某科技有限公司財務報銷制度

某科技有限公司財務報銷制度

一.範圍

1.1為加強公司內部管理，規範統一財務報銷行為，合理控制費用支出，特制定本制度。

1.2本制度根據公司實際情況，將財務報銷分為日常費用、差旅費、業務費等。

1.3 上述報銷單據由主辦會計審核後，出納會計收集，集中報總經理審批，報銷人到出納處集中領款。

1.4本制度適用於公司所有員工。

二.借支管理流程及規定

2. 借款流程

2.1借款人提出申請，填寫借款單，經部門負責人審批、總經理籤批後，到財務出納處領取借款，原則上借款不可超出員工本人工資兩倍。

2.2借款當事人辦完相關業務後，應及時歸還借款，或按公司費用報銷相關規定進行報銷，及時衝減個人借款，報銷時必須保證首先100%衝抵借款。

2.3仍有未歸還借款的當事人嚴禁再行借款，三個月後未歸還或衝抵的個人借款在報請公司總經理同意後，從其本人工資中予以扣除，當月工資不足於歸還借款的，在以後月份的工資中予以扣除抵賬，直至將個人借款歸還完畢。

2.4誰借款誰銷賬，不允許代替銷賬。

2.5借款人按規定填寫《借款單》（在出納會計處領取），註明借款事由、借款金額（大小寫完全一致，不得塗改）。

2.6借支流程

經辦人填寫《借款單》→所在部門經理審核簽字→總經理審批→財務部會計審核簽字→憑單據向出納領款。

三.日常費用報銷流程及規定

3.1報銷必須及時，相關費用發生5日內辦理報銷手續。

3.2單據報銷封面必須填寫完整，簡要説明報銷內容，大小寫相符，註明所附單據及附件，單據粘貼整齊規範。

3.3費用報銷必須有正規發票，若無發票必須經過部門領導同意，寫清情況説明並用其他發票補齊（餐飲票不可）註明項目名稱發票涉及業務內容完整且不得塗改，金額計算正確，大小寫相符，發票抬頭統一開成公司名稱。

3.4公司購買辦公用品應由行政人事部確定的定點供應商中採購，各部門填寫《辦公用品申請單》報計劃給行政人事部後，行政人事部根據實際需要，合理採購。採購前填寫《用款申請單》或在釘釘中申請按報銷流程付款（掛經辦人賬）經辦人在貨到後辦理好入庫手續，報銷時除發票外還需提供銷貨清單和驗收單或入庫單衝賬。

3.5公司購買辦公設備和其它材料等應由所在部門填寫《採購申請單》報部門經理審核，經總經理審批後交由行政人事部備案，可自行採購，報銷時必須同時遞交《採購申請單》。

3.6財務報銷流程

經辦人填寫《費用報銷單》→所在部門經理審核（費用合理性）→財務部會計審核（1已清的，審核通過；2前借款未清，先清後借；）→總經理審批→出納付款，也可在釘釘中申請。

四．差旅費報銷流程及規定

4.1 差旅費是公司員工因公務臨時到贛州中心城區以外地區出差，所發生的城市間交通費、住宿費、餐費補助和交通補助等支出。（補助標準詳見附件一）

4.2出差必須按規定報經有關領導同意，從嚴控制出差人數和天數；嚴格差旅費預算管理，控制差旅費支出規模；嚴禁無明確公務目的的差旅活動。

4.3員工出差前應填寫《出差審批單》，待審批完成後，方可出差，無法及時申請的應事前請示，並在歸來時補辦手續。出差前應將已審批《出差審批單》出示並告知行政人事部，也可在釘釘中申請，並抄送行政人事部。報銷時作為依據。

4.4出差人員如預借差旅費，應填寫《借款單》，待審批流程完成後，方可辦理借款手續。依照“前款不清、後賬不借”的原則辦理。

4.5出差應注意節約就儉，同性別雙人必須宿同一房間。

4.6住宿費憑正式發票報銷，超過標準部分全部自理。

4.7出差申請

員工出差前，應填寫出差申請單，由部門經理、及總經理簽字後方可出差，也可在釘釘中申請，無出差申請單的出差，財務部一律不給報銷相關差旅費。

4.8出差紀律：

4.8.1所有人員出差應本着“效率、節約”兼顧的原則選擇恰當的交通工具，原則上首選火車、汽車等交通工具出行。

4.8.2員工出差期間，未經批准繞道旅遊或者回家的，繞道部分的車船費及非因工作需要參觀而開支的一切費用，均由個人承擔，繞道期間公司不再支付出差補助費，繞道所佔用的工作時間按相關人事制度辦理。

4.9 其他規定

4.9.1員工出差原則上不安排外地招待活動，也不允許有其他雜費產生，特殊情況確需發生額外費用的應提前請示，事後補辦審批手續，發生招待費用的不享受餐費補助。

4.9.2出差人員應認真、據實填寫差旅費報銷單，出差路線、天數、人數、住宿天數、人數、地點等要素，要與車船票、住宿票等有關票據相符，不得弄虛作假。報銷單據需粘貼整齊，保證原始單據整潔、清楚，報銷單據項目填寫齊全，印章清晰，無塗改痕跡。差旅費報銷單經部門負責人審籤，財務審核後並經總經理簽字後方可報銷。

4.9.3出差人員應妥善管理出差票據，如發生不可抗拒因素毀損的，由出差人員寫出書面申請經部門負責人和分管領導籤批後可以報銷；發生不屬不可抗拒因素毀損的，出差費用不再進行補報。

4.9.4因出差任務變化而發生的退票手續費，出差人員應報經領導簽字批准後，方可報銷。

4.9.5因工作需要全程陪同外單位人員出差，經總經理批准後可據實報銷。

4.10 補充規定

1）外出參加會議，會議費用中包括食宿時不再享受食住費用，只享受交通費。會議費用中不含食宿時，按前述標準予以補助。

2）外出學習人員住宿費、交通費以及差旅餐費實報實銷，不享受補助標準。

3）自帶車輛長途出差的，符合私車公用管理條件的，按私車公用制度報銷，所乘人員不再享受交通補助。

4）餐費：員工出差餐費按實際天數計發。出差人員外出期間，由行政人事部及財務在核準後發放每月交通餐費津貼時扣除出差期間的餐費津貼。

4.11 出差報銷流程

經辦人填寫《出差申請單》→部門經理審核簽字→總經理審核簽字→經辦人填寫《差旅費報銷單》→部門經理審核簽字→行政人事部審核簽字→財務部審核簽字→總經理審批→出納付款

五.私車公用管理報銷流程及規定

5.1私車公用的解釋

因公司工作需要，徵用員工私人產權車輛外出辦理公務的行為。

5.2私車公用的範圍

在下列情況下，可以申請私車公用：

1）發生緊急工作情況的；

2）公務目的地為多個的；

3）多人（3人或以上）參與公務活動的；

4）經領導批准在本市辦理業務的；

5）省內200公里以內，超過200公里以上不允許私車公用。總經理批准除外。

5.3私車公用的申請及審批

1）私車公用出車前，應填寫《私車公用申請單》，先由部門負責人複核、行政人事部分管領導簽署意見後，報總經理審批。也可在釘釘中申請。

5.4私車公用的費用核算

1）私車公用出車返回後，需填寫《私車公用費用結算單》，按要求報批。

2）私車公用車公里費用計算

高速適用，報銷時填寫《私車公用費用結算單》：

（1）排氣量在2.0以上的（含2.0）

車公里費=行駛里程*1元/KM

(2)排氣量在2.0以下的

車公里費=行駛里程*0.7元/KM

(3)市區適用，報銷時填寫《市內交通明細單》：

車公里費=行駛里程*1元/KM

3）“實際運行公里數”的計算：

（1）出車前、後應核抄里程錶拍照，發給行政人事部。

（2）若時間緊急，出車前未能及時核抄里程錶的，以高速優先為主，實際用車“實際運行公里數”百度地圖“駕車”模式的“最少時間”模塊核算出起止地點公里數作為實際用車裏程數，超出上限的燃油費不予報銷。

4）過路過橋費、停車費據實報銷。

5）私車公用車同車人員不享受交通補助，行政人事部根據出差天數核發“餐費補助”，“餐費補助”辦法執行公司統一規定標準和管理辦法。

6）報銷人員應提供正規有效的汽油費、停車費、過路過橋費等發票，到財務部辦理報銷手續。

5.6私車公用的管理

1）私車公用需是員工自覺自願的行為,並須簽定安全責任承諾書（見附件二）；

2）私車公用駕駛人要有熟練的駕車技術，要求駕齡在兩年以上；

3）申請私車公用的經辦部門及經辦人，要據實填寫申請單及結算單，不準弄虛作假欺瞞公司，否則不予報銷相關費用，並給予警告批評；

4）私車公用的駕駛人需確保駕駛證、行駛證、車輛保險（含第三方責任險和駕駛險）等證件的齊全，並保證所有證件在有效期內，否則由此產生的一切後果均由本人自行承擔；

5）私車公用的車輛必須辦理車輛保險，如交強險、商業險等，保險費由車主交納；

6）私車公用車輛的購置税、年檢費、維修費、折舊費等均由車主交納；

7）私車公用駕駛人必須自覺遵守國家、省、市頒發的交通法律法規，服從交通管理部門的指揮和檢查，文明行車，嚴禁酒後駕車，確保行車安全。對於違反交通法律法規而產生的相關處罰和造成的一切損失均由駕駛員本人承擔；

5.7報銷流程

經辦人填寫《私車公用費用結算單》或《市內交通費用明細單》→部門經理審核簽字→行政人事部審核簽字→財務部門審核簽字→總經理審批→出納付款

六．市內交通費報銷流程及規定

6.1員工外出市內辦事，提倡乘坐公共汽車。各部門應做好自覺用車和節約費用的工作，對於各部門經常辦理業務的地點，應提前熟悉公交路線，行政人事部應備用適量的公交卡。

6.2因特殊情況不能乘坐公交車的，可乘坐出租車，報銷時註明原因。

6.3在沒有公交車情況下，辦理以下公務可以申請乘坐出租車：

（1）提取、攜帶大量現金外出辦事；

（2）攜帶、領取大件物品；

（3）晚間加班或送車返家，無公交車可乘；

（4）公司領導交辦的緊急公務。

6.5 出差期間發生的公務交通費用應隨差旅費一同報銷。

6.6報銷人和部門負責人對公務交通費的真實性負責，一旦發現弄虛作假，按照虛假金額的雙倍對申請人和部門負責人進行處罰。

6.7報銷流程

經辦人填寫《市內交通費用明細單》→部門經理審核簽字→行政人事部審核簽字→財務部門審核簽字→總經理審批→出納付款

七．網銀轉賬支出報銷流程及規定

7.1銀行轉賬支出主要包括硬件購置、合同付款以及合同保證金及其他專門項目等方面通過銀行轉賬的支出。

7.2網銀轉賬支出規定

（一）網銀轉賬支出事先必須按規定審批。

（二）網銀轉賬支出應與合作方簽訂正式合同，約定相關付款事宜。

（三）網銀轉賬支出用於軟件、固定資產等商品類支出的，必須於採購前填寫《採購申請單》，經總經理審核簽字，由相關人員進行產品驗收，驗收無誤後方能填報付款申請。

7.3網銀轉賬支出報銷流程

經辦人填寫→部門經理審核簽字→財務部門會計審核→總經理審批→出納付款

八．附則

8.1本制度不適用於工資、社會保險繳費等人工費用的支出。

8.2 附件一：《差旅費補助標準》

8.3附件二：《私車公用安全責任承諾書》、《員工車輛油補審批表》

8.2本制度由行政人事部負責解釋。

8.3本制度從2020年9月1日起施行。

附件一：

差旅費補助標準

1、住宿費補助標準

出差目的地補助標準（元/天）備註

贛州市轄縣（市）內150——

省外及省內其他地市、縣150——

2、伙食補助標準

出差目的地補助標準（元/天）備註

贛州市轄縣（市）內40——

省外及省內其他地市、縣60——

3、市內交通補助

出差目的地補助標準（元/天）備註

贛州市轄縣（市）內30——

省外及省內其他地市、縣50——

附件二：

安全責任承諾書

本人姓名： ，身份證號：，是江西鴻牛科技有限公司的員工。因工作需要本人自願在工作期使用自購車輛，並承諾駕駛車輛時，嚴格遵守交通規則，行車時因駕駛員的酒後駕駛、超速、超載、違規駕駛等一切駕駛違法行為導致的交通安全事故後果由駕駛人員自行承擔，包括有關部門的罰款等。

車輛備案資料：

車牌：贛；

車輛型號：；

車架號： ；

發動機號： 。

承諾人：

日期：

員工車輛油補審批表

申請人部門/公司

車牌號排量

申請理由

部門負責人

財務負責人

總經理

董事長