為有效地保存制度,特製度《檔案鑑定、銷燬制度》。
一、必須建立由檔案工作分管領導、有關職能科室負責人領導和檔案員組成的檔案鑑定領導小組。定期對檔案進行全面和部分檔案的鑑定。
二、根據國家和有關部門規定,確定各類檔案的保管期限,正確劃分需要保密檔案的密級。
三、對檔案的全面鑑定每五年進行一次,對部分檔案根據實際需要確定。通過鑑定的檔案,必須寫出鑑定報告,註明鑑定意見和日期,並由鑑定領導小組負責簽名。
四、通過鑑定的檔案,力求達到保定期限準確,保管單位質量符合標準,對在鑑定中發現的問題,應及時責成有關部門和人員整改;對已超過保管期或失去價值的檔案,必須慎重處理,嚴格掌握,還有一定價值的檔案可暫封存,待觀察後再行銷燬。
五、對確定銷燬的檔案,應先造好清冊,提交銷燬報告,經有關領導審批後,報送檔案主管機關備案,在銷燬檔案時要嚴格執行有關保密規定。
六、要檔案的保管過程中,要切實做好檔案銷燬後的善後工作。
為了進一步加強檔案的安全保管工作,制定檔案管理制度如下:
1、嚴格執行檔案安全保管和保密工作責任制。管理人員對全校檔案的.保管和保密工作負責;
2、檔案管理人員必須嚴格執行檔案查借閲制度,履行借閲登記手續。“保密卷”等重要材料的借閲,必須審查審批權限是否符合規定的要求;
3、檔案管理員向檔案利用者提供、出具有關證明時,一定要以檔案材料原始記載為依據,不得弄虛作假,出具假證;
4、檔案管理人員切實做好防蟲、防鼠、防塵、防潮、防曬工作。保持室內清潔衞生。檔案室嚴禁吸煙,嚴禁將易燃易爆物品和私人物品帶入。定期檢查防火滅火系統、防盜系統、計算機檔案管理網絡系統;
5、檔案管理人員務必做到每天上下班對庫房門、窗、電源等進行安全檢查。做好節假日安全檢查工作,發現問題,及時處理;
6、借出的檔案材料務必定期歸還。借出的檔案材料,不得轉借他人,不得帶入公共場所;
7、非檔案管理人員,未經允許不得進入檔案室。
1、本單位工作人員因工作需要均可利用有關檔案。
2、利用檔案原則上只准查閲,不得外借,如有特殊情況需要借閲者,須辦理借閲手續,借閲時間不超過一週。
3、外單位需利用本單位檔案者,須持單位介紹信,説明利用目的,並經單位領導批准後才能借閲。
4、利用者必須絕對愛護檔案,不得隨意抽頁、塗改、圈劃、轉借。查閲時不得吸煙、喝茶。
5、利用檔案必須辦理登記手續,並及時向檔案員反饋利用效果信息。
1、貫徹執行檔案工作的政策和法規,熱愛本職工作,刻苦鑽研業務,不斷提高檔案工作水平。
2、負責對各部門檔案立卷的業務指導,做好各類檔案的接收、歸檔工作。
3、按照“六防”要求,做好庫房管理和檔案保管工作,定期進行檢查,保證各類檔案的完整安全。
4、按規定作好檔案的利用接待工作,並根據利用者要求做到熱情接待,詳細提供。
5、加強組織紀律,嚴守檔案祕密,嚴禁檔案信息私自外傳。
1、非本室工作人員,未經同意,不得進入庫房。
2、檔案室內不得存放與檔案工作無關的物品,並始終保持室內整潔。
3、按照防火、防塵、防盜、防潮、防光、防蟲鼠的要求,設置窗簾、樟腦精,配置氣體滅火機,適時進行庫房密閉通風等措施。
4、檔案裝具統一,存放排列整齊,箱(櫃)統一編號並標明所存檔案類別及年代。
5、定期清點核實存檔案,級差檔案褪變,破損情況,發現問題及時彙報、及時解決。