將資料入檔，否則檔案管理員不予接受。
3、檔案的查閲：
(1)任何人查閲檔案，如需在檔案室內短時間查閲可不打借條；如需在檔案室之外查閲使用，必須打借條方可借給。每次最長時間不得超過五天。
(2)公司各部門經理及相當於此級別以上管理人員查閲檔案可通過檔案管理員直接辦理查閲手續。其他人員需查閲檔案時，必須有本部門經理以上管理人員書面證明，方可到檔案管理員處辦理查閲手續。如遇特殊情況，必須由綜合管理部經理批准證明方可查閲。
4、檔案的保護：
(1)查閲者必須愛護檔案，保持整潔，嚴禁塗改，注意安全和保密。
(2)嚴禁擅自翻印、抄錄、拷貝、轉借，更不得遺失。如確實需要抄錄和複製，必須由總經理簽字的批准申請方可抄錄或複製。
(3)微機室及有電腦的部門嚴禁為無總經理簽名(複印簽名視為無簽名)的檔案資料(特別是技術、設備、標準資料)打印、拷貝或複印。否則，對責任人每次罰款200元。
(4)任何檔案嚴禁帶出公司大門。如確因外出加工配件等須攜帶有關技術資料或圖紙，必須由分管經理簽字批准，保衞方可放行。否則，如被保衞查出未經分管經理批准蓄意帶出者，須查明原因報綜合管理部，並每次對當事人罰款200元-XX元。如保衞未查出，被帶出公司以外而造成損失的，除對當事人罰款外，由當事人承擔一切損失，同時對責任保衞失職罰款100元。未造成損失的，除對當事人罰款外，對責任保衞失職罰款50元。
5、公司購買設備時的隨機技術資料、説明書、裝箱單等，員工外出學習時發放的學習資料，聘請師傅提供的技術資料、設備資料等，申請購買的技術資料等，必須在到達公司24小時到檔案管理員處辦理登記存檔手續，否則每拖延24小時對責任人罰款50元。
6、需長期借出專人使用的，必須由專用人員寫出書面借條，報總經理簽名批准後借出，並由檔案員辦理登記手續。專用人員必須妥善保存，嚴禁外傳、泄露祕密。否則，視情節輕重罰款1000-10000元，並承擔公司一切損失。
7、人力資源科將公司人事資料、員工罰款資料建立微機檔案，進行微機管理，並確保查詢打印的資料完整準確無誤。
8、檔案管理員每年1-2月份對公司上年度在微機內存貯的規劃、規章制度、人事資料、合同、協議、工資檔案、學習材料、發言材料、技術資料、報告等具有可查考價值的文件資料分類整理拷貝，標明名目後，存檔備查。
安全文件和檔案管理制度
1.目的
為了規範安全生產文件檔案的管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學性，使其為今後工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。
2.適用範圍
本制度適用於公司與安全生產有關的文件檔案的管理。
3.職責
3.1. 安全檔案文件由公司行政管理部對安全檔案的管理，並負責監督檢查和考核。
3.2. 公司行政管理部安全管理人員負責公司安全管理文件檔案的收集、歸檔和保管。
4.內容
4.1. 安全生產文件檔案內容如下：
4.1.1. 國家有關安全生產法律法規、標準規範及其他要求。
4.1.2. 上級主管部門安全生產文件、批覆文、領導指示材料及會議資料等。
4.1.3. 公司安全生產文件、安全生產管理制度、安全操作規程、安全會議記錄材料、安全學習資料、領導指示材料等。
4.1.4. 安全生產工作計劃、總結、報告等。
4.1.5. 各種安全活動記錄、安全管理台賬、事故報告、安全通報等。
4.1.6. 供應商、承包商相關材料。
4.1.7. 安全設施檢測、校驗報告、記錄等。
4.1.8. 安全、職業衞生評價報告。
4.2. 歸檔流程
4.2.1. 文件資料應根據其相互聯繫)本站○(、保存價值分類立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映安全生產主要情況，以便保管和利用。
4.2.2. 應根據文件資料的重要性，案時間永久、長期和短期等三種進行時間整理，分類歸檔。
4.2.3. 公司在每年2月底前對上年度的文件資料進行歸檔，統一保存。
4.2.4. 各種文件資料按一定特徵進行排列和系統化，應層次分明，編寫頁碼，填寫卷內文件資料目錄。
4.2.5. 不同價值，不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷。
4.3. 檔案保管
4.3.1. 檔案應入櫃上架，科學排列，避免暴露和捆紮堆放。
4.3.2. 應採取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞。
4.4. 檔案借閲
4.4.1. 文件資料檔案借閲，必須借閲手續，借閲當案要注意保護，不得丟失、損壞、塗改，要如期歸還，到期不能歸還者，要説明情況，並辦理續借手續。
4.4.2. 借閲的檔案要注意保密，未經許可，不得隨意公開、發表或轉借他人；
4.4.3. 歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，並在借閲登記本上註銷。
4.5. 檔案保密制度
4.5.1. 檔案管理人員必須認真貫徹執行有關保密的規定，嚴格執行公司保密制度；
4.5.2. 檔案管理人員不得借工作之便，私自將祕密檔案帶出庫房或給無關人員查閲；
4.5.3. 檔案管理人員不得在公共場所和私人信件中泄漏公司機密；
4.5.4. 入庫檔案，應妥善保管，定期核對。外借檔案，及時催還；
4.5.5. 外單位利用檔案必須憑單位介紹信，並經領導批准方可進行；
4.5.6. 嚴禁向廢品收購單位出賣檔案文件資料，銷燬檔案必須嚴格遵守鑑定銷燬制度；
4.5.7. 提供利用檔案，要嚴格執行借閲制度，注意保密；
4.5.8. 進入檔案室須經檔案管理人員同意，其他人員不得入內。
4.6. 檔案保存年限
文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。
4.7. 檔案銷燬
對於過期並失去保存價值的文件資料，經公司行政管理部領導批准，可以定期銷燬，必要時做好銷燬記錄。
5. 本制度自下發之日起執行。
一、統計檔案包括：統計台帳、統計年報及統計調查、統計分析、文件等有保存價值的統計資料。
二、統計檔案屬國家所有，任何人不得據為已有，統計人員因工作變動時，必須移交所有統計檔案資料。
三、統計檔案要有專人負責，並嚴格遵守檔案管理的有關規定，統一編號、統一格式裝訂，保管期限按照國家檔案管理制度的有關規定執行。
四、統計檔案嚴格執行統計檔案資料的保密制度，不準外借，不準私自帶回家中，不準損壞丟失。
五、統計檔案要及時整理歸檔，並妥善保管。
為不斷加強學校檔案的保管、保密和利用工作，根據依法治檔的原則，特制訂如下制度：
一、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》，以及其它有關檔案工作的規定。
二、凡已入檔的各類檔案，須經統一分類登記、編目、科學管理，妥善存放，並制訂案卷目錄等索引查詢工具。
三、設立檔案庫，配置專業存檔箱櫃，切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防蟲等安全防範工作，定期檢查保管情況，確保檔案安全，做到無丟失、無黴變、無蟲蛀、無差錯。
四、對已過保管期限，需銷燬的檔案材料，要清理造冊，報校領導批准。
五、檔案責任人應嚴格遵守國家工作人員保密守則，非檔案工作人員未經許可，不得擅自進入檔案室。
六、屬保密範疇內的檔案，利用者須報經校領導同意後方可查閲，查閲檔案時與利用目的無關的章節，請勿翻閲或摘錄。
七、凡有需查閲檔案者，查閲時不得把案卷拆散、塗改、損毀或轉讓他人。
八、利用者如須摘錄、複印有關檔案，一般的經檔案員同意，重要的機密檔案須經校領導批准後方可摘錄。
九、外來人員需利用本單位檔案的，需持單位介紹信，並註明利用目的，經校領導同意，方能查閲。
十、做好檔案利用記錄工作，檔案員有權向利用者收集利用效果；利用者有義務向檔案室反饋利用效果。
十一、檔案工作人員對檔案材料要定期全面檢查，發現問題應及時改進。
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一、職責
1、公司檔案管理工作實行公司(含公司職能部門)、管理處和部門三級管理制度。
2、公司行政人事部經理、管理處經理、部門主管分別負責公司、管理處和部門檔案管理工作，分別對公司、管理處和部門工作過程中產生的文件資料及與本部門工作相關的其它文件進行管理和控制。所有檔案立卷、歸檔後分別由公司行政人事部和管理處統一實行管理。
3、公司財務檔案由公司財務部依據相關法律法規建立和完善，其立卷、歸檔、管理工作由公司財務部經理負責管理和控制。
二、管理內容與方法
1、立卷歸檔
公司應立卷、歸檔的文件資料包括：
⑴證照資料：包括營業執照、税務登記證、法人組織機構代碼證、收費監審證，以及公司開辦、年檢、變更等有關資料。
⑵規章制度：包括公司制定和修改的全部制度、規定、辦法、細則等。
⑶行政資料：包括公司內部文件、總公司與各管理處往來文件，公司與政府行政主管部門和單位往來公文、公函、批覆等文件，公司與其它公司、單位和個人業務往來文件，公司發出的決定、通報、紀要、重要通知、會議記錄等。
⑷合同資料：包括公司訂立的各類合同及合同訂立、履行、變更、終止及合同糾紛處理過程中產生的有關資料。
⑸工程技術資料：包括公司工程技術項目實施過程中產生的設計、施工圖紙、設備資料等。
⑹照片、聲音資料：包括反映公司發展歷程和重大活動的有關攝影、錄音、錄像、光盤資料。
⑺其他需歸檔的文件資料。
管理處應立卷、歸檔的文件資料包括：
⑴公示資料：包括公司營業執照、税務登記證、法人組織機構代碼證、收費監審證等有關證照資料，項目物業服務合同、管理規約、服務內容、服務標準等資料。
⑵規章制度：包括公司和管理處制定和修改的全部制度、規定、辦法、細則等。
⑶客户資料：包括客户綜合、彙總資料等。
⑷物業資料：包括物業項目竣工總平面圖，單體建築、結構、設備竣工圖，配套設施、地下管網工程竣工圖等竣工驗收資料；
包括共用設施設備清單及安裝、使用和維護包阿姨那個等技術資料；
包括供水、供電、供氣、供熱、通信、有線電視等准許使用文件；
包括物業質量保修文件和物業使用説明文件；
包括物業服務所需的其它資料。
⑸服務資料：包括客户報修、維修和回訪記錄、徵求客户物業服務建議意見記錄、住宅裝飾裝修巡查記錄、客户繳費收費統計、記錄等客户服務資料；
包括房屋共用部位維修養護記錄、共用設施設備巡查維護保養維修記錄、突發設備故障演練記錄等工程服務資料；
包括秩序維護各崗位詢查檢查登記記錄、安全防範監控記錄、安防設施巡查檢查記錄、車輛機動有序通行和停泊記錄、治安和安全防範突發事件應急演練記錄等秩序維護服務資料；
包括消防安全巡查檢查記錄、消防安全整改通知、消防安全控制記錄、消防安全突發事件應急演練記錄等消防安全服務資料；
包括物業公共區域清潔保潔工作記錄、清潔保潔巡查檢查記錄、清潔衞生消毒消殺記錄等清潔保潔服務資料；
包括園林綠化養護管理服務資料等。
⑹行政資料：包括公司內部文件、總公司與各管理處往來文件，管理處與政府行政主管部門和單位往來公文、公函、批覆等文件，管理處與其它公司、單位和個人業務往來文件，管理處發出的決定、通報、紀要、重要通知、會議記錄等資料。
⑺照片、聲音資料：包括反映管理處發展歷程和重大活動的有關攝影、錄音、錄像、光盤等資料。
⑻其他需立卷、歸檔的文件資料。
部門應立卷、歸檔的文件資料：
管理處各部門應根據管理處應立卷、歸檔的文件資料結合各自物業服務實際建立、健全和完善物業服務檔案資料，認真做好各項物業服務管理工作台賬，並及時立卷和送交管理處歸檔管理。
部門因物業服務工作需要建立的檔案，其立卷、歸檔管理工作由各部門主管負責管理和控制。
客户資料，包括客户服務資料(如通知、合同、協議等)、客户裝修資料等由客户服務部分户立卷和歸檔，其立卷、歸檔管理工作由客户服務部主管負責管理和控制。
2、立卷歸檔要求
⑴各類文件應分別立卷，按年、按類裝訂成冊；
⑵文件的正文與附件、底稿等應歸案在一起，保持檔案資料的完整性；
⑶立卷歸檔的文件應便於查找；
⑷文件有標題的，應在目錄中列上標題。無標題的，應根據文件內容擬定標題，並標上方括號以示立卷人加的標題；
⑸案卷封面要用毛筆或鋼筆填寫清楚，對破損文件應加以裱糊；
⑹照片、聲像、磁盤檔案需用文字標明內容、時間、地點。
3、檔案的使用
⑴各部門因工作需要需查閲、借閲檔案，應經查閲人、借閲人主管領導批准；
⑵查閲、借閲檔案，要填寫查閲、借閲登記簿，查閲、借閲後應及時歸還。查閲人、借閲人對所查閲、借閲的檔案應妥善保管，防止遺失、泄密和污損，不得抽換、塗改、勾畫、拆散和轉借，不得擅自複製；
⑶外單位借閲、查閲公司檔案(含管理處檔案、部門檔案)，需經公司總經理同意。
4、檔案銷燬
⑴檔案保存期限，由公司行政人事部負責統一管理。專業性檔案(如財務檔案、工程技術檔案、客户檔案等)的保存期限按照國家有關制度執行；
⑵對超過保存期限、失去保存價值的檔案，由檔案管理部門負責人提出銷燬申請，報公司總經理批准；
⑶銷燬檔案時，應認真清點，由2名以上監銷人員監銷。監銷人員由公司行政人事部經理指定。銷燬後，由銷燬經辦人和監銷人員在銷燬記錄上簽字；
⑷對已銷燬文件，應制定目錄清冊存檔。
5、檔案管理
⑴公司、管理處應建立檔案登記、統計制度。檔案收進移出、銷燬必須在流水帳簿上登記；
⑵檔案管理人員離職或調職，必須與接任人員辦理移交手續；
⑶檔案管理人員對保存的檔案應根據需要進行全面或重點檢查，平時注意檔案的保存情況，發現問題，及時報告解決；
⑷檔案管理應注意防火、防黴、防盜、防蟲、防鼠、防光、防潮、防塵等工作；電子存檔應注意防病毒、防磁、防潮、防擠壓，並注意温度適宜；
⑸立卷的檔案應分類放入檔案盒存放。
6、檔案移交
⑴由部門負責管理的檔案不移交，公司行政人事部、管理處定期對部門負責管理和控制的檔案進行檢查；
⑵由部門負責按年度立卷、歸檔的檔案資料，部門應在每個自然年度結束後1個月內，將立卷、歸檔的檔案資料交該檔案管理部門管理和控制；
⑶負責管理、控制和保管檔案的員工離職或調離工作崗位時，應將有關檔案資料按要求整組卷後，與行政人事部負責人、部門負責人一同進行檔案移交，移交給本部門負責人或接崗人；
⑷檔案移交時，移交人應填寫移交清單一式三份，交接雙方按清單核對交接，並在移交清單上簽字。移交清單由移交人、接交人、公司行政人事部或管理處各執一份。
三、責任
員工違反檔案管理制度有下列行為之一者，公司視情節輕重依據《員工手冊》給予處罰：
1、損壞、丟失公司檔案的；
2、擅自提供、銷燬公司檔案的；
3、塗改、偽造檔案的；
4、不按制度立卷、歸檔或不按期移交檔案的；
5、檔案管理人員玩忽職守，造成公司檔案損、損毀的；
6、其它嚴重影響檔案立卷、歸檔和管理的。
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