接聽電話的步驟
1、接聽電話前：
⑴、準備筆和紙：如果大家沒有準備好筆和紙，那麼當對方需要留言時，就不得不要求對方稍等一下，讓賓客在等待，這是很不禮貌的。所以，在接聽電話前。要準備好筆和紙。
⑵、停止一切不必要的動作：不要讓對方感覺到你在處理一些與電話無關的事情，對方會感到你在分心，這也是不禮貌的表現。
⑶、使用正確的姿勢：如果你姿勢不正確，不小心電話從你手中滑下來，或掉在地上，發出刺耳的聲音，也會令對方感到不滿意。
⑷、帶着微笑迅速接起電話：讓對方也能在電話中感受到你的熱情。
2、接聽電話
⑴、三聲之內接起電話：這是星級酒店接聽電話的硬性要求。此外，接聽電話還要注意：
①、注意接聽電話的語調，讓對方感覺到你是非常樂意幫助他的，在你的聲音當中能聽出你是在微笑；
②、注意語調的速度；
③、注意接聽電話的措辭，絕對不能用任何不禮貌的語言方式來使對方感到不受歡迎；
④、注意雙方接聽電話的環境；
⑤、注意當電話線路發生故障時，必須向對方確認原因；
⑥、注意打電話雙方的態度。
⑦、當聽到對方的談話很長時，也必須有所反映，如使用“是的、好的”等來表示你在聽。
⑵、主動問候，報部門介紹自己；
⑶、如果想知道對方是誰，不要唐突的問“你是誰”，可以説“請問您哪位”或者可以禮貌的問，“對不起，可以知道應如何稱呼您嗎？”；
⑷、須擱置電話時或讓賓客等待時；應給予説明，並至歉。每過20秒留意一下對方，向對方瞭解是否願意等下去。
⑸、轉接電話要迅速：每一位員工都必須學會自行解決電話問題，如果自己解決不了再轉接正確的分機上，並要讓對方知道電話是轉給誰的。
⑹、對方需要幫助，大家要盡力而為：作為酒店的員工應盡力去幫助賓客，對於每一個電話都能做到以下事情①、問候 ②、道歉 ③、留言 ④、轉告 ⑤、馬上幫忙 ⑥、轉接電話⑦、直接回答（解決問題） ⑧、回電話
⑺、感謝對方來電，並禮貌地結束電話：在電話結束時，應用積極的態度，同時要使用對方的名字來感謝對方。
⑻、要經常稱呼對方的名字，這樣表示對對方尊重。
留言五要素
致：即給誰的留言
發自：誰想要留言
日期：最好也包括具體時間
記錄者簽名：有助於尋找線索，或弄清不明白的地方
內容：具體的説話內容
打電話的一些簡單技巧
1、如果接到的電話是找你的上級時，不要直接回答在還是不在，要詢問清楚對方的姓名和大概意圖，然後説幫您找一下。將所瞭解的情況告訴你的上級，由他判斷是否接電話。
2、打電話時，列出要點，避免浪費時間。
3、在打電話之前，要準 備好筆和紙，不要吃東西、喝水或抽煙，要保持正確的姿勢。
4、如果你找的人不在，可以問一下對方什麼時間可以再打電話或請其回電話，同時，要將自己的電話號碼和回電時間告訴對方。
5、在給其他部門打電話時，要先報部門和姓名，這樣可以避免對方因為詢問你的情況而浪費時間。
1、接聽電話的注意事項
1.1 電話在鈴響三聲之內拿起。
1.2 電話旁要有紙和筆。
1.3 友善、有禮、微笑。
（即使對方失禮，我們説話也要保持彬彬有禮）。
1.4 口齒清楚，語速不快不慢，使用通俗語言。
（不要使用術語，略語）
1.5 打電話時不能吃東西、喝水、吸煙。
1.6 不要同時對兩個人説話，如需與同事查詢，你應當告訴對方。
1.7 接到電話即按常規自我介紹，步驟如下：
1.7.1 問候
1.7.2 報出部門
1.7.3 介紹自己
1.7.4 提供幫助
1.8 瞭解對方想做的事
1.9 做好記錄
1.9.1書寫規範
1.9.2記錄完整
（電話打來的時間、日期，來電者姓名，來電事宜，來電者的電話號碼）
1.9.3 重複一次來電事宜。
1.10 結束電話（不能先掛電話，等對方掛斷之後再掛）
2 打出電話的注意事項
2.1 準備
2.2 問候，報出姓名
2.3 報出要找的人之姓名
2.4 確認你要找的人之身份
一、電話鈴響兩遍就接，不要拖時間。
拿起呼筒第一句話先説“您好”。
如果電話鈴響過四遍後，拿起聽筒應向對方説：“對不起，讓您久等了”，這是禮貌的表示，可消除久等心情的不快。
如果電話內容比較重要，應做好電話記錄，包括單位名稱、來電話人姓名、談話內容，通話日期、時期和對方電話號碼等。
二、電話的開頭語會直接影響顧客對你的態度、看法。
通電話時要注意儘量使用禮貌用詞，如“您好”、“請”、“謝謝”、“麻煩您”等等。
打電話時，説話態度要和藹，語言要清晰，即不裝腔作勢，也不嬌聲嬌氣。
三、打電話時，應禮貌地詢問：“現在説話方便嗎”？要考慮對方的時間。
一般往家中打電話，以晚餐以後或休息日下午為好，往辦公室打電話，以上午十點左右或下午上班以後為好，因為這些時間比較空閒，適宜談生意。
四、打電話、接電話時，如果對方沒有離開，不要和他人談笑，也不要用手後住聽筒與他人談話，如果不得已，要向對方道歉，請其稍候，或者過一會兒再與對方通電話。
五、對方要找的人不在時，不要隨便傳話以免不必要的麻煩，如必要，可記下其電話、姓名、以回電話。
六、要學會配合別人談話。
我們接電話時為了表示認真聽對方説話，應不斷地説：“是，是”、“好，好吧”等，一定要用得恰到好處，否則會適得其反。
要根據對方的身份、年齡、場合等具體情況，應付方式各異。
1、要正確有效地使用電話，應該做到親切文明、簡捷準確。
打電話時，雖然相互看不見，但是聞聲可知其人。
因此，通話時一定要客氣禮貌堅持用“您好“開頭，“請“字在其中，“謝謝“、“不客氣“結尾，嗓音要清晰，音量在適中，語速要恰當，通過聲音在對方心裏樹立良好的形象。
打電話是為了爭取時間，提高信息交流的效率，因此交談時詞語達意簡潔，語言清晰準確，以避免誤聽。
2、重要的第一聲
當我們打電話給某單位，若一接通，就使對方聽到對方親切、優美的招呼聲，心情一定會很愉快，使雙方對話能順利展開。
在電話中只要稍微注意一下自己的語言就會對對方留下美好的印象。
同樣説：“您好，這裏是XX“，但聲音清脆、悦耳，吐字清晰，同讓人聽了不清晰、陰沉的聲音，會給對方留下完全不同的印象。
在電話中給人印象不佳，對方對你所在的單位也會有看法。
因此要記住，接電話時，應有“我代表企業的形象“的意識。
3、迅速準確的接聽
企業業務繁忙，一個辦公定有時往往會有幾部電話，聽到電話鈴聲，應準確迅速地拿起聽筒，最好在三聲之內接聽。
電話鈴聲響一聲大約3秒鐘，若長時間無人接電話，讓對方久等是很不禮貌的，對方在等待時心裏會十分焦急，你所在的企業會給他留下不好的印象。
即使電話離自己很遠，聽到電話鈴聲後，應該用最快的速度拿起聽筒，這樣的態度是每個人都應該擁有的，這樣的習慣也是每個辦公室工作人員都應該養成的。
如果電話鈴響了五聲才拿起話筒，應該先向對方道歉，若電話響了許久，接起電話只是“喂“了一聲，對方會十分不滿，並留下惡劣的印象。
4、打電話之前，應確定第一受話人、第二受話人，然後確定電話交談的內容，如果內容較多，應事先打個腹稿，力求表達清楚、簡練。
給不熟悉的對象打電話時，要給對方以沉着、思路清晰的感覺。
接通電話並確認電話號碼無誤時，應立即簡要報明自己的身份、姓名及要通話的人名，當對方答 “稍候“時，應握着話筒靜候；假如對方告訴你“要找的人不在“時，切不可魯莽地將話筒“喀啦“一下掛斷，應道聲“謝謝“。
5、打電話要簡短，長時間佔線，有可能誤事。
6、打完電話，不要忘記説一聲“我掛電話了，好嗎？“或者説一聲：“再見“！如果對方是長輩或領導，要等對方掛斷電話，自己才放下聽筒，表示禮貌。
1、“通話3分鐘原則”；
（1）在正常的情況下，每一次打電話的全部時間，應當不超過3分鐘；
（2）一般在通話時，都要有意識地簡化內容，儘量簡明扼要；
（3）這個原則在許多國家，都要求公務員當作一項制度來遵守。
2、“鈴響不過三聲原則”。
蒙田範文網