1、文書立卷
每年年初機關文書部門或業務部門首先要制訂出當年可能形成文件的案卷類目，根據案卷類目做好平時的文件收集、分類工作。在文件收集齊全的基礎上，將文件按以下特徵逐項分開。
①分年度。將文件按其形成的年度分開。
②分級別。將文件按其作者之間的關係分成上級、同級、下級。對互相聯繫緊密的文件，如上級的批覆、下級的請示應放在一起。
③分機構。將文件按其產生或承辦部門分開。
④分問題。將文件按其內容所反映的問題分開。
⑤分期限。根據《文書檔案保管期限的規定》，將文件按不同的。保管期限分開。
在文書分類的基礎上，根據實際情況，靈活運用文件各特徵（問題、作者、時間、地區、文件名稱、文件往來機關），分別組合成若干個案卷。擬寫案卷標題，簡明、確切地反映卷內文件的內容。案卷正式確定下來後，根據卷內文件時間、重要程序、問題、作者、地區、文件名稱、文書往來機關等具體情況系統排列。編寫卷內文件的頁號；填寫卷內文件目錄和備考表；拆除檔案文件上的金屬物，裝訂案卷；填寫案卷封面，包括案卷標題、卷內文件的起止年月、頁數、件數、保管期限、案卷編號等。
2、檔案管理
將檔案庫房的檔案櫃、架科學排列編號。保持庫房內外清潔衞生。學習和掌握檔案保護技術。庫房要有防高温、防潮、防盜、防光、防塵等安全設施，避免灰塵、有害氣體、微生物、蟲、鼠等對檔案的危害。
3、檔案利用
準備檢索工具。編制案卷目錄、全引目錄、專題文件目錄、資料卡片、檔案資料存放索引、彙編有關文件、參考資料等，並積極開展檔案史料的編研工作。查閲、借閲有關文件，需經祕書長批准；對摘抄、複製的檔案資料進行審核、登記，然後在摘抄、複印件上註明出外、時間。借閲檔案，應認真填寫借閲登記薄《檔案利用效果登記表》，以便存查。對借出的檔案資料要按時收回入庫。
4、檔案統計
建立檔案收進、移出登記簿。準確編制檔案工作情況統計年報，及時上報有關部門。
5、檔案鑑定
根據國家有關檔案保管期限的規定，制定檔案保管期限表，由檔案部門和有關業務部門的人員組成鑑定小組，定期對檔案進行鑑定。剔除沒有保存價值的文件，對歸檔文件確定其保管期限。對保管期限已經滿10年的檔案，移交市檔案館保存。對會議形成的資料、市政協大事記、常委會議記錄等也要立卷、歸檔、入館。
(一) 文件管理制度
第一條 管理要點
1、為使文件管理工作制度化、規範化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。
2、文件管理的範圍包括：上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。
3、制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質；正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息；措辭規範，表達無歧義。
4、根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閲。
第二條 制度規範
1、文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閲銷燬等由辦公室人員負責執行。
2、公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
3、公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審核，總經理簽發；各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審核，審核無誤後行政辦公室打印，打印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。
4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。
5、機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。
6、各部門因工作需要可借閲一般性文件，需嚴格履行借閲手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閲。
7、辦公室管理人員對文件借閲情況進行登記，做好借閲記錄並限期清退。
8、按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷燬，需上報行政人事主管簽字批准，按照文件管理制度進行處理。
第三條 文件管理流程設計
1、內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔
2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷燬
3、借閲流程：提出申請，辦理手續→批准→借閲→清退→文件存檔→文件銷燬
(二) 文書管理制度
第一條 管理要點
1、為確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。
2、文書管理範圍包括：一般性文書（通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編）、行政人事部發文文書（學習資料、各類簡報）、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。
3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但必須標有頁眉頁腳，文本內容可根據文書具體內容進行調整。
4、根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，保持紙質文檔與電子文檔的同步更新。
第二條 制度規範
1、根據公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。
2、按照文書管理範圍，行政人事部的發文根據需要填寫《發文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。
3、行政辦公室發出的學習文書，需附上學習進度表；閲讀者需認真學習並簽名備註。
4、按時間、內容等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。
5、根據文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷燬；須上級審批同意，方可銷燬。
6、辦公室負責人為第一責任人，若發現文書丟失，辦公室人員必須查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。
7、違反以上規定者按照相關規定予以懲處。
第三條 流程設計
起草文書→填寫《發文簿》（需要時）→張貼→存檔→更新目錄（紙質檔與電子檔）→借閲→清退→審批→銷燬
(三) 檔案管理制度
第一條 管理要點
1、為了維護檔案的真實性和可查閲性，使檔案管理更科學、更專業，及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。
2、檔案管理範圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。
3、根據文書整理和文件整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備註，並存入專門的檔案文件櫃保管。
第二條 制度規範
1、應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批覆、定稿等。
2、所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先後順序再按同一項目文書材料集中整理，並貼上標籤。
3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。
4、各部門需借閲相關檔案，須由行政人事部主管簽字，審核通過後方可借閲，不得抄錄、複製或借出。
5、檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密手續，特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。
6、檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。
第三條 流程設計
根據文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閲→清退
蒙田範文網