第一章總則
為了加強會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整、及時，根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》的規定，結合本公司實際情況，制定本辦法。
第二章會計檔案管理部門
1、公司檔案主管部門和財務部門共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。會計檔案的具體管理工作由財務部門負責，由財務部門指定專人負責在專門地點保管。保管地點應具備完善的防潮、防黴、防蛀、防火、防盜等條件。
2、財務部門及公司內部有關的分公司、子公司，必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閲和銷燬等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閲、嚴防毀損、散失和泄密。
第三章會計檔案歸檔的範圍
1、會計憑證。包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證彙總表、記賬憑證、記賬憑證彙總表，涉及對外對私改造資料，銀行存款（借款）對賬單及餘額調節表等。年度終了都必須按照規定歸檔。
2、會計賬簿。包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。
3、財務報告。包括《會計制度》規定和主管部門臨時通知編報的主要財務指標快報，月、季、年度會計報表，報表附註及財務情況説明書。上級主管部門對報告的批覆及社會審計的審計報告。
4、其它會計核算資料。凡與會計核算緊密相關的，由會計部門負責辦理的有參考價值的數據資料。
5、增值税專用發票和普通發票。
第四章會計檔案的整理
會計年度終了後，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。
1、會計憑證。
（1）按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統一登記案卷目錄，每月立卷一份。
（2）分散裝訂：根據憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。
（3）裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
2、會計賬簿。
各種會計賬簿辦理完年度結賬後，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。
（1）會計賬簿在辦理完年度結賬後，只在下一行的摘要欄填寫“結轉下年”字樣，不填其它內容。
（2）會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數，核對各個賬户賬面是否齊全，是否按順序排列。
（3）活頁賬簿去空白頁後，將本賬面數項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規格的活頁賬不得裝訂在一起。
（4）會計賬簿的裝訂順序：
會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬户目錄→按本賬簿頁數順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底。
（5）裝訂後的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。
（6）賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。
（7）裝訂後，會計賬簿的脊背應平整，並註明所屬年度及賬簿名稱和編號。
（8)會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存(借）款日記賬、分户明細賬、輔助賬。
3、會計報表。
會計報表編制完成並按時報送後，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統一歸檔保管。
第五章 會計檔案的歸檔保管
1、當年的會計檔案在會計年度終了後，可暫由財務部門保管一年，期滿後存入檔案並由專人保管。
2、會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調閲、銷燬等一系列工作。
3、機構變動或檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。
第六章會計檔案的借閲使用
1、財務部建立會計檔案清冊和借閲登記清冊。
2、凡需借會計檔案人員，須經財務負責人或單位領導批准後，方可辦理調閲手續。
3、借閲會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。
4、借閲會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經單位領導批准需
需要複製會計檔案的，須經財務負責人或單位領導批准後方可複製。
第七章 各種會計檔案保管期限
1、會計憑證保管15年。
2、會計賬簿保存15年，其中現金和銀行存款日記賬保存25年。
3、會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。
4、發貨票保管5年。
第八章 會計檔案的銷燬
1、會會計檔案保管期滿，需要銷燬時由檔案部門提出銷燬清單，匯同財務部門共同鑑定後，編制會計檔案銷燬清冊，報經主管經理和上級主管部門批准後，方可銷燬。對其中未了結的債權、債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權、債務時為止。
2、按規定銷燬會計檔案時，應由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監銷，監銷人在銷燬會計檔案以前要認真清點、核對，銷燬後，在銷燬清冊上簽名蓋章，並將監銷情況以書面形式報告有關領導。
第九章 附則
1、本制度自頒佈之日起實施，未涉及情況按國家有關規定處理。
為進一步規範社區的檔案管理工作，根據社區檔案工作的實際情況，特制定社區檔案管理制度如下：
一、社區要設置一名檔案管理員（可兼任），負責社區各類檔案的歸檔整理工作。檔案管理員變動時，必須辦理交接手續，嚴格核實交接的檔案。
二、原始記錄材料堅持做到隨時發生、隨時記錄、隨時歸檔，因特殊原因漏記的。要及時補記。
三、每年3月底要將上一年度應歸檔的檔案材料按歸檔立卷要求整理、分類、裝訂，建立案卷目錄。
四、檔案要分類、有序存放，並按要求保持室內温濕度，做好防火、防盜、防蟲蛀鼠咬等工作，定期進行清點、核實，保持檔案完好。
五、嚴守檔案保密規定，未經社區負責人批准不得借閲、翻印。
六、社區工作者借閲檔案要履行手續，檔案不得塗改、勾畫、拆散，借閲後檔案要保持完好。
七、不需歸檔文件暫存一年後、保管期滿檔案經鑑定無保存價值的登記造冊，經社區負責人批准後方可到指定造紙廠銷燬，銷燬時兩人負責監銷並簽字，銷燬清冊要永久保存。
一、立卷、歸檔
第一條 各部門、各社團平時要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各部門、各社團的一項重要任務，必須認真做好。
第二條 各類文件材料由辦公室負責整理立卷、歸檔。辦公室對各部門、各社團文件立卷工作進行監督和指導，並做好應歸檔文件案卷的接收歸檔工作。
第三條 文件立卷歸檔範圍。凡是工作活動中形成的、辦理完畢、具有查考利用價值的各種文件（包括收、發文電，內部文件，各種會議文件，文件彙編，簿、冊、圖表，出版物原稿、磁盤等），均屬立卷歸檔範圍。
第四條 立卷的原則。遵循文件的自然形成規律，保持文件之間的歷史聯繫，區分文件的保存價值，便於保管和利用。
第五條 立卷方法。根據立卷原則、文件的分類，分年度、分級別、分問題、分保管期限的方法立卷。
1、分年度。將文件按其形成或針對的年度分開。
2、分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。
3、分問題。將文件按其內容所反映的問題分開。
4、分期限。根據文件的不同保存價值，將文件按不同的保管期限分開。
5、保管期限分為永久、長期、短期三種。
（1）永久保存。凡是反映部門、社團主要職能活動和歷史面貌的（例如章程、申請批文、社團成立申請書等）有長遠利用價值的文件，劃為永久保存。
（2）長期保存。凡是在相當長時間內部門、社團需要查考的文件，劃為長期保存。長期保存為15年至50年。
（3）短期保存。凡是在較短時間內部門、社團需要查考的各種文件，劃為短
期保存。短期保存為15年以下。
第六條 文件的組合。組合的基本作法如下：
1、法規性文件，如制度、辦法、條例、規定等一般按單一問題組合。同一問題的請示與批覆、轉發件與原件，應組合在一起。
2、會議文件應單獨組合。
3、統計、報表、名冊等各類表格文件，應組合在一起。
4、工作計劃、總結等文件，一般可按部門或社團名稱組合。
5、特殊性文件材料，可根據具體情況進行組合。
第七條 檔案袋內文件的。排列。檔案袋內文件應區分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在後。其它文件按文件的重要程度或形成時間先後排列。
第八條 文件歸檔份數。一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，需要辦理銷燬手續。
第九條 歸檔時間。部門或社團應於活動後一週內，將應立卷歸檔的文件整理立卷，向辦公室移交歸檔。
第十條 歸檔文件案卷的要求。部門或社團移交歸檔文件案卷，應符合下列要求：
1、歸檔文件齊全、完整。
2、每個案卷必須填寫案卷文件目錄、編件號、頁號、案卷封面，填寫時用中性筆或鋼筆書寫，字跡工整、清晰。
3、檔案袋的名稱要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份。
第十一條 案卷文件一式兩份，一份作為紙製文檔保存，另一份電子文檔保存在辦公室。
二、檔案的管理和利用
第十二條 辦公室按照社團聯合會對檔案管理的要求，對存放的各類檔案進行分類整理，分類保管，編制各類檢索目錄，搞好檔案的借閲利用、統計等工作。 第十三條 經鑑定失去保存價值需要銷燬的檔案，應經分管主席審查批准後，按程序進行檔案銷燬。
第十四條 辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結合”的原則。經常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進行修補、複製，保護檔案的安全與完整。
第十五條 檔案的利用。利用檔案人員，按規定辦理檔案利用審批手續與有關登記表，檔案用完後應及時歸還。
第十六條 借用檔案人員必須愛護檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自塗改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。歸還檔案時，辦公室人員要仔細檢查，發現對檔案有損壞或泄密者，應及時向分管主席報告，按有關規定處理。
第十七條 檔案室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認真負責，按規定提供利用。填寫好查閲檔案登記表。
第十八條平時彙集，按實際順序或內容分類、收集、整理，應保持文件、材料之間的來源、時間、內容方面的聯繫。若遇有上級漏發文件，應及時請求補發或取得複印件，以便存檔和查閲。
第十九條 確保文件、材料的安全，做好保密工作。
為進一步提高我辦檔案管理工作水平，根據《中華人民共和國檔案法》和省、市檔案主管部門的相關規定，結合實際，制定本制度：
歸檔範圍
一、市信息辦機關及各處室在公務活動中反映本機關職能活動、有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料，由綜合處負責收集、整理和歸檔。
二、各處室公文辦完後，應及時將公文定稿、正本和有關材料向綜合處移交。
三、財會、統計和固定資產登記等檔案，在會計、統計年度終了後，編造清冊，交由綜合處歸檔。
四、市信息化建設項目全過程檔案。
檔案保管
五、所存檔案應當分門別類、系統科學、內容完整。
六、辦理完畢的文書檔案資料，一般應以年為單位，在次年六月底前按規範格式立卷歸檔。
七、檔案管理員應當做好以下工作：
1、維護好檔案的安全，做好防盜、防火、防光、防塵、防潮、防鼠、防高温工作，對損壞、黴變、散失的檔案，及時採取修補、複製、收集等補救措施。
2、每季度對檔案進行檢查，發現問題及時向領導彙報，確保檔案安全與完整。
3、嚴格按規定辦事，對進出檔案室的檔案做到“五清”，即:登記清、清點清、檢查清、核對清、檔號清。
4、保持文檔室內清潔衞生，適時通風透光，保持適宜的温、濕度。
八、檔案管理員工作調整時，應履行交接手續。
檔案查閲
九、查閲檔案應當嚴格【】履行批准登記手續。
1、機關各處室、二級機構因工作需要查閲檔案資料，需經綜合處審核，分管領導批准；
2、外單位查閲檔案的，應持公函，並出示查詢人員有效證件，經綜合處審核，報分管領導批准後，方可查詢。
十、查閲檔案應在文檔室內進行，檔案材料不外借。
十一、查閲檔案的單位和個人不得擅自複印和拍照，因工作需要，經分管領導批准，方可複印、拍照。
十二、凡查閲檔案，不準在檔案資料上塗改、污損、抽拆、勾畫，不準在檔案材料上標註任何符號。歸還檔案時，檔案員必須進行檢查，如發現有損壞檔案的現象，應當追究查閲者的責任。
檔案保密
十三、認真貫徹實施 《保密法》，嚴格執行黨和國家的保密制度，維護檔案的完整與安全。
十四、未經許可，非檔案工作人員不得進入文檔室，不得翻閲檔案案卷。
十五、查閲涉密文件資料時，應報分管領導批准後方可查閲，不允許複印、拍照等任何形式的複製。確需複製的，須報單位主要負責同志審批，並嚴格按照《保密法》的相關規定執行。
十六、歸檔檔案不允許帶出文檔室以外。查閲檔案時，不得翻閲其它無關檔案。
十七、文檔室和檔案櫃應當隨時加鎖，確保檔案的安全。
十八、未經批准， 文檔管理員不得擅自提供、抄錄、拍照、公佈檔案內容。
檔案登記統計
十九、建立檔案統計台帳，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行登記和統計，做到及時準確無誤。
二十、按照有關規定，按時向檔案行政管理部門和專業主管部門的檔案管理部門報送檔案統計年報。
二十一、按時完成上級檔案行政管理部門部署的登記和統計任務。
檔案鑑定與銷燬
二十二、按照國家檔案局下發的檔案鑑定標準對本單位的所有行文進行鑑定。
二十三、檔案鑑定後，對沒有保存價值的文件 （即不歸檔的文件）和保存期滿的檔案才能進行銷燬。
二十四、凡需銷燬的檔案，應編制銷燬清冊，由辦領導批准後，方可在有保密資質的造紙廠銷燬。
二十五、批准銷燬的檔案，必須由兩人以上監銷，監銷人應在銷燬清冊上簽字，並註明銷燬方式和日期。特殊情況可暫緩銷燬。
二十六、因檔案管理人員責任心不強造成不良後果的，視情節給予處分。
市信息化項目檔案管理
二十七、市信息化項目檔案管理遵循《科學技術檔案案卷構成一般要求》(GB/T11822-2000)和《歸檔文件整理規則》(DA/T22-2000)相關規範。
二十八、綜合處統一受理項目建設單位的文檔報送和檔案管理，建設單位不得拒報、瞞報。對不按規定提交項目建設檔案的，市信息辦有權暫停該信息化建設項目後續工作，所有後果由項目建設單位負責。
二十九、根據《合肥市信息化項目管理實施細則》規定，信息化項目建設檔案包括：
1、項目申報材料：財政預算“一上”截止前，向市信息辦申報下一年度信息化專項資金的建設計劃和項目預算；申請立項報告及項目建設方案。
2、項目論證材料：項目建設方案。
3、項目立項材料：項目建設內容及預算簡表；項目正式批覆。
4、項目實施材料：項目建設合同；《合肥市信息化建設項目執行情況表》
5、項目驗收材料：技術報告、開發工作報告、測試報告、監理報告、用户報告、經費使用報告及建設合同要求提供的有關資料；項目驗收意見書。
6、經費支付材料：工程款支付情況
7、績效評估材料：自我評估和第三方績效評估報告
三十、信息化項目建設單位在報送項目紙質材料時，應一併提供電子版以供存檔。
一、總則：
（一）人事檔案：
1、學生會成員信息庫，由學生會祕書部定期更新；
2、學生會各部門成員（包括未入選者）簡歷，每學期開學初更新；
3、學生會幹部競選演講稿，幹部辭職報告；
4、學生會成員檔案數據庫，記錄校學生會各成員基本信息、各 項考核成績及評優結果，及各成員在校期間所獲各項榮譽。
（二）工作檔案：
1、學生會各部門各學期及各月工作計劃；
2、學生會各部門舉辦活動需要有相關文字材料備份，包括活動申請、活動開展、活動總結，並附活動圖片資料。
（三）文件檔案：
1、上級組織發佈的工作文件及通知；
2、上級組織對工作、活動的批示；
3、學生會內部文件及各項管理制度等文獻材料；
4、兄弟院校的發涵。
（四）會議記錄：
1、學生會全體成員會議記錄；
2、學生會主席團全體會議記錄；
3、職能中心會議記錄；
4、幹部級會議記錄；
5、部長級會議記錄；
6、幹事考核例會記錄；
7、其他重要會議和座談會等會議記錄。
（五）出版物檔案：
由學生會訂閲和編印的各種刊物、資料、論文集等。
二、實施細則：
（一）靜態管理條例
第一條 學生會檔案由學生會祕書部進行管理並保存於學生會辦公
室。
第二條 學生會檔案屬內部資料，不經允許，不得私自交於外界傳
閲
第三條 對於重要文件和有保密性質的文件需做好保密工作，未經
主席團許可，不得借閲。
第四條 定期檢查各項文件，如有遺失或缺少應立即向主席團報告，
事故責任人視情節輕重給予處罰。
第五條 借閲檔案必須經過主席團同意，否則不得借閲，未經批准
直接借閲者及當時辦公室值班人員視情節輕重給予處罰。借閲時需註冊登記：姓名，聯繫方式，借閲內容，借閲時間及歸還日期。
第六條 學生會的檔案由主席團和管理部門決定其使用和公佈，不
經上述機構相關負責人同意，任何組織無權使用檔案信息。
（一）動態管理條例
第一條 學生會各部門舉辦活動需要有相關文字材料備份，包括活
動申請、活動開展、活動總結，獲獎者名單，活動照片等資料，並及時上交學生會祕書部用於存檔。
第二條 學生會祕書部應該及時收取並更新校學生會各項檔案，包
括人事檔案、工作檔案、文件檔案、會議檔案、出版物檔案並存放於校學生會辦公室，整理資料時按照檔案的生成年份及文件類別進行分類整理，合理放置，使所有文件系統化，以方便借閲及管理。
第三條 由組織部負責記錄校學生會成員成長過程，錄入校學生會
成員各項考核成績及評優結果，並於定期考核例會上公佈；記錄各成員在校期間所獲各項榮譽，如月之星、優秀幹事、優秀幹部等，以便製作各成員校學生會工作證明。
（一）檔案安全保密制度
1、檔案管理人員必須遵守保密守則，要嚴守祕密，嚴防泄密、失密。
2、檔案管理人員要嚴格執行檔案的查借閲手續，借出的檔案要及時歸檔、核實。
3、檔案管理人員要增強保密觀念，經常檢查設施安全保密情況；離開檔案室時，必須鎖好文件資料櫃，關好門窗。
4、銷燬檔案要登記造冊，經分管副局長簽字批准後方能進行，銷燬時要有監銷人，並履行簽字手續。
5、檔案室內嚴禁吸煙，以防火災。
（二）檔案保管制度
1、檔案室屬機要重地，外人不得隨便進入。
2、保持室內衞生整潔，檔案分類排放、排列整齊。
3、切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防高温、防強光等工作，室內禁止存放易燃易爆等危險物品。
4、檔案管理人員要熟悉庫藏情況，對庫藏檔案和資料的保管情況定期進行檢查核對，做到帳物相符。
5、未經批准，任何人不準將檔案帶出庫房，更不準私自摘抄、外傳。
（三）檔案利用制度
1、檔案管理人員應熟悉所藏檔案的情況，完善檔案檢索工具，及時準
確地提供檔案利用服務。
2、市水利局本單位工作人員因工作需要，可查閲本部門形成的檔案。查（借)閲局會議記錄，必須經局辦公室主任批准後方可查閲。查(借）閲局黨務資料，須經局黨總支書記或局機關支部書記批准後方可查閲。
3、查閲檔案須填寫《檔案借閲登記表》，未履行登記手續，檔案管理員可拒絕查閲。
4、外單位查閲本機關檔案，必須持有單位介紹信，並經分管辦公室的局領導批准後方可借閲。
5、查閲檔案時，嚴禁塗改、圈劃、抽換、批點、污損、拆卷或增刪檔案內容，不得吸煙。
6、歸還檔案時，檔案管理員要認真檢查清點檔案的完好狀況，及時記載檔案的利用情況。
（四）立卷歸檔制度
1、凡是水利局機關從事各項業務工作，所形成的具有參考利用價值的各種內容、形式和載體的文書材料，均屬立卷歸檔範圍。任何科室和個人都無權扣壓和銷燬必須歸檔的文件材料。
2、歸檔時間。文書檔案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷歸檔工作。會計檔案一般在會計年度終了一年後移交給財務管理站保管。工程技術檔案一般在工程項目竣工驗收後，由水利科負責收集、整理後移交檔案室，集中管理。各科室聲像檔案要注意隨時歸檔備份，每年12月提供局檔案室存檔。
3、立卷歸檔的要求。歸檔的文件材料要保持它們之間的歷史聯繫，區分保存價值，分類整理立卷，案卷標題簡明扼要，目錄頁號編制準確，便於保管和利用。凡局機關形成的各類文件材料，歸檔應為原件，且要求做到完整、準確、系統，存檔時由檔案管理人員審查核定。
4、各業務科室向局檔案室移交的文檔要有清單，歸檔時，必須履行交接手續，交接雙方及監交負責人應分別在清單上簽字，以備查考。
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