1、財務文件、會計檔案範圍：
1) 各種財務文件、資料；
2) 所有的原始憑證、記帳憑證、原始單據等；
3) 會計帳簿、會計報表、財務分析報告等；
4) 對帳記錄、庫存收發存記錄、盤點記錄；
5) 銀行對帳單、銀行存款餘額調節表；
6) 會計移交清單、保管清單；
7) 各期授權人授權書；
8) 重要年度合同、協議等。
2、日常財務文件管理：
1) 財務會計人員日常辦公用的資料必須標準化管理，合同、文件、未結單
證必須分類在不同的文件夾中，並根據重要程度妥善保管。個人保管的檔案必須做到有標識、有目錄、查詢快的目視管理。
2) 個人保管的檔案、文件等對應的業務已經結案或過期的應及時整理完整
提交總帳會計統一存檔。
3) 各崗位需要存檔的文件包括（書面的和電子數據）：
①。 各會計部經理：各公司會計核算和財務管理方面的補充制度、各事
業部內部授權文檔、月經營活動分析等相關內部控制管理文件、現
金、有價票據、銀行存款盤點記錄、新舊會計移交文檔、出門條控
制記錄，税務資料，海關資料，銀行資料等；
②。 材料會計：每月的明細收發數據庫、月末庫存數據、應付賬款和預
付賬款對賬單、倉庫盤點記錄和工具盤點記錄、材料分析、待處理
清理記錄、索賠跟蹤記錄、合格分供方檔案、信用證資料、採購業
務年度合同、材料儲備定額、材料價格比對數據庫、採購費用標準
等；
③。 成本會計：盤點記錄、定額管理制度、成本結轉資料、成本月分析、
成本報表、成本年度計劃、水電的統計數據、成本信息跟蹤與反饋、定額考核過程的問題及結案彙總等；
④。 產成品會計：每月的產成品進、出庫數據、庫存數據（含中轉庫）、
盤點記錄（含中轉庫的盤點記錄及對賬記錄）、清理庫存的文擋和明
細、庫存分析等；
⑤。 銷售會計：各客户的應收賬款月對賬單、超期應收款的催款函、應
收賬款賬齡分析、分客户銷售分析數據、業務費結算數據、銷售月
分析、各客户的報價合同及相關運費等協議等；
⑥。 固定資產會計：每月固定資產清單、資產編號規則、折舊計提數據、
投保明細、各年度房產税應交明細、進口設備相關海關監管資料、
國產設備再投資退税、盤點記錄等；
⑦。 總帳會計：一、二級帳本、憑證的文檔和憑證本身、費用分析、相
關費用的預算制定資料、會計報表及相關數據庫、其負責範圍內的
往來帳對賬單、銀行存款對賬記錄等；
⑧。 税務會計：發票核銷記錄、年度清算資料、報税資料等一系列税務
相關的交税依據數據和文件等。
3、財務檔案管理：
1) 建立財務文件檔案管理，實行分類裝訂，規範填寫原則，分別將會計憑
證、會計帳簿、會計報表、財務文件裝訂成冊，按年度分冊編制會計檔案案卷目錄，並加蓋財務專用章，保證會計檔案資料完整無缺。會計檔案案卷目錄，每年合編一本，保證資料完整性、安全性，並在目錄前加訂一頁《會計人員情況表》。
2) 裝訂會計憑證時，以記帳憑證的時間順序編號排列，每月根據憑證數量
的。多少裝訂成冊，一本為一卷，每本厚度以200頁左右或二釐米左右為宜，裝訂時清除金屬物，各種大小不等的原始憑證要按記帳憑證的大小摺疊，加上憑證封面和封底，在左上角處用線裝訂，再用封紙包角，由會計主管或總帳會計在封紙包角騎線處蓋私章，做到整齊、結實、美觀。憑證封面要填明單位名稱、年度、月份、憑證的起止號數和張數、分冊數，共計冊數。書寫要求字跡清晰、整齊排列。每月總帳會計必須製作當月憑證目錄，以便查詢。
3) 會計帳簿是全面、系統、分類記錄各項經濟業務活動的簿籍，應在年度
結帳終了後按帳簿的種類進行整理打印。
4) 會計檔案應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的，會同原形
成會計檔案的部門或經辦人共同拆封整理，以分清責任；查閲會計檔案的人員必須愛護檔案，不準在檔案材料上塗改或作其他標記，更不得抽撤、加塞、更換案卷中任何材料。未經許可，不得複印、複製、摘抄會計檔案，所有會計檔案原件，不能借出，如有特殊情況，須報經理批准，但不得拆散原卷冊，並應限期歸還，借出的憑證必須有會計全程跟隨。
5) 任何人不得任意銷燬會計
財務檔案管理制度檔案，帳簿憑證，嚴格按照《會計法規定》制
定的保管期限執行，如會計憑證和會計檔案已達到保管期限，在銷燬之前，必須上報集團會計部，由集團會計部組織、監督銷燬。
6) 電子數據存檔：各職能會計個人電腦上至少備有兩年以上的相關數據，
且每季度由會計經理統一安排異地硬盤備份或刻錄光盤備份，並保證其數據的準確性、連續性、完整性和安全性。
7) 各職能會計的工作變動或離職的移交資料必須按崗位資料清單逐一交
接，並辦理書面交接簽字手續，同時由會計部經理負責監交。移交手續和記錄必須存檔備案。
8) 財務文件、會計檔案（包括備份的電子數據檔案）管理由總帳會計負責。
一、目的
根據財政部、國家檔案局關於印發《會計檔案管理辦法》的通知的規定，為了加強公司財務會計檔案的科學管理，建立、健全會計檔案的管理制度，保證會計檔案妥善有序存放、方便查閲、嚴防毀損、散失和泄密，完善財務檔案管理工作，特制定本制度。
二、適用範圍：
本制度用於財務部檔案的管理。預算、計劃、制度等文件材料，執行文書檔案管理規定，不適用本制度。三、管理職責
財務部負責檔案的整理、編號、歸檔、調閲、借閲等，對財務會計檔案的安全、完整、保密負責，對於應當入庫保管的資料應及時入庫納入管理。
四、會計檔案範圍
包含會計憑證、會計賬簿、會計報告以及其他會計核算資料等四個部分。 1、會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，彙總憑證，其他會計憑證； 2、會計賬簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產卡片，輔助帳簿，其他會計帳簿；
3、財務報告類：包括月度、季度、年度財務報告，會計報表、附表、附註及文字説明，其他財務報告；
4、其他類：銀行存款餘額調節表，銀行對帳單，其他應當保存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷燬清冊，以及有關的電子數據和相應軟件資料。
五、會計檔案的管理
1、會計檔案的整理立卷：會計年度終了後，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理一般採用“三統一”的辦法，即：分類標準統一、檔案形成統一、管理要求統一，並分門別類按各卷順序編號。
1)、分類標準統一。一般將財務會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他；
2)、檔案形成統一。案冊封面、檔案卡夾、存放櫃和存放序列統一； 3)、管理要求統一。建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序彙編裝訂成冊。 2、會計憑證的裝訂
會計憑證每月裝訂一次，按年分月妥善保管歸檔。會計憑證裝訂前應準備的工作：
1)、分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全； 2)、按憑證彙總日期歸集確定裝訂成冊的本數；
3)、摘除憑證內的金屬物，對大的張頁或附件要摺疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以翻閲保持數字完整；
4)、整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發現缺號要查明原因。檢查附件有否漏缺，如：領料單、入庫單是否隨附齊全； 5)、記賬憑證上有關人員的印章是否齊全； 6)、會計憑證裝訂時的要求：
a、裝訂時儘可能縮小所佔部位，使記賬憑證及其附件保持儘可能大的顯露面，以便於事後查閲；
、憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印製，封面規格略大於所附記賬憑證；
C、裝訂憑證厚度一般為3釐米，裝訂牢固，美觀大方。 7)、會計憑證裝訂後的注意事項:
a、每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章；
、在封面上編好卷號，按編號順序入櫃，並要在顯露處標明憑證種類編號，以便於調閲。
3、會計賬簿的裝訂
各種會計賬簿年度結賬後，除跨年使用的賬簿外，賬簿應按時整理立卷。賬簿裝訂的基本要求：
1)、首先按賬簿啟用表的使用頁數核對各賬户是否相符，賬頁數是否齊全，序號排列是否連續；
2)、然後按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬户目錄、該賬簿按頁數順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂，活頁賬簿裝訂要求：
a、保留已使用過的賬頁，將賬頁數填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，加上封面、封底，裝訂成冊；
、多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起。
3)、在賬本的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人（經辦人）簽章；
4)、賬簿裝訂後的其他要求:
a、會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁的現象； b、封面應齊全、平整、並註明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分户明細賬；
c、會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。 4、會計檔案的移交歸檔
1)、每年形成的會計檔案，由財務部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，
編制會計檔案保管清冊。在會計年度終了後，可暫由本會計部門保管一年。期滿之後，由會計部門編制移交清冊，移交本單位檔案部門統一保管；
2)、移交檔案部門保管的會計檔案原則上應該保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案部門應當會同財務部和經辦人共同拆封整理，以分清責任。 5、會計檔案的保管
1)、會計檔案的保管期限分永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年、共5類（詳見附表一），保管期限從會計年度終了後的第一天算起；
2)、會計檔案室的要求:應選擇在乾燥防水的地方，並遠離易燃品堆放地，周圍應備有防火器材；室內應經常保持清潔衞生，以防蟲蛀、防鼠咬；保持通風透光，並有適當的空間、通道和查閲的地方，並防止潮濕；
3)、會計檔案應放在專用的鐵皮檔案櫃裏，按順序碼放整齊，以便查找； 4)、設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閲記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密；
5)、使用電子計算機進行會計核算的，應當保存打印出來的紙質會計檔案，使用磁盤、光盤等磁性介質保存會計檔案，應報財政局備案。會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。 6、會計檔案的借閲
1)、會計檔案為本公司所用，原則上不得借出。本公司人員需要檔案資料，在登記報批後由檔案管理人員陪同翻閲或者複印；
2)、外部借閲會計檔案時，應持有單位正式介紹信，經會計主管人員和公司領導批准後，方可辦理借閲手續；由檔案部門建立健全會計檔案查閲、複製、登記制度；
3)、借閲手續：借閲人應認真填寫檔案借閲登記簿，將借閲人姓名、日期、數量、內容、歸期等情況登記清楚；
4)、借閲會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記、拆散原卷冊，也不得塗改抽
換、攜帶外出或複製原件（如有特殊情況，須經領導批准後方能攜帶外出或複製原件）。 7、會計檔案的銷燬
保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序進行銷燬：
1)、會計檔案保管期滿，需要銷燬時由檔案部門提出銷燬意見，會同財務部門共同鑑定，編制會計檔案銷燬清冊（註明名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷燬時間等內容），經公司總經理審批簽署意見，報請上級主管單位批准後方可予以銷燬；
2)、銷燬會計檔案時，由檔案部門和財務部共同派員監銷。在銷燬前清點所要銷燬的會計檔案；銷燬後，經辦人應在會計檔案銷燬清冊上簽名蓋章；註明“已銷燬”字樣和銷燬日期，以示負責，同時將監銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報公司領導，一份歸入檔案備查；
3)、會計檔案保管期滿，但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷燬，應當單獨抽出另行立卷，由檔案部門保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷燬清單和會計檔案保管清冊中列明；
4)、在建設期間的會計檔案，不得銷燬。六、本制度解釋權歸本公司財務部。
附表一:會計檔案保管期限表
編制/日期：審核/日期：批准/日期：
第一條根據財政部、國家檔案局關於印發《會計檔案管理辦法》的通知的規定，為加強公司會計檔案管理，保證會計檔案妥善保管有序存放、方便查閲，嚴防毀損、散失和泄密，特制定本制度。
第二條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：
一、會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、彙總憑證和其他會計憑證。
二、會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿和其他會計賬簿。
三、財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附註及文字説明和其他財務報告。
四、其他類：銀行存款餘額調節表、銀行對賬單、其他應當保存的會計核算專業資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊和會計檔案銷燬清冊。
第三條每年形成的會計檔案，由財務部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
一、當年形成的會計檔案，在會計年度終了後，可暫由財務部保管一年，期滿之後，應當由財務部編制移交清冊，移交本單位檔案部門統一保管。
二、移交檔案部門保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別重要拆封重新整理的，檔案部門應當會同財務部和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。
第四條財務部和檔案部門保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經總經理批准，可以提供查閲或複製，並辦理登記手續。查閲或複製會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上塗畫、拆封和抽換。
一、由檔案部門建立健全會計檔案查閲、複製、登記制度。
二、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。
三、會計檔案的保管期限，從會計年度終了後的第一天算起。
第五條本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類檔案的保管按照本辦法附表所列期限執行。
第六條保管期滿的會計檔案，除本第七條規定的情形外，可以按照以下程序銷燬：
一、本單位檔案部門會同財務部提出銷燬意見，編制會計檔案銷燬清冊，列明銷燬會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷燬時間等內容。
二、總經理在會計檔案銷燬清冊上籤署意見。
三、銷燬會計檔案時，由檔案部門和財務部共同派員監銷。
四、監銷人在銷燬會計檔案前，按照會計檔案銷燬清冊所列內容清點核對所要銷燬的會計檔案；銷燬後，應在會計檔案銷燬清冊上簽名蓋章，並將監銷情況報告總經理。
第七條保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷燬，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷燬清冊和會計檔案保管清冊中列明。正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷燬。
第八條使用電子計算機進行會計核算，應當保存打印出的紙質會計檔案。使用磁盤、光盤等磁性介質保存會計檔案，應報財政局備案。
第九條建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工結算後移交給建設項目的接受單位，並按規定辦理交接手續。
第十條單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續。移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號，應保管期限、已保管期限等內容。
交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，並由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢後，交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
第十一條預算、計劃、制度等文件材料，應當執行文書檔案管理規定，不適用本辦法。本制度解釋權歸公司財務部。
為了進一步搞好財務室、圖書室、檔案室、庫房安全工作，增強管理人員安全意識，提高防事故能力，防止不安全事故發生，更好的為教育教學工作服務，特制定本制度。
一、加強管理人員的安全教育，增強管理人員的安全意識。按照工作職責和操作規程，盡職盡責，搞好管理工作，嚴防不安全事故發生。
二、牢固各室門窗，財務室要購置保險櫃，資金、帳目要進保險櫃，不準隨意在抽屜存放現金，每天留夠當日所需現金，其餘全部存入銀行，財務室要有人值班，防止失盜。
三、要保持室內清潔衞生，帳目、圖書、檔案要進櫃，物品擺放要整齊有序。
四、管理員要經常查房屋、門、窗、電線，做好防火、圖書、檔案、財產不受破壞和損失。總務處每月要進行安全檢查記錄，確保安全。
五、嚴格履行借用手續，嚴禁非工作人員進入，嚴防破壞和丟失。
第一條制定目的
為進一步加強會計檔案管理，保證會計檔案妥善保管、預防丟失和泄密，根據《公司法》、《企業財務管制度》及《會計檔案管理辦法》等法律、法規相關規定，結合我司實際情況，特制定本管理辦法。
第二條適用範圍
本制度適用於集團所有分支機構。
第三條管理部門
1、集團各分支機構檔案管理部門和財務部門共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。會計檔案的具體管理工作由財務部門負責，由財務部門指定專人負責在專門地點保管。保管地點應具備完善的防潮、防黴、防蛀、防火、防盜等條件。
2、集團財務部及內部有關的分公司、子公司，必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閲和銷燬等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閲、嚴防毀損、丟失和泄密。
第四條會計檔案歸檔範圍
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告、財務分析、財務政策、管理制度等專業材料，是記錄和反映公司經濟業務的重要材料和證據，具體包括：
1、會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，彙總憑證，其他會計憑證。
2、會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。
3、財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附註及文字説明，其他財務報告。
4、票據類：增值税發票、普通發票、支票、銀行匯票等。
5、其他類：財務預算及分析材料、銀行存款餘額調節表、銀行對賬單、會計政策、管理制度、其他應當保存的會計核算專業資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷燬清冊等。
第五條會計檔案的裝訂和保管
1、每年形成的會計檔案，應當按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，憑證用綿紙封口並蓋章，編制會計檔案保管清冊。
2、會計檔案的裝訂：會計檔案的裝訂包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他資料的裝訂，裝訂要符合國家會計檔案要求，內容齊全，便於查閲。
3、會計檔案的保管：會計檔案由財務負責人指定專人保管，出納人員不得兼管會計檔案。會計檔案由財務會計部門保管1年，期滿後應由財務部門編造清冊移交本公司檔案部門保管。
4、檔案部門接收保管的會計檔案，應當保持原卷冊的封裝，個別需要拆封重新整理的應會同財務部門和經辦人共同拆封整理，以分清責任。
第六條會計檔案的借閲
1、會計檔案為本公司提供利用，原則上不得外借。如有特殊需要，須經公司負責人或集團相關負責人、會計機構負責人（會計主管）批准方可借閲。
2、公司以外的部門借閲會計檔案時，借閲人應持有所屬單位正式介紹信，經被借閲單位會計主管人員和公司負責人批准後，方可辦理借閲手續。集團總部部門因工作需要須借閲各分子公司會計檔案時，應經集團財務總監和被借閲單位財務負責人批准後，方可辦理借閲手續。
3、財務部應建立借閲登記清冊，所有借閲人應認真填寫檔案借閲登記簿，將借閲人姓名、單位、日期、數量、內容、歸期等情況登記清楚。（詳見附表）
4、借閲會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記，不得拆散原卷冊，也不得塗改抽換、攜帶外出或複製原件。如有特殊情況，須經本單位領導和財務主管批准後方能攜帶外出或複製原件。
5、借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數收回，並辦理註銷借閲手續。6、
所有內外部會計檔案借閲，一律須被借閲單位財務部檔案管理員全程陪同，借閲地點僅限本單位檔案室或財務部。
第七條會計檔案的保管期限
1、會計憑證保管15年。
2、會計賬簿保存15年，其中現金和銀行存款日記賬保存25年。
3、會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。
4、會計移交清冊15年。
5、會計檔案保管清冊、會計檔案銷燬清冊，永久保存。具體保管期限詳見附表“會計檔案保管期限”。
第八條會計檔案的銷燬
1、會計檔案保管期限滿，需要銷燬時，應由本單位檔案部門提出銷燬意見，會同財務部門共同鑑定、嚴格審查，編造會計檔案銷燬清冊，經本公司負責人審查，報請集團總裁、董事長批准後銷燬。但其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權債務時為止。
2、銷燬檔案前，應按會計檔案銷燬清冊所列的項目逐一清查核對；各單位銷燬會計檔案時應由檔案管理部門和財會部門共同派員監銷，上級主管部門派員監銷。
3、會計檔案銷燬後，經辦人在“銷燬清冊”上籤章，註明“已銷燬”字樣和銷燬日期，以示負責，同時將監銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報公司負責人，一份歸入檔案備查。
第九條獎懲辦法
對會計檔案保管較好，有突出貢獻者，予以獎勵。對違反會計檔案管理者，視情節輕重，予以行政處罰，情節較嚴重者由司法機關追究刑事責任。
第十條附則
1、本管理制度自2009年10月1日起執行，以前制度與本制度相牴觸的，以本制度為準。
2、本管理制度未盡事宜，按集團相關制度執行。
3、本管理制度由集團財務管理部負責解釋和修改。
1、醫院會計檔案的管理應接受衞生主管部門的指導和檢查。
2、醫院每月、每年形成的會計核算資料必須經過嚴格的審核、整理，按程序編號訂裝成冊、歸檔管理。
3、各種財務會計檔案保管期限屆滿需要銷燬時，應按國家規定執行。銷燬時由本單位檔案部門會同財務科共同鑑定、編制造冊，並報請上級主管部門批准方可進行。
4、財務人員調離和離職必須辦理移交手續。
5、借閲財務會計檔案必須履行審批、登記、註銷手續。
6、對會計業務的重要核算資料要設專櫃嚴密管理。其他會計檔案管理事項按會計制度規定執行。
一、酒店財務會計檔案包括會計憑證、會計帳簿、會計報表、會計文件和其他有保存價值的資料；
二、會計經理每年對酒店財務會計檔案按種類、分年度裝訂成冊，並在封面上記載檔案內容、時間、頁數、編號予以歸檔；
三、財務會計檔案須按國家《會計檔案管理制度》的規定時間進行保管。
四、財務會計檔案未經總經辦批准不得外借，內部借閲須經財務總監批准並辦理相關借閲登記手續。
五、財務部的管理人員因工作變動，需辦理檔案移交手續，監交人、移交人和接收人須在移交清單(冊)上籤認。
六、財務會計檔案保管期滿需銷燬時，會計經理須提交書面銷燬意見及需銷燬的會計檔案清冊，經財務總監審核，呈報總經辦批准後執行。銷燬時，由會計經理與總經辦指定人員共同銷燬，並在銷燬清冊上簽名及加蓋公章。
一、目的：
為了加強公司財務檔案的科學管理，建立、健全會計檔案的管理制度，完善財務檔案管理工作，使其規範化、系統化，特制定本制度。
二、適用範圍
本制度用於財務部檔案的管理。
三、檔案管理職責
財務部負責檔案的整理、編號、調閲、借閲等，對財務會計檔案的安全、完整、保密負責，對於應當入庫保管的資料應及時入庫納入管理。
四、財務檔案定義
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表以及其他會計核算的資料，它是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據。
五、會計檔案範圍
包含會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分。
（一）會計憑證
會計憑證是記錄經濟業務，明確經濟責任的書面證明。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證彙總表、記賬憑證、記賬憑證彙總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款餘額調節表等。
（二）會計賬簿、
會計賬簿是一定格式、相互聯結的賬頁組成，以會計憑證為依據，全面、連續、系統地記錄各項經濟業務的簿籍。它包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類賬、現金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助記備查簿等。
（三）會計報表
會計報表是反映企業財務狀況和經營成果的總結性書面文件，有主要財務反映指標快報，月、季度會計報表、中期會計報表、年度會計報表。包括資產負債表、損益表、現金流量表、會計報表附表、附註、財務情況説明書等。
（四）其他會計核算資料
其他會計核算資料屬於經濟業務範疇，與會計核算、會計監督緊密相關的，由財務部門負責辦理的有關數據資料。如：經濟合同、財務數據統計資料、財務清查彙總資料、核定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷燬清冊等。會計電算化存貯在磁盤上的會計數據、程序文件及其他會計資料均應視同會計檔案管理。
六、會計檔案的裝訂和保管
會計檔案的裝訂：會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。會計憑證的裝訂，一般每月裝訂一次。裝訂好的憑證按年分月妥善保管。
（一）會計憑證裝訂前的準備工作：
（1）分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全；
（2）摘除憑證內的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針），對大的張頁或附件要摺疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閲保持數字完整；
（3）整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發現缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領料單、入庫單、工資、獎金髮放單是否隨附齊全；
（二）會計憑證裝訂時的要求：
（1）裝訂儘可能縮小所佔部位，使記賬憑證及其附件保持儘可能大的顯露面，以便於事後查閲。
（2）憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印製，封面規格略大於所附記賬憑證；
（3）裝訂憑證厚度一般為3釐米，裝訂牢固，美觀大方。
（三）會計憑證裝訂後的注意事項：
（1）每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數。
（2）在封面上編好卷號，會計憑證裝訂成冊後，裝入會計憑證檔案盒以便妥善保護。按編號順序入櫃，並要在顯露處標明憑證種類編號，以便於調閲。
（四）會計檔案的保管要求。
（1）會計檔案室應選擇在乾燥防水的地方，並遠離易燃品堆放地，周圍應備有防火器材。
（2）會計檔案應放在專用的鐵皮檔案櫃裏，按順序碼放整齊，以便查找。
（3）會計檔案室內應經常保持清潔衞生，以防蟲蛀、防鼠咬。
（4）會計檔案室保持通風透光，並有適當的空間、通道和查閲的地方，以利查閲，並防止潮濕；
（5）設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閲記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密；
（6）會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。
（五）檔案保管期限
（1）原始憑證、記賬憑證、彙總憑證15年
（2）銀行存款餘額調節表和銀行對賬單5年
（3）日記賬15年。其中：現金和銀行存款日記賬25年
（4）明細賬、總賬、輔助賬15年
（5）固定資產報廢清理後固定資產卡片及清單保管5年
（6）主要財務指標報表（包括文字分析）3年
（7）月、季度會計報表（包括文字分析）5年
（8）年度會計報表（包括文字分析）永久
（9）會計檔案保管清冊及銷燬清冊永久
（10）主要財務會計文件、合同、協議永久
七、會計檔案的借閲
（一）會計檔案為本單位所利用，原則上不得借出，有特殊需要須經單位領導、財務負責人員批准。
（二）外部借閲會計檔案時，應持有單位正式介紹信，經會計主管人員或單位領導人批准後，方可辦理借閲手續；單位內部人員借閲手續。借閲人應認真填寫檔案借閲登記簿，將借閲人姓名、日期、數量、內容、歸期等情況登記清楚。
（三）本單位人員需要檔案資料，在登記報批後由檔案管理人員陪同翻閲或者複印。
（四）借閲會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記、拆散原卷冊，也不得塗改抽換、攜帶外出或複製原件（如有特殊情況，須經領導批准後方能攜帶外出或複製原件）。
八、會計檔案的銷燬
（1）會計檔案保管期滿，需要銷燬時由檔案部門提出銷燬意見，會同財務部門共同鑑定、編造會計檔案銷燬清冊，經公司領導審查，報請上級主管單位批准後方可予以銷燬。
（2）會計檔案保管期滿，但其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結清債權債務時為止；建設單位在建設期間的會計檔案，不得銷燬。
（3）銷燬檔案前，應按會計檔案銷燬清冊所列的項目逐一清查核對；各單位銷燬會計檔案時應由檔案部門和財會部門共同派員監銷，會計檔案銷燬後經辦人在“銷燬清冊”上籤章，註明“已銷燬”字樣和銷燬日期，以示負責，同時將監銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報本單位領導，一份歸入檔案備查。
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