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為了系統完整地保存分公司在經營管理服務活動中形成的各種資料檔案的管理，特制定本制度。
一、檔案資料的歸檔管理
1.歸檔範圍
a.分公司在物業管理活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料等，由行政部負責歸檔。
b.在工作中形成的圖紙、説明書等由工程部負責歸檔。
c.各部門在專門業務活動中形成的各種專項檔案，如：會議檔案、聲像檔案、合同檔案、審計檔案等，由行政部負責歸檔。
d.員工登記表、體檢表、培訓記錄、考核成績、有關證書複印件等員工檔案，由行政部負責歸檔。
e.財務檔案按《財務管理規定》的範圍歸檔，由行政部負責。
2.歸檔要求
a.歸檔的書面文件材料必須字跡清楚工整，紙張及文件格式符合國家要求，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水等書寫材料。歸檔的電子文件需排版整齊；字體一般是宋體，標題三號字，正文四號字；語言通順，文字輸入正確無誤。
b.歸檔的文件材料要完整齊全。
c.歸檔的書面文件必須是原件，電子文件為最終使用件。
d.案卷題名應確切反映卷內文件內容。
3.歸檔時間
a.文書檔案在第二年上半年內歸檔。
b.員工檔案及時歸檔。
c.財務檔案按季度歸檔。
4.歸檔份數
a.各類書面文件材料一般歸檔一式一份；電子文件一般歸檔一式三份（其中包括軟盤上一份）。
b.重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式兩份或適當增加其歸檔份數。
5.不歸檔文件材料的範圍
a.重份和無查考利用價值的事務性、臨時性文件。
b.上級單位發來供參考的抄件和徵求意見未定稿的文件。
c.未經會議討論和領導審閲、簽發的未生效文件、電報草稿，一般性文件的歷次修改稿（重要法規性文件、草稿除外）、鉛印文件的各次校對稿（主要領導親筆修改稿和負責人簽字的最後定稿除外）。
d.從正式文件、電報上摘錄的供工作參閲的非證明材料。
e.參加非主管單位召開的會議，不需貫徹執行或無查考價值的文件材料。
f.非隸屬單位抄送的不需要辦理的文件材料。
g.下級單位送來參閲的簡報、情況反映和不應抄報不必備案的文件材料。
6.各部門主任要對本部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監督和檢查。
二、檔案資料的保管
1.分公司檔案資料由行政部統一管理，其他各部門檔案資料均由各部門自行管理。
2.存放文書檔案要有專用櫃架，在排放上應按照類別和時間的次序，自左向右，自上而下地排列，以便於管理和查找。
存放電子文件應有專用硬盤分區或專用文件夾；在保存電子文件時，按照類別和部門的不同分別存入不同名稱的下級文件夾中。文件夾名稱應能簡潔、清晰地反映所存文件的類別或所屬部門。存放文件的`軟盤或光盤上必須貼有標籤，以方便查詢。
3.底圖除修改、送曬外，不得外借。修改後的底圖入庫，要認真檢查其修改、補充情況。底圖存放以平放為宜。
4.存入膠片、照片、錄像帶、磁帶要用特製的密封盒和專門的卷盒，按編號順序排列在膠片櫃或防火櫃內。必要時採取複製、拷貝。
5.每半年定期進行庫藏檔案的清理核對和保管質量檢查工作，做到賬冊相符，對破損或載體變質的文書檔案，要及時進行修補和複製，文書檔案發黴或蟲害要及時消殺；對於出現損壞的電子檔案也要及時拷貝、另存。
6.行政部需做好檔案資料室的防盜、防火、防蟲等安全設施。
三、檔案資料借閲管理
1.分公司所有工作人員都有保護檔案、借閲檔案的權利和義務。
2.員工查閲檔案，須辦理登記手續，並報所在部門主任批准。查閲分公司檔案須報行政部主任批准。
3.在借閲檔案時應做到以下幾點：
a.辦理登記手續，定期歸還。
b.要愛護檔案，不得丟失。
c.所借檔案不得隨意摺疊和拆散，不得對檔案隨意更改、塗寫。
4.借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案員和借閲者當面核對清楚。
5.檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事者責任。
6.借閲者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。
7.調離分公司的工作人員，必須清理移交檔案文件後方可辦理調離手續。
四、檔案鑑定和銷燬
1.檔案鑑定工作由各部門領導自行組織進行；日常檔案的鑑定工作由行政部負責。
2.鑑定的主要項目有：
a.檔案保管期限表。
b.對到期檔案提出存、毀意見。
3.確定保管期限原則：
a.對本部門有長遠利用價值並能反映部門職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。
b.凡是在一定時間有利用的檔案分別為長期或短期保存。
4.鑑定工作應該定期進行。
5.檔案通過鑑定，要求達到劃定保管期限準確，保管質量達到標準規定。鑑定中發現檔案不準確、不完整，部門主任應及時責成有關人員負責修改、補充。
6.銷燬檔案的程序：
a.經鑑定列出需銷燬的各種檔案清單和銷燬的報告，經部門領導審批後由各部門實施。銷燬清單及報告應歸檔。分公司的檔案銷燬必須經分公司經理批准。
b.檔案銷燬時，由部門派二人以上進行監銷並在銷燬清單上簽名。
c.銷燬檔案時，要嚴格執行保密規定，對在銷燬檔案過程中出現失密或對部門造成損失的，將根據國家有關規定進行處理。
為規範本小區業户檔案信息的管理，不斷完善信息的內容，使客户檔案信息準確、及時有效，便於開展工作，同時確保資料的保存完好，特制定本管理規定：
1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業主檔案的信息收集、管理及整理工作；
2、專管人員須將業主的'檔案資料分户建立、逐一保存，建立統一目錄，同時建立電子檔備份。各類信息詳細排列，以便查閲；
3、客户信息檔案的內容包括：業主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件；
4、專管人員須認真填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業主檔案的變更，保證信息的準確性；
5、業主檔案信息應嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關人員查閲，以保護業主的隱私，維護公司良好形象；
6、為確保文檔安全，文件櫃要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作；
7、業主檔案永久保存，及時與業主溝通，及時變更業主信息，保證其準確性。
物業檔案管理制度
一、銷售案場物業管理諮詢制度
(一)、融創物業管理有限公司在銷售大廳設立物業管理諮詢台；
(二)、物業管理諮詢台工作人員定期對售樓員進行物業管理等相關知識培訓；物業管理諮詢台工作人員隨時解答銷售現場客户的疑問；
(三)、通過多種方式宣傳物業管理相關法律法規知識；
(四)、通過多種方式宣傳融創物業管理有限公司基本資料；
(五)、物業管理諮詢台工作人員必須着裝整齊，佩帶工作牌，儀容整潔，儀態端正；
(六)、物業管理諮詢台工作人員面對客户必須面帶微笑，熱情解答客户的每一個提問，真誠為客户服務，不得有厭煩、冷淡的表情；
(七)、積極運用10字禮貌語：您好、請、對不起、謝謝、再見；
(八)、當為客户完成一項服務後，應主動詢問對方“請問是否還有其他事需要幫助？”。
二、銷售案場清潔管理服務制度
(一)、清潔工儀容儀表規定
1、清潔工儀容規定
（1）工作時間內一律按規定着本崗位制服；
（2）工作服應乾淨、平整，無明顯污跡、破損；
（3）不可擅自改變工作服的穿着形式，私自增減飾物，不得敞開外衣、捲起褲腳、衣 袖；
（4）工作時間須將工作牌統一佩帶在左胸顯眼處，保持清潔、端正；
（5）工作服外不得顯露個人物品，衣、褲口袋整理平整，勿顯鼓起；
（6） 男員工應穿黑色或深藍色、不透明的中長筒襪；女員工須着肉色襪，禁止穿着帶花邊、通花的襪子，無破洞，襪筒根不可露在外；女員工禁止穿高跟鞋上班。
2、清潔工儀表儀態規定
（7） 面對客户，要表現出微笑、熱情、真誠，不得有厭煩、冷淡的表情；
（8）身體、面部、手部等必須保持清潔，應每天洗澡、換洗內衣物，避免異味的產生；
（9）上班前不吃諸如生葱、生蒜、韭菜等宜散發刺激氣味的食品，保持口氣清新、無異味；
（10）頭髮要清潔、整齊，無頭屑，髮型自然、美觀、大方。男員工不留小鬍子、不留長髮，不染髮。女員工髮長不過肩，或將長髮盤起；
（11）女員工不準濃粧豔抹和在客户前化粧；不得留長指甲和塗色；
（12）禁止在客户面前挖鼻孔、掏耳朵、伸懶腰、打哈欠、摳指甲、搔皮膚、搓泥垢、整理個人衣物等不良行為；
（13）禁止在客户面前抽煙、吃東西、嚼香口膠、看書報等；
（14）不得在工作範圍內哼唱歌曲、吹口哨、談笑、喧譁。
(二)、清潔工紀律
1、遵守公司各項規章制度，不遲到、早退。
2、嚴格履行本崗位職責，不得做與清潔服務無關的事情。
3、對客户機密事項，不準隨意打聽、記錄、傳播。
4、未經允許不準動用客户物品和接受客户贈送的禮品。
5、要愛護公物，正確、安全使用清潔用品用具。
6、有重要情況要妥善處理並及時上報，不準遲報、漏報、隱瞞不報。
7、要認真填寫值班記錄，做好交接班工作。
(三)、清潔工安全操作制度
1、熟悉清潔內容和工作方法，正確使用各種清潔工具。
2、登高作業時應做好防滑措施，繫好安全帶，穿好防滑軟底鞋，嚴禁穿高跟鞋或拖鞋作業。
3、手持電動清潔設備，性能應安全可靠，並有漏電開關保護。
4、化學清潔劑的使用應按使用説明操作。
5、調配酸溶液時應注意將酸液緩慢注入水中，攪拌均勻，嚴禁將水倒入酸液中，清潔工在操作時須戴好勞動防護手套。
6、儲存酸液的容器應加蓋和設有明顯標誌，對使用強酸要有嚴格審批手續，不得隨意發放使用，有專人保管。
7、大風作業時，應將玻璃門、窗或其它各種門窗固定牢靠，防止大風把門、窗刮回傷及身體。
(四)、洗手間清潔操作規程
1、每日對洗手間進行兩次全面清潔，在上午8：30 及下午2：00以前完成；
2、清理廢紙簍內垃圾，更換垃圾袋；
3、掃清及拖淨各廁所地面；
4、衞生設施所有表面必須噴清潔消毒劑，以棉質乾布擦拭乾淨廁具、洗臉盆、隔斷門、鏡面等部位；
5、更換洗手間內清潔球、空氣清香片、衞生紙、洗手液等；
6、定期用長柄雞毛撣清掃天花板，清除燈具內飛蟲，擦拭乾淨；
7、以上作業時必須在門前豎立告示牌；
8、定時巡視清潔衞生間，做到保持廁具、地面、鏡面、洗臉盆乾淨。
(五)、售樓大廳清潔操作規程
1、每日對售樓大廳和各辦公室進行兩次全面清潔，在上午8：30 及下午2：00以前完成；
2、收拾桌面，清理桌面一次性茶杯、廢紙等雜物，清洗煙灰缸；
3、掃拖售樓大廳和各辦公室地面及拖擦地毯，巡迴保潔；
4、地面掃拖後未晾乾時必須豎立“小心地滑”的警示牌；
5、擦拭乾淨傢俱、玻璃門、窗、宣傳展板等部位，對容易損傷的物品如沙盤、模型等進行吸塵處理；
6、擦拭乾淨售樓大廳室內擺放植物；
7、清理並擦拭乾淨垃圾桶,更換垃圾袋；
8、定期用長柄雞毛撣清掃天花板及燈具，清除燈具內飛蟲，擦拭乾淨；
9、清掃銷售大廳外臨時停車場，定期用高壓水槍沖洗乾淨，巡迴保潔。
1、發文格式中,函、通告、通知、報告、請示等文件如何使用
(1)函:與不相隸屬機關或本系統單位之間互相商洽和聯繫工作,詢問和答覆問題等用'函'。
(2)通告:在工作中可能出現或已經出現了問題,或者是有些工作或其他事項需要外界配合等用'通告'。
(3)通知:是'發現行政法規和規章,轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文批轉所屬單位,要求屬下單位輸或需要周知和共同執行事項時所使用的下行文種'。常用的有'指示性通知'、'批示性通知'、'周知性通知'、'會議通知'、'任免通知'。
(4)報告:向上級機關彙報工作,反映情況,提出建議,答覆上級機關的詢問等用'報告'。
(5)請示:請求上級機關對某項重要工作作出指示,答覆和批准事項時用'請示'。
2、如何收集物業管理的重要文件、法規及信息
(1)可從上級公司傳閲的文件、資料中收集;
(2)從政府相關部門下發的文件資料中整理收集;
(3)從物業管理協會會刊中收集;
(4)徵訂有關物業管理的專業信息、刊物及法規彙編等資料;
(5)經常瞭解物業管理專業書籍的出版情況;
(6)保持與物業管理各政府業務主管部門的聯繫,從中獲得物業管理的有關文件法規;
(7)可從報刊、雜誌等資料中收集。
3、檔案材料的收集和清理的具體要求是什麼
(1)嚴格檔案材料的收、發制度和借閲制度;
(2)及時做好催還、清退工作,檔案材料不得個人保管;
(3)除做好日常材料的收集和清理工作外,每年要集中時間整理前一年的檔案材料;
(4)檔案工作應統一領導,分級管理。公司辦公室負責公司的主體檔案,對各職能部門的檔案管理工作進行指導和檢查,各職能部門分層管理本部門的檔案工作;
(5)檔案材料的收集和清理要便於公司及各部門的利用;
(6)必須按檔案分類項目進行檔案的整理和歸檔;
a、檔案材料的分類方法主要有:部門分類法、問題分類法、材料性質分類法、人物分類法和時間分類法。各部門應根據自己的工作性質和涉及範圍確定分類方法。
b、檔案分類項目一旦確定,要執行到底,不因易人而變更。
c、正式歸檔材料一般指已經處理完畢的材料。對歸類界限不明確的材料,可根據材料與類目的密切程度進行歸類。
(7)檔案材料的`卷宗的處理:
a、對無主題的材料應擬定確切的標題;
b、所有歸檔材料均須編號,並按序號進行先後排列;
c、填寫材料目錄表,其主要內容有:順序號、發文部門、標題、文號和日期;
(8)確定檔案材料的保管年限。一般檔案分為永久保管、長期保管(15年以上)、中期保管(5-15年)、短期保管(5年以下)等。
(9)檔案材料的保管。檔案材料應集中指定地點保存,並按類上架進櫃,注意防盜、防火、防潮、防蟲、防泄密等事件的發生,要經常對檔案材料進行檢查。
4、物業管理應保存的基本材料有哪些
物業管理公司應保存的基本材料有:會議記錄;上下行文;政府文件;工作計劃、總結、報告;規章制度;調查分析;重大事件和投訴;工作檢查、評比記錄;物業管理委託合同;物業管理各項分承包合同、協議;公司人事材料;治安事件記錄、處理材料;各工程竣工圖紙、驗收合格證明材料;技術圖紙、工程檔案;客户/業主檔案;固定資產清單;財務憑證、帳冊、報表;財產和物資單據;各類經營證明、證件等。
1目的
為更好的掌握物業公司管轄的物業、設備、設施的現狀,確保物業、設備、設施管理工作的統一,完整的完善建立物業檔案。
2適用範圍
適用於東莞市xx物業管理有限公司各類物業、設施、設備的綜合管理工作。
3職責
3.1檔案管理員直接向行政主管負責。
3.2檔案管理員負責檔案的保存、借閲、資料錄入工作。
3.3檔案管理員每一個月更新一次檔案資料。
3.4各部門主管每月將變更的.資料整理交檔案管理員。
4檔案存放位置
4.1電腦保存一份電子文檔。
4.2xx四樓資料室。
5檔案管理員
5.1行政人事部
6檔案編號規則(見附件1)
7部門檔案內容
7.1行政部:公司營業執照、合同、資質證書、人事檔案資料、辦公用品、法律文件。
7.2財務部:財務資料、合同。
7.3保安部:警戒器材、合同。
7.4環保部:清潔器材、綠化器材、合同。
7.5工程部:設備、合同、證書、圖紙、工具儀表。
7.6物業部:建築物、車輛、業主資料、合同。
8檔案管理制度
8.1檔案資料保管由專人負責,任何人不得擅自開啟資料櫃和移動檔案櫃內資料。
8.2如須借閲檔案資料,需到管理員處登記後方可借閲,借閲完後管理員檢查無損壞放回原文件夾中。
8.3資料借閲只能在檔案室內查看,不能損壞的塗改資料,否則追究借閲人責任。
8.4資料借閲必須是部門主管以上人員,只能借閲本部門資料,如需借閲其它資料必須經總經理批准同意。
8.5檔案室必須保存兩份資料:一份為歷史資料檔案,一份為借閲資料。
8.6工作需要複印資料的只可複印本部門資料,必須做好登記。
8.7檔案管理員必須保證資料的完整及完好,如有損壞必須立即進行更新。
8.8檔案管理員必須每月對資料進行一次更新,更新後的資料必須放於本文件的首頁。
8.9檔案管理員制定文件檔案總目錄,以及每個檔案文件目錄放於文件的首頁便於查找。
8.10變更合同資料需另行存放至少保存一年以上。
9相關文檔
9.1《檔案編號規則》
10修訂及實施
10.1本規定由全公司各部門實施,行政人事部進行監督。
10.2本規定修訂權在公司。
10.3本規定從二零零四年六月一日實行。
1.客户檔案的管理工作由客務部負責。
2.客户資料按單元號一户一檔建立，按樓層統一存放在客户檔案文件櫃內。
3.每個客户檔案內由入住資料、二裝資料、往來函和房門鎖、電話、車位、水牌、客户加班等申請單等組成，退租客户的資料須及時裝訂另存。
4.每個客户檔案均按日期順序排列，將最新的文件擺在最前面。
5.客户檔案的標牌須與檔案內現客户的公司名稱吻合。
6.客務部每年整理一次退租客户檔案，對已裝訂好的退租客户資料打印目錄後按樓層裝入文件盒內存放。
7.客户檔案查閲可向客務主管借出，經客務部經理批准後在客務部辦公室閲覽。
8.原始客户檔案一般不可修改，客務部工作檔案需經客務部經理同意方可修改。
9.客務部檔案應積極推行計算機管理，由客務主管設置客户檔案管理系統，將客户各類資料、各單元房屋使用情況等輸入計算機中，進行資料分析、整理和信息傳遞。
物業客户檔案管理制度
一。制度內容
為做到客户服務部與客户的良好溝通，掌握客户的人員構成、公司性質、物業費交納情況等，有必要建立一套綜合的客户信息系統，而客户檔案可以協助客户服務部以最便捷的.方式提供以上信息。因此，為充分利用客户信息並管理好這些信息，特建立此制度。
二。管理目標
客户檔案資料全面、準確、有效。
三。適用範圍
客户檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。
一般客户檔案包括以下的資料：
1. 收集客户單位資料
2. 客户繳費記錄包括各樣應付之押金
3. 客户裝修工程文件
4. 客户遷入時填具之資料
5. 客户資料補充
6. 客户聯絡資料
7. 緊急事故聯絡人的資料
8. 客户與管理處往來文件
9. 客户違規事項與欠費記錄
10. 客户維修記錄
11. 客户投訴記錄
12. 客户單位有關的工程檔案（與二次裝修工程有關資料）與工作程序
四。注意事項
1. 及時上行下達客户與管理之間的知識、報告、通知、通報，傳送文件應及時、準確，認真地登記並製作各種表格。
2. 協調與客户之間的關係，加強橫向溝通；
3. 做好與客户有關各類文件的檔案工作，並定期整理，以備隨時查詢及跟進；
4. 接聽客户投訴，解決客户投訴；
5. 接聽客户工程報修電話，及時聯繫修復。
物業管理公司檔案管理制度提要：
一、公司工作人員需要借閲檔案，須經總裁辦負責人同意。借閲時間原則上不超過一天。如特殊情況借閲量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。
二、外單位查閲檔案，必須持介紹信經分管副總裁批准後方可查閲。
第一章、總則
檔案管理是企業管理的重要內容之一，公司總裁辦指定專人負責檔案管理工作，為規範公司的檔案管理，特制訂本制度。
第二章、檔案分類
一、綜合類
（一）公司發起人協議書、批准公司設立的政府批文、驗資報告、可行性報告，各種請示、申請報告、評審意見書、認股書等；
（二）公司編文號的全部文件；
（三）公司股東會、董事會、監事會、專業委員會、總裁辦公會、業務聯席會等會議文件；
（四）公司大型活動策劃方案及有關資料，制訂實施的規章制度、機構設置改變，啟用新印章的通知批覆；
（五）公司的各種請示報告及上級部門的批覆；
（六）集團內各單位主送我司有關重要問題的文件；
（七）政府各級部門發送的文件；
（八）公司領導班子會議紀錄，辦公會議記錄，黨委會議記錄及其它研究重大問題的.會議記錄；
（九）介紹信、信函存根、電報底稿；
（十）公司檔案的交接清冊和銷燬清冊；
（十一）各職能部門、綜合類檔案目錄。
二、經營管理類
（一）各職能部門管理文件、重要資料目錄；
（二）公司下達的年度考核經濟指標及完成情況；
（三）公司各部經濟考核指標；
（四）公司和業務部門對外簽訂的協議、合同；
（五）上級部門制定的政策、規定等指導性文件。
三、財務類
（一）年度審計報告；
（二）年初預算報告；
（三）財務分析報告；
（四）財務存檔資料、文件目錄。
四、人事類
（一）公司領導成員的任免申報及上級批覆；
（二）公司中層幹部的任免、部室人員編制及花名冊
（三）職工獎懲情況記錄；
（四）職工的轉正、定級、調資、離退休、退職、撫卹、死亡等有關資料；
（五）勞動工資報表（年報）；
（六）有關獎勵基金和福利基金的開支情況資料
五、行政類
（一）固定資產登記，產權移交、清冊報表和資料；
（二）基建工程的申報、批覆，以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料（包括水、電、氣在內）；
（三）購買固定資產計劃、資料。
六、工程類
接管物業的工程資料，在退出時交還下個物業公司。
備註：保管期限中：指XX年以上，指5—XX年，指5年以下。
第三章、檔案保管
一、集團公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門或二級公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎上，按照分類大綱、歸檔範圍和保管期限的要求整理歸檔。
二、檔案要做到系統排列並建立案卷目錄和索引，以便於查找和利用。
三、各職能部門和二級公司、控股公司管理的檔案報送目錄到檔案室備案。
四、檔案室門窗及檔案櫃應符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求，檔案室內嚴禁煙火和存放易燃易爆物品，保持整潔、衞生。
五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況，如發現生蟲、破損、被盜、失泄密現象，應及時向分管領導彙報，採取有效措施進行處理。
六、建立健全檔案進、出登記制度，對每年收進送出的檔案材料按照保管期限分別進行統計。
第四章、檔案借閲
一、公司工作人員需要借閲檔案，須經總裁辦負責人同意。借閲時間原則上不超過一天。如特殊情況借閲量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。
二、外單位查閲檔案，必須持介紹信經分管副總裁批准後方可查閲。
三、查閲和借閲檔案的人員，必須對檔案的安全負責，不得任意拆卸、轉借、塗改、損壞和泄密。其中的機密事項只能在檔案室內查閲。如系案件調查取證需要複印者，公司內部的由總裁辦主任批准，外單位由分管副總裁批准。
四、查閲檔案的人員，必須遵守檔案室的各項規章制度，自覺辦理借閲手續，認真填寫檔案使用登記表。
第五章、立卷歸檔
一、公司實行部門立卷，各職能部門、二級公司、控股公司按照檔案分類大綱，將文件、資料（包括照片、聲像）整理後交檔案管理人員歸檔。
二、歸檔時間：各部門、二級公司、控股公司的文件、資料和自存檔案目錄（包括上級下發的承辦和閲存的文件），於次年三月底以前移交公司檔案室，在六月底以前整理歸檔完畢。會計檔案資料由財務部存檔。
三、歸檔的文件、資料，必須完整、規範，符合耐久要求。
第六章、其他
一、以上制度規定各職能部門和二級公司、控股公司須認真遵守，如未按要求辦理，造成損失者要給予經濟和行政處罰，造成重大損失者予以除名，直至追究刑事責任。
二、檔案管理責任人必須嚴格執行制度，造成管理混亂，檔案丟失，檔案管理部門和責任人要受到經濟和行政處罰，造成重大損失的對直接責任者予以除名，直至追究刑事責任。
為了加強物業檔案科學化、規範化、標準化的管理，充分發揮物業檔案在物業管理活動中的作用，更好地為物業管理服務，根據《中華人民共和國檔案法》以及有關法律、法規、規章特指定檔案管理制度。
1、公司應加強對所轄物業檔案管理工作的領導，把物業檔案管理工作列入物業管理工作的重要內容。
2、設立相應的檔案管理部門，配備專職人員和必要的專用庫房、裝具設備等，對物業檔案實行集中統一管理。
3、按規定整理、保管本單位本部門形成的物業檔案及有關資料，並做好提供利用。
4、凡是歸檔的文件材料需保持文件材料的'有機聯繫，並做到完整、準確、系統。
5、歸檔的文件材料應以原件為主，複製的文件必須註明來源單位及時間，字跡工整，圖表圖像清晰。
6、形成物業檔案的部門負責整理，經檢查合格後，雙方在移交清單上簽字，雙方各保留一份。
7、物業檔案管理人員，應建立各類檔案總目錄、分類目錄和微機查詢目錄等檢索工具。
8、物業檔案管理部門要進行物業檔案的整理、利用、鑑定、銷燬等情況的統計。
9、凡需銷燬的檔案，必須經過物業檔案所有權人，物業檔案管理人員的鑑定，編制銷燬清冊，提出銷燬報告，經相關部門批准，在指定地點銷燬。
10、物業管理的保管要有專用庫房，符合防火、防盜、防塵、防有害生物、防潮濕、防高温等保管要求，並定期檢查檔案的保管情況，對破損和褪變的檔案要及時修復，確保物業檔案的完整與安全。
11、任何部門或個人不得私自藏匿、隱瞞物業檔案，不得私自塗改、偽造、銷燬物業檔案。
12、借閲檔案須經領導批准並填寫借還檔案清單，用完後及時歸還入檔。
物業檔案是隨着物業管理行為的出現而產生的,儘管檔案管理不是物業管理工作的主要環節,然而其重要地位卻不容忽視。物業管理工作正式開展後,幾乎每一個環節都離不開檔案,無論是維修、養護物業設施,還是瞭解業主及物業使用人情況,或是收取管理費用、開發經營活動等,都要用到物業檔案。隨着現代科學技術的發展,無論是物業管理還是檔案管理,都在向着現代化的管理目標邁進,物業檔案的現代化管理也成為必然趨勢。
物業檔案是物業管理公司在從事物業管理活動時直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨着物業管理的不斷髮展和完善,物業檔案的種類也在不斷增加。
一、檔案管理運作環節
1、設立檔案室,採取系統化、科學化、現代化的先進手段,建立相應的規章制度,對所有檔案資料進行嚴格管理。
2、資料的收集堅持內容真實的原則,根據實際資料和信息資料的內容,在實際工作中從需要出發,擴大資料的來源渠道。
二、資料分類整理
收集後的所有信息資料,統一由檔案管理員整理。整理的重點是去偽存真,根據檔案的來源、信息的內容、信息的表現形式等特點進行細分,做到條理清晰、分類合理。
三、檔案內容
範圍分類資料內容
房產公司提供資料產權資料立項文件、工期批覆文件、規劃會審文件、規劃用地許可證、土地證、擴初會審文件、建設規劃許可證
技術資料規劃圖、竣工圖、地質勘察報告、工程預決算書、圖紙會審記錄、竣工驗收證明書、總平面圖、平面圖、房屋及設備使用技術資料
管理處建立的資料物業資料小區基本資料、商業網點資料、娛樂設施資料、路標、門牌、室號配置圖
業主資料入住通知書、業主公約、業主情況登記表、裝修申請表、房屋交接單
日常管理資料日常工作記錄、各類協議、各種設施設備檔案
四、資料歸檔整理
1、按照資料本身的內在規律、聯繫進行科學地分類與保存。
2、檔案按不同業務性質、編號、造冊、編輯,分櫃保存,運用計算機等先進的管理手段,儘可能的.把其他形式的檔案資料轉化為電腦儲存,便於查找和調用。
3、檔案的出室、入室都有嚴格的規定:出室必須由管理處主任同意,經登記後方可借出;入室時,須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,並追究有關人員的責任。檔案管理人員需及時收回在外文件,嚴防文件的流失。
4、檔案的管理環境做到'三防',即防火、防潮、防變質。
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