一、目的
更的的員工人事檔案妥善管理，的保守機密；人事檔案的完整，防止材料損壞，便於高效、有序的檔案資料，特制定本檔案管理辦法。
二、檔案管理內容
1、員工入職檔案：個人簡歷
員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定審批、筆試試題、身份證複印件、學歷學位證複印件、離職證明、合同及協議。
2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。
3、績效管理檔案：將員工績效考核資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關係，死亡等情形。
三、檔案規定
1、基礎管理
1．1原則：分類標準、歸檔、排列有序、層次清楚、整理規範。
1．2員工入職前，人力資源部對人事檔案的性、性核查，如有虛假，可不予錄用和解聘。
1．3對人事檔案按入職分類歸檔，按在職人員、離職人員整理，並登記於《入職員工人事檔案登記》（見附件一）《離職員工人事檔案登記》（見附件二），並在檔案前頁填寫人事資料的名稱及對檔案編號，人事檔案原則上是永久保存。
1．4當在職員工的資料有變動時（如學歷變動、身份證號碼變動、個人技術職稱變動、婚姻情況變動等），應將資料複印件交人力資源部歸檔，原件當場查驗。
1．5調動和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閲檔案。在其報到新崗位前，對調入或新的檔案都應登記。
1．6對員工考察、考核、培訓、獎懲的材料要收集、整理檔案的完整性，歸檔的材料鑑別，材料的、文字清楚、手續齊備。材料須經審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字後歸檔。
1．7員工離職檔案每月清查，存檔，檔案保存原則上三年後方可銷燬（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。
1．8人力資源部檔案員要注意檔案管理環境的清潔、整潔。
1．9檔案應分類編號存放，員工編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閲。
2、檔案的查、借閲
2．1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閲，只能在檔案室閲覽，外借；非保密級檔案因工作需要查、借閲，須填寫《查、借閲人事檔案單》（附件三），行政人力資源部經理批准後方可查、借閲。
2．2任何垮查、借閲人事檔案，下級員工查、借閲員工的人事檔案。
2．3公司級、行政人力資源部可直接查、借閲員工人事檔案。
2．4所有批准後借閲的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長），對借閲後到期未歸還者、歸還損壞、私自複印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的規定。
2．5人力資源部查、借閲登記，並在《人事檔案借閲登記本》簽字登記（附件三）。
3、查、借閲檔案注意
3．1塗改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。
3．2擅自複印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經行政人力資源部經理同意。
3．3查、借閲者擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。
4、檔案的銷燬
4．1公司任何個人和非經同意銷燬員工檔案資料。
4．2某些檔案到了銷燬期時，由人力資源部填寫《公司員工人事檔案銷燬審批登記》（附表五），經行政人力資源部經理批准後銷燬。
4．3經批准銷燬的人事檔案，人力資源部須核對，將批准的《公司員工人事檔案銷燬登記》和將要銷燬的人事檔案登記並歸檔，登記表永久保存。
四、制定、修訂、廢除與實施
本管理辦法經行政人力資源部經理批准後，由人力資源部實施，修訂和廢止亦同。
1 產生目的
為保證公司文件的完整，便於查找利用，做好收集、立卷、保管、借閲、統計等工作，特制定本制度。
2 適用範圍
適用於公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。
3 正文
3.1 文件資料的收集
3.1.1 收集範圍
凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項：
上級來文
（1） 上級機關召開的需要貫徹執行的會議的主要文件材料及上級機關頒發的要求公司執行的文件；
（2） 上級領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。
公司文件材料
（1） 會議文件，包括本公司重要會議形成的文件和領導的講話稿等；
（2） 公司發佈（包括轉發）的各種正式文件的簽發稿、印製稿、重要文件的修改稿；
（3） 公司的請示與上級批覆文件，下級單位的請示與公司的批覆文件；
（4） 公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結、報告；
（5） 反映公司業務活動和科學技術管理的專業文件材料；
（6） 公司檢查下級單位工作，調查研究形成的重要文件材料；
（7） 公司的統計報表、統計分析材料（包括計算機盤片等）、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料；
（8） 公司黨、團和內部組織機構在工作中形成的重要文件材料；
（9） 公司領導人在公務活動中形成的重要信件、電報、電話記錄；從外單位帶回公司有關的未經文書處理登記的文件材料；
（10）公司基本建設工程施工竣工、購置大中型設備的文件材料，公司直接管理的科研、建設項目的科技文件材料；
（11）公司成立、合併、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料；
（12）公司的歷史沿革、大事記、年鑑、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；
（13）公司制定的工作條例、章程、制度等文件材料；
（14）公司幹部任免（包括備案）、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、黨員、團員、幹部、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、退職、退休等工作及幹部獎懲等文件材料；
（15）公司員工轉移工資、行政、黨、團組織介紹信及存根；
（16）公司財產、物資、檔案等的交接憑證、清冊；
（17）公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本；
（18）公司簽訂的各種合同、協議等材料；
（19）公司外事活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；
（20）各種普查工作中形成的文件材料。
3.1.2 收集中應注意的問題
公務電報要同其他文件材料一起收集立卷。
正文和附件要同時收集。
一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。
作者、時間、數字模糊不清和簽發手續不全、張頁殘缺的文件，一經發現要補充完整後再立卷歸檔。
有領導重要批示意見的文件處理單，應隨文件一起存檔。
有請示無批覆的文件，應當查明原因，採取補救措施補齊，沒有書面文件的，應註明情況，並加蓋公章。
用鉛筆、圓珠筆或複寫的文件底稿，應退回文件撰稿單位複製。
經多方查找，證明確實已丟失的文件，應用公用信箋寫上文件名稱，註明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。
3.2 立卷歸檔
3.2.1 公文立卷應根據其相互聯繫、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便於保管和利用。
3.2.2 文件材料的分類
應先按文件材料的重要性，在收藏時間上分為永久、長期、短期三種，然後依據事先編好的立卷類目，從文件材料的聯繫中採取相應的措施進行分門別類。
3.2.3 立卷分工
各單位形成的文件，自行立卷；
下級單位報來的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷；
上級單位頒發的專業性文件，由承辦單位立卷；非專業性文件，由辦公室立卷。
3.2.4 歸檔
各單位於4月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統一存檔（人事檔案、財務檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負責管理）。
各種文件、資料，按一定的特徵進行排列和系統化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內文件目錄。
不同價值、不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷。
卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閲。
3.3 檔案保管
3.3.1 檔案必須入框上架，科學排列，便於查找，避免暴露或捆紮堆放。
3.3.2 膠片、照片、磁帶要專櫃密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
3.3.3 底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。
3.3.4 庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發現破損變質及時修補或複製。
3.4 檔案借閲
3.4.1 借閲檔案必須當面查點清楚，並辦理借閲手續。借閲的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、塗改，要如期歸還。
3.4.2 借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閲。
3.4.3 借閲時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要説明情況，辦理續借手續。
3.4.4 歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，並在借閲登記簿上及時註銷。
3.4.5 凡需借閲、抄錄絕密級重要數據資料，必須經公司領導批准，否則一律不準借閲、抄錄、複印。
3.4.6 底圖一般不予外借。
3.5 檔案銷燬
對於過期並失去保存價值的文件材料，經公司領導批准，可以定期銷燬。
3.6 檔案統計
3.6.1 銷燬祕密公文，應進行登記，有2人監督，保證不丟失、不漏銷。
3.6.2 要及時對檔案數量、鑑定情況、利用情況進行統計。
3.6.3 除按上級主管部門的要求及時填報統計資料外，還應做好檔案統計的基礎工作。
3.6.4 統計數字要準確真實。
3.6.5 對永久、長期、短期保存的文件資料分別進行統計，以便反映檔案的不同價值和庫存發展趨勢。
3.7 檔案保密
3.7.1 檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。
3.7.2 不得傳播、議論有關機密問題。
3.7.3 檔案資料不準帶到公共場所。
搞好檔案管理，充分發揮檔案的作用，為各項工作服務，是提高工作效率和工作質量的必要條件，也是維護單位歷史真實面貌的一項重要工作。
（一）教育學會的檔案由學會指定專人保管。除此之外的檔案，如文書檔案、業務檔案、財務檔案等，由檔案室統一歸檔保存。
（二）凡是本單位工作活動中辦理完畢的具有保存價值的各種材料均應歸檔。第一次歸檔時間為6月底7月初，第二次為12月至次年1月。
（三）檔案室保存的主要檔案目錄：
1、單位的工作計劃、工作總結。
2、單位的重要會議記錄。
3、重點調研活動的總結或調研報告。
4、綜合性教研活動、教改實驗、課題研究的材料。
5、各類培訓方案。
6、較重要的評選活動材料。
7、學期、學年個人總結考核表。
8、各類獲獎資料。
9、本單位人員情況資料。
10、各校和全縣學生學業成績統計資料。
11、上級指導性公文。
12、本單位其它重要公文。
（四）、借閲檔案時，不得在案卷上塗劃、刪改、剪插；外單位人員借閲檔案須憑介紹信經辦公室主任或單位領導同意。案卷一般不得帶出查案室。
第一條歸檔的文件材料必須完整、系統、準確，各項簽字手續完備。
第二條歸檔的文件必須字跡清楚、工整、紙張及文件格式負荷規範要求，書寫材料要適合長期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水及熱敏紙。
第三條歸檔文件應為原件。
第四條科技成果鑑定、基建工程驗收必須保存檔案的完整性。文件材料不完整、不繫統的不能通過鑑定、驗收。
第五條移交單位在正式移交前應對移交的文件材料進行組卷並編制移交目錄，雙方履行簽字手續
職責部門
1、院辦（人事行政部）負責院級文件檔案的管理工作。
2、部門（科室）指派專人兼任檔案管理員，負責部門（科室）檔案的日常管理工作。檔案管理人員變動須及時辦理交接並通知院辦（人事行政部）負責人。
3、院辦（人事行政部）負責指導與監督各部門檔案管理的實施情況。
4、部門（科室）負責人負責審批本部門（科室）普通文檔的借閲申請，其它文檔的借閲申請由總經理（院長）或指定負責人審批。
5、機密文件借閲、所有文件的複製及銷燬申請由總經理（院長）或指定負責人審批。
檔案收集、歸檔
1、凡醫院繕印發出的公文（含定稿和打印的原件與附件、批覆請示、轉發文件等），原件一律由院辦（人事行政部）統一歸檔管理，發文複印件按規定由收文部門各自歸檔。
2、各部門處理完畢或批存的文件材料，由部門文祕集中統一整理、歸檔。
3、一項工作分別由幾個部門（科室）參與辦理形成的`文件、決議，由主辦部門（科室）負責收集整理，交院辦（人事行政部）歸檔。
4、部門（科室）組織召開的工作會議紀要與有關材料由本部門（科室）收集、歸檔。
5、醫院召開的工作會議文件由院辦（人事行政部）收集、歸檔，並由會議組織部門（科室）指定專人將會議材料、聲像檔案等向院辦（人事行政部）辦理歸檔手續。
6、醫院員工外出學習、考察、調研、參加上級單位召開的會議等公務活動需將文件歸檔的，應及時交院辦（人事行政部）歸檔。
檔案立卷
1、檔案管理員應使用檔案盒（或文件夾）根據文件類型將檔案分別立卷，統一存放至檔案櫃中。
2、檔案立卷應使用歸卷用的“案卷類目”，“案卷類目”條文必須簡明確切。
3、案卷類目編制原則：含醫院全稱和經辦部門全稱，按上（醫院全稱）、下（經辦部門全稱）排版；根據文字量，也可以按左（醫院全稱）、右（經辦部門全稱）排版。
4、案卷類目名稱需根據5.3款標準，採用標黑一號字體打印，粘貼於檔案盒（或文件夾）左側距頂部3釐米處。
5、歸檔的文件資料須按年度分別立卷，立卷必須核對歸檔文件的完整性、準確度，對存在缺陷的文件資料要責成有關人員收集齊全後再行立卷歸檔。
6、歸檔文件應符合國家有關檔案管理的要求，目錄清楚、字跡工整、圖樣清晰，不得使用鉛筆、圓珠筆、純藍墨水筆和複寫紙複寫。
7、部門（科室）經辦的文件原則上應於收、發文後一個月內完成歸檔；醫院每年6月份以前必須完成上年度全部文件資料的立卷歸檔工作。
檔案目錄編制
1、檔案文件編號原則：A1A2A3A4—B1B2C1C2—D1D2,其中A1A2為醫院代字（遵照《行文管理制度》附件《醫院簡稱對照表》），A3A4為兩位數年份號，B1B2為部門（科室）代字（大類）號，C1C2為文件類型（小類）號，D1D2為兩位數檔案序號。以上代字為漢字的，均用其拼音的首字母表示。例如：山西現代女子醫院的行政部為經辦部門，歸檔文件類型為2006年的通知，是此卷中的第7份文件，則檔號為：JX06—XZTZ—07。
2、檔案管理員應在檔案盒（或文件夾）首頁位置設立《檔案目錄》（附件10.1）。
3、所有歸檔文件必須在首頁面右側用口取紙標記文件編號，並按順序將檔案信息登記在《檔案目錄》中，以便查閲。
4、《檔案目錄》內容應包括目錄序號、文件編號、文件標題、頁數、發文單位、發文日期、經辦人、歸檔編號、備註等項目。
檔案保管權限、期限與類型
1、檔案保管權限
1.1財務部檔案由財務部保存；
1.2人事部檔案由人事部保存；
1.3醫院證、章、信由總經理（院長）指定負責人保存；
1.4其它各類檔案由院辦（人事行政部）保存。
2、檔案保管期限
2.1財務檔案應嚴格遵照國家有關規定的保管期限執行。
2.2醫院證、章、信及相關文件資料屬永久保存檔案。
2.3政府職能部門授予、發放的各種許可證書、等級證書、資格證書、獎狀、獎章、獎盃、錦旗等原件屬永久保存檔案。
2.4本醫院的歷史沿革、重要事項記載及反映本醫院重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等屬永久保存檔案。
2.5普通文檔保管期限為3年至5年。2.6保密文檔須於失效當日即刻銷燬。
3、文檔的保存形式：
3.1文字性普通文檔分為文字與電子兩種方式保存。
3.2計算機存儲的涉密文件應採取加密保護措施，文件密碼由指定的文件保管人設定，並須將該文件路徑及密碼報院辦（人事行政部）備存，並保證其真實性。3.3機密文檔以書面或實物形式保存。
4檔案類型
4.1行政檔案，包括：營業執照正、副本，複印件；法定代表人身份證（護照）（複印件）；對內、對外收、發的《通知》、《決定》、《函》、《總結》、《報告》等各類正式公文；各項重要活動的組織流程、領導講話稿、聲像圖片等相關資料；各部門（含財務、醫務科室）現行的各項規章制度、規定、流程等；院級會議的會議紀要、決議；醫院年度（季、月、周）工作計劃彙總表；《辦公房屋租賃合同》、或自置房屋產權證等固定資產檔案；購置車輛所有權證、購置税證、保險、行駛證（複印件）等車輛管理檔案；對外簽訂的各類購買（租賃、服務）性質的合同文件；其它應歸檔保管的文件、資料。
4.2人事檔案，包括：全院員工個人信息資料（花名冊）；勞動合同及保密協議；勤打卡數據；工資、社保等薪酬相關資料；招聘表格、人才庫等相關資料；員工績效考核相關資料；其它應歸檔保管的文件、資料。
4.3財務會計檔案，包括：各類審計帳冊及報表；各類會計帳冊及報表；固定資產資料；其它須保存文檔。
4.4藥械設備檔案，包括：設備台帳；設備出廠合格證、使用説明書；設備安裝、調試、驗收報告；設備保修卡、保修協議及維修聯繫方式；設備運行維修、保養記錄；設備更新改造記錄；設備管理制度；其它應保存的設備資料。
4.5醫療檔案，包括：檔案內容由醫療管理部門提供。
檔案查閲與複製
1、總經理有權查閲醫院所有檔案。
2、部門（科室）負責人有權查閲本部門（科室）所有檔案。3其他員工因工作需要應經過審批方可借閲有關檔案。
4、文檔查（借）閲應在檔案保管部門（科室）進行登記，機密文檔及權限外查借（閲）須辦理審批手續。
5、查（借）閲或複製除財務類、人事類以外的檔案須由院辦（人事行政部）負責人審批，並進行相關登記。
6、查（借）閲或複製財務檔案、人事檔案須由總經理審批。
檔案的銷燬
1、超過保管期限的檔案，由檔案管理員依據檔案保管期限每年3月前編制銷燬計劃及清單，由院辦（人事行政部）負責人審核無誤後報總經理審批。
2、總經理審批同意銷燬計劃後，必須指派兩名（含）以上監銷人員監督檔案銷燬過程，並進行簽字確認。
3、銷燬檔案清冊要妥善保管，並將所銷燬檔案在有關目錄中註銷。
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