檔案規範化管理現狀分析和改進報告

檔案規範化管理現狀分析和改進報告

過去一年的檔案管理工作在一片忙碌中結束了，在上級領導的指導下，為全面提升公司綜合檔案管理水平，實現檔案管理規範化、數字化、現代化，對現有檔案進行底數摸清，旨在認清影響本單位檔案工作規範化、科學化管理的主要問題，並以問題為導向，把握今後改進目標，擬提出檔案規範化管理的建設性意見，有針對性地解決實際問題，逐步提高檔案管理水平和服務水平。現對照企業檔案規範化管理標準，結合公司檔案管理實際，特此報告如下：

一、本單位檔案工作基本現狀：

檔案室現存檔案共有五部分組成。（一）文書檔案，包括公司管理事務活動產生的通用文書檔案，有經營管理、生產管理等文件材料。（二）財務檔案，包括財務報表、賬簿、憑證等。（三）人事類檔案，包括員工材料；工資、保險福利、合同等材料；以及其他可供組織參考的材料。（四）工程類資料，包括項目相關的綜合文件、監理文件、施工文件及竣工圖。（五）其他材料類，如歷史照片等。

檔案規範化管理即數字化管理。在平時的工作中，為公司職工提供檔案查閲、借閲；複印文本；收歸保存等便利化服務。並啟動檔案數字化加工工作，投入資金人力，對現存檔案進行數字化加工處理。目前數字化管理工作正在有序進行中，做好數字化檔案、照片檔案和目錄掛接工作，初步實現檔案電子化管理，為推動公司檔案規範化管理邁出成功的第一步！

二、存在問題：

（一）、檔案數字化資金預算不足，數字化工作進度較慢。檔案數字化通常採用自主加工和委託加工兩種方式進行。兩種方式都需要充足的資金予以支撐。需要高配置電子檔案管理系統等軟件，計算機、掃描儀等硬件，後續數字化加工完成之後還要進行安全維護與運行，也需要資金支持。但在實際操作過程中，缺乏專項充足的資金支持，導致數字化工作難以推進。

（二）、檔案數字化的利用安全難以保障。檔案數字化的最終目的是方便利用，數字化後的檔案不再受“孤本”的限制，同時也打破時空壁壘，使用效率最大化。但是在方便利用的同時卻潛藏着一定的安全隱患，如數據丟失或損壞、保密數據被公開等。

（三）、崗位編制空缺，缺乏專業人才。檔案規範化專業人才是決定檔案規範化進程推進的重要因素之一。但缺乏專業化的人才配備，是制約檔案數字化建設的進程的一重要因素。