人事檔案管理制度大綱

一、總則

為了有效的對本公司人事檔案進行妥善保管，有效的保守公司機密，同時為了維護本公司人事檔案資料的完整、防止檔案資料損壞，便於高效、有序的利用檔案資料，特制定本制度。

二、職責

人力資源部負責收集、鑑別、整理、保管人事檔案，保證原始資料及單據及全完整、保密和使用方便。

三、檔案分類

3.1  入職檔案

員工入職登記表、員工入職審批表、學歷學位證書、英語等級證書、計算機等級證書、各類資格證書複印件等員工入職過程中的所有記錄材料，及員工自進入公司開始個人崗位發生變化、個人調動、獎懲記錄等可以記錄員工在公司內部發展軌跡的材料。

3.2  培訓檔案

參加培訓登記表、培訓總結、培訓效果評估表等與員工培訓有關的所有資料。

3.3  績效管理檔案

員工績效考核相關的檔案材料。

四、人事檔案管理規定

4.1  員工入職檔案按編號實行統一管理，編號確定後，不得隨意更改。

4.2  員工入職檔案按每人一個檔案袋整理，同時按部門進行分類。

4.3  當在職員工的基本資料有變（如學歷變動、個人技術職稱等），應及時將有關資料複印交予人力資源部歸檔，原件當場查驗。

4.4  調動和錄用進入公司的員工，應在辦理手續前查閲檔案，在其報道一個月內立檔。

4.5  對員工進行考核、培訓、獎懲形成的材料要及時收集、整理立卷。歸案的材料必須認真鑑別，保證材料真實、文字清楚。

4.6  離職員工檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年後方可銷燬，高管及核心技術人員檔案需保存五年以上。檔案銷燬須經綜合辦主任及總經理批准後方可銷燬。

4.7  公司各部門或員工需要借閲檔案時，需經過綜合辦主任及總經理同意後方可提供，借閲者必須對相關信息進行嚴格保密。

4.8  檔案借閲原則上應當天歸還，借閲檔案人員要保證檔案的完整清潔，不得塗改、用筆劃、撕毀等，並對檔案信息嚴格保密。

五、 附則

5.1  本制度的擬定和修改由人力資源部負責，經總經理批准後執行。

5.2  本制度解釋權屬山西美新通用機械有限公司。

5.3  本制度自發布之日起執行。

附表：

1、員工人事檔案名冊

2、借用、查閲人事檔案審批表

3、查閲(借閲)人事檔案登記表

員工人事檔案名冊

借用、查閲人事檔案審批表

年   月    日

查閲(借閲)人事檔案登記表

                                                                                          年