第一條為加強企業檔案工作，促進檔案工作為企業各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》和有關法律、法規，制定本規定。
第二條本規定所稱的企業檔案，是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。
第三條企業應遵守《檔案法》，依法管理本企業檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。
第四條企業檔案工作接受檔案行政管理部門的監督和指導。
中央管理的企業制定本企業檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。
第五條企業負責檔案工作的部門依法履行下列職責：
貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制定本企業文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑑定、銷燬、移交等有關規章制度；
統籌規劃並負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑑定、統計和提供利用工作；指導本企業各部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作；監督、指導本企業所屬機構的檔案工作。
第六條企業檔案工作人員應當忠於職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務能力。
第七條企業各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，並定期交本企業檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應完整、準確、系統。文件書寫和載體材料應能耐久保存。文件材料整理符合規範。歸檔的電子文件，應有相應的紙質文件材料一併歸檔保存。
第九條企業根據有關規定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級第十條企業採取有效措施對檔案進行安全保管，並切實加強對知識產權檔案和涉及商業祕密檔案的管理。
第十一條企業對保管期限已滿的檔案進行鑑定。對確無保存價值的檔案登記造冊，按有關規定經企業法定代表人批准後進行監銷。
第十二條企業做好檔案統計工作。國有大中型企業應按檔案行政管理部門的要求填寫有關報表。企業認真做好對國家和社會
有保存價值的檔案的登記工作。
第十三條企業檔案現代化應與企業信息化建設同步發展，不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業檔案部門應積極做好檔案的提供利用工作，努力開發檔案信息資源，為企業提供及時、有效的服務。
第十五條企業必須為政府有關部門、司法部門依法執行公務提供真實、準確的檔案。
第十六條企業提供利用、公佈檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。
第十七條國有企業資產與產權發生變動，應按《國有企業資產與產權變動檔案處置辦法》做好檔案的處置工作。
國有企業破產，破產淸算組應妥善處置破產企業檔案；國有企業分立，檔案處置工作由分立後的企業協商辦理。
第十八條企業對在企業檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。
第十九條企業應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進行塗改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷燬而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依法進行處理。
第二十條本規定由國家檔案局負責解釋。
第二十一條本規定自xx年9月1日起實施。《國營企業檔案管理暫行規定》同時廢止。其他有關企業檔案工作的規定凡與本規定牴觸的，以本規定為準。
一、人事檔案管理範圍：專業技術幹部、管理幹部、工人等各類人員（包括出國不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工）的人事檔案。
二、除人事檔案管理人員外，無關人員不得進入檔案庫。
三、檔案的管理
（1）根據氣候的不同變化，經常注意檔案的通風、温度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。
（2）對所管理的人事檔案必須逐人登記註冊。
（3）每季度核對一次檔案的分類、編目、序號，發現編錯或放錯位置需糾正；裝卸檔案要按登記冊全面檢查檔案，發現漏缺檔案需查找。
（4）任何人不得私自保存他人的檔案材料，對私自保存他人檔案材料拒不交出者，應追究其責任。
（5）要不斷研究和改進檔案的管理方法和技術，逐步實現檔案管理的科學化。
四、人事檔案是全面應幹部、工人歷史和現實情況的實物材料，構成包括下列十項內容。
（1）履歷表及其他簡歷材料等。
（2）自傳材料；報告個人有關事項的材料。
（3）各種鑑定；審計工作中形成的材料；
（4）各類考核、評價材料及畢業成績單、學歷證明等。
（5）歷史審查材料及甄別複查材料，更改或姓名認定材料等。
（6）黨、團組織建設工作中形成的材料。
（7）表彰獎勵材料
（8）執紀執法部門形成的涉及個人的材料。
（9）任免呈報表，確定或晉升技術職務、學位、學銜審批表，出國人員審批表，調整工資審批表，工資級別登記表，離休、退休、退職審批表等。
（10）健康檢查和處理工傷事故工作中形成材料。
五、查閲和借用人事檔案，應遵守下列規定：
（1）不得隨意查閲人事檔案，如必須查閲有關人員檔案情況，需辦理借閲手續由檔案管理人員提供。
（2）必須查閲檔案時，只限於組織、人事部門派出的中共黨員幹部到檔案室查閲所需情況。
（3）任何人不得查閲或借用本人及親屬的檔案。
（4）查閲檔案者，必須填寫對查閲問題，查閲日期等逐項進行登記。
（5）查閲檔案，必須嚴格遵守保密制度，嚴禁在檔案卷內塗改，圈劃及撤換檔案材料，不得向無關人員泄漏被查檔案內容，違者應追究責任。
（6）查閲檔案時，不得抄錄檔案內容，如特殊情況，須經人事部門負責人允許後方可抄錄，抄錄的材料應儘快送回檔案室處理。
（7）外調人員一般不得查閲檔案，如特殊情況需查閲時，必須持縣級以上組織、人事部門介紹信，並有兩名正式黨員方能查閲。
（8）檔案在特殊情況下，經批准可以借出，但借出時要及時登記，按期歸還，如不按時歸還，要及時催收，以免遺失。
六、轉遞檔案應遵守下列規定：
（1）檔案要通過機要交通或派專人轉遞，不能公開郵寄或本人自帶。
（2）檔案轉出要及時追收回執，以防檔案丟失。
（3）收到外單位的檔案，要及時核對，核對無誤差後，在回執上簽名蓋章後退回回執。
七、凡歸檔的材料，均應經過認真的鑑別；屬於歸檔的材料，必須手續完備，完整無缺把好“入口關”；需經組織審查蓋章和本人簽字的，應蓋章簽字後才能歸檔。
八、凡歸入檔案的材料，均應按照組織部《關於幹部檔案材料收集，歸檔的暫行規定》整理，不應歸入幹部檔案的材料，不得入檔；
九、保管檔案工作人員守則如下：
（1）嚴格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內容。
（2）嚴禁在檔案庫吸煙，保護檔案安全，經常打掃和保持檔案室的清潔衞生。
（3）不得擅自轉移、分散和銷燬檔案材料。
（4）熱愛本職工作，忠於職守，刻苦鑽研業務，努力提高業務水平和工作能力。
（5）堅持黨的原則，認真貫徹執行黨的政策，嚴格按照檔案工作的各項規章制度辦事。
1、文件檔案的管理:
1.1文件檔案主要是指公司各種有價值的憑證信函，文字記錄和業內資料等內容。
1.2公司各部門負責本部門歸檔文件材料的收集，保管，整理和立卷，並定期交檔案室集中管理。
1.3歸檔的文件材料必須完整、準確、系統，文件書寫和載體材料必須耐保存，文件材料整理符合規範。
1.4檔案資料如因特殊情況，需修改，複印，摘抄，塗改等，屬絕密或機密文件的必須由總經理審批，屬祕密文件的必須由公司主管領導審批，各部門保密文件由各部門部長審批。
1.5歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成，手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。
1.6文件檔案紙張的規格以a4紙為標準，特殊類型的紙張經整理後達到210mm*297mm尺寸標準。
2、電子文檔的管理:
2.1收集、積累要求:
■記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質時，如果保管部門已開始向計算機全文處理的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要，確定是否保留。
■保存與紙質等文件內容相同的電子文件時，要與紙質等文件之間，相互保證準確、可靠的標識關係。
■在'無紙化'計算機辦公或事物系統中產生的電子文件，應採取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲於光盤或移動硬盤類能夠脱機保存的載體上，並對有存檔價值的電子文件製作紙質拷貝件保留。
■用文字處理技術形成的電子文件，收集時應註明文件存儲格式和屬性。
■用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件，如果採用非標準壓縮方法，則應將相關軟件一併收集。
■用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時必須保證其對設備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關軟件和各種數據。
■用視頻設備獲得的動態圖象文件，收集時必須保證收集其壓縮
方法和軟件；用音頻設備獲得的文件，收集時必須保證收集其屬性標識和相關軟件。
■由計算機多媒體技術製作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時必須保證參數準確、數據完整。
■通用軟件產生的電子文件，收集時應注意收集其軟件型號和相關參數。專用軟件產生的電子文件，收集時必須()連同專用軟件一併收集。
■計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的各類參數、管理數據等應與電子文件一同收集。
2.2收集、積累方法:
■及時按照要求製作電子文件備份。
■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
■電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。
■電子文件登記表如果製成電子表格，應與備份文件一同保存，並附有紙張打印件。
2.3歸檔要求:
■把帶有歸檔標識的電子文件集中，製成歸檔數據集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查閲使用。必要時，複製第三套，異地保存。對於加密電子文件，則應解密後再完成上述工作。
■本標準推薦採用的載體按優先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。
■存儲電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標籤，標籤內填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環境等信息。
■將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其它説明等一同歸檔並附歸檔電子文件登記表。
■需要長期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上，如果是自行開發的應用軟件，也應將軟件及相關數據存在同一載體上。
■原電子文件數據集的載體在完成電子文件歸檔後，保留時間至少一年。
3、聲像檔案的管理:
3.1聲像資料的收集整理，原則上要保存聲像資料原件（底片），重要資料要附文字説明。
3.2文字説明的編寫要求:
■基本內容應包括事由、時間、地點、人物、背景、作者（攝製者）等。
■應能準確解釋檔案材料的內容，概括其反映的全部信息，標註項目正確齊全。
■照片的自然張應由檔案管理員按拍攝時間順序編寫文字説明。
3.3聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進行檢查。
3.4底片冊、錄音、錄像帶、軟盤，應放在專用架內，嚴禁擠壓堆放，並避開磁場源。對存放的照片要定期檢查。
3.5原版聲像檔案一般不得借出檔案室，如有特殊需要，需由部門領導批准，方可限期外借。利用率高的聲像檔案可將複製件外借使用。
一、檔案的建立。
1.1檔案的建立按下列流程建立：收集--整理--分類--編號--登記--輸入電腦--入櫃--利用--檢查
1.2明確建檔內容，實行系統收集、集中管理。
1.2.1房屋檔案：包括本物業的設計、施工文件、資料、圖紙、工程竣工驗收資料等；
1.2.2設備設施檔案：包括各種設施設備的線路圖紙、使用説明書、購入使用時間、使用許可證、年檢合格證、維修保養合同及維修保養記錄等；
1.2.3業主檔案：包括業主入住時所填寫的"業主概況表"、"業主公約"、"入住契約"、"前期服務協議"、"接房登記表"等。
1.2.4文祕檔案：包括業主公約、商家公約、業委會決議、物管政策法規、市區房管局的文件以及對本物業進行管理的各項規章制度等；
1.2.5員工檔案：包括員工供職申請表、簡歷、身份證複印件、上崗證、學歷證複印件、職稱證複印件、工作變動記錄、獎懲記錄等；
1.2.6財務檔案：包括各種帳簿、會計記帳憑證、財務報表、納税報表、維修基金使用的預算、計劃、業委會批准使用的文件等。
1.3建檔要求：制度化、標準化、電腦化。
二、檔案管理
2.1為避免檔案的損壞、遺失，使重要檔案能永久保存，而又方便經常使用，對使用頻率較高的檔案實辦公室對原始檔案進行嚴密管理，並保存複印件。
2.2檔案管理要求：
2.2.1進行標準化的檔案管理。
2.2.2採用多種形式的信息儲存方式，如電腦磁盤、膠捲、照片、圖表等，並採用適當的保存方法。
2.2.3加強保密意識培養，確保檔案在使用過程中的安全、不丟失、不泄密。
2.2.4實行檔案管理手段的現代化，運用計算機檢索手段，開發多媒體信息查詢系統。
2.2.5堅持檔案資料收集的系統化。
2.2.6作到檔案分類科學化。檔案按內容分類，逐一編號，登記造冊，編輯目錄，按工作部門分櫃保存。
2.2.7實行檔案管理工作檢查經常化。每季度對檔案文件的形成、積累、整理、歸類要進行一次全面的檢查。
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