一、總則
為加強公司會計檔案的科學管理，特制定本辦法。
二、會計檔案的界定和主管
會計檔案是指公司會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算材料。
財務部為會計檔案主管部門。
財務部建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閲和銷燬等管理制度。
公司接受上級財政機關和檔案業務機關的業務指導、監督與檢查。
三、會計檔案管理
財務部對每年形成的會計檔案，按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年會計檔案，在會計年度終了後，可暫由財務部保管1年。期滿後原則上編造清冊移交公司檔案部門。
檔案部門接受保管的會計檔案，原則應當保持原卷冊的封裝；個別需拆封重新整理的，會同財務部和經辦人共同拆封整理，以分清責任。
會計檔案應妥善保管、存放有序、查找方便，嚴格執行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。
公司內查閲會計檔案要按規定辦理手續。上級機關或外單位需要查閲的，要經公司領導批准，且派專人陪同閲看；原件不得借出。
下屬單位（分、子公司）撤併，會計檔案應隨同轉移到上級控股公司或指定部門，並辦理好交接手續。
各種會計傑案的保管期限，可分人永久、定期二類，詳見會計檔案保管期限表。保管期限從會計年度終了後的第一天起算。
會計檔案保管期滿，需要銷燬的，由公司檔案或財務部提出銷燬意見，並嚴格審查，編造會計檔案銷燬清冊，報經主管批准後銷燬。對尚未了結的債權、債務和法律糾紛涉及的原始資料，應單獨抽出、另行立卷，直至案件結束為止。
由財務和檔案部門共同派員監銷。會計檔案銷燬前，監銷人應認真清點核對：銷燬後在銷燬清冊上簽名，並將監銷情況上報有關領導。
四、附則
本辦法由財務部會同檔案部門解釋、執行，經總經理批准頒行。
一、會計檔案範圍
按國家《會計檔案管理辦法》規定的範圍執行。
二、會計檔案整理
公司形成的會計檔案，由會計部門按照檔案管理的要求，整理、裝訂成冊並由裝訂人員登記保管清冊。
1、會計憑證每月進行整理裝訂，封面所列項目要填寫齊全。
2、年終打印輸出全年各類帳簿，整理裝訂成冊，編寫頁碼，填寫目錄，封皮所列項目要註明單位名稱、年度、帳目名稱、單位負責人、會計負責人、裝訂人等。
3、會計報表年終按月排序裝訂成冊，封面所列項目要填寫齊全。
4、其它會計核算資料應分類整理，加封面裝訂成冊。
5、按年度編制會計檔案清單。內容包括：會計檔案名稱、數量、號碼和會計檔案移交人、保管人。
三、會計檔案保管
1、實行專人管理。會計憑證、會計賬簿、會計報表由會計部指定專人負責保管，電子帳套備份由財務部經理負責保管。
2、財務檔案開放部分為上年和本年，超過兩年的財務檔案全部封存。
3、電腦財務帳套開放部分為上年和本年，超過兩年的財務帳套加密封存。密碼由財務部經理保存。
4、會計檔案專管人員必須嚴格執行保密制度，保證會計檔案的安全，嚴防毀損、散失和泄密。
5、更換會計檔案專管人員時應按規定辦理會計檔案管理工作交接手續。
6、嚴禁將會計檔案帶出公司，對於須將會計檔案帶出公司查閲的，必須經主管財務的副總經理批准。
四、會計檔案查閲
1、嚴格會計信息、會計檔案的保密制度，除經主管財務的副總經理批准外，任何部門和個人不得向其他單位或個人提供公司財務會計信息，或借閲會計檔案。有違反者按公司保密制度管理辦法處理，嚴重者追究法律責任。
2、除國家規定的外，會計檔案不對外借閲，如遇特殊情況，外部單位需查閲會計檔案，或需要複製、翻錄、抄錄等，必須經主管財務副總經理批准，並做好詳細的登記。
3、兩年以上的財務檔案查閲須經主管財務的副總批准，並做好詳細的登記。
4、會計檔案在查閲過程中，不許在會計檔案上做任何記錄、勾、劃和塗改，拆散原卷冊，更不能抽撤單據。
五、會計檔案銷燬
1、會計檔案按國家《會計檔案管理辦法》規定的保管期限進行保存，任何人不得隨意銷燬。
2、會計檔案保管期滿，需銷燬時，由財務部經理提出銷燬意見，會同總經辦共同鑑定，編造會計檔案銷燬清冊，由公司總經理批准後銷燬。
3、對於未了結債權債務的會計檔案，應另行立卷建檔，由會計檔案保管人員保管到結清為止。
一、為了加強會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整，根據《中華人民共和國會計 法》《中華人民共和國檔案法》及《會計檔案管理辦法》的規定，結合本公司的實際情 、況，制定本制度。
二、本制度適用於公司檔案部門和財務部門的會計檔案管理工作。
第二章 會計檔案管理部門及人員 一、檔案部門和財務部共同負責會計檔案管理工作的開展和協調。
二、公司檔案部門和財務部指定專門人員作為會計檔案員負責會計檔案的保管工作。
檔案員 應具備愛崗敬業、認真負責、耐心細緻、熟悉相關法律法規、持有《會計從業資格證》 等條件。
三、按照不相容崗位分離的原則，出納員不得兼任會計檔案員。
第三章 會計檔案歸檔的範圍 一、會計憑證 （一) 原始憑證 1、自制原始憑證 (1） 一次憑證。
如入庫單、出料單、支付申請單等； (2) 累計憑證。
如限額領料單等； (3) 彙總原始憑證。
如發料憑證彙總表、收料憑證彙總表、現金收入彙總表等； (4) 記賬編制憑證。
如購貨發票、收據等。
（二） 記賬憑證 二、會計賬簿。
包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助賬等。
三、財務會計報告。
包括資產負債表、利潤表、現金流量表、所有者權益變動表（新的會計 準則要求在年報中披露） 、附表及會計報表附註和財務情況説明書。
四、其它會計核算資料。
凡與會計核算機密相關的， 由會計部門負責辦理的有參考價值的數 據資料。
如：經濟合同、銀海餘額調節表、財務數據統計資料、財務清查彙總資料、核
定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷燬清冊等。
實行會計點算化單位存貯在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計核算資料均應 視同會計檔案一併管理。
第四章 會計檔案的整理和裝訂 一、會計檔案的整理立卷。
會計年度終了後，對會計資料進行整理立卷。
會計檔案的整 理一般採用“三統一”的辦法，即：分類標準統一、檔案形成統一、管理要求統一，並 分門別類按各卷順序編號。
（一） 分類標準統一 一般將財務會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他。
（二) 檔案形成統一 案冊封面、檔案卡夾、存放櫃和存放序列統一 (三） 管理要求統一 建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立 卷，其他零星資料按年度排序彙編裝訂成冊。
（四） 會計檔案的裝訂。
會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他 文字資料的裝訂。
1、會計憑證的裝訂 一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔。
（1） 會計憑證裝訂前的準備工作 a. 分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全； b. 按憑證彙總日期歸集（如按上、中、下旬彙總歸集）確定裝訂成冊的本數； c. 摘除憑證內的金屬物（如訂書針、大頭針、回形針） ，對大的張頁或附件要摺疊成通記 賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閲保持數字完整； d. 整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發現卻號要查明原因。
再檢查附件有否漏 缺，領料單、入庫單、工資、獎金髮放單是否隨附齊全； e. 記賬憑證上有關人員（如財務主管、複核、記賬、制單等）的印章是否齊全。
（2） 會計憑證裝訂時的要求： a. 用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應該使用棉線，在左上角打上三個針眼，實行三眼一 線打結，結釦應是活的，並放在憑證封皮的裏面，裝訂時儘可能縮小所佔的部位，使記 賬憑證及其附件保持儘可能大的顯露面，以便於時候查閲； b. 憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印製，封面規格略大於所附記賬憑證； c. 裝訂憑證厚度一般 1.5 釐米，方可保證裝訂牢固，美觀大方。
（3） 會計憑證裝訂後的注意事項。
a. 每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章； b. 在封面上編好卷號，按編號順序入櫃，並要在顯露處標明憑證種類編號，以便於調閲。
2、會計賬簿的裝訂 各種會計賬簿年度結賬後，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應按時整理立卷。
基本要求是： (1) 賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各個賬户是否相符，帳頁數是否齊 全，序號排列是否連續；然後按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬户目錄、該賬簿按 頁數順序排列的帳頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。
（2） 活頁賬簿裝訂的要求： a. 保留已使用過的帳頁，將帳頁數填寫齊全，去除空白頁和撤掉帳頁夾，用質好的牛皮紙 做封面、封底，裝訂成冊。
b. 多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業務、同類帳
頁裝訂在一起。
c. 在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編號卷號，會計主管人員和裝訂人員（經辦人）籤 章。
（3） 賬簿裝訂後的其他要求： a. 會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角，錯頁、掉頁、加空白紙的現象。
b. 會計賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋有關印章。
c. 封面應齊全、平整，並註明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為 總賬、現金日記賬、銀海存(借)款日記賬、分户明細賬。
d. 會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現金日記賬全年按順序編制卷號；總賬、各類明 細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。
3、會計報表的裝訂 會計報表編制完成及時報送後， 留存的報表按月裝訂成冊謹防丟失。
小公司可按季裝訂 成冊。
第一，會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數，上邊和左邊對齊 壓平，防止折角，如有損壞部位修補後，完整無缺地裝訂；第二，跨級報表裝訂順序為：會 計報表封面、會計報表編制説明書、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的 封底；第三，按保管期限編制卷號。
第五章 會計檔案的移交 財務會計部門在將會計檔案移交本單位檔案部門時，應按下列程序進行： （一) 開列清冊，填寫《會計檔案移交單》 （二） 在賬簿使用日期欄填寫移交日期 (三） 交接人員按移交清冊和交接清單項目核查無誤後簽章。
第六章 會計檔案的歸檔保管 一、公司檔案部門和財務部專門指定檔案室或檔案櫃存放會計檔案。
保管地點應具備完善的 防潮、防黴、防蛀、防火、防盜等條件。
當年的會計檔案在會計年度終了後，可暫由財務部保管一年，期滿後移交檔案部門保管。
二、會計檔案的保管要求 （一) 會計檔案室應選擇在乾燥防水的地方，並遠離易燃品堆放地，周圍應備有適應的防 火器材； （二） 採用透明塑料薄膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞； （三） 會計檔案室內應經常用消毒藥劑噴灑，經常保持清潔衞生，以防蟲蛀； （四） 會計檔案室保持通風透光，並有適當的空間、通道和查閲地方，以利查閲，並防止 潮濕； （五） 設置保管清冊（附表 5） ，嚴防毀壞損失、散失和泄密； (六） 會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。
會計檔案保管專員負責全部會 計檔案的整理、立卷、保管、調閲、銷燬等一系列工作。
三、機構變動或檔案管理專員調動時， 應辦理交接手續， 由原管理人員編制會計檔案移交清 冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接受。
四、會計檔案的保管期限 按其特點可分為永久性和定期性兩類。
凡是在立檔單位會計核算中形成的， 記述和反映 會計核算的， 對工作總結、查考和研究經濟活動具有長遠利用價值的會計檔案， 應永久保存。
定期保管期限分為 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年 5 種。
會計檔案的保管期限，從會計年 度終了後的第一天算起，如：1996 年年度終了日為 12 月 5 日，保管期限按 1997 年元月 1 日開始計算。
為了全面反映會計檔案情況，上檔部門應設置“會計檔案備查表”及時記載會計檔案的
保存數、借閲數和歸檔數，做到心中有數、不出差錯。
第七章 會計檔案的借閲使用 一、會計檔案為本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經總經理、財務負責人批 準。
二、外部借閲會計檔案時， 應持有單位正式介紹信、經總經理、財務總監或財務經理批准後， 方可辦理借閲手續；單位內部人員借閲會計檔案時，應填寫《會計檔案借閲申請表》 。
經會 計主管人員或單位領導人批准後，辦理借閲手續。
檔案庫管員應登記《檔案借閲登記表》 ， 將借閲人姓名、單位、日期、數量、內容、歸期等情況登記清楚。
三、借閲會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記，拆散員卷冊，也不得塗改抽換、攜帶外出 或複製原件（如有特殊情況，須經領導批准後方能攜帶外出或複製原件） 。
四、借出的會計檔案，會計檔案管理專員要按期如數收回，並辦理註銷借閲手續。
第八章 會計檔案的銷燬 一、會計檔案保管期滿，需要銷燬時由本單位檔案機構會同會計機構共同編寫《檔案銷燬申 請表》 ，提出銷燬意見，會同財務會計部門共同鑑定、嚴格審查，編造會計檔案銷燬清冊。
二、機關、團體、事業單位和非國有公司會計檔案要銷燬時，報本單位領導批准後銷燬；國 有公司經公司領導審查，報請上級主管單位批准後銷燬。
三、會計檔案保管期滿，但其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由 檔案部門保管到結清債權債務時為止；建設單位在建設期間的會計檔案，不得銷燬。
四、銷燬會計檔案時前，應按會計檔案銷燬清冊所列的項目逐一清查核對；各單位銷燬會計 檔案時應由檔案部門和財會部門共同派員監銷； 各級主管部門銷燬會計檔案時， 應由同級財 政部門、審計部門派員參加監銷；財務部門銷燬會計檔案時，應由同級審計部門派員參加監 銷；會計檔案銷燬後經辦人在“銷燬清冊”上籤章，註明“已銷燬”字樣和銷燬日期，以示 負責，同時將監銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報本單位領導，一份歸入檔案備查。
1、產生目的
為保證公司文件的完整，便於查找利用，做好收集、立卷、保管、借閲、統計等工作，特制定本制度。
2、適用範圍
適用於公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。
3、正文
3.1 文件資料的收集
3.1.1 收集範圍
凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項：
上級來文
（1） 上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料及上級機關頒發的要求公司執行的文件；
（2） 上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。
公司文件材料
（1） 會議文件，包括本公司重要會議形成 的文件和領導的講話稿等；
（2） 公司發佈（包括轉發）的各種正式文件的簽發稿、印製稿、重要文件的修改稿；
（3） 公司的請示與上級批覆文件，下級單位的請示與公司的批覆文件；
（4） 公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告；
（5） 反映公司業務活動和科學技術管理的專業文件材料；
（6） 公司檢查下級單位工作，調查研究形成的重要文件材料；
（7） 公司的統計報表、統計分析材料（包括計算機盤片等）、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；
（8） 公司黨、團和內部組織機構在工作中形成的重要文件材料；
（9） 公司領導人在公務活動中形成的重要信件、電報、電話記錄；從外單位帶回公司有關的未經文書處理登記的文件材料；
（10）公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料；
（11）公司成立、合併、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料；
（12）公司的歷史沿革、大事記、年鑑、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；
（13）公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料；
（14）公司幹部任免（包括備案）、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、黨員、團員、幹部、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、退職、退休等工作及幹部獎懲等文件材料；
（15）公司員工轉移工資、行政、黨、團組織介紹信及存根；
（16）公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊；
（17）公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本；
（18）公司簽訂的各種合同、協議等材料；
（19）公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；
（20）各種普查工作中形成的文件材料。
3.1.2 收集中應注意的問題
公務電報要同其他文件材料一起收集立卷。
正文和附件要同時收集。
一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。
作者、時間、數字模糊不清和簽發手續不全、張頁殘缺的文件，一經發現要補充完整後再立卷歸檔。
有領導重要批示意見的文件處理單，應隨文件一起存檔。
有請示無批覆的文件，應當查明原因，採取補救措施補齊，沒有書面文件的，應註明情況，並加蓋公章。
用鉛筆、圓珠筆或複寫的文件底稿，應退回文件撰稿單位複製。
經多方查找，證明確實已丟失的文件，應用公用信箋寫上文件名稱，註明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。
3.2 立卷歸檔
3.2.1 公文立卷應根據其相互聯繫、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便於保管和利用。
3.2.2 文件材料的分類
應先按文件材料的重要性，在收藏時間上分為永久、長期、短期三種，然後依據事先編好的立卷類目，從文件材料的聯繫中採取相應的措施進行分門別類。
3.2.3 立卷分工
各單位形成的文件，自行立卷；
下級單位報來的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷；
上級單位頒發的專業性文件，由承辦單位立卷；非專業性文件，由辦公室立卷。
3.2.4 歸檔
各單位於4月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統一存檔（人事檔案、財務檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負責管理）。
各種文件、資料，按一定的特徵進行排列和系統化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內文件目錄。
不同價值、不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷。
卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閲。
3.3 檔案保管
3.3.1 檔案必須入框上架，科學排列，便於查找，避免暴露或捆紮堆放。
3.3.2 膠片、照片、磁帶要專櫃密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
3.3.3 底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。
3.3.4 庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或複製。
3.4 檔案借閲
3.4.1 借閲檔案必須當面查點清楚，並辦理借閲手續。借閲的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、塗改，要如期歸還。
3.4.2 借出的`檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閲。
3.4.3 借閲時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要説明情況，辦理續借手續。
3.4.4 歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，並在借閲登記簿上及時註銷。
3.4.5 凡需借閲、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批准，否則一律不準借閲、抄錄、複印。
3.4.6 底圖一般不予外借。
3.5 檔案銷燬
對於過期並失去保存價值的文件材料，經公司領導批准，可以定期銷燬。
3.6 檔案統計
3.6.1 銷燬祕密公文，應進行登記，有2人監督，保證不丟失、不漏銷。
3.6.2 要及時對檔案數量、鑑定情況、利用情況進行統計。
3.6.3 除按上級主管部門的要求及時填報統計資料外，還應做好檔案統計的基礎工作。
3.6.4 統計數字要準確真實。
3.6.5 對永久、長期、短期保存的文件資料分別進行統計，以便反映檔案的不同價值和庫存發展趨勢。
3.7 檔案保密
3.7.1 檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。
3.7.2 不得傳播、議論有關機密問題。
3.7.3 檔案資料不準帶到公共場所。
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