1、公司採購合同的內容
公司採購合同的條款構成了採購合同的內容，應當在力求具體明確，便於執行，避免不必要糾紛的前提下，具備以下主要條款：
(l)商品的品種、規格和數量
商品的品種應具體，避免使用綜合品名；商品的規格應具體規定顏色、式樣、尺碼和牌號等；商品的數量多少應按國家統一的計量單位標出。必要時，可附上商品品種、規格、數量明細表。
（2）商品的質量和包裝
合同中應規定商品所應符合的質量標準，註明是國家或部頒標準；無國家和部頒標準的應由雙方協商憑樣訂(交)貨；對於副、次品應規定出一定的比例，並註明其標準；對實行保換、保修、保退辦法的商品，應寫明具體條款；對商品包裝的辦法，使用的包裝材料，包裝式樣、規格、體積、重量、標誌及包裝物的處理等，均應有詳細規定。
（3）商品的價格和結算方式
合同中對商品的價格要作具體的規定，規定作價的辦法和變價處理等，以及規定對副品、次品的扣價辦法；規定結算方式和結算程序。
（4）交貨期限、地點和發送方式
交（提)貨期限(日期）要按照有關規定，並考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時，應明確商品的發送方式是送貨、代運，還是自提。
（5）商品驗收辦法
合同中要具體規定在數量上驗收和在質量上驗收商品的辦法、期限和地點。
（6）違約責任
簽約一方不履行合同，必將影響另一方經濟活動的進行，因此違約方應負物質責任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時，應明確規定，供應者有以下三種情況時應付違約金或賠償金：
①不按合同規定的商品數量、品種、規格供應商品；
②不按合同中規定的商品質量標準交貨；
③逾期發送商品。
購買者有逾期結算貨款或提貨，臨時更改到貨地點等，應付違約金或賠償金。
（7）合同的變更和解除條件
合同中應規定，在什麼情況下可變更或解除合同，什麼情況下不可變更或解除合同，通過什麼手續來變更或解除合同等。
此外，採購合同應視實際情況，增加若干具體的補充規定，使簽訂的合同更切實際，行之有效。
2、採購合同的簽訂
(l)簽訂採購合同的原則
①合同的當事人必須具備法人資格。這裏所指的法人，是有一定的組織機構和獨立支配財產，能夠獨立從事商品流通活動或其他經濟活動，享有權利和承擔義務，依照法定程序成立的企業。
②合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同，其內容和手續應符合有關合同管理的具體條例和實施細則的規定。
③簽訂合同必須堅持平等互利、充分協商的原則。
④簽訂合同必須堅持等價、有償的原則。
⑤當事人應當以自己的名義簽訂經濟合同。委託別人代簽，必須要有委託證明。
⑥採購合同應當採用書面形式。
（2）簽訂採購合同的程序
簽訂合同的程序是指合同當事人對合同的內容進行協商，取得一致意見，並簽署書面協議的過程。一般有以下五個步驟：
①訂約提議。
訂約提議是指當事人一方向對方提出的訂立合同的要求或建議，也稱要約。訂約提議應提出訂立合同所必須具備的主要條款和希望對方答覆的期限等，以供對方考慮是否訂立合同。提議人在答覆期限內不得拒絕承諾，即提議人在答覆期限內受自己提議的約束。
②接受提議。
接受提議是指提議被對方接受，雙方對合同的主要內容表示同意，經過雙方簽署書面契約，合同即可成立，也叫承諾。承諾不能附帶任何條件，如果附帶其他條件，應認為是拒絕要約，而提出新的要約。新的要約提出後，原要約人變成接受新的要約的人，而原承諾人成了新的要約人。實踐中籤訂合同的雙方當事人，就合同的內容反覆協商的過程，就是要約―新的要約一再要約―直到承諾的過程。
③填寫合同文本。
④履行簽約手續。
⑤報請簽證機關簽證，或報請公證機關公證。
有的經濟合同，法律規定還應獲得主管部門的批准或工商行政管理部門的簽證。對沒有法律規定必須簽證的合同，雙方可以協商決定是否簽證或公證。
3、公司採購合同的管理
採購合同的管理應當做好以下幾方面的工作：
(l)加強對公司採購合同簽訂的管理
加強對採購合同簽訂的管理，一是要對簽訂合同的準備工作加強管理，在簽訂合同之前，應當認真研究市場需要和貨源情況，掌握企業的經營情況、庫存情況和合同對方單位的情況，依據企業的購銷任務收集各方面的信息，為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據。另一方面是要對簽訂合同過程加強管理，在簽訂合同時，要按照有關的合同法規規定的要求，嚴格審查，使簽訂的合同合理合法。
（2）建立合同管理機構和管理制度，以保證合同的履行企業應當設置專門機構或專職人員，建立合同登記、彙報檢查制度，以統一保管合同、統一監督和檢查合同的執行情況，及時發現問題，採取措施，處理違約，提出索賠，解決糾紛，保證合同的履行。同時，可以加強與合同對方的聯繫，密切雙方的協作，以利於合同的實現。
（3）處理好合同糾紛
當企業的經濟合同發生糾紛時，雙方當事人可協商解決。協商不成時，企業可以向國家工商行政管理部門申請調解或仲裁，也可以直接向法院起訴。
（4）信守合同，樹立企業良好形象
合同的履行情況好壞，不僅關係到企業經營活動的順利進行，而且也關係到企業的聲譽和形象。因此，加強合同管理，有利於樹立良好的企業形象。
第一條為加強公司辦公用品採購的管理，提高效率，節省開支，根據公司《質量手冊》的有關規定，制定本制度。
第二條公司的辦公用品由總經理辦公室統一採購。本制度適用於公司內各部門、各分公司。各子公司可以委託總經理辦公室採購，也可以自己採購，但凡是帶有“公司”字樣的辦公用品必須在樣式、規格上與公司保持一致。
第三條本採購管理條例所涉及的辦公用品包括：
1、辦公傢俱；
2、辦公設備和辦公用具；
3、日常辦公用品、各種耗材；
4、其它。
第四條採購審批程序：
1、各部門、分子公司根據實際需要，確定採購辦公用品的品名、規格型號和數量後填寫《辦公用品採購申請審批表》上報總經理辦公室；
2、日常辦公用品由總經理辦公室主任審核，報主管總經理批准後聯繫採購；大宗物資報主管總經理審核，並由總經理批准後進行採購；
3、有下列情況之一者，由總經理辦公室報總經理審核批准後方可採購：
⑴總價值在5000元以上的；
⑵辦公自動化設備；
⑶單價在1000元以上的辦公用品；
⑷總經理辦公室認定的其他形式。
4、供應商供貨。大件商品供應商應提供送貨服務，需要安裝的應由供應商負責免費安裝調試；
5、總經理辦公室負責驗收，驗收合格後方可交付使用。並由財務部登記造冊。使用時由總經理辦公室負責登記，領取人要有簽字，並轉財務部與各分公司結算。
第五條供應商的確定。總經理辦公室採取公開招標的方式，按照“產品質優價廉，信譽好”等標準，編制《合格供方名錄》，每一次採購應確定2家以上供應商。經評審後確定採購供應商。
第六條貨款結算。各部門、分子公司的辦公用品採購費用由公司財務部負責結算轉帳。
第七條本制度自**年11月1日起執行，由總經理辦公室負責解釋。
指定專人負責食品採購、索證、查驗以及台賬記錄（有條件的單位可採用電子台賬記錄）等工作。採購人員要認真學習有關法律規定，熟悉並掌握食品原料採購索證要求、食品衞生基本知識和感官鑑別常識。食品索證、驗收和台賬記錄等資料妥善保存備查，不得塗改、偽造，保存期限不少於2年。
一、採購索證索票
1、採購前對供貨商資質進行審查，與合格的供貨商簽訂保證食品安全的供銷合同。
2、採購食品、食品原料、食品添加劑和食品相關產品並應當索取、留存有供貨方蓋章（或簽字）的食品生產許可證、食品流通許可證、營業執照、購物憑證等資質證明。購物憑證包括供貨方名稱、產品名稱、產品數量、送貨或購買日期等內容。
3、採購前應查驗產品一般衞生狀況、產品合格證明和產品標識是否符合國家相關法律、法規的規定。不得采購使用《食品安全法》第二十八條規定禁止生產經營的食品。
4、從生產加工單位或生產基地直接採購時，應當查驗、索取並留存加蓋有供貨方公章的許可證、營業執照和產品合格證明文件複印件；留存蓋有供貨方公章（或簽字）的每筆購物憑證或每筆送貨單。
5、從流通經營單位（商場、超市、批發零售市場等）批量或長期採購時，應當查驗並留存加蓋有公章的營業執照和食品流通許可證等複印件；留存蓋有供貨方公章（或簽字）的每筆購物憑證或每筆送貨單。
6、從食品流通經營單位（商場、超市、批發零售市場等）和農貿市場採購畜禽肉類的，應當查驗動物產品檢疫合格證明原件；從屠宰企業直接採購的，應當索取並留存供貨方蓋章（或簽字）的許可證、營業執照複印件和動物產品檢疫合格證明原件。
7、從農貿市場採購的，應當索取並留存市場管理部門或經營户出具的加蓋公章（或簽字）的購物憑證；從個體工商户採購的，應當查驗並留存供應者蓋章（或簽字）的許可證、營業執照或複印件、購物憑證和每筆供應清單。
8、不得采購使用無生產企業衞生許可證、產品備案憑證或者衞生許可批件、合格檢測報告的洗滌劑和消毒劑。採購集中消毒企業供應的餐飲具的，應當查驗、索取並留存集中消毒企業蓋章（或簽字）的營業執照複印件、蓋章的批次出廠檢驗報告（或複印件）。
二、進貨驗收
查驗採購食品及原料是否符合相關食品安全法規或標準要求，採購的食品在入庫和使用前核驗所購食品、購物憑證、資質證明，符合後經驗收人員簽字認可後入庫和使用，對驗收不合格的食品註明處理方式。
1、收貨時嚴格把好驗收關。杜絕一切不符合國家強制性標準的食品原料進店；
2、核准進貨的食品名稱、規格、數量、廠名、廠址、生產日期、保質期等，驗明產品合格證明和標識。
3、感官檢查：看有無破損、變形、雜物、腐爛、黴變等；聞是否有異味；摸是否有異樣；蔬菜是否新鮮。
三、台賬記錄
1、台賬應如實記錄食品的名稱、規格、數量、生產批號、保質期、供貨者名稱及聯繫方式、進貨日期等內容。
2、台賬記錄應與所購食品及購物憑證相符。
3、購物憑證應按產品品種、進貨時間先後秩序有序整理。
4、食品添加劑的採購應建立專門進貨台賬。
為了規範採購行為，保證採購質量，控制採購價格，提高採購效率，特制定本制度。
一、加強領導
1、設立物資採購領導小組，由院長、分管院長和後勤科、監察室及審計人員等組成。物資採購領導小組是醫院物資採購的領導機構，負責對物資採購的程序、採購物資的質量、價格等進行監督。
2、成立物資採購小組，由後勤科科長、專職採購員、院紀委和需要採購的部門臨時選派的人員組成。物資採購小組是醫院物資採購的實施部門。辦公室設在後勤科。
二、採購計劃和審批
醫院各部門所需採購的物資，必須先提出採購計劃，報需要採購部門負責人、院長審批後，方可交給物資採購小組集中採購和集體採購。由院招標採購領導組實行統一招標採購。
三、採購品種、原則
1、採購品種： 辦公用品、電工材料、水電五金、勞保用品、被服用品、塑料製品、電腦打印機耗材、印刷品等品種。
2、採購物資本着公平、公正、公開的原則，實行陽光采購；必須堅持秉公辦事，維護醫院利益的原則，本着處處節約的原則，並綜合考慮質量、價格及售後服務等方面，擇優選購。
3、採購小組在接到經過審批的採購計劃後應迅速組織相關人員（一般不少於3人）限期將所需物資採購到位，不得拖延，影響工作。採購小組在採購物資時要憑院長審批的購物計劃方可外出採購。
在採購物資時，要堅持勤跑多問，堅持集體談價，真正採購價廉物美、質量可靠、經久耐用的物品。
4、一次性採購量較大，市場上質價差異較大且涉及範圍較廣的物資採購可採取公開招標的形式進行採購。
5、採購人員應認真檢查物資質量，力求價格合理、質量合格，如因失職而採購偽劣產品，採購人員應負一定經濟責任。
四、採購方法：
採購按照《中華人民共和國政府採購法》執行，並根據所授權限予以實施。耗材類、印刷品等一律實行招標定價。後勤類物資根據市場行情詢價議價方式採購，常用的量大的後勤物資採取招標方式或者詢價議價進行採購。由醫院統一組織實施，按審批權限予以審批。
五、採購程序
1、計劃和立項
醫院常用後勤類、辦公類物資由總務庫管人員或者使用部門主任、護士長擬定採購計劃單，按分級審批權限的規定報批後，交採購中心按計劃採購。原則上按常用，易存放的物品每年採購兩次；常用，不易存放的物品每季採購一次。突發事件的緊急採購或臨時急需採購，由使用科室提出，經過分管院長征求院長同意後，及時交採購中心採購。十萬元以上物資採購（常規採購除外），使用科室依據業務需要提出採購申請，經相關專業委員會論證認可後，報採購中心，經招標採購委員會民主決策集體審核批准立項。
2、調研和論證
物資採購計劃立項後，採購委員會負責組織採購小組、使用科室、業務科室、審計人員進行市場調研和考察，原則上分管院長必須參加調研，考察結束要寫出書面考察報告，並如實向招標採購委員會彙報考察情況，必要時出示樣品，提供討論決策的依據。
3、招標、議標
醫院大宗物資通過調研和論證後，經採購委員會決策購買的，由招標採購委員會指導採購中心按政府既定的規章辦理。可以由醫院自行操作的議價採購，由採購委員會指導採購中心按院內規定組織實施，申請實施的使用科室、職能部門、招標採購監督委員會、審計科等有關部門均應全程參與。招標、議標結果應由所有參加招、議標人員簽字方可生效。
4、驗收和入庫
嚴格執行出入庫驗收制度，常用後勤類、辦公類物資由總務庫管人員、業務主管部門負責人依據採購中心下發的通知單共同負責驗收，藥品耗材類由藥械科庫房管理員、藥械科負責人共同負責驗收（包括品名、規格、型號、有效期、生產廠家、批准文號、註冊商標、進口批文、檢驗報告、外觀質量、數量、單價、總價等），合格後方可入庫。
物資每次購置必須進行質量驗收，做到營銷員證、發貨合同、發貨地點及貨款彙集賬號與生產企業相一致；查驗產品務必檢查合格證、出廠日期、有效日期，檢驗合格後入庫。所有物資的驗收，均應詳細記錄驗收結果並有驗收人員簽名。
5、物資的報銷
物資採購發票應先由採購人員、證明人、驗收人、採購小組主任簽字，報分管院長審核，最後由院長審批報銷。缺一手續財務科不得付款。分期付款的按招標採購合同付款比例，依據發票審批手續進行分批付款。
六、採購的監督
1、成立招標採購監督委員會，委員會成員由辦公室、院紀委、檢察科、財務科負責人組成，全程監督招標採購過程。
2、採購委員會成員、採購辦公室工作人員和物資採購人員必須嚴格執行國家的有關法規和政策規定，廉潔自律，不斷提高自身的道德水準和業務水平，在物資採購過程中不得弄虛作假、徇私舞弊、貪污受賄，自覺抵制採購工作中的不正之風。
3、醫院物資採購接受廣大職工的監督。任何科室和個人不得私自採購。物資招標採購委員會要切實加強對藥品、醫療物資採購活動的管理和監督。把好採購程序關，及時制止和糾正違規、違紀行為。
一、目的
為了規範公司行政辦公用品採購，加強對採購行為的監督管理，提高資金的利用效益，促使採購在公開、公平、公正的前提下，依據質量第一、價格優先的原則進行，特制定本規定。
二、適用範圍
本制度適用於公司日常辦公用品、辦公設施設備、辦公傢俱等實物資產，以及公司活動用品等零星物品的採購。
三、管理職責
行政採購專員負責行政辦公用品的物資採購
四、內容
（一）申購審批流程
1、各部門耗材專員按標準配置領用日常辦公用品和設備，日常辦公用品由行政採購專員定期集中採購，存於公司庫房。
2、員工若因工作需要增加標準配置外的其他用品，應逐級申報審批。
3、單價金額100元以上500元以下的物資申購，由使用人或使用部門內勤填寫《請購單》，經本部門負責人、行政負責人批准後，由行政採購專員購買。
4、單價金額500元以上的物資申購，由使用人或使用部門填寫申請，逐級審核並報公司省總或省副總批准後，由行政購買。
5、涉及金額較大的特殊採購，除按上述程序審批外，還應交總公司審核。
（二）常規物資採購方式
1、常規物資指常用辦公用品、辦公設施設備等物資。
2、行政負責尋找、甄別、建立常規物資的長期供貨方，籤長期合作合同。
3、每年至少一次對公司長期供貨商進行評價，評價內容主要包括服務、質量、產品質量、價格、售後服務等情況，不能滿足公司需求的應及時更換。
4、採購工作應在收到《申購單》、《請示籤》後兩天之內完成。
（三）非常規物資採購方式
1、非常規物資指除開發項目設計、工程、預算、市場推廣專業採購外公司所需物資，如公司活動用品等。
2、根據需採購物資性質、金額大小、交貨時間要求等因素，主要採取
三種方式進行採購：公開招標、邀請招標、詢價採購，由行政外勤具體實 施。
3、採購工作應及時完成，不得影響工作的正常推進。
（四）其它
1、日常用品完成採購後，應及時到行政內勤處辦理登記入庫手續；其他類採購應在使用人處辦理驗收手續。憑入庫或驗收簽字到財管中心辦理財務手續。
2、及時準確地提供所採購物資的維護保養人名單、地址和電話，積極聯繫維護人員上門保養，完善售後服務。
3、及時完善財務借款手續，做到一事一清，在取得票據的一週內在財務銷賬。
4、按公司財務管理和合同管理規定，金額在（單項）伍仟元以上的採購應簽訂採購合同，並嚴格按合同條款執行。
5、主動徵求員工對辦公用品的意見，及時調整和改善品質，以滿足辦公需求。
6、各公司行政每年至少安排一次對所購辦公用品的市場詢價工作，由非行政外勤人員執行，以監督行政採購工作。
五、本制度由集團董事會辦公室負責解釋並歸口管理。
六、本辦法自發布之日起執行。
集團有限公司 年月日
第一章 總則
第一條 為規範採購管理工作，保證物資採購質量，降低採購成本和費用，增加物資採購的透明度，依據《中華人民共和國招標投標法》、《中華人民共和國合同法》，結合公司實際情況制定本辦法。
第二章 適用範圍
第二條 本制度適用於具備招標條件的、公司實際需要的工程項目、生產物資、辦公用品、技術服務等採購。
1、同類型或單品種物資年用量採購值超過20萬元的採取一年招標一次。
2、工程項目、物資採購總額在15萬元以上的實行招標。
3、工程項目、物資採購總額在15萬元以下5(8)萬元以上的實行競爭性談判採購。
4、5(8)萬元以下的零星物資採購採用審批制度直接採購不進行招標。
第三章 招標採購原則
第三條 遵循公開、公平、公正原則。
第四條 競爭原則。參加投標供應商必須有三家及三家以上有實力、信譽和服務良好的供應商。
第五條 遵循同質低價、同價質優的選擇標準。
第六條 遵循及時、適用、合理、節約原則。由各物資需求科室，提供物資採購計劃，提供擬採購物資的具體明細和質量技術要求、供貨時間等。
第四章 組織實施
第七條 物資採購招標工作委託招標代理公司進行，並由辦公室和監察科聯合組織實施。
第八條 在實施招標前，由辦公室根據各科室提供計劃、要求，擬草有關招標文件，其計劃、方案上報公司領導，經批准後組織實施。
第九條 監察科和物資需求科室負責採集供應商信息資源，其他科室也可提供供應商信息資源，以形成競價機制，確保招標工作的實施。
第十條 供應商信息資源必須認真篩選，擬選參與競標的供應商，必須具備一定生產規模，質保體系完善，招標人認同的廠家。對多次參加投標，報價持續偏高的廠家，逐步由新的符合條件的供應商取代參與投標競價。
第十一條 委託招標公司進行具體招標事項，公司領導及相關科室負責人蔘與招標、評標工作。
第五章 招標採購形式
第十一條 物資招標採購可根據所需物資的品種、數量、使用時間、資金保證等情況，採取公開招標，邀請招標等形式。
第十二條 不具備上述兩種形式招標的，需報請公司董事長或總經理批准，可實施競爭性談判採購。
第十三條 競爭性談判採購，必須實行多方詢價，填寫詢價對比過程、結果及擬訂供應商，以書面材料形式，報公司財務負責人、總經理、董事長審批後方可進行採購。
第六章 招標採購的工作程序
第十四條 招標準備工作
1、各科室根據本科室及生產單位物資使用需求，認真制定下階段物資採購計劃。
2、各科室所報物資採購計劃，經分管領導審核，並報公司財務負責人、總經理、董事長審批後，報送辦公室，由辦公室制定招標計劃。
3、辦公室聯合監察科制定招標實施計劃，明確招標採購的具體形式，並由公司總經理、董事長審批後方可執行。
4、各科室所報物資採購計劃中，採購物資的名稱、規格型號、數量、技術要求、用途等參數應詳細準確，不得弄虛作假，否則造成庫存積壓或因漏報、未報而影響生產造成損失的，追究該科室責任。
第十五條 招標實施工作
1、採用公開招標、邀請招標形式採購。
1）由招標代理公司發佈招標公告，對有意前來投標報名的供應商進行資格預審，擬定投標人。
2）對擬邀請參加投標的單位進行資格預審，按物資採購程序對其進行前期調研、評價，評價合格的供應商才具有投標資格，以書面形式（郵寄或傳真）邀請其投標。
3）向接受邀請的單位發放標書（或招標説明）並負責答疑。
4）接受並篩選投標文件，並按招標文件約定方式開標。
5）按擬定的評標辦法，篩選合格的投標書。
6）按評標辦法中的定標方式定標，或與經評標合格的投標單位協商、談判、確定中標供貨單位。
2、採用競爭性談判採購形式採購
1）對供應商按物資採購程序進行前期調研評價，進行資格預審，確定合格供應商，以邀請函的形式邀請合格供應商參加洽談。
2）按擬定的評標標準結合所需物資質量供貨期、付款等要求，從最低的報價依次進行評估、分析，按照統一標準，擇優進行答疑，通過供需雙方進一步磋商，最終確定中標供貨單位。
第十六條 合同前評審
1、為避免評標過程中對投標方瞭解不夠細緻和簽約時對合同條款研究不夠透徹等造成的風險，由物資採購科室會同財務部門進行簽約前的合同評審。
2、根據評審結果並報董事長批准後，方可向中標單位發出中標通知書，同時應將中標結果通知所有未中標的投標方（根據招標文件或招標説明中約定的方式通知）。
第十七條 合同的簽約。合同評審通過後，須嚴格執行合同審批程序，最後由企業法人代表授權的委託代理人依據《中華人民共和國合同法》與中標單位簽訂物資購銷合同，必要時可申請公證。
第七章 資料、樣品存檔及驗收
第十八條 對物資招標採購過程中的有關文件、記錄資料由辦公室或監察科建檔案保存。同時，對中標單位投標時提供的樣品要做好妥善保管，以便為今後解決一些可能發生的問題提供依據。同時，供貨驗收過程中要檢查所供產品與樣品的符合性，要週期性進行抽查。
第八章 監察與處罰
第十九條 為保證招標採購取得預期目標，監察科應在招標前及招標過程中加強監督，可以考慮邀請紀檢和公證處參加招標，避免造成損失的事後監督。對於招標採購過程中人為設置障礙的相關科室及人員，應責令其改正或上報董事會建議調離其工作崗位，造成重大經濟損失的將依法處理。
第二十條 各科室採購物資必須認真執行本辦法，不得走過場或作虛假記錄，搞明招暗定，違者從重處罰。
第九章 附則
第二十一條 本辦法自頒佈之日起實行。
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