一、總則
酒店批量物資（廚房每日採購的非儲備食品材料除外）和酒店零星物品的採購計劃（含分店）必須執行分管副總會簽制度。
相關人員在採購、收貨過程中，須遵從商業道德、努力提高業務水平，講究文明禮貌；以酒店利益為重，相互監督，相互配合，共同把好進貨關，維護酒店的社會形象。
中心倉庫負責物資的保管和收發，各使用部門指定專人憑本部門負責人簽字的領料單到中心倉庫辦理領用手續。
二、部門物品領用和採購審批存放籤批負責人：
1、總經理：（黃世賢、朱玉貴）
2、水療部：（李林）
3、人力資源部：（胡詩琴）
4、財務部：（方娟）
5、保安部：（李正亞）
6、工程部：（徐建武）
7、營銷部：（周晨）
8、前台部：（李國賢）
9、客房部：（羅旭東、楊攀）
10、採購部：（王鬆來）
11、餐飲部前廳：（楊昌球）
12、餐飲部中餐廚房：（楊昌球）
13、餐飲部西餐廚房：（楊昌球）
三、採購項目的申請審批
凡是中心倉庫儲備的各類食品物料均由倉庫根據庫存及各部門使用情況填寫申購單，經總經理確認後，交採購部執行。
各廚房每日所需之非儲備食品材料由各廚房填寫一式三聯的“零星食品、物品採購申請單”，經廚師長簽字確認，於16：00前提交採購部，特殊情況下可推遲至17：30分前，填寫清楚後提交採購部。
各部門所需非倉儲之外的物品，由各部門填寫“採購申請單”一式三聯、附以申購説明，寫明用途，並經部門經理簽字提交總經理籤批後轉採購部。
本地採購的營業應急用品和工程所需設備及零配件應提前三天提交採購計劃；需異地購買的物品，至少需提前七天將採購計劃提交採購部。
所有采購項目經審批成為有效訂單後，方能實施購買。
附：採購項目申請審批程序：
申請部門填寫採購申請單——部門負責人簽字確認——分管副總簽字——總經理批准——中心倉庫確認無庫存——提交採購部
四、採購項目的購買
1、採購部是酒店採購工作的專業部門，酒店所需物品及各類原材料原則上均由其統一採購，其他部門有參與監督，支持配合的權利和義務，但一般不準自行採購。
2、所有采購訂單由採購部經理直接落實到採購員實施購買，所有購買活動必須依據有效訂單規定的項目、數量、價格、時限及其他要求進行，並在貨到後交總庫房及相關部門。
3、對於長期使用餐飲、工程物品，一次需5000元以上；對雖長期使用數量小，金額大於20xx元以上的產品，需先期詢價後，方可實施採購。
4、供方的優惠、折扣、贈送等須歸酒店所有，嚴禁私拿回扣，一經發現，按雙倍罰款，並按情節輕重給予解聘、辭退直至開除。
5、對於有特殊要求或需特殊加工的採購項目，需方要作詳細的圖解説明或提供實樣，採購部根據需方要求按規定程序選擇合適的供應商實施採購。
6、採購部對內要主動與使用部門保持密切聯繫，樹立服務意識，熟知酒店物品的標準與使用情況；經常做好市場調查，掌握市場信息；主動向使用部門推薦適路新產品及質優價廉的代用品，積極主動向酒店高級管理層提供市場情況及購買策略。使用部門在工作中要主動與採購部門溝通配合，對掌握供方及購物意向須主動通報採購部，由其進行考核、評定、擇優錄用。
7、確屬疑難採購項目，採購部和使用部門雙方須及時聯繫、溝通、研究對策，無力解決的須及時請求酒店領導，不得耽誤。
五、採購項目的結算
需預付貨款的採購項目，在交易前無論金額大小都必須簽訂供銷合同，付款前採購員憑手續完備的供銷合同填寫付款申請單或“支票領用申請單”，經總經理批准確認，向財務部申請付款。
實時付款的供應項目，採購員必須憑有效採購申請填寫“支票領用單”或“付款申請單”報總經理籤批，向財務部申請付款。
以現金支付，金額較低的採購項目，先由採購員以核發的備用金支付，貨到各項手續辦理完結後向財務部申請作領備用金。
延時付款的'供應項目，其付款單據統一由採購部管理，定時核發無誤後由財務部付款。對不能提供有效入庫，驗收單據的貨款結算，財務部有權拒絕付款。
六、採購數據文件
採購文件必須説明所訂購產品的資料，包含下列內容：
1、採購計劃，包括《酒店零星食品/物品材料訂購單》、《採購申請表》。
2、《酒店食品、物品直撥驗收單》、《酒店食品、物品入庫驗收單》
3、採購資料在工作結束後由採購部辦公室妥善登記保存。
七、物品的領用手續
1、廚房所需之非儲備食品材料庫房驗收後，開具《直撥單》，通知各廚房領用並辦理簽字手續。
2、維修材料由工程部負責驗收並建帳保管，每月憑《維修工作單》的部門聯出庫，財務聯辦理部門費用轉移手續。
3、部門零星專用物品，由採購部採購後入中心庫，部門根據需要領用。
4、所有食品及物品材料均通過中心倉庫辦理領用手續。
5、各廚房需根據酒店菜譜上所列菜品，提供本部門貴重原材料清單，建帳登記使用，財務部每週根據實際銷售數量進行核對。
6、餐飲部、客房部應建立二級倉庫保管帳，使用《內部調撥單》辦理各餐廳、樓層的物品領用手續，週末將《內部調撥單》轉財務部進行成本和費用的分配和考核。
7、供應商贈送的酒水和其他酒店所需物品等必須通過驗貨主辦理出入庫手續，視同購入商品進行消耗核算。
8、中心庫須建立辦公用品保管帳，各部門憑領料單辦理領用手續。
9、客房部、餐飲部、工程部須在每月月底前，向財務部報送各部材料的消耗表，財務部以辦理費用結轉手續。
10、非經總經理、副總經理特批，嚴禁各部門領用非本部門日常消耗用品。
第一條 基本原則
1、廉潔自律，嚴格供應商選擇、評價、甑選以保證供應商供貨質量，處理好與供應商的關係，不接受供應商禮金、禮品和宴請；
2、嚴格遵守採購規範流程，按流程辦事，能及時按質按量地採購到所需物品，在滿足公司需求的基礎上最大限度降低採購成本；
3、所有采購， 必須事前獲得批准。 未經計劃並報審核和批准，除急購外不得采購，急購需徵求相關領導同意，方能採購。
4、凡具有共同特性的物品，盡最大可能以集中辦理採購，可以核定物品項目，通知各申購部門提出請購，然後集中辦理採購；
5、採購物品在條件相同的前提下應在正在發生業務或已確認的供應商處購買，不得隨意變更供應商；
第二條 審購程序
（一） 耗用物品的審購程序
1、對於經常性項目的採購應由所需部門每月固定時間定期報計劃，寫明所需物品的品種、數量、規格等，經總經理審批後，交由採購部門辦理。
2、需臨時採購的零星低值物品由所需部門填寫申購單，經部門負責人同意後方可辦理。
3、零星物品的採購不得超過兩天。需要急購的物品由總經理在申購單寫明，限時購買。
（二） 自購菜品的申購程序
1、需貨部門根據庫存和使用情況填寫申購物品清單，由部門負責人簽字後，交採購部門辦理。
2、庫管人員應隨時檢查庫存，當存貨降到最低存貨點時，庫管人員應以書面形式通知採購人員進貨。
（三） 供貨商送貨的申購程序：
1、需貨部門填寫申購物品清單，由部門負責人簽字後，經總經理審批後，交採購部門辦理。
2、新進酒水、物料由總經理和採購人員簽字以書面形式通知庫管，不需填寫申購單。
3、只有採購人員可以電話或書面形式按申購單上的要求通知供貨商送貨，其他人員非總經理批准不得擅自通知送貨。
第三條 採購數量的確定原則
為提高經濟效益，降低成本，減少資金佔有，應根據勤進快銷的原則，按單採購的原則來確定日常的採購數量。
（一） 鮮貨、蔬菜、水發貨的採購數量。
1、此類原料實行每日採購，一般要求供貨商送貨。
2、用上述原材料的部門每日營業結束前，根據存貨、生意情況、儲存條件及送貨時間，提出次日的採購數量。
（二) 庫存物品(幹雜、調料、燃料、糧油、煙、酒水、低質易耗品等）的採購數量。
1、此類物品的採購數量應綜合考慮經濟批量、採購週期、資金週轉、儲存條件等因數，根據最低庫存量和最高庫存量而定。最高庫存量不得超過15天的用量，最低不得低於一天的用量。
2、庫存量上下限的計算公式：
最低庫存量=每日需用量×發貨天數
最高庫存量=每日需用量×15天
第四條：貨物的驗收原則
（一） 驗收的質量標準：
根據使用部門要求標準
（二） 驗收的數量標準：
根據採購人員收取的當日採購申請單上寫明的數量據實進行驗收，數量差異應控制在申購數量的上下10%左右。
（三） 驗收人員：
採購人員、庫房人員、領用部門負責人、三人共同驗收。
（五） 驗收程序：
1、由庫管人員填寫“入庫單”或“物品直撥單”註明所收商品物資的數量。入庫單、驗收單填寫完後，由採購人員、貨物領用部門負責人、庫管員簽字生效。簽字完畢後的入庫單或驗收單一式三聯（採購員或供貨商、倉管員、財務部各一聯）。
2、對不符合採購物資質量標準和數量超過“申購單”的商品物資（菜品），使用部門有權拒絕收貨。
第五條 倉庫管理
（一）、負責入庫貨物的驗收，保管及發放工作。
（二）、貨物入庫
1、認真驗收，查核貨物的數量、質量、保存有效期等。符合要求的方能入庫。
2、開出入庫驗收單
3、及時登記帳卡，每天結出數量合計數，並錄入電腦。
（三）、庫存保管
1、合理利用倉庫條件，分門別類保管好各類貨品。
2、做到先進先出、防止積壓變質。
3、設 “慢流動表”，凡是庫存超過100天，都要上“黑名單”，上報部門負責人。
（四）、發放管理
1、直入廚房：以收貨驗收後直接入廚房的。鮮活食品、蔬菜等，憑經廚師長簽字的“收貨單”數量標準直拔。
2 、倉庫發放，廚房各班組必須填寫領貨單，經廚師長簽字認可後出貨，店面大堂經店長簽字同意後出貨。
第六條 採購事項
1、採購人員應嚴格按照“申購單”所列商品物資（菜品）的數量和採購物資質量標準以及有關定價原則進行採購。在採購過程中，因市場行情發生變化，而影響採購數量和質量的，要及時與所購商品物資的使用部門聯繫，徵得同意後方可購買。
2、在採購過程中，自購鮮活食品、蔬菜時，應逐筆填寫所購菜品的數量、單價和金額。菜品要分別堆放裝運，以便領貨。鮮活及易碎菜品要輕拿輕放，嚴禁擠壓，以免影響菜品質量。冷藏肉品注意保鮮。
3、對商品物資（菜品）的退貨和積壓商品的處理，採購部門有積極協助處理的義務。
4、對採購過程中發生的非正常損失（採購數量與收貨數量差異過大），須單獨列明並説明原因，報總經理批准方可報賬。
第一章總則
第一條目的
為規範原材料的採購程序，節約採購成本，保證採購質量，滿足經營的需求，特制定本制度。
第二條範圍
本制度適用於對企業所有食品原料的採購管理。
第二章採購方式及供貨商的確定
第三條採購方式的確定
1、對於用量大、消耗快、週轉頻繁的原材料，可選擇供貨商送貨的方式。
2、使用頻率低，不易集中採購的貨物可由採購人員採購。
3、一些特殊的原材料可由外地發貨，按計劃定期申購。
第四條供貨商的確定
1、初選供貨商。選擇三家以上有代表性的供貨商，並對其進行綜合考察，以便了解供貨商的實力、專業化程度、貨物來源、價格、質量及其目前的供貨狀況。
2、試用供貨商提供的食品原料。就同類商品找出兩家同時供貨，主要從質量、價格、服務三方面來進行分析和比較。
3、確定供貨商。試用兩個月後，由總經理、副總經理、財務人員、廚師長、採購人員組成審查小組，以民主表決的方式投票表決。
4、簽訂供貨合同。確定供貨商後，由總經理與供貨商簽訂供貨合同，合同期限不得超過一年。
5、供貨商的更換與續用。在合作過程中，若發現供貨商有違反合同的行為，在合同期滿前，由審查小組討論決定是否更換和續用。
第三章採購定價管理
第五條對供貨商所供物品進行定價。在市場調查的基礎上，每半月制定一次，零星物品的採購價格不定期進行變更。
第六條定價程序。由總經理同採購人員根據市場調查的結果，與供貨商討價還價後予以確認，並由總經理、採購人員簽字，以書面形式告知庫管、財務執行。
第七條價格管理原則。對於供貨價格實行最高限價制。不同的貨品，其最高限價範圍如下。
1、幹雜、調料、糧油、等執行價格不得高於市場批發價的7%。
2、魚類、肉類、鮮貨價格不得高於市場批發價的5%。
3、零星物品的價格不得高於市場零售價的6%。
4、低質易耗品的價格不得高於市場零售價的平均數。
5、蔬菜平均在一元以下的，其採購價格不得高於市場批發價的13%。價格在一元以上的，其採購價格不得高於市場批發價的9%。
第八條春節、國慶等節假日期間以及災害性天氣持續時間較長的月份，由於供貨價格波動太大，其採購價格範圍可適當放寬。
第四章審購程序
第九條零星物品的審購程序
1、對於經常性物品的申購應由所需部門定期報計劃，經總經理審批後交採購人員辦理。
2、需臨時採購的物品由所需部門填寫申購單，經部門負責人、總經理審批後方可辦理，申購單一式兩份，並寫明所需物品的品種、數量、規格等。
3、零星物品的採購不得超過兩天。需要急購的物品由總經理在申購單上寫明，限時購買。
第十條供貨商送貨的物品的申購程序
1、所需部門填寫申購物品清單，由部門負責人簽字後，交採購人員辦理。
2、庫管人員應隨時檢查庫存，當存貨降到最低存貨點時，庫管人員應以書面形式通知採購人員進貨。
3、只有採購人員有權通知供貨商送貨，其他人員非總經理批准不得擅自通知送貨。
第五章採購數量的確定
第十一條鮮貨、蔬菜、水發貨的採購數量
1、實行每日採購，一般要求供貨商送貨。
2、每日營業結束前，使用部門根據存貨量、經營情況、儲存條件及送貨時間，確定次日的採購數量。
第十二條庫存物品的採購數量
1、綜合考慮經濟批量、採購週期、資金週轉、儲存條件等因素，根據最低庫存量和最高庫存量確定。最高庫存量不得超過15天的用量，最低不得低於一天的用量。
2、庫存量的計算公式
最低庫存量=每日需用量×發貨天數
最高庫存量=每日需用量×15天
第六章原料採購衞生管理
第十三條採購人員必須熟悉本公司所用的各種食品與原料的品種及相關的衞生標準、衞生管理辦法和相關法律法規要求，掌握必要的食品感官檢查方法。
第十四條採購食品應遵循“用多少訂多少”的原則。採購的食品原料及成品必須保證色、香、味、形正常，採購肉類、水產品等食品原料須注意新鮮度。
第十五條採購人員不得采購腐爛變質、黴變及其他不符合衞生標準要求（病死、毒死、死因不明、有異味）的禽、畜、獸、水產動物等及其製品，不得采購《食品衞生法》禁止生產經營的`食品，不得采購無證商販的食品。
第十六條採購人員採購食品時應向供應商索取發票等購貨憑據，並做好採購記錄；向食品生產單位、批發市場等批量採購食品，還應索取食品衞生許可證、檢驗（檢疫）合格證明等，特別是熟肉製品、豆製品、涼拌菜等直接入口食品的採購。
第十七條採購定型包裝食品和食品添加劑，食品包裝上應有品名、廠名、廠址、生產日期、批號、規格、配方或者主要成分、保質期、
食用或者使用方法等內容。
第十八條採購酒類、罐頭、飲料、乳製品、調味品等食品，應向供貨方索取本批次的檢驗合格證或檢驗單。
第十九條採購蔬菜等散裝農副食品及魚類等鮮活產品，應通過正規渠道進貨（可通過定點採購方式實現），確保無農藥及其他有毒、有害化學品污染，並索取檢驗合格證明。
第二十條採購的食品容器、包裝材料、食品用工具、設備必須符合相關衞生標準和衞生管理辦法的規定，有檢驗合格證。
第二十一條採購的用於清洗食品和食品用工具、設備的洗滌劑、消毒劑，必須符合相關的國家衞生標準和要求。
第二十二條採購的進口食品、食品添加劑、食品容器、包裝材料、食品用工具及設備，必須符合相應的國家衞生標準和衞生管理辦法的規定，有口岸進口食品衞生監督檢驗機構出具的檢驗合格證明，外文包裝配有中文標識。
第二十三條運輸食品的工具如車輛和容器應專用並保持清潔，嚴禁與其他非食品混裝、混運。運輸冷凍食品應當有必要的保温設備。運輸過程中應做好防雨、防塵、防蠅、防曬、防污染工作。
第二十四條採購食品入庫前應進行驗收，出入庫時應登記，作好記錄，建立台賬。
第二十五條入庫必須做到以下幾點。
1、無證貨物不得采購，缺證或證照存在實質瑕疵不得入庫。
2、入庫必須按制度規定如實詳細填寫報表，報表應有相關負責人
簽字。
3、入庫食品、原料等必須分類分格放置，並加標註，徹底杜絕庫內食品混淆不清、重疊、放置在地面等的現象。
4、入庫、出庫必須履行登記簽字制度。
第二十六條先索證驗貨，後加工製作，再進入餐廳供餐銷售，嚴禁無廠名和廠址、無生產日期、無保質期限的“三無”產品混入，保障食品安全。
第二十七條專人專管，先進先用，隨時抽查，每週定期檢查兩次，檢查有無過期、變質、漏袋、摻雜異物以及感觀性異常的食品，並做好檢查記錄，及時報告並採取有效措施，保證食品安全。
第二十八條廚房加工人員應及時反饋加工製作中出現的食品質量、衞生異常情形與問題。庫管人員、採購人員得到反饋信息後，必須立即採取措施解決。
第二十九條勤進貨、勤盤庫存，保證提供新鮮食品。嚴把質量關，隨時報告庫存食品衞生安全情況。
一、總則
酒店批量物資（廚房每日採購的非儲備食品材料除外）和酒店零星物品的採購計劃（含分店）必須執行分管副總會簽制度。
相關人員在採購、收貨過程中，須遵從商業道德、努力提高業務水平，講究文明禮貌；以酒店利益為重，相互監督，相互配合，共同把好進貨關，維護酒店的社會形象。
中心倉庫負責物資的保管和收發，各使用部門指定專人憑本部門負責人簽字的領料單到中心倉庫辦理領用手續。
二、部門物品領用和採購審批存放籤批負責人：
1、總經理：（黃世賢、朱玉貴）
2、水療部：（李林）
3、人力資源部：（胡詩琴）
4、財務部：（方娟）
5、保安部：（韓正亞）
6、工程部：（徐建武）
7、營銷部：（周晨）
8、前台部：（李國賢）
9、客房部：（羅旭東、楊攀）
10、採購部：（王鬆來）
11、餐飲部前廳：（楊昌球）
12、餐飲部中餐廚房：（楊昌球）
13、餐飲部西餐廚房：（楊昌球）
三、採購項目的申請審批
凡是中心倉庫儲備的各類食品物料均由倉庫根據庫存及各部門使用情況填寫申購單，經總經理確認後，交採購部執行。
各廚房每日所需之非儲備食品材料由各廚房填寫一式三聯的“零星食品、物品採購申請單”，經廚師長簽字確認，於16：00前提交採購部，特殊情況下可推遲至17：30分前，填寫清楚後提交採購部。
各部門所需非倉儲之外的物品，由各部門填寫“採購申請單”一式三聯、附以申購説明，寫明用途，並經部門經理簽字提交總經理籤批後轉採購部。
本地採購的營業應急用品和工程所需設備及零配件應提前三天提交採購計劃；需異地購買的物品，至少需提前七天將採購計劃提交採購部。
所有采購項目經審批成為有效訂單後，方能實施購買。
附：採購項目申請審批程序：
申請部門填寫採購申請單—&mdash〖〗;部門負責人簽字確認——分管副總簽字——總經理批准——中心倉庫確認無庫存——提交採購部
四、採購項目的購買
1、採購部是酒店採購工作的專業部門，酒店所需物品及各類原材料原則上均由其統一採購，其他部門有參與監督，支持配合的權利和義務，但一般不準自行採購。
2、所有采購訂單由採購部經理直接落實到採購員實施購買，所有購買活動必須依據有效訂單規定的項目、數量、價格、時限及其他要求進行，並在貨到後交總庫房及相關部門。
3、對於長期使用餐飲、工程物品，一次需5000元以上；對雖長期使用數量小，金額大於2000元以上的產品，需先期詢價後，方可實施採購。
4、供方的優惠、折扣、贈送等須歸酒店所有，嚴禁私拿回扣，一經發現，按雙倍罰款，並按情節輕重給予解聘、辭退直至開除。
5、對於有特殊要求或需特殊加工的採購項目，需方要作詳細的圖解説明或提供實樣，採購部根據需方要求按規定程序選擇合適的供應商實施採購。
6、採購部對內要主動與使用部門保持密切聯繫，樹立服務意識，熟知酒店物品的標準與使用情況；經常做好市場調查，掌握市場信息；主動向使用部門推薦適路新產品及質優價廉的代用品，積極主動向酒店高級管理層提供市場情況及購買策略。使用部門在工作中要主動與採購部門溝通配合，對掌握供方及購物意向須主動通報採購部，由其進行考核、評定、擇優錄用。
7、確屬疑難採購項目，採購部和使用部門雙方須及時聯繫、溝通、研究對策，無力解決的須及時請求酒店領導，不得耽誤。
五、採購項目的結算
需預付貨款的採購項目，在交易前無論金額大小都必須簽訂供銷合同，付款前採購員憑手續完備的供銷合同填寫付款申請單或“支票領用申請單”，經總經理批准確認，向財務部申請付款。
實時付款的供應項目，採購員必須憑有效採購申請填寫“支票領用單”或“付款申請單”報總經理籤批，向財務部申請付款。
以現金支付，金額較低的採購項目，先由採購員以核發的備用金支付，貨到各項手續辦理完結後向財務部申請作領備用金。
延時付款的供應項目，其付款單據統一由採購部管理，定時核發無誤後由財務部付款。對不能提供有效入庫，驗收單據的貨款結算，財務部有權拒絕付款。
六、採購數據文件
採購文件必須説明所訂購產品的資料，包含下列內容：
1、採購計劃，包括《酒店零星食品/物品材料訂購單》、《採購申請表》。
2、《酒店食品、物品直撥驗收單》、《酒店食品、物品入庫驗收單》
3、採購資料在工作結束後由採購部辦公室妥善登記保存。
七、物品的領用手續
1、廚房所需之非儲備食品材料庫房驗收後，開具《直撥單》，通知各廚房領用並辦理簽字手續。
2、維修材料由工程部負責驗收並建帳保管，每月憑《維修工作單》的部門聯出庫，財務聯辦理部門費用轉移手續。
3、部門零星專用物品，由採購部採購後入中心庫，部門根據需要領用。
4、所有食品及物品材料均通過中心倉庫辦理領用手續。
5、各廚房需根據酒店菜譜上所列菜品，提供本部門貴重原材料清單，建帳登記使用，財務部每週根據實際銷售數量進行核對。
6、餐飲部、客房部應建立二級倉庫保管帳，使用《內部調撥單》辦理各餐廳、樓層的物品領用手續，週末將《內部調撥單》轉財務部進行成本和費用的分配和考核。
7、供應商贈送的酒水和其他酒店所需物品等必須通過驗貨主辦理出入庫手續，視同購入商品進行消耗核算。
8、中心庫須建立辦公用品保管帳，各部門憑領料單辦理領用手續。
9、客房部、餐飲部、工程部須在每月月底前，向財務部報送各部材料的消耗表，財務部以辦理費用結轉手續。
10、非經總經理、副總經理特批，嚴禁各部門領用非本部門日常消耗用品。
為規範學校食堂食品原料進貨查驗管理工作，保障師生餐飲食品安全，根據《食品安全法》、《食品安全法實施條例》、《餐飲服務食品安全監督管理辦法》和《餐飲服務食品採購索證索票管理規定》等法律、法規及規章，制定本制度。
1、指定專職人員負責食品原料進貨查驗管理工作，專職人員應當掌握餐飲食品安全相關知識及食品感官鑑別常識。
2、採購食品、食品添加劑及食品相關產品，應當到證照齊全的食品生產經營單位或批發市場採購，並索取、留存有供貨方蓋章（或簽字）的購物憑證。購物憑證應當包括供貨方名稱、產品名稱、產品數量、送貨或購買日期等內容。長期定點採購的，與供應商簽訂包括保證食品安全內容的採購供應合同。
3、從生產加工單位或生產基地直接採購的，應當查驗、索取並留存加蓋有供貨方公章的許可證、營業執照和產品合格證明文件複印件；留存蓋有供貨方公章（或簽字）的每筆購物憑證或每筆送貨單。
4、從流通經營單位（商場、超市、批發零售市場等）批量或長期採購的，應當查驗並留存加蓋有公章的營業執照和食品流通許可證等複印件，留存蓋有供貨方公章（或簽字）的每筆購物憑證或每筆送貨單；少量或臨時採購的，應當確認其是否有營業執照和食品流通許可證，留存蓋有供貨方公章（或簽字）的每筆購物憑證或每筆送貨單。
5、從農貿市場採購的，應當索取並留存市場管理部門或經營户出具的加蓋公章（或簽字）的購物憑證；從個體工商户採購的'，應當查驗並留存供應者蓋章（或簽字）的許可證、營業執照或複印件、購物憑證和每筆供應清單。
6、從食品流通經營單位（商場、超市、批發零售市場等）和農貿市場採購畜禽肉類的，應當查驗動物產品檢疫合格證明原件；從屠宰企業直接採購的，應當索取並留存供貨方蓋章（或簽字）的許可證、營業執照複印件和動物產品檢疫合格證明原件。
7、採購乳製品的，應當查驗、索取並留存供貨方蓋章（或簽字）的許可證、營業執照、產品合格證明文件複印件。
8、食品及食品相關產品採購入庫前，應當查驗所購產品外包裝、包裝標識是否符合規定，與購物憑證是否相符，並建立採購記錄。採購記錄應當如實記錄產品的名稱、規格、數量、生產廠家、批號、保質期、供應單位名稱及聯繫方式、進貨日期等。
9、按產品類別或供應商、進貨時間順序整理、妥善保管索取的相關證照、產品合格證明文件和進貨記錄，不得塗改、偽造，其保存期限不得少於2年。
（一）、採購工作流程中須規範事項:
1、確定供貨商，簽訂供貨合同。供貨商類別：米油類、凍貨類、蔬菜類、鮮肉類、調味品。
2、簽訂供貨合同：供貨合同一式三聯：一份供應商；一份財務部；一份倉管員。合同應確定定價時間、供貨質保金、貨物的質量要求等。
3、制定採購計劃，廚師長根據庫存及所需量填寫好菜品申購單，申購數量遵循“最小庫存”原則。
①採購申請單由廚師長根據酒店實際需求填寫，採購申請必須填寫一式三聯，報採購部經理審批，採購部作出複查，無誤後組織採購。
②採購申請單一共三聯：第一聯作倉庫收貨用。第二聯採購部存檔並組織採購。第三聯財務部成本會計存檔核實。
（二）、貨比三家工作流程：每類物品報價單需要最少三家作出比較，目的`是防止有關人員從中徇私舞弊，保證採購物品價格的合理性。酒店採取三方報價的方法進行採購工作，即在訂貨前，必須徵詢3個或3個以上供應商報價，然後確定選用那家供應商的物品。
（三）、採購項目的結算
1、採購人員零星的採購可以直接支付現金。但不得超過20xx元，超過20xx元的須辦理轉賬結算或辦理代收貨款；辦理現金結算的須經酒店經理同意。
2、辦理結算時，必須按照報賬程序填好報銷單，經財務部審核、分管領導簽字、總經理審批後方可交出納辦理結算。
3、“食品原料申購單”壹式叁聯，供貨商、倉管員、財務部各一聯。
4、倉庫根據庫存量，遵循“最小庫存”原則，上報申購計劃，經部門負責人簽字，報總經理簽字方可，申購計劃單壹式叁聯，採購員、倉管員、財務部各一聯。
原材料貨物驗收制度
1、由倉管員、廚師長（質量檢查）、採購員共同驗收，除急用物品外，其餘物品均需倉管員稱量，廚師長負責質量，經倉管員、廚師長簽字認可（驗收單壹式三聯）。廚師長（質檢員）不定時抽檢質量。
注：收貨單沒有倉管員、廚師長當天簽字無效。 供貨商憑收貨單結算。
2、急用菜品收貨：急用海鮮，可由主管或經理負責稱量，廚師長把質量關，開收貨單經乙方簽字方可。
3、倉管員根據驗收貨物信息，據實填寫驗收台賬。
物品的採購，必須按每月使用計劃及合理庫存需要，經營業部門經理審核後報總經理批准，不得因提前或拖延採購而影響營業，也應避免因超計劃採購帶來積壓或損失。
採購人員在採購物品時，應根據請購單的數量，規格質量要求，用途、審核同意後報總經理及董事長審批方可採購，管理用物品的採購，如固定資產，X器、工具、辦公用品等。由各部門填寫請購單，經所購物品的部門經理審核後，報總經理及董事長批准後統一購買。
辦理購物付款時，應附付款申請單，購銷合同，請購單已經董事長審批的付款計劃或購貨合同執行情況表，報財務部審核後，方可付款。
財務部門在辦理付款時應核實付款手續是否齊全，否則財務有權拒付，並要求補齊相關手續。
採購人員報銷時，應辦理入庫單，入庫單內容必須填寫清楚，數量、產品規格、保質日期、名稱等。
購庫管人員按季度對庫房存貨情況進行分析，對庫存物品的積壓，變質，沉澱、列表清查，處理，對造成不必要的損失負直接責任。
四、倉管部每月2日前將截止到上月未的庫存物品的盤點情況彙總製成報表報財務部備案，並對庫存物品現狀如短缺毀損等列示清楚，及時處理減少不必要的損失。
五、採購人員不得營私舞弊，吃回扣貪污，假公濟私，如發現有上述行為，將嚴厲追究當事人經濟法律責任。
為規範原材料的採購程序、節約採購、滿足經營的需求、提高經濟效益、特制定本制度。採貯管理流程分採購、驗收、倉管、發放四個環節，針對各企業的實際情況，具體切實做好採購工作。
第一條基本原則
１．廉潔自律，嚴格供應商選擇、評價、甑選以保證供應商供貨質量，處理好與供應商的關係，不接受供應商禮金、禮品和宴請；
２．嚴格遵守採購規範流程，按流程辦事，能及時按質按量地採購到所需物品，在滿足公司需求的基礎上最大限度降低採購成本；
３．加強採購的事前管理，建立完善的設備價格信息檔案，做好採購相關文檔的存檔、備份工作，以有效地控制和降低採購成本並保證採購質量；
４．所有采購，必須事前獲得批准、未經計劃並報審核和批准，除急購外不得采購，急購需按《緊急採購管理流程》要求進行採購；
５．凡具有共同特性的物品，盡最大可能以集中辦理採購，可以核定物品項目，通知各申購部門提出請購，然後集中辦理採購；
６．採購物品在條件相同的前提下應在正在發生業務或已確認的供應商處購買，不得隨意變更供應商；
７．科學、客觀、認真地進行收貨質量檢查；
第二條供貨商的確定原則
1．初選供貨商：要深入細緻的進行市場考察，要從所在城市找出三家以上有代表性的供貨商，進行綜合考察，在考察中要重點了解供貨商的實力，專業化程度，貨物來源，價格、質量極其目前的供貨狀況。
2．試用供貨商：對於同類商品找出兩家同時供貨，重點從質量、價格、服務三方面來進行比較嘗試。
3．確定供貨商：在使用兩個月的基礎上、由、副總經理、財務人員、、採購人員組成審查小組，以民主表決的方式集中投票表決來確定。
4．簽定供貨合同：確定供貨商後，由總經理與供貨商簽定供貨合同，合同的期限不得超過一年。供貨合同一式三聯：一份供應商；一份財務部；一份倉管員。合同應確定定價時間、供貨質保金、貨物的質量要求等。
5．供貨商的更換與續用：在合作的'過程中，如發現供貨商有不履行合同的行為，在合同期滿前，由審查小組集中討論決定是否更換、續用。
第三條市場調查原則
1．由總經理、財務人員、採購人員、長每月不少於兩次進行市場調查。調查後需有調查記錄，寫明調查人員，調查時間、地點及調查結果，由全體人員簽字後交存檔。
2．調查時間、地點的選擇，每項15天調查一次，以批發市場早市開市期間為調查區間，不能選擇雨、雪天及極端天氣情況後的當日或次日調查。市場的調查以供貨商所在的市場為準。
3．調查的方法和程序。調查組應遵循先蔬菜、鮮貨、後幹雜調料、糧油、酒水的原則，單項貨品的調查不應低於三家。調查中要堅持集中調查的原則，調查時應實行看、聞、摸等手段、必要時可進行採樣。對被調查的商品要詳細的瞭解產地、規格、品種、生產日期、保質期等。在詢價後要進行討價還價，切記只記錄買方一口價。
4．出實地調查外，當地的報刊、雜誌、電視等所刊出的價格，同行報價也是調查的手段和依據。
5．調查結果由調查小組結合實地調查結果和諮詢結果進行綜合討論通過。
6．零星物品的調查由總經理或委託其他人（採購人員除外）實施。
第四條採購的定價原則
1、設立尋價員：由廚師長、倉管員、質檢員組成，三人每月初、月中旬分兩次入市場尋價，在市場調查的基礎上，每半月制定一次，零星物品的採購價格不定期進行。
2、定價程序：由總經理同採購人員一起根據市場調查的結果與供貨商討價還價後予以確認，並由總經理、採購人員簽字以書面形式告知庫管、財務執行。
3、價格管理原則：對於供貨價格實行最高限價制，根據不同的貨品，其最高限價範圍如下：
（1）幹雜、調料、糧油、等執行價格不得高於市場批發價格的6%。
（2）低質易耗品的價格不得高於市場零售價的平均數。
（3）零星物品的價格不得高於市場零售價的5%
（4）魚類、肉類、鮮貨價格不得高於市場批發價格的4%
（5）蔬菜平均在一元以下者，其執行價格不得高於市場批發價格的15%。價格在一元以上者，其定價不得高於市場批發價的10%。
4．春節、國慶等節假日期間以及災害性天氣持續時間較長的月份，由於供貨價格波動太大，其定價原則可適當放寬。
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