ISO9000質量管理體系
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供應商評價和採購管理程序
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對採購過程及供方進行評價和控制，確保所採購的產品符合規定要求。範圍
（1）標準品。（2）加工品 3 權責
3.1 銷售部：負責下達客户訂購的貨品 3.2 採購部：負責物資的採購實施 3.3品質部：負責對物資採購的驗收標準的制定及採購回物資的驗證和標識
3.4物流部：負責對採購物的收發和管理 3.5倉 庫：負責對在庫品的管理 4 工作程序： 5.1供應商的調查
5.1.1採購部門根據公司銷售部的需求向有意向的供應商發出《供應商評鑑表》。
5.1.2收集各相關供應商的“調查表”後進行分析篩選，與本公司需要的供應商洽談。
5.1.3必要時企業由供應、質檢、技術等部門組織相關人員去供應商處進行實地考核調查。
5.1.4根據供應商的資料或實地考查情況進行綜合分析並作好記錄。5.2供應商的評價
5.2.1依據供應商提供的資料、考查情況或“樣品”檢測或試驗記錄進行全面分析。
5.2.2質量體系的要求
從供應商的生產設施、技術力量、質量管理體系、檢測裝置、質量控制及產品的實際情況、生產、交貨能力、服務態度進行綜合評價。
5.2.3根據初選的供應商的數次送貨、質量、價格、交付、售後服務等情況來確定合格的供應商 5.3供應商的選擇
5.3.1質管部對供應商的來料每次均要進行檢驗或試驗，並填寫《材料檢驗記錄》。
5.3.2依據供應商的產品驗證記錄及交期和售後服務情況，從中確定選擇合格的供應商。
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5.3.3經過調查分析、評價後，由供銷部建立起《合格供應商名冊》做為長期穩定的供應商。
5.3.4企業對各主要的合格供應商同時應保持兩家或兩家以上，以利於公司生產和發展。5.4供應商的輔導
5.4.1為了實現組織質量方針和質量目標，滿足產品或顧客要求，本着互利互惠的原則，對那些提供主要產品或特殊產品的重點供應商的產品質量應進行監視和控制。
5.4.2根據有關記錄，如某種原材料的供應商的產品連續三次都不合格時，應通知供應商限期改進，否則，從《合格供應商名冊》刪除。
5.4.3本着對供應商互利互惠的原則，品質部、採購部應對供應商進行分析，必要時組織有關人員去供方進行實地輔導和協助其改進。
5.4.4如因各種原因，供應商物資超過三次（一季度）不合格且又無改進效果時，應把該供方從《合格供應商名冊》中刪除，並通知其相關部門。5.5採購資料
嚴格按照我司產品目錄的技術參數進行採購。5.6採購計劃
5.6.1採購計劃是根據銷售成交訂單進行嚴格採購的
5.6.2採購計劃應清楚地説明採購物資的要求，包括：名稱、規格、型號、數量、計量單位、等級、質量要求或技術説明、時限等。5.7採購合同
5.7.1對所採購的重要物資，企業應與合格供方簽定採購合同，並雙方單位加蓋公章後生效 5.8採購產品的驗證
5.8.1對所採購的物資及材料，企業應進行驗證，並由品質部進行驗證工作。
5.8.2如驗證合格後進行標識、入庫。如不合格時，由品質部與供應商聯繫調換、返工等方法處理，如仍然達不到公司質量要求，由採購部負責退貨。
5.9採購管理
5.9.1交貨期管理：採購人員依照需求單位指定的交貨日期與供方接洽交貨日期。
5.9.2催貨管理：採購人員與供方協商定案後的交貨日期為基準，依照需求單位之狀況進行跟催，掌握交貨情形，若無法交貨則重新與供方協調交貨日，再進行催貨。
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5.9.3交貨期變動：採購訂單或採購合同確認後，供方遭遇不可抗拒之天災或其它因素無法如期交貨時，採購與銷售部門及供方重新協調交貨期，並於採購訂單或採購合同上做註明。
5.9.4價格管理：採購人員依照材料、規格、交貨期、數量及過去採購記錄經詢價、比價、議價後，在可接受的合理範圍內，經主管領導核准後，即可向供方進行採購。5.10採購作業程序
5.10.1採購文件的接收：採購人員接獲客户成交訂貨單。
5.10.2 詢價作業：採購人員接受成交訂單後，向供應諮詢價格及貨期。5.10.3比價作業：詢價作業後，如可能的話需二家以上的供方提供報價，以利比價作業進行，並選擇品質、成本、交貨期、售後服務等符合公司要求之供方。
5.10.4議價作業：數量貨金額交大的產品需與供應商進行議價。5.10.5訂購作業：詢價、比價結束後向供應商正式下達採購訂單。
5.10.6訂單變更：已發出的採購單有取消或內容更改情形發生時，應由銷售部人員在原銷售訂單上寫明變更內容、日期並由總經理或部門主管簽字交由採購部進行變更。
6． 相關文件 合格供應商名冊（FR-08-03）供應商評鑑表（FR-08-05）採購訂單
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供應商檔案建立及管理操作程序
一目的可以更加有效的對供應商實行管理，提高工作效率。
二內容
1檔案基礎知識
檔案：機關、組織和個人在社會中形成的，作為歷史記錄保存起來以備查考的文字、圖像、聲音及其它各種方式載體的文件。
2供應商檔案建立的必要性
其必要性主要體現在對質量保證方面，能夠更好、更全面、更快捷地認識供應商概況，縱向追蹤供應商質量變化，易於橫向對比同類供應商的優劣。3供應商檔案的建立
3.1 採購部負責確定供應商檔案的內容：營業執照、生產許可證、衞生許可證、印刷許可證和税務登記證等。
3.2 對供應商進行分類與編號，分類的方法一般可按商品來劃分，常用的編碼一
般為四位數，前一位為商品類別碼，後三位為廠商類別碼。
3.3 建立分門別類的供應商基本資料檔案。
3.4 檔案建立的具體要求：
（1）供應商基本情況：供應商代碼、供應商名稱、供應商地址、開户銀行、開户
賬號、税號、組織機構代碼證、聯繫人、電話、傳真和手機等。
（2）資料類：營業執照/執照到期日期、生產許可證/許可證到期日期、質量體系
證書/證書到期日期、QS認證/QS認證到期日期/、產品標識/行業檢測報告及有效期、企業簡介、配套主機情況、供應商基本情況調查表等。
（3）合同類：供應商質量保證承諾書、合同及合同編號等。
（4）產品類：物料編碼/產品名稱/含量規格/價格/企業行業標準/產品執行標準
等。
（5）流程類：樣品小批鑑定表/供應商評價記錄。
（6）一般文件：往來傳真等。
4建立檔案的注意事項：
4.1 具有詳細的聯繫地址，EMAIL，網址。
4.2 合理的供應商名稱，要求是供應商註冊或是登記所使用的名稱，不能簡單稱
呼。
4.3 供應商名稱必須是全稱，如公司名稱，不能只叫“ 農科”，正確合法的叫法
應該是“晉中市 農業科技開有限公司”。
4.4 詳細的聯繫人資料，聯繫人須用全名，不能只寫某某兄等日常生活性稱呼。
4.5 供應商的電話除包含其公司的前台電話外，還須有其業務聯繫人的常用電話
和商用傳真等。
4.6 聯繫電話應儘可能收錄該供應商業務主管級以上的聯繫資料，以便處理重大
問題時聯繫用。
4.7 檔案應含有供應商的經營範圍，應該具體詳細供應商的產品類型，檔次，銷
售渠道等。
4.8 檔案應儘可能備註供應商相關的歷史資料，含税狀況等。
5供應商檔案管理要求
5.1 對有經常業務往來或偶發次數較多的供應商，應及時將資料記錄到相關的軟
件或資料中，記錄的要求按供應商詳細資料表，為方便採購業務的操作，供應商的簡稱要求是供應商全稱的簡單稱呼。
5.2 供應商合作各項要求都符合公司發展要求的，且通過審核的供應商，應備註
“資料已審核”字樣。
5.3 對於已開發過的供應商和可潛在開發的供應商分別以文檔的形式保存於電
腦，方便需要時用或進行開發以備用。
5.4 若供應商的聯繫方式，地址發生變更，採購員應該及時將相關資料更新保存。
5.5 對符合公司發要求的已審核供應商，應該及時錄入合格供應商資料表。
5.6 對於終止合作的供應商資料根據實際情況判定是否可再次起用，並做相關的備註説明。
5.7 檔案的機密性
（1）供應商檔案資料嚴禁非採購部門人員未經採購部經理許可的情況下翻閲。
（2）存於電腦上的供應商資料文檔應當設置相應安全碼。
（3）採購人員應該做好相關資料的機密性，不能將供應商相關信息隨意透露給其
他部門，更不可將相關信息透露給供應他供應商或是公司客户。
5.8 檔案定存放及整理頻率
（1）紙質類檔案應按照規定的位置存放，電子類檔案應當標題明確（如標明供應
商名稱或供應原材料名稱），以確保可快速檢索到。
（2）至少1個月1次對其進行整理。過期資料的打包一年進行一次。
公司供應商管理制度
（試行）
第一章總則
第一條為規範公司供應商管理，提高公司經營合理化水平，加強信息共享，降低供應成本，提高採購物資質量，增強供應安全係數及供應可靠性，特制定本制度。
第二條公司對物資供應商實行統一歸口、三級審核，統一建立公司物資供應商檔案庫，實行供應商准入制度、對合格供應商定期進行評價與考核、動態管理。
第三條供應商的准入採取各單位評審推薦、平台審核備案、集團公司審定添加至供應鏈系統模式。
第四條原則上每類物資取得供貨資格的供應商不得少於三家（特殊物資除外）。
第二章機構及職責
第五條公司生產管理部是物資採購的管理部門，負責統一管理公司及各單位生產類物資採購管理工作，供應商管理中主要履行以下主要職責：
（一）組織制定公司供應商管理制度；
（二）各單位供應商准入審核備案工作；
（三）織織制定各單位供應商管理的政策與機制，下達各單位執行，監管各單位供應商管理工作。
第六條各單位採購部門負責本單位範圍內的供應商管理工作，履行以下主要職責：
（一）組織建立供應商資質審查小組，落實供應商准入管理工作。
（二）組織建立供應商考核小組，落實供應商考核管理工作。
（三）依據平台下達的供應商管理政策，參與供應商評審、推薦和考核工作。
第三章供應商准入管理
第七條供應商准入必須具備以下基本條件：
（一）具有法人資格；
（二）具備國家和相關部門頒發的質量、安全、環保以及其它生產經營資格、許可證、質量認證等；
（三）具有良好的商業信譽，近三年經營活動中無違法記錄；
（四）具有完善的質量保證體系，近三年在國家、行業以及集團公司、地方政府質量監督檢查中無不合格情況；
（五）集團公司或平台要求具備的其它條件。
第八條供應商進入我公司除提供供應商的基本信息外，還要提供必要的資質資料，資質資料包括：
（一）營業執照複本及複印件；
（二）税務登記證副本及複印件；
（三）組織機構代碼證；
（四）法定代表人證書或委託代理證明及複印件；
（五）相關資質證明（生產許可證、檢驗報告等）或必要的文件；
（六）企業通過的IS09001體系證明文件；
（七）要求提供相關年度財務報告及近三年業績報告；
（八）特殊行業的強制認證、強制檢定產品的生產許可證、經營許可證、專利產品證書；
（九）其它能證明該單位供應實力的資信文件。
第九條供應商准入審批程序
（一）採購管理部門在規定的時間內，根據要求填寫《供應商調查表》，同時要求供應商提供相應的資質資料，所有資料必須加蓋單位公章並保證真實有效。
（二）採購管理部門對供應商資質文件初審後，將供應商資料及初審結果遞交至各單位資質審查小組，由資質審查小組對其進行評選評定。
（三）評定合格的供應商進行送樣，由技術及質量監督部門進行評定並提交驗收報告，驗收合格的供應商對送樣物資進行報價，採購部門負責比價、議價，原則上議價後物資價格不得高於同類物資採購價格。
（四）經綜合評分，合格的供應商由採購部門提交供應商開發報告，經主管領導審核，總經理審批後，報平台審核備案，集團公司審定添加，錄入我公司合格供應商名錄併發放供應商准入證。
第十條供應商准入證實行有效期制，准入證有效期一年，每年12月份審驗一次，期滿後複審。複審合格的，換髮新證；不合格的，准入證作廢並收回，取消准入資格。
第十一條供應商發生更名時，其准入資格自動取消，從供應商名錄中予以刪除，供應商需重新按照準入流程申辦供應商准入證；
第四章供應商的考核管理
第十二條各企業考評小組每季度對合格供應商進行一次考評，當供應商所供物資發生重大質量事故時，隨時對供應商進行評價及考核，確保供應商供貨質量的穩定性及持續的降低採購成本，評價小組根據供應商的實際行為按照公平、公正、公開的原則，對供應商進行客觀的評價。
第十三條供應商評價標準（產品質量：40分，價格：30分，交貨期：20分，售後服務：10分）
（一）產品質量：質量是採購考核評價供應商的最重要的因素，供應商在供應產品的過程中，採購人員、庫管員、技術人員及生產使用部門人員應積極配合對供應商所供應的產品進行質量監督和檢驗。物資驗收時每發生一項質量不合格的，扣2分，該項物資第二次驗收不合格的，扣10分，物資安裝後發生一般質量問題的，扣10分，嚴重影響公司安全生產的，本項不得分。
（二）價格：產品價格是考核評價供應商的重要指標參數，各企業根據所屬物資情況，參考市場價格，對主要物資建立物-4-
資價格信息庫，供應商物資採購價格每高於合理利潤價格1%，扣1分，每高於合理利潤價格2%，扣2分，依次類推；同一供應商供應幾種物料，按平均計算。
（三）交貨期：交貨期限及交貨數量是考核評價供應商的重要指標，每類物資逾期一天，扣1分，逾期停工待料，扣10分，給公司安全生產造成重大影響的，本項不得分。
（四）售後服務：售後服務主要考核供應商產品售出後，供應商所做的售後工作。供應商應主動提供售後報務，主要對產品的性能、使用知識的講解及不合格產品的退換，對售出產品的使用跟蹤、使用效果的回訪，或通過問卷調查等方式，更好的為公司服務。評價得分：按期服務：10分；偶爾拖延：7分；經常拖延：2分；置之不理：0分。
第十四條供應商等級劃分
（一）A級供應商（優秀供應商，考核評定≥90分）
（二）B級供應商（良好供應商，考核評定≥80分）
（三）C級供應商（合格供應商，考核評定≥70分）
（四）D級供應商（不合格供應商，考核評定＜70分）第十五條供應商考核處理
（一）A級供應商：各企業物資管理部在付款方式、物資採購數量上給予優先安排，該類物資採購總額≥50%
（二）B級供應商：由物資部提請供應商改進不足，並限期整改，整改不力的降級處理，該類物資採購總額≥30%。
（三）C級供應商：由採購部、技術部、質監部等部門予-5-
1、從時間序列來劃分：老供應商、新供應商、未來供應商。新供應商和未來供應商為重點管理對象。
2、從交易過程來劃分：包括曾經有過交易業務的供應商、正在進行交易的供應商和即將進行交易的供應商。對於第一類供應商，不能因為交易中斷而放棄對其的檔案管理；對於第二類的供應商，需逐步充實和完善其檔案管理內容；對於第三類供應商，檔案管理的重點是全面蒐集和整理資料，為即將展開的交易業務準備資料。
3、從供應商性質來劃分：特殊公司（與本公司有特殊業務等）、普通公司等。這類供應商因其性質、供應特點、供應方式、供應量等不同， 對其實施的檔案管理的特點也不盡相同。
4、從供應數量和市場地位來劃分：包括主力供應商（供貨時間長、供應量大等），一般供應商。不言而喻，供應商檔案管理的重點應放在主力供應商上。
1、供應商基礎資料，即公司所掌握的供應商最基本的原始資料，是檔案管理應最先獲取的第一手資料。這些資料，是供應商檔案管理的起點和基礎。供應商基礎資料主要包括公司名稱、地址、電話、傳真、E-mail、網址、負責人、聯繫人；公司概況、設備狀況、人力資源狀況、主要產品及原材料等。
2、供應商特徵：供應能力、發展潛力、企業規模和知名度等。
3、業務狀況：主要包括目前及以往的銷售實績、經營管理者和業務人員的素質、與其他競爭公司的關係、與本公司的業務聯繫及合作態度等。
4、交易活動現狀：主要包括供應商的交貨狀況、存在的問題、保持的優勢、未來的對策；企業信譽與形象、信用狀況、財務狀況等。
1、貫徹落實永煤控股供應商管理制度；
2、對統購物資供應商進行入庫推薦和資質初審，推薦企業信譽好、產品質量可靠的供應商；
3、根據永煤控股安排組織或參與對擬入庫統購物資供應商進行考察；
4、按照永煤控股要求做好在庫統購物資供應商的考評和日常監督；
5、及時反饋統購物資供應商所供產品質量、售後服務等履約信息。
6、制定裕東公司供應商管理制度，經領導小組審定後監督執行；
7、建立健全裕東公司自購物資供應商信息庫，組織對擬入庫供應商進行准入審核，必要時參與考察；
8、收錄和維護裕東公司自購物資供應商信息，對在庫供應商進行動態管理；
9、牽頭組織對自購物資供應商進行定期評審，並實行優勝劣汰；
10、組織調查裕東公司自購物資供應商的不良行為，提出處理意見和建議；
11、負責處理自購物資供應商的質疑和投訴。
1.總則
1.1 目的
為使本公司原物料的國內外採購作業有所遵循，及時提供適質，適量，適價的原物料，特制定本制度。
1.2 範圍
凡大宗原料、輔料、包裝材料、微量藥品、設備、零件、器材、辦公用品等採購業務中，有關詢價、議價、採購等作業，均適用本制度。
1.3 採購部門及權限的劃分
1.3.1 公司原物料的採購計劃、價格、策略等均由採購委員會決議。
1.3.2 臨時的、緊急的採購，由使用部門提出申請，採購部負責詢價，呈總經理籤準。
1.3.3 具體採購業務由採購部負責執行，而特定儀器、設備之採購須由請購部門主管和技術人員參與技術、價格、質量等方面的審定。
1.4 採購工作基本原則
1.4.1 採購委員會是公司在原物料採購過程中的最高決策機構。
1.4.2 公司的總經理是採購委員會會議決議的最高執行者。
1.4.3 公司的財會部門必須對採購業務與採購委員會會議決議是否相符，予以充分的反映和監督。
1.4.4 品管部門必須對購入生產用原料的質量予以全過程的監控。
1.4.5 採購部門必須根據採購委員會的會議精神，多途徑，少環節，貨比三家，適時，適質，適量，適價保證原物料的供給。
1.4.6 採購委員會會議須定期與不定期召開。例如，根據年、季、月銷售和生產目標應定期舉行；根據原物料的採購特點及資金調度情況應不定期的舉行。
1.4.7 採購部門必須定期作出市場，供貨，存貨，採購等分析，並及時提交採購委員會。採購部應對供貨市場，供應商情況，需購原物料質量、價格、數量、運輸、氣象資料、進出口數據、原物料庫存、原物料耗用情況等作出定期分析。
1.4.8 採購部和財會部應於每月末與供應商核對供貨數量、應付貨款和商務處理等資料。
1.4.9 採購部應定期對採購人員進行業務培訓和考核，以提高採購人員的業務能力和思想品德水平。
1.4.10 原物料採購須遵循“貨到付款”的原則，嚴格控制原物料預付貨款。
2.採購委員會及其會議制度
2.1 目的
採購管理是任何一個企業都視之為經營是否能步入軌道的重要基礎之一。特別在原物料成本佔據銷售成本7585%左右的行業，原物料採購成本和儲存成本的合理性，會對經營利潤產生很大的影響。因此，有效的採購委員會制度可以讓我們得以：
（1）奠定穩定的採購管理工作基礎；
（2）提高採購管理水平；
（3）降低採購成本和儲存費用，合理使用資金。
2.2 採購委員會的組織及職責
2.2.1 公司設立採購委員會，由總經理，副總經理，採購部經理，生產部經理，品管部經理，財會部經理組成。總經理擔任採購委員會主席，採購部經理兼任會議祕書，做會議記錄並負責決議案的執行。
2.2.2 採購委員會職責：
（1）擬定原物料的採購政策並確保政策的適當執行。
（2）依據本公司的質量標準，確保原物料的品質及合理的`價格。
（3）審核決定採購的時機、價格及數量。
（4）協調、解決影響採購實施的重大問題。
2.3 採購委員會組織的運行
2.3.1 每月定期召開採購委員會會議採購委員會會議是日常採購管理工作之一，由會議討論決定採購委員會召開會議的固定時間，並相應的要求有關部門定期提供分析資料，以供會議討論和決策。
2.3.2 不定期召開採購委員會會議對採購管理過程中的特殊事項，例如：原物料市場急劇變化時。經採購委員會成員的提議，應臨時召開採購委員會會議。
2.3.3 開會的法定人數為全體委員的三分之二，採購委員會的決議須半數以上人員表決通過，方可執行。出席採購委員會會議的列席人員無表決權。
2.3.4 採購委員會召開會議時，採購委員會成員若無法參加，應授權代理人員參會。
2.3.5 會議主持人為採購委員會主席，主席因故不能出席會議時應委託副主席或公司其他領導主持。採購部經理負責會議的召集。
2.4 採購委員會會議的內容及程序
2.4.1 採購部經理報告以下情況：
（1）上次會議決議事項的執行情況。
（2）原物料的庫存量、在途量。
（3）原物料的市場行情預測動態，公司應採取的措施。
（4）月原物料採購計劃及資金需求計劃。
（5）採購部外欠貨款情況。
（6）採購實施中需協調解決的問題。
2.4.2 採購委員會對採購部報告內容進行討論並做出決定。
2.4.3 會議決議事項由採購部經理記錄，整理後呈採購委員會主席核准。
2.4.4 採購部經理將核准後的會議紀要分送委員會成員，並負責決議案的執行。
2.5 採購委員會控制要點
2.5.1 對採購過程中發生的重大采購事項，必須由採購委員會討論決定。
2.5.2 原物料價格應在同地區，同行業中保持較低的水平。
2.5.3 原物料質量必須在同地區，同行業中保持較高的水準。
2.5.4 根據產銷實際情況，確定每月原物料的安全庫存量，確定需階段性（季節性）儲備原料的合理庫存量。
2.5.5 對有預付款的採購，必須事先提交採購委員會討論通過。
2.5.6 採購部必須有完整的採購結算檔案，並建立有效的採購分析檔案。
3.供應商管理辦法
3.1 供應商的選定及指導
3.1.1 對於大宗或經常使用的原物料，採購部門應建立相對穩定的供應商，並設立“供應商資料卡”作為日後詢議價和供料的參考。
3.1.2 為確保貨源，採購人員對於經常採購的原物料，應尋找兩家以上的供應商作為儲備或交互採購，以穩定貨源、降低價格。
3.1.3 選定供應商時，應從其供貨能力、信譽度、資金狀況、解決糾紛能力及對市場狀況把握程度等方面綜合考慮，並依此確定是否發展為長期供應商。
3.1.4 若供應商為貿易商或代理商時，採購人員應調查其信譽及技術服務能力等，憑以作為判斷是否為採購對象的依據。
3.1.5 積極向供應商宣傳公司原料品質標準，並在品質及技術服務上給予必要的幫助，使其交貨及時、品質穩定且符合公司的質量標準。
3.2 供應商的管理和分類
3.2.1 每一筆採購業務，都要進行採購成本分析，交部門經理審閲後存檔以充實供應商的資料卡。
3.2.2 供應商的分類。根據供應商的信譽狀況、貨源穩定性（數量、品質）、資金狀況、發運能力等方面進行分類。例如把供應商分為A、B、C、D四大類：
A類指信譽良好、貨源穩定、資金充足以及發運通暢的廠商；
B類指信譽良好、資金充足及發運通暢但貨源較不穩定的廠商；
C類指信譽較好，資金充足或發運較通暢、貨源不穩定的廠商。
D類指資金較充足或發運較通暢、但信譽一般或差、貨源不穩定的廠商。
3.2.3 對於時常出現交貨品質不符合質量標準，交貨數量不足，延誤交期，售後服務不良等情況的供應商，應立即通知其改善，並按規定扣款。如未能改善者，採購部應另行開發新的供應商。
3.3 供應商的開發
3.3.1 採購人員應積極調查原物料資訊，收集原物料市場行情，積極開發新的供應商。
3.3.2 開發原料新供應商時，應取樣經品管部或使用部門檢驗分析，提出報告，必要時應到現場調查確認其生產技術及品質水準之後，進行詳細評估，決定是否列為供應商。
3.4 採購資料及檔案管理
3.4.1 採購內勤人員每月初或每週做好“供應商資料卡”、“原料及微量元素採購報表（月)”、“採購分析報表（周、月）”、“庫存報表(月）”等彙總整理工作，並報告有關領導。
3.4.2 市場行情及時瞭解分析，價格走勢定期分析，供應商信譽等級定期評審，來電來函文件資料及時分類保存。
3.4.3 公司有關人員如需借閲有關資料、檔案，必須經部門經理同意後，由內勤人員登記，借閲人員簽名後方可。
3.4.4 有關採購委員會的資料，由部門經理歸類存檔保管，借閲需經採購委員會主席同意，並登記後執行。
4.原物料採購管理辦法
4.1 計劃
4.1.1 原料採購計劃採購部根據行銷部的下個月及下六個月銷售計劃，品管部據此做出的下個月及下六個月用料計劃，生產部提供的上期庫存情況表，編制下個月及下六月的原料採購計劃。
4.1.2 包裝物採購計劃採購部根據銷售部的銷售計劃、品管部（畜禽部、肉品加工廠）做出的編織袋（包裝箱）用量計劃，編制採購計劃。
4.1.3 勞保用品、辦公用品採購計劃採購部根據行政部報來的經總經理核准的每季勞保用品、辦公用品請購計劃，編制採購計劃。
4.1.4 零配件、藥品的採購計劃採購部根據生產部、品管部報來的零配件及藥品月需求量，編制採購計劃。
4.2 信息收集與分析
4.2.1 採購部應掌握主要原料的產地分佈，當年收成、加工期、交易渠道、運輸方式、質量、庫存及國家產業政策、市場供求關係等資訊，填寫“原料行情週報表”和“原料採購分析報表（周、月）”供採購委員會參考以便確定最佳採購時機。
4.2.2 採購部須以電話、傳真等多種方式，隨時向供應商詢價，以瞭解原料市場行情變化情況。
4.2.3 採購部在實施原料採購中，須堅持貨比三家之原則，根據供應商曆次供貨的信譽、交貨期、價格、應變能力等因素，選擇理想的供應商及合理的採購價格。
4.2.4 對包裝物、勞保用品、辦公用品、藥品、零配件、器材等，採購部應根據公司的要求、標準，採取供應商報價，深入廠家瞭解產品質量等辦法，廣泛收集信息、然後選定三家以上供應商進行議價。
4.2.5 採購部將下月所需原物料的數量、價格、可選擇供應商等資料彙總後，提供採購委員會討論、決策，每種原物料的可選擇供應商不得少於兩家。
4.3 核准
4.3.1 採購委員會根據採購部提供的資料及其它方面的資訊，做出採購決策。
4.3.2 採購部根據採購委員會的決定，向供應商訂貨，開“原料採購申請單”簽訂採購合同，實施採購作業。
4.3.3 採購部須隨時注意市場行情變化，如遇價格上漲，則可考慮多進貨，如遇價格下跌，則適時要求供應商降價，並及時掌握最新價格。
4.4 合同
4.4.1 所有原料採購都必須簽訂合同，合同一式三份（一份採購部自存，一份交供應商，一份交財會部）。信件和數據電文可以作為合同附件，應注意互相之間時間和內容的一致性。 4.4.2 如市場行情發生變化，合同需更改，須由採購部經理報送總經理核准後才可變更，必要時，可臨時召集採購委員會討論決定。
4.4.3 採購合同內容由當事人約定，應將以下內容明確、清楚、具體寫出，不得含糊其辭：
（1）標的；
（2）數量；
（3）質量；
（4）價格；
（5）包裝；
（6）交貨期限；
（7）驗收地點及辦法；
（8）交貨方式及地點；
（9）付款條件及付款方式；
（10）保險；
（11）運輸損耗的承擔；
（12）違約責任。
4.4.4 所有合同經採購部經理簽字後，報送總經理審定簽字，加蓋公司合同專用章後生效。合同簽訂後若有異議，應按《合同法》有關規定處理。
4.5 交貨期控制
4.5.1 合同簽定後，採購部必須追蹤，督促交貨進度。
4.5.2 採購部根據原料客户發貨情況，提前填寫“原料到貨預報表”送生產部、品管部，以便做好接貨準備。每月填報“原料採購進度月報表”。
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