1.目的
為進一步規範公司安全文件、檔案管理工作，有效地保障安全生產管理工作的順利進行。根據《中華人民共和國安全生產法》、《中華人民共和國檔案法》及有關規定，結合公司實際，制定本制度。
2.適用範圍
適用於本公司安全文件、檔案管理
本制度所稱安全文件、檔案是指在安全生產管理活動中直接形成的，對國家、社會及企業安全生產具有保存和利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
3.管理體制與職責
3.1公司的安全生產直接責任人負責安全生產檔案工作的領導，指定一位檔案管理員，負責檔案日常管理工作。
3.2安全生產檔案管理員應具有安全生產及檔案專業知識，集中統一管理本公司安全生產檔案，對各部門、車間的安全生產檔案工作進行監督與指導。
3.3安全生產管理檔案員職責
（1）凡是企業生產及業務活動中形成的有保存價值的與安全關聯性文件材料都應按規定收集齊全，整理歸檔。
（2）建立健全安全生產檔案管理責任制和規章制度。
（3）安全生產檔案管理員應忠於職守，認真執行有關法律、法規和相關標準，協助各職能部門、車間對收集的安全關聯歸檔材料的完整程度、準確性以及保存價值進行審核。
（4）公司辦公室負責收集公司領導在企業安全管理和參加重大安全生產活動中形成的材料。
4.檔案的範圍、收集與移交
4.1安全生產檔案範圍包括以下內容：
1)基礎檔案
（1）企業基本情況；
（2）廠區平面佈置圖；
（3）主要管理人員登記表；
（4）企業證照文書；
（5）危險化學品登記證；
（6）職業危害申報表及申報回執單；
（7）應急預案備案回執單；
（8）重點部位、關鍵裝置和危險崗位一覽表；
（10）特種設備登記表；
（11）特種作業人員登記表（附操作證複印件）。
2)組織機構
（1）安全生產組織架構圖；
（2）關於成立安全生產領導小組的通知；
（3）關於任命安全生產管理人員的決定；
（4）關於印發安全生產職責和安全管理制度的通知。
（5）其他與安全組織有關的內容。
3)安全職責
各部門、各級人員安全生產職責
4)安全管理制度
安全標準化規定的安全管理制度。
5)安全操作規程
6)教育培訓
（1）企業安全教育培訓計劃；
（2）企業主要負責人、管理人員的安全教育培訓記錄；
（3）員工三級教育培訓卡；
（4）員工三級安全教育培訓記錄；
（5）特種作業人員安全教育培訓記錄；
（6）復轉崗、“四新”安全教育培訓記錄；
（7）日常安全、宣傳、教育培訓記錄及總結；
（8）應急救援預案演練記錄及總結，
（9）其他安全培訓記錄。
7)安全檢查
（1）各級政府及行業主管部門監督檢查所發的安全檢查指令書、整改通知書等各類執法文書；
（2）企業執行各類執法文書所採取的措施及上報主管部門的報告；
（3）安全監督執法方面的其他文件、文書和記錄。
（4）安全檢查及整改通知書（企業自檢部分）。
（5）車間（部門）、班組例行安全檢查記錄；
（6）各專項安全檢查的計劃安排、檢查記錄；
（7）安全生產領導小組組織季度、年度安全檢查記錄；
（8）各項安全檢查的處理情況及整改驗收記錄；
（9）各項安全檢查的總結匯報材料；
8)安全投入
（1）全年安全投入的計劃及專項安全投入計劃；
（2）安全、宣傳、教育培訓投入的情況記錄；
（3）安全隱患整改方面的投入記錄；
（4）勞動防護用品方面的投入記錄；
（5）安全防護設備、設施方面的投入記錄；
（6）安全評價、職業安全健康管理體系、安全文化建設的投入；
（7）其他與安全有關的投入。
9)“三同時”
（1）有關安全設施和勞動防護職業衞生方面“三同時”項目的文件、資料；
（2）“三同時”項目的設計圖紙及相關資料；
（3）“三同時”項目的竣工驗收報告及相關資料；
（4）其他與“三同時”項目相關的文件、資料。
10)防護裝置（含職業衞生設備、下同）
（1）各類安全防護設備的種類及型號等基本情況資料；
（2）各類安全防護設備運行維護保養情況記錄；
（3）應急救援設備的種類、數量、型號及管理部門、狀況記錄；
（4）其他與安全防護設備相關的文件、資料和記錄；
11)特種設備
（1）特種設備製造單位、合格證書、使用説明書、安裝技術文件和資料；
（2）特種設備的定期檢驗記錄；
（3）特種設備的日常使用及維護保養記錄；
（4）特種設備安全附件、安全保護裝置、測量調控裝置及有關附屬儀器儀表的日常維修保養記錄；
（5）特種設備運行故障和事故記錄。
12)安全用電
（1）變、配電室運行狀況記錄。
（2）臨時用電申請及拆除記錄；
（3)配電櫃（箱）、控制櫃(箱）等用電設施運行記錄；
（4）變配電室平面圖及供電系統圖。
13)工傷保險
（1）參加工傷保險員工的名單；
（2）企業為員工繳納保險費的憑證或單據；
（3）發生工傷的員工獲得工傷保險理賠的憑證或單據；
（4）其他與工傷保險相關的文件、憑證或單據。
14)職業病防治
（1）本公司內產生職業病危害的崗位情況及可能產生的職業病種類；
（2）產生職業病危害的崗位的預防措施情況；
（3）產生職業病危害的崗位定期檢測檢驗報告；
（4）接觸產生職業病危害的崗位的員工及其身體檢查情況；
（5）確診為職業病的員工情況及其身體檢查、治療記錄；
（6）其他與職業病防治相關的文件、材料。
15)勞動防護用品
（1）各類勞動防護用品發放記錄；
（2）員工使用和佩戴勞動防護用品的記錄；
（3）其他與勞動防護用品有關的文件、材料。
16)事故調查處理
（1）事故調查收集各類證據；
（2）事故調查的相關會議記錄；
（3)工傷事故調查處理報告書(表）；
（4）按“四不放過”原則對事故進行處理的文件；
（5）其他與事故相關的文件、資料。
17)消防安全
（1）消防安全管理制度及落實情況記錄；
（2）消防安全管理組織機構和各級消防安全責任人的崗位職責；
（3）消防設施、器材平面佈置及應急疏散平面圖；
（4）火險火災應急處置預案框圖及實施細則；
（5）義務消防隊人員名單及其消防裝備情況；
（6）建築物或者場所施工、使用前的消防設計審核、驗收以及消防安全檢查的文件、資料；
（7）消防設施、器材及防火材料的合格證明材料；
（8）消防設施、器材定期檢查、測試報告以及維修保養記錄；
（9）有關電氣設備檢測（包括防雷、防靜電）等記錄資料；
（10）火災隱患及其整改情況記錄；
（11）其他與消防安全相關的文件、資料和記錄。
18)其他與安全生產相關的內容。
4.2收集與移交
（1）歸檔材料應是企業開展安全生產標準化管理中形成的各種文件、記錄、台帳、規章制度、原始資料、圖片、圖紙、技術資料等。
（2）歸檔材料應確保完整、準確、系統，反映企業安全生產標準化管理活動的真實內容和歷史過程。
（3）用紙、用筆標準（不用鉛筆、圓珠筆），字跡清晰。
（4）具有重要保存價值的電子文件，應與內容相同的紙質文件同時歸檔。
（5）本公司及各部門在安全生產管理過程中形成的材料應隨時歸檔，對基礎建設、物料購置與處理、產品生產等活動中形成的與安全相關材料，可在項目結束後整理歸檔。
（6）安全生產檔案管理員負責有關歸檔材料的審核。
（7）安全生產檔案管理員應對各部門送交的各類安全生產檔案認真檢查。檢查合格後交接雙方在移交清冊（一式二份）上簽字，正式履行交接手續。接受電子安全生產檔案時，應在相應設備、環境上檢查其真實有效性，並確定其與內容相同的紙質安全生產檔案的一致性，然後辦理交接手續。
（8）在資產與產權變動時，本公司安全生產領導小組應負責安全生產檔案處置工作的組織協調，按國家有關法規做好善後工作。其安全生產檔案由接受單位或原主辦單位保存。
5.檔案處理
1)根據公司安全標準化管理要求，安全管理檔案建檔，與危化品企業安全標準化《評審標準》一致，設立以下檔案類別，並根據其歸檔內容分別編制檔案目錄。
（1）法律、法規和標準
（2）機構和職責
（3）風險管理；
（4）管理制度；
（5）培訓教育；
（6）生產設施及工藝安全
（7）作業安全
（8）職業健康
（9）危險化學品管理
（10）事故與應急
（11）檢查與自評
2)特殊載體安全生產檔案（錄像帶、照片、磁盤）可按載體形式、所反映問題或形成時間進行分類編目，並分別保存，註明與相關紙質檔案文件的編號。
3)檔案保存，設專用櫃屜，採取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保安全生產檔案安全。對破損或載體變質的安全生產檔案要及時進行修補和複製。
4)安全生產檔案保管期限分永久、長期（五年）、短期（一年）三種。
5)對保管到期的安全生產檔案，由本公司安全生產領導小組及檔案工作人員進行鑑定，對經過鑑定後已失去保存價值的安全生產檔案，應寫出鑑定報告並編制銷燬清冊，經鑑定人員簽字後，報安全生產第一責任人審批。銷燬安全生產檔案時必須履行簽字手續，由兩人以上監銷，銷燬清冊長期保存。
6)安全生產檔案工作人員調動工作時，必須辦理完安全生產檔案移交手續後方可離崗。
6.檔案利用
（1）安全生產檔案的借閲、複製必須經本公司安全生產第一責任人或安全生產直接責任人的批准。
（2）在提供、利用、公佈安全生產檔案時，不得損害國家利益和他人的合法權益。
（3）應積極主動地接受安全生產監督管理部門對安全生產檔案管理工作的監督指導。
第一章總則
第一條為加強對公司各類文件、檔案的規範管理，確保檔案保管和使用安全，提高利用效率，更好的為公司經營管理服務，特制訂本制度。
第二條本制度所稱的檔案是指自公司成立，在建司、經營、管理工作和活動中形成的，具有備用、備查價值的各類資質證照，文書、公文、公函，合同、圖紙，影像、實物等不同形式的歷史記錄。
第三條本制度適用於公司各部門。
第二章基本原則及管理範圍
第四條檔案工作的基本原則:集中統一管理公司系統檔案，維護檔案的完整與安全，便於各項工作的利用。
第五條根據公司現階段管理特點制定本制度，管理範圍暫不包括人事檔案、會計檔案和資金類檔案，須由公司相應職能部門負責制定三類專項檔案的具體管理辦法，公司行政人事部具有監督和指導的責任。
第三章管理機構及主要職責
第六條管理模式
公司行政人事部是公司系統檔案工作的主要管理部門，採取總經理直管模式，即公司檔案管理人員的工作內容、業務管理和考核等工作均由公司總經理直線管理。
第七條管理範圍。主要分為綜合類檔案和技術類檔案兩種。
一、綜合類檔案主要包括:行政文書、管理監察、經營管理、營銷策劃、計劃管理、行政廣告和銷售合同、資產、聲像、實物等檔案；
二、技術類檔案主要包括:各工程項目的開發報建、招投標和預決算檔案，以及工程管理性材料、工程項目合同、施工中形成的技術文件材料和竣工技術文件等檔案。
第八條重要檔案基本管理要求
合同造價部、招投標採購部、總工室、工程部和營銷策劃部等專業性很強的部門必須設置專門的檔案室或檔案櫃，並設專職人員保管，其它部門根據管理需要設兼職檔案管理員。
第九條檔案管理部門（行政人事部）主要職責
一、貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑑定、銷燬、移交等有關規章制度，確定公司系統全宗編號原則和檔案分類體系；
二、統籌規劃並負責公司檔案的收集、整理、保管、鑑定、統計和提供利用工作，加強檔案工作規範化、標準化建設；
三、監督落實同步歸檔制度，指導各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作；
四、維護檔案的完整和安全，做好安全防範、修復和保護工作；
五、推行公司系統檔案管理系統信息化建設。
第四章檔案的歸檔、立卷和移交
第十條檔案歸檔範圍及歸檔時間
一、對於公司規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，向公司行政人事部移交，集中管理，任何個人不得據為己有、拒絕移交；
二、必須嚴格按照歸檔時間進行歸檔。如無正當理由延遲歸檔者，將對相關人員進行失職問責。
第十一條歸檔要求
一、歸檔專業技術要求
（一）歸檔的文件原則上一律為原件，凡有原件的文件，不能以複印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔，要儘量追加原件，必要時存複印件並加蓋紅章註明原件存放處；
（二）歸檔的文件材料應對照歸檔範圍完整、準確、系統收集，工程技術類檔案應符合國家有關規定。歸檔的文件材料種數、份數及每份文件的頁數均應齊全完整；
（三）文件書寫和載體材料應能耐久保存，文件材料整理符合規範。歸檔的電子文件，應有相應的紙質文件材料一併歸檔保存；
（四）聲像類、實物類檔案要清晰完整，符合有關規範和標準，並按歸檔要求提供拍攝內容、時間、背景、作者等信息。
二、相關工作要求
（一）如因工作需要不能及時歸檔的，應主動向公司行政人事部備案，並安排專人妥善保存，待使用完畢後立即歸檔；
（二）原則上，檔案取得後未存檔之前，部門人員不得先行使用，否則，如因此項原因導致的檔案遺失、損壞等，一律對當事人和部門負責人失職問責嚴肅處理；
（三）新成立公司，在取得營業執照、組織機構代碼證、税務登記證、公司章程和印章印模後3個工作日內，必須將上述內容的原件存公司行政人事部。
第十二條檔案立卷
一、立卷原則
綜合檔案按性質、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規律，當年立前一年的卷，並預立當年的卷。技術檔案立竣工工程卷，在建工程資料要整理成冊；
二、立卷時間:綜合檔案立卷時間為每年年末或次年年初。技術檔案在該項目開發報建工作完成後立即開始立卷，該工程項目完工後45天內完成組卷工作；
三、各部門專兼職資料管理員應注重日常收集和整理，按照歸檔範圍督促部門人員及時歸檔，並做好檔案預立卷工作。
第十三條檔案移交
一、檔案對外移交要求:按照政府規定辦理檔案對外移交時，須上報公司總經理審批。凡政府部門批覆的文件及附圖，在政府有關部門需回收時，公司行政人事部須留存複印件備查。
二、公司內部移交要求:
（一)行政人事部接收檔案時，應根據移交目錄，與移交人共同逐頁清點，雙方在每一頁都要簽名確認。對重要、機密類的案卷，更需要仔細核對，經查驗無誤方可辦理簽收手續。(檔案移交登記表格式見附表一）
（二）全部移交手續辦理完畢後，移交部門和行政人事部經理均簽署“同意”意見，並加蓋部門印章，檔案移交工作視為完成，移交中的所有記錄均須存檔。
三、對調出、離職等人員，在辦理調離手續前，必須清還檔案。沒有行政人事部經理簽字，不得辦理調離手續。
四、電子檔案管理(略)
第五章檔案的利用
第十四條檔案借閲基本程序
僅在檔案室查閲一般數據和信息，辦理普通登記手續即可，查閲重要密級資料，須按借閲管理權限呈公司總經理簽字同意，且必須在檔案室當場查閲後歸還，不得私自帶出複印。（檔案查詢審批表見附表二）
第十五條檔案借閲事項規定
一、借閲檔案必須按時歸還，並及時辦理清户手續。逾期無法歸還應提前辦理延期使用手續；（檔案借閲審批表見附表三）
二、借閲檔案最長應在7個工作日內歸還，一次性借閲時間超過10天以上，須上報公司總經理審批；
三、借閲者必須保證原樣歸還所借的檔案資料，而且完整無損，不得拆散、抽換、圈點、劃線、塗改或作其它任何標記；
四、嚴格遵守保密制度，妥善保管所借檔案，做到不丟失不泄密；
五、涉及根據公司領導指示開展具有查處辦案性質的工作，檔案、資料借閲須上報公司總經理審批各檔案室即可辦理；
六、新入職和未轉正的員工，原則上不允許借閲檔案原件。如因工作需要，須報公司總經理簽字同意；
七、節假日前和工作發生變動時，必須及時歸還檔案；
八、借閲的檔案，一旦發生損壞、丟失或失密，應立即向公司行政人事部報備，按公司規定失職問責處理；
九、密級檔案材料和已立卷的文件，原則上不借出，如確因工作需要，須經公司總經理同意方可借出；
十、外單位借閲檔案，應持蓋有該單位公章的介紹信，寫明借閲內容，經公司總經理批准，由相關部門人員帶領方可借閲；
十一、實物檔案一般不外借，聲像檔案只能以複製件提供利用。
第十六條檔案資料借閲規定
一、公司絕密類的檔案一律不得複製；
二、複印完畢須註明用途，根據情況加蓋“再複印無效”印章。
第十七條檔案密級確定與管理
公司檔案密級分為絕密、機密和祕密三類。（密級事項劃分表見附表四）。密級檔案保管要求如下:
一、未經具備相應管理權限的領導批准，不得複製和摘抄；
二、查閲機密檔案資料，只能在閲覽室內查閲；
三、屬於公司祕密的文件、資料和其它物品的製作、收發、傳遞、使用、複製、摘抄、保存和銷燬，必須由專人負責執行，採用電腦技術存取、處理、傳遞的公司祕密由各部門負責保密；
四、須在設備完好的保險裝置中保存密級檔案，且檔案室內門、櫃應做到隨開隨鎖；
五、檔案室的檔案材料要定期清查，做到帳物相符。發現失密、竊密情況，應及時報告公司總經理，查明情況嚴肅處理；
六、不準在私人交往、通信、網絡中泄露公司祕密，不準在公共場所談論公司祕密，不準通過其他方式傳遞公司祕密；
七、檔案屬下列情況之一者，不與開放利用:
（一）涉及公司商業機密；
（二）涉及公司專利或技術祕密；
（三）涉及公司員工個人隱私；
（四）檔案形成部門規定限制使用。
第十八條檔案統計
公司行政人事部應在每年年終對檔案的收進、移出、整理、鑑定、保管數量和狀況、檔案的利用等情況進行統計。統計工作必須做到實事求是，如實反映情況，務必確保提供的數據準確，符合客觀實際，不得虛報、瞞報、漏報和偽造。（檔案材料歸檔數量統計表格式見附表五）
第六章檔案的保管和鑑定
第十九條檔案室設置及管理規定
一、公司應設置獨立的檔案室，並保證檔案室安全。檔案室由專人管理，無關人員一律不許進入檔案室。檔案管理員離開檔案室要隨時關好門窗，確保檔案安全；
二、檔案室應按照“十防”進行管理，即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高温、防潮、防黴、防盜，儘可能全面妥善保管好各類檔案，並定期檢查、通風；
三、檔案室內嚴禁存放與檔案無關的物品，嚴禁吸煙，嚴防火災；
四、定期對檔案室進行檢查，每半年進行一次全面盤查，對檔案室設施、案卷數量和案卷排列、損壞情況等做好記錄，發現問題及時採取措施。
第二十條檔案鑑定與銷燬流程
檔案一經立卷、歸檔，未經鑑定，未報公司領導批准，任何人不得擅自銷燬。檔案鑑定工作由公司行政人事部經理組織，行政人事部與相關部門負責人組成鑑定小組。
一、檔案鑑定要求
（一）經鑑定小組鑑定後仍無法確定其保存價值時，應繼續保存至次年再進行鑑定；
（二）技術檔案鑑定時，需附工程技術部門的專業意見；
（三）鑑定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價值，要從公司利用的角度綜合衡量後提出存、毀意見。
二、檔案銷燬規定
（一）經批准銷燬的檔案，由公司行政人事部負責妥善安排，不得作其它用途或當作廢紙出售；
（二）銷燬檔案須有至少兩名監銷人。監銷人應認真複核所銷燬檔案。銷燬完畢須在銷燬清冊上註明“已銷燬”字樣和銷燬日期，監銷人分別在銷燬清冊上簽字；
（三）檔案室應及時做好檔案整理、檢索工具調整等工作。檔案鑑定過程中形成的鑑定工作申請、報告、銷燬清冊等材料應立卷歸檔、長久保存。
第二十一條檔案保管期限
檔案按其價值確定保管期限為永久、長期和短期等，公司各類檔案具體保管期限見相關文件管理規定。
第七章獎懲規定
第二十二條公司行政人事部每半年一次對公司和各部門的檔案管理工作進行全面檢查，對於在檔案管理過程中做出成績和貢獻，或者進步非常突出的部門或個人，整理相關材料上報公司總經理，給予相應表彰和獎勵。
第二十三條罰則
一、工作不負責任，未認真貫徹執行公司及檔案管理工作要求，導致檔案管理工作混亂，根據實地檢查情況，對於檔案管理人員給予相應行政和經濟處分。
（一）檔案保管期限內，檔案嚴重缺失，或因管理、使用不當，造成檔案材料損壞、遺失等；
（二）未根據公司統一制度規定製定檔案管理細則，導致工作流程不清晰，關鍵環節工作失控等；
（三）未按規定嚴格執行歸檔、借閲、移交、銷燬等各項工作流程規定，未經批准，檔案管理人員擅自外借檔案材料等；
（四）未按照公司統一全宗編號規定編排目錄，立卷歸檔不及時，且目錄與內容嚴重不符等；
（五）未組織專兼職檔案資料管理人員培訓學習，導致公司整體管理水平偏低，各項檢查嚴重不達標等；
（六）專兼職管理員態度不端正，工作責任心不強，未按要求管理本部門的檔案資料，經檢查管理混亂等。
二、因管理或使用不當，違反公司檔案保密規定，造成檔案（保密）信息外泄；或者未經允許，私自將檔案材料抄錄、複製與轉借他人等情況，公司將根據情節嚴重性給予相應處分。
第八章附則
第二十四條本制度自印發之日起執行。
附表:一、《檔案移交登記表》
二、《檔案查詢審批表》
三、《檔案借閲審批表》
四、《公司密級事項劃分表》
一、目的
為了規範安全生產文件檔案的`管理，確保文件檔案的完整性、合理性、科學性，使其為今後工作開展提供參考資料和文獻，特制定本制度。
本制度適用於公司與安全生產有關的文件檔案的管理。
二、職責
2.1 安全環保部負責制定本制度，並負責綜合監督管理。
2.2 各部門負責本部門文件檔案的管理，並負責監督檢查和考核。
2.3 各部門管理人員負責本單位文件檔案的收集、歸檔和保管。
三、內容
3.1文件資料收集，安全生產文件檔案內容如下:
3.1.1國家有關安全生產法律法規、標準規範及其他要求。
3.1.2上級主管部門安全生產文件、批覆文、領導指示材料及會議資料等。
3.1.3公司安全生產文件、安全生產管理制度、安全操作規程、安全會議記錄材料、安全學習資料、領導指示材料等。
3.1.4安全生產工作計劃、總結、報告等。
3.1.5各種安全活動記錄、安全管理台賬、事故報告、安全通報等。
3.1.6供應商、承包商相關材料。
3.1.7安全設施檢測、校驗報告、記錄等。
3.1.8安全、職業衞生評價報告。
3.2立卷歸檔
3.2.1文件資料應根據其相互聯繫、保存價值分類立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映安全生產主要情況，以便保管和利用。
3.2.2應根據文件資料的重要性，按時間永久、長期和短期等三種進行時間整理，分類歸檔。
3.2.3各部門在每年2月底前對上年度的文件資料進行歸檔，統一保存。
3.2.4各種文件資料按一定特徵進行排列和系統化，應層次分明，編寫頁碼，填寫卷內文件資料目錄。
3.2.5不同價值，不同性質的文件資料應當區別管理，單獨立卷。
3.3檔案保管
3.3.1檔案應入櫃上架，科學排列，避免暴露和捆紮堆放。
3.3.2應採取防潮、防蟲措施，防止檔案損壞。
3.4檔案借閲
3.4.1文件資料檔案借閲，必須辦理借閲手續，借閲檔案要注意保護，不得丟失、損壞、塗改，要如期歸還，到期不能歸還者，要説明情況，並辦理續借手續。
3.4.2借閲的檔案要注意保密，未經許可，不得隨意公開、發表或轉借他人。
3.4.3歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，並在借閲登記本上註銷。
3.5檔案銷燬
對於過期並失去保存價值的文件資料，經單位領導批准，可以定期銷燬，必要時做好銷燬記錄。
四、本制度由安全環保部制定並負責解釋，自發布之日起實施。
一、目的
為加強與安全生產有關的文件、記錄和檔案管理，規範並確保各相關場所使用文件為有效版本，加強安全記錄控制和檔案管理，特制定此制度。
二、適用範圍
本制度適用於公司安全生產相關的文件、檔案資料的管理。
三、工作職責
1、企業主要負責人負責批准、發佈安全、環保、職業健康等有關管理體系文件。
2、綜合管理部負責體系文件的審核、發放、更改、歸檔、保管和作廢文件的回收、銷燬，負責組織體系文件的編制、評審、修訂；負責檔案的收集、整理、立卷、保管、統計和利用等工作；負責有關上級來文的轉發。
3、安全環保部負責組織編制、修訂、評審與安全生產有關的各類文件，如安全管理制度、安全操作規程、作業指導書、事故應急救援預案、記錄彙編及其他支持性文件；負責安全生產相關法律、法規、標準、規範、規章等的收集、整理、彙總及發放。
4、職能部門負責職責範圍內文件的編制、審核，對職責範圍內記錄的格式及使用負責，對記錄填寫的規範性進行指導及監督，負責保管職責範圍內檔案的收集、保管和統計工作。
四、管理要求
1、安全生產相關文件的分類
（1）安全生產目標；
（2）機構和職責；
（3）安全投入；
（4）法律法規和管理制度；
（5）培訓教育；
（6）設備設施、工藝信息；
（7）作業安全；
（8）隱患排查；
（9）重大危險源監控；
（10）職業健康；
（11）應急救援；
（12）事故調查、報告和處理；
（13）績效評定和持續改進。
2、安全生產相關文件的編號和標識
安全標準化管理手冊、管理制度、操作規程、作業指導書、記錄等文件的編號由安全保衞科負責，按管理體系要求統一進行編號控制。
安全生產相關文件分為“受控”和“非受控”，並以印章標識。受控文件在更改時接受更改服務。持有文件人員因工作變動，應將“受控”文件交回文件發放部門。文件持有人不得私自複製文件，不得私自向外部人員借用、贈送、轉讓。
國家標準、行業標準、各級政府主管部門及上級單位下發的文件、規定等採用原名稱及原編號。
3、安全生產相關文件的編制、審核和批准
安全相關管理體系文件由安全保衞科組織編制、審核，職能部門負責編制、審核職責範圍內的文件。記錄表格的制定由職能部門同時進行，企業已有的表格，可在文件中直接引用。
受控文件經審核並確定發放範圍後，由企業主要負責人批准發佈。
4、安全生產相關文件的發放
行政辦公室負責安全生產相關文件的相關登記、發放工作，並填寫文件清單以便於核對文件版本和檢索。應確保文件使用的各場所都得到相關文件的最新版本。
安全生產相關文件的發放範圍由行政辦公室提出，企業主管領導或主要負責人批准後，由xx發放。
安全生產相關文件的發放、回收均要填制文件發放、回收記錄。企業建立局域網並實行無紙化辦公的，按照文件網上流轉程序實施文件的收發。
政策性方面主要的法律、法規、標準、規範、規章等由職能部門負責收集、整理、識別、登記，填製法律、法規與其他要求清單。
5、安全生產相關文件的評審、修訂
企業安全管理規章制度、安全操作規程、應急預案等應每年由原組織編制單位組織評審，對安全管理規章制度、安全操作規程、應急預案等的適用性、可操作性、合規性等進行評估。經評估需修訂的，或者由建議修訂的部門提出修訂意見和建議，由編制單位進行修訂、完善後按原審批程序進行發佈。文件評審組織部門應保存文件評審和修訂的記錄。
對少量的變動可由更改人採用“劃線更正法”進行更改，當一頁有三處以上（含三處）的更改時，採取換頁的方式進行並標註修改次數。安全生產相關文件的版次號從1開始順序標註。當文件出現重大或多次修訂、機構發生重大調整等情況時，對體系文件作整體換版處置，並做出相應的換版標註。
所有安全生產相關文件的修訂方式由安全保衞科在文件修訂記錄註明“更改方式”和“負責更改的人員”。
6、安全生產相關文件的領用、借閲和複製
安全生產相關文件領用人應在發放記錄中籤字。因破損需重新領用文件的，由文件使用部門向文件發放部門提出申請後，以舊換新。若發生文件遺失，由遺失單位提出申請，經行政辦公室負責人審批同意後方可補發。
內外部人員借閲與安全管理體系有關的文件時，應填寫文件借閲複製記錄，由行政辦公室負責人批准；內外部人員需複製安全管理體系文件時，由分管領導批准。
7、安全生產相關記錄的格式設計和填寫
各部門專用的記錄格式，由各部門組織設計編制並經部門負責人審批後交安全保衞部備案。
記錄表格樣式的設計應能充分反映規定的活動，滿足支持性文件的有關要求。一般應包括：名稱、編號、日期、項目、數據、描述必要的結果、填寫部門、填寫人員、説明等。
安全生產相關記錄填寫要及時、準確、真實、內容完整、字跡清晰、不得隨意塗改。不得用鉛筆和圓珠筆填寫；如因某種原因不能填寫的項目，將該項用斜槓（／）劃去；各相關欄目責任人簽名不允許空白。如因筆誤或計算錯誤要修改原數據，應採用單槓劃去原數據，在其附近用黑色鋼筆或碳素筆填入更改後的數據，簽署更改人的姓名（或加蓋印章）、日期。
8、安全生產相關文件保管、作廢與銷燬
安全生產相關文件由編制部門或使用部門分類進行保管。需歸檔保存的安全生產相關文件，每年或項目完成時向檔案管理部門及時歸檔。
受控的安全生產相關文件失效或因其它原因需要作廢時，由原發放部門提出申請經領導批准後方可作廢，作廢的文件應及時從使用場所撤出，需保存的加蓋“作廢留存”印章，確保防止作廢文件的非預期使用。
對要銷燬的作廢文件，由原發放部門填寫文件記錄銷燬清單，經分管領導批准後方可銷燬。方式有：撕毀、燒燬、磁盤格式化，損壞光盤等。
9、安全生產檔案的分類
歸檔材料應是在生產過程中形成的與安全生產有關的各種文件、規章制度、技術資料、原始記錄、圖片、圖紙等資料。
應對下列主要安全生產資料實行檔案管理：
（1）安全生產目標；
（2）機構和職責；
（3）安全投入；
（4）法律法規和管理制度；
（5）培訓教育；
（6）設備設施、工藝信息；
（7）作業安全；
（8）隱患排查；
（9）重大危險源監控；
（10）職業健康；
（11）應急救援；
（12）事故調查、報告和處理；
（13）績效評定和持續改進。
10、安全生產檔案收集與移交的基本要求
歸檔材料應確保完整、準確真實、系統規範，反映企業安全生產各項活動的真實內容和歷史過程。
歸檔材料應按照國家有關檔案管理的規定、標準和要求，進行整理、編目造冊。
具有重要保存價值的電子文件，應與內容相同的紙質文件同時歸檔。
11、安全生產歸檔時間
各部門在安全生產活動過程中形成的材料可以按年歸檔，也可按項目活動內容歸檔。
12、安全生產檔案保存期限
安全生產檔案保管期限分為永久、長期（1—5）年、短期（1年以下）三種。
檔案管理人員調動工作時，必須辦理完安全生產檔案移交手續後方可離崗。
13、安全生產檔案的利用
借閲、複製有密級的安全生產檔案，必須按照國家有關保密的法律和法規辦理。
安全生產檔案利用中，要處理好安全生產檔案保密和利用的關係，既要保護企業的知識產權和商業祕密，保障企業的合法權益不受損害，又要充分發揮檔案的指導、借鑑等積極作用。在提供、利用、公佈檔案時，不得損害國家利益和他人的合法權益。
14、相關記錄
文件清單
文件發放記錄
文件回收記錄
文件銷燬記錄
文件評審記錄
文件修訂記錄
文件借閲、複製記錄
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