一、要選擇對方方便的時間
1、不論與他人有多熟，也最好不要在別人體息時打電話，比如用餐時間、午休時間，尤其是晚上的睡覺時間，省的人習慣早睡，所以不要太晚打電話、早上七點之前也不宜打擾。
2、如果是公事，也儘量木要佔用他人的時間，尤其是節假日時可。
3、如果個是公家，也力求避免在對方的通話高峯和業務繁忙的時間內打電話。
4、為避免影響他人的休息，在打電話前應力求搞清各地區時差以及各國工作時間的差異，盡力不要在休息日打電話談生意。即使客户已將家中的電話號碼告訴你，也儘量不要往客户家裏打電話。
二、要長話短説
打電話時要力求遵守“三分鐘原則”。所謂“三分鐘原則”是指：打電話時，撥打者應自覺地、有意以地將每次通話時間控制在三分鐘內，儘量不要超過這個限定。此外，在通話時，其基本要求應為：以短為體，寧短勿長，不是十分重要、緊急、繁瑣的事務一般不宜通話時間過長。
三、規範內容
1、允分做好通話前的淮各c在通話之前，最好把對力的姓名、電話號碼、通話要點等內容列出一張清單。這樣做可以避免通話者在談話時出現現説現想、缺少條理的問題。
2、説話時要簡明扼要。如果電話接通後，除了首先問候對方外，要記得自報單位、職務和姓名。如果請人轉接電話時，一定要向對方致謝。電話中講話中一定要務實，不能吞吞吐吐、含糊不清。寒喧後，就應直奔主題。
3、説話要話可而止，打電話時，如果要説的話已經説完，就應該果斷地終止通話話講完後、仍然反覆鋪陳、絮叨、否則，會讓對方覺得你做事拖拉，缺少素養。
四、避免做電話機器
我們打電話的目的是為了彼此的交流和溝通，以拉近彼此的距離。而電話本身是沒釘任何感情色彩的；所以，在打電話時，一定要給電話賦予感情色彩。達到使對方“聞其聲如見其人”的效果，妥達到這樣的效果，就應做到以下幾點：
1、力求避免感情機械化。右些人會錯誤地認為電話只是傳達聲音的工具。只要把聲音化給對方就可以了。所以，打電話時，只是在發出聲音，並不在意自己説活的音調。
正因為列方不可能從電話中看見我們具體在做什麼。因此，許多人在打電話時表情往往是機械且沒活力的。所以，對方從電話中聽到的聲音往往是平淡的、呆板的、甚至是不愉快的。
這就要求打電話者，在拿起電話機時，要用你自己的聲調錶達出微笑和友誼。對方不能從電話中看見你的表情，所以你説話的聲調就要負起説話時的全部責任。打電話時，你的聲音要時刻充滿笑意，比平時自己高興時還要多的笑意。
2、注意語調與語速。因為聲音通過電話後音調會有一點改變。所以，在電話里語速要適中中，音量也適中。此外，嘴要對着話筒，一個字一個字地説，咬字要清楚；特別是説話者在説到數日、時間、日期、地點等數字內容時，一定要和對方確認好。
五、語言文明
1、在對力拿起點話的時候，首先要向接電話的人熱情地問：“您好！”然後再談其他，不能一上來就“喂”，或是開口就説事情，讓對方感到莫麼其妙。
2、在問候對方後，要自報家門，以便讓接電話的人明白白是誰打來的電話。
3、終止通話，放下話筒前，要均對方説“再見”；如果少了這句禮貌用語會感覺通話終止得有些突然，讓人難以接受。
六、不打無準備之電話
打電話時要有良好的精神狀態，站着最好，坐着也行，但不要躺着，或歪靠在沙發上，那樣勢必發出慵懶的聲音，更不能邊吃東西邊打電話。拿起聽筒前，應明白通話後該説什麼，思路要清晰，要點應明確。
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