一、凡需利用檔案資料者，必須填好借閲單，説明利用的目的等項。
二、利用檔案資料必須履行登記手續，在指定的地點查閲。檔案原則不借出。但確因工作需要借出的，必須經辦公室主任批准。借出的檔案不得轉借其他單位或個人使用，按期歸還。
三、重要的資料一律不借出，只限於查閲室查閲。
四、查閲檔案時，不得損污、塗改檔案，不得在文件材料上圍點、打槓、增刪、批註、抽換、剪裁、撕毀。
五、如因工作需要複製和抄錄檔案資料，要經辦公室主任批准，由檔案室核對無誤後，力口蓋公章，方可帶走。
六、局黨委會、局務會記錄、人事工作材料及案件討論記錄，除有關領導外，一律不準查閲，更不得摘抄或複製。
七、對歸還的案卷，必須全面進行檢查，發現問題，及時認真處理。
八、借查檔案人員必須嚴格遵守上述制度，違者按《檔案法》有關規定追究責任。
為保證公司文件的完整，便於查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規範化的要求，並逐步實現電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對公司安全生產相關文件資料專門建檔。進行管理。
五、立卷應根據其相互聯繫、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便於保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閲。
1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便於查找，避免暴露或捆紮堆放。
2、文件櫃、檔案室要保持整潔衞生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告並做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內部員工因工作需要查閲檔案資料，須報請公司分管領導批准，外單位人員要查閲、複印公司檔案，必須持單位介紹信並經本公司分管領導批准後，方可查閲；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閲、複印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閲時間、查閲內容、查閲人姓名、批准領導、是否複印等相關內容。
八、對於公司機密文件及檔案的管理，要有專櫃存放並單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。
一、文書檔案歸檔制度
1、各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔範圍，交行政部統一管理。
2、各部門形成的文件、材料由兼職檔案員（各部門內勤）收集、審定、整理、立卷。
3、歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠（文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批覆）無缺頁、破損現象。
4、下發文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。
5、凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權退回原部門重新書寫。
6、重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。
7、機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位責任制
1、認真學習專業知識，貫徹執行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠於職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規章制度。
2、負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閲、鑑定、銷燬、移交等工作。檔案質量和工作質量符合“規範”要求。
3、負責公司有關部門檔案工作監督指導、業務培訓工作。
4、負責檔案庫房各項制度的落實。
5、積極提供檔案的利用，充分發揮檔案利用效果，認真總結經驗，為領導決策和機關各項工作提供優質服務。公司檔案管理規章制度範文由精品學習網提供！
三、兼職檔案工作人員崗位責任制
1、各部門配備一名兼職檔案員，負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2、兼職檔案人員要熱愛檔案工作，熟悉業務，工作認真負責，把好案卷質量關，按時完成兼管檔案的任務。
3、兼職檔案員應於次年2月底前，將整理好的檔案向檔案室移交。
4、嚴格執行各項檔案管理制度。
5、接受本公司專職檔案員的監督指導。努力學習檔案業務知識，不斷提高業務水平。
四、部門立卷制度
1、凡本部門在各項活動中形成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔範圍。
2、各部門兼職檔案員，負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。
3、兼職檔案員要嚴格遵守相關的規章制度及各項檔案管理制度，按綜合檔案室提出的各項要求立卷，保證立卷質量。
五、檔案保管制度
1、各門類檔案由綜合檔案室集中統一管理，配備檔案員負責檔案的保管工作。
2、按照檔案管理有關規定，對各類檔案應做到存放合理，排列有序，查找方便。
3、檔案員對室藏檔案材料要經常進行檢查，對已到借閲期限尚未歸還的檔案材料，要及時跟蹤追還，防止丟失。
4、庫房要保持清潔衞生，温度要經常保持在14—24℃，相對濕度要保持在45—60%，防止危害檔案的現象發生。
5、檔案庫房內做到“八防”即防盜、防光、防高温、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲，定期檢查。
6、庫房內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆危險品，停電時，一律用手電照明，不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無關人員一律不得進入，隨時關好庫房門窗，確保安全。
六、檔案保密規則
1、檔案工作人員要提高警惕性，遵守保密紀律，堅持原則，認真執行各項制度。
2、凡到綜合檔案室查閲檔案者，都要認真遵守安全保密制度，嚴格履行檔案查閲手續，檔案原則上不準帶出檔案室，確需帶出時須經主管領導批准並在指定時間內歸還檔案室。
3、查閲檔案時，不得翻閲與查閲內容無關的文件材料、無關人員不準進入檔案室。
4、本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所，不準帶回家中，要及時交給檔案管理部門。
5、對於違反保密規定，泄露國家公司機密或造成一定後果者要依據《保密法》的規定，嚴肅處理並追究其責任。
七、檔案借閲制度
1、借閲檔案要嚴格遵守檔案管理制度，凡借閲者，應自覺履行借閲手續。
2、凡借閲檔案，需經主管領導批准。外單位人員借閲檔案，應持單位介紹信，經主管領導同意後，方可辦理借閲手續，並在借閲期限內按時歸還。
3、借閲人員對檔案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由轉借他人。
4、借閲人員未經領導批准，不得複印、抄寫檔案資料。
5、檔案管理人員對歸還的借閲材料要認真進行檢查，確認檔案材料完好無損時，方可辦理歸檔手續。對摘抄、複製的檔案材料，經認真核對，正確無誤時，方能簽字蓋章。公司檔案管理規章制度範文由精品學習網提供！
6、一旦發現檔案材料在借閲過程中被拆、塗抹或缺失等毀損現象，要及時向主管領導彙報，並追究有關人員的責任。
八、其他
解釋權歸公司行政人事部。
第一條歸檔的文件材料必須完整、系統、準確，各項簽字手續完備。
第二條歸檔的文件必須字跡清楚、工整、紙張及文件格式負荷規範要求，書寫材料要適合長期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水及熱敏紙。
第三條歸檔文件應為原件。
第四條科技成果鑑定、基建工程驗收必須保存檔案的完整性。文件材料不完整、不繫統的不能通過鑑定、驗收。
第五條移交單位在正式移交前應對移交的文件材料進行組卷並編制移交目錄，雙方履行簽字手續
第一條設立專門的檔案庫房或檔案櫃對檔案進行存放、保管，並指派專人負責，做到“專人專櫃”的管理。檔案管理人員應嚴格保守檔案機密，任何人不得擅自進入檔案室，以保證維護檔案的完整性和安全性。
第二條檔案室配備檔案櫃或密集架，檔案上架排列應科學合理，便於查找。在排列上架時，應按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下的排列，以便於管理和查找。
第三條對照片、光盤、U盤等特殊載體的檔案須配置密封盒和專門的案卷盒，按編號盒存放在防磁櫃。
第四條檔案室要做好防火、防盜、防光、防高温、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等“八防”工作。
第五條檔案室在接收同級別人事檔案託管機構或企業移交的檔案後，應對移交檔案進行嚴格檢查，確保後續託管業務能順利開展。
第六條確定接收的移交檔案要辦理託管協議，做好編目工作，並及時入庫並及時完成檔案彙總統計、登記電子檔工作。
第七條各類外借檔案必須嚴格執行檔案借閲制度，在歸還時要核對是否有遺漏或損害，及時放回原處。
第八條定期對庫房檔案進行清理、核對工作，做到帳物相符。對破損、載體變質的檔案要及時進行修補或複製。
第一條為加強檔案信息管理，充分發揮檔案信息的作用，有效保存和應用檔案信息，制定本制度。
第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設活動中形成的各種技術的、商務的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數據、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質資料、電子版資料和多媒體資料等。
第三條公司規劃建設管理部負責工程類檔案信息的收集、整理、報送、存檔、應用及管理工作。
第四條調度員、測繪員、施工管理員、監理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，負責相關資料的繪製、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。
第五條各種檔案信息資料應按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當的通風。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。
第六條工程竣工圖紙及相關資料應在歸檔的同時向生產運行相關部門及時提供。
第七條舊管網改造時，由規劃建設管理部進行現場測繪，及時繪製改造後的圖紙並向相關部門提供。涉及調度地理信息系統數據更新的，應同步更新。
第八條檔案資料的借閲執行綜合檔案相關條款。
第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應按要求歸檔。
第十條保存三年以上的工程類檔案資料應移交綜合管理部檔案室統一保存，需要留存備用的可留複印件。
第十一條未盡事宜執行綜合管理部檔案管理辦法。
第十二條本制度從二o一二年一月一日起執行。
一、目的
為了對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規範人事檔案的管理，特制定本制度。
二、範圍
本制度適用於對公司人事檔案的執行管理。
三、職責
3.1 人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、保存、定期檢查核對、轉遞、保密、統計等工作。
3.2 人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區）負責本地區所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門負責管理工作。
3.3 集團公司人力資源部為本制度的歸口部門，負責指導監督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實執行工作。
3.4 集團公司企業委員會負責本制度的審議及授權主管人籤核，總裁負責本制度的批准執行。
四、人事檔案管理的內容
4.1 員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應聘申請表》及相關證件（畢業證書、身份證、各類技術認證證書）複印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動合同、考核、薪資、福利、獎懲、培訓等相關資料）並及時歸檔。歸檔的流程為首先對新的員工人事檔案材料進行鑑別，其次按新員工的所在部門以及職務、性別等進行分類並確定其歸檔的具體位置並且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱及有關內容，最後將新員工的人事檔案材料歸檔。
4.1.1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案為員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案為員工入司以後的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學歷及職稱變化情況、歷年考核情況及員工基本情況複印件備查材料等。
4.1.2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務歸類。員工終止/解除勞動關係時，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。
4.1.3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關部門負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無遺留問題；員工相關檔案調入單位時，人力資源部核對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉移單》及其它有關材料，轉至調入單位並歸檔。相關手續《員工入職試工轉正辭退作業管理制度》。
4.2 檢查核對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進行檢查核對並在《員工人事檔案統計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢查核對：突發事件後，如被盜、遺失、或水災火災之後；對有些檔案發生疑問之後，如不能確定某份材料是否丟失；發現某些損失之後，如發現材料變酶、發現蟲蛀等；檢查完畢後必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。
4.3 轉遞（員工異動）：檔案轉遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案並在檔案帳冊上註銷該員工的人事檔案並填寫《轉遞人事檔案通知單》，按發文要求包裝、密封。在轉遞過程中應遵循保密原則並且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。
4.4 保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷燬，並且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
4.5 統計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統計並填寫《員工人事檔案統計表》。
4.5.1人事檔案統計分類：履歷及相關證件材料、鑑定及考核材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。
4.5.2 人事檔案統計信息要及時更新，人力資源部根據人員流動情況每月25日必須將相關人事檔案的統計情況更新並填寫《員工人事檔案統計表》，提報人力資源部總監審核。
五、員工人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關規定。
查閲員工人事檔案應經人力資源部總監（或總裁）批准，並辦理登記手續。檔案管理人員和查閲者不得私自增刪、塗改、泄露檔案材料內容。
六、相關支持文件及記錄
員工應聘申請表
轉遞人事檔案通知單
員工離職通知單
員工人事檔案統計表
公司員工人事檔案管理制度
第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息和依據，特制定本制度。
第二條、本制度適用於公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。
第四條、新員工第一次建檔後，日後所有有關個人人事資料都隨時歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調動、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報到後按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書
3、學歷證、職稱證、計算機等相關資格證的複印件。
4、身份證複印件
5、照片
6、員工轉正申請表
7、聘用合同
8、獎懲材料
9、任免、升降、調薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應由專人負責並建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、存入、提供、使用和變動情況。
第七條、要做到分類準確、編號規範、排列有序、定期核對。
第八條、所有人事檔案都屬祕密文件，應妥善保管，不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無關人員查詢。部門負責人有權查閲本部門員工的檔案。總經理有權查閲任一員工的檔案，除總經理外任何人不得查閲員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閲自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閲人員應嚴格保證檔案的完整性，不得塗改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
一、認真貫徹執行上級有關檔案工作的方針、政策和法規，刻苦學習、不斷提高文化和業務水平、適應工作的需要。
二、負責文件材料的立卷歸檔工作。
三、做好檔案資料的整理、編目、鑑定、保管、統計、編研和系統化工作。
四、全面熟悉室藏，開發檔案信息資源，積極提供利用，做好諮詢工作，嚴格執行保密和檔案的利用制度。
五、加強檔案室管理，做好温濕度記錄，年終對室藏檔案資料進行全面地核對清理，確保檔案的完整與安全。
六、保持室內整潔，遵守防火安全制度。
檔案是黨和國家的寶貴財富，為維護檔案的完整與安全，制定本制度。
（一）根據保存檔案的數量，必須設置使用的專門檔案庫房、檔案櫃和檔案用具。庫房要堅固、安全、適用，並有防盜、防塵、防高温、防火、防潮、防強光、防鼠、防蟲等設施。
（二）注重採用科學的現代化的檔案保管，利用高技術手段、管理方法和設施設備，上等級和有條件的應配備去濕機、空調和微機等現代化設備，努力延長檔案的使用壽命，保證檔案的安全保存和更好利用。
（三）接收檔案必須認真驗收，並辦理交接手續，對接收和移出的檔案要及時登記和統計，並進行規範化整理，保證檔案完整、系統。
（四）做好檔案庫房管理工作，保證庫房內檔案櫃架和檔案排放、編號合理有序，便於保管和利用，嚴禁吸煙和存放易燃、易爆物品及其它雜物。
（五）保證庫房內温濕度符合國家規定的標準（温度14－24℃，濕度45－65％）。
（六）對保管的檔案要每年進行一次小檢查，年終進行一次大檢查，發現蟲蛀、黴變、損壞、丟失檔案等現象要及時報告領導，並積極採取措施予以處理。
（七）要定期對庫藏檔案進行清點核對，做到帳務相符，對損壞和模糊不清的檔案要及時搶救和修復。
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