一、會前籌劃
▲確定會議主題→確定議事日程→確定參會人選 ▲會前通知：通知參會人員
方式：電話通知或書面通知
內容：時間、地點、參加人員範圍、會議內容、會期、報到地點、要求（筆記等） 注意：通知後需落實有關負責人是否收到，並及時記錄 →確定最後參會人員
統計製作參會人員名單，包括參會人員所屬區域、姓名、性別、職務，並最後按照其職務統計分類；
統計交通路線，到達時間，飛機或火車，安排接送，詳細寫清楚參會人員所屬區域、姓名、性別、職務、電話；
▲聯繫酒店：聯繫房間
預定房間（數量、類型、時間、價格） →聯繫會議室
會議廳（容量、時間、設備、價格）
→餐飲安排
是否需要在會議時準備茶點，是否需要在會後安排一個宴會，是否需要提供飲用水，正餐有多少人安排多少桌
▲ 會議準備材料：
1、領導講話稿；
2、發放資料：會議日程安排表、鉛筆和紙、講演稿（不做保密的可以為與會代表每人一份）、其他文件、房卡等；
3、會議設備：電腦、投影儀、激光筆、話筒、錄音錄像設備；
▲場地佈置：
1、會議橫幅
2、主席台的安排：誰？幾個人？怎樣安排？是否需要銘牌？位置如何安排、會場的衞生、椅子、凳子、是否夠用？怎樣安排？是多個分店（部門）的來的，除主管和中層外，其他要分區坐(座)，一個團隊一個區域。
3、燈光、音響、話筒、空調、現場調試的人員，會場都要作好安排！（設備最好準備2套以上）
4、如果發放獎品：要提前準備好，先發的放在上面，後發的放在下面（但要注意不要混淆、怕壓的物品要注意單放）。準備的禮儀人員是否設置好上台的時間、路線、方式？穿戴是否整齊、符合要求？會前是否進行過演練？
5、非常重要的會議，請速記員。 6、國際性會議，準備同音翻譯。
▲支出預算：文件資料、路費、房間、餐飲、會議場地租借、相關設備及現場佈置都需要花錢，大概多少費用也要在方案結尾概算一下。
▲ 部門分工
二、會中
設立簽到處：參會人員統一簽到，領取房卡，發放資料袋，説明注意事項（比如手機、着裝），諮詢返程時間及交通路線，統計並通知安排；
餐飲問題：選擇對應的主管交流、座談，要注意事先安排：那些人去？吃什麼？不吃什麼？在哪裏？
注意事項：
1、空調的温度問題（作為主導會議方必須全程關注，温度是否過高、過低），會場的空調在冬天合適，是否在夏季可以？（如果在高樓層，因為温度會往上走，導致原空調失效），這些必須在會議前進行安排，可以提前進行降温或升温！
2、燈光音響效果：
2、沖水：沖水不能衝着對方，要拿起杯子，不要對着領導沖水，不要擋住領導形象，不能直接在桌面上衝等。（1、整個會議的過程中要保證有飲用水。2、要保證每一個人都有水喝，但不要試圖在沖水時每一個都去衝。3、對領導、主席台、主持人、特殊人物一定要保證有水，參會者不一定照顧到。）
3、會議中途休息：放音樂，1、播放時要注意選擇歌曲，要選擇輕音樂，膾炙人口的歌曲，避免流行歌曲、搖滾等不適合場景的歌曲2、聲音一定不能太吵，因為開會大腦都容易類，在下一節會議時會產生疲勞感3、在快開始前1-2分鐘關掉音樂，一般這是大家入座的通知，這時主持人要上台組織大家入座。
4、確保條幅、話筒、投影儀、電腦、桌籤、咖啡杯、茶水等正常
5、確定會議記錄人員、話筒接遞員、會議攝像者等；
三、會後出遊
四、會後收尾
▲退房：結賬，收回房卡安置好不能及時離開的與會者。
▲送站：根據返程時間，統籌規劃，送參會人員
▲會議照片：如有人需要，抽時間拷給他們，會後郵件發送很不方便
▲收拾：會議物品，避免忙中出錯，遺漏東西
▲整理會議記錄，總結為會議紀要
▲進行會議總結，分析不足之處，保留不錯環節
會議指南：一、會議背景及目的、會議主題及議題、參辦單位、大會主席、副主席、會議時間和地點；
二、參會嘉賓名單（姓名及職務）
三、會議日程安排（時間、地點、）
四、旅遊安排（集合時間、地點，負責人，備用品，目的地，餐飲）
五、會議須知（所需證件、會議要求、注意事項）
一、會議議程 會議分室外、室內兩個階段，均由鐘鳴鎮黨委書記王家林主持。
第一階段：村民活動中心落成命名揭牌
1、鎮黨委書記王家林致歡迎辭；
2、市委唐書記為村民活動中心揭牌 ;
3、縣委、縣政府領導為東陵村兩委新牌啟用揭牌。
第二階段：東陵村發展座談會
1、由東陵村支部第一書記徐承佑同志彙報到村任職工作情況；
2、由村委會主任繆振進彙報村民活動中心建設情況；
3、與會者座談發言；
4、幫扶單位、市交警支隊章紅兵支隊長髮言；
5、選派單位、市委辦公室領導講話；
6、市委劉正新祕書長講話；
7、市委唐書記講話； 會議結束後在東陵村大會議室集中就餐。（就餐後是否安排紀念品？）
二、會務組織
1、會議通知及有關事項：
由市委辦公室祕書二科電話通知（具體單位名單附後）
時間為__年10月12日（星期二）上午9：18分
各單位與會人員名單（限單位領導和工作人員各一人）要在10月10日下午5：30之前報市委辦公室祕書二科，於10月12日上午8：20到市委集中乘座中巴車前往。
市委辦公室負責準備中巴車兩輛，並負責與新聞單位聯繫。市交警支隊負責交通安全。
2、具體會務：
由鐘鳴鎮黨政辦公室和東陵村共同負責。
鐘鳴鎮黨政辦公室負責會議桌籤製作、主持詞及會議用酒（15瓶）
會標、宣傳標語、會場佈置、村民活動中心銅牌製作、村兩委牌製作、會場服務及就餐等由東陵村負責。
一、活動名稱：“牢記青春使命 理性抒發愛國情懷”主題團日活動
二、活動形式：茶話交流座談會
三、活動背景：
近期中日關係緊張的氣氛中，各地進行反日遊行活動後，一些不法分子冒充愛國青年混雜在遊行、抗議隊伍中進行打za搶等活動，嚴重擾亂了各地治安和正常的抗議活動，對人民財產和生命安全造成了嚴重危害，在此背景下，激勵廣大學生黨員的愛國主義熱忱，，培養廣大青年的歷史責任感，使命感和高尚的愛國情操及增強大學生理性愛國責任意識，特此策劃舉辦“牢記青春使命理性抒發愛國情懷”座談會。
四、活動目的及意義：
希望通過本次理性愛國茶話座談活動，確立青年大學生對祖國的自尊、自信、自強的進取心，把個人的成長進步融入民族復興的偉大事業之中，同時增強同學們的愛國情懷，引導理性抒發愛國情懷，正確認識祖國的歷史和現實，增強愛國的情感和振興祖國的責任感，弘揚偉大的中華民族精神，高舉愛國主義旗幟，自強不息，艱苦奮鬥，真正理解理性愛國才是真正愛國。
五、活動時間：__年_月_日（星期_）
六、活動地點：___黨員活動室。
七、活動對象：___全班學生黨員及預備黨員
八、宣傳策略：
a 製作一個橫幅，掛在老食堂前面
b 聯繫宣傳部做一張宣傳海報放在院系門口
九、活動流程：
8:30-9:00茶話會，會場佈置隨意，但有愛國氛圍，每位成員的位置上都要擺上糕點、糖果、瓜子、飲料、茶水，讓同學感受到濃濃的暖意。
9:00 為烘托會議營銷活動現場氣氛，開場時播放愛國系列歌曲（或是班歌），讓同學覺得不沉悶，產生幸福感、存在感。成員入場可領小國旗一面。
9:10主持開場，主持人進行熱情洋溢的活動開場，將現場氣氛帶動起來，讓同學們感受到理性愛國情懷的重要性。迴應、鼓掌，歡呼。
9:20 老師祝詞。
9:30 理性愛國資料展示（ppt或是宣傳片）。注意現場秩序，不得喧譁走動。
10:30暢談理性愛國，邊開茶話會，邊邀請黨員談談收穫以及看法，以及日後自身的改變。（要求暢所欲言，鼓勵發言。）有條件的可現場dv拍攝。安排專人照相。
11:00 互動環節 列舉有爭議的愛國行為，進行辯論賽。
11:30 活動結束，贈送小禮品。
十、備註：
1、全體成員務必參加，不得請假
2、前期音樂，ppt等資料準備充足
3、通知人員到位
十一、金費預算
小紅旗_面： 10元
水果、零食、飲料：150
小禮品（筆記本）_份： 50元
共計：210元
十二、活動結束語：
本次理性愛國交流是一次豐富多彩的學習愛國主義知識的活動，收到預期效果。同時也希望每位參與的同學，通過本次活動深刻認識到理性愛國的重要性，不斷提高自身的思想道德素質，努力把自己培養成有道德，有文化，有紀律的社會主義接班人，樹立自尊、自信、自強的民族精神，為中華民族自立於世界民族之林，實現全面振興而奮鬥。
一、時間：
20xx年10月25日（星期五）下午2：30
二、地點：
區政府902會議室
三、參會領導：
區委常委、副區長
區政府副調研員
參會人員：各街道（鎮）分管住房保障工作副主任、專幹，區住房保障局領導、相關科室人員
四、會議內容：
根據市人民政府督查室領導及區政府領導指示，推進下一段申報登記工作，分析解決問題，召開中低收入住房困難家庭申報登記工作調度會議。
五、會議議程
主持：區政府副調研員
1、區住房保障局作申報登記工作情況彙報；
2、各街鎮副主任就申報登記工作作三分鐘以內的發言；
3、區委常委、副區長張武作重要講話。
會議目的：
向家長彙報學校工作，發揮家長委員會對學校教育的參與功能、配合功能、督促功能與溝通功能，讓孩子們在家校雙方共同呵護與教育下，健康快樂學有成效的度過他們的童年。
會議時間：
9月9日（週三）下午2:40
會議地點：
學校會議室
會議主題：
共建家校和諧品味教育幸福
與會人員：
全體學校家委會成員、年級組長（xxxx）、今年新進班主任及學校行政
會議主持：
xxxx
會議程序：
一、與會成員簽到。
二、校長、書記為新委員頒發聘書。
三、家委會新當選成員代表表態發言（1—4班家長）
四、部分班級家委會經驗交流
1、4—2班，謝天爸爸——家委會活動創新
2、2—1班，家委會日常事務及管理
3、肖鬆榮老師，班主任老師與家委會的溝通和交流的經驗介紹
五、校服設計介紹
六、校第二屆家長委員會主任講話
劉根林校第二屆家長委員會主任
七、陳校長講話
八、收集家長意見表
會議籌備工作：
1、會議策劃及前期資料準備：教育處
①重新理清家長委員會成員名單
②一年級家長委員會委員、常務委員的評聘
③聘書、通訊錄的製作
2、會場佈置及會場服務：
茶水：
簽到、通訊錄：
3、電子橫幅（xx負責）內容：
（1）、歡迎各位家長來校指導工作
（2）、您的光臨我們的榮幸
（3）、親子活動掠影
一、大會策劃
1、與會人員與單位
本公司領導，行業協會領導，政府有關部門，媒體，供應商及客户代表，本公司會務人員。
落實名單，確定人數。
2、時間〈日程〉、地點
根據會議日程、內容需要確定時間，根據規模確定場地。
3、會議主題與內容
確定主題一即主要目標，及具體內容：如，是否發放資料，公司業績宣傳，經營及產品推介，優秀組合、人員表彰等。
是否安排吃、注行、遊覽考察及紀念品等。
4、擬訂會議日程
會議程序。
5、經費預算
場地、伙食、車輛、旅遊、紀念品、服務人員加班、宣傳等支出項目分列。
6、組織機構
成立籌備小組，明確人員、分工：領導〈公司副職〉、會議主持人、會場服務、接送站、聯繫媒體及各有關單位、吃住遊、車輛等。
形成策劃方案報公司審批，建立籌備機構後開展工作，發出會議邀請函〈要回執以落實人數〉，落實人員、經費，聯繫政府、媒體，落實場地、設備，準備資料、紀念品。
二、大會日程
1、到會人簽到，發會議資料。
2、主持人介紹到會嘉賓、會議主題，表示歡迎，公司領導講話。
3、供應商客户代表發言。
4、受表彰者發言。
5、政府領導講話。
6、到會人員合影。
7、安排具體業務活動〈如，對口部門業務洽談、交流〉。
8、宴請。
9、如有可能，安排一些輕鬆的聯誼活動。
會嘗設備〈音響等〉、媒體、領導等事項需有備份方案，如，原落實場地有變、擬講話領導未到等，如何處理。
—定規模的活動，難以面面俱到，細節均完美，故抓好重點即算成功：如，日期不改，主題不變，人員大部到位，日程按步驟進行。
祝策劃、活動成功，展現自已才華！時間光陰似箭，我們青協走了無數風風雨雨路，攀越種種困難的高峯，終於迎來了一歲的生日，從剛剛成立到現在一年裏，我們的志願者們步入社區，走進敬老院，從事着多種愛心服務。回首協會成立一年來的成長曆程，一支由學生組成的隊伍，一直以“奉獻、友愛、互助、進步”的志願者精神，學習、宣傳青年志願者不畏艱難、紮實工作、無私奉獻的精神品質，秉承“愛國守法、誠信知禮，艱苦奮鬥、自強不息”的優良會風，在學校的領導下，在全體志願者們的共同努力下，各種活動都開展的有聲有色，從成立到敬老院探望，從那次環保活動到現在，每一次協會的活動都讓志願者們感到受益匪淺 。
一、活動簡介
作為電子商務行業一年一度的盛會，此次大會將延續往屆大會的盛況和成果，盤點過去、梳理現在、共話未來。電子商務行業的優秀企業和貢獻突出個人將在大會中得到表彰和嘉獎，同時，電子商務服務產業聯盟和電子商務協會數字服務中心將在大會上成立，為乃至全球電子商務企業的同步發展搭建良好的支持平台。
二、活動宗旨
建立電子商務產業發展前瞻性研討平台，加強電子商務部門、學術界、企業界之間的交流，討論當年電子商務新問題和熱點問題，推動電子商務行業的健康持續快速和諧發展。
三、時間與地點
時間:x年5月23日
地點:•北京•人民大會堂
四、會議組織
主辦單位:電子商務協會
承辦單位:盤石信息技術有限公司
支持單位:工業經濟聯合會
國際公共關係協會
xx市長協會
國務院部委信息中心主任聯席會
老區建設促進會
指導單位:中華人民共和國國家發展和改革委員會
中華人民共和國工業和信息化部
中華人民共和國教育部
中華人民共和國科技部
中華人民共和國商務部
中華人民共和國海關總署
五、論壇日程安排
1、交通費用，交通費用可以細分為：
（1）、出發地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機嘗碼頭至住宿地的交通
（2）、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。
（3）、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機嘗車站、港口交通費用。
2、會議室/廳費用
具體可細分為：
（1）、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施並不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席台發言線路時也可能需要另外的預算。
（2）、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求（通常可向專業的會議服務公司諮詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由於品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。
（3）、會場佈置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業的會議服務商協商。
（4）、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、祕書服務、運輸與倉儲、娛樂保艦媒介、公共關係等。基於這些支持均為臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。
對於這些單項服務支持，主辦方應儘可能細化各項要求，並單獨簽訂服務協議。
3、住宿費用
住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費裏面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府税金的。對於會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業的會展服務商通常能獲得較好的折扣。
正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及範圍。
4、餐飲費用
會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很複雜，這取決於會議議程需要及會議目的。
（1）、早餐
早餐通常是自助餐，當然也可以採取圍桌式就餐，費用按人數計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15％，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算——而改為按預定人數收取費用）
（2）、中餐及午餐
中餐及午餐基本屬於正餐，可以採取人數預算——自助餐形式，按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行採購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數量的服務費用。
（3）、酒水及服務費
通常，如果在高星級酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15％左右的服務費。
（4）、會場茶歇
此項費用基本上是按人數預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要而外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。
（5）、聯誼酒會/舞會
事實上，聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會複雜，宴會只要設定好餐標與規模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持，其預算可能需要比較長的時間確認：
6、視聽設備
除非在室外進行，否則視聽設備的費用通常可以忽略。如果為了公共關係效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較複雜，包括：
●設備本身的租賃費用，通常按天計算
●設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理
●音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委託代理
c、演員及節目
通常可以選定節目後按場次計算——預算金額通常與節目表演難度及參與人數正相關。在適宜地點如果有固定的演出，那預算就很簡單，與觀看錶演的人數正相關——專場或包場除外。
d、其他——點心、水果及調製色酒
5、雜費
雜費是指會展過程中一些臨時性安排產生的費用，包括打英臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保艦翻譯與嚮導、臨時商務用車、匯兑等等。雜費的預算很難計劃，通常可以在會務費用預算中增列不可預見費用。
一、會議預算
商務會議的預算不是一個概念。通常而言，會議預算包括以下幾個方面:
1、會議室/廳費用
具體可細分為:
（1）、會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施並不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席台發言線路時也可能需要另外的預算。
（2）、會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求（通常可向專業的會議服務公司諮詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會議的進行。另外，這些會議設施由於品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。
（3）、會場佈置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業的會議服務商協商。
（4）、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、祕書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關係等。基於這些支持均為臨時性質，如果會議主辦方分別尋找這些行業支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業會議服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。
對於這些單項服務支持，主辦方應儘可能細化各項要求，並單獨簽訂服務協議。
2、交通費用
交通費用可以細分為:
（1）、出發地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及目的地車站、機場、碼頭至住宿地的交通
（2）、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。
（3）、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。
3、住宿費用
住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費裏面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府税金的。對於會議而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業的會展服務商通常能獲得較好的折扣。
正常的住宿費除與酒店標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。會議主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及範圍。
4、餐飲費用
會議的餐飲費用可以很簡單，也可以很複雜，這取決於會議議程需要及會議目的。
（1）、早餐
早餐通常是自助餐，當然也可以採取圍桌式就餐，費用按人數計算即可（但考慮到會議就餐的特殊性及原材料的預備，所以預計就餐人數不得與實際就餐人數相差到15%，否則餐館有理由拒絕按實際就餐人數結算——而改為按預定人數收取費用）
（2）、中餐及午餐
中餐及午餐基本屬於正餐，可以採取人數預算——自助餐形式，按桌預算——圍桌式形式。如果主辦方希望酒水消費自行採購而非由餐館提供，餐館可能會收取一定數量的服務費用。
（3）、酒水及服務費
通常，如果在高酒店餐廳就餐，餐廳是謝絕主辦方自行外帶酒水消費的，如果可以外帶酒水消費，餐廳通常需要加收服務費。在高酒店舉辦會議宴會，通常在基本消費水準的基礎上加收15%左右的服務費。
（4）、會場茶歇
此項費用基本上是按人數預算的，預算時可提出不同時段茶歇的食物、飲料組合。承辦者告知的茶歇價格通常包含服務人員費用，如果主辦方需要非程序服務，可能需要額外的預算。通常情況下，茶歇的種類可分為西式與中式兩種——西式基本上以咖啡、紅茶、西式點心、水果等為主，中式則以開水、綠茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及點心為主。
（5）、聯誼酒會/舞會
事實上，聯誼酒會/舞會的預算可能比單獨的宴會複雜，宴會只要設定好餐標與規模，預算很容易計算。但酒會/舞會的預算設計到場地與節目支持，其預算可能需要比較長的時間確認。
5、視聽設備
除非在室外進行，否則視聽設備的費用通常可以忽略。如果為了公共關係效果而不得不在室外進行，視聽設備的預算就比較複雜，包括:
設備本身的租賃費用，通常按天計算
設備的運輸、安裝調試及控制技術人員支持費用，可讓會展服務商代理
音源——主要是背景音樂及娛樂音樂選擇，主辦者可自帶，也可委託代理
6、雜費
雜費是指會議過程中一些臨時性安排產生的費用，包括打印、臨時運輸及裝卸、紀念品、模特與禮儀服務、臨時道具、傳真及其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯與嚮導、臨時商務用車、匯兑等等。雜費的預算很難計劃，通常可以在會務費用預算中增列不可預見費用作為機動處理。
二、參會者的安排
邀請
不管什麼樣的會議，主辦者當然希望適宜的對象（客户）參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發佈、回執處理、確認通知等3個程序。
信息發佈——從媒體上分有印刷品（包括邀請信函、組織文件、會議通知）、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發佈包括主題、時間、地點（暫定或者候選）、主要議程及安排、費用及標準等等，有些還附送會議企劃書，可以讓參與者瞭解參加的意義及對會議的期望。
回執——對於主辦者來説，回執是對商務會議企劃活動成功與否的判定標誌之一。回執收到後，通常需要統計（在這之前，需要提醒的是回執單的設計非常重要，應當是合理且圓滿的，應當包括如下信息——明確的人數、職務、性別、聯繫方式、預計到達目的地時間、迎送要求等等）、確認回執有效（通常以會務費用是否交納為標誌），接下來需要做的就是資源分配——主要是展位與酒店住宿的安排，回執確認即確認通知可以在這一切完成後發出。回執可以有多種形式——傳真、信函、電子郵件、網路回執或者電話均可。回執需要注意的是，如果會議課題允許，應該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等，如果回執清楚，那麼對會議的有序安排會起到很大幫助。
確認通知——如果會務費用確認或者有其他方式可以確認，可以發出確認通知。同時發出的應該還有會議的確切地點、時間、議程、簽到程序及會議注意事項等。
如果是小型商務會議，簽到相對簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型商務會議，那麼簽到就是一項複雜的工作。
通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。大型會議如果想要簽到過程不出現混亂，必要的流程及準備是必須的——回執統計表、簽到表格、引導及協助人員、住宿賓館準確的房間數量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封（內裝客房鑰匙，通常酒店可以提供）、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議須知、會議詳細日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉説明及付費標準、返程預定及確認、會務交通使用方式及付費標準等等。如果可能，儘量使用計算機作簽到。一般情況下，簽到服務人員應該不少於6人——工作時間應該根據會議參與人員抵達時間合理分配。
如果事先將回執的項目設計得很周全，對於簽到及入住安排有很大幫助。
餐飲安排
一般而言，會議通常統一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。
統一安排餐飲的會議，對於成本的控制非常重要，自助餐一般可以發餐券控制（很多酒店對於自助餐的開設有就餐人數的最低要求），可以事先制訂餐標及餐譜，嚴格區分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協商。圍桌式餐飲安排比較複雜——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有:開餐時間、每桌人數、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衞生情況，不能讓就餐者出現健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐，可採取哪桌夠人數哪桌開席的做法，以保證就餐者的權益。
三、確定時間、流程與目標管理，並做好反饋、調整。
時間的控制，一般以時間進度表（倒計時）的方式來表現。注意在安排的時間上要合理，同時要留有餘地，一般來説，前面的時間、進度要安排得緊湊一些，保證後面有時間來調整、完善。
整個活動是一個系統工程，流程管理是指在活動中各項工作內容之間的相互銜接、協調和配合關係及其有機組合的過程管理。比如在活動中，主題內容、意義確定才能確定議程、規格，規模、規格確定才能確定人數，人數確定才能落實場地，場地落實才能現場佈置等等。流程管理使總協調人對於整個活動的各個部分有着清晰的認識，便於找出工作的關鍵點、重點、難點，一般以程序框圖表現。
四、活動策劃、確定活動主題。
活動策劃主要包括如下內容:
1、會議議程策劃安排大多數發佈會整個過程就是講話，念稿件，例行演示。實際上，儘管商務會議屬於正式的會議，但可以做得更活躍一些，尤其是會議的開幕。在會議議程安排時，注意緊湊、連貫，從實踐來看，一般控制在一到兩個小時為宜。
2、確定參會人員是一項很重要的工作，也是一個變化較多的因素，而它的變化將影響到整個會議的規格與規模，進而影響會議的各個因素。比如，重要人物的出席和缺席可能影響規格，或者方便起見，會議地點或會議的一部分內容改為機場、貴賓室進行，或者時間調整等。因此，這是總協調工作控制的“關鍵點”，宜重點來抓。
五、擬定活動策劃案和具體操作方案。
活動策劃案是指導整個活動的戰略、戰術文本，供策劃活動用。一般來説，會議核心成員才提供。
具體操作方案則是用於企業內部或者協助代理公關公司，指導整個活動的具體操作，一般比較詳細，具體到每一個人每一步，甚至具體到胸卡的內容，時間上具體到分鐘。一般會議人員人手一份。
六、現場控制
現場控制是體現總協調人應變能力的一環，事實上，一個好的協調人會將工作做在前面:首先是預防變數的發生。比如平時做一些培訓，事前做一些排練。從實踐來看，現場的突變往往是因為溝通不暢，考慮不周，以及禮節上的疏忽。應該重點重視這些方面；其次，要在事前準備好備選方案；再次，注意積累現場的靈活應變的處理技巧。
對於前來的官員、經銷商要有人陪同和溝通，對於前來的記者，應該一視同仁，不能對A媒體公開某些情況而對B媒體則保密。對於記者個人挖掘的新聞一般不宜轉告他人。
在氣氛的控制上，總協調人處於一個平衡的“重心”上，氣氛輕鬆活潑，與會者的心情也會舒暢。另外一個重要因素是主持人，如果是自己主持則會好一些，但往往是分身乏術，因此在發佈會中，需要提前安排好一些事情，事先要與主持充分溝通，讓他(她)對整個會議的風格有個大致的瞭解與把握。
在產品的演示講解過程中，可以用一些現代科技手段，結合做好的示意圖、三維圖形、錄相、幻燈片等，以助與會者的理解。
整個會議應有正式的結尾。如果發佈會安排在晚餐或午餐前結束，則應該有酒會或自助宴會等，在會議結束時，由主持人通知時間與地點。
七、其他
祕書服務
所謂祕書服務指向會展主辦方提供各類文祕、勤雜、臨時採購、臨時司乘、嚮導等服務。這些服務通常是臨時或者按時提供的，在預算時通常按類別籠統計算，不在細分——可以按不可預計費用或者按其他類別計算。如果通過代理公司操作，那麼告訴代理公司作好隨時服務的準備很有必要。代理公司與主辦方之間的最後服務費用核算將通過雙方指定的聯絡人互相簽單認可，由雙方財務或者相關人員核定。
車輛調度
重要的國際性會議、行業重要會議、知名公司全球或者大區會議，參與者通常人數較多，身份較高，如果在主辦者所在地，車輛調度可能不成問題，如果在異地舉辦，那麼車輛調度就值得好好研究。通常，異地舉辦會議基本上委託當地專業機構代理，車輛調度涉及到主辦者與代理方的溝通，還涉及到會議舉辦地的車源問題。對於主辦方，通常只提出用車要求及安排要求，而代理公司則要考慮時間安排、預定的合理車輛數量、行走時間及線路等等。因此，主辦方應該提前告訴代理方相對準確的與會者抵達時間、人數、此時間段內抵達客人的身份及車輛使用標準，並告訴代理方如果出現與預告情形不符時希望採取的彌補措施及願意為此承擔的代價。
禮儀與迎送
對於會議而言，必要的禮儀顯得温馨。禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡單培訓、服裝道具準備、禮儀執行等。
值得注意的是禮儀的文化素質及外語基本技能考察，而不能簡單看形體決定是否聘請，另外一點就是禮儀的個性是否符合工作要求。
各種主題的會議對禮儀的要求不一樣，學術性會議、政府性質會議要求模特的着裝比較素雅，不能搶了專家及政府要員的形象，而銷售類會展則需要模特為企業及產品錦上添花，儘量着裝鮮豔，與企業或產品的品質形象要求一致。
秩序維護
對於會議或展覽而言，無不希望有良好的秩序。小型會議（特別是企業或者）的會議秩序基本不用控制，但大型會議及展覽，秩序的控制就顯得很重要。
大型會議可以採用代表證或者入場券方式控制，如果需要保密，代表證可以特製，印製有代表的數碼身份照片，會場入口設立保安；展覽的控制比較複雜，因為展覽主辦者關注的和展商關注的不是同一個目標。展覽主辦方需要控制的秩序，而展商需要的是信息化以及信息獲取的便利性。有些展覽附帶有展中會，還有的帶有技術交流或者論壇性質，所以通常會對所有展商或者參展人員進行身份及級別分類，以保證技術交流或者論壇不被外界或者無關的展商干擾。控制的手段有帶條形碼的參展證（需配備讀碼機）、或者磁卡式代表證。為同時滿足展商信息化的需求，現在國外開始引入電子名片管理。
資料快速收集利器--電子名片
傳統的展會上，少不了的是滿天飛的名片，參展商在每天展會結束後總要花上一兩個小時整理名片。想取代這些繁瑣，可以使用電子名片。
所謂電子名片，通常用磁卡或帶條形碼的材料製作——可以説是為參展商和參觀者特製的參展證。在簽發該證前，組委會會要求參展商或參觀者輸入個人資料，包括公司名稱、聯絡辦法、本人職銜、公司性質和業務範圍等，然後把這些資料存入卡中。同時，組委會會購置這類磁卡或條形碼的讀取設備供出租，參展商可以自由選擇租用與否。參展商租用設備後，只需把設備連接到自己的電腦上就可以開始使用。買家需要把名片給參展商時，只需要把存有自己資料的入場證在讀取設備上劃過，所有資料就會在眨眼間被傳輸到參展商的電腦裏。參展商還可以把雙方談話的要點記錄在相應備註欄裏，做到十分有條理地管理買家資料。
儘管這些設備比較昂貴，但可以由展會組委會統一購買、重複使用，參展商只需付出較低的價格向組委會租用，十分實惠和方便。如果每個參展商及買家都使用電子名片，展覽會甚至可以像地下鐵路入口那樣管理而且可以準確的記錄入場人數。
會展考察/旅遊
實際上，會展考察或者旅遊大都是為嘉賓特別安排的、具有公關性質的行為，當然不排除部分行為是真正的商務考察（為獲取行業或者相關行業信息而舉行的市場調研性質的動作）。
1、真正的商務考察:此類商務考察實際上主辦者已經作好安排，需要會展中介公司提供的服務只是目的地住宿餐飲預定與安排、交通工具、司乘人員及嚮導，可能的話需要中介公司協助解決媒介邀請及映像資料攝製。中介公司的職能大體等同於主辦者的前導服務及後勤保障部門。
2、會展旅遊:一般而言，會展旅遊基本安排短線旅行，旅程很少離開會展舉辦地500公里以上，時間不會超過48小時（大多數為24小時以內）。少數旅程可能超過1000公里以上，時間可以長達一週——甚至可以跨國旅行。此時中介公司的作用就相當於旅行社，將提供線路諮詢、線路包價購買、導遊、景點票務、車輛、住宿餐飲安排、旅遊保險購買、落實異地返程票務等服務。
根據省紀委安排，××省黨務公開工作現場會議將於20xx年11月15日至18日在舉行。為了辦好這次現場會，特制訂本方案。
（一）指導思想
本次“全省黨務公開試點工作現場會議”以黨的xx大精神和“三個代表”重要思想為指導，以“推行黨務公開，加強黨的建設，展示和諧”為主題，全方位宣傳、推介、展示××市各級在黨的建設特別是推行黨務公開工作中所取得的成績，為黨務公開在全省更深入地推行提供範本、創造經驗，促進全市經濟社會新發展。
（二）會議內容
深入學習貫徹黨的xx屆五中全會精神，總結××市黨務公開試點工作的做法和經驗，現場觀摩黨務公開示範點，研究部署全省黨務公開工作，推進全省懲治和預防tf 體系建設。
（三）主、承辦單位及參會人員
××省黨務公開工作現場會議由中共××省紀律檢查委員會主辦，中共××市委、中共××市紀律檢查委員會承辦。
參會人員為：省委副祕書長，市直有關部門負責同志；各市（州）委副書記、紀委書記，組織部副部長，市（州）委副祕書長；省直機關紀工委、省國防紀工委、高校紀工委書記；省紀委、監察廳負責同志；××市有關單位負責同志等，共預計70餘人。
（四）主要活動
現場會的主要活動有：
1、現場觀摩（單位：××市、××縣、××區等單位）；
2、交流經驗（地點：市委禮堂）；
3、大會總結（地點：市委禮堂）。
（五）組織機構及職責
成立“××省黨務公開工作現場會議籌備委員會”，全面負責本次現場會的籌備工作。
主任：副主任：
成員：
籌委會下設5個小組：
1、祕書組。
組長：成員：
主要職責：
（1）負責起草籌備工作《總體方案》。
（2）負責籌委會工作會議及有關會議的組織、協調工作。
（3）起草領導講話、市委經驗介紹、現場會歡迎辭及會議要求、大會主持詞、歡迎宴會祝酒詞等文件。
（4）負責大會經驗介紹材料的審核、把關。
（5）負責收集、整理黨務公開工作文件、資料，編制目錄，分類歸檔，提供與會代表參觀。
（6）負責市委及有關單位經驗介紹時多媒體服務。
（7）打印和收集會議材（資）料，統一裝袋分發；負責會議之後所有材料的組卷歸檔。
（8）完成籌委會安排的其他工作。
2、聯絡組。
組長：成員：
主要職責：
（1）負責會前踩點及對觀摩點的督導、完善、聯絡工作。
（2）確定觀摩路線、審核觀摩點簡介材料。
（3）完成籌委會安排的其他工作。
3、會務組。
組長：成員：
主要職責：
（1）負責提出經費總預算，擬定財務開支標準。
（2）購置物（禮）品，定做印有會議名稱的文件包。
（3）負責參會代表和工作人員的報到、接待工作。
（4）負責編制《會議服務指南》，設計製作會議出席證、工作人員證；佈置會場，按照會場席次擺放座籤。
（5）負責落實歡迎晚宴的文藝節目。
（6）策劃、營造賓館、會場周圍（市委院內）的氛圍。
（7）負責落實會議用車。
（8）在參會代表住地設醫療、保衞聯絡處。
（9）確保會議期間電、水、暖供應正常。
（10）完成籌委會安排的其他工作。
4、宣傳報道組。
組長：成員：
主要職責：
（1）製作一部反映××市黨務公開工作全貌的電視專題片（11月10日前完成），刻錄VCD光盤若干，向與會代表贈送。
（2）編輯出版《資料彙編》，並負責印製若干冊。
（3）負責《××市黨務公開電視專題片》的播放和“黨務公開網”以及“××市黨委綜合信息網”等網絡的演示。
（4）擬定沿途解説詞，培訓解説員。
（5）抽調電視台、××日報社記者和市紀委宣教人員全程攝影（像），在省、市新聞媒體、紀檢監察報章雜誌集中宣傳會議情況和全市黨務公開工作成效，力爭在國家級媒體刊播新聞。
（6）完成籌委會安排的其他工作。
5、安全、交通組。
組長：成員：
主要職責：
（1）負責會議期間會場、賓館、觀摩點等重要場所周圍的治安保衞工作，疏導觀摩沿途的交通，引導車隊通行，處置信訪突發事件。
（2）負責會議期間常規診治（急救）、安全工作。
（3）完成籌委會安排的其他工作。
（六）實施步驟
全省黨務公開試點工作現場會議共分兩個階段進行：
1、前期準備（10月1日—11月14日）。
（1）10月8日—23日成立籌委會，制訂籌備工作總體方案，研究安排工作。
（2）10月24日—30日各工作小組具體分工，落實責任，抓好落實。
（3）11月3日各組向籌委會彙報工作進展情況。
（4）11月10日籌委會組織驗收。
（5）做好會前與省紀委的銜接工作。
2、召開會議（11月15日—18日）。
會議議程：現場觀摩、交流經驗、大會總結。
（七）工作要求
承辦全省黨務公開工作現場會議意義重大，各組一定要站在講政治、顧全局的高度，充分認識召開這次會議對推廣全市各級黨組織抓黨的建設特別是推行黨務公開的成功經驗，提高在全省乃至全國的知名度，促進經濟社會全面快速發展的深遠影響，以高度的政治責任感和優質的服務來展示精神文明和政治文明建設的豐碩成果。本次現場會議要求嚴、時間緊、任務重，省紀委、市委對召開本次黨務公開試點工作現場會議十分重視，各組一定要按照統一部署，明確各自的工作職責和分工，周密部署、精心組織、緊密配合、全力以赴，認真抓好籌備落實工作，確保現場會議順利召開。
蒙田範文網