校舍檔案是維護學校權益，查勘維修房屋，合理使用校舍，反映學校建設歷史的重要資料。為了加強校舍檔案管理，更好地為學校教育教學工作服務，根據上級有關規定，特制定本制度:
一、檔案的收集
要充分認識校舍檔案收集的意義，在思想上重視採取多種方法、途徑加以收集，檔案的收集方法主要做好立卷歸檔和日常收集兩方面工作。
1、收集之前要明確歸檔範圍、時間、要求。
2、應有積極態度和主動精神，不能坐門等客。
3、一式二份，正本放教育委員會，副本存學校。
4、當撤銷學校的校舍檔案，應全部移交給市教育委員會。
二、校舍檔案管理
1、邊鑑定邊整理，按要求進行分類、組卷，文件排列、案卷的裝訂，案卷的排列，案卷目錄的編制等工作。
2、嚴格遵守檔案整理工作原則。最大限度地保持文件之間的歷史聯繫，利用原有基礎，便於保管和利用。
3、檔案整理要充分利用原有的基礎。
4、檔案的整理必須便於保管和利用。
三、檔案的保管
按要求設立庫房，庫房的要求達到“十防”，按要求設置保管設備，材料要達到防光、防塵及有害氣體對檔案的直接危害。檔案的存放要符合要求。案卷和目錄一致，移出檔案要説明原因、移往何處、時間、數量、名稱。
四、檔案的移交
交接雙方必須根據案卷目錄清點核對，並在交接收據上簽名蓋章，其收據一式三份，交接雙方各一份，會計一份。
五、查閲和借閲
1、首先辦理查閲或借閲手續，外單位查閲或借閲須持介紹信和領導批准手續。
2、查閲或借閲，只允許在檔案室進行。
3、查閲或借閲不允許摺疊、塗改、轉讓他人閲覽、缺頁等，嚴守保密規定，歸還時清點清楚。
4、查閲或借閲時，嚴禁吸煙、桌上放水杯、量水瓶等，以防污染檔案。
六、檔案保密
檔案室必須有安全保證，措施到位，查閲、借閲必須在檔案室內查閲。閲後不能亂説，閲覽時不能隨便翻閲和抄錄。對無用的材料登記造冊，經領導審批後，二人以上人員監銷。
七、清銷
1、清銷之前，首先由管理員定期和不定期對檔案進行統計，如發現確實因污染、損壞等原因造成無使用保留價值，經鑑定小組的鑑定同意後方可清銷。
2、清銷應有二人以上人員監銷，以防失泄機密。
3、要遵守保密規定，堅持杜絕任意和自銷燬文件或賣給廢物收購站。
一、檔案保密制度
1、嚴守黨和國家有關保密工作規定，杜絕以各種形式泄露檔案材料中有關保密的內容。
2、各類檔案材料必須指定政治上可靠，工作責任心強的專（兼）職人員進行集中管理。
3、嚴禁私自將檔案資料帶出檔案室，需保密的檔案資料的借閲，必須履行審批手續。
4、經批准銷燬的檔案材料和不需要歸檔的材料，應指定專人進行銷燬，不得當廢紙處理。
5、檔案工作人員要嚴守工作崗位，堅持下班、外出時認真清理、存放好檔案和關窗、落鎖制度。
6、檔案人員一旦發現檔案材料有丟失情況時，要及時向有關領導和部門報告，採取措施進行查找，並追查責任。
二、立卷歸檔制度
1、凡學校工作中形成的具有保存價值的文件材料，均由各部門進行收集、整理、立卷、歸檔，並按有關規定向檔案室移交，任何部門和個人不得佔為己有或擅自處理。
2、學校檔案室的歸檔時間：文書、會計檔案材料每年五月份進行立卷歸檔；教學、學籍檔案材料每學年結束後立卷歸檔。科技檔案、基建、科研檔案和設備、儀器檔案材料均在工作結束後和設備、儀器安裝試用後立卷歸檔。
3、學校檔案分為永久、30年、10年三個保管期限。
4、卷內文件應齊全完整。收文應有正文、附件、辦理結果；發文應有定稿、印本、附件；來往文書應有請示、批覆；處分材料應有綜合、旁證、個人交待和處分結果。
5、卷內文件排列要正文在前，附件在後；印本在前、底稿在後；批覆在前，請求在後。各類案卷均要填寫卷內目錄。卷內文件要編寫張次號。歸檔的文件材料要字跡清楚，紙質優良、簽署完備。不準用鉛筆、園珠筆和複寫紙書寫，並拆除卷內金屬物。
6、案卷裝訂要整齊美觀。標題一般應有作者、問題、名稱，能反映卷內文件內容，政治上無誤，文詞上簡明確切。封面填寫要字跡工整清潔。
7、文件材料歸檔後，檔案人員應本着便於保管、方便利用的原則對案卷進行必要的加工整理、編目、登記和統記，做到排列有序，並按年代和保管期限編號。
8、歸檔文件目錄分保管期限裝訂並編制目錄。
三、檔案保管制度
1、檔案庫房需保持適宜温濕度，適時通風降温。
2、檔案庫房須安裝防盜門，防盜窗和雙保險鎖，庫房照明必須使用白熾燈。
3、嚴禁在庫房吸煙，嚴禁存放易燃易爆物品用其他物品。對庫內照明線路要定期檢查，發現問題，及時搶修，防止短路引起火災。
4、做好防火、防盜、防蟲蛀、防鼠、防潮等“五防”工作。
5、要堅持定期對檔案資料進行檢查、清理、核對工作，如發現問題，立即向領導報告，對破損或褪變檔案應及時進行搶救處理。
6、檔案庫房要經常打掃，保持清潔，嚴禁將有害物質帶入庫房。
7、檔案室管理人員進出檔案室應隨手關門，非檔案管理人員未經許可不得隨意入內。
四、檔案查閲制度
1、積極開展檔案的利用工作，改善服務態度，提高服務質量，滿足各方面的查檔需求，充分發揮檔案在社會主義兩個文明建設中的作用。
2、檔案人員要熟悉家底，瞭解需求，掌握規律，做到主動、及時、準確提供利用。
3、本單位工作人員查閲其所屬業務檔案，需經辦理登記手續後，方可查閲並有責任及時將查閲檔案利用效果反饋給檔案室。
4、凡外單位查檔者必須持有該單位的介紹信，註明查檔內容和用途，履行登記手續，經有關領導同意的方可查閲。
5、檔案一般不許外借，確因工作需要經有關領導同意，辦理借閲手續，方可借出。但必須按期歸還。如超過規定時間還需借用，應辦理續借手續。
6、凡查、借閲者對所查借閲的檔案材料，應確保安全、完整，不得撕毀、拆卷、劃線、打圈、塗改、剪頁、水濕、煙燒，以保證檔案的完好無損。
7、利用者必須遵守保密規則，所查、借閲的檔案材料，未經有關領導同意，不準複製、拍照和對外公佈。凡摘抄的有關檔案材料，用後一律交檔案室保存。
8、借閲歸還檔案時，檔案管理人員必須當面清點。
9、如遇借閲人員將檔案丟失，應及時報告檔案室，寫出書面材料，利於採取補救措施。
五、學校檔案的鑑定、銷燬和移交制度
1、學校檔案室應按上級教育行政部門和檔案管理部門關於檔案鑑定的規定，認真做好檔案的鑑定工作。
2、失去保存價值的檔案，可提出銷燬意見，並填寫銷燬清冊，報學校領導和上一級檔案管理部門審批後方可銷燬。
3、銷燬時應指定二人監銷，並在銷燬清冊上簽字，方可執行銷燬。
4、檔案專（兼）職人員因工作變動，需辦移交手續時，應將全部檔案材料清點後，交予新的負責檔案工作的專（兼）職人員。
5、交接檔案材料必須嚴格履行手續，有關人員簽字，並註明交接時間，案卷數目等，以備查考。
一、分管領導職責
1、分管領導負責機關檔案工作的全面領導，確保學校檔案工作的宏觀建設，努力提高檔案工作科學管理水平，確立檔案為學校和部門服務思想。
2、把檔案工作列入學校議事日程，納入目標管理，定期研究、檢查、督促，確保完成檔案工作任務。
3、根據檔案事業發展規劃和工作要求，支持、解決檔案管理工作中所需的人力、財力、物力。
4、關心檔案室和檔案工作人員的工作、學習，表揚和獎勵作出貢獻的檔案人員，以促進、提高檔案人員的政治、業務素質和工作積極性。
二、檔案管理人員職責
1、宣傳貫徹《檔案法》及黨和國家有關檔案工作的方針、政策和規定，熱愛檔案工作，努力學習檔案專業知識，不斷提高業務水平。
2、建立健全檔案工作制度，規劃草擬本學校檔案工作計劃和管理制度，並認真貫徹執行。
3、按規定做好文書檔案的工作和平時的歸檔工作。
4、集中統一管理本學校全部檔案，做好各類檔案及有關資料收集、整理、鑑定、統計工作。
5、熟悉本學校室藏檔案，積極開展檔案的利用工作，熱情接待查檔人員，按規定辦理借閲手續，注意掌握利用效果的收集，編制必要的檢索工具和參考資料。
6、認真做好庫房管理，維護檔案的完整、安全。
7、開展檔案行政執法檢查，對違反《檔案法》的行為予以制止，並及時向領導彙報，提出處理意見。
8、完成領導和上級檔案部門交辦的有關檔案業務工作。
三、兼職檔案人員職責
1、嚴格遵守相關檔案法律法規，協助專職檔案員在學校開展檔案法律法規學習宣傳活動，增強全體教師歸檔意識。
2、認真參加學校年度文件材料歸檔等檔案業務活動，注意收集本部門工作所產生的檔案材料，依照分類隨時歸入有關卷夾盒內。
3、每學期末按照要求對本部門所收集的檔案進行整理、裝訂，並向檔案室移交。
為不斷加強學校檔案的保管、保密和利用工作，根據依法治檔的原則，特制訂如下制度：
一、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》，以及其它有關檔案工作的規定。
二、凡已入檔的各類檔案，須經統一分類登記、編目、科學管理，妥善存放，並制訂案卷目錄等索引查詢工具。
三、設立檔案庫，配置專業存檔箱櫃，切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防蟲等安全防範工作，定期檢查保管情況，確保檔案安全，做到無丟失、無黴變、無蟲蛀、無差錯。
四、對已過保管期限，需銷燬的檔案材料，要清理造冊，報校領導批准。
五、檔案責任人應嚴格遵守國家工作人員保密守則，非檔案工作人員未經許可，不得擅自進入檔案室。
六、屬保密範疇內的檔案，利用者須報經校領導同意後方可查閲，查閲檔案時與利用目的無關的章節，請勿翻閲或摘錄。
七、凡有需查閲檔案者，查閲時不得把案卷拆散、塗改、損毀或轉讓他人。
八、利用者如須摘錄、複印有關檔案，一般的經檔案員同意，重要的機密檔案須經校領導批准後方可摘錄。
九、外來人員需利用本單位檔案的，需持單位介紹信，並註明利用目的，經校領導同意，方能查閲。
十、做好檔案利用記錄工作，檔案員有權向利用者收集利用效果；利用者有義務向檔案室反饋利用效果。
十一、檔案工作人員對檔案材料要定期全面檢查，發現問題應及時改進。
一、檔案工作是學校工作的重要組成部分，學校所有工作部門均應按照上級教育部門和的規定進行檔案的收集、整理、歸檔等工作。
二、凡本學期的檔案，原則上由行政、德育、教學、總務、安全辦分塊建檔，每學期末，統一彙總交學校檔案室歸檔管理。學校檔案室工作目前由辦公室分管。
三、行政辦公室、教務處和政教處必須明確專人分管本部門工作。如有人員調動，必須做好移交工作，檔案管理員和各處、室負責檔案工作的人員，應熟悉有關檔案工作的規定的業務，及時、認真、規範地做好檔案工作，並做好歸檔記錄。
四、學校檔案室的檔案材料原則上不得外借，查閲檔案必須在檔案室內進行。特殊情況須經校長同意才能借出檔案室外，並於當天歸還。
五、借閲檔案要履行借閲登記手續。檔案必須整本借閲，不得散借，摘錄檔案內容需徵得管理員同意。
學校印章管理辦法
一、印章是學校各項管理活動中行使職權的重要憑證和工具，印章的管理關係到學校各項管理活動的開展，為規範和加強對各類印章的管理，特制定本辦法。
二、凡冠有“深圳市龍崗區xxxx初級中學”字樣的各部門印章和各種業務專用章，以及校領導的簽名章，均適用本辦法。
三、印章的刻制統一由學校辦公室審核、辦理、備案、保留印模、發文啟用並監督使用。
四、學校印章是學校職權的合法代表，主要使用在學校對外出示的證明、證書、合同、公文（函）等文書上。
五、印章是行使組織權力的外在表現形式，學校任何部門必須嚴格在本部門的權限範圍內使用印章，不得越權用印。
六、學校各部門印章使用，應經本部門領導審批同意後方可用印。
七、經學校研究決定撤銷的部門，應將原有印章交由學校辦公室統一歸檔。
八、“深圳市龍崗區xxxx初級中學”印章和校領導簽名章統一由學校辦公室負責管理，學校各部門的印章由本部門負責管理。
九、各部門領導對印章的管理負責，並指定政治上可靠，有高度組織性、紀律性的人作為部門的監印人，負責管理本部門印章。
十、監印人必須親自用印，用印前必須按各級用印負責人的審批意見，審查用印文件的內容、格式，確認無誤後方可用印。蓋印時要求圖章清晰、端正，位置適當（一般應蓋在文件的落款與日期之間，跨年壓月處），蓋印後要保存好用印依據材料，並做好詳細登記，以備查考。
十一、監印人對印章必須妥善保管，不準隨便將印章放在桌子上，監印人不在時必須把印章鎖好，以防丟失，如有丟失要立即報失。
十二、各部門越權用印，監印人不按規定用印及因監印人管理不善造成印章丟失的，屬工作失職行為並追究當事人責任；嚴重越權用印行為或造成學校重大損失的，按嚴重失職和重大責任事故處理，追究當事人的行政責任和經濟責任。
對於未經、公章的，學校將追究部門領導的行政責任，對因此造成損失的，學校還將追究其經濟責任或法律責任。
一、學校檔案實行統一領導、綜合管理、專人負責的管理辦法，任何處室和個人不得將檔案據為已有。
二、檔案室做到專室、專櫃、專夾，配備必需的工作設施，任何處室和個人不得挪措檔案室設備。
三、按照《檔案法》和檔案工作程序，嚴格做好檔案的鑑定、立卷、登記、歸檔、移交、銷燬等工作。
四、學校幹部職工查閲檔案要認真履行借閲登記手續，不得損壞，散開漏頁，劃圈塗抹，並按期歸還。
五、學校檔案不向外人借閲，特殊情況需經學校檔案工作領導小組負責人簽字同意方可辦理，但必須在閲文室內並在專職檔案人員的監督下抄錄有關內容或出具有關證明。
六、定期做好檔案的統計、分析和編研工作，要圍繞工作的需要和針對本校各處室工作的特點，編制出有使用價值的資料彙集及檢索工具，最大限度地發揮其綜合效益。
七、經常性地做好庫房管理工作，嚴格做到防火、防潮、防鼠、防蟲、防塵和防止有害氣體及微生物對檔案的侵蝕，學校檔案工作領導小組要定期進行檢查，發現問題及時補救。
八、做好安全保衞、防特、防盜工作。嚴格值班制度。因保管不善造成檔案丟失或毀壞的，要追究有關人員法律責任。
為規範學校的檔案管理和有效地使用檔案，特制定本檔案管理制度：
1、辦公室在學年之後裝訂好文件、通知檔案；年度考核之後的資料存檔；其它資料的存檔。
2、教導處每期工作計劃和總結存檔；“六認真”檢查資料的歸檔；普九資料的歸檔；教研活動資料的歸檔；其它有關資料的歸檔；
3、德育處每期的紀律衞生檢查資料歸檔；班級評比、評優選好的資料歸檔；德育活動歸檔；班主任工作筆記、計劃的歸檔；其它相關資料的歸檔。
4、後勤處相關資料按時分類存檔。
5、團總支每期的活動資料歸檔；組織學生社會實踐活動的資料歸檔；組織建設歸檔；其它相關資料的歸檔。
6、每部門的檔案應做到條理清晰、分類明確、裝訂規範。
7、各類通知、文件應先送到辦公室，然後分發到各部門。
8、部門的各種資料聘及時歸類裝訂存檔。
一、學校檔案管理工作是學校管理工作的重要組成部分，、檔案管理人員要有強烈的責任感，嚴格執行《中華人民共和國檔案法》，迅速準確地收繳並把各類信息、資料、文件歸檔保存。
二、凡能反映教育教學管理、教學活動的真實面貌，凡是具有憑證和信息查找價值的各種文字圖表、影像等不同形式的歷史記錄，必須要妥善保管。
三、歸檔範圍。
1、上級機關頒發的與本單位直接有關係的學年或學期指導性文件。
2、每學期師生花名冊。
3、各年級組、班主任、教研組、個人的。學年或學期工作計劃、總結、論文、獲獎材料等。
4、德育材料、各種統計資料、班主任工作手冊等。
5、學校各部門制度。
6、學校教育教學的剪報、簡報、錄象、錄音、圖片等。
7、其他與教學活動有關的重要資料。
四、學校各部門上交教務處的教學資料必須充分、準確、完整。須歸檔的必須用碳素墨水或檔案墨水，以利檔案永久保存，計劃、總結、方案、統計表等材料必須打印。
五、對檔案材料要分門別類，歸檔立卷，分類編號，以利保管查閲。立卷時要做到標題明確，格式正確、字跡工整清楚，頁碼準確，目錄與卷內文相符。
六、重要文件、祕密文件除規定可以翻印或學校主管部門同意翻印外一律不准翻印和載抄、借閲。
七、借用檔案時，重要文件必 須校長同意，一般性資料如學生學籍，家長情況、成績統計等可由借閲人直接與教務員聯繫，但要寫好借條登記按時歸還。
八、借閲人不得將其文件資料轉借、拆散損壞、塗改、遺失。否則追究責任。
九、外單位人員不得查閲有關資料，經學校同意方可借閲。
十、有關人事檔案的內容不得向無關人員談論、泄露。
十一、採取保護措施，定時投放樟腦丸等以保證檔案材料無蟲蛀、黴變。
十二、所有檔案資料必須擺放整齊，按類整理，注意保持檔案室的清潔衞生，不得在室內吸煙。
十三、檔案材料要進行編目登記，便於使用時查找。
十四、學校教學用書、教學材料一定要妥善保管。教師使用時一定也要及時發放、回收，不得遺失。
十五、若教務員變動，必須將全部文件材料及有關業務事宜交代清楚，嚴格辦好交接手續。
一、學校的各種教育教學、管理檔案都要分別有專人管理。
二、檔案管理人員對檔案資料分類存放，在存放中要做到防火、防潮、防黴變、防盜、防鼠防蛀。
三、檔案的調閲要嚴格執行制度，辦理必要的借閲手續。不經有關領導同意，任何人不得借用。
四、根據檔案保密程度進行保密，對有關泄露檔案機密的情況酌情追究其責任。
五、對檔案資料根據保存期的不同，進行定期整理。對過期已無存檔價值的資料進行清除時，必須經領導同意，否則追究當事人的責任。
六、檔案管理人員要嚴格履行自己的職責，對檔案管理不當造成損失的，進行必要處罰。
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