公司印鑑管理辦法

公司印鑑管理辦法

第一章總則

第一條為規範公司印鑑刻制、使用、管理及廢止等相關事宜，確保公司各類印鑑安全、合規、高效使用，保障公司印鑑的權威性、嚴肅性和安全性併兼顧工作效率，特制定本辦法。

第二條公司印鑑集公司主權、責任和信物於一體，是公司權力的載體，是公司內部管理的安全閥門和風險控制器，也是公司人格的法律體現，必須規範、合理、嚴格管理，保障公司各項業務的正常、有效運作。

第三條公司下屬全資、控股子公司參照本辦法制定本公司印鑑管理辦法。

第二章印鑑的分類

第四條本辦法所指印鑑包括以下主要內容：

1.印章：公司向主管機關登記的公司印章或指定業務專用的具有法律效力的印章。包括公司公章(含電子章)、黨委印章(含電子章)、紀委印章(含電子章)、工會印章、董事會印章、財務專用章、合同專用章、法定代表人印鑑和法定代表人簽字印章等。

2.各職能部門印章。

3.其他具有印鑑作用並可歸為印鑑範圍的印章。

第三章印鑑申請和刻制

第五條公司各類印鑑的刻制均須嚴格按照第七條的審批流程辦理，未經公司授權和批准，任何部門和個人不準私自刻制。

第六條公司印鑑刻制審批流程如下：

1.公司向主管機關登記的印章或指定業務專用的公司印章刻制審批流程如下：

綜合管理部提出申請（填寫《印鑑刻制申請表》(附件3)）——綜合管理部負責人簽字確認——分管領導審核—總經理審核——董事長批准——綜合管理部辦理。

2.部門印鑑刻制審批流程如下：

使用部門提出申請（填寫《印鑑刻制申請表》(附件3)）——部門負責人簽字確認——綜合管理部負責人會籤——分管領導審核——總經理核准——綜合管理部辦理。

第七條 印鑑刻制、備案、啟用程序嚴格按照《公安部印章管理辦法》及昆明市公安局相關規定辦理，不得到非法刻制印鑑的機構刻制印鑑。

第四章印鑑的管理

第八條公司印鑑按照“逐級審批、分類管理、專人負責、規範用印”的原則進行管理。

第九條公司印鑑分類保管規定如下：

第十條印鑑啟用前要建立印鑑保管登記冊，載明印鑑名稱、留存印模、啟用時間和印鑑保管人姓名等。不同種類印鑑由相應保管部門統一登記建冊。

第十一條印鑑保管人應妥善保管好印鑑，如有正常磨損、意外損毀或遺失等異常情況，印鑑保管人必須及時向公司報告，以便及時採取防範措施。

第十二條公司印鑑（包括電子印鑑）須存放在專用保險櫃中，若需使用，須至少兩人同時在場。在使用公司印鑑時，印鑑保管人見到經相關領導審批同意的《用印審批單》（附件5）後方可用印，用印時印鑑保管人要根據《用印審批單》所載內容用印，不得隨意將印鑑交由他人自行用印。

電子印鑑密碼由印鑑保管人和保管部門負責人保管，不得隨意將密碼泄露給其他人知悉。

第十三條印鑑保管人嚴禁擅自將印鑑交由他人保管和使用。若印鑑管理部門負責人或印鑑保管人因事不在公司，由印鑑管理部門負責人授權本部門其他員工負責管理印鑑，並做好書面交接手續，代管人承擔代管期間相應的管理職責。

第十四條印鑑保管人發生非臨時性變更，應通過印鑑保管責任部門負責人安排，在其監督下辦理書面交接手續，並報綜合管理部備案。

第十五條為保證用印安全，公司印鑑原則上不得外帶。特殊情況須外借的，由用印部門經辦人填寫《印鑑外借審批單》（附件4），經董事長批准後，由至少兩人同時攜章前往。

第十六條印鑑外帶期間，只可將其用於申請事由，並由帶章人員審核用印內容無誤後方可用印。印鑑帶出期間由帶章人員對印鑑的使用及安全承擔一切責任。帶章人員嚴禁將印鑑轉借他人。

第十七條印鑑保管人離職時，其管理的印鑑使用登記和檔案需作為員工離職移交工作的一部分。

第五章印鑑的使用審批及登記

第十八條 公司印鑑使用實行審批制度，印鑑使用審批流程為：用印部門提出申請——用印部門負責人簽字確認——印鑑保管部門負責人審核——根據印鑑類型和審批權限由公司相關領導審批同意——印鑑保管人辦理。

例如，公司公章審批流程為：用印部門經辦人填寫《用印審批單》——用印部門負責人簽字確認——綜合管理部負責人審核——分管領導審定——根據相應審批權限報總經理或董事長批准後，公章保管人根據《用印審批單》（附件5）所載內容受理用印。

第十九條 用印審批權限為：

第二十條 用印部門經辦人填寫《用印審批單》（附件5）時，應載明用印內容、用印數量、用印日期、用印經辦人、審批簽字手續等記錄，特殊用印情況要作出具體説明。印鑑保管部門對《用印審批單》進行形式審查，經辦部門對用印材料進行實質審查，對真實性和完整性負責。

第二十一條 用印審批人因特殊原因，在一定時間內無法履行用印審批職責時，應事先指定專人履行用印審批職責。若未授權他人代為審批，在用印文件急需用印時，由經辦部門與印鑑保管人一同以電話或短信方式請示審批人同意後，印鑑保管人方可用印；若以電話或短信方式請示審批人未及時獲得回覆或聯繫不上審批人時，由經辦部門與印鑑保管人一同請示分管領導審批同意後，印鑑保管人方可用印；若在確實聯繫不上審批人和分管領導的情況下，由印鑑保管部門負責人審批同意後，印鑑保管人方可用印。用印後，印鑑保管人須留用印文件的複印件備審批人補批，用印部門事後須補齊審批手續。

第二十二條 印鑑管理部門根據用印類別，建立用印登記簿，用印登記簿與《用印審批單》（附件5）必須同步使用。在遇到第二十二條所述特殊情況時經辦部門可先用印並登記，隨後及時補辦《用印審批單》手續。印鑑保管人應及時將《用印審批單》收集保存，定期將《用印審批單》和用印登記薄整理核對年末時移交公司檔案室存檔備查。

第二十三條印鑑保管人用印時，應對文件內容、份數和《用印審批單》上載明的內容、份數進行核對，核對無誤後方可用印，避免多蓋、漏蓋、錯蓋。

第二十四條 原則上不得對空白文件和有空項的文件用印，確因特殊工作情況，需要對空白文件和有空項的文件進行用印的，用印部門應在《用印審批單》（附件5）“用印情況説明”一欄內，對相關情況作出具體説明，經審批人同意後方可用印，並在用印登記薄上註明“空白用印”情況。用印文件使用完畢，用印部門須向印鑑保管部門提交補充完善的文件複印件；未使用的空白、空項用印文件原件應交回印鑑保管部門。

第二十五條公司法定代表人簽字章必須經本人同意並履行審批手續後方可用印。公司法定代表人因事不在公司，若有急需蓋印法定代表人簽字章的各類資料，由用印需求部門分管領導與公司法定代表人溝通獲得同意，並由印鑑保管人向法定代表人確認無誤後方可用印。用印後，印鑑保管人應及時將相關信息反饋董事會工作部負責人。

第二十六條任何人員無權安排或強制要求印鑑保管人違反用印審批程序違規用印。印鑑保管人有權拒絕在不符合程序的文件上用印，但有義務協助經辦人員完成審批程序。

第二十七條所有加蓋公司印鑑的文件均需留底，留底文件由用印部門提供印鑑保管人保管，留底文件以能表述清楚用印文件情況為宜。每月初，印鑑保管人編制上月用印留底文件目錄清單存檔備查。外單位使用公司印鑑的，須由經辦部門留底全部資料。

第二十八條需使用電子公章報送的電子資料，必須留存對應的紙質文檔和相應的審批表。每年結束後，電子公章保管人編制相應文件目錄清單交公司檔案室存檔備查。

第二十九條原則上禁止在手寫文件上用印。禁止在內容填寫不全的文件或空白紙張、介紹信、便函、證件、授權委託書等文件上用印。

第三十條經公司領導審批並按批示意見辦理完成相關審批手續的材料，根據上述審批權限視同完成用印審批手續，可不需填寫《用印審批單》（附件5）直接用印,但以上用印情況須填寫用印登記簿並將領導批示意見覆印交印鑑保管人存檔。

第三十一條 已履行完合同審批程序的合同、協議需加蓋公章時，用印部門出具審批完備的《合同審批單》後可用印並登記，同時須將蓋章後的合同正式文本留存一份給印鑑保管人存檔。在辦理合同、協議用印程序時，《合同審批單》與《用印審批單》（附件5）具有同等效用；已由所有董事簽字的董事會決議加蓋董事會專用章時不需另行辦理用印程序，可用印並登記，同時須將蓋章後的合同正式文本留存一份給印鑑保管人存檔。

第三十二條 報送到外單位需加蓋公章的文字材料，如情況説明等，視為發文，填寫《發文審批單》進行審批後用印。

第三十三條 公司黨委、紀委、工會、共青團印鑑管理參照本辦法相關規定執行，上級對口單位有專項規定的，按照有關規定執行。財務專用章由財務管理部管理，嚴格按照財務制度執行。

第六章管理責任

第三十六條對違反本辦法使用公司印鑑的，公司將給予當事人問責處理和相應行政處理及經濟處罰。造成嚴重後果的，公司將視情況追究當事人的經濟和法律責任。

第三十七條因保管不當造成印鑑遺失的，由印鑑保管人承擔全部責任。公司根據情節和後果追究印鑑保管人和相關責任人的責任。

第三十八條如有誤用或錯用，由印鑑保管人承擔全部責任，經審核蓋章後出現意外情況由批准人負責。

第三十九條印鑑保管人因工作變更、合同期滿、退休等離職後，若發現由於印鑑保管人在管理印鑑期間因印鑑誤用、錯用或其他與印鑑有關原因導致產生的一切問題，印鑑保管人應承擔相應的責任且不予免責，並承擔相應的法律責任。