1、認真學習檔案工作有關文件和基本知識，努力提高檔案人員自身政治思想素質，業務素質，認真接受上級領導檢查，不斷改進工作。
2、收集教職員工在教育管理，教學實踐和教學研究活動中產生的具有保存價值的文字，圖表，聲像等不同載體的文件材料。
3、做好各類檔案和資料的。接收，徵集，整理，編目，鑑定，保管，銷燬和統計工作。
4、管理好檔案，切實做好防潮、防濕、防蛀、安全工作。
5、嚴格保守檔案機密。防止人為散失、泄密和缺損，確保檔案完整、安全。
6、各種檔案資料每學期和學年完後進行整理，裝訂成冊，編號入庫保管。
7、各種檔案資料包括行政管理工作、文化建設工作、教職工管理工作、教育教學工作、衞生保健工作、財務後勤工作、家長社區工作、和幼兒綜合情況等需建檔案資料，要求字跡清楚，儘量保留原始狀況。
8、凡入檔資料任何人不得隨意取走和塗改，如需查閲歸檔資料，須經園長批准。查閲資料只能在檔案室，不能帶走。孫耿學區國小幼兒園大事記載
檔案室是學校檔案存放的重要場所，因此必須採取必要的措施，以保證檔案資料的儲存和安全，為強化對檔案資料的科學管理，特制定以下制度：
1、檔案室鑰匙要專櫥保管，不準隨身攜帶，門窗要及時關閉上鎖。
2、檔案室櫃具要編制順序號，排列整齊，便於工作。
3、非本室工作人員不得擅自進入，因工作需要進入時，要由本室工作人員陪同。
4、注意檔案室內外的温、濕度，定期分析、積累資料，要根據室內外的温、濕度情況，隨時通風，除濕降温。
5、檔案室要有數量充足的消防器械，工作人員要熟練地掌握使用方法。室內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃品及其它物品。
6、室內要經常打掃，櫃具要定期擦拭，隨時放置防蟲、防鼠藥品，保持室內外清潔衞生。
7、對檔案資料的`借出歸還，要有嚴格的檢查登記制度。
(一)幹部人事檔案材料收集制度
1、嚴格按照中組部《幹部人事檔案材料收集歸檔規定》，明確收集範圍，認真做好乾部人事檔案材料的收集與補充工作；
2、檔案工作人員要積極主動地與幹部人事檔案材料形成部門取得聯繫，及時掌握形成幹部人事檔案材料的信息，主動地索要應歸檔的人事檔案材料；
3、幹部人事檔案材料的形成部門，應在形成正式材料後的一個月內，將材料送交校檔案館人事檔案室歸檔；
4、檔案工作人員對收集的幹部人事檔案材料，要認真進行核對，對缺少的材料要逐一進行登記，及時催要，對不符合歸檔要求的材料，要及時通知形成檔案材料部門補送材料或補辦手續，形成材料的部門要按規定認真辦理；
5、對不屬於歸檔的材料要及時退回材料形成部門。
(二)幹部人事檔案材料鑑別、歸檔制度
1、嚴格把好乾部人事檔案材料“入口關”，對收集的檔案材料要認真鑑別，嚴格審核；
2、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料；
3、歸檔材料必須齊全完整、真實、文字清楚、對象明確、手續完備，有承辦單位的簽章或個人署名，有形成材料的日期；需經組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字後方能歸入檔案；
4、殘缺不全、頭尾不清、不符合歸檔要求的材料，不能歸入檔案，不屬於歸檔範圍的材料不得擅自歸檔；
5、幹部人事檔案材料應統一使用16開紙（19×26.5釐米），材料左邊應留出2—2.5釐米的裝訂邊，不得使用圓珠筆、鉛筆或紅色及純藍色墨水和複寫紙書寫，不得用計算機打印簽名；
6、凡屬於應歸入幹部檔案的材料，應按照中組部《幹部檔案整理工作細則》進行整理立卷，零星檔案材料每兩年裝訂入卷一次。
（三)幹部人事檔案查(借）閲制度
1、查（借)閲幹部人事檔案必須是中共黨員，並填寫《查閲幹部檔案審批表》，由查閲單位負責人簽字，檔案館領導審批後，方可查(借）閲；
2、任何個人不得查閲或借用本人及其直系親屬的檔案；
3、查(借)閲檔案時，檔案工作人員應根據規定，確定是否提供或是確定提供材料的範圍，凡與查閲內容無關的材料，不得翻閲，並對提供查閲的檔案進行登記；
4、查閲人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄露或擅自向外散佈檔案內容；
5、查閲人員未經許可，不得擅自摘錄或複製檔案內容；
6、查閲人員必須愛護檔案，嚴禁在檔案材料上塗改、圈劃、批註、抽取、增添、撤換、損壞檔案；違反者應視情節輕重，予以批評教育，直至紀律處分；假公濟私者，按違犯《中華人民共和國檔案法》處理；
7、檔案一般不外借，特殊情況須借用時，要説明理由，經檔案館領導批准，嚴格履行借閲手續，方可借出，借閲檔案一般不超過15天，並不準擅自複製、抄錄及轉借他人；不準攜帶檔案材料進入公共場所參觀、遊覽、探親訪友。
(四)幹部人事檔案轉遞制度
1、轉遞幹部人事檔案必須做到及時、準確、安全；
2、幹部因工作調動或職務變動檔案轉出，檔案工作人員在接到調檔函後，經人事處簽章及檔案館領導審批後，一個星期內將檔案轉給新的主管單位；
3、轉出的檔案必須完整齊全，並按規定進行認真的檢查、整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出；
4、轉遞檔案必須按統一規定的《幹部檔案轉遞通知單》的項目詳細登記，嚴密包封；
5、幹部檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取，嚴禁郵寄或交本人自帶；
6、轉出的檔案逾期一個月未收到回執的，應發函或打電話詢問，以防丟失；
7、收到轉遞來的檔案，經檢查核對無誤後，應在回執上簽名蓋章退回發檔單位。
(五)幹部人事檔案檢查核對統計制度
1、建立檔案工作台帳登記制度，做到勤檢查、勤核對，每年全面檢查核對統計一次檔案，發現問題及時解決；
2、提供利用後的幹部人事檔案，入庫前要認真檢查，仔細核對，確認無誤後方可入庫；
3、幹部檔案轉出或轉入時，要認真對照目錄檢查核對，防止張冠李戴放錯卷或缺少材料；
4、整理好的幹部人事檔案入庫前，還要逐卷逐份逐頁進行檢查核對，發現差錯及時糾正。
(六)幹部人事檔案的保管、保密制度
1、嚴格遵守黨和國家的保密法規，認真履行職責，嚴格照章辦事，做好乾部人事檔案的保管保密工作；
2、非檔案工作人員一律不得進入庫房；
3、檔案工作人員要嚴格執行查(借)閲檔案審批手續，不得擅自擴大檔案的利用範圍，不得將檔案私自帶出檔案室或私自借給他人：
4、認真做好防盜、防火、防潮、防高温、防塵、防蟲鼠、防光、防有害生物等“八防”工作；
5、嚴禁吸煙，保持庫房的清潔和庫內適宜的温濕度（温度14℃—24℃、相對濕度為45% —65%）；
6、堅持庫房檢查制度，每週檢查一次，防止不安全因素髮生，發現異常情況，應及時採取措施，確保檔案安全；
7、堅持值班制度，下班前檔案要入庫，關好門窗，切斷電源；
8、嚴禁個人私自保存任何人的檔案材料；
9、檔案工作人員調動時，必須嚴格履行交接手續；
10、對違反保密制度造成失、泄密事件的單位和個人，應視情節輕重，根據《中華人民共和國檔案法》第二十四條規定給予處罰。
(七)人事檔案管理人員職責
1、熱愛本職工作，忠於職守，認真負責保管好教職工人事檔案，為國家積累檔案史料；
2、建立人事檔案台帳，及時收集、鑑別、整理幹部檔案材料，及時報送省管幹部檔案材料；
3、嚴格執行檔案管理規章制度，認真辦理人事檔案的查(借)閲和轉遞；
4、及時登記教職工職務、工資變動情況；
5、為學校及有關部門提供教職工情況；
6、維護人事檔案的完整與安全，做好人事檔案的保密保護工作；
7、調查研究全校人事檔案工作情況，制定和修訂規章制度，搞好人事檔案的業務建設和業務指導；
8、完成領導交辦的其他事項。
1目的
為更好的掌握物業公司管轄的物業、設備、設施的現狀，確保物業、設備、設施管理工作的統一，完整的完善建立物業檔案。
2適用範圍
適用於東莞市xx物業管理有限公司各類物業、設施、設備的綜合管理工作。
3職責
3.1檔案管理員直接向行政主管負責。
3.2檔案管理員負責檔案的保存、借閲、資料錄入工作。
3.3檔案管理員每一個月更新一次檔案資料。
3.4各部門主管每月將變更的資料整理交檔案管理員。
4檔案存放位置
4.1電腦保存一份電子文檔。
4.2xx四樓資料室。
5檔案管理員
5.1行政人事部
6檔案編號規則（見附件1）
7部門檔案內容
7.1行政部:公司營業執照、合同、資質證書、人事檔案資料、辦公用品、法律文件。
7.2財務部:財務資料、合同。
7.3保安部:警戒器材、合同。
7.4環保部:清潔器材、綠化器材、合同。
7.5工程部:設備、合同、證書、圖紙、工具儀表。
7.6物業部:建築物、車輛、業主資料、合同。
8檔案管理制度
8.1檔案資料保管由專人負責，任何人不得擅自開啟資料櫃和移動檔案櫃內資料。
8.2如須借閲檔案資料，需到管理員處登記後方可借閲，借閲完後管理員檢查無損壞放回原文件夾中。
8.3資料借閲只能在檔案室內查看，不能損壞的塗改資料，否則追究借閲人責任。
8.4資料借閲必須是部門主管以上人員，只能借閲本部門資料，如需借閲其它資料必須經總經理批准同意。
8.5檔案室必須保存兩份資料:一份為歷史資料檔案，一份為借閲資料。
8.6工作需要複印資料的只可複印本部門資料，必須做好登記。
8.7檔案管理員必須保證資料的完整及完好，如有損壞必須立即進行更新。
8.8檔案管理員必須每月對資料進行一次更新，更新後的資料必須放於本文件的首頁。
8.9檔案管理員制定文件檔案總目錄，以及每個檔案文件目錄放於文件的首頁便於查找。
8.10變更合同資料需另行存放至少保存一年以上。
9相關文檔
9.1《檔案編號規則》
10修訂及實施
10.1本規定由全公司各部門實施，行政人事部進行監督。
10.2本規定修訂權在公司。
10.3本規定從二零零四年六月一日實行。
第一條為了規範公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
第二條檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細緻地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第三條歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔範圍。
2、凡屬歸檔範圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用於報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存複印件。
4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦後均要及時歸檔；以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業務活動中涉及金融財税方面的資料，由財務部保存原件；屬於人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬於工程建設方面的，由規劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的複印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務部及合同執行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。
7、在歸檔範圍內的其他資料，由經辦人整理後連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可複印或複製，歸檔範圍外的由各部門自行保管。
第四條檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱櫃，並具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便於查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，瞭解利用者的需求，掌握利用規律。
7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。
8、經確定需銷燬的檔案，由檔案管理員編造銷燬清冊，經公司領導及有關人員會審批准後銷燬。銷燬的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
第五條檔案借閲制度
1、檔案屬於公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批准不得借閲。
2、借閲檔案資料，須經檔案保管部門負責人批准。閲檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批准。
3、借閲檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過一週，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批准。
5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閲時間、借閲單位或借閲人，以便查閲和催還。
6、借閲檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或複印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閲，必須借閲的要經分管副總經理同意，必須外借的，由總經理審批。
第六條二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，必須保留的儘量留複印件，其餘資料交綜合管理部統一保存。
一、檔案保管制度
1、檔案實行專人管理。嚴格保管檔案室門、櫃鑰匙，不得帶至辦公室外，非檔案管理人員不得隨便開啟檔案室門、櫃。
2、不得利用工作之便私自摘錄、擅自為他人查閲檔案，不得向外傳播和介紹檔案、資料內容及存放位置等情況。
3、科學管理檔案，檔案查閲完畢，隨時歸還原處；檔案按保管期結合年代排列存放，資料按類別排列存放。
4、檔案櫃進行統一編號，自門口開始從左至右，自上而下編號，並插上查找案卷指引卡。
5、維護檔案安全，每個櫥櫃必須保持整潔，並放置防黴去蟲劑。
6、檔案人員調動工作時，應在離職前辦理交接手續。
二、檔案保密制度
1、檔案工作人員必須嚴格遵守紀律，保守祕密，不得擅自擴大檔案利用範圍，不得泄露檔案內容。
2、嚴格檔案借閲制度，健全手續，做到萬無一失。
3、不利於保密的地方不得存放機密文件和資料。
4、不得擅自摘錄、複製檔案內容，不得私自將文件和檔案帶回家中和公共場所查閲。
三、檔案管理員的主要任務
1、負責學校文書、教學、教育、後勤等材料的收集、整理、保存、統計、利用工作。
文書檔案:是指上級文件及學校在實際工作中形成的文件材料。
教學檔案:是指學校及教師個人在全部教學活動中形成的文件材料。
教育檔案:是指學校對學生進行教育管理中形成的文件材料。
後勤檔案:是指學校的基礎建設、生產、科研等方面形成的。材料。
2、凡學校工作中形成的具有保存價值的文件材料，均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔。任何部門和個人不得擅自處理。
3、學校綜合檔案的歸檔時間:文書、檔案材料每年四月份進行立卷歸檔；教學、教育檔案材料每學年結束後立卷歸檔。後勤檔案在工作結束後立卷歸檔。
4、卷內文件應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果；發文應有定稿、印本、附件；來往文書應有請示、批覆；處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處理結果。
5、卷內文件排列要正文在前，附件在後；印本在前、底稿在後；批覆在前，請求在後。各類案卷均要填寫卷內目錄。卷內文件要編寫張次號。歸檔的文件材料字跡清楚，紙質優良、簽署完備。不準用鉛筆、圓珠筆和複寫紙書寫，並拆除卷內金屬物。
6、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱，能反映卷內文件內容，政治上無誤，文詞上簡明確切。封面要用正楷字填寫，字跡要工整清潔。
7、文件材料歸檔後，檔案人員應本着便於保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統記，做到排列有序，並按年代和保管期限編號。
四、檔案借閲制度
1、外單位查、借檔案，必須持單位介紹信，審明查檔案原因，經本單位分管檔案領導批准後可准予查閲。
2、本單位人員查閲涉入本單位的有關檔案，須經領導批准後方可查閲。
3、查、借檔案者必須認真填寫借閲登記簿。
4、查借檔案者要愛護檔案，不準在卷內塗改、勾畫、撕拆、抽取檔案。
5、查閲檔案一律在本單位內查閲，原件一般不得借出，如特殊情況需外借者，須經領導批准，限三天內歸還，並辦理借閲登記手續。
6、檔案歸還時，檔案工作人員應清點無誤後簽收，發現問題要查明原因，報領導處理。
五、檔案立卷歸檔制度
1、本部門在工作活動中形成和使用的各種有保存價值的文件以及其它有關材料、錄章錄像帶、照片、文電等應立卷歸檔。
2、必須按本部門立卷歸檔分類方案，將各種有保存價值的文件材料收集齊全完整，由檔案人員和各室分別立卷。
3、每年將有保存價值的文件材料，按照“年度――機構――問題”和文件形成規律和特點，保持文件之間的有機聯繫，分類準確，合理組卷。
4、立卷要做到書面材料規範，排列順序正確，目錄、頁碼清楚，標量確切簡明，保管期限劃分準確，案卷裝訂整齊美觀。
5、文書檔案在第二年九月底前立卷歸檔，其它門類檔案按有關規定按期歸檔。文書檔案應在第二年十月前移交檔案室，其它門類檔案的移交按有關規定執行。
6、各處室歸檔的案卷必須編制移交目錄，向檔案室移交，交接雙方按移交目錄清點核對，並履行簽字手續。檔案室對接帳的案卷要進行質量檢查，及時登記，編目上架。
7、檔案室對文書檔案和其它門類檔案的立卷工作進行督促檢查與指導幫助。
六、檔案統計制度
1、建立、健全科學的檔案統計工作，準確地反映本單位檔案數量質量及其管理狀況。
2、建立檔案、資料、設備等實物統計工作和登記台帳，做到數字準確。
3、堅持做好檔案資料統計的基礎工作，做好平時原始數據登記工作，注意積累統計資料。
4、每年對全部檔案資料進行全面檢查，並做詳細記錄。
5、逐步實現統計工作完整性，統計分類標準化，統計基礎工作規範化。
一、檔案管理人員必須貫徹“以防為主，防治結合”的原則，做好檔案室的管理工作，落實防盜、防火、防光、防高温、防潮、防塵、防蟲、防鼠等措施。
二、檔案管理人員必須堅持值日值班制度，堅持每天下班前檢查門窗是否關好，電源開關是否關閉。對所保管的案卷，半年進行一次抽查，年終進行一次全面檢查。嚴禁在檔案室抽煙、吐痰。外來人員未經許可不得進入檔案室。
三、新接收的檔案資料，必須經過嚴格核查和消毒處理後才能進庫上架
四、值班人員必須做好檔案室內外温濕度記錄，做好温濕度的調節工作（標準温度為攝氏14—24℃，相對濕度為45%—60%）。
五、檔案室設施要經常進行檢查，壞了要及時報告或維修，保證各項設施完整正常。
六、保持檔案室的清潔衞生，堅持做到每週一小掃，每月一大掃。
1、外購配件入庫前，應由配件檢驗人員進行質量檢驗，並填寫配件入庫檢驗單，並經檢驗人員簽名。
2、入庫配件主要檢驗出廠合格證、質量保證書、外觀包裝和數量，禁止“三無”配件入庫。
3、不符合質量要求的配件，應由原採購人員負責退貨。
4、配件檢驗人員應及時向廠（公司）領導彙報供貨質量，以便調整供貨渠道。
5、外協加工件裝車前，必須由專職人員進行檢驗，對不符合技術標準的不得裝車，並由相關人員責成加工單位返工。
6、外購基礎件、外協加工件的檢驗資料應歸入車輛維修檔案。
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