淺議企業公文寫作

淺議企業公文寫作

在公司提起寫東西，不少同事就感到壓力很大，寫的人認為不好寫沒寫頭，讀的人認為呆板僵化沒看頭。如何寫好企業公文？怎樣的企業公文才算是文采斐然的好文章？我們寫出來的企業公文是否就象1942年毛澤東同志在延安幹部會上所作的《反對黨八股》的講演中列舉的黨八股的罪狀那樣，是"空話連篇，言之無物"、"語言無味，象個癟三"、"甲乙丙丁，開中藥鋪"？

2003年至今，公司先後下發過三篇關於企業公文格式的文件，就企業公文格式做過明確規定，今年公司還舉辦了公文寫作的專題培訓，但上述文件和培訓講述和強調的都是公文格式。以下，結合幾年來的一點心得，就如何寫好企業公文談談自己的一些粗淺認識。

企業公文必須文體得當、行文規範。

廣義的企業公文不僅僅指行政公文，還包括工作計劃、工作總結、簡報、調查報告、典型經驗、講話稿以及新聞稿等。本文論述的是廣義上的企業公文。目前公司的行政公文種類而言，包括通知、通報、報告、請示、規定、批覆、意見、函、會議紀要、專題會議紀要、週報、日報等等；就公文形式而言，包括片區發文、部門發文、傳真文件、便箋、其它等等。如何在實際寫作中選擇相應的文種和形式，對於正確傳達文件精神、理解文件意圖顯得尤其重要。

公文的文體，是指其特定的公文的結構和格式。每種公文只能適用於一定的範圍，表達一定的內容，不能任意混用，也不能別出心裁，自搞一套。如，請示和報告，很多人在運用時經常弄不清該用哪種，其實我們只要瞭解一下兩種文體的含義就知道了。"請示"是下級機關向上級機關請求指示或批准的呈請性、期復性公文；"報告"是向上級機關彙報工作、反映情況、提出意見或建議、答覆上級機關詢問時用的陳述性公文。一個是呈請性需要答覆的公文，一個卻是反饋情況答覆詢問的公文。只有瞭解和理解了文體的含義和彼此之間的區別，才能正確使用相應的文體，在文體中運用正確的語言和格式。

大家都知道，"通知"是下行文，是要求下級機關辦理、執行或服從安排的文種，通知講究時效性，是告知立即辦理、執行或周知的事項。但是，如果我們深入研究，我們可以發現該文種一般又分為印發、批轉、轉發性通知，指示性通知，知照性通知，事務性通知和任免、聘用通知五種類型。要正確使用"通知"這一文體，我們就得了解各種通知類型的區別，進而採用相應的格式及表述。如，印發、批轉、轉發性通知，它的寫法是：標題由發文機關、被印發、批轉、轉發的公文標題和文種組成，也可省去發文機關名稱。正文須把握三點：對印發、批轉、轉發的文件提出意見，表明態度，如"同意"、"原則同意"、"要認真貫徹執行"、"望遵照執行"、"參照執行"等；寫明所印發、批轉、轉發文件的目的和意義；提出希望和要求。最後寫明發文日期。批示性通知的寫法是：標題由發文機關、事由和文種組成，也可省去發文機關名稱。正文由緣由、內容包括要求等部分組成。緣由要簡潔明瞭，説理充分。內容要具體明確、條理清楚、詳略得當，充分體現指示性通知的政策性、權威性、原則性。而事務性通知的寫法通常由發文緣由、具體任務、執行要求等組成。會議通知雖然也屬事務性通知的一種，但寫法又與一般事務性通知有所不同，會議通知的內容一般應寫明召開會議的原因、目的、名稱，通知對象，會議的時間、地點，需準確的材料等，要求要切實可行，便於受文單位具體操作。雖然都是"通知"，但是在不同的情況下，格式條款、語言、

用詞又有區別，寫法也不盡相同，大家只有在實際工作中加以琢磨，細心體會方能做到"文體得當、行文規範"。

企業公文必須語言精確、內涵明曉。

公文的語言是一種非常講究精確性的語言，因為公文的使用目的就是要使對方接受作者的影響，而且是對對方行為有強制性影響。要使這種影響有效，一個重要的前提條件就是使意思的表達高度精確，每一個詞，特別是每一個句子必須保持意思的唯一性，以避免對方"見仁見智"，造成歧義，按各自的理解而不是作者的意圖去行事。

公文語言不精確，就容易造成歧義，形成兩種或多種可能解釋的現象。可以説歧義是造成公文語言不精確的首要因素。比如，"我們要學習文件"這句話，就有三種理解：一是我們打算學習一下文件；一是我們索要供學習的文件；一是我們應當學習一下文件。可見正確使用語言的重要性。

我們在日常寫作中，當公文中出現選詞不當，詞序失當，濫用省略，錯用數量詞，語句中有詞性不明的成份，語句成份間的語法關係不明，語調附加的語義不能被準確讀出，忽略對含義不確定的詞、詞組的有效限定修飾，錯用標點符號，濫用修辭格等現象時，都會形成歧義。如"XX科室革新了工作方法，在公司推廣後，許多人紛紛效尤"一句，"革新"與"效尤"一褒一貶，閲文者對作者的態度的理解，就既可以看作肯定，也可以看作是否定。而作者的真實態度很可能是肯定，或者是否定，甚至是目前不必、不置可否的中性態度。該句由於錯誤地選用了褒義詞或貶義詞造成了歧義。公文中使用帶褒貶色彩的詞語本意是為了更鮮明、簡潔地表達作者的立場，但如果出現誤用，將使讀者難以準確理解作者的真正立場。又如："出席會議的有三個公司的經理。"這裏，定語"三個"既可以理解為開會的有來自三個公司的經理，也可以理解成一個公司的三個經理。該句的錯誤在於語序不當，造成被限定説明的對象不明，引起歧義。再如： "參加工作兩年以上的職工一年可享受四天以內的帶薪旅遊假"。對這一表述，至少兩處不正確，執行過程中很可能會因此有糾紛：兩年以上是否包括兩年？四天以內是否把四天也包含在內？瞭解了上述現象我們就可以理解為什麼《中華人民共和國刑法》會有第九十九條的規定："本法所稱以上、以下、以內，包括本數。"我們在寫作中一定要仔細推敲，避免給生產經營帶來麻煩和不必要的影響。

企業公文必須文采生動、文風鮮明。

文從字順是公文的起碼要求，然而，適當追求一些文采，將公文寫得更有思想性、藝術性，將使公文更具感染力、説服力和表現力、説服力。孔子説；"言之無文，行而不遠"，這是十分中肯的意見。

一些人認為公文語言需要"莊重、樸實"，莊重就不能抒發情感，樸實就不能使用華麗的詞句，造成公文語言在運用上越來越枯燥乏味，在表情達意上越來越平淡膚淺，好似患了"貧血"病和營養不良症。還有不少人認為公文屬於應用文，又不是文學作品，只要通俗、明白、易懂就行了，不需要文采。於是不少公文便只有抽象的道理，缺少具體的形象；便只有一二三四的敍述，沒有生動鮮明的論證。然而這樣寫出的公文雖然是合規範，又有章法，卻是沒了生氣，沒了個性，形式呆板，語言枯燥，讀起來味同嚼蠟，正如毛澤東同志所説的 "不生動，不形象，使人看了頭痛"。

公文的文采，可以增強公文的生動性。公司攬貨能手吳寶惠在其演講稿中的最後一段寫道："公司成長了，客户成長了，我也成長了；我付出，我收穫，我跨越；正如中海司歌所寫，中海的舞台使我"人生無悔青春閃光"；我深愛着這個

充滿拼搏、團結、進取精神的團隊，中海成為"我的一葉神舟"。在共同成長的明天，作為中海人，我執着依舊，決心為中海的持續騰飛添磚加瓦，再創佳績！"。將個人經歷感受結合司歌的歌詞，既高度概括，又非常形象；既意味深長，又恰到好處；既洗練，又準確；就很有文采。

公文的文采，可以增強公文的邏輯性。泉州公司2003年的一篇總結曾經這麼表述"中海的貨運體制改革是歷史的必然，這次改革勢必革除過去中海機構中的宂餘部分，擯除弊端，提高效率。這次改革有意識地建立並維護一套符合中海實際情況的現代公司制度，為此，我司將堅定不移地貫徹貨運體制改革的精神實質，配合總部建立並維護現代公司制度,完善公司組織構架，做到"命令層層下達、彙報層層上傳、分工個個明確、任務件件落實"。這段話觀點明確，排比應用對仗工整，分析論證順理成章、辯證統一、邏輯性強。

公文的文采，可以增強公文的可讀性。毛澤《星星之火，可以燎原》中是這樣解釋中國革命高潮到來的："它是站在海岸遙望海中已經看得見桅頭了的一隻航船，它是立於高山之巔遠看東方引芒四射噴薄欲出的一輪紅日，它是躁動於母腹中要成熟了的一個嬰兒。"這段話不僅表現了作者高矚的政治眼光，也因其精彩生動的比喻受到廣泛讚賞。

公文的文采還是機關文風的折射。毛澤東同志在《工作方法六十條》中説："文章和文件都應當具有這樣三種性質：準確性、鮮明性、生動性。"他在批評一些"不講究詞章"的文件時説，"看這種文件是一場大災難，耗費精力又少有所得，一定要改變這種不良風氣。"而且把"不生動、不形象"的文章的作者批評為"好象他們是立志要讓讀者受苦似的"。所以種沒有文采的公文，確實折射了機關的某種不良文風；比如敷衍了事，應付上級，搪塞下級；比如懶得學習，懶得動手，懶得推敲；比如缺乏感情，缺少信念，麻木不仁等等，不一而足。相反，有文采的公文則反映了一個企業生氣勃勃、充滿激情、勤於學習、富有創見的文風。綜上所述，當我們在撰寫公文時能做到文體得當、行文規範、語言精確、內涵明曉、文采生動、文風鮮明，便能夠寫出一篇言之有物、文采斐然的好公文。