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第一條 為了規範公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
第二條 檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的.使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細緻地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第三條 歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔範圍。
2、凡屬歸檔範圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用於報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存複印件。
4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦後均要及時歸檔;以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業務活動中涉及金融財税方面的資料，由財務部保存原件;屬於人事方面的資料，由人力資源部保存原件;屬於工程建設方面的，由規劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的複印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務部及合同執行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。
7、在歸檔範圍內的其他資料，由經辦人整理後連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可複印或複製，歸檔範圍外的由各部門自行保管。
第四條 檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱櫃，並具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄;根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便於查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，瞭解利用者的需求，掌握利用規律。
7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。
8、經確定需銷燬的檔案，由檔案管理員編造銷燬清冊，經公司領導及有關人員會審批准後銷燬。銷燬的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
第五條 檔案借閲制度
1、檔案屬於公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批准不得借閲。
2、借閲檔案資料，須經檔案保管部門負責人批准。閲檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批准。
3、借閲檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過一週，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批准。
5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閲時間、借閲單位或借閲人，以便查閲和催還。
6、借閲檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或複印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閲，必須借閲的要經分管副總經理同意，必須外借的，由總經理審批。
第六條 二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，必須保留的儘量留複印件，其餘資料交綜合管理部統一保存。
第七條 本制度從xxxx年十月一日起執行。
檔案保管制度
一、嚴格執行檔案收集、整理、保管、鑑定、提供利用與銷燬等有關制度和規定，確保其完整、系統和安全。
二、檔案按檔號排放，檔案櫃編順序號，庫房內懸掛相關檔案資料管理規章和制度。
三、借出的檔案須按時歸還，利用後的檔案應隨即放回原處。
四、不得竊取、出賣和塗改檔案，違者追究法律責任。
五、切實做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防蟲、防黴工作。
六、做好庫房温濕度的監控與登記工作。
七、每學期開學初對庫房檔案進行全面檢查、清點，發現問題及時處理。
檔案保密制度
一、高度認識檔案保密工作的重要性，嚴格遵守有關法規和制度。
二、查閲涉密檔案或內部材料，須經有關部門和辦公室負責人批准，必要時報請有關校領導審批。查閲時須嚴格履行登記手續，註明查閲目的和內容。
三、未經批准，任何人不得私自帶檔案出館;檔案工作人員不得私自摘抄、複製、傳播具有保密性質的檔案內容。
四、因需要經批准摘錄或複製涉密檔案材料的，須妥善保管，用後銷燬，如發生涉密問題，後果由利用者負責。
五、不歸檔的重份文件及內部材料，須交由學校集中銷燬。
六、在校保密委員會的指導下，做好檔案密級變更和解密工作。
七、檔案館工作人員或利用者，如有違反保密規定的，視情節輕重按有關規定處理。
檔案利用制度
一、查閲利用本館開放檔案、資料者，須持身份證(或工作證、學歷證書)等有效證件，同時填寫查閲登記表;受他人委託者，還須出具他人上述任一證件(含複印、傳真件)及委託查閲申請書。
二、查閲重要的或密級檔案，按<檔案保密制度>辦理;查閲本職範圍外的重要檔案，須經辦公室負責人批准;查閲珍貴檔案時，以複印件代替原件利用。
三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的，除出具所在單位證明外，須經辦公室負責人或學校分管領導批准，並辦理外借手續(限5天內歸還);若續借，需辦續借手續。
四、提供利用檔案時，按學校有關規定收費。
五、外國組織和人員利用開放檔案、資料，按國家有關規定辦理。
六、查閲利用檔案時不得隨意塗改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規者，有權給予勸告、責令賠償或其它處置，直至追究法律責任。
七、未經主管校領導批准或辦公室授權，任何單位、個人無權公佈檔案內容。
檔案室人員崗位職責
一、積極宣傳黨和國家關於檔案管理的法規、條例。
二、遵守各項檔案業務規章制度。
三、維護檔案的完整、系統和安全，定期檢查檔案保管情況，改進檔案保護技術，嚴守國家機密。
四、積極開展諮詢服務;熱情接待檔案利用者，迅速、準確提供所需檔案和資料。
五、深入基層，開展對兼職檔案員的業務培訓和指導工作。
檔案鑑定制度
一、在主管校領導主持下，由校辦、檔案室及有關部門負責人與負責該門類的專、兼職檔案員組成鑑定組，按照分工，個人初鑑、集體審查，具體工作由檔案室組織。
二、對在整理的歸檔材料，要以全面的、歷史的和發展的觀點鑑定其價值，準確把握歸檔範圍和保管權限，有異議時由鑑定組裁定。
三、檔案達到開放期，由鑑定組作出是否向社會開放的決定。
四、檔案保密期滿，由鑑定組作出是否變更密級或解密的決定。
五、檔案存留期滿，由鑑定組提出銷燬或延長保管期限的意見，經主管領導批准後，方可存、毀。
六、銷燬檔案前登記造冊(註明題名、數量、鑑定時間、參加鑑定人員);銷燬時由3人執行;事後在清冊上註明銷燬日期並簽字;清冊歸檔。
安全與消防制度
一、庫房重地，非本室工作人員不得擅入。
二、嚴禁煙火、易燃、易爆及腐蝕物品進室。
三、做好安全巡查工作，下班時關好水電、鎖好門窗。
四、檔案工作人員應熟悉消防器材的性能及使用方法 ;做好消防器材的保養更新工作，使之可靠有效。
五、發生火警、火災要迅速報告，並全力撲救。
檔案工作崗位責任制
一、分管檔案工作的局領導職責
1、組織全局性的宣傳、貫徹、執行《中華人民共和國檔案法》和上級關於檔案工作的各項方針政策的活動。
2、加強對局檔案工作的領導，將檔案工作納入局的整體發展計劃，列入局議事日程，督促分管部門按上級和局檔案部門要求做好應做的工作。
3、關心檔案工作和檔案室的建設與發展，從人力、物力、財力上給予支持，及時解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項工作協調發展。
二、局檔案員職責
1、貫徹實施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規，建立健全檔案管理制度。
2、對各有關處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進行監督和指導。
3、負責收集出國考察人員應當歸檔的有關材料和照片，收集領導同志外出開會的發言材料和帶回的帶有密級的材料。
4、負責管理全局各種門類和載體的檔案，維護檔案的完整、準確與安全，併為本單位各項工作的需要提供服務。
5、按時向上級主管部門報送檔案工作統計材料。
6、按規定向檔案館移交應進館的檔案。
三、分管檔案工作的各處(室)領導職責
1、配備具有較好政治業務素質的專(兼)職檔案人員，並保持相對穩定。
2、將檔案工作納入本單位的議事日程(每半年研究一次檔案工作)，幫助專(兼)職檔案人員解決工作中的實際困難。
3、組織本單位人員學習檔案法規，執行局檔案工作的規章制度。
4、疏通渠道，嚴格制度，督促有關人員注意平時各類文件材料的形成積累，積極配合專(兼)職檔案人員的歸檔工作 。
5、協同檔案室監督、檢查本單位文件材料預立卷、整理組卷、歸檔驗收及檔案鑑定工作。
6、負責檢查本單位專(兼)職檔案人員履行檔案崗位職責情況。
四、各處、室專(兼)職檔案人員職責
1、堅持平時整理。根據本單位不同種類文件材料的形成特徵，制定案卷類目，合理分類存放，便於利用和歸檔。
2、負責本單位文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統。
3、歸檔案卷做到組卷合理，頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。
4、保管好本部門應歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。
5、主動接收局檔案員的業務指導和督促檢查，按規定時間向檔案室移交。
6、積極參加業務學習，不斷提高檔案工作水平。
7、按檔案室要求對檔案進行分類、整理、編目，並編制檢索工具。
8、按歸檔時間向檔案室提供檔案目錄和統計年報表。
文件、材料收集歸檔制度
一、收集歸檔範圍
本機關在各項工作中形成的具有保存價值的，或者上級和下級送來的與本機關關係很密切的文件材料(包括公文、電報簿冊、書信、會議、電話記錄、圖紙、登記表、報表、名冊、獎品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔範圍，應按規定的範圍、時間和要求交本部門資料員或綜合檔案室歸檔。
(一)本級文件
1、各種代表會議、工作會議、專業會議、各級幹部會議的會議記錄、會議紀要。
2、工作計劃、規定、方案、安排、總結、小結、彙報、簡報、通報、通知。
3、各種綜合的或專題的調查、檢查、考察等報告。
4、向上級請示，與其他單位的來往文書，對下級的指示、批覆、通知。
5、各項決定、決議、規定、標準、規範、條例、辦法、制度、守則、要求。
6、各級領導的報告、講話、發言稿或提綱、記錄。
7、反映生產、基建、科研設備、工藝情況底圖、藍圖及文字材料。
8、各種報表、名冊、登記表、簿冊、數據、憑證。
9、反映本機關、本地區重要活動的照片、錄音帶、錄像帶。
10、電報、重要電話記錄、機關工作日記。
11、年鑑、大事記、基礎數字彙編、基本情況綜合。
12、本機關制發的獎狀、獎證、獎章、獎旗、獎品。
13、有關房產、財產、物資、檔案、債權、捐贈等的憑證，發放各種證明、證件存根。
14、已故人員資料。
15、重要的人民來信及處理材料。
16、本機關編輯、出版的書刊、資料樣板。
17、本機關(包括上報和下批)幹部任免、呈批表、調配培訓、專業技術職務評定、聘任、黨、團幹部名冊、年終統計、報表、幹部的錄用、轉正、定級、調資、離休、撫卹等審批表及幹部獎懲等文件材料。
(二)上級文件材料?
1、上級(包括各部門及派駐本機關的調查組、檢查組、工作組，下同)有關本機關、本地區工作或問題的決定、決議、指示、批覆及調查、檢查、經驗材料。
2、各級領導同志、國際友人、人民代表、政協委員視察本機關、本地區時的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。
3、上級發給本機關的獎狀、獎冊、獎章、獎旗、獎品。
4、上級報刊刊載有關本機關、本地區情況的文章。
(三)同級文件材料
1、有關單位與本機關聯合召開會議，共同進行工作，協作查處案件或問題共同署名的文件材料。
2、有關單位與本機關簽訂的合同、合約、協議。
3、有關單位與本機關涉及比較重要的工作或問題的來往文書。
4、有關單位發來的重要的、需要執行的方針、政策性文件。
(四)下級文件材料
1、年季度工作總結、重要的專題工作總結。
2、重要的調查報告、檢查報告、典型材料，比較重要的工作經驗、重要的請示、法規性的備案文件。
3、重要的名冊、登記表。
4、大事記、基本情況彙編、基礎數字彙編。
一．檔案庫房專人分管，專人負責，門窗及時關鎖，嚴禁閒人入內。
二．所有檔案完整齊全，系統科學、美觀，查找方便。
三．不斷改善檔案管理條件，確保檔案庫房安全適用，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防蟲、防塵、防高温工作，經常檢查檔案的保管狀況，發現問題及時處理。
四．做好檔案的.登記和統計工作，對各種載體檔案的收進、移出、鑑定、利用等情況做到心中有數。
五．建立檔案的借閲和保密制度，嚴格履行登記審批手續，編制必要的檢索工具和參考資料，積極主動地開展檔案資料的製作。
六．根據《檔案法》的規定，做好對超過保管期限而失去保管價值的檔案的銷燬工作。
七．檔案工作人員調動時，做好檔案的交接工作。
(一)、要明確一位副校長分管檔案工作，應建立綜合檔案室合和建綜合室檔案專櫃。配備政治素質好、業務能
力強、熱愛檔案工作的專(兼)職人員，並保持相對穩定。
(二)、要將檔案工作和檔案上等級工作納入學校工作的議事日程;納入分管領導和檔案員工作職責;納入教職工範圍和考核獎懲制度。
(三)、檔案人員的主要任務：
1、負責單位文書、教學、教育、會計、後勤材料的收集、整理、保存、統計、利用和鑑定銷燬工作。
文書檔案：是指學校黨、政、工、團(隊)在實際工作中形成的文件材料。
教學檔案：是指學校及教師個人在全部教學活動中形成的文件材料。
教育檔案：是指學校對學生進行教育管理中形成的文件材料。
會計檔案：是指學校的財務工作中形成的帳、表、憑證等材料。
後勤檔案：是指學校的基礎建設、生產、科研等方面形成的材料。
2、凡學校工作中形成的具有保存價值的文件材料，均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔。任何部門和個人不得擅自處理。
3、學校綜合檔案的歸檔時間：文書、會計檔案材料每年四月份進行立卷歸檔;教學、教育檔案材料每學年結束後立卷歸檔。後勤檔案和設備、儀器檔案材料均在工作結束後和設備、儀器安裝試用後立卷歸檔。
4、學校檔案分為永久、長期、短期三個保管期限。
5、卷內文件應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果;發文應有定稿、印本、附件;來往文書應有請示、批覆;處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處理結果。
6、卷內文件排列要正文在前，附件在後;印本在前、底稿在後;批覆在前，請求在後。各類案卷均要填寫卷內目錄。卷內文件要編寫張次號。歸檔的文件材料字跡清楚，紙質優良、簽署完備。不準用鉛筆、圓珠筆和複寫紙書寫，並拆除卷內金屬物。
7、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱，能反映卷內文件內容，政治上無誤，文詞上簡明確切。封面要用毛筆正楷字填寫，字跡要工整清潔。
8、文件材料歸檔後，檔案人員應本着便於保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統記，
做到排列有序，並按年代和保管期限編號。
(四)、綜合檔案室要做到有專室、專櫃、專(兼)職人員負責，切實做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。
(五)、借閲制度
1、外單位人員查閲本校檔案必須持組織介紹信。
2、嚴守檔案材料機密，不準隨便轉借檔案。未經許可不得擅自摘錄和複製。
3、愛護檔案，不得拆卷、塗改、撕毀、圈點、劃道、拆疊等。
4、經批准摘錄的材料，要經檔案室工作人員審查。證明性材料，必須校對無誤後蓋章。
5、外借檔案必須經主管領導同意，並向檔案人員辦理借閲登記手續。借出時間，一般不得超過七天，超過時間另行辦理手續。
(六)、檔案工作人員要熟悉檔案，瞭解需求，積極主動地做好檔案的提供利用工作。檔案室應根據工作編制大事記、組織沿革、基本情況、數字彙集、專題概要及綜合檔案室簡介等有效的檢索工作和參考資料，為提供利用檔案創造條件。
(七)、學校檔案的鑑定與銷燬。學校綜合檔案室應按上級教育行政部門和檔案管理部門有關檔案鑑定的規定。認
一、各類檔案負責人要隨時做好檔案資料的收集、管理、歸檔工作。
二、檔案室除檔案管理員外,他人不得擅自入內。
三、管理員要堅守崗位,認真負責,要定期檢查防水、防盜設施效能。檔案室和櫥櫃的鑰匙不得隨意轉讓他人,特殊情況由領導批准,要注意關好門、窗、鎖、燈。
四、檔案室內不準接待客人,不準吸煙,禁止使用明火照明。
五、管理員在接收檔案時,要嚴格履行接交手續,填寫移交檔案清單,並做好整
理、分類、保管和統計工作。
六、管理員按規定將檔案分類排放,排列整齊,檔案的整理符合基礎教育管理要求。
七、管理員要熟悉檔案存放情況,對檔案的保管定期進行檢查、校對,做到帳物相等,對破損和字跡退色的檔案,應及時複製。
八、檔案室要經常保持清潔整齊,切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高温、防強光等工作。
九、切實做好檔案借閲記錄,對借出檔案要登記造冊,並在一定時間內收回。
十、檔案管理人員不許私自銷燬檔案,要經學校領導同意方可銷燬相關檔案。檔案管理員崗位職責
1、熱愛檔案管理工作,努力學習檔案工作業務,虛心接受上級檔案機關和學校領導的業務指導。
第一條根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》的規定，為加強本中學校檔案的科學管理，更好地為教育事業服務，特制定本辦法。
第二條檔案工作是教學行政管理工作的重要組成部分，它是為領導決策，為教育教學工作提供信息和依據，是提高教學行政管理工作效率和工作質量的必要條件，是維護單位歷史真實面貌的一項重要的工作。
第三條堅持實行集中統一管理檔案的原則，維護本單位檔案的完整與安全，實現檔案的有效利用。
第二節檔案工作體制、機構和幹部配備
第四條各處室必須參與檔案工作，配備兼職檔案管理人員，並制定崗位責任制。
第五條辦公室負責本單位檔案室工作，業務上受區檔案局的監督和指導。
第六條各處室的檔案工作受辦公室領導，並有一名處室同志分管，與校檔案室建立檔案工作網絡。
第七條檔案幹部要認真學習檔案業務知識和教育專業知識，不斷提高業務素質，更好地開展檔案工作。
第八條上級領導要支持和關心檔案管理人員，在職稱評定、福利待遇等方面享受與其他專業人員同等待遇。檔案管理人員要相對穩定。對有檔案專業職稱的檔案幹部在調離檔案工作崗位時，應聽取授予職稱的檔案業務管理機關的意見，同時檔案幹部調離前應辦理交接手續。
第三節檔案工作的任務
第九條負責本單位黨、政、工、團等組織和內部機構所產生的全部檔案，為本單位各項工作服務，並對各處室和部門執行制度的情況進行監督和檢查，確保檔案完整準確。
第十條負責開發檔案的信息資源，根據提供利用的實際情況需要，編制各種檢索工具和開展檔案編研工作。
第十一條參加單位科研項目評審鑑定，工程項目竣工驗收和設備儀器開箱等活動。
第四節文件材料的立卷與歸檔
第十二條建立、健全文件材料的歸檔制度。凡工作活動形成的具有保存價值的文件材料(包括黨、政、團、教學、財會以及各處室形成的文件材料)，均由文書部門或業務部門進行收集、整理、立卷並定期向檔案室歸檔。
第十三條檔案室對歸檔檔案的案卷應進行檢查，對不符合歸檔要求的案卷，應退回重新整理，以保證案卷的質量，便於保管和利用。
第十四條各處室的檔案一般應在第二年上半年統一向檔案室歸檔，交接雙方應根據案卷目錄，核對無誤後履行簽字手續。
第十五條科學技術研究活動中形成的科技文件材料在科研項目評審鑑定後一個月內，由項目負責人按歸檔範圍向檔案室移交歸檔。
第十六條基本建設活動中形成的科技文件材料，在基建項目竣工驗收後一個月內，由項目負責人按歸檔範圍向檔案室移交歸檔。
第十七條凡價值一萬元以上的儀器設備在購置、安裝、使用活動中形成的科技文件材料採取隨時歸檔的方法，設備部門應通知有關人員參加儀器設備的開箱驗收活動。
第十八條財務管理中形成的報表、帳冊、憑證等文件材料，除帳冊和憑證在財務部門保存兩年後向檔案室移交歸檔，其它文件材料在次年的上半年向檔案室移交歸檔。
第十九條各處室工作人員因公外出參觀、學習、考察和參加各種會議收集獲得的文件材料，要按歸檔範圍的規定，及時向檔案室移交歸檔。
第二十條凡歸檔的文件材料應經過整理和編目，做到字跡清楚、簽署完備，不能用鉛筆、圓珠筆和純藍墨水筆書寫，以利於長久保存。
第二十一條聲像檔案形成後要隨時整理，及時歸檔，即由承辦人員在完成攝錄後三個月內向檔案室移交歸檔。
第五節檔案的整理和保管
第二十二條檔案的系統整理應按部門分類、初步立卷、卷內文件整理編目、卷內案卷初步排列、案卷加工整理、案卷調整與編號、編制案卷目錄七個步驟進行。
1、定檔案分類方案，按照此方案指導文件分類、排列組合。
2、將文件按一定特徵分門別類，組合成一個有緊密聯繫的文件組合體即案卷。
3、將案卷內文件排列順序調整後固定下來編寫頁號，填寫卷內文件目錄。
4、將同一類案卷按一定標準初步排列起來。
5、填寫備考表、裝訂、填寫案卷封面。
6、確定案卷排列順序，按排列順序逐卷編制案卷號。
7、按照案卷排列順序，將案卷的標題、保管期限、卷內文件起止時間和頁數等逐項登記，形成為一本名冊，即為案卷目錄。
第二十三條檔案應有專門的檔案庫或檔案櫃保存，存放地點應堅固乾燥、通風，並做到防火、防蟲、防光、防鼠、防盜、防潮、防塵、防高温等安全措施，定期檢查保管狀況，發現問題及時處理，保證檔案的安全。
第六節檔案的提供利用
第二十四條檔案室保存的檔案主要供本單位和上級主管機關利用，為本單位開展的各項工作服務。
第二十五條檔案室應根據工作需要編制必要的目錄、卡片、索引等檢索工具，積極主動開展檔案利用工作，為本單位各項工作服務，逐步提高檔案利用效果。
第二十六條檔案室應建立檔案借閲制度，借閲檔案必須嚴格履行登記手續，寫明借閲的目的，點交清楚，歸還時要進行檢查，及時註銷。
第二十七條借閲檔案者要遵守借閲制度，不得在檔案上圈點、塗改、劃道污損，如有違者，按《檔案法》第二十四條規定承擔法律責任。
第二十八條借閲人因公出差、出國、調動、離退休等須將所借檔案歸還，借閲的時間一般不超過半個月，必要時辦續借手續。
第二十九條制發檔案證明和答覆函調(證明要註明出處和根據，不得擅自解釋)制發證明要仔細核對，經領導審閲後，加蓋辦公室公章。
第七節檔案的鑑定和銷燬
第三十條檔案室應根據1988年8號文件，市檔案局轉發國家檔案局印發的《機關檔案工作業務建設規範》、《關於機關檔案保管期限的規定》、《文書檔案保管期限表》、《上海市中、國小校檔案管理暫行辦法》，編制單位的文書檔案保管期限表。
第三十一條檔案室應定期對已超過保管期限的檔案進行鑑定。鑑定檔案必須在辦公室負責人主持下，由檔案部門和有關業務部門組成鑑定小組對無保存價值的檔案進行登記造冊，經單位領導人批准報上級部門審核後銷燬。
第三十二條毀檔案要明確銷燬人和監銷人，進行實地監銷。銷燬後在銷燬清冊上註明“已銷燬”字樣和銷燬的具體日期，並簽名蓋章。
第八節檔案的統計與移交
第三十三條檔案室應建立檔案的統計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計並按照規定分別向上級機關和檔案業務主管機關報送檔案工作的基本情況統計表。
第三十四條各部室的檔案由本單位檔案室集中統一管理，根據保管期限妥善保存。
第三十五條機構撤消、合併時，要在機構變動前組織專人整理好檔案，按規定向有關部門移交，並辦理移交手續。
第九節附則
第三十六條本制度如與上級規定有牴觸時，則依上級規定執行。
第三十七條本辦法自公佈之日起施行。
第二章文書工作制度
第一節文書處理制度
1、嚴格執行《國家行政機關公文處理辦法》，公文處理必須規範化制度化。
2、公文必須按照行政公文寫作規則和要求，用A4紙擬稿和鋼筆書寫，正確應用文種，格式符合要求，請求應堅持“一文一事”，避免請示與報告混雜。
3、發文必須按規定審批程序，經領導簽發統一編號行文，並做好發文登記。
4、收到外來文件後，必須先登記，傳閲文件要合理安排、嚴格管理，做到及時、準確、安全，並做好催傳、催閲工作，以免積壓和散失。組織傳閲，應本着先急後4、緩，先領導後一般，先主辦後協辦，先辦理後閲知的原則進行。
5、凡外出人員公務活動中形成的帶回的文件，均應交辦公室簽收、登記、歸檔，任何人不得據為已有拒絕歸檔。
第二節文書材料的立卷歸檔制度
1、在工作活動中形成的各類文件材料(文書、科技、聲像，會計等)均應及時收集、立卷歸檔。
2、立卷工作要做到年年清，不得藉故拖延和積壓，每年六月底以前必須完成上一年度的文件材料的立卷工作。
3、堅持平時立卷和專題立卷，每辦一件事，每開一次會或每搞一項中心工作，要及時做好文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作。
(1)歸檔的文件材料，必須符合要求，用A4紙和鋼筆書寫，正件原件齊全。
(2)卷內文件的排列，必須保持文件間的歷史聯繫。
(3)卷內文件的排列，應堅持先近後遠，先重點後次要，先批覆後請求的原則，並在每頁的右上角編上頁號。
(4)提倡立薄卷、專題卷，每一案卷的卷內文件一般不超過200頁。
(5)案卷標題要簡明確切，符合“三要素”(作者、內容、文種)要求。
第三節印章管理制度
1、公章和介紹信，由辦公室專人保管。
2、嚴格執行審批制度，凡涉及到各處室的文件報表等，由各部門核准，分管領導審批簽名後加蓋公章。
3、用印後必須登記。
4、嚴禁在空白介紹信、證明信、支票上預先加蓋印章。
5、蓋章時，注意收集具有保存價值的文件材料。
第三章檔案工作制度
第一節檔案庫房管理制度
1、檔案庫房是保管檔案的重要場所，非檔案管理人未經許可，一律不準入內。
2、嚴格加強檔案庫房管理，認真做好保密和防火、防盜、防潮、防光、防塵、防蛀等保護工作。
3、檔案庫房內不得堆放其他物品，更不能堆放易燃物品和私人物品，嚴禁吸煙。
4、庫房門窗必須保持堅固，出入庫房隨手關門，確保庫房安全。
5、檔案庫房要定期做好通風降温和衞生工作。
6、定期檢查檔案保管狀況，發現問題及時處理。
第二節檔案保密制度
1、嚴格執行國家保密法的規定，經常開展保密工作的學習和活動，提高貫徹保密法的自覺性。
2、檔案工作人員對所保管的檔案必須嚴格保守機密和安全，嚴格遵守檔案室工作規則，做到手續清楚，不發生差錯和文件遺失。
3、檔案工作人員不與無關人員在任何場所談論檔案工作，模範遵守制度。
4、對機密檔案要嚴格控制調閲範圍，依照制度提供利用，不私自帶回家中。
5、保密文件未經上級機關批准，不得複製和摘抄。
第三節檔案利用借閲制度
1、借閲檔案者必須嚴格國家保密法，以保證檔案的絕對安全，維護國家機密。
2、檔案室保存的檔案主要為本單位服務，如借閲對象和範圍超出本單位人員或部門業務範圍，需徵得本單位及檔案形成部門領導的同意。
3、查閲絕密級檔案應經總支書記、校長批准，機密級和密級要經主管主任的批准。
4、查閲檔案應在檔案室指定地點。對檔案要愛護，不得任意塗改、損撕文件材料，如有上述行為，一經查實要即上報，依法追究責任。
5、歸還時借閲人應向檔案室工作人員清點所借檔案，經核實收回借閲單後才能離開。
6、摘錄、複製檔案需經檔案管理人員同意，複製檔案還需填寫申請單，摘錄件、複製件經檔案管理人員核對(內容、頁數、份數)無誤後由檔案室蓋章後方有效。
第四節檔案的保管制度
1、單位黨、政、工、團、教學、會計等檔案實行集中統一管理。
2、每年檔案按要求分類整理，編好案卷歸檔號。
3、檔案按類、年分別排列入架。
4、檔案資料的收入和移出要有登記和統計，並按規定向上級報告檔案工作的基本情況。
5、借閲檔案要有登記。
6、定期檢查檔案保管狀況，對永久、長期檔案已破損、退色的要及時進行修復。
第五節檔案統計制度
1、檔案統計工作必須做到準確、及時、科學。
2、檔案統計數字要實事求是，如實反映情況，防止弄虛作假。
3、按時按規定向上級機關報送《檔案工作基本情況統計表》。
4、檔案統計資料要妥善保存。
5、做好檔案利用效益的統計，凡獲有一定經濟效益、社會效益的利用情況，要填寫檔案利用情況登記表。
第六節檔案移交制度
1、移交文件材料必須填寫《檔案材料移交清單》一式兩份，雙方各執一份。
2、檔案管理人員變動時，要做好檔案的移交工作，認真辦理交接手續。
第七節檔案鑑定銷燬制度
1、檔案鑑定工作應堅持全面、歷史、發展的觀點，全面地考察檔案的價值，正確地制定檔案保管期限，確保檔案的質量。
2、鑑定工作必須有組織、有領導地進行，由辦公室主任主持該項工作，由分管領導負責，由檔案部門組成鑑定小組。
3、鑑定人員直接地具體地審閲每個案卷的內容，重要的案卷還要求一頁一頁地審閲文件內容，判定檔案價值，確定存毀意見。
4、銷燬失去保存價值的檔案，應逐頁登記造冊，經分管領導批准、上級部門審核後才能進行。
5、銷燬文件檔案，必須依規定在指定的地點進行。
6、銷燬檔案必須有2人以上監督銷燬，防止丟失泄密。
7、監銷人員監銷後在銷燬檔案清冊上註明銷燬日期並簽名蓋章。
第八節檔案的預立卷制度
學校檔案預立卷是學校檔案管理的基礎工作之一，是學校實行部門立卷制度的一個重要環節。規範我校的檔案預立卷工作，對做好平時歸檔工作，提高立卷質量，方便歸檔前的查利用具有重要作用。
為了促進我校檔案管理水平的整體提高，現就加強我校檔案預立卷工作提出如下條例：
1、確立和堅持平時歸卷制度，做好收集、整理，並按類目歸卷，便於查找利用。
2、建立規範的預立卷類目表，並依次設置條款編號。
3、立卷部門可根據工作實際向檔案室提出對預立卷類目進行調整建議。
4、明確預立卷工作職責，檔案室人員負責對立卷部門的預立卷工作進行業務指導並檢查平時歸卷情況。
第四章各級各類檔案工作職責
第一節檔案工作分管領導職責
1、分管校長職責：認真貫徹《檔案法》，規劃本校的檔案工作，並把檔案管理工作落在實處，加強檔案管理的教育，增強全體教職工的檔案意識，努力創造條2、件，不斷促進本校檔案工作發展。
3、辦公室主任職責：領導檔案室工作，認真貫徹宣傳《檔案法》，強化檔案工作，積極開發檔案信息資源，為本校各項工作提供服務。
4、各處室主任：落實本處室兼職檔案員，加強對處室檔案員考核，以確保處室的材料收集齊全、整理規範、按時歸檔。
5、對網絡人員工作進行年度考核，實行獎懲辦法，鼓勵先進，促使檔案納入學校考核範圍。
第二節文書工作人員職責
1、必須嚴格執行《國家行政機關公文處理辦法》，文書處理必須做到準確、及時、安全。
2、負責公文的收發、公辦、用印、立卷、歸檔，上級來文和部門的文件材料必須分類登記，專櫃保存。
3、嚴格執行保密制度，不得將文件隨意亂放、摺疊、丟失或帶回家，調借閲文件材料發須登記。
4、按公文寫作的規定和要求，認真做好公務文書的擬寫、校對工作和發文登記。
5、參加校內召開的各類會議時，認真做好出席統計和會議記錄。
6、堅持平時立卷，按時完成每年的立卷歸檔任務。
7、認真做好文件清退工作。
第三節檔案工作人員職責
1、嚴格按照《檔案法》集中統一管理本校各類檔案，為教育科研、教學等工作服務。
2、要忠於職守、刻苦鑽研業務知識，嚴格執行檔案工作制度。
3、認真做好各類檔案的接收、歸檔工作，把好案卷質量關，對各處室歸檔的案卷，逐一審查、登記，對不符合要求的堅決退回，及時改正。
4、凡設備開箱、基建項目竣工，檔案人員必須到現場收集有關資料。
5、做好督促、指導工作，定期召開檔案網絡人員會議，進行業務指導。
6、定期核對清點檔案，保持帳物相符。
7、定期檢查檔案庫房，嚴格“八防”措施。維護檔案的完整與安全，如發現案卷污損應及時修補。
8、在每年6月底和12月底以前做好上一年度檔案的排列入庫工作，編制案卷目錄，並及時向上級機關報送《檔案工作基本情況表》。
9、積極主動開展檔案提供利用服務，做好編研工作。
第四節檔案網絡人員職責
1、嚴格遵照《檔案法》實行檔案集中統一管理的原則。
2、負責收集、整理、保管本部門本年度所形成的文件材料。
3、本部門形成的文件材料不得用圓珠筆、彩色筆、鉛筆書寫。
4、做好上級來文和外出人員開會帶回文件的收集、登記工作。
5、及時向檔案室提供信息，協助檔案室做好平時立卷歸檔工作。
6、主動與檔案室辦理一年一度的移交工作。
7、每一次活動結束後，應及時向檔案室移交有保存價值的各種文字、圖象等不同形式的歷史記錄。
第五節電子檔案工作職責
1、電子文件從形成到歸檔的管理過程中，應明確職責，責任到人。電子文件的形成、承辦、運轉、整理等工作由承辦部門負責;電子文件歸檔案管理的日常監督、指導和保管開發利用等工作，由本校檔案室負責。
2、本校檔案的電子文件，與其他門類和載體的檔案實行集中統一管理，檔案室配備計算機系統，使歸檔的電子文件能有效機讀。
3、專職檔案員應具備計算機專業知識，熟悉計算機系統，積極主動提供服務，發揮歸檔電子文件的作用。
第五章檔案分類及檔案人員網絡圖
文書檔案：黨支部、校長室、教導處、總務處、工會、團隊
教學檔案：綜合類、學籍管理類、課堂教學類、德育教育類、藝術科技教育類、衞生工作類、教材類、教師隊伍建設類
會計檔案：憑證類、帳冊類、報告類、其它
基建檔案：項目
設備檔案：辦公(輔助)設備、交通工具
科研檔案：課題、論文
聲像檔案：照片、底片
電子檔案：光盤、磁盤
榮譽檔案：獎狀、證書、獎牌(杯)、其它
教師業務檔案：語、數、處、政史地心、理化生、音體美勞計(正副本)
一、歸檔範圍
歸檔範圍按國家檔案部門和上級業務部門規定執行，必須齊全、完整，一般包括：文書檔案、科技檔案（基建、設備類）、業務檔案、財會檔案，並注重收集照片、錄音錄像、磁盤、磁帶等不同載體的檔案。
二、歸檔要求
1、本單位擬發的文件材料，經辦人應負責收集完整（如底稿與正文、請示與批覆）後向檔案室歸檔；參加有關會議帶回的文件材料應交辦公室登記後歸檔；收文要及時登記，凡有登記編號的收文，經辦人辦理結束後及時退還辦公室。
2、文件材料辦理完畢應及時登記歸檔，文書檔案收集歸檔一般在次年5月底前完成，科技檔案按項目整理歸檔，應在項目完成三個月內完成歸檔和移交，業務檔案、會計檔案與文書檔案整理同時進行，由業務部門或會計機構保管使用一年後，向單位檔案室移交。
3、整理的檔案，裝具統一，檔案盒、目錄格式符合國家標準，做到整齊美觀。
檔案移交制度
一、本單位檔案實行集中統一管理，各股室形成的各類文件材料，按要求歸檔完畢後，及時向檔案室移交。
二、移交的檔案資料要保證按歸檔要求，做到整理規範、檔號編制規範、編目清晰。
三、移交時登記造冊，交接雙方應根據移交目錄認真核對，交接雙方履行簽字手續，以明確責任。
四、檔案人員根據要求，對不符合移交質量的檔案，有權要求移交人員重新整理後再移交。
五、檔案工作人員調離工作後，必須辦完移交手續後，方可離崗辦理調離手續。
檔案保管制度
一、本單位所有檔案實行集中統一管理，任何科室和個人不得以任何理由拒絕移交。
二、定期對室藏檔案保管狀況進行全面檢查，作好温濕度記錄，保證室藏檔案與案卷（歸檔）目錄相符。
三、建立檔案接收移交登記簿，凡進、出檔案做到及時登記。定期對檔案進行監銷，監銷檔案登記造冊，經單位負責人簽字後，報請同級檔案行政部門同意後進行銷燬。
四、檔案室配置防盜、防火、防光、防高温、防潮等必要保護設施，定期投放防鼠、防蟲藥，並定期清潔，保持室內乾淨衞生。
五、除檔案人員外，其他人員不得進入檔案室，嚴禁在檔案室內吸煙。
六、因保管不善造成檔案損毀和丟失，按檔案法有關規定，追究檔案人員責任。
七、檔案人員下班離開工作崗位時，應關門加鎖，切斷電源。
檔案保密制度
一、檔案人員要認真學習《檔案法》，樹立保密觀念，增強保密意識，自覺遵守保密紀律，做到不泄密不失密。
二、國家祕密文件和資料，由檔案人員負責收發、登記、傳遞傳閲，妥善保管和按時清退，不得隨意擴大閲文範圍。
三、凡屬國家祕密文件、資料、檔案，不得自行抄錄和翻印，確因工作需要的，經文件制發機關批准同意後方可翻印。
四、“三密”文件資料和其他重要檔案，只限於檔案室或其他指定地點查閲，不得帶出機關和帶回家中查閲。
五、非檔案人員未經同意不得擅自進入檔案室，更不得隨意翻閲文件、檔案。
六、發現涉密檔案資料丟失、被盜或檔案內容泄密，必須立即報告及時追查，對當事者依照《保密法》的有關規定追究責任。
檔案借閲利用制度
一、建立檔案借閲及利用效果登記簿。凡借閲檔案，必須履行借閲登記手續，並做好利用效果反饋工作。
二、外單位人員查閲檔案，須持單位介紹信，經本單位負責人同意後方可查閲。因工作需要確需外借的，必須經主管領導批准。借出的檔案不得私自翻印，不得轉借他人，做到按期歸還，不得遺失。
三、查閲檔案不得在檔案上圈劃、塗改，造成污損，不得拆散、剪裁、撕毀或抽走檔案資料。對私自塗改、撕毀檔案者，按照《檔案法》有關規定追究當事人法律責任。
四、借閲檔案歸還時，檔案人員要仔細進行清點、檢查，並做好歸還及利用效果記載。
檔案統計制度
一、嚴格按《統計法》的規定開展檔案統計工作，不虛報、漏報、瞞報。
二、根據上級業務部門和檔案業務主管部門的要求，做好本單位的統計工作，建立健全各種統計表，統計數據以原始記載為依據，做到及時、完整、準確。
三、在檔案利用方面，做好利用人次、利用效果的統計工作。
四、對移交歸檔的檔案數量進行統計，做到帳物相符，完整齊全，進出手續登記完備。
五、對檔案的銷燬、更改及上級要求的其他統計數據，及時準確填報，本單位內部檔案的移交要手續清楚、按章辦事。
1、檔案室鑰匙要專櫥保管,不準隨身攜帶,門窗要及時關閉上鎖。
2、檔案室櫃具要編制順序號,排列整齊,便於工作。
3、非本室工作人員不得擅自進入,因工作需要進入時,要由本室工作人員陪同。
4、注意檔案室內外的温、濕度,定期分析、積累資料,要根據室內外的温、濕度情況,隨時通風,除濕降温。
5、檔案室要有數量充足的消防器械,工作人員要熟練地掌握使用方法。室內嚴禁吸煙,嚴禁存放易燃品及其它物品。
6、室內要經常打掃,櫃具要定期擦拭,隨時放置防蟲、防鼠藥品,保持室內外清潔衞生。
7、對檔案資料的借出歸還,要有嚴格的檢查登記制度。
一、村檔案工作是村管理工作的重要組成部分。建立健全村種類檔案，目的主要在於為村領導和上級有關領導部門分析、總結、部署及調度村工作和對村工作做出決策，提供準確、可靠的依據。村要成立檔案管理領導小組，設立專（兼）職檔案管理員，認真貫徹實施檔案法，抓好村的檔案建設。
二、村建立綜合檔案室，統一存放各種門類的檔案，包括文書檔案、會計檔案、基建檔案、榮譽檔案、學籍檔案、村民檔案、特殊載體等。
三、檔案室要制定檔案文件資料收集細目，檔案員要按照這一細目全面及時地蒐集各類檔案資料，並定期徵集歸檔、建檔。
四、建立健全並認真落實好檔案工作的各項規章制度，包括歸檔制度、保管制度、保密制度、借閲利用制度、鑑定銷燬制度、檔案統計制度及監督檢查制度等。有檔案達標計劃，使村檔案管理工作走上規範化、制度化、科學化。
五、嚴格完善歸檔制度。檔案員和各處組室要按照國家檔案部門統一規定的規格和要求，明確歸檔範圍，及時蒐集立卷，嚴格立卷質量和保管期限。
六、檔案員要認真學習檔案法規和處理程序，熟悉村各方面的工作，加強檔案業務訓練，努力提高自己的業務水平和管理水平。
七、檔案員要按時向上級主管部門呈報各類報告，做好各類檔案檢查準備工作。
八、村內人員借閲業務性檔案，須經有關領導同意後方可查閲，並辦理登記手續，在規定期限內完好無損地歸還。村外人員來校查閲檔案，必須持有單位介紹信，經村主要負責人批准後方可查閲檔案。查閲者未經同意不得摘抄檔案材料，經同意摘抄的材料，必須經檔案室人員仔細核對簽署意見。
九、健全各種檢索工具，開發利用現有檔案。不斷挖掘檔案信息，編制各種輔助表冊，擴大利用服務範圍，提高檔案的利用效益。
十、加強檔案保密工作。檔案室門窗要加固，備有消防器材，保持整潔、乾燥、自然通風，嚴禁吸煙，注意防盜、防火、防鼠、防黴、防蛀，檔案員不得將無關人員帶進檔案室，不得外泄檔案中的機密。
為了加強本校檔案工作的業務建設，逐步實現檔案工作規範化，全面提高檔案管理水平，有效地為教育事業和各項工作服務，為國家積累檔案史料，根據《中華人民共和國檔案法》、《國家行政機關公文處理辦法》、國家檔案局《機關檔案工作業務建設規範》的有關規定，結合本校的具體情況，特制定本制度。
檔案工作管理體制
1、檔案工作實行統一領導，分級管理的原則。本校在公務活動中形成的具有保存價值的全部檔案均由本校綜合檔案室集中統一管理。
2、加強對檔案工作的領導，明確分管校長，並列入議事日程。辦公室由主任具體分工主管檔案工作。
3、建立健全檔案管理網絡，由各部門配備專職檔案人員，業務上受檔案室指導並配合檢查。
4、本校綜合檔案室同時接受上級主管部門和地方檔案行政管理部門的業務指導、監督和檢查。
檔案工作基本任務
1、集中統一管理本校在工作活動中形成的、除人事檔案外的各種門類載體的全部檔案，積極提供利用，為本校各項工作服務。
2、指導、檢查、督促文件的形成、積累、整理、歸檔工作。
3、制訂檔案工作計劃和管理規定。
4、辦理領導交辦的其他有關檔案業務工作。
檔案收集制度
應當歸檔的文件材料，必須由各部門兼職檔案員收集齊全，分類整理，編制移交清單，按規定時間移交學校綜合檔案室集中管理，任何個人或部門都不得據為己有或拒絕移交。
1、日常工作中形成的應歸檔的文件材料，各部門一律在次年的第一季度內整理完畢，向檔案室移交。文書檔案應在第二年的六月底以前完成歸檔工作；教學檔案應在第二學年的九月底以前完成歸檔工作。
2、基建工程、設備儀器在項目完成後或告一段落時，經辦部門應將歸檔材料組成保管單位，經負責人審定後向檔案室移交。
3、一次專題會議、一次活動結束後，應及時將歸檔文件材料向檔案室移交。
4、因公外出參觀、學習、考察和參加各種會議，獲得的文件材料在一個月內向檔案室移交。
5、會計文件材料，一般次年的第一季度由財會人員完成整理立卷，在財務部門保存一年後向檔案室移交。
6、聲像材料要用文字標出攝像、錄音、攝影的對象、時間、地點、內容和作者，應及時向檔案室移交。
檔案整理制度
檔案室在接收到各部門檔案材料後，要按照本校《學校檔案分類方案》和《學校檔案檔號編制方法》的有關要求，分類整理，並編制歸檔文件目錄、案卷目錄等。
1、文書檔案實行以件為單位進行整理歸檔，應當按照《歸檔文件整理規則》的有關要求整理編目。
2、教學檔案實行以卷為單位進行整理歸檔，應當按照《機關檔案工作業務建設規範》的有關要求整理編目。
3、會計檔案按照《會計檔案管理辦法》、《會計檔案案卷格式》的有關要求整理編目。
4、基建、設備、科研檔案按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》的有關要求整理編目。
5、照片檔案按照《照片檔案管理規範》的有關要求整理編目。
6、錄音、錄像檔案按照《磁性載體檔案管理與保護規範》的有關要求整理編目。
7、計算計光盤、激光視盤和激光唱盤等檔案應按《電子文件歸檔管理規範》的有關要求整理編目。
8、實物檔案包括各種榮譽獎品的、宣傳紀念品等不同載體和不同物質形態的實物原件，應當按件編寫説明和編制目錄。
檔案保管制度
1、檔案員每季度要對庫房檔案管理狀況進行一次全面檢查，發現問題要及時向分管主任彙報，並採取有效措施，保證檔案的安全。
2、庫房做到防盜、防光、防火、防潮、防蟲、防鼠、防高温，室內嚴禁存放易燃、易爆、易腐蝕的物品，杜絕有害氣體和物理污染竄入室內。
3、做好庫房温、濕度記錄，定期進行，發現超過規定的温、濕度時，要及時採取降温、降濕措施。
4、對膠片、照片、錄音帶、錄像帶等採取特製的裝具進行保管。
5、定期打掃庫房衞生，做到窗明地淨，箱櫃無灰塵，，室內無蛛網，櫥櫃架排列有序。
6、下班前認真檢查門窗，切斷庫房電源，保證檔案的安全。
檔案保密制度
1、加強保密教育，認真學習貫徹《保密法》，充分認識檔案工作的重要性、機要性，自覺保守黨和國家的機密。
2、健全保密制度，嚴格遵守接待、保管、安全、保衞等有關保密規定，杜絕工作差錯。
3、開展保密檢查，定期對室藏檔案資料進行檢查，發現泄密事件及時追查，並報告領導及有關部門。
4、嚴格調閲制度，健全借閲手續。凡外地、外來單位來查閲檔案者，須持單位介紹信，嚴禁將檔案帶出閲檔室。
5、不得讓無關人員隨意進入檔案庫房。
6、無保存價值的檔案資料及文件材料，嚴格辦理銷燬審批手續，統一送市保密回收站銷燬。
7、凡違反保密規定造成損失的，根據情節輕重給予相應處罰，構成犯罪的依法追究刑事責任。
檔案利用制度
1、檔案人員熟悉室藏檔案情況和主動了解學校各項工作對利用檔案的需要，積極主動地做好提供利用工作。
2、檔案室必須編制《歸檔文件目錄》、《案卷目錄》、《全引目錄》，並根據利用工作的需要編制專題文件目錄（卡片）等檢索工具。
3、建立計算機文件級目錄數據庫，實現計算機管理和檢索檔案，做到調卷迅速、準確。
4、檔案室利用檔案資源，開展檔案的編研工作，編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎數字彙編、發文彙集、專題文件彙集等彙編資料。
5、外單位來檔案室借閲檔案，應按規定辦理借閲手續，在檔案室閲覽室或指定地點閲檔，不得外借。查閲檔案時，不允許在案卷上圈劃、批註、污損、塗改、剪裁、撕頁、折卷。
6、本校工作人員或基層單位因工作需要查閲檔案時，一般應在檔案室內閲看，不得外借，如特殊情況需外借時，須經分管領導批准，辦理登記批准手續，約定歸還日期。借閲者不得將案卷轉借他人。
7、祕密級檔案須經領導批准後方可查閲，閲者對所借檔案負有保密和安全責任，並須在檔案室閲辦，閲後及時歸還，不得擅自轉借、損壞、拍照或複印。
8、凡經批准查閲的檔案，如需摘抄、複製（印），須經檔案專管幹部審核，確認無誤後加蓋證明章才能生效。
9、檔案利用反饋工作，由利用者或檔案人員填寫《檔案利用效果登記簿》。
檔案統計制度
1、檔案統計工作的主要內容包括：檔案室人員、經費、設備、面積情況；室藏檔案資料的種類和數量情況；檔案的收集、整理、鑑定、保管、檢索、利用、編研情況，以表、冊等形式提示它們的過程、現狀和變化。
2、統計數據必須準確可靠，不得馬虎草率和弄虛作假。
3、定期、不定期地進行帳物核對，做到帳物相符。
4、建立統計台帳，及時做好平時原始數據的登記工作，注意積累統計資料。
5、統計報表應註明填報單位、時間、填表人、審核人。填寫時一律用阿拉伯數字書寫，字跡工整清晰。
檔案鑑定制度
1、根據國家檔案局1987年12月4日頒發的《關於機關檔案保管期限的規定》、《文字檔案保管期限表》，結合本校的具體情況，制定本校檔案保管期限表，定期對檔案進行鑑定，準確地判定檔案的存毀。
2、為了保證鑑定工作有組織、有監督地進行，必須建立檔案鑑定工作小組，由校分管檔案的領導、檔案人員和有關業務部門的代表組成。
3、鑑定應採取直接鑑定法，按照檔案的實際情況以案卷為單位，逐件逐張地審查，直接判定其價值。對一時難以判定價值的檔案，應採取保存從寬，銷燬從嚴；孤本從嚴，複本從寬的處理方法。
4、對鑑定後需要銷燬的檔案，必須確認已無價值，經分管領導審批，並報區文教局、檔案局後再行銷燬。
5、銷燬失去保存價值的檔案須由鑑定小組提出意見，登記造冊，經校分管領導批准後，由二人在指定地點監銷，監銷人要在銷燬清冊上註明“已銷燬”字樣和銷燬日期、地點，並由監銷人簽字。
6、檔案銷燬清冊應歸入全宗卷，以留存查。
1.學校檔案工作是學校管理工作的重要組成部分。建立健全學校種類檔案，目的`主要在於為學校領導和上級有關領導部門分析、總結、部署及調度學校工作和對學校工作做出決策，提供準確、可靠的依據。學校要成立檔案管理領導小組，設立專（兼）職檔案管理員，認真貫徹實施檔案法，抓好學校的檔案建設。
2.學校建立檔案室，存放各種門類的檔案，包括文書檔案、教學檔案、從事檔案、基建檔案、財物檔案、音像檔案、榮譽檔案、學籍檔案、健康檔案、體育檔案等。
3.檔案室要制定檔案文件資料收集細目，各處組室要按照這一細目全面及時地蒐集各類檔案資料，檔案員要定期徵集歸檔、建檔。
4.建立健全並認真落實好檔案工作的各項規章制度，包括歸檔制度、保管制度、保密制度、借閲利用制度、鑑定銷燬制度、檔案統計制度及監督檢查制度等。有檔案達標計劃，使學校檔案管理工作走上規範化、制度化、科學化
5.檔案員要認真學習檔案法規和處理程序，熟悉學校各方面的工作，加強檔案業務訓練，努力提高自己的業務水平和管理水平。
6.檔案員要按時向上級檔案主管部門呈報各類報告，做好各類檔案檢查準備工作。
7.校內人員借閲業務性檔案，須經有關領導同意後方可查閲，並辦理登記手續，在規定期限內完好無損地歸還。校外人員來校查閲檔案，必須持有單位介紹信，經學校主要負責人批准後方可查閲檔案。查閲者未經同意不得摘抄檔案材料，經同意摘抄的材料，必須經檔案室人員仔細核對簽署意見。
8.健全各種檢索工具，開發利用現有檔案。不斷挖掘檔案信息，編制各種輔助表冊，擴大利用服務範圍，提高檔案的利用效益。
9.加強檔案保密工作。檔案室門窗要加固，備有消防器材，保持整潔、乾燥、自然通風，嚴禁吸煙，注意防盜、防火、防鼠、防黴、防蛀，檔案員不得將無關人員帶進檔案室，不得外泄檔案中的機密。
一、目的
為規範公司各職能部門的檔案管理工作，確保檔案保管安全，發揮檔案價值，更好地為公司各項工作服務，現根據《中華人民共和國檔案法》，結合公司實際情況，發佈《公司檔案管理制度》（以下簡稱“本制度”）。
二、檔案的定義
（一）檔案指公司及下屬項目公司在成立、產權變動、工程建設、經營管理、社會活動中所形成的具有參考、保存價值的紙質文件、電子文件、光盤、照片、實物等各種載體的記錄。
（二）日常工作中形成的各類過程文件屬於資料，不屬於檔案範疇。
三、管理機構
公司綜合管理部統籌公司及下屬項目公司檔案管理工作，負責公司及下屬項目公司檔案工作的整體規劃、組織協調和指導幫扶；下設檔案室，負責保管公司及下屬項目公司重要檔案。
四、工作職責
公司綜合管理部設置檔案管理員，其工作職責為：
（一）制定和完善檔案管理制度。
（二）開展檔案管理培訓，指導和幫扶檔案管理工作。
（三）負責檔案的收集、整理、保管、利用，負責檔案室的日常管理。
（四）對所有保管的原始檔案必須建立完整的電子台賬並定期備份（至少每兩月一次）。
五、檔案鑑定
檔案鑑定包括歸檔文件的鑑定、到期檔案的鑑定。
（一）歸檔文件的鑑定，包括歸檔範圍、密級、保管期限的鑑定。
1、歸檔範圍。檔案管理員統計、鑑定檔案產生情況，梳理歸檔範圍，報領導審批確定。
歸檔範圍載體包括但不限於：
（1）公司管理文件：如資質文件，包括企業註冊營業執照、組織機構代碼證等；公司、公司形成並下達的各類正式文件，包括決議、決定、條例、規章制度等法規性文件、會議紀要材料、重要記錄；公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料；國家、地方政府政策文件類。
（2）項目資料：如開發文件類（前期、配套文件）；圖紙類；合同類（包括商品房合同）；工程技術文件類；招標文件類；項目企劃、銷售資料類；前期市場調研、土地分析等資料類；竣工報建資料類。
（3）聲像資料及實物檔案：如反映公司重要活動事件的剪報、聲像材料，有紀念意義的展覽照片、錄音、錄像等文件材料；公司的歷史沿革、大事蹟、錦旗、證書、獎盃、獎狀、項目樓書。
2、密級鑑定。檔案密級由低到高劃分“普通”、“祕密”、“機密”三級，泄漏會使公司權利和利益遭受不同程度的損害，因此，歸檔時要根據文件內容與類型劃分密級等級，確保檔案安全。
普通是公司可對外發布的信息，如宣傳資料、榮譽證照、年度報告等。
祕密是公司一般的祕密，一旦泄密會使公司利益受到較大損害，如重要會議紀要、人事檔案、規章制度等。
機密是公司重要的祕密，泄露會使公司的安全和利益遭受嚴重損害，如董事會決議、項目投資文件、公司規劃、財務報表、統計資料等。
（二）到期檔案的鑑定。公司及下屬項目公司對到期檔案進行鑑定，確定繼續保存或進行清理、銷燬。
文件保存期限除政府有關法令或公司其他規章特定者外，依下列規定辦理：
1、永久保存：
（1）公司章程；
（2）董事會及股東會紀錄；
（3）財務報表；
（4）政府機關核准文件；
（5）不動產所有權及其他債權憑證；
（6）工程設計圖；
（7）其他經核定須永久保存的文書。
2、十年保存：
（1）預算、決算書類；
（2）會計憑證；
（3）其他核定須保存十年的文書。
3、五年保存：
（1）期滿或解約之合約；
（2）其他核定須保存五年的文書。
4、一年保存：無長期保存必要的。
5、規章制度由公司及下屬項目公司綜合管理部永久保存，使用部門視其有效期予以保存。
6、公司及下屬項目公司綜合管理部每年年底應組織檔案管理員及相關專業人員對檔案資料進行整理。對超過保存期限的檔案，由檔案管理員填寫《檔案過期處理審批單》（詳見附件），報本部門及相關部門第一負責人審核、公司總經理/董事會批准。
7、決定銷燬的檔案資料，由檔案管理員負責填寫《檔案銷燬清冊》（詳見附件），銷燬檔案時至少有兩名監銷人。監銷人複核待銷燬檔案，銷燬完須在銷燬檔案目錄上註明“已銷燬”字樣和銷燬日期並簽字確認。
8、檔案銷燬後，鑑定、銷燬過程中形成的《檔案銷燬清冊》及目錄應立卷歸檔、永久保存。
9、需繼續保存的過期檔案，應明確繼續保存的時間期限，並由檔案管理員在檔案卷內目錄、彙總表上註明。
六、檔案收集
（一）收集範圍。按照歸檔範圍進行收集。
（二）收集方式。公司及下屬項目公司均應指定專人負責整理本部門的文件資料，並定期向所在公司綜合管理部檔案管理員處提交文件資料。檔案移交人需填寫《檔案移交清單》（詳見附件），隨同已整理的檔案（含紙質檔、電子檔、實物）一併移交檔案室，檔案管理員接收檔案並簽字確認，《檔案移交清單》雙方各留一份。
（三）歸檔文件要求。
1、歸檔的文件為原件（無原件的歸檔需為具有憑證作用的複製件）。
2、非紙質文件配文字説明一併歸檔。
3、圖紙類歸檔前要驗證審批流程所需印章齊全才能歸檔。
4、檔案的製成材料利於長久保存。書寫材料：要使用耐久性強的碳素型黑色或藍色簽字筆、鋼筆，不得使用鉛筆、圓珠筆。
5、聲像檔案應使用數碼相機、攝相機等拍攝，要影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等，不能使用手機拍攝。
（四）公司及下屬項目公司收集以下檔案後，須提交電子檔（含目錄）至檔案管理員處，以便備份存檔。
1、公司成立、註冊、變更文件。含公司成立的請示、批覆、會議紀要、章程、股東會決議、董事會決議、工商證照及變更文件。
2、公司合併、收購文件。含請示、批覆、會議紀要、備忘錄；股權轉讓、收購的協議、合同；工商證照及變更文件等。
3、與合作方的相關文件。
（1）合作意向書、框架協議、合作協議、合同、重要談判記錄等。
（2）融資擔保文件：融資公告、報表、擔保、抵押等相關文件，融資合同、協議等（如發債、貸款等）。
（3）盡職調查資料：①盡職調查報告；②業務約定書；③委託協議書；④盡職調查清單及問卷；⑤目標企業提供的有關書面資料（含工商、法務、財務、工程、市場、人力等文件）。
（4）工程項目檔案。包括土地獲取、項目報建、勘查設計、招投標、工程管理、監理、施工、竣工驗收、結算等各階段形成的檔案。
（5）公司及下屬項目公司所獲榮譽。
注：公司及下屬項目公司發生撤銷、拆分、合併等情況導致檔案不能安全保管，須將上述檔案原件全部移交公司綜合管理部。
七、檔案管理
（一）檔案管理員接收檔案資料後，應按照項目分類進行保管，按檔案編號順序規則存放，做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學化，以利於檔案的保管和使用。
（二）檔案存檔分類主要以公司、項目、資料類型等建立檔案盒/檔案櫃，在檔案盒/檔案櫃上貼上資料明細表，且在檔案櫃上標註公司/項目名稱和櫃號，並在電腦上做好台賬登記（表格/文檔），保證能從目錄彙總或電腦系統中以編號、關鍵詞、日期等方面檢索、查詢到所需文件。
（三）檔案管理員應至少每月一次對檔案保管狀況進行檢查，切實做好檔案“八防”（防高温、防潮濕、防盜、防火、防黴菌、防光、防塵、防蟲）工作，確保檔案的完整和安全。如發現問題應及時報告部門領導，並採取補救措施，減少檔案的損失。
（四）檔案管理必須遵循保密制度，檔案室或檔案櫃的鑰匙必須由專人保管，檔案室非檔案管理員不得入內，檔案室內禁止吸煙和大聲喧譁。
八、檔案利用
（一）公司部門員工因工作需要，可以借閲與其工作有關的檔案資料。
（二）借閲檔案需填寫《檔案借閲審批單》、《重要物品外借審批表》，經部門負責人—綜合管理部—總經理/董事長審批後方可借閲。檔案借閲方式為：借出、複印、掃描、查詢。
填寫要求：
（1）《檔案借閲審批單》按照審批單上的要求填寫相關內容，申請部門填寫申請人所在的部門，文件標題或摘要填寫所要借閲/複印/拷貝電子檔的文件名稱，根據需要在“是否電子檔”或“是否複印”選擇是或否，用途填寫所要借閲/複印/拷貝電子檔的文件用於辦理的事項。
（2）《重要物品外借審批單》按照審批單上的要求填寫相關內容，申請部門填寫經辦人所在的部門，主送單位（或合作、上報單位等）填寫外借物品所辦理事項的主要單位，外借物品清單及借用時間填寫所外借的物品，借用時間必須填寫明確（如20xx年x月xx日xx：xx至20xx年x月xx日xx：xx），如不歸還必須註明不歸還原因及移交單位，涉及金額根據實際情況填寫，用途填寫所要外借文件用於辦理的事項。
（三）檔案管理員對檔案借閲進行登記，填寫《檔案借閲登記表》。借閲人對所借閲檔案必須妥善保管，不得私自複製、調換、塗改、污損、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失，否則追究借閲人的責任，構成犯罪的依法追究法律責任。
（三）檔案應按期歸還，歸還時檔案管理人員要對檔案進行清點和檢查，包括檔案的件數、頁數，檔案原件完整，無損壞、無塗改等，並在《檔案借閲登記表》註明。如發現遺失或損壞，應及時報告部門領導。檔案到期仍需繼續使用的，借閲人需在到期前辦理續借手續。
（四）外單位借閲檔案，應持有單位介紹信，經檔案保管部門所在公司總經理審核批准後方可調閲。
（五）檔案在使用外借期間，檔案管理員必須保留一份複印件存檔，以便其他工作人員的查閲。
九、本制度自籤批之日起執行。
第一條為加強企業信用檔案管理，促進檔案工作為企業生產經營和社會誠信體系建設服務，根據《中華人民共和國檔案法》、《上海市檔案條例》、《企業檔案管理規定》和上海市人民政府《關於加強本市社會誠信體系建設的意見》，制定本辦法。
第二條本辦法所稱企業信用檔案，是指企業在生產經營、日常管理、信用借貸等活動中形成的映本企業、客户、合作者信譽狀況，對國家、社會和企業具有保存價值的各種記錄。
第三條本辦法適用於本市國有和國有控股企業、市和區(縣)檔案館，其他企業參照執行。
第四條企業信用檔案是企業檔案和社會誠信體系的重要組成部分，企業應將信用檔案納入檔案全宗、國有資產管理和信用制度建設範圍，依法實行統一管理。
第五條企業信用檔案管理工作接受檔案行政管理部門的監督、指導。
第六條企業檔案部門負責本企業信用檔案管理，並對所屬機構、下屬(控股)企業信用檔案管理實行監督、指導。
第七條企業應將本企業各部門形成的信用文件材料按規定納入歸檔範圍(歸檔範圍見附件一)，並確定保管期限和密級，實行歸檔保存。客户服務、技術服務等部門形成的映客户信用和企業售後服務等情況的材料，可根據需要，延長在所在部門的存放期限，但須辦理歸檔手續，編報檔案目錄。
第八條映本企業、客户、合作者信用狀況的電子數據，應按國家有關電子文件歸檔管理的規定進行歸檔。重要的電子信用文件(含數據)應打印成紙質文本保存。歸檔的電子信用數據及其元數據應拷貝至耐久性好的載體上，脱機保存。
第九條企業檔案部門應定期收集企業所屬部門、下屬(控股)企業形成的信用檔案目錄、重要信用檔案信息，加強對本企業系統信用檔案的監管。
第十條歸檔信用文件材料的整理應遵循企業檔案分類原則，保持歸檔文件材料的完整、準確。
第十一條市屬國有和國有控股企業、市檔案館檔案接收範圍內的企業應於每年6月底以前，將上一年形成的重要信用檔案信息按市檔案行政管理部門規定的數據格式報送市檔案館(信息報送範圍見附件二)。
第十二條區(縣)屬國有和國有控股企業、區(縣)檔案館檔案接收範圍內的企業應於每年6月底以前，將上一年形成的重要信用檔案信息按市檔案行政管理部門規定的數據格式報送區(縣)檔案館(信息報送範圍見附件二)。
第十三條鼓勵其他企業向其工商註冊地的市或區(縣)檔案館報送企業信用檔案信息。
第十四條企業應將信用檔案管理納入企業檔案信息化和企業信息系統建設，採用先進技術，提高信用檔案管理水平。
第十五條企業檔案部門應彙編文件級信用檔案目錄、重要信用檔案全文，及時開發信用檔案資源，做好提供利用工作。
第十六條政府職能部門、司法部門因國家或公共利益需要利用企業信用檔案的，企業應當提供。
第十七條市和區(縣)檔案館應主動做好企業信用檔案信息的收集工作，開闢企業信用檔案信息服務窗口，按國家有關規定提供查詢服務。
第十八條企業。檔案館提供利用和公佈信用檔案，應當遵守國家有關規定，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。
第十九條在企業信用檔案管理中有違檔案法律、法規行為的，由檔案行政管理部門或者有關組織依法查處。
第二十條本辦法由上海市檔案局負責解釋。
第二十一條本辦法自20xx年5月1日起施行。
檔案室管理規定
一、歸檔制度
1、歸檔範圍
公司在物業管理服務、內部各項管理工作中形成的各種文字、圖表、帳冊、模型、樣品、實物、照片、影片、錄音、錄像、磁盤，光盤等材料。
2、歸檔要求
歸檔文件應原件(特別情況下可用複印件代替)，要完整、準確、系統、各種簽證手續完備，字跡清晰。
3、歸檔時間:輸完畢後，應立即歸檔。
4、歸檔份數:各類文件材料一般歸檔一式一份。
5、文件材料的歸檔，必須辦理移交手續，由檔案室填寫一式二份歸檔文件登記表，按登記表清點材料，移交雙方簽字後，各存一份，以備查考。
二、保管制度
1、歸檔的文件材料，應保持文件材料之間的歷史聯繫，進行科學分類、立卷和編目、編號。
2、存放檔案要有專用櫃架。檔案上架時，應按照類別和保管單位的次序，自左向右，自上而下地排列。
3、定期對庫存檔案進行清進核對，做到帳物相符。
4、檔案室應有防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等防護措施。
5、檔案室保持適當的温度、濕度，一般温度保持在14~24攝氏度，相對濕度保持45~60%的規定範圍內。
6、檔案的移出、外借必須履行登記手續，借出的檔案查閲後須儘快歸還。歸還檔案應放原處。
7、公司對檔案進行定期或不定期的檢查，如存在管理混亂、檔案破損或遺失現象，可視情況分別對管理人員處以批評、罰款、直至辭退處理。
三、檔案借閲、複印程序
提出申請-->有關領導批准-->檔案室辦理手續-->使用檔案-->歸還檔案室
具體要求:
1、借閲、複印檔案應先批准，再辦理登記手續;
2、要愛護檔案，::不得丟失;
3、借閲、複印人不得將檔案隨意拆散、塗改、抽調、剪裁檔案;
4、借閲、複印人不得將檔案隨意傳看，攜帶外出(除工作外)，以防丟失、泄密;
5、辦理完畢，應立即歸還，如有差錯，應追究當事者責任;
6、調離本公司的員工，必須將所借檔案材料還清後，方可辦理調離手續。
校舍檔案是維護學校權益，查勘維修房屋，合理使用校舍，映學校建設歷史的重要資料。為了加強校舍檔案管理，更好地為學校教育教學工作服務，根據上級有關規定，特制定本制度:
一、檔案的收集
要充分認識校舍檔案收集的意義，在思想上重視採取多種方法、途徑加以收集，檔案的收集方法主要做好立卷歸檔和日常收集兩方面工作。
1、收集之前要明確歸檔範圍、時間、要求。
2、應有積極態度和主動精神，不能坐門等客。
3、一式二份，正本放教育員會，副本存學校。
4、當撤銷學校的校舍檔案，應全部移交給市教育員會。
二、校舍檔案管理
1、邊鑑定邊整理，按要求進行分類、組卷，文件排列、案卷的裝訂，案卷的排列，案卷目錄的編制等工作。
2、嚴格遵守檔案整理工作原則。最限度地保持文件之間的歷史聯繫，利用原有基礎，便於保管和利用。
3、檔案整理要充分利用原有的基礎。
4、檔案的整理必須便於保管和利用。
三、檔案的保管
按要求設立庫房，庫房的要求達到“十防”，按要求設置保管設備，材料要達到防光、防塵及有害氣體對檔案的直接危害。檔案的存放要符合要求。案卷和目錄一致，移出檔案要説明原因、移往何處、時間、數量、名稱。
四、檔案的移交
交接雙方必須根據案卷目錄清點核對，並在交接收據上簽名蓋章，其收據一式三份，交接雙方各一份，會計一份。
五、查閲和借閲
1、首先辦理查閲或借閲手續，外單位查閲或借閲須持介紹信和領導批准手續。
2、查閲或借閲，只允許在檔案室進行。
3、查閲或借閲不允許摺疊、塗改、轉讓他人閲覽、缺頁等，嚴守保密規定，歸還時清點清楚。
4、查閲或借閲時，嚴禁吸煙、桌上放水杯、量水瓶等，以防污染檔案。
六、檔案保密
檔案室必須有安全保證，措施到位，查閲、借閲必須在檔案室內查閲。閲後不能亂説，閲覽時不能隨便翻閲和抄錄。對無用的材料登記造冊，經領導審批後，二人以上人員監銷。
七、清銷
1、清銷之前，首先由管理員定期和不定期對檔案進行統計，如發現確實因污染、損壞等原因造成無使用保留價值，經鑑定小組的鑑定同意後方可清銷。
2、清銷應有二人以上人員監銷，以防失泄機密。
3、要遵守保密規定，堅持杜絕任意和自銷燬文件或賣給廢物收購站。
4、學校檔案室管理制度
1、檔案室是機要重地，非檔案管理人員嚴禁入內。
2、檔案庫房必須堅固，採取防火、防盜、防蟲、防潮、防鼠、防光、防塵等措施，並經常檢查各項措施是否有效。
3、對庫房內各種檔案進行科學分類、排列、編號，分別上架入櫃，櫃架排列科學、合理。
4、庫房內嚴禁存放與保存檔案無關的非檔案物品。
5、經常清理環境衞生保持庫房整潔美觀。
6、庫房內置放温、濕度檢測設置，定期檢查、記錄、分析，庫內温度應經常保持在1424攝氏度，相對濕度保持在45%-60%。
7、檔案管理人員定期檢查檔案保管情況，做好記錄，發現破損和字跡模糊及時修補、複製。
8、檔案管理人員離開時應熄燈、關好門窗。
一、各類檔案負責人要隨時做好檔案資料的收集、管理、歸檔工作。
二、檔案室除檔案管理員外，他人不得擅自入內。
三、管理員要堅守崗位，認真負責，要定期檢查防水、防盜設施效能。檔案室和櫥櫃的鑰匙不得隨意轉讓他人，特殊情況由領導批准，要注意關好門、窗、鎖、燈。
四、檔案室內不準接待客人，不準吸煙，禁止使用明火照明。
五、管理員在接收檔案時，要嚴格履行接交手續，填寫移交檔案清單，並做好整理、分類、保管和統計工作。
六、管理員按規定將檔案分類排放，排列整齊，檔案的整理符合基礎教育管理要求。
七、管理員要熟悉檔案存放情況，對檔案的保管定期進行檢查、校對，做到帳物相等，對破損和字跡退色的檔案，應及時複製。
八、檔案室要經常保持清潔整齊，切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高温、防強光等工作。
九、切實做好檔案借閲記錄，對借出檔案要登記造冊，並在一定時間內收回。
十、檔案管理人員不許私自銷燬檔案，要經學校領導同意方可銷燬相關檔案。檔案管理員崗位職責
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