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文件編號：0 2020 年 年 6 6月
會議室管理制度
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會議室日常管理制度
中鐵六局集團建築安裝工程有限公司
第八項目部 2015 年 1 月 6 日
一、會議室由綜合辦公室負責管理。
二、無論是否有會議，保潔員應每天清掃會議室不少於一次，包括地面、桌椅的擦洗。每週六下午，保潔員應對會議室進行大掃除，包括地面、桌椅的擦洗、室內外牆面、窗户的擦洗等。
三、會議結束後，保潔員應及時完成會議室的清掃工作。
四、遇有重要會議時，綜合辦公室應及時完成會前會議室的佈置和準備工作，積極完成會議中的送水等服務工作。
五、會議室的桌椅不得隨意搬動。
六、會議結束後，工作人員應及時關閉照明設施、空調、投影儀等，並對易丟設備進行妥善保管。
七、綜合辦公室負責監督制度的落實情況，對違反制度的行為進行處罰，每次20—50 元。
一、會議室使用細則
1、會議室由總務處負責管理、使用登記與調度、設備維護等相關事宜，未經允許不得擅自使用、不得擅自挪用會議室多媒體設備和桌椅等物品，
本管理辦法所指的會議室包括：1212波司登培訓教室（大會議室）、1221會議室1、1312培訓教室、1321會議室4、1319會議室5、1406黨員活動室（四樓）、1408會議室。
2、會議室實行提前預約制度。為避免會議發生衝突，相關人員（部門）使用會議室，須提前3天通知總務處，填寫<會議室使用申請表>，以便統一安排。臨時召開的緊急會議需用會議室時，要及時向總務處提出申請並在會後進行補辦相關登記。各部門使用會議室使用時領取會議室鑰匙。
3、各部門申請使用會議室時，需明確使用時間、參加會議人數等，如有需總務處協辦的`事項請提前註明，總務處可根據實際情況做好相關工作的的準備工作。如需使用會議室的設備，應提前向總務處説明，以便提前準備，確保會議順利進行。
4、如遇會議之間發生衝突，要堅持局部服從整體的原則，學校會議優先於部門會議，部門會議之間本着重要、緊急優先的原則自行協商解決。
5、使用會議室的部門，必須愛護會議室的設施，保持會議室清潔。用後應及時整理：檢查安全（電源），關好窗、空調，鎖好門，將鑰匙交還總務處。
6、開會期間，請愛惜會議室的設備及物品，自覺保持衞生，禁止吸煙，禁止亂扔紙屑，儘量保持室內清潔。
7、會議結束後，使用人應進行必要的`檢查，關閉會議室內各種電器設備的電源，特別注意必須等待投影儀散熱，指示燈變紅後方可切斷電源，關好門窗。相關人員及時整理會議場地，如發現設備故障或公務損壞及時報至總務處，及時維修，確保其他會議的準時進行。安全責任人為申請者所屬處室主任或系部主任。
8、與會人員要愛護會議室內的公共設施，損壞賠償，任何部門和個人未經總務處同意不得將會議室的各種設施拿出會議室或轉做他用。
9、平時衞生由學校衞生員每天早晨負責打掃。會議室活動結束後，由學校衞生員對會議室進行清掃和整理，將移動的桌椅及時放回原位（必要時請相關部門協助幫忙），以方便其他部門使用。
10、當組織活動或培訓時，由活動的組織者臨時負責會議室衞生及設備安全。任課教師使用會議室，要安排學生課後做衞生。
二、本規定由總務處制定，經審批後自頒佈之日起執行。
為營造優美的會議環境，規範會議室安全衞生管理，根據我院實際情況，特制定會議室安全衞生管理制度。
一、會議室的衞生管理直接體現全院教職工的衞生意識，全體人員應自覺以主人翁的精神，做好衞生工作。
二、確定會議室專人負責，責任到人，做到定期保潔，為各項會議的舉行提供良好的環境。
三、應提高安全意識，要加強安全防範，會後關好門窗，謹防盜竊和破壞活動，確保正常的工作秩序和財產安全。
四、會議室內桌椅、電腦、投影儀、滅火器等物品擺放整齊、有序，未經允許，不得隨意變動，如出現故障，影響會議進行，及時進行維修。
五、會議室的桌面要保證無雜物、無浮土。房門拉手處、燈開關無污漬。
六、會議室天花板上應無浮塵、蛛網，牆壁及牆上的懸掛物無灰塵；地面清掃及時、乾淨，保證室內地面及牆面無污漬。
七、會議室門窗及玻璃乾淨、明亮；窗簾乾淨無污漬。
八、會議室應在每次會議前後及時清掃衞生，整齊擺放桌椅，清理茶杯、廢紙等雜物。室內設備、物品如有損壞，及時向辦公室主任報告。
九、會議室內不準隨意吃瓜果零食，不準隨意丟紙屑，地面保持衞生整潔。
第一章總則
為了規範公司的會議管理，加強會議室的合理利用並對其進行有效管理、保證會議室的整潔及各類設施的完好，提高會議管理工作效率、會議質量，確保公司各項目會議的順利召開，特制定本管理辦法。
第二章適用範圍
第一條會議室僅限於本公司用於舉行各類會議、開展各部門培訓及重要來賓接待等工作使用。
第二條本管理辦法適用於公司各級、各類會議的組織和管理。
第三章會議的類型及使用原則
第三條公司會議類型有公司辦公例會、日常工作會議、重要來賓接待會議、專題會議、培訓會議和臨時會議等。
第四條會議室使用原則：
一、會議室使用需遵循先登記先使用、先緊急後一般、先全局後部門的原則；臨時情況使用各部門之間可本着重要、緊急優先的原則自行協商調整使用，但不可影響後續其他預約情況；
二、會議組織部門根據會議類型、參會人員級別和參會人數提前到前台填寫《會議室預約登記表》預約會議室；涉及接待重要來賓或專題會議等重大會議時，應填寫《會議接待需求表》；如遇特殊情況、緊急會議可先通知行政部負責人，根據實際
三、情況協調會議室使用，事後補辦有關登記；
四、部門應在所預約時間到達會議室，並開始使用。若長時間未到，則會議室使用權由行政部另作安排；
五、如部門臨時取消申請，再需使用時，需重新申請。部門及個人應按預約時間內使用完畢，若後續時間無其他安排，可超時使用。但若緊接的時間段內已安排了其他部門使用，超時部門必須離開會議室，終止使用該會議室。
第四章會議準備
第五條會議組織部門應根據會議類型、與會人員級別等內容，提前到行政部指定人員進行登記預約，涉及重大會議時，應填寫《會議接待需求表》，經行政部審批。
第六條所有會議的主持人、召集部門、與會人員及與會領導都應該做好充分準備工作，以便會議高效、有序進行。
第七條會議組織方或人員的會議前需要準備以下內容：
一、明確會議主題、會議主持人、會議時間、明確參會人員，準備會議議程表、會議資料及簽到表，並且指定人員進行會議紀要；
二、涉及接待重要領導或貴賓的會議，需要提前與行政部確認該貴賓或領導的住宿、行程、用餐等安排及相關費用等事項；
三、會議通知由會議組織方或人員發佈。
第八條行政部會議前必須根據會議類型及會議組織方需求，需要準備以下內容：
一、應於會議前10分鐘，準備好茶水、茶歇（水果、點心）、會場佈置（包括會議電腦、視頻會議鏈接、音響、投影、條幅標語、座位及名牌、照明、筆、信紙、鮮花等）工作；
二、涉及接待重要來賓的行政工作，包括酒店住宿、來賓用車、用餐預定等。
第五章會中服務和會議要求
第九條會場服務
會場服務主要由行政部負責。
一、引導座位：會議組織方或人力行政人員應於會前準備好座位名牌，可引導與會人員儘快就座，特別要注意主要領導人員和重要貴賓人員的座次位置；
二、茶水服務：會議開始後，人力行政人員應指定前台工作人員，每隔15—20分鐘添加茶水，根據與會人員飲水情況，自行調整添加茶水間隔時間；
三、維護會場秩序：保證會場內外安靜，注意會場周圍無關人員大聲喧譁或闖入會場內，影響會議正常進行；
四、內外聯繫、傳遞信息：做好內外聯繫及信息傳遞工作，包括會議進行中領導對外要辦的事項、外來人員電話接聽、重要日程安排及接待等事項。
第十條會議要求
一、請與會人員嚴格遵守會議時間，切勿遲到或無故早退；
二、會議主持人應把會議事項的進行順序與時間的分配預先告知與會人員；
三、會中，與會人員應及時關閉手機鈴聲，打開震動；請勿隨意打斷他人發言；急需接聽電話，須到場外接聽。
第六章會後工作
第十一條會議結束後，各部門應做好收尾工作。
一、會場清理：各部門使用後要及時關閉投影儀，視頻等設備，椅子及時歸位。行政部會後檢查並整理會場，保持會場清潔。清點會場設備，保證會場內設備完好。會議室使用完畢後，隨時關閉門、窗和全部設施、設備、電源，其實做好防火、防盜及其他安全工作；
二、會議紀要：由會議組織部門指定人員做好會議紀要，併成文由與會人員簽字確認；
三、貴賓接待工作：涉及會後接待用餐或接待用車，由責任部門陪同，行政部協助安排用餐及行程用車，直至接待工作結束。
第七章會議室的管理
第十二條會議室由行政部指定專人管理，各部門在使用會議室過程中，要保持衞生，禁止吸煙，愛護室內設備。會議室內的設備、工具、辦公用品未徵得公司同意，任何人不得隨意拿出會議室或挪作他用。
第十三條會議室的環境衞生由行政部安排專人打掃，要做好日常清潔工作。為保持公司形象，公司員工切勿將私人物品擺放於會議室。
第十四條如遇下班或節假日，會議室管理人員應做到門窗關閉、電源關閉，遙控器等小件物品應及時收納，做好防火、防盜安全工作。
第八章附則
第十五條本制度由行政部指定，經區域總經理審批，報批集團通過後生效。
第十六條本辦法的解釋權和修改權歸行政部所有。
第十七條其他內容
附件一：《會議室預約使用登記表》
附件二：《會議接待需求表》
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