一、醫療設備檔案的建立
1.建立信息庫。輸入設備名稱、規格型號、數量、價格、生產或購買日期、產地、聯繫人、電話等。便於有效應對突發事件和緊急事件，為醫院提供高效、快速的服務。
2.資料收集範圍。設備儀器要做到一機一檔，檔案資料主要有兩部分，一部分是原始資料：大型醫療設備審批報告、設備樣本圖片、供方企業法人營業執照、供方醫療器械經營許可證、供方醫療器械註冊證、購貨合同、設備配置清單等；另一部分是隨機材料：使用説明書、線路圖、設備安裝調試、檢修報告、維修記錄等。
3.建立醫療設備供應商檔案。將醫院設備採購供應商的資質、合同、廉潔誠信協議、商品質量、價格、售後服務等信息進行錄入，建立醫療設備供應商檔案庫，為醫院今後選擇設備供應商提供依據。
二、醫療設備檔案的管理
1.加強醫療設備檔案制度化管理。醫療設備檔案管理是醫院質量管理的重要組成部分，從檔案的收集、整理到最後的歸檔，制定工作程序、明確工作職責，實施嚴格責任管理，建立完善的設備檔案管理制度，做到條理清楚、目標明確、檔案保存完整，為今後醫療設備的有效使用打下良好的基礎。
2.提高管理人員素質。醫療設備檔案資料具有較強的專業性，需要由醫療設備專業技術人員來管理。要不斷提高管理人員業務水平和專業素養，嚴格按照醫療設備檔案管理的內容進行管理。注重原始資料的積累與保存，負責檔案的外借與歸還管理，保證檔案的安全和完整，保證醫療設備信息的查詢、處理及上報數據準確無誤。為今後設備儀器的良好運行提供更好的保障，進而發揮其最大的作用。
3.做好設備使用情況的記錄與歸檔。在設備使用過程中，要按照管理制度和工作程序，做好詳細記錄，將記錄表格及時歸檔。如對植入或介入人體醫療器械使用後跟蹤記錄。按照相關文件要求，對植入或介入人體醫療器械要建立並保存詳細的可追溯性記錄，使用上級統一印發的《植入或介入人體醫療器械可追溯性記錄冊》，詳細記錄患者一般情況、手術時間、手術者、產品情況、有效期限及必要的產品使用狀態、跟蹤信息等。記錄冊要編號使用，設專人用藍黑筆認真填寫，不得塗改。如有寫錯修正之處要有記錄人按上指紋，保持記錄的完整和原始性。使用記錄要妥善保管，使用完畢留存時間至少超過介入器械終止使用後1年，以備追溯和查詢。
4.做好醫療設備供應商誠信監控。建立供應商電子檔案，對與醫院建立業務聯繫的供應商，相關科室可按合同履行情況進行誠信度評分，確定星級，對誠信度低或存在不良行為記錄的供應商，將終止業務往來。
三、醫療設備檔案的應用
1.為醫療設備的保養與維修提供參考數據。要按時對設備進行維護保養，指導操作人員正常使用設備，提醒操作人員注意事項，將主要檢查、維護保養，正常操作使用、設備有無損壞等情況記入檔案，技術維修人員可以通過查閲設備的技術參數結合《各科室設備狀況考核表》詳細記錄，可以儘快查找到設備出現問題的原因，縮短維修時間，提高維修質量，更好的為患者服務。
一、建立、憲善採購制度，做好採購成本控制的基礎工作
採購工作涉及面廣，並且主要是和外界打交道，因此，如果企業不制定嚴格的採購制度和程序，不僅採購工作無章可依，還會給採購人員提供暗箱操作的温牀。完善採購制度要注意以下幾個方面：
1、建立嚴格的採購制度。建立嚴格、完善的採購制度，不僅能規範企業的採購活動、提高效率、杜絕部門之間扯皮，還能預防採購人員的不良行為。採購制度應規定物料採購的申請、授權人的批准權限、物料採購的流程、相關部門（特別是財務部門）的責任和關係、各種材料採購的規定和方式、報價和價格審批等。比如，可在採購制度中規定採購的物品要向供應商詢價、列表比較、議價，然後選擇供應商，並把所選的供應商及其報價填在請購單上；還可規定超過一定金額的採購須附上三個以上的書面報價等，以供財務部門或內部審計部門稽核。
2、建立供應商檔案和准入制度。對企業的正式供應商要建立檔案，供應商檔案除有編號、詳細聯繫方式和地址外，還應有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質評級、銀行賬號等，每一個供應商檔案應經嚴格的審核才能歸檔。企業的採購必須在已歸檔的供應商中進行，供應商檔案應定期或不定期地更新，並有專人管理。同時要建立供應商准入制度。重點材料的供應商必須經質檢、物料、財務等部門聯合考核後才能進入，如有可能要實地到供應商生產地考核。企業要制定嚴格的考核程序和指標，要對考核的逐一評分，只有達到或超過評分標準者才能成為歸檔供應商。
3、建立價格檔案和價格評價體系。企業採購部門要對所有采購材料建立價格檔案，對每一批採購物品的報價，應首先與歸檔的材料價格進行比較，價格差異的原因。如無特殊原因，原則上採購的價格不能超過檔案中的價格水平，否則要作出詳細的説明。對於重點材料的價格，要建立價格評價體系，由公司有關部門組成價格評價組，定期收集有關的供應價格信息，來分析、評價現有的價格水平，並對歸檔的價格檔案進行評價和更新。這種評議視情況可一季度或半年進行一次。
4、建立材料的標準採購價格，對採購人員根據工作業績進行獎懲。財務部對所重點監控的材料應根據市場的變化和產品標準成本定期定出標準採購價格，促使採購人員積極尋找貨源，貨比三家，不斷地降低採購價格。標準採購價格亦可與價格評價體系結合起來進行，並提出獎懲措施，對完成降低公司採購成本任務的採購人員進行獎勵，對沒有完成採購成本下降任務的採購人員，分析原因，確定對其懲罰的措施。
通過以上四個方面的工作，雖然不能完全杜絕採購人員的暗箱操作，但對完善採購管理，提高效率，控制採購成本，確實有較大的成效。
二、降低材料成本的和手段
1、通過付款條款的選擇降低採購成本。如果資金充裕，或者銀行利率較低，可採用現金交易或貨到付款的方式，這樣往往能帶來較大的價格折扣。此外，對於進口材料、外匯幣種的選擇和匯率走勢也是要格外注意的。如去年我公司從荷蘭進口生產線，由於考慮了歐元的弱勢走勢，於是選擇了歐元為付款幣種（我公司外幣存款為美元），從而降低了設備成本。
2、把握價格變動的時機。價格會經常隨着季節、市場供求情況而變動，因此，採購人員應注意價格變動的，把握好採購時機。如我公司的主要原材料聚碳酸酯（PC塑料），去年年初的價格為2.8美元／公斤，而到了八九月份，價格上升到3.6美元／公斤。如果採購部門能把握好時機和採購數量，會給企業帶來很大的效益。
3、以競爭招標的方式來牽制供應商。對於大宗物料採購，一個有效的方法是實行競爭招標，往往能通過供應商的相互比價，最終得到底線的價格。此外，對同一種材料，應多找幾個供應商，通過對不同供應商的選擇和比較使其互相牽制，從而使公司在談判中處於有利的地位。
4、向製造商直接採購或結成同盟聯合訂購。向製造商直接訂購，可以減少中間環節，降低採購成本，同時製造商的技術服務、售後服務會更好。另外，有條件的幾個同類廠家可結成同盟聯合訂購，以克服單個廠家訂購數量小而得不到更多優惠的矛盾。
5、選擇信譽佳的供應商並與其簽訂長期合同。與誠實、講信譽的供應商合作不僅能保證供貨的質量、及時的交貨期，還可得到其付款及價格的關照，特別是與其簽訂長期的合同，往往能得到更多的優惠。
6、充分進行採購市場的調查和信息收集。一個企業的採購管理要達到一定水平，應充分注意對採購市場的調查和信息的收集、整理，只有這樣，才能充分了解市場的狀況和價格的走勢，使自己處於有利地位。如有條件，企業可設專人從事這方面的工作，定期形成調研報告。
三、實行戰略成本管理來指導採購成本控制
為了充分了解和掌握當前企業知識產權檔案的狀況，中國船舶重工集團公司組織人員對北京航空特種工藝研究所、北京航空航天大學、中國船舶重工集團公司平陽重工機械有限責任公司、成都晨光化工研究院、北京鋼鐵研究總院、中船重工昆明分公司等部分單位知識產權檔案管理的現狀進行了調研。
當前企業知識產權檔案管理已是普遍現象
開展知識產權檔案管理是與我國社會發展進步、企業經營管理模式變化、市場競爭環境需要多方面密切相關的。
1 知識產權檔案已經是普遍現象而不是個別現象
通過調研我們發現，知識產權檔案已經在很多企業中頻頻亮相，已成為企業檔案普遍出現的管理內容。我們在參與調研的各單位中看到，這些單位都已收集、保存了包括專利、註冊商標、商業祕密等方面的一定數量的知識產權檔案，並且在企業經營管理中發揮了重要作用。
2 制定知識產權檔案管理制度已是一個趨勢
我們看到，北京航空特種工藝研究所、平陽重工機械有限責任公司等單位都已制定了有關知識產權檔案管理方面的制度和工作流程，以協調、規範本單位知識產權文件收集歸檔和整理組卷工作。更多的單位表示，準備在適當時候(最好是有上級部門規範性文件指導前提下)着手製定知識產權檔案管理制度。
3 市場經濟環境有利於開展知識產權檔案規範化管理
在市場經濟環境下，知識產權檔案已經在商標侵權、專利維護等維護企業合法權益、強化企業市場競爭能力方面發揮了作用，由此企業各級領導和有關部門都比較重視對知識產權檔案的管理，重視本單位的知識產權檔案的歸檔和管理，這就為推動知識產權檔案規範化管理提供了良好的外部環境。
實行企業知識產權檔案規範化管理恰逢其時
通過調查，我們認為，針對企業知識產權活動特點，提出完整的知識產權檔案規範化管理實施方案很有必要。
1 科學發展觀是指導我國檔案事業持續發展的理論基礎，開展知識產權檔案規範化管理體現了檔案事業在科學發展觀的指導下不斷探索和創新，通過實現知識產權檔案規範化管理，可以為我國實現建設創新型國家戰略、推進自主知識產權建設和國際化品牌建設提供強有力的信息支持，為我國實現“製造大國”向“創新強國”的國家發展戰略轉型提供檔案信息的有力保障。
2 當前企業檔案工作的發展與實踐，已經提出了對知識產權檔案規範化管理的實際需求。大量事實表明，企業中的知識產權檔案管理已經不是一個尚處於理論探討、有待開展的工作，而已經成為目前企業檔案管理的一個普遍內容。雖然目前知識產權檔案規範化管理在大多數企業處於“整裝待發”狀態，但是不存在難以解決的理論和實踐障礙，特別是近年來我國檔案標準化工作突飛猛進所取得的一系列成果，為知識產權檔案規範化管理打下了堅實的基礎。
做好知識產權檔案管理工作，不僅具有我們通常所理解的為工作查考保存歷史證據、服務於知識產權日常管理的意義，而且具有直接參與知識產權管理活動、推動企業檔案工作與社會同步發展的重大現實意義。貫徹“建設創新型國家”戰略，就必須關注知識產權檔案管理，以適應我國社會主義市場環境和國際經濟一體化市場環境發展對檔案工作發展的新要求。
知識產權檔案規範化管理需要解決的具體問題
在調研工作基礎上，我們認為，知識產權檔案規範化管理的一些具體問題急需解決。
1 知識產權檔案管理不是“知識產權+檔案”的簡單疊加，而是其有機融合。因此在研究、開展知識產權檔案管理工作時，要讓“尊重文件形成規律、保持文件形成特點、維護歸檔文件的原始記錄性”以及“實行檔案的集中統一管理、維護檔案的完整與安全、積極提供利用”的檔案管理原則在知識產權檔案管理中也得到充分體現。
要想把知識產權管理和檔案管理納入同一管理體系中，就必須把知識產權管理和檔案管理兩方面的內容有機地融合在一起。所以我們認為，完全有必要把已經被檔案管理實踐證明是行之有效的管理方法有機地納入知識產權檔案管理中。
2 根據檔案事業發展和檔案工作需求，把“知識產權檔案”列為一個新的一級類目。國家檔案局的《工業企業檔案分類試行規則》第四條規定：“工業企業檔案分類設置十個一級類目……有些檔案難以歸入上述十大類目時，可根據實際需要增設一級類目”。所以，我們認為根據《工業企業檔案分類試行規則》相關規定和工業科技知識產權活動的特點，應當把知識產權檔案作為一個新的企業檔案一級類目；在此一級類目下，把知識產權檔案管理內容劃分為專利檔案、商標檔案、著作權檔案以及商業祕密檔案4個二級類目進行分類管理。就是説把知識產權檔案作為企業檔案中和會計檔案、審計檔案等相似的、獨立門類的專業檔案來對待。
3 知識產權檔案檔號編制形式。檔號在檔案規範化管理中具有重要作用，而知識產權檔案的檔號管理有其特殊性，賦予知識產權檔案檔號時一定要注意體現知識產權活動的特點。為此，可以把檔案整理中涉及檔號的標準如《檔號編制規則》(DA／T13)、《歸檔文件整理規則》(DA／T22)等融合進去。例如，考慮到企業可能會依照《國際專利合作條約》(即PCT條約)的規定，向國外或者其他地區申請專利、利用《商標國際註冊馬德里協定》(商標馬德里協定)進行國際商標註冊，以及需要區分普通專利和國防專利的需要，在向知識產權檔案案卷賦予檔號時，在檔號中規定了一些專門的特別代碼來加以識別，如國防專利檔案以“G”、提交了國際專利合作條約《(PCT)》的專利檔案以“P”、按照《國際商標註冊馬德里協定》提交國際商標註冊的商標檔案以“M”予以標識等等。毫無疑問，這種情況在一般的檔案檔號管理中是十分罕見的，但也是必須的。
關鍵詞：商業；檔案寄存；規範管理
商業性檔案寄存行業是指各類依法登記，通過為客户提供檔案管理服務而獲取贏利的企業。近年來，這個行業發展很快，在我國檔案管理尤其是企業檔案管理中發揮了一定的作用。但回觀其現狀，也出現了一些不協調的現象。如，作為一項檔案保管的特殊行業，還沒有納入當地檔案行政管理部門的管理視野之內，還沒有一套行之有效的創辦規範，還沒有建立行業協會，等等。本文試就通過對其現狀的分析，對商業性檔案寄存行業如何依法規範管理提出一些粗淺的設想。
1 商業性檔案寄存行業的產生
1.1 我國檔案工作實際情況的需要。隨着改革不斷深化，市場經濟逐步建立，經濟成分由單一性向多元化發展。一些國有企業在改制、聯合、兼併、破產過程中，企業檔案存在亂堆亂放，無人管理，沒有單位接收，甚至出現隨意銷燬的現象；很多外資企業、私營和民營企業不願意在企業內部投入較多的人、財、物力，設置專門的檔案保管部門或專職人員；一些企業即使設立了檔案室，但檔案保管條件差，檔案隨意銷燬現象也時有發生。
事實上，隨着檔案信息數量的爆炸式增長以及政府機構改革和企業降低成本的需要，對於一些每年都會產生大量業務類憑證的企業來講，原先那種“小而全”的檔案管理方式，顯然已經難以適應企業發展的需要。
1.2 國外商業性檔案寄存理念的影響。國外商業性檔案寄存行業的名稱多為商業性的“文件中心”，最早起源於20世紀40年代的美國。它經歷了半個多世紀的發展，在歐美等發達國家，現在已經成為一個比較成熟的文件管理機構。進入20世紀80年代後，商業性文件中心在數量、規模和技術水平上更是得到了迅猛發展，出現了以美國“鐵山”（Iron Mountain Incorporated）為代表的數千家檔案數據管理機構。同時，這種促進和提升我國檔案信息領域服務外包的理念對我國檔案工作發展實際的需要也產生了影響。
1.3 外資商業性檔案寄存企業的登陸。上世紀90年代末期，一些跨國跨地區檔案管理機構，由於看好中國內地在檔案信息保護市場的巨大潛力，紛紛登陸。在上海、廣州、北京、瀋陽等一線城市設立經營機構，拓展業務。如，“上海信安達檔案文件管理有限公司”作為第一家將檔案文件和信息專業管理的理念帶入中國的公司，於上世紀90年代首先在上海登陸，隨後又建立了廣東、青島、大連、成都等多家分公司。
但是，由於受到國情、理念和我國有關檔案管理的法律、法規的影響，他們在拓展內資機構市場時，會遇到諸多困難，在短期內很難佔據國內市場的主導地位。
1.4 內資商業性檔案寄存企業的興起。據查詢，建立較早的北京世紀鼎立電子科技服務有限公司於1993年建立。
從上海地區來看，內資的檔案寄存企業集中於2009年前後建立，目前已經發展到有仁通、華信、固銓等10多家，而且各家的發展速度都很快。如“上海固銓檔案管理技術有限公司”於2009年建立至今，在短短的4年時間裏，已經發展到擁有庫房建築面積2萬平方米，可拓展建築面積6萬平方米；寄存檔案已從2010年的2793標準箱發展到2013年3月的130107標準箱（標準箱規格：長45cm、寬33cm、高26cm）；客户也已經發展到擁有中國太平洋保險集團有限公司、中國銀行上海市分行、上海市第九人民醫院等40多家。
2 我國商業性檔案寄存服務行業的現狀
2.1 商業性檔案寄存是對國家檔案館檔案寄存的有效補充。根據《檔案法》第十六條的規定，不少國家綜合檔案館通過設立檔案寄存中心來為各類企業、社會團體以及個人提供檔案寄存等有償服務。這種形式雖然有設施、人員、聲譽和各種有形和無形資源等特定優勢，也解決了部分單位檔案無處存儲的窘境，但由於國家綜合檔案館依據《檔案法》第八條的規定，其主要職責“是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管範圍內的檔案”。加上其儲能的相對有限，不能滿足為不具備充分保管條件以及配備檔案保管條件成本過高的企業、破產企業、社會團體的檔案寄存提供有償服務，更難以滿足社會接受檔案寄存觀念後的更大需求。
於是，我國內資的商業性檔案寄存服務行業就應運而生，主要承擔了除依法應當進入國家檔案館永久、長期保存，能夠維護黨和國家歷史面貌的檔案以外的各類社會組織需要在一定時間內給予有效保管的檔案。儘管這些單位在其檔案流向中可能會有交叉，即一部分黨政管理檔案可能要向綜合檔案館移交，但其大量的憑證卻並不屬於國家檔案館需要接收的對象。所以，這種商業性的檔案寄存服務是對檔案部門的有益補充，它滿足了當前我國對檔案多元化管理的需求，與檔案部門並不衝突，更不存在代替或取代的問題。
2.2 商業性檔案寄存行業的特點
2.2.1 運作機制靈活。由於是商業性檔案寄存企業，所以只要在不違背相關法律、法規的前提下，可以靈活運用各種機制，從企業自身管理和寄存業務運作兩個方面來調動積極性，搞活檔案寄存活動，獲得很好的生存環境。
2.2.2 服務對象面廣。可以為各種所有制、各種規模、各種業務類型的機構提供服務。從機構來看，除國家檔案部門接收的黨政機關、事業單位以外，破產企業、國有企業、外資企業、民營和私營企業等都可以納入其服務的範疇。當然，主要還是醫療保健行業、法律行業、金融服務業等在主要業務中會產生大量憑證的單位。如中國銀行上海市分行，目前的憑證量已經達到每年產生5000萬張～6000萬張，並且保持每年10%的遞增率。
2.2.3 服務內容專指。首先，從檔案實體來看，進入商業性檔案寄存企業的檔案，主要是各單位形成的既具有查考利用價值，又並非需要永久保存，只在相當一個時間段裏不能銷燬的檔案。其次，從檔案內容來看，主要是一些雖然信息化程度較高，原始憑證都已經有了電子文本，但在特定情況下還需要提供原始憑證作為法律依據的這部分憑證。最後，從服務項目來看，主要是檔案保管、檔案檢索及遞送、檔案數字化、檔案和數據信息的安全銷燬等。
2.2.4 服務措施到位。商業性檔案寄存企業為了達到在服務社會的同時獲得贏利的目的，可以為各單位提供上門預約、整理指導、安全保管、提供利用等全方位的優質服務。為了最大限度為客户節約成本，最大化為客户調閲提供便捷，往往會自主研發一系列配套軟件，只要是在該企業接收範圍內的任何單位或個人有需求，都可以通過電話或者網絡的方式與企業聯繫，客户足不出户即可調閲檔案。
2.2.5 服務結果雙贏。企業自身通過提供服務獲取利潤和發展壯大；服務對象可以節約檔案保管成本，更好地集中精力從事自身的專業工作。
3 商業性檔案寄存行業的發展趨勢分析
3.1 需要節約檔案保管成本的客户源充足。從目前商業性檔案寄存行業明確的主要服務對象來看，潛在客户面廣量大。分析產生潛在客户的主要原因有四：一是隨着公民法律意識和維權意識的增強，一旦進入法律程序都需要以原始憑證作為依據。二是企業信息化水平的提高，大量的原始憑證都已經有電子版本保存，原始憑證可以集中異地保存。三是房地產投資成本的加大，使得自行建庫的“小而全”保存方式已經不再適宜。四是原始憑證由專門機構集中保存安全可靠，客户將檔案寄存過去便會既省心又放心。
3.2 隨着商業性檔案寄存行業的發展，客户必將大為拓展。隨着實踐的發展和宣傳的深入，人們將更多地接受這樣一種檔案管理模式。只要商業性檔案寄存企業在建立之初，即建立一套客户所認可的、比較系統、可行的檔案管理服務制度，從而獲得客户的信賴，就能讓潛在客户從同類單位獲得的收益中得到啟發，從而不斷進入正式客户的行列。
4 商業性檔案寄存行業的規範管理
4.1 納入本地區檔案行政管理部門的監督與指導。商業性檔案寄存行業在我國正處於起步階段，無論在規模和數量上，將會得到迅速發展。因此，檔案行政管理部門對這樣一個特殊行業，應當依據《檔案法》第六條和第二十四條的規定，正視其存在和發展，因勢利導，對其進行有效監管，使之成為國家檔案館的重要補充，同時也促進商業性檔案寄存行業的健康、科學發展。具體可從以下幾個方面入手：
4.1.1 要納入企業所在地行政區域檔案事業管理體系。既然社會上還有大量的業務檔案需要由檔案寄存企業來進行寄存服務，那麼，檔案行政管理部門就要正視商業性檔案寄存服務企業的存在和發展，要將其作為本行政區域檔案事業的一個有機組成部分給予規範，納入本行政區域檔案事業管理體系之中。
4.1.2 對商業性檔案寄存企業實行全程監管。檔案行政管理部門要抓緊制定政策，規範適合我國國情需要的商業性檔案寄存行業的運行機制和業務標準。具體可通過四個環節來實行：
一是在企業設立時的把關。檔案行政管理部門要依據檔案保管的基本要求和企業開展寄存服務的具體對象，從檔案實體的安全保管、檔案信息的保密要求、檔案利用的安全便捷等方面提出各項要求，嚴格把關。企業對檔案行政管理部門提出的各項要求要作出履行承諾。二是定期執法檢查。將商業性檔案寄存企業納入執法檢查的範圍，檢查合格者頒發“檔案保管合格單位”牌匾。三是在企業運行過程中要給予專門業務的指導和監管。四是接受客户有關檔案保管方面的投訴。檔案寄存行業中產生的有關問題自然屬於檔案法律行為的範疇，如觸犯了檔案法律法規的條文，勢必需要有當地的檔案行政管理部門出面給予依法解決。
4.1.3 指導商業性檔案寄存企業組建行業協會。行業協會是經依法批准成立，由同一行業經濟組織及相關單位和個人自願組成、自律管理的非營利性社會團體，是企業與政府之間的橋樑和紐帶。行業協會對一個行業的健康發展有着舉足輕重的作用。所以早日組建商業性檔案寄存領域的行業協會，為商業性檔案寄存企業搭建服務平台，營造公平的競爭環境，制定行業規範，降低運作成本，這對於行業內成員提升管理水平、創新技術和提高人員素質，乃至商業性檔案寄存行業的合法、科學發展都有十分積極的意義。
4.2 符合科學規範的檔案保管硬件
4.2.1 符合檔案保管的一般要求。
檔案庫房：包括選址、建築質量等。選址應符合《檔案館建築設計規範》關於選址的要求；建築質量則要達到《檔案館建設標準》的相應要求。
安全保管設施：安全是商業性檔案寄存企業強調的首要經營理念，也是其立身之本。安全保管設施包括消防（包括社會的和本企業的）、檔案裝具、運輸工具等。在基礎設施配置時，儘量採取專業各系統設備“一步到位”的配置方法，圍護結構應滿足 “八防”的要求。
要配置全系統聯動的消防系統，實現火災自動報警和全系統消防聯動；配置先進的攝像監控系統、紅外報警系統、巡更系統相組合的安全保衞設施；設置門禁、報警、監視監控等安防系統。
以上各項可分不同的檔次，需要永久保存的檔案要給予更好的保管條件；只是短期內保存的，條件可以相對簡便一些。當然也可根據客户的不同要求等級，提出不同的保管要求並計算對應的寄存費用。
4.2.2 專業工作人員。一是具有管理專業素質的管理人才。法人代表同時應當接受檔案法律、法規和檔案專業知識的培訓，以利於檔案保管業務的開展。二是具有檔案管理專業知識的業務人才。具體設置比例可以由當地檔案行政管理部門根據實際確定。專業知識的業務人才要通過檔案專業的系統培訓，並取得檔案管理上崗證。三是消防、安全等專業人才。這類人才均需要經過相關部門組織的專業培訓，並取得上崗證。
4.3 符合法律規範的運作機制
4.3.1 建立一套完整、規範的規章制度。從人員管理、客户拓展、安全保管、檔案管理、提供利用等各個環節都能有章可循。其中尤為重要的是檔案保密制度，這是商業性檔案寄存企業的生存之基，保密工作做得好壞，既關係到客户的切身利益，也關係到企業的信譽。因此，必須高度重視對客户檔案的安全保密工作，尤其是對涉及企業商業機密、公民個人隱私的檔案，管理中絕對不能出現半點差錯。要嚴格遵守不經所有者同意不得提供檔案給第三者借閲的服務原則。
4.3.2 明確收費標準。服務收費標準，是商業性檔案寄存企業向客户收取檔案管理費用的依據。在檔案寄存服務中，對不同的客户對象、不同的寄存內容可以適用不同的收費標準，但一定要符合我國有關部門關於服務行業收費的有關規定和合理的價格，避免惡性競爭。
服務費用的收取應充分考慮以下幾方面因素：首先是檔)(案的自身狀況。它包括兩個方面：一是指檔案的外形特徵，如，文件的類型、載體狀況、版本狀況、是否有名人手跡等；二是指檔案的內在特徵，主要是根據檔案的來源和內容來判斷其重要程度、祕密等級、可利用性等。其次是檔案的管理費用。包括三個方面：一是對檔案實體的管理費用，如，對文件的整理、分類、編目、補缺、複製等費用；二是對檔案的處置費用，包括對檔案的消毒、殺蟲、保護、鑑定及經過允許的銷燬等費用。三是檔案的貯存費用，指檔案作為實體佔據庫房面積所需的費用。
關鍵詞：檔案信息；檔案信息商品化；檔案信息市場
中圖分類號：G270 文獻標誌碼：A 文章編號：1002-2589（2015）12-0134-02
進入二十一世紀，信息經濟已成為時展的主旋律。作為信息經濟的核心要素――“信息”，日益成為企業、相關組織（乃至高校）在生產經營、科研教育活動中重要的智力要素與資本要素，成為在激烈的市場競爭中立於不敗之地的關鍵因素。而作為信息之根――“檔案信息”，憑藉自身特有的原始記錄性、確定性、客觀性等特點，尤為受到企業及社會組織（以及高校）的重視與關注。社會廣泛而強烈的利用需求，不僅提升了檔案信息的現實與潛在價值，而且為檔案信息商品進入市場提供了客觀條件。當前，我國的檔案信息商品化正值萌芽階段，而如何在現有經濟體制下，採取相關舉措推動我國檔案信息商品化實現快速、有序與合理發展，則有待我們進一步思考與研究。
一、檔案信息具有商品屬性，存在進入市場流通的可能
檔案作為人類社會活動的原始記錄，本身藴含着種類繁多、數量巨大的原始信息，而這些信息能夠真實、準確地反映社會實踐活動的原始面貌。而通過對這些原始記錄信息的歸納與總結，可以從中提煉出、分析出具有規律性的信息乃至知識，為指導今後的生產、管理、決策乃至創造性活動提供必要的參考依據。作為必要的參考依據，檔案信息凝結了檔案形成者、檔案管理者以及信息開發者的創造性勞動，因此在以創造經濟效益為目的的檔案信息市場開發、轉讓與交易過程中，檔案信息具備商品的特殊屬性[1]126。
值得注意的是，本文談及的“檔案信息”，是指除國家法律規定應當嚴格保密、不得公開、嚴禁市場流通之外的檔案信息。一直以來，“檔案信息”作為一種商品存在於市場體系之中，其內容涉及廣泛的職能領域，涵蓋社會生產、管理、科研、法律、金融、文化等諸多專業主題。只是由於長期以來，社會輿論過度強化檔案的公共屬性，而弱化檔案的私有屬性與商品屬性，檔案信息商品化才不被人們所理解與重視。然而，隨着我國市場經濟的深入發展，檔案信息作為商品流通於市場必將會成為一種趨勢，未來的檔案信息市場體系建設也將得到逐步落實，檔案信息商品的生產、轉讓以及市場交易也終將呈現出發展態勢。
二、實現檔案信息商品化，推動檔案工作向信息開發利用層面發展
隨着我國市場經濟的逐步深入以及社會活動日趨複雜，企業及社會組織（乃至高校）日益依賴信息資源的確定性與準確性，以此作為降低市場經濟風險、管理風險、教育科研風險的決策依據。為此，檔案工作者應結合企業、社會組織的現實需要，對檔案信息進行科學整理、挖掘以及分析、預測，有針對性地生產檔案信息產品，同時協助利用者獲取完整、充分的決策依據。正是基於這種特定的檔案信息需求以及附帶的潛在經濟效益，才使得有關檔案人員、部門以及信息研究機構，能夠主動、積極地超越檔案的實體化管理範疇，向檔案信息的開發利用傾注精力。這就為檔案工作提出更高的要求，即站在知識管理、知識開發的高度，深層次地挖掘檔案知識關聯的過程及行為，通過多元化視角將檔案信息及知識，提供給不同層次的信息利用者使用，積極實現檔案信息的社會效益及經濟效益。
三、構建檔案信息商品的交易模式與服務方式
檔案信息作為一種商品進入市場，必須要按照一定的模式進行運作。通常情況下，要保證檔案信息商品化的順利推進，建立良好的商品交易模式與提供可靠的服務方式是基本的條件。為此，有必要通過建立檔案信息市場化交易場所與提供便捷化、多樣化的檔案信息資源服務，確保檔案信息商品化順利進行。
首先，針對檔案信息商品的市場交易，應建立檔案信息集中化交易場所。具體而言，應着手打造現代化的檔案信息交易中心，為檔案信息交易雙方提供集中化、標準化的交易場所，並提供交易指導與參考諮詢服務。實際上，由於檔案信息資源交易具有量大、頻繁、成交數額較大、相關程序繁雜等特點，因此有必要為供需雙方搭建溝通商洽、規範交易與嚴格監管的平台。此外，打造檔案信息交易中心，可以在監管交易行為、確保交易安全的同時，簡化交易手續，提高交易效率。
其次，要確保檔案信息商品順利進入市場，應提供便捷、多樣的檔案信息資源服務。為此，檔案信息形成機構以及檔案信息服務部門，應對擁有所有權的、有利用價值的檔案信息資源，通過多種途徑進行廣泛宣傳與，通過多種手段揭示檔案信息資源的種類、內容與效用，最大化地激發現實的與潛在的利用需求，為社會檔案利用者提供有針對性的信息服務，如資源獲取、信息諮詢與信息開發等服務。此外，檔案信息部門應積極採取數字化方式，如網絡諮詢、網頁技術、數據庫技術、數據挖掘技術等，為檔案信息用户提供多樣與深度服務，以迅速、有效的方式，最大化地提升檔案信息資源與社會利用者之間需求的契合度，滿足社會對檔案信息開發產品的高品質需求，並不斷提升檔案信息資源開發的效率與水平。
四、確保實現檔案信息商品化的相關舉措
要確保檔案信息商品化能夠順利實施，不僅需要檔案人員積極轉變觀念、重視檔案信息商品化建設，而且需要相應的管理部門給予制度保障，推動法律法規與市場體制的完善，並嚴格落實檔案保密工作。具體而言，大致包括以下幾方面內容。
（一）熟悉檔案資源結構，更新檔案工作理念
檔案管理者要明確本部門檔案資源的種類、內容及數量，劃分等級，明確不同類別檔案信息的價值，通過市場調研明確不同層面的利用需求，有針對性地開展工作。此外，基於市場行情分析，對本檔案信息產品的成本價格與交易價格進行初步核算與評估，通過市場經濟交易方式，主動為社會提品服務。加快檔案信息產品開發的步伐，及時將產品推向市場，實現檔案信息形成部門、檔案管理與服務機構、社會利用者三方共贏。
此外，長期以來，由於受到傳統經濟體制與管理思想的影響，相關部門、檔案機構形成了一種內斂、封閉的管理理念與模式。這種理念及其模式與當代的市場經濟體制相悖，並導致大量檔案信息資源被閒置，造成檔案價值的不斷流失。而在市場經濟開發開放的引領下，人們逐步認識到檔案信息商品的重要性，它是市場經濟參與者不可或缺的重要智力要素。這種廣泛存在的社會市場需求，必然會導致檔案機構及其人員向檔案信息開發利用工作傾斜，並由此加速實現檔案信息價值的增值，並不斷推動檔案信息產品及其服務實現商品化。
（二）制定完善的法律與市場規則，確保檔案信息商品化順利運行
為保證檔案信息商品化的正常運行，有關部門必須儘快制定檔案信息商品化的相關政策，通過完善的法律法規，對檔案信息商品化的各環節以及市場行為進行明確、詳細的規定，確保檔案信息交易的公平及相關市場行為的依法進行[2]。相關管理機關與立法機構應通過制定完整的法律與市場規則，確保檔案信息商品順利進入市場，為經濟建設服務。例如，我國制定的《檔案法》《開發利用科學技術檔案信息暫行辦法》等法律法規，具體規定了開發利用檔案信息資源的方式、程度及相關標準，這為檔案信息商品進入市場獲利提供了法律支持[1]127。
（三）制定審核與監管制度，嚴格落實安全保密工作
此外，在檔案信息交易過程中，必須以國家利益與相應機構利益為前提，不得違反安全保密規定。有關部門與檔案人員要嚴格審核檔案的保管密級，明確檔案信息使用範圍，嚴格檔案開放與交易的審批手續，從制度上規避相關違法、違規行為，通過建立審批制度、監管制度與追查制度，依法嚴格落實檔案信息商品化行為。
五、結語
為了擺脱檔案信息商品化的落後局面，我們要從觀念、服務、市場、法律制度等多方面入手，加速推行我國檔案信息商品化建設，不斷完善、健全檔案信息商品市場體系，通過檔案信息商品的生產與創新，為社會發展增添新的內生動力，為我國經濟提供持久的發展活力。
參考文獻：
關鍵詞：政府購買服務；檔案社會存管；政府監管；企業資質；檔案安全
20世紀後期以來，隨着經濟全球化的深入推進和國內市場經濟體制的進一步拓展完善，我國作為全球最大、最具活力的發展中國家，服務外包產業發展加速，承接服務外包的能力不斷提升；即使受金融危機的影響，全球外包市場出現萎縮的情況下，中國的服務外包產業仍然保持快速增長態勢，已發展成為一種頗具競爭力的新興產業。黨的十八屆三中全會作出的《關於全面深化改革若干重大問題的決定》（以下簡稱《決定》）強調，“凡屬事務性管理服務，原則上都要引入競爭機制”，“推廣政府購買服務”。2014年5月5日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《關於加強和改進新形勢下檔案工作的意見》（以下簡稱《意見》），進一步明確提出，“規範並支持社會力量參與檔案事務”；“推V政府購買服務，凡屬事務性管理服務，引入競爭機制，通過合同、委託等方式向社會購買。規範並支持檔案中介機構、專業機構參與檔案事務”。
檔案存管公共服務的供給側改革思路能否落實，首先取決於政府意願，其次取決於市場承接能力。本文擬根據我國檔案服務外包產業的發展現狀，重點就政府購買與市場承接能力展開論述，以期求得廣泛認同。
1 市場效率機制在公共服務領域引發創新
政府購買服務是一種新型的政府管理方式。政府作為公共服務的供給者不再直接生產公共服務，而是採取“市場運作、政府承擔、定項委託、合同管理、評估兑現”的方式來進行。這種新型的政府管理方式，源自20世紀七八十年代國際上掀起的“新公共管理”的政府改革浪潮，現已成為各國的普遍選擇。
眾所周知，在檔案存管的公共服務領域，發達國家除了建有政府檔案庫館、高等院校圖書庫館等傳統服務機構外，還建有民營檔案庫、博物館和商業性文件中心等外包服務機構，共同構建起了整個社會的檔案存管體系，成為政府購買檔案公共服務的重要對象，以最經濟、最簡捷、最有效的市場方式，使社會各類檔案得到科學規範的保管利用，從而大大提高了政府行政效率，降低了行政成本，有效地滿足了社會的多元需求，也使檔案資源和檔案存管資源得到了合理的配置。
我們國內，隨着服務外包在企業界運用成效的日益顯著，它也逐漸成為各類機構提高管理效率、降低管理成本的有效手段。目前， 除企業外，政府機關、學校、醫院、圖書館等，也在逐步擺脱“自力更生”“小而全，大而全”思想的束縛，相應進行了一些外包服務的有益嘗試。包括檔案部門在內，在一些自身能力有限或不足的業務領域，如檔案信息化建設、檔案展覽製作、安全保衞、後勤服務，以及案卷整理、著錄、鑑定、縮微等，也都不同程度地利用了外部技術力量。但在核心領域，即檔案的保管與利用方面，卻長期裹足不前，步履蹣跚，購買公共服務的意願不強，外包服務的動力不足。尤其是代表國家檔案主體形象的公共檔案館，在政府財力有限、城市土地資源匱乏、公務機構人員編制持續緊縮的背景下，仍然固守行政手段，把申請鉅額基建經費、土地配給和人員編制視為唯一，寧願擱置效率與安全，一而再、再而三地等待、等待、再等待，也要把“自力更生”的“大而全”舊模式貫徹到底。有的省級檔案館新館的設計規模，已經高達十幾萬平方米，財政投入極其昂貴不説，人員編制若非成倍增長亦將難以應付，而且建成後預留的大部分庫房將空關幾十年。“北上廣”及東部一些省會城市中心城區的檔案館，早已陷入寸土寸金、寸金難買寸地皮的窘境，卻仍然把自建自管奉為圭臬。這種求大求全、獨家包攬的單一思維方式，顯然與十八屆三中全會《決定》的精神不符，與中央強化供給側改革的大思路相悖，也違背了國家檔案局為克服檔案系統“事多人少”的矛盾而提倡“向社會購買事務性管理服務”的要求。
2 檔案社會存管是政府購買服務的有效形式和我國檔案管理體系的重要補充
一個顯而易見的事實是，隨着市場經濟和信息化時代的到來，檔案數量的急遽增長已呈不可逆轉之勢，為應對各種突發事件的檔案雙套制及備份制的國家要求，更使這一增長速率大幅上揚，全國檔案界面對的客觀形勢非但嚴峻，而且迫在眉睫。這一爆發性增長態勢的出現，固然由多方面原因促成，但從根本上説，同中國GDP增長速率密切相關，是由我國經濟總量的快速攀升帶動並引發的，並且將在一定時期內延續，暫時還看不到它的拐點。然而遺憾的是，直到目前檔案行政管理機關和高等院校尚未開展任何有關研究，GDP增速、總量與檔案形成之間的關係，以及圍繞這一關係所可能產生的種種問題及應對之策，至今仍是檔案學術研究的盲點，也沒有受到政府檔案管理頂層設計的關注，甚至連概念都尚未形成。我們所看到的，都只是增長的現象和現象的羅列而已。
在我國，檔案存管一向由政府全包，禁止其他方面介入，這一模式延續至今已難以為繼。以上海市檔案館為例，本世紀初館藏量尚不足200萬卷，便已高居全國省級檔案館之首，短短十幾年之後，據2013年國際檔案日公佈的數據，其館藏量已然攀升到300萬卷。[1]增長幅度超過了50%，不僅繼續高居省級檔案館之首，甚至超過了一些部級檔案館。按照現行《檔案館工作通則》規定：“檔案館的基本任務是在維護黨和國家歷史真實面貌的前提下，集中統一地管理黨和國家的檔案及有關資料，維護檔案的完整與安全，積極提供利用，為社會主義現代化建設服務。”也就是説，國家各級綜合性檔案館的基本任務並非將國有檔案“全面承包”，而是應對其中的核心資源、即“黨和國家的檔案及有關資料”實行集中統一管理。除此之外的一般性檔案資源既不具備競爭優勢，也不涉及“黨和國家”的宏大元素和保密禁忌，並不屬於基本任務範疇，完全可以、也應當剝離出來，實施公共服務的供給側改革，納入“向社會購買事務性管理服務”軌道，實行外包託管，兩條腿走路，而不必金雞獨立，深陷每20年不得不建一座新館的怪圈，從而大大降低行政與維護成本，減輕國家財政和納税人負擔。更進一步説，只要法制和監管到位，即使核心檔案又為什麼不可以託管呢？美國中央情報局的檔案據信也在私企代管之列。
檔案數量飛速增長與館庫容量有限的矛盾衝突並不單一地集中在國家綜合性檔案館，而是遍及一切公私領域，尤以司法、工商、金融等行業為甚。以遼寧省本溪市明山區法院為例，該院1959年至1990年的庫存檔案數量為11325卷15718冊，到2013年2月，全院庫存檔案數量已經達到95657卷130000多冊，是1990年的8倍多，且增長速率年年遞增。[2]
再以深圳某保險公司為例，該公司每月人壽淨增單量約50萬件，全年檔案量有20萬盒，其有效契約量年增長率為15%，如果集中存放，每年起碼要增加1334平方米的存儲空間。這種檔案管理成本的投入對於任何公司來説都是難以承受的。[3]
窺斑知豹。面對上述種種，採取檔案託管顯然是目前的最佳選擇，甚至可以説是政府財政支持以外的唯一選擇。
據國際外包協會的統計數據顯示，85%以上的世界500強企業都採用了檔案外包服務，而中國企業這一數字目前還不到5%。[4]在美國，商業性檔案文件中心已經是一個相當成熟的產業。1950年頒佈的《聯邦文件管理法》授權國家檔案與文件局管理政府系統、機構團體的文件中心以及商業性文件中心。商業性文件中心由私人創辦，屬營利性機構，上世紀60年代迅速起步，主要面向工商企業提供檔案與文件管理有償服務，既有單一的寄存服務，也可提供全方位的保管、利用和處置服務。全美各大城市都設有商業性文件/檔案中心，知名的如底特律雷諾達文件中心、麥肯羅文件中心、南方文件中心等，其中雷諾達創辦至今已有120多年，為400 多家公司提供外包服務。[5]
3 提升資質，修煉內功，將檔案社會存管的市場做大做強
檔案社會存管的市場業態，有一個絕非短暫的培養過程，相對於幾十年一貫的、堅如磐石的傳統管理模式，它的弱勢是顯而易見。從事這一行業的人士必須做好充分的思想準備和資金準備，摒棄機會主義立場，以幹事I而非賺一票的良好心態，投入這場持久戰。這個市場絕不可能像IT產業那樣暴發，也註定不會像某些暴發户那樣速朽。它有一個慢熱且漸進的發展過程，在這塊政府與市場鏈接的邊緣地帶，遠見卓識並非一句空話，因為誰也説不準這個過程究竟會有多長，需要創業者耐得住寂寞，站得穩腳跟，修煉內功，夯實基礎，持之以恆地將這個市場做大做強；但只要是過程，就必然會過去，一旦過去，路障清除，那矢志堅守的行業翹楚，必將成為中國的雷諾達。
對於一個總體上仍處於成長階段的市場來説，其成員質量的參差不齊是很正常的，但注重發現其中的優質成員，扶持領軍企業，無疑是引領和推進整個外包市場發展的必由之策。
所謂領軍企業，考量其資質的首要條件，是必須擁有一批高素質人才。仍以上海仁通公司為例，這家公司的董事長是一位擁有經濟學博士學位、曾長期從事經濟和金融管理的精英人士，頭腦敏鋭，眼光超前，經驗豐富，人脈廣泛，遠非許多檔案中介機構由本部門退休老同志擔綱的情況可比。其管理班子的構成，非常注重對職業經理人才的使用，強調專業化、職業化，並延聘了一批從國家檔案館退下來的、擁有各自專長的資深人士，人才結構層次分明，綜合齊全；該公司還分門別類設定崗位，建立嚴格的規章制度，採用全程計算機管理，並擁有多項專利技術，整個團隊按照現代公司制度的要求組建，充滿生機與活力。
正因為擁有這樣一批高素質人才，仁通公司才具備了高起點的氣魄和高投入的遠見，以及與之相匹配的一系列發展策略和工作舉措。
事實證明，法院系統購買仁通公司的外包服務是成功的。它大幅度降低了檔案的管理成本和風險成本，有效提升了檔案的管理品質和管理效率，“性價比”很高，對公權機構創新檔案管理模式具有示範效應。
與此同期，上海市社保中心、人才中心、中國船級社審圖中心等單位的檔案也先後存入仁通公司檔案庫。再以中華職業學校為例，學校從仁通公司購買的檔案服務包括管理諮詢、整理、數字化處理、寄存，以及調閲利用，等等，全方位囊括。其中，購買檔案寄存（代保管）服務的費用僅僅是該校把檔案室改為心理諮詢室後所創收入的四分之一。仁通公司還拓展更深層次的延伸服務，嘗試打造知識型、智能型的服務新品牌，接受校方委託，利用學校歷史檔案，編輯撰寫了《中華職業學校校史（1918-2013）》一書，現已正式出版。
新華保險公司是一家購買仁通公司檔案存管與調閲服務的企業。鑑於保險公司經常有面對突況的行業特殊性，合同約定：緊急調閲4小時，普通調閲次日送達，電子調閲即調即達。這樣的約定不僅限於保險業，還可以滿足所有購買單位的利用需求。
仁通公司還結合自身的存管實踐，與蘇州市檔案局聯手，在外聘專家的指導下，完成了國家檔案局課題《我國檔案社會存管的行業規範研究》，並於2013年9月通過了由國家檔案局組織的專家評審。這是一個試圖為我國檔案社會存管市場設定行業標準的科研項目，具有開拓性的實用價值，獲得江蘇省檔案局頒發的科研成果二等獎。2015年11月12日，由該公司與江蘇省檔案局、蘇州市檔案局歷時三年聯手開展的《檔案社會保管服務機構管理規範》研究項目，也已通過由江蘇省檔案局組織的專家評審，填補了檔案社會保管服務的一項空白。
上述經營實例，是檔案公共服務外包企業的高資質呈現，具有對這個市場進行業態引領的價值。
4 檔案存管公共服務市場存在問題和應對之策
4.1 檔案社會存管企業發展不平衡。目前，從供方市場看，沿海地區起步早、企業數量多，中西部則相反，發展不平衡；從庫房建設的標準看，規模化的高標準庫房少，過渡性的臨時庫房多；從檔案庫房的產權看，租房改建的多，擁有自主產權的少；從市場運作方式看，正規招投標的少，競爭性談判的多。
之所以要對企業數量、庫房標準和產權方式進行比較，是因為一個市場的形成必須依託一定的規模，沒有相當的聚落效應，市場便難以成形。其次，無論檔案的屬性如何，都是有保管年限的，有的只需短期（15年以下）存管，有的則需要長期（15年以上）或永久存管；而進入社會存管的檔案，保管期限基本上都在長期以上，因而供應商的庫房標準和產權資質，也應有一個合理的結構，才能與各類購買需求相對應。低標準庫房或臨時租借而不具備自主產權的庫房，都不適合長期及永久化存管，會造成許多後續問題，影響市場信譽。
4.2 檔案社會存管市場行政監管缺位、行業自律失範。按照檔案法規定，各級檔案行政管理部門行使對本行政區劃內檔案事業的主管權，因而，有關檔案社會存管市場的一應事務，由檔案行政管理部門負責監管是不應當存有歧見的。但就目前情況看，大多數檔案行政管理部門都忽略、或者説放棄了對這個市場的監管，行政職能界定不清，遲遲不願介入。因為介入便意味着責任。而檔案安全的責任，不是誰的肩膀説扛就能扛起來的。包括工商、税務、質監等部門，也只對企業的設立與營運負責，不可能，也沒有能力監管檔案安全，包括實體安全與信息安全。安全監管以及資質審核的缺失，造成這個市場準入無門檻，服務無評鑑，其他政府部門、企事業單位在試圖購買服務時，由於缺乏具有公信力的、權威的專業指導，信息獲取不充分，對企業資質無從鑑別，往往一頭霧水，除非像上海法院系統那樣自行調研，大費周章。目前總體看，這個市場信息是不對稱的，價格機制是扭曲的，自由競爭是不平等的，往往迫使購買方放棄招投標，採用競價式談判進行篩選。而競價談判，一則給權力尋租等腐敗行為留下空間，不利於市場的健康發展。二則容易誘發過度競爭，低價承接，造成市場混亂。
放開准入標準對擴張市場並非全無益處，的確吸引了一些供應商從其他行業轉行而來，但弊端更為明顯。在冊企業資質高低懸殊，管理失範，市場倫理道德滑坡。一些供應商在毫無專業準備的情況下，匆促上陣，盲目沿用物流倉儲企業的模式存管檔案，加之後期監管跟不上，積弊越來越深。更有甚者，在追逐利益的本能驅使下，“偷工減料”等違規現象屢有發生。一些供應商以低價競爭為手段，接包後降低服務品質，不惜採用已被淘汰的水噴淋系統，為防止其誤噴，在檔案密集架上再加裝塑料“雨棚”，等於人為添加了一堆助燃物，防火功效適得其反，萬一發生火情，後果不堪設想；個別供應商為庫房配置低質除濕機，功率大，但去濕欠佳，為節省成本基本上不啟用，其代保管的檔案短短兩年就發生黴變，給購買服務的單位造成了難以彌補的損失。即便如此，供應商仍無後顧之憂，購買方哪怕提出投訴，也找不到仲裁對象。
4.3 政府部門轉變職能與強化行業自治乃當務之急。顯然，無論作為甲方的購買方和作為乙方的供給方，都迫切需要檔案行政管理部門轉變職能，從重點對國有檔案的直接管理，轉變為對覆蓋整個行政區域的檔案事業的監督和指導，尤其需要重點加強對檔案公共服務市場的監管，包括對服務商的資質、能力、行為和服務品質實施監督，以及提供諮詢、指導、培訓、評鑑等相關服務。當下而言，設立市場準入門檻，儘快出台“檔案社會存管行業標準”及其配套措施，並嚴格監管之，創造一個和諧有序的制度環境，實乃當務之急。改革如果跑不贏危機，長期滯後於實踐，政府無論怎樣迴避，監管缺位本身就是繞不開的責任。總之，當好裁判是檔案行政管理部門必須履行的法定職責。另一方面，企業也應強化自律意識，在條件成熟時，組建檔案社會存管行業協會，建章立制，提高行業自治能力，使這個市場真正成為國有檔案存管方式的有效補充，完善我國檔案管理體系。
任何市場都涵有容錯機制，但檔案託管市場情況特殊，企業面對的服務對象――檔案，都是唯一的、不可逆的，容不得任何閃失；或者説，這個市場的容錯度非常苛刻，在n案安全保管的狹義層面，萬無一失是一個不容商榷的主題。黨的十八屆三中、五中全會《決定》為改革開放的全面深化作出了頂層設計，中央兩辦印發的《意見》和國家檔案局的貫徹落實要求，也已為創新指明瞭行動路徑，下一步就待具體細則出台。涉及檔案事業核心內容的改革，光有頂層設計和原則要求是不夠的，還需要精準實施的全面推動，同時也離不開萬眾創新的基層氛圍和激情。
參考文獻：
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商業銀行檔案外包是指銀行在檔案管理人員、存儲設備不足或管理成本不經濟條件下，整合利用外部優質專業化檔案管理資源，將銀行檔案委託外包單位管理，從而達到降低檔案保管成本，提高管理效率的一種檔案管理模式。
檔案外包商應具有以下特徵：
第一，是一種實體性管理機構；
第二，是一種社會化、集約化和專業化程度高的檔案管理機構；
第三，有較大的規模，服務對象也較多；
第四，對其保管的文件只有保管權，而無所有權；
第五，是介於文件形成者與檔案館之間的一箇中間性機構，它要對雙方負責，作為一個過渡性的、中間性的檔案管理機構，文件中心首先要尊重文件形成者的利益和要求，同時又要擔負起為檔案館積累檔案的重任；
第六，可以承擔文件管理諮詢與培訓的職能。
一、銀行檔案外包的背景
二戰後，美國大量的文件需要歸檔保存，文件中心應運而生。1950年，美國《聯邦文件法》以法令形式肯定了文件中心這種新型管理機構。把使用次數不多，但又必須保管一段時期的文件集中存放在造價較低的專門庫房裏，受到人們的認可。
從某種意義上講，商業銀行就是“經營風險”的金融機構，以“經營風險”為其盈利的根本手段。商業銀行是否願意承擔風險，是否能夠妥善控制和管理風險，將決定商業銀行的經營成敗。隨着業務發展和競爭加劇，商業銀行面臨的風險也呈現出複雜多變的特徵，對這些風險進行識別、分析、計量、監測並採取科學的控制手段和方法，是商業銀行保持穩健經營的根本所在。健全的風險管理體系在銀行可持續發展過程中具有重要的戰略地位，具備領先的風險管理能力和水平，成為商業銀行最重要的核心競爭力。利用先進的風險管理技術，最大限度地減少銀行檔案外包可能造成的損失，是商業銀行檔案外包風險管理目的。
二、商業銀行檔案外包的風險管理重點
風險是一個常用而寬泛的詞彙，頻繁出現在經濟、政治、社會等領域。就銀行風險的定義主要有以下三種：
一是風險是未來結果的不確定性（或稱變化）；
二是風險是損失的可能性；
三是風險是未來結果對期望的偏離，即波動性。風險是一個明確的事前概念，反映的是損失前事物的發展狀態。
從風險的定義上可以看到，風險是對未來結果的不確定性，是可能存在的損失，銀行檔案做為銀行經營活動的歷史記錄，是傳承銀行社會記憶，再現銀行歷史面貌的憑證，為銀行經營、管理提供信息支持，併為銀行業務相伴產生的法律風險提供原始的憑證依據，其重要性不言而喻。因此，防範銀行檔案外包過程中可能產生的風險，是確保銀行檔案外包安全的首要工作，銀行檔案外包風險管理的重點是：
（一）檔案外包風險的評估
商業銀行在制定檔案外包政策時，應當評估以下風險要素：
1.外包活動的戰略風險、法律風險、聲譽風險、合規風險、操作風險、國別風險等風險因素；
2.影響外包活動的外部因素，因外包供應商的過錯而造成的服務中斷或撤銷而引發的風險；
3.銀行對外包活動的風險管控能力；
4.外包供應商的技術能力、業務策略和業務規模、業務連續性及破產風險，風險控制能力及外包服務的集中度；
（二）外包供應商的盡職調查
1.外包供應商的主體資質、經營管理能力、經營聲譽、行業地位；
2.財務穩健性、技術實力和服務質量、對銀行業的熟悉程度；
3.對銀行託管檔案客户信息的安全性；
4.外包供應商對突發事件的應對能力；
5.外包供應商的關聯關係；
（三）外包合同的審查要素
1.外包合同中的服務內容、範圍、標準、期限；
2.外包服務的業務連續性安排；
3.外包服務的保密性和安全性的安排；
4.外包服務的結算、支付方式；
5.外包服務的審計和檢查；
6.外包爭端的解決機制；
7.外包合同或？f議變更或終止的過渡安排、違約責任；
8.外包供應商的應急管理；
三、商業銀行檔案外包的風險評價標準
商業銀行檔案在外包後，定期對檔案外包商進行風險評估，做到早發現早預防。將銀行檔案外包風險納入銀行日常管理並持續監控、評價，就能及時發現檔案外包風險，並在發現風險後及時採取有效處置措施，將損失減少到最低程度。
日常工作中可採用平衡計分卡方式設計評分標準，可按月、季、半年、年度要求進行檔案外包業務檢查，檢查內容包括：
（一）外包供應商的評估：
1.資質：是否符合專業資質；
2.財務：收費是否合理，程序是否完善；
3.日常經營：是否出現異常；
4.及時性：是否能及時辦理檔案的收、取、查閲流程，在辦理過程中有無差錯發生；
5.差錯性：資料能否及時、準準、無差錯地領取、歸還，不存在遺失情況；
6.溝通性：溝通是否順暢，是否對銀行服務需要的反應能迅速、及時、有效完成；
7.保密性：無違反保密原則，業務合作期間能保護好銀行信息及銀行商業祕密；
8.監督檢查：是否能積極配合商業銀行開展外包監督工作，及時報送外包工作情況；
9.違規性：是否存在違規行為，是否存在隱瞞事實，阻擋、抗拒檢查、偽造、隱匿、篡改、毀滅違規證據行為。
（二）外包人員的評估
1.人員：有符合要求的檔案管理人員，能夠高效完成各項工作；
2.外包？I務人員能夠妥善保管商業銀行委託保管的各類客户資料、檔案資料；
3.服從銀行管理，無主觀故意，通過內外勾結、惡意操作等措施規避銀行風險控制措施；
4.無擅自向客户做出不實承諾行為，向客户提供虛假資料或誤導性宣傳；
5.無假借銀行名義進行客户約談行為，無冒用銀行商譽的行為；
6.無利用職務之便，竊取客户資料等進行違反職業操守及銀行管理規定的其他行為；
（三）突發事件的應急預案及演練
1.是否事先制定建立檔案外包風險突發事件應急預案和機制，確保檔案外包業務活動的正常經營；
2.是否建立替代方案，尋求合同項下的保險安排等措施；
3.是否定期組織外包商開展演練，建立外包業務連續性計劃，確保業務活動的正常經營；
四、商業銀行檔案外包的前景及展望
1.有利於全院信息的整合共享
21世紀是信息化爆炸的時代，傳統的檔案管理已經越來越不能適應新形勢的發展需要。利用網絡化優勢創新檔案管理是未來的必經之路，可以實現檔案資料收集、整理、應用自動化，以及信息資源的高度整合和全院共享，滿足醫療、護理、教學、科研等各項工作的信息需求。
2.有利於提升管理者的決策力
通過創新和完善檔案管理制度，能夠使醫院信息更加真實、準確、完備，檔案歸檔效率和質量顯著提升，為醫院管理層科學決策提供可靠的信息依據，確保醫院健康、可持續發展。
3.有利於促進醫院文化建設
檔案記錄着醫院歷史，是醫院文化的載體。通過創新醫院檔案管理，廣泛吸收各類信息資料，從中凝聚、提煉出醫院特有的文化精髓，既能起到繼承和發揚的作用，又可以為加強醫院文化建設提供新的思路。
4.有利於醫院節能增效
隨着醫院信息化程度的不斷加強，醫院信息系統（HIS）、影像歸檔和通信系統（PACS）、辦公自動化系統（OA）、電子病歷等技術的引進和應用，醫院檔案逐步向無紙化方向發展，檔案管理更加方便、高效，同時也將為醫院節省大量人力、物力。
二、醫院檔案管理工作現狀及存在問題
1.對檔案管理重要性認識不足
醫院檔案是醫院的寶貴財富，反映了醫院歷年來的經營和管理情況，對醫院管理和發展有着十分重要的作用，但是醫院職工對檔案管理的認識還比較淡薄。如臨牀、醫技科室人員，工作重心主要放在新技術研發、醫療質量提高、業務開展等方面，對檔案管理的重要性和必要性的理解不深，認為檔案的收集、整理、彙總工作無足輕重，不屬於自己的職責範圍。原本科室開展了大量值得記錄保存的重要工作和有意義的活動，卻未能形成檔案資料，造成檔案歸檔不及時或信息來源不足等問題。
2.檔案管理制度建設仍需完善
檔案管理作為醫院管理工作的一個環節，得到越來越高的重視，然而同醫療、人事、行政、財務、後勤管理相比較，檔案管理在制度建設方面還存在很大差距。主要表現為：檔案管理制度不完善，沒有形成科學、統一、完整的管理標準，各科室根據自己的理解和經驗進行管理，許多應該納入管理的檔案沒有納入管理等；管理機構不健全，檔案的收集、整理、保存、監管等職責沒有明確到人；檔案管理缺少工作質量和目標考核，難以保證檔案的高質量、高數量、高效率。
3.檔案保存不集中，管理較分散
醫院的文書檔案、會計檔案、基建檔案、設備檔案等一般由綜合檔案室統一保存管理，某些特殊檔案則必須由職能科室管理。如住院患者的病歷檔案必須設立專門的病案室保存，由帶有醫療管理職能的醫務處負責管理；照片、影像、錄音等各種數字化資料，必須由配備多媒體存儲設備的部門保存管理。其他如人事檔案、科研檔案等，都因其專業性，需要相關職能科室保存管理。分散的管理，不利於檔案的完整、安全和綜合利用，容易造成人力、物力和空間的浪費。
4.檔案管理人員專業能力不強
醫院檔案管理員普遍由辦公室文祕兼任，科室檔案管理員一般由本科職工兼任，兼職管理人員的精力有限，水平參差不齊。醫院通常更加重視醫療技術人員的教育培訓，沒有將檔案管理人員的培訓納入計劃和要求，檔案管理員專業知識欠缺，業務能力不能滿足檔案管理工作的發展要求，更談不上進步和創新。
5.檔案管理方面投入力度不大
為滿足羣眾日益增長的就醫需求，醫院集中資源用於增加醫療設備和病房，而檔案室卻存在用房緊張，設備陳舊等問題，難以完全達到檔案管理防塵、防火、防盜等“八防”要求。檔案管理的數字化、網絡化建設投入不足，檔案的計算機管理只應用於資料的保存、檢索等簡單層面，難以實現辦公自動化和檔案信息資源高度共享，一些檔案的收集、錄入、查詢還停留在手工操作上。
三、檔案管理工作創新的探索
1.創新管理理念
以推動醫院科學發展為理念。通過對歷年檔案信息的收集、彙總、加工、儲存、分析，為醫院健康發展提供有效依據，更好地為醫院各項工作服務。
以全心全意服務患者為理念。醫院管理的終極目標就是更好的服務患者，檔案管理作為醫院管理的一部分，要時刻圍繞服務患者的理念，不斷提高檔案管理水平。
以傳承醫院先進文化為理念。醫院開展新技術、新項目、實施特色診療、推出先進典型等工作的資料檔案都是醫院的先進文化，應該通過加強檔案管理把他們傳承和發揚下去，發揮其長期作用。
2.創新管理模式
醫院檔案管理應做到三個統一，即統一領導、統一制度、統一管理。醫院成立檔案工作專項領導小組，明確人員責任，形成主管院長全面領導，辦公室主任負責，職能科室負責人為成員的三級管理模式。制定《檔案工作人員崗位責任制》、《檔案歸檔制度》、《檔案室管理制度》、《檔案借閲保密制度》、《檔案鑑定移交銷燬制度》、《檔案資料統計制度》等13項規章制度，使檔案管理的每一個環節都有章可循、有據可依。在檔案管理方面做到嚴把質量評查關、移交簽字關、檔案驗收關，從而保證檔案質量。
創新管理手段
檔案管理信息化就是將現代化計算機技術、信息通信技術，充分運用於檔案資料的處置、保存、管理和應用，是目前最為有效的管理手段。為營造醫院信息化環境，醫院更新升級了HIS系統和PACS系統，為檔案管理信息化改革奠定了基礎；啟動電子病歷系統，提高了病歷書寫效率，便於病歷的網絡監督和質量控制；引進河北省科怡檔案管理系統，建立檔案電子目錄，提高了檔案查詢、管理、利用水平；增強外網、內網功能，引進OA辦公系統，各類檔案如通知、公告、信息、文件等全部通過內、外網站和辦公系統，推進了無紙化辦公進程；在市級醫院首家引入醫療機構醫療器械管理系統，為醫院設備和材料建立電子檔案，實現了設備和耗材資料存儲、信息查詢、產品過保質期預警等功能。
創新管理內容
蒙田範文網