面向羣眾，全面推進民生檔案利用服務

面向羣眾，全面推進民生檔案利用服務

2007 年 12 月 29 日國家檔案局印發《關於加強民生檔案工作的意見》，全國各級檔案部門積極投身於檔案服務民生的工作實踐中。隨着經濟社會的發展，民生檔案已經成為化解社會矛盾，調整民間糾紛，保障人民羣眾合法權益的重要憑證。在新形勢下，檔案服務民生工作如何實現與時俱進，取得良好的社會效益，成為擺在檔案工作者面前的一項重要課題

民生檔案的範疇

國家檔案局局長李明華在新華社記者專訪中提到，民生檔案，是黨和政府各部門、各單位在保障和改善民生工作中形成的真實記錄，是維護人民羣眾各項權益的原始憑證，直接關係到每個人的切身利益和權益。十二五期間國家檔案局先後公佈兩批100種國家基本專業檔案目錄，明確婚姻登記檔案、城鄉居民健康檔案、病例檔案、拆遷檔案等14種為民生類檔案。從全國範圍來看，基層民生檔案工作的對象並不僅限於國家檔案局公佈的14種，在基層檔案館中，還有知青檔案、房產檔案、公證檔案、土地承包檔案、林權檔案等也被劃入了民生檔案的範疇。

民生檔案利用背景

民生檔案資源分佈分散。

****檔案局（館）曾於2014年做過一次全區民生檔案情況調查，調查範圍依據省檔案局公佈的17家涉民單位展開，範圍涵蓋35類與民眾息息相關的檔案，對全區民生檔案情況 基本掌握。根據信息更新，我區實際情況是：

檔案館目前館庫現實狀況侷限，民生檔案實體分佈分散，主要以各綜合檔案室保管為主。區檔案館目前館藏檔案170個全宗11.3萬卷8.2萬件，涉及民生檔案的佔館藏全宗的85%，主要內容為房地產、户籍、婚姻、土地承包合同、移民及學生檔案等。民眾利用率高的公證檔案、醫療檔案、住房檔案、工商檔案等仍保存在公證處、醫院、國土局、市場監管局等各檔案形成單位綜合檔案室，各涉民單位每年檔案增量非常大，統計看出，2015年，國土局形成土管檔案1.3萬卷，公積金形成公積金存提貸業務檔案0.2萬卷，市立醫院形成醫療檔案5.6萬卷，市場監管局形成涉民業務檔案0.13萬卷、0.8萬件；至2015年底，國土局涉民業務檔案總量達28萬卷，公積金達1.1萬卷，市立醫院達62萬卷，市場監管局達10萬卷、100萬件。由此可見，民生檔案信息分散，信息資源部門分割，實體整合難度大。

民生檔案利用需求日益增加。

區檔案館2015年利用4449人次，6466卷（件），2016年利用5638人次，6174卷（件），傳真362張，複印9641張；其中民生檔案利用人次4928，佔全年利用人次的87.6%；民生檔案利用卷（件）次4737，佔全年利用卷次的76.7%；民生檔案利用傳真362張、複印6241張， 分別佔全年總量的100%和64.73%。

民生檔案利用矛盾凸顯。

隨着民生檔案利用率的攀升，民眾在需要利用民生檔案時，往往會由於實體資源的分散性及服務方式單一性等問題，需要奔波於辦事部門和檔案館之間。而且，時常面臨檔案資料不全、窗口辦理手續煩瑣、等待時間過長等問題。因此，公眾對民生檔案的利用需求劇增與民生檔案服務資源分散性及手段滯後性之間的矛盾成為當前民生檔案服務急需解決的問題。

民生檔案利用改革做法

以“最多跑一次”為抓手，全面推進民生檔案利用服務高效化。結合羣眾需求，不斷優化民生檔案利用服務方式。

1.確立檔案利用辦法，規範檔案利用制度。今年，區檔案局印發《*****檔案館檔案資料利用辦法》，並在區法制辦登記備案，規範檔案信息資源利用程序。對於未開放、涉密檔案查詢利用、檔案資料外借服務等，確立申請審查制度，承諾兩個工作日辦結，避免敏感信息泄露。檔案利用辦法的確立進一步促進檔案利用服務規範化、高效化、透明化。自今年4月份施行以來，共辦理14件申請。

2.實行“異地查檔、跨館服務”。破除地域限制，全省檔案數據聯動查閲，在提供齊全證件的情況下，利用需求者在區檔案館內即可查閲異地檔案信息，獲得檔案利用需求。如，**籍方先生到我館提出查閲本人婚姻信息申請，而方先生的婚姻登記原始檔案保管在温州樂清檔案館，我館向温州樂清檔案館發起跨館服務的申請，10分鐘後，方先生即可獲取樂清檔案館有關檔案信息。開展省內“異地查檔、跨館服務”以來，查檔效率進一步提升，民生檔案利用增速顯著。今年1-6月，我館共受理200多人次跨館查閲服務，其中郵寄送達5例，查閲區域除市內，還輻射至温州、杭州、富陽。同時，區檔案館從兩方面着手，進一步樹立高效、優質利用服務。對外，開通微信公眾號實行查檔預約，對年老或者行動不便的羣眾上門提供查檔利用服務；對內，與區民政部門婚姻登記處聯動，利用電話、微信等渠道互通有無，為利用者提供一次性到位的服務，減少查閲者兩頭跑的概率。

3.編制《**區第一批重要民生檔案指南》。為進一步緩解實體分佈分散與民生檔案利用需求日益增加的矛盾，今年3月份以來，區檔案局在省、市檔案局的統一部署下，根據列入《浙江省重要民生檔案參考目錄（第一批）》檔案種類，摸排全區各部門，初步完成《**區第一批重要民生檔案指南》，該《指南》涉及人力社保、民政、國土、公局、教育局及中國小校、經信、就業、房管、衞計及衞生機構等32家單位，詳細載明47種105項重要民生檔案的名稱、主管部門、形成部門、保管部門、檔案內容、查閲方法、查閲地點、諮詢電話。民生檔案指南的出台，明確檔案歸屬，規範查檔手續，檔案利用指向性一目瞭然，真正意義上實現查檔只跑一次。

4.優化民生檔案信息化建設。如何提高檔案信息化水平，儘快實現信息共享，是實現民生檔案“一站式”服務的必經之路。區檔案局以新館建設為契機，突破暫時的條件約束，率先開展數字檔案登記備份工作，通過省級規範化認定。作為全省民生檔案信息基礎數據庫工程建設示範單位，紮實推進藏館檔案信息數據基礎庫建設，目前已建有文書、婚姻、民國等13類館藏檔案專題庫。館藏條目數據庫已全覆蓋，館藏檔案完全實現條目式計算機檢索，機讀目錄達114萬條，館藏檔案全文數字化累計完成460萬頁，局域網上全文可瀏覽數達88%以上。2012年，對館內數字檔案管理軟、硬件進行全面升級，數據查詢速度大幅度提升，為查閲者帶去切實便利。

數字檔案利用是目前檔案館檔案利用的最重要手段，除保障館內自身數字化水平外，同時在全區開展數字檔案室及規範化檔案室創建。目前我區已建成數字檔案室59家，計劃於2020年前機關單位數字檔案室全覆蓋。

5.加強指導，提升全區檔案管理水平。

通過自上而下全面鋪開的方式建立監管，加強對各級部

門單位檔案管理工作的指導，以提高基層檔案管理能力構建全區檔案工作格局，為民生檔案資源共享利用奠定基礎。

在基層村一級，開展行政村檔案集中整理，聯合街道每年開展一次，至今已連續開展4年。在部門一級，開展檔案雙隨機執法檢查，確認“檔案安全監管”和“電子檔案監管”採取“雙隨機”抽查機制，明確本行政區域內的機關、團體、企事業單位、以及重點建設項目列入抽查對象。每年繼續推行街道和單位年檢工作，將“最多跑一次”審批類事項歸檔範圍的制定、數字檔案室、規範化綜合檔案室創建等重點工作列入年檢內容。

6．重視民生檔案宣傳。民生檔案宣傳工作適應信息化，結合新媒體開發，主動將“互聯網+” 思維融入檔案宣傳工作之中。做好**檔案門户網站、微信公眾平台的維護，讓民生檔案利用更便捷、更貼近生活。依託“6.9”國際檔案日及“12.4”法制宣傳日，持續開展珍貴歷史檔案、家庭檔案徵集，讓檔案來源羣眾，更走向羣眾。

面對民生檔案服務供給與需求方面矛盾不斷加深的難題，檔案館要從滿足人民羣眾日益增長的查檔需求出發，以服務為先，民生為要，圍繞“貼近百姓、服務民生”，全面推進民生檔案利用服務工作。