第1條 檔案的管理：
（一）辦公室是檔案的執行管理部門，並由專人負責檔案管理；
（二）凡是能準確反映公司各項業務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔；
（三）檔案管理人員堅持文書隨時立卷歸檔，並分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作，檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發的應歸檔的文件材料；
（四）檔案管理使用專用電腦，建立電子檔案和索引目錄以備科學查檔；未經辦公室同意，其它員工一律不得擅自使用。
第2條 檔案歸檔範圍：
（一）公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；
（二）政府、項目批文、合同，公司董事會形成的文件材料；
（三)反映公司工作活動、具有查考利用價值的文件材料(公文、電報、傳真、圖表、電子版資料、書信、報刊、錄音、錄像等）；
（四)資金借貸、業務往來方面的文件材料(含合同、重要報表、銀企聯繫函件等）；
（五)公司制度體系、會議紀要、內部發文(工作流程、公司決定等），發展規劃、工作總結等；
（六)工程進度計劃控制文件(含業務單位往來函件等）、工程初設、修改、竣工圖紙，工程部門留用複印件備份等；
（七)公司各部門年度工作計劃(財務資金計劃由財務部歸檔）；
（八）公司有效證照、證件；
（九）具有法律效力及保存價值的文件；
（十）公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等；
（十一）員工電腦中與公司有關的電子版資料、文件等；
（十二）公司獲得的各種社會榮譽資料；
（十三）會計統計、年度計劃、統計報表、財務會計預算報表及其説明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發的有關財務類文件材料（此類檔案由公司財務部自行保管存查）；
（十四）組織人事教育培訓、員工變動表、花名冊、教育培訓；
（十五）其他需要歸檔管理的資料，包括聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料，上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝製品等。
第3條 檔案立卷要求：
（一）辦公室應及時做好檔案歸檔分類保管工作；財務和物業應自行及時的將需歸檔的文件、報表等材料整理立卷以便存查；
（二）公司各部門應及時向辦公室移交發生的檔案材料，如材料還需使用，也應向交辦公室立卷歸檔後再辦理借閲手續；各部門必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交歸檔的文件材料；
（三）各部門向辦公室提交檔案時，要嚴格履行移交手續；檔案管理人員按文件材料分類造冊，並在存檔資料表上註明移交人、存檔人、存檔時間；
（四）檔案立卷要求遵循公司檔案的形成規律和特點，保持檔案質檢的有機聯繫，區別不同的價值，便於保管和利用；
（五）卷內檔案材料應按材料排序，依次編寫頁號；
（六）有關卷內材料的情況説明，都應逐填寫在目錄備註內；
（七）案卷封面，應逐項按規定用鋼筆或簽字筆書寫，字跡要工整、清晰。
第4條 檔案歸檔時間:
（一）公司每半年進行一次集中清理歸檔工作並作出歸檔結論；
（二）財務部門需按時間要求將檔案歸檔清整結論情況以書面形式報總經理批示後交辦公室存查；
（三）物業公司檔案按公司工作要求清整情況及結論報辦公室存查；根據公司要求獨立建立清查歸檔並將結果書面報辦公室存查。
第5條 檔案的借閲:
（一）借閲檔案需按規定辦理借閲手續，在規定的範圍內查閲。不得在檔案上塗改、勾畫、裁剪、抽取、拆散、調換、撕毀等損壞檔案行為，並應及時歸還。
（二）各部門因工作需要，借閲本部門的業務檔案需經本部門領導批准，然後到檔案管理員處填寫檔案調閲登記簿，方可借閲；
（三）公司各部門借閲非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門負責人批准，否則不予借閲；
（四）借閲檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，並在登記薄上註銷；
（五）借閲檔案的人員，不得泄密、塗改、折散、轉借複印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經公司總經理批准；
（六）借閲的檔案用完後，應及時歸還，借用時間一般不得超過10天；檔案管理責任人需追述借閲歸還並做好記錄；
（七）借閲人對檔案要妥善保管，不得遺失；
（八）凡借閲的檔案、文件一律不得私自複印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理；
（九）會計檔案一律不準外借。內部調閲應經財務同意並報總經理批准。外單位因特殊需要，查閲有關會計檔案時，應持正式公文，並經總經理同意。查閲會計檔案時不得將檔案帶出公司；如需摘抄、複印，應經總經理同意方可辦理。
第6條 檔案保密級別:
（一）檔案分一般檔案和密級檔案兩類。檔案的密級由公司總經理核定簽註；
（二）有密級的檔案需經公司總經理或授權辦公室主任同意翻閲和複印使用；
（三）有密級檔案只限檔案管理員管理；
（四）一般檔案管理，屬業務工作使用範疇，對內予以及時提供利用；對外按借閲手續經辦公室主任批准辦理。
1 目的與範圍
本制度規定了xx公司安全、環保、職業衞生檔案管理的範圍及檔案管理的基本要求等內容。
其目的是為了規範安全、環保、職業衞生檔案管理。
本制度適用於xx公司安全、環保、職業衞生檔案管理。
2 管理職責
2.1公司總經理負責安全、環保、職業衞生檔案管理的領導工作。
2.2設備安全課負責安全、環保、職業衞生檔案日常管理工作。
2.3技術部負責指導、監督安全、環保、職業衞生檔案管理工作。
3. 管理內容
3.1檔案的'分類及編號
a)共設置三個一級類目。
編號用漢語拼音音節表示。
一級類目分類編號順序如下:
代 號 名 稱
aq 安全類檔案
hb 環保類檔案
w 職業衞生類檔案
b)二級類目按檔案管理內容進行編號，編號用阿拉伯數字表示，凡設及人員檔案管理的全部按拼音姓名排序。
3.2安全類檔案包括:上級安全法規文件、公司內部安全管理性文件、危險源管理資料、年度計劃及總結資料、教育培訓資料、應急救援預案、應急演練、日常檢測檢驗結果、事故隱患排查資料、日常檢查記錄（含各類專項檢查）、隱患整改資料、新建項目安全性評價及驗收資料、新員工三級安全教育卡、獎勵與處罰資料、安全有關會議紀要、特種設備安全技術檔案、事故檔案（含職業病事故）等。
3.3環保類檔案包括:上級環保法規文件、公司內部環保管理性文件、環境因素管理資料、年度計劃及總結資料、“三廢”檢測檢驗結果、環保設施日常檢查記錄、隱患整改資料、新建項目環保評價及驗收資料、危險廢物“五聯單”、環境年報、排污申報、排污許可證、環保事故檔案等。
3.4職業衞生類檔案包括:上級職業衞生法規文件、公司內部職業衞生管理性文件、作業場所職業病危害因素檢測資料、職業健康監護檔案、職業病防護設施檢查記錄、作業場所職業病危害申報資料、新建項目職業病危害評價及驗收資料等。
3.5檔案的保存期限
3.5.1安全類檔案:新員工三級安全教育卡、特種設備安全技術檔案、事故檔案、新建項目評價及驗收資料應永久保存，其它檔案保存三年。
3.5.2環保類檔案:環保事故檔案、新建項目評價及驗收資料應永久保存，其它檔案保存三年。
3.5.3職業衞生類檔案:職業健康監護檔案、新建項目職業病危害評價及驗收資料應永久保存，其它檔案保存三年。
3.6管理要求
3.6.1歸檔資料必須分類裝訂成冊。
3.6.2需複印事故檔案、職業健康監護檔案時，必須經主管領導批准後方可複印。
第一條為加強檔案信息管理，充分發揮檔案信息的作用，有效保存和應用檔案信息，制定本制度。
第二條本制度所稱檔案信息是指工程建設活動中形成的各種技術的、商務的、綜合的具有保存價值的文件、批件、標書、紀要、圖紙、照片圖片、測繪數據、視頻、簽證、信函、通知、報表等，包括紙質資料、電子版資料和多媒體資料等。
第三條公司規劃建設管理部負責工程類檔案信息的收集、整理、報送、存檔、應用及管理工作。
第四條調度員、測繪員、施工管理員、監理工程師、招標單位、設計單位、施工單位和公司運行管理部門是檔案信息資料的來源，負責相關資料的繪製、記錄、編輯、修改、整理、裝訂、審核與報送工作。
第五條各種檔案信息資料應按要求分類編碼保存，要注意防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持適當的通風。具體要求參照公司綜合檔案管理辦法。
第六條工程竣工圖紙及相關資料應在歸檔的同時向生產運行相關部門及時提供。
第七條舊管網改造時，由規劃建設管理部進行現場測繪，及時繪製改造後的圖紙並向相關部門提供。涉及調度地理信息系統數據更新的'，應同步更新。
第八條檔案資料的借閲執行綜合檔案相關條款。
第九條檔案信息需要同時向綜合管理部歸檔的，應按要求歸檔。
第十條保存三年以上的工程類檔案資料應移交綜合管理部檔案室統一保存，需要留存備用的可留複印件。
第十一條未盡事宜執行綜合管理部檔案管理辦法。
第十二條本制度從20xx年x月x日起執行。
為進一步加強檔案管理工作，夯實檔案工作基礎，切實提高檔案管理水平，有效地保護和利用檔案，根據《幹部人事檔案工作條例》，現制定管理辦法如下：
本辦法適用於我縣機關事業單位副科級以下的管理人員、專業技術人員和工勤人員的檔案管理工作，實行單位一把手負責制，選配政治素質好、作風正派的專門工作人員(以下簡稱人事幹部)負責本單位檔案的收集、整理、保管、接交和利用工作，並保證人員相對穩定。
檔案工作應遵循五大原則，即黨管幹部、黨管人才，依規依法、全面從嚴，分級負責、集中管理，真實準確、完整規範，方便利用、安全保密。
各單位人事幹部主要負責本單位檔案材料的收集、整理、移交和保管保密工作，負責本單位檔案的查(借)閲等檔案利用工作，負責接交的檔案材料真實準確，完整規範，堅決杜絕非專職人員辦理檔案相關事宜。
一、檔案內容
檔案材料主要涉及幹部職工工作及學習過程中形成的供組織考察的各類資料，包括十大類：一是履歷類材料，二是自傳和思想類材料，三是考核鑑定，四是學歷學位、職稱、論文、培訓，五是政審、審計類，六是黨、團材料，七是表彰獎勵材料，八是處分材料，九是工資、任免、招工、入伍、考察、職級並行、(境)審批，十是報到(派譴)證、計生材料。
二、檔案管理
檔案管理包括檔案材料的收集、鑑別、整理和接交。
收集檔案材料時應確保收集材料屬歸檔範圍，確保收集材料填寫規範、真實完整。具體要求：①檔案材料應當為原件；②檔案材料載體使用國際標準A4型(長297毫米，寬210毫米)公文用紙，用黑色的中性筆填寫(或打印);③屬成套材料的，必須頭尾完整。
經鑑別，符合歸檔範圍的材料自材料形成之日起一個月內按要求履行移交手續送交檔案室。自文件下發之日起，未及時移交的檔案材料，檔案室不再接收。
三、檔案利用
檔案利用主要包括查(借)閲、複製和摘錄等。嚴禁拍攝複印檔案內容，因工作需要取證的，經審查批准後方可複印。
查(借)閲檔案一般要求2名以上共產黨員按程序申請，
由檔案室根據規定，確定是否提供和提供什麼材料。嚴禁個人查(借)閲本人及其直系親屬的檔案。檔案一般不外借。確因工作需要外借的，由借閲單位履行審批手續，限期歸還，不得轉借。
查檔(含複製、摘錄)程序：查閲單位填寫《查閲檔案審批表》，經單位和主管單位負責人同意後，報檔案室分管領導審批，人事幹部持本人二代身份證及審批後的《查閲檔案審批表》到檔案室辦理。不得憑藉調查證明材料查檔。
一、人事檔案管理範圍：專業技術幹部、管理幹部、工人等各類人員（包括出國不歸、失蹤、除名、逃亡職工和殘死亡、離休、退休職工）的人事檔案。
二、除人事檔案管理人員外，無關人員不得進入檔案庫。
三、檔案的管理
（1）根據氣候的不同變化，經常注意檔案的通風、温度、清潔、防火、防盜、防曬、防潮和防蛀。
（2）對所管理的人事檔案必須逐人登記註冊。
（3）每季度核對一次檔案的分類、編目、序號，發現編錯或放錯位置需糾正；裝卸檔案要按登記冊全面檢查檔案，發現漏缺檔案需查找。
（4）任何人不得私自保存他人的檔案材料，對私自保存他人檔案材料拒不交出者，應追究其責任。
（5）要不斷研究和改進檔案的管理方法和技術，逐步實現檔案管理的科學化。
四、人事檔案是全面應幹部、工人歷史和現實情況的實物材料，構成包括下列十項內容。
（1）履歷表及其他簡歷材料等。
（2）自傳材料；報告個人有關事項的材料。
（3）各種鑑定；審計工作中形成的材料；
（4）各類考核、評價材料及畢業成績單、學歷證明等。
（5）歷史審查材料及甄別複查材料，更改或姓名認定材料等。
（6）黨、團組織建設工作中形成的材料。
（7）表彰獎勵材料
（8）執紀執法部門形成的涉及個人的材料。
（9）任免呈報表，確定或晉升技術職務、學位、學銜審批表，出國人員審批表，調整工資審批表，工資級別登記表，離休、退休、退職審批表等。
（10）健康檢查和處理工傷事故工作中形成材料。
五、查閲和借用人事檔案，應遵守下列規定：
（1）不得隨意查閲人事檔案，如必須查閲有關人員檔案情況，需辦理借閲手續由檔案管理人員提供。
（2）必須查閲檔案時，只限於組織、人事部門派出的中共黨員幹部到檔案室查閲所需情況。
（3）任何人不得查閲或借用本人及親屬的檔案。
（4）查閲檔案者，必須填寫對查閲問題，查閲日期等逐項進行登記。
（5）查閲檔案，必須嚴格遵守保密制度，嚴禁在檔案卷內塗改，圈劃及撤換檔案材料，不得向無關人員泄漏被查檔案內容，違者應追究責任。
（6）查閲檔案時，不得抄錄檔案內容，如特殊情況，須經人事部門負責人允許後方可抄錄，抄錄的材料應儘快送回檔案室處理。
（7）外調人員一般不得查閲檔案，如特殊情況需查閲時，必須持縣級以上組織、人事部門介紹信，並有兩名正式黨員方能查閲。
（8）檔案在特殊情況下，經批准可以借出，但借出時要及時登記，按期歸還，如不按時歸還，要及時催收，以免遺失。
六、轉遞檔案應遵守下列規定：
（1）檔案要通過機要交通或派專人轉遞，不能公開郵寄或本人自帶。
（2）檔案轉出要及時追收回執，以防檔案丟失。
（3）收到外單位的檔案，要及時核對，核對無誤差後，在回執上簽名蓋章後退回回執。
七、凡歸檔的材料，均應經過認真的鑑別；屬於歸檔的材料，必須手續完備，完整無缺把好“入口關”；需經組織審查蓋章和本人簽字的，應蓋章簽字後才能歸檔。
八、凡歸入檔案的材料，均應按照組織部《關於幹部檔案材料收集，歸檔的暫行規定》整理，不應歸入幹部檔案的材料，不得入檔；
九、保管檔案工作人員守則如下：
（1）嚴格遵守保密制度，不得擅自向他人提供檔案材料或泄露檔案內容。
（2）嚴禁在檔案庫吸煙，保護檔案安全，經常打掃和保持檔案室的清潔衞生。
（3）不得擅自轉移、分散和銷燬檔案材料。
（4）熱愛本職工作，忠於職守，刻苦鑽研業務，努力提高業務水平和工作能力。
（5）堅持黨的原則，認真貫徹執行黨的政策，嚴格按照檔案工作的各項規章制度辦事。
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