第一條、為確保人事檔案的機密性，完整性和準確性，為人事決策提供信息和依據，特制定本制度。
第二條、本制度適用於公司所有員工的人事檔案管理。
第三條、員工人事檔案由人力資源部負責管理。
第四條、新員工第一次建檔後，日後所有有關個人人事資料都隨時歸檔，包括員工在職期間試用、考核、職位調動、工資晉升、培訓記錄、行政處分、獎勵等，以保證檔案的完整性、保密性及可查性。
第五條、新員工報到後按《個人資料檔案目錄》順序進行建檔，目錄如下：
1、招聘登記表
2、聘用通知書
3、學歷證、職稱證、計算機等相關資格證的複印件。
4、身份證複印件
5、照片
6、員工轉正申請表
7、聘用合同
8、獎懲材料
9、任免、升降、調薪等材料
10、其它材料
第六條、檔案管理應由專人負責並建員工檔案薄冊，記載檔案的接收、存入、提供、使用和變動情況。
第七條、要做到分類準確、編號規範、排列有序、定期核對。
第八條、所有人事檔案都屬祕密文件，應妥善保管，不得隨意泄密。
第九條、人事檔案不允許無關人員查詢。部門負責人有權查閲本部門員工的檔案。總經理有權查閲任一員工的檔案，除總經理外任何人不得查閲員工的工資檔案。
第十條、任何人不得借閲自己本人檔案。
第十一條、檔案管理人員及檔案查閲人員應嚴格保證檔案的完整性，不得塗改、拆散、抽出、圈劃、污損、帶出、丟失。
第十二條、收回檔案時，檔案管理人員必須認真檢查核對，否則追究當事人的責任。
第十三條、離職人員檔案保存期為一年。
1、為使檔案材料齊全完整，以防丟失，凡屬於人事部門形成的材料，在一個月內歸檔。任何個人不得以任何理由積壓滯留材料，防礙收檔。
2、人事檔案由人事主管部門管理。幹部調離工作單位時，檔案要隨人及時移交轉遞。
3、每季度要核對一次檔案順序號，發現編錯號或放錯位置的要及時糾正，按照登記檢查檔案，發現缺少及時查找。
4、查（借)閲檔案須經主管領導批准，辦理有關手續後、方可查(借）閲。
人事檔案統計制度
1、檔案統計是瞭解和掌握檔案形成、管理、利用情況和檔案發展的重要手段，檔案人員要慎重對待，認真抓好。
2、認真做好檔案收集、整理、鑑定、保管、利用情況的統計工作，提交檔案質量。
3、做好檔案收進、移出工作，定期進行清理登記，做到隨時歸檔，便於查找。
4、按照上級要求，報送本局檔案情況。
人事檔案查(借)閲制度
1、確因工作需要、查閲檔案時，須主管領導批准≤≥辦理登記手續。一般只限在檔案室查閲，如有特殊情況外借時，應按要求限其歸還。
2、查閲借閲時檔案管理人員必須遵守保密制度。查(借)閲檔案人員不得擅自拆卷、塗改、勾劃、剪裁，如違反上述要求，將追究責任。
3、查(借)閲檔案人員，對確需要摘錄的材料，須經局主管領導和檔案管理人員審閲後，才能帶離檔案室。
人事檔案保密制度
為提高警惕，嚴守國家機密，維護檔案的完整與安全，特制定本制度。
1、嚴格保密紀律。堅持內外有別的原則，嚴禁在閒談和私人通訊中涉及黨和國家的機密。
2、不在公共場所及家屬子女，親朋好友面前談論有關檔案的機密。
3、忠於職守，加強保密觀念。不該説的不説，不該問的不問，做到不失密，不泄密。
4、凡查閲不宜公開的祕密以上的檔案材料，要嚴格履行手續，不準隨便摘抄，複製和補傳。
5、嚴守保密紀律。自覺遵守“保密法”，對違犯“保密法”及保密紀律，玩忽職守，造成大失泄密者，要按規定嚴肅處理，構成犯罪要追究其責任。
6、非檔案管理人員，不準隨便出入庫房。
人事檔案利用制度
1、檔案提供利用是檔案工作重要環節。檔案人員要樹立檔案為政治思想工作，業務工作服務的指導思想，努力提高檔案的利用工作。
2、提供利用要堅持用原件或複製件提供利用。提供利用時，均應按查、借閲檔案的管理辦法辦理相應手續。
3、檔案人員要熟悉本機關的工作性質、業務、範圍、程序，提供檔案材料要準確、及時，積極、主動為領導和各部門做好服務工作。
人事檔案庫房管理制度
1、檔案庫房的管理要有嚴密的制度、嚴格的手續和經常性的工作。
2、檔案進出庫要有登記和交接手續，不能“賬目不清”以免造成檔案泄密，丟失的漏洞。
3、管理人員變動時，要有嚴格的交接手續，不能只交鑰匙不交“賬”。
4、嚴格保密和保衞制度，除檔案管理人員外其他人員一般不得進入庫房，嚴禁在庫房吸煙和存放易燃易爆物品。
5、檔案櫃的。排列要科學有序、便於通風和避光。
6、檔案管理人員要經常打掃衞生，保持室內和櫃內整潔，乾淨防止灰塵對檔案材料的損害。
7、庫房設備應符合安全和技術要求，做好保密，杜絕文件材料丟失、損壞和其他意外事故發生。
分管檔案工作領導責任制
1、積極貫徹執行黨和國家的方針、政策、認真組織學習“檔案法”和“機關檔案工作條例”宣傳上級檔案部門有關檔案工作政策，規定，及時處理本局存在的問題。
2、組織協調本機關檔案工作的管理，經常監督檢查本機關的檔案工作，督促檔案人員做好平時檔案工作收檔和移交工作。
3、重視並加強檔案人員的政治思想業務工作，經常瞭解幹部的思想和業務情況，開展兩個文明和民族團結，社會主義思想教育，抓好專業學習，使他們在政治素質和業務素質上不斷的有所提高。
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