1範圍
本程序規定了現場設備材料出、入庫管理的`內容及職責。
本制度適用於茶園電廠工程項目的物資管理。
2規範性引用文件
2.1中電投集團公司《安全文明施工標準化圖冊》
2.2《中國電力投資集團公司火電工程設備監造管理實施辦法》（2012第45號文）
3定義
3.1入庫：是指設備、材料驗收後依據合同或協議、發票和驗收記錄單辦理入庫單的過程。
3.2出庫：是指倉庫將設備材料發給領用單位的過程。
4職責
4.1建管處物資部負責對設備材料的入庫、出庫工作進行審核、監督、檢查、考核；
4.2建管處工程部參與對設備材料入、出庫進行審核與監控；
4.3物資代保管單位負責設備材料入庫、出庫的實施。
5管理要求
5.1出、入庫程序
5.1.1入庫程序
a入庫單是根據合同或協議、驗收記錄或發票所做的設備材料正式入庫管理的原始記錄，物資代保管單位憑供貨廠家提交的符合規定的有效憑證及驗收記錄，方可辦理設備、材料入庫手續，並分別填寫《物資入庫單》（附表3），一式四聯且連續編號。
b到貨的設備材料須經聯合驗收確認質量合格、數量無誤後方可辦理入庫手續。c辦理入庫單必須依據聯合檢驗人員簽字的設備材料驗收合格的有關資料文件、合同或協議以及供貨廠商的商務發票或有關憑證，核實產品和資料的數量、質量等無誤後，方可辦理物資入庫單。
d辦理入庫手續時，物資代保管單位應按照入庫單上的科目認真填寫，要求準確無誤（發票、協議、入庫單應一致，一個產品只能用一個名稱），並核對無誤後負責人簽字。
CPIJYXN-CY-制度-物資-003-A版設備材料出入庫管理制度
e物資代保管單位應及時將已辦理入庫手續的設備材料有關信息錄入物資信息系統。
f物資代保管單位應建立設備材料明細台帳，明細台帳應考慮統計報表的要求。（設備材料明細台帳格式見附表5）
g對未辦理入庫手續的設備材料，物資代保管單位要做好實物到貨記錄，及時
組織驗收並辦理相關入庫手續。
5.1.2出庫程序
a出庫單是設備材料發出的原始記錄。施工單位憑安裝圖和設備材料清冊提報領用設備材料計劃，填寫《物資出庫單》（附表4），一式四聯且連續編號，簽字批准後到倉庫領用。
b根據現場實際安裝需要，施工單位如需挪用其他標段的設備材料，須經領用單位總工及以上領導簽字和業主總工及以上領導批准。物資代保管單位根據施工單位出據的經相關領導批准的設備、材料挪用計劃單填寫相應的設備、材料出庫單辦理出庫。（挪用計劃表詳見附表6和附表7）
c設備安裝需用專用工具，施工單位可辦理借用手續。施工單位在借用專用工具時填寫《專用工具借用申請單》（見附表11），辦理簽字手續後，是安裝專用工具在物資代管單位倉庫辦理借用；如是檢修專用工具到業主到倉庫借用。借用時要明確歸還日期，設備安裝完畢應及時歸還，若有損壞，經工程部認可後，辦理確認手續，填寫《專用工具損壞記錄單》（見附表12）。對專用工具的領用建立領用台帳（附表8）。因使用不當損壞或保管不善丟失，應由施工單位照價賠償。
d隨機備品的領用，須由施工單位提出申請（領用手續見附表10），經工程部審核，業主副總批准後，是安裝隨機備品在物資代管單位倉庫辦理借用；如是生產隨機備品到業主倉庫辦理交舊領新的手續。因施工單位在安裝過程中使用不當損壞或保管不善損壞的，應由損壞單位照價賠償。
e建立明細台帳：倉庫管理人員依據“物資出庫單”建立明細台帳，將出庫單上的記錄登記到台帳上。
f每台機組投運和每個標段完工後，物資代保管單位向物資部、工程部移交相應的設備材料清冊，驗收發放記錄等資料。
CPIJYXN-CY-制度-物資-003-A版設備材料出入庫管理制度g工程竣工後，物資代保管單位將剩餘設備材料集中堆放造冊，與計劃部、工程部共同盤點，移交物資部管理。
5.1.3退庫程序
a退庫申請批准後，施工單位按規定程序到物資代保管單位辦理退庫手續，同時由物資代保管單位填寫《物資退庫單》（附表9），施工單位負責辦理審批手續。
b退庫後，物資代保管單位要按原值入帳，如屬於已使用或損壞的物資，則由業主統一組織技術、商務人員鑑定後，按實際值入帳。
c由於設計變更等原因造成剩餘設備材料，應及時退回物資代保管單位建立帳、卡登記。
6檢查與考核
6.1本制度由貴州西能電力建設有限公司茶園建管處物資部負責檢查並組織實施。
6.2考核按《工程建設管理獎懲制度》執行，並在每月的工程協調會上通報各單位的執行情況。
7記錄
7.1《物資領用申請表》
7.2《設備（材料）庫存卡》
7.3《物資入庫單》
7.4《物資出庫單》
7.5《設備材料明細台賬》
7.6《設備挪用計劃申報表》
7.7《材料挪用計劃申報表》
7.8《專用工具領用台賬》
7.9《物資退庫單》
7.10《隨機備品備件領用申請單》
7.11《專用工具借用申請單》
7.12《專用工具損壞記錄單》
8本文件解釋權：本文件由建管處物資部負責解釋。
1、目的
加強食品安全管理工作，嚴格控制餐廳成本構成中的可控成本，確保員工身體健康和食品安全
2、適用範圍
適用於原材料採購，主要包括大米、食用油、肉、蔬菜等大宗原材料採購。
3、職責
3.1總部行政管理部門負責本規章的擬定和實施，各分支公司行政行政管理部門協助總部完成招投標工作，並嚴格執行招標結果
3.2餐廳考評機構履行監督和對執行力度的考核。
4、基本原則
4.1採購招標工作要遵循“公開、公平、公正”和“聯合採供、動態管理、貨比三家、擇優選購”的原則，選擇符合使用要求，質價比相對較高的原材料，為餐飲工作提供優質服務。
4.2參與採購招標工作人員，要以對企業餐飲工作高度負責的精神，力求節約，反對浪費，降低成本，廉潔、高效地履行職責。
4.3採購招標工作程序應積極引入市場競爭機制，實現動態管理。主要原材料必須進行招標採購。一般情況下，每類至少引入三家以上供應商參與競爭；除因市場情況突發漲、降價情況外，堅持每月進行一次報價競標。要從保證食品安全和維護員工利益出發，本着“誠實、信用、平等互利、協商一致”的原則處理各種商務關係。
4.4參與採購人員、評標小組成員及其它相關人員與供應商有利害關係的，必須迴避。供應商認為上述人員與其它供應商有利害關係的，可建議其迴避。
5、招標小組設立及招標企業的確定
5.1餐廳主要原材料的採購招標工作在行政管理部部長的領導下進行，堅持“統一領導、分級管理、管用結合和代表負責制”的原則，設立採購招標小組，成員包括：行政管理部物業室主管，各事業部行政管理部部長，行政管理部物業室餐飲組監理，各事業部行政管理部餐飲監理，各餐廳經理，財務餐廳專職會計，餐廳售賣會計，採購員。
5.2招標小組應在招標前對企業進行資質審查。合格供應商的資質證明一般應包括：營業執照、税務登記證、法人證明或法人委託書、特殊行業管理生產許可證明、產品質量證明書、年度審驗證明書、產品質量檢驗或鑑定報告等。
5.3對通過資質審查的供應商進行實地考察，實地考察過程中對供應商的生產環境、經營條件、企業規模、產品業績、配送能力等情況形成考察報告。
5.4與考察後並通過初步認可的供應商，簽訂年度《供貨合同》，《廉潔交易責任書》，《服務承諾書》，並向財務部門上交產品服務質量保證金。
5.5供應商如有以下行為的，應取消其參與招標的資格：以虛假資信材料，騙取合法供應資
格的；用不正當手段詆譭、排擠其它供應商的；向採購招標小組人員行賄或提供不正當利益的；偷樑換柱，供應假冒偽劣商品的；嚴重偏離市場價格報價的；採取其它不正當手段的。
5.6招標工作應在與中聯簽訂有供貨合同並通過資質審核的的企業中進行，每月應確保兩到三家供貨商參與競標。工作人員不得私自接觸供應商。不得向供應商泄露有失公正或影響公平競爭的信息。不得接受供應商任何形式的回扣、饋贈及有失公正執行公務的宴請。供應的一切讓利性承諾均應反映在投標報價單中。
5.7招標過程中所形成的文件資料必須規範，各項內容要真實、準確完整。供應商入圍名單、投標報價單、市場價格調查單、招標類別供貨商評定表等均由採購招標小組專人整理保管，並按年度歸檔備查。
6定標
6.1在質量服務保證的前提下，以市場價格為依據，低價中標。在質量、價格、服務同等條件下，優先考慮有信譽有實力的一級供應商。
6.2在綜合考慮採購招標小組成員意見的基礎上，按照“少數服從多數”的原則形成小組決議。
6.3對最終確定的供貨商招標小組應口徑一致，並在原材料評定表上簽名。
6.4評標過程中公司督察部、營運部、公司財務核算部對招標情況有責任進行監督，採購標工作按照“誰的職責，誰簽字，誰負責”的原則追究責任。凡只簽名未提出不同意見的認定為“認同意見”。
6.5對在採購招標工作中，工作程序違反國家法規及公司規章制度，對公司造成損失的，應根據法律及相關制度追究其責任。
7驗收入庫
7.1經招標後確定的供貨企業，各公司員工餐廳應按照招標結果使用該企業提供的產品。並根據《餐廳原材料驗收標準》對其公司提供產品進行檢驗。
7.2對質量不合格的原材料要立即停止供應，與供應商交涉並提出索賠報告，要求供應商承擔相應檢測費用，迅速完成原材料供應商更換工作，以免造成食品安全事故和經濟損失。
7.3採購招標小組應不定期對各餐廳原材料進行抽樣檢測，確保供貨質量。
8費用結算
8.1供應商辦理結算手續時，應提供增值税發票及公司驗收單據。
8.2財務部門負責對結算環節進行監督。
1 材料實行分類管理
1.1 按採購材料的重要程度分為重要材料(a類)、一般材料(b類)、輔助材料(c類)三類。
⑴ a類材料，即關鍵的少數材料。主要包括：鋼材、木材、水泥、砂石、預拌砼、砌塊、焊接材料、砼外加劑等。
⑵ b類材料， 屬一般性材料。主要包括：牆地磚、石材、塗料、電器開關、模板、電線電纜、配電箱、架管、扣件、安全防護用品、危險化學品等。
⑶ c類材料，屬次要的多數材料。主要包括：五金、化工、日用雜品、工具、低值易耗品等。
1.2 按同一品種材料數量分為大宗材料和零星材料兩類。
⑴ 大宗材料：指採購量大、單位價值高、佔工程成本較大的材料，主要包括a類和部分b類材料。
⑵ 零星材料：指大宗材料以外的材料，主要包括c類和部分b類材料。
2 供方選擇評價
2.1 為確保供方提供的材料滿足設計、顧客、合同、質量和環境安全的要求，應對供方進行選擇評價。
2.2採購a、b類材料必須對供方進行評價，c類材料可不進行供方評價，由項目部比選確定。
2.3 根據對工程質量及環境安全要求的影響程度，分別對a、b類材料供方進行打分評價。達到70分(含70分)以上為合格供方，70分以下為不合格供方。
2.4 評價內容主要包括供方的xxxx、税務登記證、生產資質、產品質量和環境安全保證能力、供貨能力、服務和價格能否滿足需要等。由項目部負責調查並填報《供方調查表》,物供部組織評價並填寫《供方評價表》,報公司總經理審批。
2.5物供部將合格供方信息編列《合格供方名單》,報總經理批准後發佈實施，作為公司工程材料採購選擇供方的依據。
2.6物供部集中管理材料供方檔案，且每年度組織對材料供方進行一次複審，複審內容主要是供方供應材料的質量、環境安全、價格、售後服務及供貨業績等。根據複審結果把不合格供方剔除後，將合格續用及新增合格供方編列新一期《合格供方名單》。
3採購權限
3.1公司直管項目部實行限價採購，西安項目部和安分司分別對所屬項目實行集中或限價採購。
3.2大宗材料實行招標採購，其實施辦法詳見公司《大宗材料採購招標管理辦法》。
3.3零星材料項目部可自行採購。其中單項採購在10萬元以上的實行採購詢價審批制，由項目部邀請三家以上供方報價進行比選，填制《詢價採購審批表》並附供方書面報價單、聯繫人姓名及電話號碼等信息，報物供部和監審部審核、公司分管領導批准。
3.4 自貢、宜賓兩地項目由物供部按月發佈一期《材料市場信息價》作為採購最高限價，公開商家信息，監督採購行為。
3.5 採購人員應按批准的採購計劃(或合同),保質、保量、及時、低價完成採購任務。
3.6採購人員應遵循'三比一算'的採購原則，做好市場調查和預測工作，詢價分析及時、準確、全面，報採購主管批准後方可實施採購。
3.7 a、b類材料供方應在公司《合格供方名單》中選擇，c類材料供方在合法經銷商處採購。
4 運輸管理
材料應選擇合理的運輸方式，以較短的。里程、較低的費用、較短的時間、安全的措施、文明的裝卸完成材料在空間的轉移。
5 現場驗收
5.1進場材料必須嚴格按照供需雙方在合同中約定的內容，按國家或地方(行業)驗收規範進行質量、數量、環保、職業健康安全衞生等方面的標準驗收和複驗。
5.2 材料驗收依據：
⑴ 材料計劃、訂貨合同及合同約定條件；
⑵ 經雙方確認封存的樣品或樣本；
⑶ 材質證明和抽樣複驗合格證明；
5.3 材料驗收的方式方法：
⑴ 採購人員必須採購經評定合格的產品；
⑵ 驗收人員必須按驗收標準進行驗收；
⑶ 總包單位、業主代表、監理單位、供應單位、使用單位必須聯合把關，共同驗收；
⑷ 使用人員必須按標準進行領料驗收；
⑸ 材料驗收應做好驗收時間、場地、人員、資料、計量器具、裝卸機械等準備工作；
⑹ 實物驗收
①憑證驗收，查看所到貨物與材料計劃、採購合同約定條款一致；
②隨貨同行的材質證明等相關資料齊全，複印件須加蓋供方鮮章，內容滿足施工要求和管理需要。
③目測檢查材料外觀，外包裝完好無損。
④按照不同材料採用不同的驗收方法進行嚴格的點數、檢斤和檢尺，計算準確。
⑤進口材料按照國家有關規定進行報關、商檢、檢疫後，按本辦法有關規定進行質量驗證。
⑥按規定必須複驗的材料，由項目相關部門根據分工進行取樣複驗。
6 入帳報銷規定
6.1 物供部供應材料的入帳報銷，物供部採購員應將經項目經理審核簽字的發票和項目部材料員簽收的隨貨小票核對無誤後填制收料憑證、調撥單，附發票和項目部收料憑證，經物供部審核後報公司總經理審批。
6.2 項目部採購材料的入帳報銷，項目部材料員應將發票及經收料員簽收的隨貨小票核對無誤後填制收料憑證，附發票和隨貨小票經項目經理審核簽字後報物供部審核和總經理審批。
6.3月結材料的入帳報銷應於當月25日前由項目部材料員與供方核對無誤並填制彙總送料單，經項目經理審核簽字後附每車原始送料單及發票交物資供應部採購員核對後填制收料憑證。
6.4安全防護用品的入帳報銷，在物供部審核前還應經安全生產部審核；顧客認質核價材料的入帳報銷還應驗證顧客核定單。
6.5入帳報銷金額在十萬元以上的還須報董事長批准。
6.6 物供部應建立計劃供料台帳，對入帳報銷材料進行登記，審核其是否在經審批的材料計劃內。如超計劃不予審批入帳報銷，除非項目部增補計劃上報批准。
6.7 填製材料單據應使用標準計量單位、字跡工整、數據準確、無塗改。
6.8 為了不影響月結成本，自供方送料之日(送料單日期)起三十日內應到材料部門辦理入庫(保管員填制收料憑證)手續，自保管員入庫之日(收料憑證日期)起三十日內應到財務辦理完入帳報銷手續，超過規定期限視為無效手續予以拒付，責任自負。
7 物供部供料的資金結算
7.1 由物供部供應的材料憑項目部簽收的有效單據，每月向項目部辦理一次結算，次月內結清材料款，但供貨商的貨款由項目部直接支付。
7.2項目部
應及時足額回收工程款，以確保正常的材料款支付。當資金緊張支付材料款有困難時，可以適度的賒購，但應信守承諾。對招標採購材料或合同訂購材料應嚴格履約支付，不得無故拖欠。
7.3物供部按工地價加收一定採保費向項目部結算。其採保費標準為：鋼材10元/噸，木材10元/立方，水泥2元/噸，其他材料按工地價加收1.2%。
一、採購員在採購材料和物質前要遵循“貨比三家，性價比最優”的原則，採購物美價廉的材料。
二、採購員不得在採購過程中違規操作(拿回扣，暗箱操作)，一經發現扣除當月工資和全年獎金，情節嚴重者予以開除。
三、採購員所購買的所有原材料本着“以質為命，以誠為本”的原則，必須保證100%合格，若因材料不合格造成公司損失的，公司追究其責任，給以從重處罰。
四、採購人員應隨時瞭解原材料的需求、供給、價格，以確保公司生產所需，控制降低採購成本。
五、公司所有的材料採購必須先以書面形式提交採購計劃，填寫採購通知單，財務簽字確認交總經理簽字後方可採購。
六、公司所有采購付款必須先以書面形式上報，經總經理簽字批准，在交由財務簽字方可付款。
七、每月月末必須把採購報表交由總經理審核，報表內容包括(採購的物質材料、數量、單價、總價，目前所欠的款項等)。
八、採購部門所採購的任何東西必須要供應商本單位的原始依 據，交由財務做賬，以確定月末財務與採購部門賬賬相符。
九、採購的付款方式，原則上採取轉帳方式，儘量避免用現金購買。
十、若採購中用現金購買的物品，必須三天之內報帳並清帳。
十一、採購人員所採購的物質材料，若數量、金額等與實際不相符，造成的損失由採購人員自行負責。
十二、採購人員為了熟練掌握各項指標，應逐步的以書面形式建立適合我公司生產所需要採購材料的各項指標，從而制定相應的產品材料採購標準，形成文件，交於辦公室歸檔。
十三、採購員所採購的原材料單價、廠家不得向不相關的部門、人員透露，原則上只能財務和總經理知道，否則視為泄露公司機密處理。
十四、採購部門人員不得向其它廠家提供採購的相關信息，否則視為泄露公司機密處置。
十五、採購員因公誤餐，公司給予10元/天的生活補助。
1 、目的
加強食品安全管理工作，嚴格控制餐廳成本構成中的可控成本，確保員工身體健康和食品安全
2、適用範圍
適用於原材料採購，主要包括大米、食用油、肉、蔬菜等大宗原材料採購。
3、職責
3.1總部行政管理部門負責本規章的擬定和實施，各分支公司行政行政管理部門協助總部完成招投標工作，並嚴格執行招標結果
3.2餐廳考評機構履行監督和對執行力度的考核。
4、基本原則
4.1採購招標工作要遵循“公開、公平、公正”和“聯合採供、動態管理、貨比三家、擇優選購”的原則，選擇符合使用要求，質價比相對較高的原材料，為餐飲工作提供優質服務。
4.2參與採購招標工作人員，要以對企業餐飲工作高度負責的精神，力求節約，反對浪費，降低成本，廉潔、高效地履行職責。
4.3採購招標工作程序應積極引入市場競爭機制，實現動態管理。主要原材料必須進行招標採購。一般情況下，每類至少引入三家以上供應商參與競爭；除因市場情況突發漲、降價情況外，堅持每月進行一次報價競標。要從保證食品安全和維護員工利益出發，本着“誠實、信用、平等互利、協商一致”的原則處理各種商務關係。
4.4參與採購人員、評標小組成員及其它相關人員與供應商有利害關係的，必須迴避。供應商認為上述人員與其它供應商有利害關係的，可建議其迴避。
5、招標小組設立及招標企業的確定
5.1餐廳主要原材料的採購招標工作在行政管理部部長的領導下進行，堅持“統一領導、分級管理、管用結合和代表負責制”的原則，設立採購招標小組，成員包括：行政管理部物業室主管，各事業部行政管理部部長，行政管理部物業室餐飲組監理，各事業部行政管理部餐飲監理，各餐廳經理，財務餐廳專職會計，餐廳售賣會計，採購員。
5.2招標小組應在招標前對企業進行資質審查。合格供應商的資質證明一般應包括：營業執照、税務登記證、法人證明或法人委託書、特殊行業管理生產許可證明、產品質量證明書、年度審驗證明書、產品質量檢驗或鑑定報告等。
5.3對通過資質審查的供應商進行實地考察，實地考察過程中對供應商的生產環境、經營條件、企業規模、產品業績、配送能力等情況形成考察報告。
5.4與考察後並通過初步認可的供應商，簽訂年度《供貨合同》，《廉潔交易責任書》，《服務承諾書》，並向財務部門上交產品服務質量保證金。
5.5供應商如有以下行為的，應取消其參與招標的資格：以虛假資信材料，騙取合法供應資
格的；用不正當手段詆譭、排擠其它供應商的；向採購招標小組人員行賄或提供不正當利益的；偷樑換柱，供應假冒偽劣商品的；嚴重偏離市場價格報價的；採取其它不正當手段的。
5.6招標工作應在與中聯簽訂有供貨合同並通過資質審核的的企業中進行，每月應確保兩到 三家供貨商參與競標。工作人員不得私自接觸供應商。不得向供應商泄露有失公正或影響公平競爭的信息。不得接受供應商任何形式的回扣、饋贈及有失公正執行公務的宴請。供應的 一切讓利性承諾均應反映在投標報價單中。
5.7招標過程中所形成的文件資料必須規範，各項內容要真實、準確完整。供應商入圍名單、投標報價單、市場價格調查單、招標類別供貨商評定表等均由採購招標小組專人整理保管，並按年度歸檔備查。
6定標
6.1在質量服務保證的前提下，以市場價格為依據，低價中標。在質量、價格、服務同等條件下，優先考慮有信譽有實力的一級供應商。
6.2在綜合考慮採購招標小組成員意見的基礎上，按照“少數服從多數”的原則形成小組決議。
6.3對最終確定的供貨商招標小組應口徑一致，並在原材料評定表上簽名。
6.4評標過程中公司督察部、營運部、公司財務核算部對招標情況有責任進行監督，採購 標工作按照“誰的職責，誰簽字，誰負責”的原則追究責任。凡只簽名未提出不同意見的 認定為“認同意見”。
6.5對在採購招標工作中，工作程序違反國家法規及公司規章制度，對公司造成損失的，應 根據法律及相關制度追究其責任。
7驗收入庫
7.1經招標後確定的供貨企業，各公司員工餐廳應按照招標結果使用該企業提供的產品。並根據《餐廳原材料驗收標準》對其公司提供產品進行檢驗。
7.2對質量不合格的原材料要立即停止供應，與供應商交涉並提出索賠報告，要求供應商承擔相應檢測費用，迅速完成原材料供應商更換工作，以免造成食品安全事故和經濟損失。
7.3採購招標小組應不定期對各餐廳原材料進行抽樣檢測，確保供貨質量。
8費用結算
8.1供應商辦理結算手續時，應提供增值税發票及公司驗收單據。
8.2財務部門負責對結算環節進行監督。
採購是指餐飲業者依據其既定的營運方針，對其所要購進的食品與飲料進行市場的調查研究、選擇、購買、收貨（驗收）、儲藏，最後到發放使用這一系列的處理方式。所以採購人員不是單純的負責購買食品與飲料，他還要負責上述其他方面的處理或運作。
一、採購的主要職責
1、總體負責對貨物的購進、驗收和儲存等業務。
2、負責採購所有有關餐飲貨品的指導工作。
3、確保並掌握貨源的不斷供應。
4、開發並探尋品質相同而價錢便宜的貨源。
5、調查研究產品、市場、價格趨勢等事項。
6、配合市場需要而評估新產品。
7、協調生產部門使其所需貨品標準化以求倉庫存貨不致發生積壓的情況。
8、與生產、管理、會計、行銷業務部門保持密切聯繫。
9、向上級經理人員提出報告或彙報。
這裏需要強調的是，上級經理人員必須將其所屬的採購部門養成一個創造利潤的導向單位，而不是一個普通的服務部門。
二、採購手續
採購工作有其一定的手續或程序，這可分為五個階段或步驟：
1、請購表——這是由有關單位的主管，諸如：主廚、餐廳經理或者倉儲主任提出來，通知採購經理存貨需要補充的數量及名稱。
2、供貨廠商的選擇。
3、和供貨廠商簽約——商定貨品價格及交貨的時間地點。
4、定貨的驗收——交貨時如在品質或數量上有所不符時應做的處理。
5、進貨移交給請購單位或直接送進倉庫。
三、如何選擇供應廠商
選擇供應廠商要特別謹慎，可根據如下幾點進行考慮：
1、該廠商的營業情況及其所售貨物的範圍。
2、最近的價目表。
3、售貨條件的細節。
4、和該廠商往來的其他顧客的情形。
5、全部產品的樣品。
最理想的方法是直接參觀，實地瞭解廠商的營業規模，加工與倉儲設施的大小，運輸工具的數量及種類。如滿意，即可與其建立採購與供貨關係。先試訂，並做定期評估。這可從三方面考慮，那就是價格是否儘可能的低，品質是否儘可能的高及交貨是否儘可能的快。
四、採購作業注意事項
1、採購的貨品要適應當時的市場需要，所購貨品需能在預期的時間內銷售出去。這是對採購人員經驗與技術的一大考驗。
2、購進貨品的價格需能符合當時的市場價格，否則將會造成直接經濟損失。
3、採購人員應當通過各種渠道瞭解和熟悉市場產品種類和價格。
五、食品的採購
採購食品時首先注意貨品的實際成本和廠商的價目表上的價格有何關係：就是説某一貨品大量購進後定會在倉庫儲藏一段時間，因此而產生的儲藏費用，安全風險等問題，所以必須以特惠價格購進；最後是生產成本，如果購進的某種食品會增加菜餚調理的生產成本時則應慎重考慮。
食品採購有以下幾種主要方式：
1、合同採購
餐飲業者與供應廠商簽訂食品採購或供貨合同，雙方遵照和約條款的'規定進行購貨或供貨交易。這種合同普遍分為定期合同和定量合同。
2、逐日採購
這主要用於採購容易腐敗的食品，而且應當有兩三家廠商隨時供貨以便買到最新鮮的食品。每天工作結束前，廚務部門派出一位資深廚師清點存貨，列出清單交給主廚，再由主廚以此清單列出一份第二天需要補充採購的食品請購單交給採購經理。這類食品採購通常是利用電話要求供貨商供貨並一定是當天買當天交貨。
3、臨時採購
這主要用於採購臨時所需的食品。在廚務部門的工作過程中臨時會產生對某種食品的需要，這就要採購人員及時地購進某種食品以配合廚務部門的正常工作。
六、食品的採購規格
所謂採購規格就是所購貨品的一種簡單説明，主要是品質、數量、重量以及大小尺寸。每一採購規格均由餐廳的經理團人員（採購經理、主廚、餐飲經理等）依照餐飲營業方針，菜單需求及其定價尺度，事先協商擬定。規格副本應由經理部門分發給供應廠商，供其保存參考。制定規格的理由為：
1、確立貨品材料的採購標準，以便廚房調理出標準產品，從而服務顧客。
2、規格具有書面通知的作用，使供應商明確瞭解本餐廳的需要，並可提出合理而具有競爭性的報價。
3、提供驗收與倉儲人員明確資訊，使其瞭解他們所接收與庫存的標準情況。
4、使餐廳員工確實瞭解進貨的詳情，既大小、重量、品質數量等情形。
採購規格的制訂，應以標準的表格為準，其中不可缺少的資料為：
1、物品名稱：所用的名稱務求明確而習慣通用者，尤其要與供應商所用的名稱一致。
2、貨品或品牌名稱：以蘋果為例，本地產或進口貨，什麼品牌等資料。
3、重量：公斤，磅或市斤。
4、單價：以供應商報價為準，例如每公斤、每磅、每箱價格多少元。
5、附註：如果是肉類可能需要記明其切割方式、包裝及處理情形，凡是必要加以説明的事項均應詳細載明與附註，不可等閒視之。
採購規格是採購作業中必要的書面樣本，也是各個部門以及經理人員必需的書面參考資料。
七、飲料的採購
飲料的採購與食品的採購大致相同，以物美價廉為共同的，不變的原則。由於飲料所能賺取的利潤高於食品，所以餐飲業者在這方面都相當注重。採購飲料請務必牢記：包裝華麗的產品並不一定就是高級品。採購飲料必須注意以下事項：
1、貨源的供應在時間上有所限制。
2、特別昂貴的飲料有沒有必要購買。
3、應當重視酒類供應商的建議。
4、品質的評估很困難，應由曾受特別訓練的專業人員負責，最好是有參與名酒品嚐活動的經驗。
5、酒類的登記不容易劃分，僅能做概略的歸類。
6、酒類的價格波動不大。
任何飲料的購買應依據是否符合本店顧客的需要與價格上是否具有競爭力的原則。採購貨源方法如下：
1、運酒商
有些供應
商從產地直接買酒運回來賣，當然他們的貨品範圍也僅限於某一特定產品。
2、批發商
他們供應的貨品範圍相當廣，所售貨品不僅在價格上比較便宜，而且還有一些好處。如可以貨款暫欠，可以暫借存放，可以免費享用其廣告和廣告宣傳品等。
3、飲料製造廠商
大批量的飲料和酒水可向製造廠商直接定貨，不僅價格便宜，條件優惠，還可有多種付款方式和優惠的付款條件。
4、付現金自己運貨
這主要是針對那些數量極少使用極少，只供一時之須的貨品。
八、飲料的採購規格
採購規格的目的在於以書面裝訂產品的標準及用途。採購經理將訂好的規格交付供應商，使其明瞭本餐廳的需要與規定的要求。並以此為依據來洽談買賣價格。交貨時，驗收人員以此為根據進行收貨。
飲料的購進與售出都是依照產品的品牌標籤為準，每一產品的品質及數量都有始終如一的標準。規格中應詳細註明這些標準和規格。
九、市場走訪調查制度
為保證購進貨品的合理質量和價格，就應充分了解和掌握市場信息，推動新原料的開發使用，從而降低成本達到贏利的目的。為此特制定以下制度。
1、採購員應自覺加強市場調查。在採購工作中，做到“貨比三家”，在保質保量的基礎上，努力降低原材料的成本，並將瞭解到的市場信息及時反饋公司採購部。
2、餐廳經理，廚師長，庫管員和會計人員、採購部經理組成市場走訪調查小組。每月至少安排兩次走訪，調查所在地周邊市場情況。每次應對20種以上貨品進行調查，以獲取同等質量基礎上貨品（蔬菜，酒水，海鮮，肉類，調輔料等）的最低最真實的價格，以便更好的控制進貨成本。
3、公司管理人員每月應進行兩次以上的獨立的市場走訪調查，力求第一手掌握市場的供求和價格情況。
4、以上人員的走訪調查所獲的信息應於走訪第二日書面反饋公司採購部和財務部。
1.目的：
1.1確保採購材料(設備)100%符合有關國家規範及標準。
1.2確保採購材料(設備)嚴格按合同要求進場，保證工程按質按期完成。
1.3嚴格按採購合同要求支付材料(設備)款，做到付款進度不超前於材料(設備)進場進度。
2.範圍：新建項目工程承包合同中所指定的甲供材料(設備)。
3.職責：
3.1設計部從建築設計角度考慮，提出採購材料(設備)在美觀及使用功能等方面的要求，並提供甲供料清單及驗收規範。
3.2工程部負責甲供材料(設備)的採購資料準備、採購實施、組織驗收以及檢查採購材料(設備)是否按合同要求進場。
3.3預算部負責控制採購材料(設備)的付款方式以及付款進度。
4.程序：
4.1工程部主辦工程師按《招投標管理工作細則》規定要求進行甲供材料(設備)的採購。
4.2工程部主辦工程師擬定《招投標文件》、《採購合同》及投標廠商的入圍資格報請部門經理審批。
4.3主辦工程師按經審批的《入圍資格》要求邀請三至五家分供商進行招投標，並封樣存至倉庫，做好標識。
4.4施工圖紙出齊後7天內，主辦工程師應要求施工單位上交材料設備使用計劃，同時考慮生產週期，由主辦工程師編制《甲供材料(設備)採購工作計劃》,經甲、乙雙方協商後作為招投標的依據之一。
4.5所有甲供料須在房屋預售前一個月簽訂合同，在簽訂合同之前須預留20天合同審批時間，20天招投標時間。
4.6主辦工程師會同預算部人員實施招投標。
4.7主辦工程師按《招投標管理工作細則》及招投標結果，與供貨廠商簽訂採購合同並報請審批。
5.甲供材料(設備)進場管理工作程序：
5.1在甲供材料(設備)簽約之前，主辦工程師必須檢查供貨廠商的法人委託書、地址、營業執照、資質證書、準用證、合格證、檢測報告及其技術指標等資料是否符合《合同》和入圍資格要求。
5.2監理公司材料員、施工單位材料員檢查進場材料(設備)與“產品封樣”是否相符，並將“產品封樣”保留到工程竣工及至保修期結束。
5.3檢查進場材料(設備)的品牌是否符合合同要求。
5.4檢查進場材料(設備)的色澤、材質(指材料)、外觀等是否符合設計及合同要求。
5.5檢查進場材料(設備)的尺寸、規格、型號等是否符合設計及合同要求。
5.6檢查進場材料(設備)是否符合出廠標準或有關國家行業標準以及合同要求達到的標準。
5.7檢查進場材料(設備)合同要求的配件及輔材等是否齊全、正確。
5.8檢查進場材料(設備)的產品保護措施是否到位。
5.9檢查進場材料(設備)的供貨時間是否按合同及供貨時間計劃要求執行。如供貨時間延誤造成工期、經濟損失，則由主辦工程師書面通知供貨廠商主辦人員及其上級領導並按採購合同規定處理。
5.10對關鍵材料(設備)的關鍵生產加工過程，主辦工程師須會同監理工程師委派專門人員對其過程進行現場跟蹤監督。
5.11檢查進場材料(設備)的數量是否符合合同要求及供貨計劃要求。
5.12檢查進場材料(設備)的存貯及堆放是否符合有關規定要求。
5.13進場材料(設備)的檢查、驗收工作必須做到100%,由工程部主辦工程師負責會同監理公司、總承包公司等有關單位共同參與進行(必要時設計部也參加),驗收合格後方可支付材料(設備)款。
5.14如施工單位要求延時交貨，應提交書面申請。
5.15公司內部相關環節影響工期時，項目主辦人應書面通知相關人員可能發生的費用損失。
5.16項目結束後，項目主管彙總甲供材料(設備)的供貨質量、交貨期、配合情況，填寫《甲供材料(設備)供貨單位考核情況評分表》,報部門經理審批。
6.相關文件：
6.1《招投標管理工作細則》
6.2《甲供材料(設備)招標文件採購合同》
6.3有關材料(設備)國家行業標準及國際標準
7.相關表單
7.1《甲供材料(設備)採購工作計劃》
7.2《甲供材料(設備)入圍資格》
7.3《甲供材料(設備)清單》
7.4《甲供材料(設備)產品封樣表單》
7.5《甲供材料(設備)進貨質量、進度統計表》
7.6《甲供材料(設備)供貨單位考核情況評分表》
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採購管理是計劃下達、採購單生成、採購單執行等採購活動的全過程，應如何制定採購管理制度？給大家介紹關於採購制度管理規定的相關資料，希望對您有所幫助。
第一章總則
第一條 為了加強對原料採購業務的`內部控制，規範採購行為，防範採購與付款過程中的差錯和舞弊，根據國家相關法律法規以及集團公司要求，制定本制度。
第二條 制度所稱採購，主要是指公司外購原料並支付貨款的行為。
第三條 在建立並實施採購業務內部控制度中，至少應當強化對以下關鍵方面或者關健環節的風險控制，並採取相應的控制措施：
一)、權責分配和職責分工應當明確，機構設置和人員配備應當科學合理；
二)、採購計劃和審批程序應當明確；
三)、採購與驗收的管理流程有關控制措施應當清晰，對供應商的選擇、採購方式的確定、採購合同的簽訂、原料的驗收等應有明確規定；
四)、付款方式、程序、審批權限和與客户的對賬辦法應當明確。
第二章 職責分工與授權審批
第四條 建立採購業務的崗位責任制，明確相關部門和崗位的職責、權限。
採購業務的歸口管理部門為集團公司市場部，配合部門為銷售部。其分別職責為：
市場部：
一)、採購計劃審批；
二)、詢價與確定供應商；
三)、採購合同的審核與備案；
四)、付款的審核。銷售部：
五)、採購、驗收；
第五條 建立採購與付款業務的授權制度和審核批准制度，並按照規定的權限和程序辦理採購與付款業務。逐步實施集中或相對集中採購，以提高採購效率，堵塞管理漏洞，降低成本和費用。
第六條 按照計劃、審批、採購、驗收、付款等規定的程序辦理採購與付款業務，並在採購與付款各環節設置相關的記錄、填制相應的憑證，建立完整的採購登記制度，加強採購合同、驗收證明、入庫憑證、採購發票等文件盒憑證的相互核對工作。
第三章 採購計劃與審批控制
第七條 建立計劃採購制度，採購計劃應當與公司生產經營計劃相適應。在與公司充分溝通的基礎上，明確採購品種、質量等級、規格、數量、相關要求和標準、到貨時間等。
第八條 加強採購業務的計劃管理。對計劃採購項目，市場部應當嚴格按照計劃執行採購業務；對於計劃採購項目，要有完善的審批手續。
第九條 原料月度、年度供應計劃須向市場部報批。
第四章 採購與驗收控制
第十條 建立採購與驗收環節的管理制度，對採購方式確定、供應商選擇、驗收程序及計量方法等做出明確規定，確保採購過程中的透明化。
建立供應商評價制度，由市場部、銷售部等相關部門共同對供應商進行評價，包括對所購原材料的質量、價格、交貨及時性、付款條件及供應商資質、經營狀況等進行綜合評價，並根據評價結果對供應商進行調整。
第十一條 根據原材料的性質及其供應情況確定採購方式。大宗原材料的採購可以採用訂單採購或合同訂貨等方式。
第十二條 充分了解和掌握有關供應商信譽、供貨能力等方面的信息，有采購、使用等部門共同參與比質比價，並按規定的授權批准程序確定供應商。
第十三條 制度原材料驗收制度，銷售部對所購原材料的品格、規劃、數量、質量和其他相關內容進行驗收，並對本批次材料負責。 對驗收過程中發現的異常情況，負責驗收的人員應當立即向市場部報備。
第五章 付款控制
第十四條 市場部、財務部在辦理付款業務時，應當對採購合同約定付款條件以及採購發票、結算憑證、檢驗報告、計量報告和驗收證明等相關憑證的真實性、完整性、合法性進行嚴格審核、存底。
第十五條 嚴格履行預付賬户和定金的批准手續，加強預付賬款和定金的管理。
加強對預付賬款的監控，定期對其進行追蹤核查。對預付賬款的期限、佔用款項的合理性、不可收回風險等進行綜合判斷；對有疑問的預付賬款及時採取措施，儘量降低預付賬款資金風險和形成損失的可能性。
第十六條 加強應付賬款和應付票據的管理，由專人按照約定的付款日期、付款條件等管理應付款項。
第十七條 建立不符合標準原料處理制度，並嚴格履行。 第十八條 定期與供應商核對應付賬款、應付票據、預付賬款等往來款項。如有不符，應當查明原因，及時處理。
第六章 監督檢查
第十九條 建立對採購業務的監督檢查制度，明確監督檢查人員的職責權限，定期或不定期地進行檢查。
第二十條 對監督檢查過程中發現的，在採購業務中的薄弱環節，供應部應當採取措施，及時加以糾正和完善。
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