入離職管理辦法

入離職管理辦法

一目的：

將新員工順利導入現有的組織結構和公司文化氛圍之中，消除對新環境的陌生感，使其儘快進入工 作角色。規範入職、離職作業過程特制訂本文件。

二適用範圍：

適用於本公司所有人員。

三定義：

無。

四權責：

4.1行政部負責制度的建立、維護、解釋。

4.2行政部負責主導入職、離職全過程。

4.3各部門：配合完成人員入職、離職各事項。

4.4總經理：審批中高層管理及以上人員的入職、離職。

五作業內容：

5.1 入職前準備:

Ø 報到通知：應聘人員【入職申請表】經批准後，行政部負責通知員工報到，並告知相關準備事項，包括（但不限於）：

■ 所需攜帶的證件。（如身份證）

■ 所需攜帶的照片。（一寸免冠照片）

■ 所需攜帶的資料。（其他崗位相對應的材料）

■ 所需攜帶的生活用品（如餐具）

■ 其它建議等。（如需辦理的工資卡、健康證）

Ø 行政部提前進行錄用信息整理，工號編制，信息傳遞與發佈；

Ø 為便於溝通，經批准錄用的新職員基本信息表會發布至相關人員、相關部門；

Ø 行政部負責準備辦理入職的相關資料、洽談室，製作工作牌及錄入指紋。

Ø 行政部負責安排新員工就餐、宿舍。

Ø 行政部負責準備【入離職須知】及其他事宜；

5.2入職手續辦理：

Ø 新員工報到日，行政部應知會安保門衞人員，對新員工表示足夠的尊重及真誠的歡迎並進行適當的引導；

Ø 行政部安排新員工填【入職資料表】；

Ø 行政部核對相關信息，核對及收取各項入職資料，新員工在所有複印件右下角簽字確認；

Ø 入職員工需提供資料及信息包含如下（但不限於，前三項為必須）

■ 身份證複印件

■ 1寸彩色照片3張

■ 學歷證書複印件及其他相關證書複印件

□ 與原單位解除勞動關係的證明

□ 職業資格證明（如會計上崗證、會計師證、建造師證、中、高級職稱等等）

□ 其他資料（應屆畢業生提供推薦表、報到證）

Ø 行政部核對入職資料核對無誤後簽訂勞動合同，如有缺失，簽訂個人申明；—

Ø 行政部向新員工介紹公司情況及發放《員工手冊》；

Ø 行政部向新員工發放工作牌、《新員工入職小貼士》和《新員工入職引導表》。

Ø 行政部提醒新員工辦理XXX銀行借記卡作為工資卡及辦理期限及相關辦理方法；

Ø 行政部帶新員工到相關部門，介紹給部門負責人。所在部門為其確定帶教人員。

Ø 行政部負責對新員工相關問題解答等。

5.3勞動合同簽訂：

5.3.1勞動合同類別

A勞動合同書：

行政部需在新員工入職一週內和員工完成勞動合同書的簽訂。法規的正式勞動合同簽訂適用於公司正式員工，即在公司編制內員工。

B聘用協議書：

針對公司聘用的非正式員工（如顧問、技術指導、臨時工、律師等）行政部需在其入職一週內完成聘用協議書的簽訂。

C實習協議:

針對應屆畢業學生或校園直招生須簽訂實習協議，明確雙方權利義務。—

5.3.2合同首籤期限及試用期限：

A勞動合同簽訂期限為一年零一天；

B根據各類崗位的不同要求，試用期限原則：高層管理人員試用期為6個月，中層管理人員試用期為3個月，基層員工試用期為1個月，業務提成類人員試用期為3-6個月，其餘技術性人員試用期為3個月。

5.4人事檔案建立：

新員工自辦理報到手續之日起，公司為其建立公司檔案，使用統一人事檔案袋。檔案內容包含：

Ø 員工檔案目錄（檔案封面）；

Ø 基本資料：個人簡歷、人事資料表、面試評價表、錄用審批表、聘用函、照片、相關證書複印件、身份證複印件、體檢表或健康證明、畢業生推薦表、任職資格證書等；

Ø 合同協議資料：勞動合同、商業保密協議、競業限制協議、培訓協議、實習協議、就業協議等；

Ø 員工異動資料：轉正申請單、合同續簽審批表、人事異動申請單、薪資異動審批表、崗位變動工作交接單、試用期評估表、員工年度總結、員工獎懲記錄、獎懲通報文件等；

Ø 培訓資料：員工在企業參加培訓課程、成績；

Ø 離職資料：辭職單、離職交接表、終止或解除勞動合同協議等。

5.5入職引導：

Ø 行政部填寫【新員工入職引導表】並帶新員工交給部門，由部門安排參觀部門，並介紹部門人員及其他部門相關人員；

Ø 由部門負責人向新員工介紹其崗位職責與工作説明；—

Ø 部門應在例會上向大家介紹新員工並表示歡迎；

Ø 人事部組織新員工進行入職相關培訓，部門帶教人員進行帶教培訓；

Ø 【新員工入職引導表】一週內返還人事。

5.6試用、考核、轉正：

5.6.1 新員工入職7個工作日為觀察期，期間確實無法勝任本職工作，被公司要求辭退、或本身不能接受公司環境要求離職，可立即准予離職；原則上觀察期內不予領用固定資產及個人財產（含非消耗性文具、工衣等）；

5.6.2 本司新進員工除總經理特准免試用期外，均須經過試用期，試用期薪酬填寫【人員薪資呈報變動表】；試用期滿後進行轉正考核作業，以決定是否正式錄用、延長試用、辭退及薪資異動；

5.6.3 試用期間各部門權責主管應定期評核試用人員工作表現，及時予以提醒督促。如不能勝任工作應及時通知試用人員及管理部停止試用；

5.6.4 行政於每月月底5日前發出試用期即滿員工之【試用期評估表】、【人員轉正申請單】，填寫相關基本資料、考勤資料、獎懲資料、培訓資料等；人事首先直接針對相關基本資料按規定評估被考核人是否具備轉正錄用資格、或須延長試用、或須考慮辭退等，然後發至各相關部門評核；

5.6.5 各部考核主管根據被考核人試用期內工作表現進行綜合考核評估：

a 工作績效、工作質量；

b 紀律服從、工作態度；

c 適應能力、品德修養等方面；

d 管理人員還須評估溝通能力、計劃能力、組織能力、控制能力、判斷能力、創新能力等。

5.6.6用人部門對試用評價合格員工填寫【人員薪資呈報變動表】，由部門負責人對其薪酬建議，行政部負責人評審，總監核准、總經理確定。

5.6.7管理部每月組織新員工（試用期）座談會，瞭解員工心聲，吸取員工建議，解決員工問題。

5.7人事異動：

5.7.1出現升職、降職、調職等職務異動、部門異動、及非轉正薪資異動屬人事異動作業

5.7.2 需求單位填寫【人員崗位薪資呈報變動表】：

Ø 填寫基本數據，選擇異動項目，詳細填寫異動原因；

Ø 涉及薪資異動須填寫異動前及異動後薪資；

Ø 涉及薪資異動須人資審查：異動前、調整記錄及審查意見；

Ø 涉及部門異動須異動前部門、異動後部門主管籤核意見；

Ø 若異動涉及勞動合同所約定之部門、崗位、職務及薪酬等變更，則須進行合同變更或補充協議；

5.7.3 呈相關權責主管審核、核准，交管理部備案生效。

5.8離職：

5.8.1離職方式:

A正常離職方式:辭職、停薪留職。

Ø 辭職:員工要求脱離現任職位,輿組織解除勞動契約,退出企業的人事調整活動。

Ø 停薪留職:員工因自身原因需要短期結束工作,但仍然有意願於停職期滿後回到企業繼續工作的人事調整活動。

B非正常離職方式:辭退,開除,試用不合格,解僱,自動離職。

Ø 辭退:員工於試用期過後經過調崗處理工作能力依然達不到企業生產要求,採用的解除勞動關係的人事調整活動。

Ø 開除:因員工違反廠規廠紀,給予企業帶來不良影響或經濟損失,採用的解除勞動關係的人事調整活動。

Ø 試用不合格:員工於試用期內無法適應企業的工作要求,採用的解除勞動關係的人事調整活動。

Ø 解僱:企業因故提出與員工終止勞動關係的人事調整活動

Ø 自動離職：員工連續曠工3天者，採用的解除勞動關係的人事調整活動。

5.8.2離職作業：

Ø 員工提出離職申請並填寫【離職申請單】交部門權責主管進行籤核。

Ø 離職申請原則上要求需要提前1個月提出，未提前提出申請則按時間差異扣除其差異天數的基本工資作為補償。若確因特殊原因（如身體原因、家庭重大異常等）需提前離職，可進行專項申請，在得到總監籤批後可不扣薪酬提前離職

Ø 若屬於非正常離職,需要由管理部協同部門負責人提前一個月通知被資遣者。

Ø 離職者在離職到期兩天內未辦理離職手續者，管理部不再給予辦理。視該員工為自動離職處理。

Ø 員工連續曠工3天，以自動離職論處。各部門應及時以知會管理部。

5.9.3 離職申請發生後，管理部應對離職人員進行慰留談話，瞭解其離職的真正原因,便於為公司的管理改善提供幫助。

5.9.4需要辦理離職人員必須將所有工作交接清楚後，並將與工作相關的證件、檔案、鎖、工具、器具等物品進行移交，方可辦理離職。

5.9.5員工無法自行辦理離職手續者,可於離職前填寫離職委託書委託他人及時辦理相關手續,被委託人需持本人身份證和離職委託書為委託人辦理相關手續。

5.9.6離職辦理時間為每月第一週統一辦理離職手續（特殊情況除外），收回相應物品並結算員工離職薪資。

5.9.7離職人員薪酬發放依《薪酬管理辦法》執行。

六相關文件：

6.1《薪酬管理辦法》

七相關表單：

7.1【人員面試單】

7.2【新員工入職小貼士】

7.3【人事資料表】

7.4【新員工入職引導表】

7.5【試用期評估表】

7.6【人員轉正申請單】

7.7【人員入職定薪單】

7.8【人事異動單】

7.9【離職申請單】

7.10【薪資確認單】