檔案是我校各項工作活動的歷史記錄，是當前和今後工作查考的重要依據，也是學校寶貴的文化財富。因此，愛護檔案資料，人人有責，借閲檔案資料必須履行借閲手續，切實保證其完整與安全。
一、檔案員負責檔案資料管理和提供利用工作，經手查找調卷，督促借閲者履行手續，無關人員非經有關領導批准，不準入檔案室開箱取閲材料。
二、凡借閲檔案資料者，均要按照《查閲檔案資料登記卡》的欄目進行登記，本校人員調閲其業務範圍的檔案材料，可直接由檔案員提供，借閲非隸屬業務範圍的材料，需經辦公室主任或校領導批准才能調閲。
三、外單位借閲檔案資料，必須持借閲單位的介紹信，經本校有關領導批准，方可借閲，但一般不外借。
四、借閲者要確保檔案材料的機密與安全，不得折縐、污損、拆散、私取或裁剪檔案材料或在文件上劃線、圈點、打叉、塗改等，違者依法追究責任。
五、借閲者未經本校領導或檔案室同意，不得摘錄翻印、複製或公佈檔案材料。
六、借閲者均要在檔案室內閲讀，嚴禁帶到公共場所閲讀，如有違反或遺失，要追究責任。
一、檔案建立
（一）建立健全學校各類檔案，目的主要在於為學校各級領導，上級有關領導部門分析、總結、部署、調度學校工作和對學校工作作出決策提供準確、可靠的依據。校領導對此應高度重視，並確定一名副職校領導具體負責和指導資料的收集、分析、篩選、立卷、歸檔等建檔工作。
（二)學校建立檔案資料室，由專職(或兼職）管理，按《國小檔案資料收集範圍細目》建立檔案。
（三）全面系統地建立健全學校檔案、教師檔案和學生檔案，學校檔案按類以時間為序建立，教師的一般人事檔案，一般職務檔案和業務檔案按人頭建立，學生學籍檔案按屆，按班分類建立。
二、檔案立卷
（一）檔案人員應按資料收集範圍及時收集各種檔案資料，並將篩選後的資料分類裝訂、編制目錄，進袋入檔。檔案袋，檔案卷的規格要符合上級有關部門的統一要求。
（二）卷宗必須註明保存的期限。凡註明“暫存”的資料一般以一年為期限；註明“短期”的一般以五年為期限；註明“長期”的由學校根據實際需要決定保存期限。
（三）凡檔案資料收集範圍細目中未編入，但確有使用、保存價值的其它資料，學校可根據需要自行決定是否保留。
三、檔案補充
（一）教職工任免、考核、晉升專業技術職務、調資、入黨、入團、獎懲等
材料要及時收入個人檔案。
（二)外來文件、函件由收文員(或人事祕書）統一分類編號登記，交校有關領導閲後，即立卷歸檔。
（三）校內印發的文件是檔案補充的重點，平時校長室、教導處、教科室、總務處、團支部、少先隊大隊部應將此類文件分類保存，每學期結束時，集中交檔案人員立卷歸檔。
四、檔案轉遞
教職工因工作調動，需要轉遞檔案，必須安上級有關部門通知的轉遞項目逐項登記，嚴密包封，並加蓋密封章，通過機要轉遞，不得公開郵寄或交本人自帶。
五、檔案查閲
（一）校外人員來校查閲檔案，必須持有單位介紹信，經學校主要領導批准後方可到檔案資料室查閲檔案；查閲者不得查閲本人或親屬的人事檔案、職務檔案；未經同意不得摘抄檔案材料，經同意摘抄的材料須經檔案資料室人員仔細核對並簽署意見；查閲者不得將檔案材料拿出資料室。
（二）校內人員借閲業務檔案、學生學籍檔案須經有關領導同意後方可借閲，並要辦理登記手續，在規定期限內完好無損地歸還。
六、檔案安全保密
（一）檔案資料室門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔、乾燥，自然通風，嚴禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。
（二）檔案管理人員不得將無關人員帶進檔案資料室，不得外泄檔案中的機密，檔案資料室人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等，不得亂仍亂拋，應將保密紙處理或銷燬。
檔案資料管理是學校常規管理的一個重要組成部分。它既是學校管理和教育、教學、財務工作的歷史紀錄，又是全校教職工工作成績的客觀見證，是學校常規管理的重要基礎工程。為此，制訂制度如下：
1、成立檔案資料工作領導小組。由一名校長分管、校長辦公室主任具體負責，教導處、總務處、教研組有關人員協助工作。
2、健全文書檔案，堅持專人收拆，及時登記、籤批、承辦，保證文件資料齊全完整，及時辦理。
3、學校行政人祕檔案包括行政會議記錄，文書檔案、人事檔案各種計劃與安排，各種會議學習記錄。羣團教代會材料等分別由職能部門收集，交行政和校長辦公室整理，交檔案資料員，由檔案資料員整理、裝訂、歸檔。
4、學校教學檔案包括教務會議記錄、教師業務檔案、學生學籍檔案、教育教學檔案、體育衞生檔案等由教導處有關人員負責收集、整理交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
5、學校總務處檔案包括總務處會議記錄、校舍、校產檔案、財務檔案、校園建設檔案、人員考核檔案、基建檔案等。由事務處有關人員負責收集、整理，交檔案資料室，由檔案資料員整理裝訂、歸檔。
6、學校的常規管理資料和財會檔案注重平時收集，一般每學期或每學年整理歸檔。由職能部門交檔案資料室，由檔案資料員負責歸檔立卷。
7、積極做好檔案資料的“四平時”（收集、整理、鑑定、立卷）工作，按照檔案立卷的原則和要求做好分類、組卷、編目、裝訂工作。
8、檔案資料室堅持做到“五防”：防火、防潮、防蟲、防光、防盜，確保檔案安全。
9、積極提供利用，嚴格執行借閲制度。借閲檔案要辦理登記手續，外單位查閲檔案須憑介紹信和本單位領導同意，並在本室查閲。查閲檔案不得隨意借出，不得塗改、抽換和拆散，不得損壞。
10、按照保密制度的有關規定加強保密工作，嚴格注意保密，不得泄密。
11、按照上級有關規定，努力創建合格檔案資料室和先進檔案資料室。
第一章 總 則
第一條 為規範學校檔案工作，提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案，充分發揮檔案在學校各項工作中的重要作用，根據《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《高等學校檔案管理辦法》（教育部、檔案局令第27號）等法律法規，結合學校實際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱的檔案，是指學校在招生、教學、科研、黨政管理以及其它各項活動中直接形成的對學生、教職工、學校和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。
第三條 檔案是對學校發展歷史過程的反映和記錄，是學校的寶貴財富。學校所有單位和個人都應遵守有關法律法規，履行保護和移交檔案的義務。
第四條 檔案工作是學校重要的基礎性工作，是學校管理水平的重要體現。校內各單位應重視檔案工作，將其納入自身發展規劃和工作計劃、納入管理制度、納入有關人員的職責範圍，保障檔案工作依法有序開展。
第二章 管理體制及機構人員
第五條 學校檔案工作由校長領導，其主要職責是：
（一）貫徹執行國家關於檔案管理的法律法規和方針政策，批准學校檔案工作規章制度；
（二）將檔案工作納入學校整體發展規劃，促進檔案信息化建設與學校其他工作同步發展；
（三）建立健全與學校辦學規模相適應的檔案機構，落實人員編制、檔案庫房、開展檔案資料徵集、搶救保護、安全保密、數字化、現代化管理、提供利用、編纂、陳列展覽及設備購置和維護方面所需設備及經費；
（四）研究決定學校檔案工作中的重要獎懲和其他重大問題。
分管檔案工作的校領導受校長委託具體負責檔案工作。
第六條 學校成立檔案工作委員會，負責審議、指導、監督落實全校檔案工作相關事項。主任委員由校長擔任。
第七條 學校檔案館是學校檔案工作的職能管理部門，負責全校檔案工作，校內各單位檔案工作接受檔案館的業務指導、監督和檢查。
第八條 學校檔案館的主要職責是：
（一）宣傳、貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，綜合規劃學校檔案工作；
（二）組織制訂並實施學校檔案工作有關規章制度和業務規範，對各單位檔案工作進行指導、監督和檢查；
（三)負責接收(徵集）、整理、分類、鑑定、統計、保管、保護全校的各類檔案及有關資料，做好檔案安全保密工作；
（四）編制檢索工具，編研、出版檔案史料，積極開發檔案信息資源；
（五）組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作；
（六）開展檔案的開放和利用工作，為學校和社會服務；
（七）利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發揮檔案的校史校情教育、愛國主義教育等文化教育功能；
（八）開展學校檔案工作人員的業務培訓，建立和健全學校檔案工作網絡；
（九）開展檔案學術研究和業務交流活動。
第九條 檔案館應配備政治素質可靠、年齡結構合理、數量足夠的工作人員。檔案工作人員應具備檔案業務知識和相應的科學文化知識及現代化管理技能。新進檔案館工作人員應具有碩士研究生及以上學歷。
第十條 檔案館專職檔案工作人員，按照國家和學校有關政策實行專業技術職務聘任制或職員職級制，享受學校教學、科研和管理人員同等待遇。
第十一條 各單位應確定一名負責人分管本單位的檔案工作，並配備專(兼)職檔案工作人員，負責本單位檔案的收集、整理和歸檔工作。
第十二條 專(兼)職檔案工作人員應當遵紀守法，熱愛檔案事業，忠於職守，刻苦鑽研業務，勇於創新，不斷提高管理和服務水平。
第十三條 各單位檔案工作的基本任務是：
（一)按照學校有關規定做好本單位文件材料的收集、保管、整理、分類、立卷(裝盒）等工作；
（二）按歸檔範圍、歸檔要求，將檔案材料按時向檔案館移交；
（三）對按照規定不向檔案館移交或暫不移交的檔案材料，應建立健全相應的科學管理制度，確保檔案材料安全，並積極提供服務和利用；
（四）接受檔案館的業務指導、監督和檢查，維護本單位檔案、材料的完整與安全。
第十四條 學校按照有關法律法規，對長期接觸有毒有害物質的檔案工作人員，採取有效的防護措施防止職業中毒事故的發生，保障其依法享有工傷社會保險待遇及補助等其他有關待遇。
第三章 檔案的管理
第十五條 學校檔案由檔案館集中統一管理，各單位的檔案材料應按照規定向檔案館移交，不得拒絕歸檔。
情況特殊的單位，經提出申請、檔案工作委員會審議、學校批准後，可設立檔案分室，負責本單位的檔案收集、整理、保管和利用工作，業務上接受檔案館的指導、監督和檢查。檔案分室每年須向檔案館報送新增檔案庫存目錄和統計年報表。
第十六條 教職員工個人在從事教學、科研、管理等職務活動中所形成的各種載體形式的文件材料，應當按照規定及時歸檔，不得據為己有。
對於個人在非職務活動中形成的重要文件材料以及國內外與學校有關的其它具有保存價值的材料，檔案館可通過徵集、代管、捐贈等方式進行收集。
第十七條 學校實行紙質檔案材料和電子檔案材料同步歸檔，歸檔範圍包括：黨羣類、行政類、學生類、教學類、科研類、基本建設類、儀器設備類、產品生產類、出版物類、外事類、財會類、聲像類、實物類、人物類、人事類。
歸檔的檔案材料包括紙質、電子、照（膠)片、錄像(錄音）帶、實物等各種載體形式。
各類文件材料的具體歸檔範圍，按《西南大學文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表》（附件1）執行。
第十八條 學校實行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。
各單位負責檔案工作的人員應當按照歸檔要求，組織本單位的教學、科研和管理等人員及時整理檔案和立卷。立卷人應當按照紙質文件材料和電子文件材料的自然形成規律，對文件材料進行系統整理組卷，編制頁號或者件號，製作卷內目錄、案卷封面，填寫備考表，交本單位負責檔案工作的人員檢查合格並由主管領導審核簽字後，移交學校檔案館。
第十九條 校內各單位立卷歸檔分工為：全校性、綜合性的文件材料由黨委辦公室、校長辦公室負責；其餘門類文件材料由職能部門按職責分工負責。各課題組形成的文件材料交由科學技術處、社會科學處等項目管理單位審查並進行立卷歸檔。對於多部門合作完成的工作或項目，主辦部門負責全套文件材料立卷歸檔，協作部門保存與自己承擔任務有關的檔案。
第二十條 學校與校外單位分工協作完成的項目，檔案館保存全套檔案。協作單位除保存與自己承擔任務有關的檔案正本以外，應當將複製件交學校檔案館保存。
第二十一條 歸檔的檔案材料應質地優良，書繪工整，聲像清晰，符合有關規範和標準的要求。
已移交檔案館的檔案材料，不得進行撤換、塗(更)改。
第二十二條 檔案材料歸檔時間：
（一）各部門應當在次年6月底前歸檔；
（二)各學院(部、所、中心）等應當在次學年寒假前歸檔；
（三）科研類檔案應當在項目完成後2個月內歸檔，基建類檔案應當在項目完成後3個月內歸檔；
（四)其他歸檔要求按照各類檔案工作規範(詳見附件）執行。
第二十三條 檔案館根據《西南大學檔案實體分類編號方案》（附件2）對館藏檔案進行分類、鑑定、編號和排列。
第二十四條 檔案館按照《西南大學文件材料歸檔範圍和檔案保管期限表》（附件1）確定檔案材料的保管期限。對保管期限已滿、已失去保存價值的檔案，經有關部門鑑定並登記造冊，報校長批准後，按規定予以銷燬。未經鑑定和批准，不得銷燬任何檔案。
第二十五條 檔案館應採取先進的檔案保護技術，防止檔案的破損、褪色、黴變和散失。對已經破損或者字跡褪色的檔案，應當及時修復或者複製。對重要檔案和破損、褪色修復的檔案應當及時數字化，加工成電子檔案保管。
第二十六條 檔案館應建立和健全庫房管理的規章制度，落實各種安全保護措施，確保檔案安全。
第二十七條 檔案館應定期對所存檔案和資料的保管情況進行檢查，消除安全隱患。遇有特殊情況，應立即向校長報告，及時處理。
第二十八條 檔案館要不斷改進和完善管理工作，加大力度推進檔案信息化建設，並採取措施，確保數字化檔案信息和電子檔案（文件）的長期保存和利用，以增強檔案實體（信息）的安全保障能力，提高檔案信息資源共享及開發利用能力。
第二十九條 檔案館應建立檔案統計制度，定期對檔案的收集、整理、保管、利用和館內各種數據情況進行統計；並按國家有關規定報送檔案工作基本情況統計報表。
第四章 檔案的開放、利用和公佈
第三十條 檔案館應主動做好檔案利用工作，按照規定向全校和社會開放檔案，積極發揮檔案的信息功能，提高檔案利用率。開放和利用檔案遵循如下原則：
（一）對於自形成之日起滿30年的檔案，除未解密或需要控制使用部分外，均應按國家規定，向全校和社會開放。對於其中涉及國家安全和學校重大利益的檔案，須經檔案工作委員會審議、校長批准後，方可分期分批開放。
（二）凡持有合法證明的單位或者持有合法身份證明的個人，在表明利用檔案的目的和範圍並履行相關登記手續後，均可利用已開放的檔案。境外組織或個人利用檔案的，按照國家有關規定辦理。
（三）查閲、摘錄、複製未開放的檔案，須經檔案館館長批准。涉及未公開的技術問題，應當經檔案形成單位或者本人同意，必要時報請校長審查批准。需要利用的檔案涉及重大問題或者國家祕密，應當經學校保密工作部門批准。
（四)館藏檔案原則上不外借。特殊情況下須經所在單位領導同意、檔案館館長批准後，方可外借。對借出檔案，須按時歸還。損壞或丟失檔案者按《中華人民共和國檔案法》及《檔案管理違法違紀行為處分規定》(監察部、人社部、檔案局令第30號）相關條款進行處理。
（五）檔案館提供利用的重要、珍貴檔案，一般不提供原件。如有特殊需要，須經檔案館館長批准。
加蓋西南大學檔案館公章的檔案複製件，與原件具有同等效力。
（六）向檔案館移交、捐贈檔案的單位和個人，對其檔案享有優先使用權，無償利用，並可對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見，檔案館應維護其合法權益。
（七）寄存檔案歸寄存者所有。檔案館如需向社會提供利用，應當徵得寄存者同意。
第三十一條 檔案館按照國家有關規定公佈檔案。未經學校授權，其它任何組織或者個人無權公佈學校檔案。
第三十二條 學校館藏檔案屬下列情況之一者不予開放和公佈：
（一）涉及國家祕密的；
（二）涉及專利或技術祕密的；
（三）涉及個人隱私的；
（四）檔案形成單位規定限制利用的。
第三十三條 檔案館是學校出具檔案證明的唯一機構。檔案館應設立專門的閲覽室，提供必要的檢索工具，為檔案利用創造便利條件。用於公益目的的檔案利用，檔案館不收取費用；用於個人或商業目的的，按照有關規定合理收費。
第三十四條 檔案館應積極開展檔案編研工作。出版檔案史料和公佈檔案，須經檔案工作委員會同意，並報請校長批准。
第三十五條 檔案館應採取多種形式（如舉辦檔案展覽、陳列，建設檔案網站等），積極開展檔案宣傳工作；條件具備時， 應在相關專業的高年級學生中開設有關檔案管理的選修課。
第五章 條件保障
第三十六條 學校將檔案工作所需經費列入預算，保證檔案工作需要。
第三十七條 學校為檔案館提供專用的、符合檔案管理要求的檔案庫房，對不適應檔案事業發展需要或不符合檔案保管要求的館庫，按照《檔案館建設標準》（建標103-2008）的要求及時進行改擴建或者新建。
存放涉密檔案應當設有專門庫房。
存放聲像、電子等特殊載體檔案，應當配置恆温、恆濕、防火、防漬、防有害生物、防磁等必要設施。
第三十八條 學校將數字檔案館建設納入數字校園整體建設規劃，為檔案館配置檔案管理現代化、檔案信息化所需的設備設施，加快數字檔案館建設，保障檔案信息化建設與學校數字化校園建設同步進行。
第六章 考核、獎勵與處罰
第三十九條 學校建立檔案工作的檢查、考核與評估制度，定期佈置、檢查、總結、驗收檔案工作。學校定期召開檔案工作會議，評選檔案工作先進集體和個人。
第四十條 學校對在檔案工作中作出下列貢獻的單位或者個人，給予表彰與獎勵：
（一）在檔案的收集、整理、提供利用工作中作出顯著成績的；
（二）在檔案的保護和現代化管理工作中作出顯著成績的；
（三）在檔案學研究及檔案史料研究工作中作出重要貢獻的；
（四）將重要的或者珍貴的檔案捐贈給檔案館的；
（五）同違反檔案法律法規的行為作鬥爭，表現突出的。
第四十一條 有下列行為之一的，學校應對直接負責的主管人員和其他直接責任人員依法給予處分；構成犯罪的，由司法機關依法追究刑事責任。
（一）玩忽職守，造成檔案損壞、丟失或者擅自銷燬檔案的；
（二）違反保密規定，擅自提供、抄錄、公佈檔案的；
（三）塗改、偽造檔案的；
（四）擅自出賣、贈送、交換檔案的；
（五）不按有關範圍、時間等規定歸檔，拒絕歸檔或者將檔案據為己有的；
（六）其他違反檔案法律法規的行為。
第七章 附 則
第四十二條 本辦法由檔案館負責解釋。
第四十三條 本辦法即日起施行。
1、學校成立檢查領導小組，研究制定課堂教學評估標準。
2、課堂教學檢查評估小組在對每位教師課堂教學情況進行檢查之後，要進行量化打分，並將成績和聽課意見反饋給講課教師。
3、課堂教學檢查每學期在全體教師範圍內至少開展一次，具體賦分辦法詳見課堂教學評價標準。
4、學校要在學期末將教師課堂教學檢查的成績計入教師個人的“一評三考”考核成績。
5、教師課堂教學要遵守課堂教學規範。提問和練習要求要明確，講課語言清晰，使用普通話，板書要科學美觀，必須按時上、下課，不遲到，不早退，不拖堂。
6、教師要積極運用各種現代教學手段，以加強教學直觀性、趣味性，培養學生想象力和創新意識。要加強對學生學習方法的指導。
作業形式多樣，內容豐富。
2、作業次數足，作業量適當。
3、作業格式正確，學生書寫規範工整。
4、批改及時認真，正確使用批改符號。
5、評語準確恰當，具有針對性，鼓勵性。
6、記錄及時、項目填寫齊全，內容具體。
7、作業收發及時，本數齊全，本面整潔。
8、及時講評學生作業，作業出現的問題，提出切實可行的改進意見。
9、對作業中出現的共性問題要集中糾正。
10、具體檢查賦分項目詳見作業批改檢查標準。
每學期末將兩次檢查結果平均核算為該教師作業批改情況的最後得分，納入到教師的“一評三考”成績之中。
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