在辦公室，你能在30秒內找到想要的任何物品嗎？其他人在你的辦公區域，能在30秒內找到他們需要的物品嗎？辦公室的5S管理，其目標就是去除所有多餘的物品，設立舉手可得的擺放模式，創建可視化且能高效辦公的工作環境。
什麼是5S管理？5S管理是起源於日本的一種比較優秀的管理方法，它的思路非常簡單樸素，針對企業中每位員工的日常行為方面提出要求，倡導從小事做起，力求使每位員工都養成事事“講究”的習慣，從而達到提高整體工作質量的目的。
5S的內容包括：“Seiki”（整理）、“Seiton”（整頓）、“Seiso”（清掃）“Seiketsu”（清潔）和“Shitsuke”（素養）。通過5S管理，治理“髒、亂、差”等不良現象，塑造乾淨整潔的工作環境，而且有助於提升企業整體的工作質量和生產效率。
整理（Seiki）就是把工作場所內的物品分為需要的和不需要的，把需要的和不需要的物品明確分開，並處理掉不需要的物品。我們的辦公場所，有電腦、電話、各類文件資料、各種辦公用品，還有您的個人用品等，如果整理不當，再寬敞的辦公環境也會變得狹小；文件櫃、辦公用品櫃雜亂無章法，會因雜物佔據空間而失去原有的使用價值；尋找資料、物品不方便，浪費時間；擺放無規範，盤點困難，容易導致成本核算失誤。所以現在開始整理吧，首先全面檢查你的辦公區域，包括桌面、抽屜、櫃架等區域，不管是看的見的地方還是看不見的地方，根據“需要”或者“不需要”標準，將所有文件資料、辦公用品、公私物品，統統整理一邊；把不需要的及時清理掉，把需要的按照使用的頻繁程度分類放置，方便拿取！例如豐田公司在推行5S管理時，原則上只保留每類一樣東西，其他的一律清除，或處理掉，或規範收存。
整頓（Seiton）是在整理之後，按照使用頻率，將留下的必需物品分門別類，規範放置，規範保管。將各類物品細化放置，哪些該放近些，哪些可以放遠些，哪些是經常需要的，總之要保證在最快的速度之內取得所需之物，通過最簡單的流程完成工作。有些文件是需要馬上轉發處理的，那我們就應該放在醒目的地方及時處理；文件架中有一排文件，有些是存放招聘資料的，有些是存放。
用心專注服務專業
培訓信息的，那麼為了拿取準確方便，可以通過標識記號給文件夾分類，然後按拿取的頻率擺放，這樣，所有物品的存放一目瞭然。當然，我們所説的放置規矩是因崗而定，因人而已的，根據個人工作的特點和性質，合理的放置所需之物。例如，辦公桌上的電話，有人習慣右手接聽，有人覺得左手接聽方便，那麼電話的放置肯定依照個人習慣擺放。再如：在一個工作現場，一位工人在用完扳手後將其放在離機器不遠的工作台上，而沒有放回指定地點，我們問他為什麼不放回固定地方，這位工人説“放在那裏我使用不方便”。由此我們可以得到啟發，讓員工本人決定所需物品的擺放，合理利用空間的同時，節約時間，提高工作效率。
清掃（Seiso）就是把工作場所清掃乾淨，保證工作場所幹淨、整潔的環境。流水不腐，户樞不蠹。及時打掃，消除污垢，才能保持工作場所幹淨、亮堂。現在我們的辦公區域每天都有專職的衞生清潔人員負責打掃；當然，各掃門前雪，個人的辦公區域還是需要自己親自整理打掃的。比如説，利用上班前十分鐘，清理乾淨自己的辦公區域，然後整理需要的文件資料、辦公用品，我們就可以清清爽爽地開始一天的工作了。心情不錯，工作也積極！
清潔（Seiketsu）就是維持上面的3S狀態，並將這些過程制度化、規範化，嚴格執行，定期檢查。我們可以從兩方面來理解清潔：一是表面化的面貌，個人穿戴整潔，辦公區域清潔；另一種是精神面貌，待人禮貌，同事間相互尊重，共建和諧文明的工作環境。我們可以充分利用上下班前後的十分鐘時間來完成這些工作：上班前穿戴整潔的`進入辦公室，清理辦公場所舒心工作，下班後，梳理一天的工作內容，有用的資料和沒用的資料，需要保留的和不需要保留的，整頓一番，井然有序的處理，輕鬆面對第二天的工作任務。
素養（Shitsuke）是5S最核心、最關鍵的。我公司“以人為本，科技為先”的企業文化理念，倡導人是企業的根本，沒有人員素質的提高，任何工作都無法順利有效開展。通過5S管理，培養員工良好的職業習慣，全面提高員工文明禮貌水準，按照規章制度做事。雖然5S管理能全面提升員工個人的素質和企業團隊的實力，但是持久的貫徹執行卻是不易的，這就需要公司領導帶頭，積極穩定5S管理所帶來的正面效果。
我們説，整理是為了改善企業的基礎；整頓是提高效率的基礎；清掃是為了保持良好的工作情緒，穩定品質；清潔是為了讓整理、整頓、清掃持續化，制度化、規範化；而素養是為了培養員工。
用心專注服務專業
主動積極的精神，營造好的團隊力量，養成良好的職業習慣。通過運用5S的管理方法，結合本公司的實際情況，靈活運用和創新，塑造企業良好的形象，提升企業內部的工作質量和效率，讓和諧融洽的管理氛圍，實現員工與企業的共同理想。
工作紀律
1、員工應自覺遵守勞動紀律，按時上下班，不準曠工、遲到、早退、工作時間不準擅離工作崗位和做與工作無關的事。
2、員工應無條件從工作分配、調動的指揮。
3、員工必須高度集中精力，認真負責地進行工作，把好工作質量關，節約原材料，愛護設備、工具等一切公共財物。
4、員工應自覺遵守文明生產、文明辦公的制度規定，經常保持工作地環境的整潔，維護企業良好形象。
5、員工應忠誠企業，保守本廠的技術、商務等機密。
考勤和請假制度
1、上下班作息時間，根據生產經營實際需要和季節變換，由厂部作出決定，併發書面通知執行。
2、考勤工作各部門自行負責進行。各部門負責人或負責人指定的考勤員，必須對考勤的正確性負責。
3、考勤內容包括：出勤、病事假、遲到、早退、曠工、工傷、加班、公出等項目。
4、考勤記錄表，由表勤員每天按時正點考勤，班中、班後考勤，並準確填好記錄表，經部門負責人簽字後，在次月二日前連同各種假條或有關證明，交財務作為核發資和扣罰款的考勤依據。
5、員工因病、因事請假，必須先提出書面申請，經所在部門負責人審核批准（急病、急事可事後補辦請假手續），假期不發工資、午餐補貼。
6、員工因工受傷，需要休息，必須由事故發生部門寫出書面報告，經廠辦公室審核，確定工傷性質和傷殘程度，報請廠長同意簽字後，方可按工傷有關規定處理。
7、凡未按上規定辦妥請假手續而不上班者，一概以曠工論處。
獎懲制度
本廠對全體員工實行有功者獎，有過者罰，獎罰分明制度。獎勵堅持精神鼓勵和物質鼓勵相結合的辦法。對犯有過失的員工，堅持思想教育和處罰相結合的原則。
對於有下列十個方面的有功員工，給予一次性獎勵和經常性獎勵：
1、對本廠各方面工作能提出合理化有價值的意見建議，經審核評定，確能給企業生產經營，管理帶來實際效益的，予以一次性獎勵；
2、為本廠研製、開發適合市場的新產品、新項目做出顯著成績的，予以一次性獎勵；
3、為本廠產品打開市場銷路，對產品銷售增長做出積極貢獻的，予以一次性獎勵；
4、為維護本廠利益，在對外經濟活動中能一次性為公司節約資金3000元以上或換回經濟損失5000元以上的，經核實確有其事，予以一次性獎勵；
5、對提出並實施重大技術革新，經評定，確具有實用價值，能節約資金或提高效率的，予以一次性獎勵。
6、為樹立社會正氣，企業形象，維護企業聲譽，而身心受到傷害的，予以一次性獎勵。
7、為保護公共財產，防止或者搶救事故有功，使國家和本廠利益免受重在損失的，予以一次性獎勵。
8、對一貫忠於職守，積極負責，廉潔奉公，捨己為人，事蹟突出的，予以一次性獎勵；
9、在完成生產任務或工作任務、提高產品質量或者服務質量方面，做出顯著成績的，予以一次性或經常性獎勵；
10、其他應當給予獎勵的。
一次性獎勵分為記功，授予先進生產（工作）者等，在給予上述獎勵時，同時發給一次性獎金，獎金最低不少於100元，最高不封頂。經常性獎勵以發給獎金體現，獎金最低不小於50元，最高為1000元。
對犯有過失行為的員工，視情節輕重，給予經濟處罰和行政處分。經濟處罰分為罰款，賠償經濟損失。行政處分分為警告、記過、記大過、撤職、辭退、開除。對於員工的行政處分，必須在弄清事實、取得證據的基礎上，按規定審報程序辦理。
對犯有以下過失行為的員工，分別給予以下罰款和賠償經濟損失的處罰。
1、以犯有以下過失行為的員工，每發現一次罰款10元：
上班遲到、早退或中途溜號在一小時之內的（超過一小時作曠工半天論處，超過四小時作曠工一天論處）；
穿拖鞋或赤膊上班的；
工作時有非工作性竄崗、脱崗或有嘻鬧、閒談、看無關書報行為的；
在要求禁煙的倉庫等地隨便吸煙的；
亂丟煙蒂、果殼、紙屑；亂倒飯、菜、茶葉、亂扔雜物，隨地吐痰等影響環境衞生的；
攀折、損壞、挪用廠區樹木、花草的；廁所、浴室、洗盥處用水後龍頭不關的
未經批准擅自留宿外來人員的；
在員工宿舍私拉電線、安裝電路、新加插座，不按時熄燈的；在營銷和對外交往中，工作態度粗暴，有投訴反映並經核查確有其事的；
有違反工藝操作規程和安全生產管理制度行為，但未造成不良後果的。
2、對犯有以下過失行為的員工，每發現一次，罰款20元；當月上班遲到，早退累計已達到三次，第三次及其以上的；
曠工半天的：工作器具、倉庫材料、機電另部件等，不按規定存放的；
非電工人員，亂拉、亂開用電設備的；
非本設備操作人員，擅自動用該設備的；
在本廠範圍內幹私活的；
上班時睡覺、喝酒的（業務接待例外）；
多次違反工藝操作規程的安全生產管理制度，或違反情節嚴重，但未造成不良後果的；
在員工宿舍使用電爐及功率較大的電器具以及明火的；
門衞當班不嚴格執行門衞制度和巡查制度的。
3、對犯有以下過失行為的員工，處予50—200元的罰款；
（1）曠工一天的；
（2）謊報虛報考勤的；
（3）在禁煙禁火區未經主管領導同意，擅自明火的；
（4）非緊急情況，未經主管領導同意，動用消防器材的；
（5）非駕駛員或無證開剷車、汽車的；
（6）隨意挪用、損壞設備或安全器材的；
（7）有賭博或打架鬥毆行為的；
（8）有損害本廠利益泄露或出賣商務、技術機密行為，及對有可能或已經發生的損害本廠利益和聲譽的情況知情不報或隱瞞實情的；
（9）因工作失職，造成財產受損或失竊500元以下的；
（10）發生產品的質量事故，造成廢品或其他經濟損失在500元以下的；
（11）違反工藝操作規程和安全產管理制度，發生人身傷害或其他經濟損失500元以下的各類責任事故的；
（12）佔用、挪用本廠原材料、設備、工具、上班幹私活的；
對違反（7）（8）（9）（10）（11）（12）各條的，還可酌情同時給予賠償經濟損失的處分。
對以下嚴重違反勞動紀律的規章制度的員工，可酌情給予警告、記過、撤職、辭退、開除的行政處分，對情節特別嚴重的，可送交公交、司法機關處理。
1、有賭博行為，受罰款教育後仍不改的；
2、有行兇鬥毆、盜竊及其他違法行為的；
3、損害企業形象的社會公德，給社會、本廠及他人造成不良影響或損害的；
4、擅自挪用本廠資金和財產、經教育不及時歸還的；
5、玩忽職守，造成事故，使本廠財產或員工生命蒙受嚴重損失的；
6、無故曠工，經教育不改的；
7、經營違反本廠規章制度，屢教不改的；
8、有意損害公共財物的；
9、偷竊本廠、同事或客户錢物的；
10、觸犯國家刑事法律的；
11、無理取鬧或不服從工作分配的調動、指揮而影響生產秩序、工作秩序、生活秩序和社會秩序的；
12、工作不負責任，產品廢品，損害設備工具、浪費原材料、能源，造成嚴重經濟損失的；
13、泄露或出賣商務，技術機密，使本廠經濟和聲譽蒙受重大損失的。
在給予上述行政處分時，可同時給予一次性罰款或降薪處理。
1整理：將工作場所中的任何物品區分為必要的與不必要的，必要的留下來，不必要的物品徹底清除。
2整頓：必要的東西分門別類依規定的位置放置，擺放整齊，明確數量，加一標示。
3清掃：清除工作場所內的髒污，並防止髒污的發生，保持工作場所幹淨亮麗。4清潔：將上面的3S制度化、規範化，並貫徹執行及維持提升。5素養：人人養成好習慣，依規定行事，培養積極進取的精神
5S辦公室管理的意義：
1．提高企業形象
2．提高工作效率
3．提高庫存週轉率
4．減少差錯和失誤
5．加強安全，減少安全隱患
6．養成節約的習慣，降低企業成本
7．改善企業精神面貌，形成良好企業文化
為了給工廠站員工創造一個乾淨、整潔、舒適的工作場所和空間環境，營造公司特有的企業文化氛圍，達到提高員工素養、公司整體形象和管理水平的目的，特制訂本制度。本制度適用於工廠站全體員工。
一、整理
工廠站整理：
1、工廠站5S管理由部門負責人負責，職責是負責5S的組織落實和開展工作。應按照5S整理、整頓的要求，結合工廠站的實際情況，對物品進行定置，確定現場物品貯存位置及貯存量的限額，並於堅決執行。日後如需變動，應經工廠站領導小組批准，同時要及時更改定置標識。
2、上班前工廠站員工應及時清理本崗責任區通道（有用的物品不能長時間堆放，垃圾要及時清理），擺放的物品不能超出通道，確保通道暢通整潔。
3、設備保持清潔，材料堆放整齊。
4、近日用的物品擺放料架，經常不用的物品存倉庫。
5、工作台面物品擺放整齊，便於取用。各工序都要按照定置標示，整齊地擺放物件，包括工具、半成品、原材物料和報表等，不能隨意擺放。
二、整頓
工廠站整頓：
1、設備、機車有保養，擺放整齊、乾淨、最佳狀態。
2、工具有保養，有定位放置，採用目視管理。結合工廠站的實際情況，對工具進行定置，確定現場物品貯存位置及貯存量的限額，並於堅決執行。日後如需變動，應經工廠站領導小組批准，同時要及時更改定置標識。
3、所有公共通道、走廊、樓梯應保持地面整潔，牆壁、天花板、窗户、照明燈、門、窗户無蜘蛛網、無積塵。
5、管理看板應保持整潔。
6、工廠站垃圾、廢品清理。（各班組按劃分規定處理）
三、清掃
工廠站清掃：
1、公共通道要保持地面乾淨、光亮。
2、作業場所物品放置歸位，整齊有序。
3、窗、牆、地板保持乾淨亮麗；垃圾或廢舊設備應及時處理，不得隨處堆放。
4、設備、工具、使用中有防止不乾淨措施，並隨時清理。
5、工廠站員工要及時清掃劃分區域衞生，確保乾淨、整潔。
四、清潔
徹底落實前面的整理、整頓、清掃工作，通過定期及不定期的檢查以及利用文化宣傳活動，保持公司整體5S意識。
五、素養
工廠站所有員工應自覺遵守《公司員工手冊》和《工廠站5S管理制度》等有關規定。
1、5S活動每日堅持且效果明顯。
2、遵守公司管理規定，發揚主動精神和團隊精神。
3、時間觀念強，下達的任務能夠在約定時間前做好。
5 S概念
整理：將工作場所中的任何物品區分為必要的與不必要的，必要的留下來，不必要的物品徹底清除。
整頓：必要的東西分門別類依規定的位置放置，擺放整齊，明確數量，加一標示。
清掃：清除工作場所內的髒污，並防止髒污的發生，保持工作場所幹淨亮麗。
清潔：將上面的3S制度化、規範化，並貫徹執行及維持提升。
素養：人人養成好習慣，依規定行事，培養積極進取的精神。
鐵路工廠站
辦公室“5S”推行標準
一、辦公室整體標準
1、辦公室桌、椅物品擺放有序。
2、垃圾簍擺放在辦公桌左下角，垃圾不超過垃圾簍三分之二。 3.辦公人員按規定着裝整齊，工作態度良好（無談天、説笑、看小説、打瞌睡、吃東西情況）。
4、辦公設備隨時保持正常狀態，無故障物。
5、文件傳閲有記錄；接電話人不在，有“留話備忘”來聯絡。
二、辦公桌擺放標準
1、按星型擺放，3個或4個辦公桌模式。
2、地面除地插外無其它電線、插座，電話線，電源線固定得當。 3.區域內無沒用物品和未標識物品。
4、白天辦公桌上只有一類文件（下班後無任何文件在桌面）。 5.辦公文具擺放整齊。 6.辦公桌抽屜內物品整齊。 7.辦公桌面無灰塵。 8.辦公室內無多餘辦公桌。
三、文件櫃擺放標準
1、文件櫃統一放在辦公室的隔牆兩面，距窗口60公分，靠牆的辦公室可將文件櫃靠牆擺放。
2、所有文件櫃有標識（部內和文件櫃內容）。
3、所有文件和其位置有標識。 4.所有文件清單內容適時。
5、文件櫃內沒有任何無用或未標識名稱的物品。 6.每一個文件夾都有一個目錄
7、外部門人員能在5分鐘內找到所需文件
四、信息顯示板粘貼標準
1、內容固定的文件過塑後粘貼。
2、使用標準目視板，有部門名稱。 3.臨時性文件粘貼位置要有標識。 4.臨時性文件內容及時更新。 5.公告欄沒有過期的公告物品。 6.報架上報紙整齊排放。
五、計算機信息標準
1、所有文件名稱用中文命名，並具有解釋性。
2、所有電腦按標準設置開機密碼，由網絡管理員統一管理。 3.所有文件都在相應的文件夾中，根目錄下不許直接存在文件。 4.計算機內不許存在與工作無關的軟件。
5、未經公司網絡管理員和部門領導同意，禁止私自安裝任何軟、硬件。
六、文件櫃擺放標準
1、文件櫃統一放在辦公室的隔牆兩面，距窗口60公分，靠牆的辦公室可將文件櫃靠牆擺放。
2、所有文件櫃有標識（部內和文件櫃內容）。 3.所有文件和其位置有標識。 4.所有文件清單內容適時
5、文件櫃內沒有任何無用或未標識名稱的物品。 6.每一個文件夾都有一個目錄
7、外部門人員能在5分鐘內找到所需文件
1、整理：將工作場所中的。任何物品區分為必要的與不必要的，必要的留下來，不必要的物品徹底清除。
2、整頓：必要的東西分門別類依規定的位置放置，擺放整齊，明確數量，加一標示。
3、清掃：清除工作場所內的髒污，並防止髒污的發生，保持工作場所幹淨亮麗。
4、清潔：將上面的3S制度化、規範化，並貫徹執行及維持提升。
5、素養：人人養成好習慣，依規定行事，培養積極進取的精神
5S辦公室管理的意義：
1．提高企業形象
2．提高工作效率
3．提高庫存週轉率
4．減少差錯和失誤
5．加強安全，減少安全隱患
6．養成節約的習慣，降低企業成本
7．改善企業精神面貌，形成良好企業文化
5s內容：
1、整理：將工作場所中的任何物品區分為必要的與不必要的，必要的留下來，不必要的物品徹底清除。
2、整頓：必要的東西分門別類依規定的位置放置，擺放整齊，明確數量，加一標示。
3、清掃：清除工作場所內的髒污，並防止髒污的發生，保持工作場所幹淨亮麗。
4、清潔：將上面的3S制度化、規範化，並貫徹執行及維持提升。
5、素養：人人養成好習慣，依規定行事，培養積極進取的精神。
辦公室5s要點清理
a、將不再使用的文件資料、工具清理掉。
b、將長期不使用的文件資料按編號歸類放置指定文具櫃。 c、將常使用的文件資料放置就近位置。
d、將正在使用的文件資料分未處理、正處理、已處理三類。 e、將辦公用品擺放整齊。
f、枱面、抽屜最低限度的擺放。
整理
辦公桌、辦公用品、文具櫃等放置要有規劃和標識。辦公用品和文件放置要整齊有序。
文件處理完後均要放入文件夾，且要擺防整齊。
文件夾要有相應的標識，每份文件都應有相應的編號。辦公桌及抽屜整齊、不雜亂。私人物品放置於規定位置。電腦線用綁帶紮起，不零亂。
清潔
將地面、牆、天花板、門窗、辦公枱等打掃乾淨。辦公用品擦洗乾淨。文件記錄破損處修補好。辦公室通風，光線充足。沒有噪音和其他污染。
維持
每天上下班花10分鐘做好5S工作。
隨時自我檢查，互相檢查，定期或不定期進行檢查。對不符合的情況及時糾正。
清理、整理、清潔保持得非常好。
佩帶工卡，衣着整潔得體，儀容整齊大方。言談舉止文明有禮，對人熱情大方。工作精神飽滿。
有團隊合作精神，互相幫助，積極參加5S活動。時間觀念強
搬運東西時小心輕放。
第一條總則
為了給員工創造一個乾淨、整潔、舒適、合理的工作場所和空間環境，使公司辦公管理及文化建設提升到一個新層次，特制定如下制度。
第二條本制度適用於全體員工。
第三條整理
1、每月對文件（包括電子文檔）作盤點，把文件分為必要（有效）和不要（過期無效）的，不要的全部銷燬。必要文件交祕書部送檔案室歸檔。
2、每月對錶單記錄（包括電子文檔）作盤點，盤點後的有效表單記錄統一交祕書部送檔案室歸檔。
3、對所轄區域的物品、設備、空間做盤點，並區分其“要”和“不要”；
分類如下：
1）設備：電腦、打印機、文具、書籍等；
2）空間：櫃架、桌椅、儲物箱等。
3）物品：個人用品、裝飾品
4、依據《必要品的使用頻率和常用程度基準表》決定物品的“要”與“不要”；
5、“不要”物品經各部門主管判定後，集中報廢或拍賣；
第四條整頓卡座區整頓：
1、辦公桌：桌面除文件、電腦、口杯、電話、文具外，不允許放其他物品；文具必須豎放。辦公用品一般的常用品：筆、訂書機、塗改液、即時帖、便條紙、橡皮、計算器，可以集中放在辦公桌的一定區域內，電腦線、網線、電話線有序放置；人離開半小時以上應將桌面收拾乾淨。
2、抽屜：抽屜裏儘量不放辦公用品。最下層抽屜可以放A4的文件、資料；把這個空間從充分利用起來，可以放下面這些東西：個人的東西、
個人的參考資料（文件夾、辭典、手冊、商品目錄等）、文件卷宗（各種信息、草擬的文件材料等）、空白稿紙、不常使用的文具等。
3、坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人離開時椅子調正，離開半個小時以上，椅子應放回桌洞內；
4、電腦：電腦置寫字枱左前角，豎式主機置桌面下；
5、卡座屏風：內外側不允許有任何張貼；
6、垃圾簍：罩塑料袋，置寫字枱下右前角；
7、桌洞下不得堆積雜物。
8、外衣手袋：請置掛於衣帽間或抽屜內，嚴禁隨意放在辦公桌椅上。
辦公室整頓：
1、辦公室：桌面除公司購置案頭用品、文件盒、筆筒、文件、電腦外無其他物品；
2、抽屜：同卡座區規範；
3、電腦：桌面呈45度角貼牆放置，豎式主機置桌面下；
4、垃圾簍：置於桌後；
5、飲水機：放指定地點，不得隨意移動；
6、報刊：必須上報架，或閲完後放入辦公桌內；
7、外衣手袋：同卡座區規範
文件、資料管理整頓：
1、檔案管理依據《集團檔案管理制度》執行
2、將文件按照待處理、處理中和已處理分類放置，此外還有機密類文件。根據應用情況應將分為每日必用、常用和常不用三種，常不用的文件要儘快處置；
3、硬盤裏的電子文檔、資料分類必須條理清晰，電子文件需要永久、長期保存的，應形成紙質和辦公軟件等雙套介質材料歸檔保存；
4、儲存公用信息的軟盤採取保護措施，使大家都自覺地小心使用。並且為了明確存儲在硬盤和軟盤裏的信息聯繫，建議在軟盤的標籤上註明題目。還要把軟盤分類。修改以後，一定要註明標題、日期。同時軟盤也應該像保存文件一樣，保存在專用的夾子裏。
信件、電子郵件（OA）整頓：
1、做一個臨時性的信夾，把不能立即處理的信件放在裏面，必須保存的東西則放在信件保存冊裏；
2、辦公自動化裏面重要郵件應該及時備份；電腦硬盤中應專門建立一個文件夾，不能處理的郵件存放在裏面；
3、為了減輕服務器負擔，提高響應速度，辦公自動化中已看郵件不要超過一定數量，經理、處長不得超過100封，部長不得超過50封，員工不得超過20封。系統管理員不定期抽查。
第五條清掃
公司新辦公樓有專門的保潔人員，公共區域（如通道、樓梯）不需清掃，清掃的對象主要是個人辦公區域：桌面，桌洞；辦公設備：電腦、傳真機、複印機、打印機等等。
第六條清潔
落實整理、整頓、清掃工作。
1、徹底落實前面的整理、整頓、清掃工作。
2、利用文化宣傳活動，保持新鮮活躍的活動氣氛
保持5S意識
第七條素養
遵守《集團員工手冊》有關規定
遵守《公司日常管理規定》
素養巡查
行政部每天兩次例行巡查（早晨、中午）
每月底5S推行委員會對整個公司的5S執行情況進行檢查
5S推行委員會主任委員對公司不定期巡查
獎懲條例
採取記分制，每人每月基準分100分，凡違反上述整理、整頓、清掃管理規範一次者扣5分，違反《公司日常管理規定》者扣10分。
行政部每天進行檢查，對違規者在辦公自動化上予以公佈。月末進行統計，對被扣5分者給予警告處分，被扣10分者扣發當月工資50元，15分者100元，以此類推。
每月各公司、處室的所有員工得分的平均分作為各公司、處室每月得分，對連續兩個月排名第一名的公司、處室的員工給予當月平均獎金10%的獎勵；對連續兩個月排名最後的公司、處室的員工扣發當月平均獎金的10%。
年終將每位員工每月得分相加，得分最高者評為“5S先進個人”給予精神、物質獎勵。
辦公室5s檢查標準
一、整理扔掉廢棄物
1、將不再使用的文件資料或破舊書籍、過期報紙等按公司要求的方式廢棄。
2、將不經常使用的文件資料進行分類編號整齊存放於文件櫃中。
3、將經常使用的文件資料進行分類整理，整齊放於辦公桌抽屜或長櫃中。
4、將正在使用的文件資料分為待處理、正處理、已處理三類，整齊放於辦公桌面或長櫃上，做到需要的文件資料能快速找到。
5、將工作服、洗澡用品等按類別整齊放於更衣櫃中，無更衣櫃的，應將工作服等個人用品放於合適的位置，以不影響整體美觀為宜。
6、櫃(櫥)頂物品擺放要整齊美觀，窗台上、暖氣上禁止擺放任何物品。
二、整頓擺放整齊1、辦公桌、椅、櫃(櫥)、衣架、報架、盆架等物品放置要規劃有序，佈局美觀。
2、辦公桌面可放置辦公設施、枱曆、文件夾、正在使用的文件、票據、電話、茶杯等物品，要求放置整齊有序。
3、辦公桌擋板、辦公椅上禁止搭掛任何物品。
4、筆、墨、橡皮、尺子等辦公用具整齊放於桌面一側或抽屜中。
5、辦公桌面、辦公桌抽屜內物品應整齊有序、分類放置，沒有作廢或與工作無關的物品，如抹布、個人物品、報紙等。
6、報紙、雜誌等閲讀資料看完後要收起，需要留存的整齊放於文件櫃內或報架上。
7、暖壺、茶杯可在矮櫥上整齊放置，不具備條件的可整齊放於地面一側；茶葉桶應整齊放於辦公桌抽屜一側。
8、辦公室內電器線路走向規範、美觀，電腦線不凌亂。
三、清掃打掃乾淨
1、辦公室門要裏外清潔，門框上無灰塵。
2、地面及四周踢角乾淨，要顯露本色，無灰塵、污跡。
3、室內牆壁及屋頂每週清掃一次，做到無污染、無爆皮、無蜘蛛網；牆上不許亂貼、亂畫、亂掛、亂釘。
4、窗玻璃乾淨透明，無水跡、雨跡、污跡；窗框潔淨無污跡；窗台無雜物、無灰塵；門玻璃乾淨透亮，不掛貼報紙和門簾。
5、窗簾整齊潔淨、無灰塵，懸掛整齊。
6、暖氣片、暖氣管道上無塵土，不搭放任何物品。
7、燈具、電扇、空調、微機、打印機等電器，表面潔淨，無灰塵；各種電器開關、線路無灰塵、無安全隱患。
8、文件櫃頂、表面要保持潔淨、無灰塵、無污跡，櫃內各種資料、票據分類整齊存放，並根據資料內容統一標識。
9、更衣櫃內物品分類擺放，要求工作服、毛巾等個人用品疊放整齊；櫃內、櫃外、櫃頂保持潔淨、無灰塵、無雜物；並按使用者進行標識。
10、辦公桌面、擋板內外、長櫃內外應保持潔淨、無灰塵、無污跡。
11、電話要擦拭乾淨，整齊放於辦公桌橫板處或辦公桌面；電話線要整齊有序，不凌亂。
12、垃圾筐要及時傾倒，不能裝的太滿；門後禁止存放垃圾；條帚、墩布、簸箕等清潔用具整齊放於門後；抹布可疊好放於盆架上，或整齊搭掛於門後。
四、清潔保持整潔，持之以恆
1、每天上班前對自己的衞生區進行清掃。
2、上班時間隨時保持。
3、自我檢查，對發現的不符合項隨時整改。
4、下班前整理好當天的資料、文件、票據，分類歸檔。
5、下班後整理辦公桌上的物品，放置整齊；整理好個人物品，定置存放。
五、素養人員保持良好精神面貌
1、上班時間佩帶上崗證，穿戴整潔的工作服，儀容整齊大方。
2、言談舉止文明有禮，對人熱情大方，不大聲喧譁。
3、工作時精神飽滿，樂於助人。
4、工作安排科學有序，時間觀念強。
5、不串崗、不聚眾聊天。注:以上標準是部門自查的依據，也是管理部、5s小組對部室檢查和先進部室評選的依據。對於檢查出的不合格項，將按照規定對相關責任人或單位進行處罰。
1、整理要求：
（1）辦公桌上沒有與工作無關物品放置。
（2）工作中的相關文件、記錄分類擺放整齊、填寫清楚無誤。
（3）地面沒有紙屑、雜物等。
（4）文件夾明確標識，整齊放置。
（5）標識牌懸掛端正，位置正確。
（6）私人物品放在抽屜，不得有貴重物品。
（7）電腦、電器等的電源線都束好，不雜亂無章拋落在地上。
（8）沒有説笑打鬧現象。
2、整頓要求：
（1）公標識與實際相一致。
（2）文件、記錄的存放按不同內容分開存放並詳細註明，檔案櫃貼有標籤。
（3）工作區內的凳子擺放整齊，不用時放回桌洞內。
（4）通道上沒有放置物品。
3、清掃要求：
（1）地面無灰塵，無碎屑、紙屑等雜物。
（2）牆角、電腦等下面為重點清掃區，保持乾淨。
（3）地面上沾染的贓物及時清洗乾淨。
4、清潔要求：
辦公區衞生設有專門的保潔人員，公共區域的通道、樓梯、衞生間及各辦公室地面由公司安排的保潔人員打掃；其餘衞生由各科室負責人安排值班打掃，特別是公用設備的整齊整潔；個人辦公區域衞生各自負責。
（1）辦公桌、門窗等無灰塵、無油污。
（2）地面保持無灰塵、無油污。
（3）清潔用具保持乾淨。
（4）不做與工作無關的事。
（5）嚴格遵守執行公司的各項規章制度。
（6）按時上下班，按時打卡，不早退，不遲到，不曠工。
（7）桌面文具、文件擺放整齊有序。
（8）桌面物品都是必需品；傳真機、複印機內紙張齊備，並準備費紙箱。
（9）電源、線路、開關、插座沒有異常現象出現。
（10）辦公桌、電腦及其它辦公設施乾淨無塵。
5、素養要求：
（1）按規定穿戴服裝。
（2）對上級及來賓保持禮儀。
（3）不隨地吐痰，不隨便亂拋垃圾，看見垃圾及時收好。
（4）上班時間不進食，如早餐零食等。
（5）上班時間不看報紙、雜誌等與工作無關的刊物。
（6）各科室下班後必須鎖好門窗。
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