一、範圍、原則和要求
(一)範圍
1、以市委或市委、市政府名義召開，由市委組織部承辦的'會議；
2、以省委組織部名義召開，由市委組織部承辦的會議；
3、以市委組織部名義召開的全市性工作會議；
4、以市委組織部科室名義召開的單項工作會議。
(二)原則
遵循保證工作需要、注重實效，統一管理、分工負責的原則，減少數量，控制規模，嚴格審批程序，反對形式主義和鋪張浪費。
(三)基本要求
1、嚴格控制會議數量和規模。嚴格按照年度計劃召開會議，儘量壓縮會議數量，控制會議時間和規模，能合併的會議儘量合併召開。
2、改善會議形式。能夠經過文件、電報、電話形式部署和安排工作的，不再召開會議。
3、提倡開短會、講短話。會議講話應簡明扼要，增強針對性和指導性。應按照確有必要的原則，安排領導出席會議和確定與會人員，切實減少領導陪會。
二、會議計劃及審批
(一)實行會議計劃審批制度。
每年年底前，各科室提出下一年度擬召開的會議計劃，由辦公室分類、彙總和審核後，構成市委組織部擬召開的年度會議計劃，報部長辦公會審定。沒有列入年度會議計劃又確需召開的會議，相關科室應將會議方案報分管副部長審核，再報部長或部長辦公會審定。
(二)實行會議方案備案制度。
會議承辦科室應在會前5個工作日，將會議方案送辦公室。
三、會務管理
(一)會務工作由承辦科室和辦公室共同負責。
(二)承辦科室負責的會務工作。
1、代擬會議方案、領導講話、主持詞、新聞通稿等；
2、印發通知、組織報名；
3、佈置會場；
4、印發會議材料；
5、組織與會人員入場、簽到，統計會議出席情景。
(三)辦公室負責的會務工作。
1、省級領導、市領導和部領導到會的協調和座次安排；
2、協調落實會議新聞宣傳、安全警衞、交通疏導、醫療服務等事宜；
3、安排與會人員食宿和接待；
4、配合承辦科室安排和佈置會場；
5、製作會議證件，準備會議用品；
6、供給必要的車輛保障；
7、會務的其他協調和服務工作。
四、會議經費管理
（一）會議經費支出。會議經費支出應按照《市委組織部機關財務管理制度》要求，嚴格執行會議支出標準，會議用餐標準為80元人天。
（二）會議經費結算。由辦公室按照會議計劃編制經費預算，報請部領導審批。會議結束後7個工作日內，辦公室財會人員會同承辦科室，共同審核會議實際發生的各項費用，確認無誤後，由辦公室統一結算。
為加強會議室管理，特作如下規定。
1、保證會議室整潔，會議室管理員應每週打掃一次，大掃除每月進行一次，做到衞生無死角，桌面無灰塵，桌洞無垃圾。
2、嚴格室內財物管理，做到賬目清楚，無遺失。若有丟失，及時追查上報。
3、嚴格會議室使用登記，及時檢查使用情況，做好監督檢查和追責工作。
4、保管好會議室鑰匙，不得隨便外借，價請使用監管。
5、在學校接待領導來賓時，提前進行整理衞生等，主動協助做好接待工作。
6、管理員在請假前，必須和主管領導做好交接，防止管理出現空檔。
為加強會議室的管理，確保會議室的安全、衞生、清潔，保障會議室的有序使用和會議的有…本站 …效舉行，特制定本規定。
一、使用安排管理規定
1、會議室的由人力資源部負責管理，全體員工應自覺維護公共衞生，養成良好的衞生習慣；
2、為保證各類會議的順利召開，人力資源部建立預約登記制，使用遵循先緊急後一般，先全局後部門會議、先預約後臨時的原則，各部門提前向人事專員申請使用；
3、各部門使用完畢後，該部門負責將會議室恢復原狀，聯繫人事專員檢查後方可。
4、當月發生大掃除時，由值日部門負責清掃；
二、日常值日管理規定：
1、各部門負責當月會議室的清潔工作，由部門主管安排員工值日時間，保證每天值日；
2、值日生值日後主動簽到，聯繫人事專員檢查衞生，值日效果由人事專員評定1-3分；
3、月均得分最低的一組將承擔12月的值日工作，未簽到、不找人事專員檢查的評定0分；
三、會議室值日表：
四、清掃標準
1、值日生日常清理標準：
室內用品擺放整齊、有序，無雜物；地面、桌面和椅面等易落灰塵的角落每天清潔。
2、大掃除清理標準：
門窗保持乾淨、明亮，地面、桌面及椅子無污漬。房門拉手處、燈開關無污漬。
3、會議室使用者清理標準：
應在每次會議後及時清掃衞生，整齊擺放桌椅；清理茶杯、廢紙等雜物，有損壞及時向人力資源部報告。
會議室管理規定由二月份開始正式實施，最終解釋權歸人力資源部門所有。
1、所有在電視電話會議室召開的會議由政府辦祕書組負責會務管理，信息辦負責設備管理。
2、電視電話會議設備的管理維護由網絡管理員負責，其他工作人員協助網絡管理員完成工作。
3、召開非電視電話會議時由政府辦祕書組書面通知會議系統管理人員開啟會議室設備。
4、召開電視電話會議時由政府辦機要組通知會議系統管理人員開啟設備，政府辦祕書組派人做好會議室衞生工作。
5、會議系統管理人員定期（按市政府安排）與市政府電視電話會議室進行聯合調試。
6、召開電視電話會議前，會議系統管理人員應預先進行設備檢查和網絡調試，切實做好會議前各項準備工作。
7、會議系統管理人員在調試和會議期間，應堅守崗位，對會議全程的圖像、聲音實行連續監看、監聽。
8、會議系統管理人員每週一對設備及線路進行檢測，及時更換壞損設備，排查線路故障並做好會議系統運行、維護記錄。
9、禁止用手觸摸攝像頭、等離子屏等設備，無關人員不得進入控制室。
10、開會期間，嚴禁在會議室使用手機。
11、會議時間有衝突時，電視電話會議優先。
為進一步規範管理會議室，提高工作效率，積極穩妥推進會議系統建設，特制定本制度。
第一條、會議室設備應由其會議室管理員負責日常管理和維護。如遇設備故障，應及時向各行信息中心報告並維修。
第二條、會議室管理員必須堅持每週一次對相關設備進行常規檢查清理工作。在會議召開前一天，應按規定程序對相關設備進行全面檢查。
第三條、會議室只能由系統管理員操作，嚴禁其他無關人員操作。
第四條、會議召開前，主辦方應做好以下相關準備工作：
（一）擬定議題議程；
（二）確定主持人、報告人、記錄人、參會人員、需要共享或討論的文件以及會議時間、程序等；
（三）提前一天通知參會單位或個人。
第五條、各參會單位接到會議召開的通知後，必須在會議開始前2小時調試好系統，保證所需儀器設備提前到位，保障網絡傳輸效果穩定正常。
第六條、主會場在會前半小時開始對各分會場進行點名登記，並將結果上報會議主持人；對沒有準時登陸系統的分會場，將追究其相關人員的責任。參會人員應提前到會，因故中途離場的領導同志應發送消息至會議主持人。
第七條、系統管理員在會前和會中必須按正確的方法操作，會議中嚴禁插拔話筒電源、關閉終端電源等非法操作。會議召開期間，管理人員要保證隨時有人監控，確保會議正常進行。管理人員還要作好有關工作，組織參會，保持會場安靜，將隨身通訊工具置於關機或靜音狀態，不得在鏡頭前走動，不得隨意離開會場。當會場不需要發言時，將麥克風置於靜音狀態。作為分會場，在召開會議期間，在主會場呼叫時應迅速回應，不得與其他分會場互相呼叫。會議室管理人員，要做好會議室內的資產管理，嚴格按有關規程管理維護設備。
第八條、參會人員均應保持良好的會風，不得通過語聊、發送信息等方式打斷或干擾他人的發言，影響會議的正常進行。參會人員要遵守會議紀律，服從管理人員安排，愛護設施，不準擅自調動設備。
第九條、各分會場未得到主會場允許，不得擅自退出系統。會議結束後，各分會場應及時將會議效果上報各行信息中心。主會場、每個分會場都應準備《會議室使用情況登記薄》，用於記錄會議室使用情況及運行狀態（包括會議時間、會議名稱、召集單位、參加人員及系統運行是否正常等）。《會議室使用情況登記薄》由系統管理員本人填寫並簽名。
第十條會議召集者對會議內容祕密事項的保密工作負總責。參會人員及記錄員對會議內容祕密事項負有保密的義務。
一、會議室的衞生管理直接體現全院教職工的衞生意識，全體人員應自覺以主人翁的精神，做好衞生工作。
二、確定會議室專人負責，責任到人，做到定期保潔，為各項會議的舉行提供良好的環境。
三、應提高安全意識，要加強安全防範，會後關好門窗，謹防盜竊和破壞活動，確保正常的工作秩序和財產安全。
四、會議室內桌椅、電腦、投影儀、滅火器等物品擺放整齊、有序，未經允許，不得隨意變動，如出現故障，影響會議進行，及時進行維修。
五、會議室的桌面要保證無雜物、無浮土。房門拉手處、燈開關無污漬。
六、會議室天花板上應無浮塵、蛛網，牆壁及牆上的懸掛物無灰塵；地面清掃及時、乾淨，保證室內地面及牆面無污漬。
七、會議室門窗及玻璃乾淨、明亮；窗簾乾淨無污漬。
八、會議室應在每次會議前後及時清掃衞生，整齊擺放桌椅，清理茶杯、廢紙等雜物。室內設備、物品如有損壞，及時向辦公室主任報告。
九、會議室內不準隨意吃瓜果零食，不準隨意丟紙屑，地面保持衞生整潔。
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