財務後勤組保障工作實施方案

第十九屆海外鄉賢聚會財務後勤組保障工作實施方案

一、會場、房間和餐飲以及車輛預定

根據組委會領導的要求，組織活動組王紅威和財務後勤組李義海、吳青於7月初具體聯繫落實事項

（一）、會場預定

1、17/19日世貿二樓文瀾閣（工作人員協調會）

2、18日下午花家山莊2號樓三樓百花廳

3、19日人民大會堂主會場全天（開幕式與報告會）

（二）、房間預定

1、黃龍飯店：200間（保底數150間）

2、世貿君瀾大飯店：340間（保底數300間）

3、天倫精品酒店：12間大牀房（地市含義烏主任）

4、常青園賓館（省老年大學內）：30間（縣市主任和地市處長以及本辦處級工作人員每人1間，一般工作人員2人1間）

5、17日部分工作人員（臨時）入住世貿君瀾大飯店、常青園賓館

備註1：會務組1設在世貿君瀾大飯店，會務組2設在黃龍飯店；各房間配專用取電卡，房卡兼飯卡（無卡按名單簽字用餐）

備註2：公安規定，安保需要，飯店要求，入住的領導和代表及會務工作人員須實名制

（三）、餐飲預定

1、黃龍飯店一樓咖啡廳：18日、19日2個午餐，均憑房卡用餐（19日午餐，與會媒體人員和5名大巴司機本人簽字用餐）

2、世貿君瀾大飯店二樓雲天閣：18日中、晚2餐、19日午餐，均憑房卡用餐（19日午餐，與會媒體人員和大巴司機本人簽字用餐）

3、花家山莊3號樓一樓仙子廳：海協招待晚宴；司陪人員在1號樓用餐

4、大會堂三樓宴會廳：19日晚省政府招待會；司陪人員在花中城5樓58號包廂用餐

5、入住天倫精品酒店和常青園的人員，無招待會安排下，中午、晚上須在世貿君瀾大飯店二樓雲天閣用餐（黃龍飯店有固定保障任務除外）

6、各飯店、酒店和賓館每間房均送免費早餐

備註1：入住天倫精品酒店和常青園賓館的人員中、晚用餐原則上在世貿君瀾大飯店，用餐人按財務後勤提供我名單上簽字

備註2：19日晚，黃龍飯店僅提供不參加海協和兄弟單位宴請的部分與會代表在一樓咖啡廳憑房卡用餐

備註3：餐飲由***負責、***協助

備註4：兩場招待會菜單于15日報***審定

（四）、車輛預定

1、接送機（站）車輛

5座小汽車、7座商務車、16座中巴車的具體數量由接待組瞭解和掌握信息來確定，本辦駐會車輛備用

2、會議保障車輛

①、18日15：00-20：00，引導車（警車）1台、50座大巴車4台、商務車1台、救護車1台

②、19日9：00-22：00，引導車（警車）2台、50座大巴車15台、商務車2台、救護車2台

3、杭州市、衢州活動保障車輛

①、杭州市20日8：00-9：00，引導車（警車）1台、50座大巴車5台、商務車1台、救護車1台

②、杭州市考察20日14：00-21日18：00 ，引導車（警車）3台、50座大巴車10台、商務車2台、救護車2台

③、衢州市考察20日14：00-21日18：00 ，50座大巴車2台、商務車1台

備註：租賃的大小車輛在杭州不駐會；與中大元通租賃公司的合同於9月15日前簽訂完畢

二、經費預（決）算

貫徹辦黨組會議精神，按組委會確定的工作方案，財務後勤組李義海、何新華具體聯繫落實事項

（一）、聯繫省財政廳，辦理微調本辦財政預算審批手續，確定聚會專項經費落實

（二）、會同各功能組，做好經費預算，報請聚會組委會審定

（三）、事先提醒各功能組經費使用與報銷必走的程序

（四）、配合各功能組做好經費決算和報銷工作

三、辦公廳召集的協調會

建議擬邀杭州、衢州兩市政府出度；時間待辦公室通知，財務後勤組何新華出席會議，隨之與相關部分對接，落實相關人員進駐飯店和會場保障

四、外包項目確定

1、本次聚會的安保由飯店、大會堂、花家山莊負責，憑聚會證件進出（不再租用安保公司的設備）

2、會展公司負責大會指南、證件、背景板設計、製作（含大會堂主會場主席台LD租賃）

詳細清單：嘉賓證、工作證、記者證；每個報到台各一塊背景版；接機（站）牌、易拉寶；大會堂主會場背景板與LD組合；大會堂三樓宴請廳省政府招待宴會背景版一塊；會議資料紙袋（上屆在海寧採購的包）

3、活動場所的指示牌、台籤、席籤由飯店、大會堂、山莊負責，組織活動組事先提供信息，並督促檢查

4、海協理事會活動啟用花家山莊百花廳和仙子廳的LD，組織活動組事先將信息提供給何山，並督促檢查

5、大會堂主會場和花家山莊百花廳座位圖（電子板）於9月10日提供給組織活動組定人定位；18日、19日兩個招待晚會座位圖自制

6、聚會不是舞會、專業演出，會場原配燈光舞美適合各類會議和論談

7、大會堂和花家山莊既有的設備和服務能用的，就不需要再另找外包公司

8、微信方便，建羣容易，便於聯繫，不再租用對講機

五、先遣人員集結

1、報到台的背景板於17日14：00前安裝完畢

2、17日下午15；00在世貿君瀾大飯店二樓文瀾閣集結

3、查看飯店顯示屏歡迎標語和批示牌（飯店免費製作）

4、檢查資料和獎章等在規定時間內到位的情況

5、資料裝袋（包），分送相應的飯店禮賓部寄存

6、工作例會，梳理各功能組18日工作任務

備註1：例會由接待組牽頭，財務後勤組配合

備註2：會務活動所用礦泉水於18日上午分別寄存於飯店的禮賓部

六、會務報到

（一）、報到點設置

1、黃龍飯店一樓南門大堂

2、世貿君瀾大飯店一樓大堂

（二）、報到起止時間

9月18日9:00—22:00

備註：温馨提示組織活動組，參加海協會理事的代表必須在12：00報到

（三）、聯絡員配備

1、要求辦公室按1台大巴車2名（正、副）聯絡員配備；省外僑辦15人，杭州市僑辦10人，衢州市外僑辦5人

2、聯絡員隸屬財務後勤組***管理，活動安排聽從組織活動組***指揮

3、參與送接機（站），配合報到台工作，熟悉責任聯繫的海外代表，便於與組織活動組每場活動對接

（四）、報到台工作人員組成

1、由辦公室協調確定工作人員

2、財務後勤組擬派4名工作人員

3、黃龍飯店和世貿君瀾大飯店總枱各派2名工作人員

4、要求杭州市僑辦和衢州市外僑辦各派3名工作人員

（五）、報到台工作人員分工

1、世貿君瀾大飯店報到台

本報到台由***負責，與***入住會議組1房間

①、財務後勤組***、***負責簽到（登記房號、註明用餐人數、記錄離店時間）和發放房卡

②、飯店總枱派出的2名人員辦理入住手續，分發會議資料袋（包）

③、杭州市僑辦、衢州市外僑辦工作人員各2名負責做好美麗家鄉行活動的介紹和確認工作

④、6至15號大巴車正或副聯（20人）接待相應聯絡的海外代表，安排行李員將客人行李送至房間

⑤、國內代表統一在世貿君瀾大飯店報到（入住天倫飯店和常青園賓館的客人，拿到房號再去相應酒店、賓館辦理入手續）；辦會領導由辦公室派人領取房卡，辦理登記手續

備註1：請辦公室和組織活動組於17日前分別將入住世貿君瀾大飯店的海外代表和國內代表及工作保障人員名單以電子版形式提供給***、***

備註2：6至15號大巴車正或副聯（10人）在報到台旁邊茶吧待命

備註3：***、***配備2台手提電腦（調試成聯機工作狀態/***負責），打印機1台

2、黃龍飯店報到台

本報到台由***負責，與***入住會議組2房間

①、財務後勤組***、***負責簽到（登記房號、註明用餐人數、記錄離店時間）和發放房卡

②、飯店總枱派出的2名人員辦理入住手續，分發會議資料包

③、杭州市僑辦、衢州市外僑辦工作人員各1名負責做好美麗家鄉行活動的介紹和確認工作

④、1至5號大巴車正或副聯（5人）接待相應聯絡的海外代表，安排行李員將客人行李送至房間

⑤、辦會領導由辦公室派人領取房卡，辦理登記手續

備註1：請辦公室和組織活動組於17日前分別將入住黃龍飯店的領導和海外代表以電子版形式提供給***、***

備註2：1至5號大巴車正或副聯（5人）在報到台旁邊茶吧待命

備註3：***、***配備2台手提電腦（調試成聯機工作狀態/吳昊負責），打印機1台

七、接機（站）

1、擬建聚會羣，無關信息和圖片禁傳

2、組織活動組於17日前將有關接機（店）信息彙總微傳給車輛調度***、***（臨時變化須及時微之）

3、車輛調度編排方案報***同意，及時微傳給聯絡員和司機

4、由擔任的各聯絡員聯繫相應的司機聯繫，先到黃龍或世貿飯店接上聯絡員，再去目的地接客至飯店，無任務即離開飯店

5、需駐點迎接，由組織活動組派人負責，保持聯繫

6、臨時增加接客任務由調度派駐會車輛

備註1：海外代表若要求預定機票、火車票由各聯絡員負責帶至各飯店商務中心辦理

備註2：一般不提供租賃公司司機用餐（合同中明確誤餐補助標間，大巴車除外）

八、海協理事會

財務後勤組***負責，***和***協助，督促花家山莊按要求佈置好會場，配合組織活動組的檢查落實

1、車輛調度通知1至4號大巴車18日13時到位黃龍飯店西門（依編號前後排列），並讓行李員將8箱（寄存的）礦泉水送上大巴車，微告相關聯絡員

2、各車聯絡員按規定時間組織好代表登車，隨引導車赴花家山莊2號樓大門口（途中給代表發放會議座位圖），組織代表下車進入會場；之後，4台大巴車停放在行政辦公區一帶

3、財務後勤處***等人和組織活動組有關人員趕往3號樓仙子廳落實招待宴會準備事項

4、宴請上主、副桌的人由組織活動組負責通知客人

5、會議結束，聯絡員組織與會人員漫步至3號樓一樓仙子廳參加晚宴

6、招待會17：00前準備完畢；17：30開始；19：30結束，組織登車返回黃龍飯店

備註1：花家山莊百花廳、2號樓休息室和仙子廳的女服務員着旗袍，男服務員着裝須統一

備註2：參與和觀看彩排的人員由周地亮陪同直接去大會堂主會場

九、大會堂彩排和工作例會

1、會展公司於18日17：00時進場安裝主席台背景板和LE組合體

2、參與彩排有關人員於20：00在大會堂主會場集中（獎牌、金牌等提前到位）

3、禮儀由大會堂禮賓部靚麗的女服務員擔任；主席台前沿綠色植物也是大會堂負責（含錄音）

4、一部分人員指導彩排，一部分人員檢查設備及台籤、茶杯、礦泉水等

5、拍照的架子一般在拍照前一個小時準備完畢（第一排椅子和座籤由大會堂保障）

6、21：00乘車去世貿君瀾大飯店二樓文瀾閣召開工作全會，參加人員全體工作人員，彙報當天工作情況，梳理19日工作流程

十、開幕式、報告會及論談

1、8：00財務後勤組***陪其它功能組先遣人員去大會堂（兩個飯店的收尾車8：30返回住地待命）

2、調度員的工作

①、19日8時前，1至5號大巴車到位黃龍飯店西門（依編號前後排列）

②、19日8時前，6到15號大巴車到位世貿大門口停車場（依編號由西向東排列）

③、***、***通知聯絡員接車，並給每台車配放4箱礦泉水（寄存飯店禮賓部）

④、指定2台駐會車為收尾車（黃龍飯店、世貿君瀾大飯店至大會堂）

3、聯絡員於8：30前做好組織代表登車前準備工作

4、代表登車後（發放主會場座位圖），各車聯絡員向李義海報告；隨引導車出發至大會堂

5、參加省領導會見的，由聯絡員引導到會見廳

6、其他代表由聯絡員引導進主會場尋找自己座位

7、10分鐘後通知代表到拍照點聚集

8、拍照完畢，領導先到休息室；代表入主會場

9、上午會議結束，組織代表返回住地用餐

10、下午組織代表去大會堂主會場活動

備註：下午司陪人員在花中城宴請廳5樓58包休息並用晚餐

十一、省政府招待宴會

1、省政府招待會於17：30前準備完畢

2、宴請上主、副桌的人由組織活動組負責通知客人

3、會議結束，聯絡員引導代表移步三樓宴會廳

4、宴會結束，聯絡員組織代表瀏覽與欣賞杭城夜景（路線方案由組織活動組待定）

5、返回住地

十二、省市聯合對接工作例會

1、人員：省外僑辦、杭州市僑辦、衢州市外僑辦領導和相關工作人員參加

2、地點：世貿君瀾大飯店二樓文瀾閣

3、時間：待組織活動組通知

4、會（前）後，杭州之友聯誼大會會務人員在三樓世貿廳檢查會場和彩排

十三、杭州之友聯誼大會

杭州之友聯誼大會組委會功能組為主，旅外鄉賢聚會功能組為輔

1、20日8：00編號1-5號在到位黃龍飯店西門（依編號前後排列）

2、杭州市僑辦相關人員提前進入會場準備

3、各車聯絡員按規定時間組織好代表登車，隨引導車赴世貿君大飯店，組織代表下車進入會場

4、11：30自助餐（各自入住飯店用餐）

5、當天離杭的、需要送機（店）由財務後勤組按信息落實到位

6、不參加美麗家鄉行活動的海外代表，需要續住飯店，費用自理（14：00後由飯店總枱通知客人）

十四、美麗家鄉行活動

1、“尋蹤G20”——魅力杭州行

①、1-10號大巴車於13時在世貿君瀾大飯店等候

②、午餐後由各車聯絡員組織直接登車去考察（建議2條線）

③、當天活動結束返回住地

④、21日上午繼續考察（另外2條線）；由聯絡員事先通知代表帶上行李，辦退房手續（收交房卡）

⑤、午餐後，送機（站）由大巴車擔任；重要人士或特殊情況另行安排

2、“詩夢錢江源”——生態衢州行

①、由組織活動組負責

②、11、12號大巴車2台和1台商務車保障

③、21日午餐後返杭，並送機（站）由大巴車擔任

④、需要入住飯店的代表，請聯繫財務後勤組安排，費用自理

十五、收尾工作

①、及時清退房間

②、會議資料、物資等運回

③、承辦臨時交（聯）辦的任務