為認真貫徹執行《山東煤礦安全技術工作專項監察辦法（試行）》的有關規定，切實加強對我礦技術檔案的管理，做到技術檔案管理的科學化、規範化、標準化，實現技術檔案的科學管理和有效利用，特制定如下管理制度。
第一章總則
1．技術檔案管理制度依據《中華人民共和國檔案法》制定。
2．技術檔案是在生產、建設、科研活動中形成的、具有保存價值的、並按歸檔制度保存起來的科技文件材料。主要形式有圖紙、圖表、文字、聲像等。主要種類有生產、基建、地測、設備、安全、選煤、能源、環保等。
3．技術檔案管理是企業管理的重要組成部分，技術檔案是企業的寶貴材富，各單位要對技術文件的整理和歸檔工作高度重視。
4．技術檔案管理工作實行統一領導，由總工程師直接領導技術檔案管理工作，堅持集中統一和分級管理相結合的原則，維護檔案的完整與安全，任何個人不得將企業技術檔案據為己有。
5．技術檔案管理人員必須由熱心檔案事業，由具有較好檔案管理基礎的工程技術人員擔任。
第二章技術資料的形成和歸檔
1．生產活動中形成的各種材料，由項目負責人作好日常積累、整理和歸檔工作。
2．歸檔材料必須真實、完整、系統。
3．歸檔材料必須符合國家規定的文件格式的有關要求，書寫工整，適宜長期保存。
4．歸檔時間：生產技術文件材料，次年一季度歸檔；科技文件材料，成果鑑定後一個月內歸檔；基建文件材料竣工驗收前歸檔，底圖兩個月內修改歸檔，設備儀器文件材料試車合格後歸檔；外購設備技術資料，開箱時立即歸檔；委託外單位設計的成套圖紙資料，進礦時首先歸檔一套。
5．歸檔份數：一般檔案歸檔兩份；重要檔案歸檔三份；需要向上級檔案館移交的檔案歸檔三份；聲像資料全部歸檔。
6．，地測科、技術科、機電科、安監處分專業設立技術檔案室，生產中正在使用的技術檔案分別存放在各生產科室檔案室，在項目竣工後，及時將技術檔案移交礦檔案室。
第三章分類目錄與檢索
1．技術檔案的分類要遵循文件材料的自然形成規律，保持文件材料之間的有機聯繫，以及便於保管、查詢、利用的原則。
2．技術檔案分類編號嚴格《企業檔案分類編號辦法》執行。
3．各類技術檔案要根據實際需要編制檔案檢索工具，並逐步採用現代化技術，應用計算機存貯和檢索檔案。
第四章日常管理與借閲
1．接收技術檔案必須認真驗收，確保技術檔案的成套性和完整性，並辦理交接手續。
2．存放技術檔案必須有專用櫃，排架一律從左到右，從上到下。
3．借閲技術檔案必須嚴格辦理借閲手續。
4．職工調離本礦必須歸檔所借技術檔案，經檔案管理部門蓋章後，方可辦理離礦手續。
5．藍圖按四號圖大小，琴式摺疊裝盒存放。
6．底圖一律不得外借，並嚴格保持與藍圖的一致性。
7．每年對所存技術檔案進行一次全面檢查，做到帳物相符，對所有受損技術檔案及時進行修補、複製。
8．技術檔案庫房要具備良好的`衞生環境，並做好防火、防盜、防潮、防塵、防光、防有害生物等的安全措施。
第五章保存期限與密級
1．保存期限：在生產建設和科研中需要長期利用的技術檔案，列為永久保管（50年以上）；較長時間需要查考利用的檔案，列為
長期保管（16～50年）；短時間內需要查考利用的檔案，列為短期保管（15年以下）。
2．技術檔案鑑定每3～5年進行一次。
3．技術檔案銷燬必須嚴格、慎重。對通過鑑定無保存價值的技術檔案，必須登記造冊，經總工程師和主管礦長批准後，由保衞科和檔案室共同監督銷燬。
4．檔案密級：技術檔案共分絕密、機密和祕密三級，其確定標準嚴格按《科技保密條例》執行。絕密檔案不準外借，經主管礦長和總工程師簽字批准可以在檔案室查閲，如需摘錄，必須登記；機密檔案經總工程師批准可以在檔案室查閲或借閲；祕密檔案持本單位證明信可以到檔案室查閲或借閲。
第六章技術檔案管理的法律責任
1．對於損壞、丟失或擅自銷燬技術檔案，擅自提供、抄錄、公佈技術檔案，塗改偽造技術檔案，出賣技術檔案，倒賣技術檔案或擅自把技術檔案賣給外國人，攜帶禁止出境的技術檔案及其複製品出境，玩忽職守造成技術檔案損失的行為，根據情節輕重給予行政處分，造成損失的，責令賠償損失，構成犯罪的，追究其刑事責任。
2．凡使用技術保密檔案者，必須承擔保密義務，如果造成失密或泄密必須承擔法律責任。
1、目的和範圍
1.1目的為便於電梯的維護保養，分析電梯故障原因，及時消除電梯事故隱患，瞭解電梯日常管理的進展情況。
1.2範圍規定對電梯所涉有關資料存檔、保管、借用等方面的要求。
2、職責
電梯安全管理人員負責電梯檔案的收集、管理工作，單位檔案室負責電梯檔案的存檔、保管工作。
3、技術檔案管理制度
3.1電梯技術檔案的種類:
a、電梯隨機出廠文件（包括產品出廠合格證、安裝使用維護保養説明書、電梯主要部件型式試驗報告書、裝箱單、機房井道佈置圖、電氣原理圖接線圖、電梯功能表、主要部件安裝示意圖、易損件目錄）；
b、電梯開工申報單；
c、電梯安裝施工記錄；
d、竣工驗收報告；
e、特種設備檢驗檢測機構電梯驗收報告和定期檢驗報告；
f、日常檢查、維護保養記錄，大修、改造記錄及檢驗報告；
g、運行情況記錄和交接班記錄；
h、事故及故障記錄；
i、電梯作業人員培訓記錄；
j、同意註冊的登記表。
3.2電梯日常安全管理人員及檔案管理人員應認真貫徹國家檔案工作的方針、政策，做好檔案、資料的接收、登記、整理、保管、借閲等事宜，為電梯的安全運行提供準確的信息資料。
3.3電梯安全管理人員應監督電梯作業人員作好各種記錄，及時將各種記錄移送檔案部門保管。
3.4電梯安全管理人員每月應將各種記錄送交檔案管理部門保管。
3.5有關人員部門需借用電梯資料的應經電梯安全管理人員同意簽署意見後向檔案管理部門借閲，並按規定作好借閲登記手續，按時歸還借閲資料。
3.6電梯的各種資料應按年度由檔案管理部門裝訂成冊。
3.7電梯相關資料的銷燬應經電梯安全管理人員的允許才可進行。
1、目的
規範圖紙資料收發、借閲、保管制度。
2、適用範圍
本程序適用於公司工程項目開發施工期間和竣工後的圖紙資料管理。
3、引用文件
無
4、定義
本程序所述“圖紙資料”是指工程項目開發施工期間的各類設計圖紙（含電子文件、效果圖等）、設計變更通知及其它有關工程項目方面的文件資料。
5、職責
5.1行政部負責審批機密圖紙資料的借閲；
5.2工程部經理負責簽發施工圖及變更通知，並對常規文件擬定發放清單。
5.3工程部負責圖紙資料的收發、編號、登記、複印、蓋章、歸檔保存和借閲管理，並負責定期清理工程檔案，按要求及時移交公司總部檔案室存檔。
6、程序
6.1圖紙資料的發送、登記、歸檔
6.1.1工程部調查地產窗口各部門所需圖紙資料的數量，填寫《圖紙資料發放清單》，交工程部經理審核簽字。
6.1.2工程部將圖紙資料按審核後的《圖紙資料發放清單》及規定的《工程設計變更圖紙編號表》（由工程部人員制定）編號、蓋出圖章、複印後發放，同時填好《發文記錄表》。
6.1.3凡是工程部發送的圖紙資料，必須留一份連同《圖紙資料發放清單》原件存檔。
6.1.4工程部至少每六個月清理一次工程檔案，對已竣工項目的工程檔案，填寫《文件移交單》)移交公司總部檔案室檔案員歸檔。
6.1.5工程部在進行圖紙資料管理時，應按工程所在區域分類，如“書香桃苑一期”，再於同一地域的圖紙資料中按建築、結構、電氣等專業分類集中保存。
6.1.6工程部對庫存的有關資料進行編目，填寫《工程資料一覽表》，以便進行統一的歸檔管理。
6.1.7工程部所存資料以簡單、易查為原則進行有關資料的標識登錄，以方便查詢資料達到快捷目的。 6.2圖紙資料密級的確定
6.2.1圖紙資料密級由工程部經理確定，並在《圖紙資料發放清單》中註明。
6.2.2密級分機密和非機密兩類。
6.3圖紙資料的借閲
6.3.1相關部門借閲非機密圖紙資料時，由工程部填寫《圖紙資料借閲登記表》，並須由借閲人簽名。到期歸還時，須簽名確認。
6.3.2借閲時間超過三十天者，須由部門負責人在《圖紙資料借閲登記表》上籤署意見，方可辦理借閲手續。
6.3.3機密資料通常不予借閲，如確因工作需要，須由借閲人填寫《工作傳簽單》報主管副總經理審批同意，再按6.3.1～6.3.2辦理借閲手續。
7、記錄
《圖紙發送登記表》、《發文記錄表》、《文件移交單》、《圖紙資料發放清單》、《工程資料一覽表》和《圖紙資料借閲登記表》由工程部資料員保存三年。
1、嚴格執行單位特種設備安全技術檔案管理制度，確保本單位使用設備安全技術檔案齊全完好。
2、特種設備技術檔案應至少包括以下內容:特種設備出廠時所附帶的有安全技術規範要求的設計文件、產品質量合格證明、安裝及使用維修説明、監督檢驗證明等；特種設備運行管理文件包括:註冊登記文件、安裝監督檢驗報告、年度檢驗報告、日常運行記錄、故障排除及維修保養記錄等。
3、對特種設備管理部門加以指導，協助特種設備管理部門共同做好舊檔的組織工作。辦理移交手續，雙方在移交清冊簽字。
4、負責整理、歸檔各部門移交檔案室的各類特種設備安全技術檔案。
5、做好檔案借閲登記工作，註明借閲檔案的名稱、密級、借閲方式、數量、期限。
6、為需要查閲利用檔案的各部門提供檔案原件查閲、複印工作；提供文獻索引資料。
7、依據國家統計和有關法律法規，做好本本單位檔案統計工作。
一、目的
為規範公司的工程項目檔案管理，防範與控制合同風險，有效地保護和利用檔案，維護公司的合法權益，特制定本規定。
二、工程項目檔案歸檔範圍
本規定所指工程項目檔案是指過去和現在，公司在工程項目的開發、設計、實施、竣工等過程中形成的具有保存價值的文件、圖方案、軟件、圖錄像等。其主要包括：工程項目建議批文，中標通知書，工程承包合同，合同附件，勞務分包合同，專業分包合同，採購合同，工程預（結）算書，工程設計圖紙，工程施工圖紙，往來公函，傳真，會議記錄，委託書，開工報告，請款報告，技術資料，主要設備材料估檢報告，施工記錄驗收報告，竣工報告等。
三、檔案機構及其職責
公司指定專人負責檔案管理工作（即資料員），資料員負責檔案接收、收集、整理、立卷、保管、調閲等工作。其主要職責包括：
1、收集、整理、立卷和歸檔工程項目的檔案材料；
2、檔案材料的保管和銷燬；
3、檔案材料的查借閲、催還。
四、檔案的立卷、收集、整理
1、以工程項目為單位，分別立卷，一項目一卷。
2、在工程項目的招投標階段開始立卷，收集該項目有關資料歸檔管理。
3、各項目的職能人員應將在工作過程中形成的文件資料進行積累，整理和及時移交歸檔，移交檔案文件時，資料員必須在檔案移交清單上進行登記（見附表一）。
4、在檔案的首頁設卷內文件目錄，並填寫文件序號、編制單位、名稱、歸檔日期等信息（見附表二）。
5、在檔案的次頁設“合同概要”、“主要事件備要”，主要內容包括：合同標的價金，對方單位，聯繫人，重要日期備忘，應收工程款記錄等，該項工作由資料員負責，項目職能人員配合。
五、檔案的管理
1、對工程項目檔案系統排列編號，確定保管期限，編制檔案目錄（卡片），按一定次序排列和存放。
2、每年對檔案進行一次清理。
3、清除不必要保存的材料。
4、對破損和褪色的材料進行修補和複製。
六、檔案要求
1、文件必須為原件、正文，符合文件格式。
2、必須齊全完整，裝訂整齊，並適當管理。
3、傳真件應複印一份歸檔。
七、檔案的保管
1、檔案管理人員應妥善保管，防蟲蛀，防丟失，保證檔案的安全。
2、所有檔案應專櫃存放，加鎖。
3、所有檔案不得隨意查閲、變訂，不得置於公共場所。
4、公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介於兩種保管期限的，保管期限從長。
八、檔案的銷燬
1、檔案管理人員根據檔案保管年限的規定對檔案進行鑑定，登記已失效的檔案，編制檔案銷燬清冊（見附表三）。
2、檔案銷燬清冊經核准人批准，方能銷燬失效檔案。
3、銷燬一般以焚燒、粉碎的方式處理，特殊銷燬方式另作説明。
4、銷燬時要有二人以上監銷，並在檔案銷燬清冊上簽字。
5、銷燬人員應採取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密。
九、檔案的查借閲
1、因工作需要查閲檔案的應填寫好查閲申請單，由核准人簽字同意，方可查閲（見附表四）。
2、確因工作需要外帶，需辦理檔案外借手續，經核准人簽字同意，方可帶出，用畢即歸還。
3、資料員對文件的查（借）閲情況要進行登記（見附表五）。
4、借閲人對所借之檔案必須妥善保管，不得私自複製、調換、塗改、污損、劃線等等，不能隨意亂放，以免遺失。
5、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告主管及時處理。
6、外單位借閲檔案，應持有單位介紹信，經核准人批准後方可借閲，且不得帶離檔案室。其抄摘內容也須核准人同意且審核後才能帶出。
7、公司對調閲制度實行分級制度，公司可根據借閲人工作的需要及等級的評定，分別給予“原件借閲”“複印件借閲”“局部複印件借閲”。
十、有下列行為者，視情節輕重，給予違紀處分，若構成犯罪依法追究刑事責任：
1、毀損、丟失或擅自銷燬檔案。
2、擅自向外界提供、抄摘檔案。
3、塗改、偽造檔案。
4、對檔案沒有及時上報、歸檔或管理不善，而造成公司損失。
5、未按手續借閲、外帶及越級借閲。
二00九年九月十日
1、主題內容和適用範圍
本制度規定了設備技術檔案的管理要求。
本制度適用於設備的技術檔案管理。
2、工作內容
2.1設備的技術文件
2.1.1設備的技術文件是指安裝、使用説明書、原圖、圖冊、底圖等。
2.1.2供應部設備管理員參加設備牙箱，將上述技術文件驗收後立即歸檔。
2.1.3設備管理員將技術文件按有關規定進行整理、分類、排列、編目、編卷號等項工作。
2.2設備的單機檔案
2.2.1設備的單機檔案是指:
設備投產前的:
a.製造廠出廠檢驗合格證書及其附件
b.出廠裝箱單
c.隨機附件及工具的清點移交清單
d.設備移交單薄
e.設備檔案理
驗收投產後的:
a.計劃檢修記錄及驗收評價資料(包括太、項[中]修任務書和驗收資料〉
b.設備技術狀況普查資料
c.設備一級保養記錄及驗收單-
d.設備精度檢測記錄資料
e.設備事故報告單及分析處理資料
f.設備降級、報廢鑑定書等
g.設備封存和啟用申請單
h.特種設備操作資格表
i.技術文件借用登記表
2.3設備(檔案〉的保管和借用
2.3.1設備檔案由設備管理員統一保管。
2.3.2檔案中的技術資料由設備管理員複印一份，設備維修人員或設備操作人員需借閲資料時，只准借出複印件，正本不得借閲。
2.3.3凡需借閲技術文件，必須辦理借用登記手續。
2.3.4檔案窒必須加強防火、防盜、防鼠、防蟲、防潮等措施，規定每季檢查一次，確保檔案完好。
第一條、項目文件的整理
1、建設項目所形成的全部項目文件在歸檔前應根據國家有關規定，並按檔案管理的要求，由文件形成單位進行整理。
2、建設單位各機構形成或收到的有關建設項目的前期文件、設備技術文件、竣工試運行文件及驗收文件，應根據文件的性質內容分別按年度、項目的單項或單位工程整理
3、勘查、設計單位形成的基礎材料和項目設計文件，應按項目或專業整理。
4、施工技術文件應按單項工程的專業，階段整理；檢查驗收記錄、質量評定及監理文件按單位工程整理。
5、設備、技術、工藝、專利及商檢索賠文件應由承辦單位整理；現場使用的譯文及安裝調試形成的非標準圖、竣工圖、設計變更、試運行及維護中形成的文件，工程事故處理文件由施工單位整理。
第二條、項目文件的組卷
1、組卷要遵循項目文件的形成規律和成套性特點，保持卷內文件的有機聯繫；分類科學，組卷合理；法律性文件手續齊備，符合檔案管理要求。
2、項目施工文件按單項工程、單位工程或裝置、階段、結構、專業組卷：項目竣工圖按建築、結構、水電、暖通、電梯、消防、環保等順序組卷；設備文件按專業、台件等組卷；管理性文件按問題、時間或項目依據性、基礎性、竣工驗收文件組卷；監理文件按文種組卷；原材料試驗按單項工程、單位工程組卷。
3、案卷及卷內文件不重份；同一卷內有不同保管期限的文件。該卷保管期限從長。
第三條、案卷與卷內文件的排列
1、管理性文件按問題、時間或重要程度排列。
2、施工文件按管理、依據、建築、安裝、檢測試驗記錄、評定、驗收排列。
3、設備文件按依據性、開箱驗收、隨機圖樣、安裝調試和運行維修等順序排列。
4、竣工圖按專業、圖號排列。
5、卷內文件一般文字在前，圖樣在後；譯文在前，原文在後；正件在前，附件在後；印件在前，定（草）稿在後。
第四條、卷內編目，裝訂必須符合規定要求，詳見綜合科檔案管理制度
第五條、聲像材料整理
聲像材料整理時應附文字説明。對事由、時間、地點、人物、作者等內容進行著錄。
第六條、項目文件的歸檔
1、建設單位各機構、各施工承包單位、監理單位應在建設項目完成後，將經整理，編目後所形成的項目文件按合同協議規定的要求，向建設單位檔案管理機構歸檔。
2、根據基本建設程序和項目特點，歸檔可按階段分期進行，也可在單項工程或單位工程完成並通過竣工驗收後於竣工驗收文件一併歸檔。
3、歸檔文件應完整、成套、系統。應記述和反應建設項目的規劃、設計、施工及竣工驗收的全過程；真實記錄和準確反應項目建設過程和竣工的實際情況，圖物相符，技術數據可靠、簽字手續完備；文件質量應符合項目文件質量要求的`規定。
4、勘查、設計、施工及建立單位需向本礦歸檔的文件，應按國家有關檔案管理的規定和附表1的要求單獨立卷歸檔。
5、外文資料應將題名、卷內章節目錄譯成中文，經翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。
第七條、項目文件的歸檔審查施工單位在項目竣工文件收集，編制和整理後，應依次由竣工文件的編制方、質監部門、監理部門對文件的完整、準確情況和案卷質量進行審查或三方會審，經建設單位確認並辦理交接手續後連同審查記錄全部交建設單位檔案管理機構。
第八條、項目文件的歸檔時間
1、除受委託進行項目檔案彙總整理外，各施工承包單位應在項目實體完成後三個月內將項目文件向建設單位歸檔；有尾工的應在尾工完成後及時歸檔。即：在其項目鑑定、竣工後或財務決算後三個月內歸檔，週期長的可分階段、單項歸檔。
2、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱設備驗收或接收後即時登記，安裝調試後歸檔（任務結束後一週內向上級檔案室移交）。
3、電子文件的邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。
4、磁帶、照片及底片、膠片、實物等形式的文件材料應在工作結束後及時歸檔（一週內）。
5、下列文件材料應隨時歸檔：
5.1、變更、修改、補充的文件材料；
5.2、礦內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；
5.3、礦產權變動過程中形成的文件材料；
5.4、其他臨時活動形成的文件材料。
密級分為機密、祕密兩種。同一案卷有不同密級的文件，應以高密級為本卷密級。
工程準備階段文件為機密級，監理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件為祕密級。
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