一、幹部人事檔案查（借）閲制度
1、查（借）閲人員必須是2名中共黨員，持有《查閲幹部檔案審批表》和《查閲幹部檔案介紹信》，不得憑藉“調查證明材料介紹信”和其它聯繫工作介紹信查閲幹部人事檔案。
2、幹部人事檔案管理部門，應根據規定，確定是否提供和提借什麼材料，並對提供查閲的檔案進行登記。
3、任何人不得查閲或借閲本人及其直系親屬的幹部人事檔案。
4、查閲人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公佈檔案內容。
5、查閲人員要愛護幹部人事檔案，嚴禁在檔案材料上圈畫、批註、塗改、摺疊，不得抽換、拆散檔案材料。
6、未經檔案主管部門同意不得複製幹部人事檔案材料，不允許把檔案內容抄在筆記本上。摘錄的材料要細緻核對，經檔案主管部門簽署意見蓋公章後，方可使用。
7、幹部人事檔案一般不借出。因特殊需要（幹部死亡、辦理退休允許借一次）須按查（借）閲幹部人事檔案的審批手續辦理（必須是正科級單位政工人員），並填寫借出登記。借出的檔案要妥善保管，不得交無關人員翻閲，不得轉借，不得複製，限期歸還。（最多不超過15天）
二、幹部人事檔案計算機管理制度
1、愛護機器設備，熟悉機器性能，按程序規範操作。
2、充分發揮《幹部人事檔案管理信息系統》的功能，建立完整的檔案信息數據庫，利用該系統完成檔案查借閲、轉遞、目錄及零散材料的管理和“四統一”管理。
3、以幹部人事檔案和幹部人事工作中形成的正式文件為依據採集信息並及時維護，確保信息內容的準確、完整和新鮮。
4、新進幹部檔案和零散材料的信息錄入在三個月內完成；幹部檔案索引每半年打印一次；日常管理信息每年彙總一次，並做好有關資料的立卷工作。
5、對新維護的檔案管理信息要及時備份，並登記備份的時間和主要內容。
6、不得隨意使用外來磁盤，確需要使用時要進行病毒檢查，防止機器故障造成信息的損壞或丟失。
7、未經批准不得提供、複製幹部信息，無關人員不得查看幹部信息，貯有保密信息的載體嚴禁外傳。軟件應由專人保管。
8、利用幹檔信息對幹部隊伍進行綜合分析，為領導決策提供服務。
三、幹部人事檔案材料收集補充制度
1、按照中組部《幹部人事檔案收集歸檔規定》，經常通過有關部門收集幹部任免、調動、考察考核、培訓、獎懲、工資、入黨等工作中新形成的幹部材料，充實檔案內容。
2、收集的幹部人事檔案材料必須是組織上形成的，或者是組織上審定認可的材料，未經組織同意，個人提供的材料不得收集。
3、凡新參加工作的國家幹部、地方新安置的部隊轉業幹部，都應填寫“幹部履歷表”和“幹部自傳”，審核後，補充進幹部人事檔案。
4、幹部人事檔案材料的形成部門，在材料形成後的一個月內，將材料主動送交主管幹部人事檔案的部門歸檔。
5、掌握形成幹部人事檔案材料的信息，及時、主動地向有關部門索要應歸檔材料。
6、注意做好材料收集中的安全保密工作，不得泄露材料內容。
7、認真辦理幹部人事檔案材料收集登記和交接手續。
四、幹部人事檔案材料鑑別歸檔制度
1、對收集的幹部檔案材料必須根據中組部的有關規定進行認真鑑別，不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。
2、歸檔的材料必須真實、完整、文字清楚，對象明確，手續完備。
3、不屬歸檔範圍的材料，可分別情況，予以處理。凡銷燬材料，必須詳細登記，並報主管負責人審查批准。
4、幹部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水書寫的材料，必須經過複製方可歸檔。
5、歸入的幹部人事檔案材料均應按照《幹部檔案整理工作細則》進行整理立卷。
五、幹部人事檔案轉遞制度
1、轉遞幹部人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。
2、縣及相當於縣經上的黨委組織、人事部門，可以直接轉遞幹部人事檔案。
3、轉出的檔案必須完整齊全，並按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。
4、幹部人事檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取，不準郵寄或交幹部本人自帶。
5、轉遞檔案必須填寫“幹部人事檔案轉遞通知單”，辦理登記手續。
6、接受單位收到檔案後，應認真核對，並在“幹部人事檔案轉遞通知單”的回執上簽名蓋章，立即退回。逾期一個月未退回，轉出單位要查詢，以防丟失。
7、幹部人事檔案應隨着幹部的工作調動或職務的變動及時轉遞，避免人檔分離。
8、凡是轉出的幹部人事檔案或材料均應嚴密包封，並加蓋機密章。
六、幹部人事檔案檢查核對制度
1、幹部人事檔案管理部門對所管理的檔案要定期地進行檢查核對，一般每半年核對一次，發現問題，及時解決。
2、凡提供利用的幹部人事檔案，在收回時，要嚴格檢查，經核對無誤後，方可入庫。
3、整理好的幹部人事檔案入庫前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對，發現差錯，及時糾正。
4、轉出和接受幹部人事檔案時，應將材料與目錄檢查核對一遍，防止張冠李戴或缺少材料。
5、凡收集的幹部人事檔案材料，應檢查是否屬於歸檔材料，是否完整齊全，是否符合歸檔要求，是否手續完備。
6、輸入計算機的幹部人事信息須與幹部人事檔案核對無誤後方可使用。
七、幹部人事檔案保管保密制度
1、嚴禁按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守祕密法》，做好乾部人事檔案的保管保密工作。
2、幹部人事檔案管理部門，應設立專用檔案庫房（室），配置鐵質檔案櫃，妥善保管幹部人事檔案。
3、幹部人事檔案庫房（室）必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高温等設施。安全措施應經常檢查，保持庫房的清潔和適宜的温、濕度。
4、幹部人事檔案庫房（室）和檔案櫃，應明確專人管理。管理人員工作變動時，必須辦理好交接手續。
5、非管理及無關人員一律不得進入檔案庫房（室）。
6、嚴禁用電話、電報索取或提供有關幹部的全面材料和涉及幹部政治問題或其它重要問題的材料。
7、不得向無關人員談論泄露有關幹部人事檔案的內容。
8、嚴禁任何人攜帶幹部人事檔案材料進入公共場所和娛樂場所。
9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按保密紙處理或銷燬。
八、送交幹部人事檔案材料制度
1、各組織人事、紀檢監察、教育培訓、審計、統戰等部門，應建立送交幹部人事檔案材料歸檔的工作制度。
2、幹部人事檔案材料的形成部門，應在材料形成的一個月內，主動送交幹部人事檔案管理部門歸檔。
3、任何組織與個人，不得以任何理由積壓、滯留應歸檔的。材料。
4、幹部人事檔案管理部門，應與各有關部門建立聯繫制度，保持收集材料的渠道暢通。
5、幹部人事檔案管理部門，對未能按時遞交檔案材料的部門，應主動與有關部門聯繫。
6、發現遞交歸檔的材料，不符合歸檔要求的，及時通知有關部門補送或補辦手續。
九、幹部人事檔案管理人員職責
1、按照幹部管理權限，保管應管幹部的人事檔案，為國家積累檔案史料；
2、收集、鑑別和整理幹部人事檔案材料。
3、辦理幹部人事檔案的查閲、借閲的轉遞；
4、登記幹部職務、工資的變動情況；
5、為有關部門提供幹部的情況；
6、做好乾部人事檔案的安全保密、保護工作；
7、調查研究幹部人事檔案工作情況，制定規章制度，搞好乾部人事檔案的業務建設和宏觀業務指導；
8、推廣、應用幹部人事檔案現代化管理技術；
9、定期向檔案管（室）移交死亡幹部的檔案；
10、辦理其他有關事項。
第一條：為規範人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護和利用檔案，使之科學化、規範化、制度化，在企業經營活動中充分發揮人事檔案的作用，更好地為怡通集團各項工作服務，特制定本管理制度。
各級人力資源部門人事專員，在辦完員工離職手續的三個工作日內，將離職相關資料裝入該員工的檔案內，必須裝入的資料有：該員工的`書面離職申請書；《離職清算表》⑶、《離職申批表》；
⑷、《員工離職工作移交表》；
⑸、《文件檔案資料移交明細表》、《物品資產移交明細表》、《客户資料移交明細表》、《待辦工作（事宜）移交明細表》。
員工轉正手續完成後，各級人力資源部門人事專員必須將以下資料收集齊後，歸入該員工的檔案袋：該員工的《應聘求職表》、《試用期考評表》；《勞動合同》、《保密協議》；4、員工辦理調動手續時
各級人力資源部門，在完成員工調動手續的三個工作日內將員工調動手續資料裝入該員工的檔案內，具體的資料有：《崗位/待遇調整表》；⑵、《工作交接表》；
⑶、《文件檔案資料移交明細表》、《物品資產移交明細表》、《客户資料移交明細表》、《待辦工作（事宜）移交明細表》；
第七條：人事檔案一式兩套（原件由各子公司行政部保管、複印件由集團人事部統一管理），是由歷史地、全面地反映員工情況的有關材料構成，主要有如下幾類：
a、履歷材料（包括個人的簡歷資料、學歷、資格證等）；
b、考核、考察材料；
c、獎勵及處分材料；
d、培訓記錄及外訓協議等材料；
e、勞動合同、保密協議、錄用、任免、聘用、離職材料；
f、其他可供企業用人蔘考的資料。
第一章 總 則
第一條 為了進一步加強流動人員人事檔案的管理，維護人事檔案的真實性、嚴肅性，完善人才流動社會化服務體系，促進人才合理流動，根據《中華人民共和國檔案法》、《幹部檔案工作條例》及有關法律、法規，制定本規定。
第二條 本規定所稱流動人員人事檔案是指：
1、辭職或被辭職的機關工作人員、企事業單位專業技術人員和管理人員的人事檔案；
2、與用人單位解除勞動合同或聘用合同的專業技術人員和管理人員的人事檔案；
3、待業的大中專畢業生的人事檔案；
4、自費出國留學人員的人事檔案；
5、外商投資企業、鄉鎮企業、區街企業、民營科技企業、私營企業等非國有企業聘用的專業技術人員和管理人員的人事檔案；
6、外國企業常駐代表機構的中方僱員的人事檔案；
7、其它流動人員人事檔案。
第三條 流動人員人事檔案管理遵循：“集中統一，歸口管理”的原則，接受同級黨委組織部門、政府人事行政部門的監督和指導。
第二章 流動人員人事檔案管理機構
第四條 流動人員人事檔案管理機構為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事行政部門素數的人才流動服務就(以下簡稱人才流動服務機構),其他任何單位不得擅自管理流動人員人事檔案；嚴禁個人保管他人人事檔案。
第五條 跨地區流動的。人員人事檔案，可由其户籍所在地的人才流動服務機構管理，也可由其現在工作單位所在地的人才流動服務機構管理。
第六條 尚未建立人才流動服務機構的地區，流動人員人事檔案仍由原人事檔案管理單位管理。
第七條 人才流動服務機構應認真做好流動人員人事檔案的收集、管理、保管、利用、轉遞等管理工作，人證做好與流動人員身份認定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作，經授權做好相關的職稱資格考評、合同鑑證、社會保險等社會化服務工作。
第三章 流動人員人事檔案的轉遞
第八條 人才流動服務機構憑符合國家有關政策規定的人員流動的有效文書，向流動人員原單位開具調檔函，原單位接到調檔函十五天內，將流動人員人事檔案隨檔案轉遞通知單轉交人才流動服務機構，轉遞的流動人員人事檔案必須完整齊全，不得扣留材料或分批轉出。人才流動服務機構經審核無誤後，及時將檔案轉遞通知單回執退回原單位。人才流動服務機構發現轉來的檔案材料不齊全或不清楚，應要求原單位補齊或查清楚。
第九條 流動人員人事檔案轉遞，應通過機要交通或派專人送取，不得郵寄或交流動人員本人自帶。對流動人員本人自帶的人事檔案，人才流動服務機構不得接受。
第十條 人才流動服務機構接管人員人事檔案，須由流動人員或其現所在單位辦理委託存檔手續。人才流動服務機構應與流動人員或其現所在單位簽定檔案管理合同書，合同書須明確雙方的權利、義務等內容。
第十一條 人才流動服務機構開具的轉檔手續，與機關、國有企事業單位開具的轉檔手續具有相同的效力。機關、國有企事業單位必須憑人才流動服務機構開具的轉檔手續，方可接收流動人員人事檔案。
第四章 流動人員人事檔案的收集、整理與利用
第十二條 人才流動服務機構應加強與流動人員及其現在工作單位的聯繫做好流動人員檔案材料的收集工作，不斷充實流動人員認識檔案的內容。收集的材料必須經過認真的鑑別。需經單位蓋章或本人簽字的，簽字蓋章後方能歸入檔案。
第十三條 人才流動服務機構應按照幹部檔案整理工作的有關規定，認真做好流動人員檔案材料的整理工作。在整理檔案過程中，要防止丟失檔案材料和擅自泄露檔案內容，不得擅自塗改、抽取、銷燬或偽造流動人員人事檔案材料。
第十四條 人才流動服務機構應按照《幹部檔案工作條例》中的有關規定，建立健全流動人員人事檔案查閲、借閲工作制度和注意事項。
(一)查閲流動人員檔案應辦理審批手續。查閲單位應申名查閲理由，管檔單位根據規定和需要確定需提供的檔案材料。
(二)查閲單位應派中共黨員到人才流動服務機構查閲流動人員人事檔案。對不符合規定條件的，人才流動服務機構可根據實際情況向查閲單位介紹被查閲人的有關情況。
(三)人才流動服務機構對高級專業技術人員和涉及國家祕密的流動人員人事檔案要嚴格保管，嚴格查閲手續。
(四)任何個人不得查閲或借用本人及其直系親屬的檔案。
(五)查閲檔案必須嚴格遵守保密規定和閲檔規定，嚴禁塗改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，查閲者不得泄露或擅自向外公佈檔案內容。
第五章 流動人員人事檔案的保管
第十五條 人才流動服務機構應具備流動人員人事檔案的物質條件，建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配備鐵製的檔案櫃；經常檢查庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高温等設施和安全措施；檔案庫房、閲檔室和檔案人員辦公室應三室分開。要不斷研究和改進檔案的保管方法和保護技術，逐步實現檔案管理的現代化。
第十六條 建立健全流動人員人事檔案的內部規章制度，加強流動人員人事檔案工作的政策研究和理論研究，實行目標管理，不斷提高流動人員人事檔案管理的效率和質量。
第十七條 流動人員人事檔案管理應由專人負責。檔案管理人員必須是黨性強、作風正、忠於職守、具有一定的檔案管理專業知識的共產黨員。
第六章 監督與處罰
第十八條 對違反本規定有下列情形的，由黨委組織部門和政府人事行政部門會同有關部門進行處理：
1、擅自管理流動人員人事檔案的單位或個人；
2、擅自塗改檔案內容或偽造檔案材料的；
3、擅自向外公佈、泄露檔案材料的；
4、在流動人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉遞等管理工作中，出現違反本規定行為，造成嚴重後果的。
1、為使檔案材料齊全完整，以防丟失，凡屬於人事部門形成的材料，在一個月內歸檔。任何個人不得以任何理由積壓滯留材料，防礙收檔。
2、人事檔案由人事主管部門管理。幹部調離工作單位時，檔案要隨人及時移交轉遞。
3、每季度要核對一次檔案順序號，發現編錯號或放錯位置的要及時糾正，按照登記檢查檔案，發現缺少及時查找。
4、查（借)閲檔案須經主管領導批准，辦理有關手續後、方可查(借）閲。
人事檔案統計制度
1、檔案統計是瞭解和掌握檔案形成、管理、利用情況和檔案發展的重要手段，檔案人員要慎重對待，認真抓好。
2、認真做好檔案收集、整理、鑑定、保管、利用情況的統計工作，提交檔案質量。
3、做好檔案收進、移出工作，定期進行清理登記，做到隨時歸檔，便於查找。
4、按照上級要求，報送本局檔案情況。
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