會議記錄、會議記錄格式、會議記錄範文
會議記錄格式與範文，會議紀要格式與範文 會議總結講話報告，會議主持詞格式與範文
會議記錄
會議記錄服務，也叫會議速記服務、會議現場記錄服務、會議現場速記服務、同聲速記、同聲速錄等等，都是一個含義。會議服務是把會議發言者的語音信息，實時將稍縱即逝的口語轉化成書面語言。
在會議過程中，由記錄人員把會議的組織情況和具體內容記錄下來，就形成了會議記錄。“記”有詳記與略記之別。略記是記會議大要，會議上的重要或主要言論。詳記則要求記錄的項目必須完備，記錄的言論必須詳細完整。若需要留下包括上述內容的會議記錄則要靠“錄”。“錄”有筆錄、音錄和影像錄幾種，對會議記錄而言，音錄、像錄通常只是手段，最終還要將錄下的內容還原成文字。筆錄也常常要藉助音錄、像錄，以之作為記錄內容最大限度地再現會議情境的保證。
一、會議記錄格式
一般會議記錄的格式包括兩部分：一部分是會議的組織情況，要求寫明會議名稱、時間、地點、出席人數、缺席人數、列席人數、主持人、記錄人等。另一部分是會議的內容，要求寫明發言、決議、問題。這是會議記錄的核心部分。
對於發言的內容，一是詳細具體地記錄，儘量記錄原話，主要用於比較重要的會議和重要的發言。二是摘要性記錄，只記錄會議要點和中心內容，多用於一般性會議。
會議結束，記錄完畢，要另起一行寫“散會”二字，如中途休會，要寫明“休會”字樣。
例文一：
會議名稱
會議時間
會議地點
記錄人
出席與列席會議人員
缺席人員
會議主持人
審閲
簽字
主要議題
發言記錄：
例文二：
××公司辦公會議記錄
時間：一九××年×月×日×時
地點：公司辦公樓五樓大會議室
出席人：××× ××× ××× ××× ××× …… 缺席人：××× ××× ××× …… 主持人：公司總經理
記錄人：辦公室主任劉×× 主持人發言：(略)
與會者發言：××× ………………………………………………………………
××× ……………………………………………………………… 散會
主持人：×××（簽名） 記錄人：×××（簽名） （本會議記錄共×頁）
二、會議記錄的基本要求
一、準確寫明會議名稱（要寫全稱），開會時間、地點，會議性質。
二、詳細記下會議主持人、出席會議應到和實到人數，缺席、遲到或早退人數及其姓名、職務，記錄者姓名。如果是羣眾性大會，只要記參加的對象和總人數，以及出席會議的較重要的領導成員即可。如果某些重要的會議，出席對象來自不同單位，應設置簽名簿，請出席者簽署姓名、單位、職務等。
三、忠實記錄會議上的發言和有關動態。會議發言的內容是記錄的重點。其他會議動態，如發言中插話、笑聲、掌聲，臨時中斷以及別的重要的會場情況等，也應予以記錄。
記錄發言可分摘要與全文兩種。多數會議只要記錄發言要點，即把發言者講了哪幾個問題，每一個問題的基本觀點與主要事實、結論，對別人發言的態度等，作摘要式的記錄，不必“有聞必錄”。某些特別重要的會議或特別重要人物的發言，需要記下全部內容。有錄音機的，可先錄音，會後再整理出全文；沒有錄音條件，應由速記人員擔任記錄；沒有速記人員，可以多配幾個記得快的人擔任記錄，以便會後互相校對補充。
四、記錄會議的結果，如會議的決定、決議或表決等情況。
會議記錄要求忠於事實，不能夾雜記錄者的任何個人情感，更不允許有意增刪發言內容。會議記錄一般不宜公開發表，如需發表，應徵得發言者的審閲同意。
三、會議記錄的重點
會議記錄應該突出的重點有：
（1）會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動；
（2）會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解；
（3）權威人士或代表人物的言論；
（4）會議開始時的定調性言論和結束前的總結性言論；
（5）會議已議決的或議而未決的事項；
（6）對會議產生較大影響的其他言論或活動。
四、會議記錄的寫作技巧
一般説來，有四條：一快、二要、三省、四代。
一快，即記得快。字要寫得小一些、輕一點，多寫連筆字。要順着肘、手的自然去勢，斜一點寫。
二要，即擇要而記。就記錄一次會議來説，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領導同志發言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結論性意見、決定或決議等作記錄，就記錄一個人的發言來説，要記其發言要點、主要論據和結論，論證過程可以不記。就記一句話來説，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應當獨立成篇。
三省，即在記錄中正確使用省略法。如使用簡稱、簡化詞語和統稱。省略詞語和句子中的附加成分，比如“但是”只記“但”，省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的後半部分，畫一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會後查補。
四代，即用較為簡便的寫法代替複雜的寫法。一可用姓代替全名，二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字；三可用一些數字和國際上通用的符號代替文字；四可用漢語拼音代替生詞難字；五可用外語符號代替某些詞彙，等等。但在整理和印發會議記錄時，均應按規範要求辦理。
五、會議記錄與會議紀要的區別
會議紀要有別於會議記錄。二者的主要區別是：第一，性質不同：會議記錄是討論發言的實錄，屬事務文書。會議紀要只記要點，是法定行政公文。第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閲，只作資料存檔；會議紀要通常要在一定範圍內傳達或傳閲，要求貫徹執行。
例文
時間： 1984 年 12 月 3 日 地點：某校八年級（ 2 ）班教室
出席者：語文教師、全班同學（共 49 人） 主持人：語文課代表陳揚 記錄人：王怡
討論：怎樣認識“醜石”的形象（《醜石》，散文，作者：賈平凹） 發言記錄是：
李麗：我覺得“醜石”是最美的，它補過天，發過光，可是在落到地上以後卻甘於寂寞生存，從不炫耀自己，被人誤解，被人嘲罵也從不辯解。這樣的品質真是偉大呀！做人就要做具有這種品質的人。
張平：李麗説得對。生活裏就有許多的人，像《紅巖》裏的華子良就是。他忍受被同志誤解、懷疑的痛苦，寂寞地生存，直到最後發揮作用。
王小明：華子良並沒有寂寞生存，他在戰鬥，戰鬥有轟轟烈烈，也有靜悄悄的，形式不同，性質一樣。
主席：請注意，我們討論的是“醜石”的形象，而不華子良的形象，請繼續對“醜石”發表意見。
江嵐：很明顯的，作者是讚美“醜石”而且要我們向“醜石”學習的。我不同意賈平凹先生的見解。他是要我們 80 年代的青年去當奴隸，一切都逆來順受，至少是無所作為。不錯，“醜石”補過天，發過光，但那是它的過去。現在怎麼樣呢？它一躺就是幾百年，不給人民幹活，不為社會發展出力。如果不是天文學家發現了它，它還能這麼“偉大”個幾百年，上千年。所以，它的“偉大”也正是它的錯誤，是醜而不是美，應該批評，而絕不應該讚揚。
王淑玲：不，不是這樣。“醜石”是美的，它過去是眾人仰望的明星，為人類補過天，而現在卻能在一個偏僻的小村上寂寞生存，淡泊自守，任人責罵，卻從不提往日的功績。這種胸襟和那種整天追名逐利，一有所得，沾沾自喜，一有所失，便怨天尤人，進亦憂退亦憂的人心胸相比，不正是鮮明的對照嗎？一篇作品，只能説明一兩個哲理，不可能面面俱到。不管作者原意是什麼，但我讀了後能受到教益，懂得一個人有了成績以後不應炫耀，處於逆境時不應懊喪，應該謙虛忍讓，不為世俗之見所左右，這就夠了。
會議紀要的格式範文
會議紀要是根據會議記錄和會議文件以及其他有關材料加工整理而成的，會議紀要是反映會議基本情況和精神的紀實性公文，是會議議定事項和重要精神，並要求有關單位執行的一種文體。有的需要下發執行的會議紀要，可以“通知”形式發出。
一、會議紀要格式
會議紀要通常由標題、正文、主送、抄送單位構成。
標題有兩種情況，一是會議名稱加紀要，如《全國農村工作會議紀要》。二是召開會議的機關加內容加紀要，如《省經貿委關於企業扭虧會議紀要》。
會議紀要正文一般由兩部分組成。
（一）會議概況。主要包括會議時間、地點、名稱、主持人，與會人員，基本議程。
（二）會議的精神和議定事項。常務會、辦公會、日常工作例會的紀要，一般包括會議內容、議定事項，有的還可概述議定事項的意義。工作會議、專業會議和座談會的紀要，往往還要寫出經驗、做法、今後工作的意見、措施和要求。
二、會議紀要的三種寫法
根據會議性質、規模、議題等不同，大致可以有以下幾種寫法：
（一）集中概述法。這種寫法是把會議的基本情況，討論研究的主要問題，與會人員的認識、議定的有關事項（包括解決問題的措施、辦法和要求等），用概括敍述的方法，進行整體的闡述和説明。這種寫法多用於召開小型會議，而且討論的問題比較集中單一，意見比較統一，容易貫徹操作，寫的篇幅相對短小。如果會議的議題較多，可分條列述。
（二）分項敍述法。召開大中型會議或議題較多的會議，一般要採取分項敍述的辦法，即把會議的主要內容分成幾個大的問題，然後另上標號或小標題，分項來寫。這種寫法側重於橫向分析闡述，內容相對全面，問題也説得比較細，常常包括對目的、意義、現狀的分析，以及目標、任務、政策措施等的闡述。這種紀要一般用於需要基層全面領會、深入貫徹的會議。
（三）發言提要法。這種寫法是把會上具有典型性、代表性的發言加以整理，提煉出內容要點和精神實質，然後按照發言順序或不同內容，分別加以闡述説明。這種寫法能比較如實地反映與會人員的意見。某些根據上級機關佈置，需要了解與會人員不同意見的會議紀要，可採用這種寫法。
三、會議紀要的特點
1．內容的紀實性。會議紀要如實地反映會議內容，它不能離開會議實際搞再創作，不能搞人為的拔高、深化和填平補齊。否則，就會失去其內容的客觀真實性，違反紀實的要求。
2．表達的要點性。會議紀要是依據會議情況綜合而成的。撰寫會議紀要應圍繞會議主旨及主要成果來整理、提煉和概括。重點應放在介紹會議成果，而不是敍述會議的過程，切忌記流水帳。
3．稱謂的特殊性。會議紀要一般採用第三人稱寫法。由於會議紀要反映的是與會人員的集體意志和意向，常以“會議”作為表述主體，“會議認為”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”等就是稱謂特殊性的表現。
四、會議紀要與會議記錄的區別
會議紀要有別於會議記錄。二者的主要區別是：第一，性質不同：會議記錄是討論發言的實錄，屬事務文書。會議紀要只記要點，是法定行政公文。第二，功能不同：會議記錄一般不公開，無須傳達或傳閲，只作資料存檔；會議紀要通常要在一定範圍內傳達或傳閲，要求貫徹執行。 會議總結、講話、報告
會議總結（講話、發言、報告）屬於總結的一種， 在開完一次會議這之後，一般要對會議內容進行一次回顧、分析和評價，這就是會議總結的由來。下面以總結寫法為例介紹會議總結的寫法。
一、會議總結的概念
總結是機關團體，企事業單位對自身某一階段或某一項工作進行總的回顧，找出內在規律，以指導未來實踐而使用的公文。
總結的目的，是通過對自身工作中的優點與缺點的回顧分析，吸取經驗教訓，並把感性認識上升到理論認識的高度，以便做好今後的工作。因此，總結在整個工作流程中具有承上啟下的作用。
個人對自己的工作、思想、學習和生活進行回顧而寫成的總結，不是公文，屬於一般應用文。
二、會議總結的特點
（一）經驗性。總結和計劃相反，是在事後進行的。總結的材料必須是真實的，是自身經歷過的，包括典型材料和數據，這樣才有實踐意義。經驗過的事情，在寫作上往往更多地採用敍述方式。總結還應據實議事，運用畫龍點睛式的議論，提出主題，寫明層義。擺事實，講道理；事實是主要的，議論是必要的。在寫法上，以敍述説明為主。敍述不是詳敍，是概敍；説明要平實準確，不能旁徵博引。
（二）規律性。總結不是把發生過的事實羅列在一起。它必須對蒐集來的事實、數據等進行認真的整理、分析和研究，找出某種帶有普遍性的規律。總結要產生評價議論，即主題和層義以及眾多小觀點（包括了經驗和規律的思想認識）。而議論不是邏輯論證式，而是論斷式，因為自身情況就是事實論據。總結是否具有理論性、規律性，是衡量一篇總結好壞的重要標誌。
（三）借鑑性。總結對以後的工作具有借鑑作用。
三、對會議總結的基本要求
（一）事實為據，準確可靠。以往事件是總結惟一依據。總結必須把過去一段時間之內所做工作的材料全面地蒐集起來，包括面上的材料與點上的材料、正面的材料與反面的材料、事件材料與數字材料以及背景資料等。事件材料必須真實可信。數字要準確可靠。背景材料要有輔助性，能與事實形成鮮明的對比或者烘托。切忌：閉門造車，隨意編造事實或數據，欺上瞞下，或者走過場。
（二）分析事實，找出規律。經驗與教訓是一篇總結的重點。要從自己掌握的事實與材料中提煉出現律性的理論認識，這樣的總結才有意義。
（三）點面結合，重點突出。寫總結容易犯大而全的錯誤。應當認真總結工作特點，抓精華，找典型，這樣的總結才不會千篇一律，才具有指導意義。
四、會議總結的基本結構
總結的結構一般包括標題、正文和落款三個部分。落款即署名和署時，可以寫在標題之下，也可以寫在文尾。
（一） 標題。總結的標題有幾種寫法。綜合性總結的標題一般採用“總結單位+總結時限+文種”，如《××大學一九九八工作總結》。專題性總結的標題則較為靈活，它可以是觀點的揭示或者內容的概括，比如毛澤東起草的總結的題目《關於打退第二次反共高潮的總結》。這樣的標題不僅省略了單位名稱、時間限度，甚至連文種也省略了，只有總結的內容。
還有的總結為了使重點更突出，常採用雙標題的寫法，即採用正副標題的形式。正標題往往用來揭示總結的主題，而副標題則指明總結的內容、單位、時間等。
例：
適應市場競爭變化 提高公司經濟效益
——××公司一九九七的機構改革的總結
建設社會主義精神文明的嘗試
——中山大學“美的諮詢”活動總結
（二）正文。總結的正文一般包括三個部分：前言、主體和結尾。
1．前言。前言用最精練的文字，概括地交代總結的基本內容，如總結的主要內容、時間、地點、背景、事件經過等，前言也可以將總結出來的規律性的認識、主要的經驗或教訓、主要的成績或存在的問題用簡短概括的文字寫出來。這樣，讀者在讀這篇總結之前就會對總結的全貌有一個大致的瞭解，也能夠統領全篇，激發閲讀的興趣，啟發和引導讀者在以後的閲讀中積極思考。
2、主體。主體部分是總結的重點，一般要闡明兩方面內容：
①成績與經驗，即對過去工作實踐中所獲得的物質成果或者精神成果、取得的優異成績及其成功的原因與條件的分析歸納。要善於從工作中歸納總結經驗性的東西。總結一般是先把成績歸納出來，再分析出經驗來，也有的總結是把經驗寓於做法之中，把經驗和成績糅合起來寫。基本的寫法有以下兩種：
第一種是並列式，即把總結的成績經驗按若個方面來介紹。
第二種是遞進式，即將工作成績和經驗按時間先後的順序來安排。這種結構一般是把工作過程分成幾個階段，分別對各個階段的工作進行總結分析。採用這種結構形式的總結，適用於那些有明顯階段性的工作或在工作與思想認識上有逐步深入、層層推進的工作實際。如首鋼公司的《落實責任制入手加強企業管理的基礎工作》，其主體分為三個部分：制訂崗位考核標準，嚴格按標準進行考核，根據考核結果實行獎懲。可以看出，這三部分之間有很強的邏輯因果聯繫，層層推進。沒有第一部分，便不會有第二部分成績的取得，而沒有第二部分，則第三部分也無從展開。因此，這些階段性很強的活動總結最適合於遞進式的寫法。
3．結尾。簡明扼要、短小精悍。有兩種寫法：一是總結式，對總結正文的內容用幾句概括性的話來作結束。一是展望式，用簡短的語言對未來的工作作一個展望，展示美好的前景。有的總結沒有結語。
（三）落款。總結的落款要寫明總結的單位名稱以及成文年月日。如果在標題中已標明瞭總結的單位名稱，落款中這一部分便可以省略。
會議主持詞（範文）
會議主持詞是會議主持人主持各類會議時在會義開頭、中間串連、結束總結時的講話，會議主持詞準備充分是順利召開會議的前題。我們收集了6篇會議主持詞節選與6篇會議主持詞全文供參考。
一、計劃生育工作會議主持詞
同志們：經縣委、縣政府研究決定，召開這次全縣計劃生育工作會議，主題是對2004年全縣人口和計劃生育工作進行認真回顧總結，對2005年全縣人口和計劃生育工作進行全面安排部署，進一步統一思想，提高認識，理清思路，推動全縣計劃生育工作在新的一年裏再上新台階。參加這次會議的有縣委、縣政府主要領導、分管領導，縣人大、縣政協分管領導，縣委和縣級國家機關各部門主要負責人，各人民團體、中省駐漢各單位主要負責人和各鄉鎮主要領導，會議共有六項議程，一是縣政……
二、統戰工作會議主持詞
同志們，請大家坐好，現在開會： 經區委同意，我們今天在這裏召開全區統戰工作會議。會議的主要任務是：傳達貫徹全國、省、市統戰部長會議精神；總結2004年全區統戰工作，安排部署2005年全區統戰工作任務；聽取區委副書記、區紀檢委書記王瑞軍同志的重要講話；表彰獎勵2004全區統戰系統創先爭優先進集體和先進個人。文祕部落 動員全區廣大專（兼）職統戰幹部緊緊圍繞區委一屆二次全委（擴大）會議確定的奮鬥目標，發揮優勢、開拓創新，全面開創我區統一戰線工作的新局面。 出席這次會議的有區委、區人大、區政府、區政協有關領導，參加……
三、先進團組織表彰會議主持詞
這次會議的主要任務是：深入學習貫徹縣委經濟工作會議和縣委黨務工作會議精神認真落實XX市十次團代會上提出的各項工作部署表彰一批先進團組織和先進個人總結回顧2004年和今年第一季度的工作重點安排佈置年全縣共表團的工作和五四前開展的活動，認清形勢統一思想，振奮精神、團結帶領全縣廣大團員青年在實現三大戰略目標中再建新功。 參加革命今天會議的人員有團委第十四屆委員會委員、縣直各單位、各鄉鎮區以及縣直學校團委書記及受表彰的單位和個人。 縣委副書記XXX同志專程出席我們的會議……
四、歲末年初工作會議主持詞
同志們： 今天下午的會議非常重要。這是歲末年初的一個工作總結會，也是一個工作部署會，會議是經過局黨組的研究後決定召開的。在今天的會上，各個分管局領導將對前一段工作做一個簡要的回顧，對工作中存在的問題給大家提個醒，對迎接年終各項工作檢查提出相關的要求，對下一步各項公安保衞工作提出意見。局長還將做重要講話，對今冬明春工作做具體的部署，希望大家嚴肅會議紀律，認真開會，做好筆記，切實領會會議精神。
一、a做隊伍管理以及年終崗位目標考評方面的講話
二、b局長強調治安管理工作
三、c副局長強調刑偵工作
四、a局長部署今冬明春各項公安保衞工作 同志們，下午的會議就要結束了，在下午的會上，a局長、b副局長……
五、全市第二批先進性教育活動督導組培訓會議主持詞
全市第二批先進性教育活動督導組培訓會議主持詞 市委常委、組織部長 xxx （2005年7月x日） 同志們： 今天上午召開的全市第二批先進性教育活動工作會議標誌着我市第二批先教活動已正式啟動。為切實搞好對第二批先進性教育的督導工作，經昨天的領導小組會議研究，今天在這裏把大家召集到一起，一方面和督導組的同志們見個面，互相認識一下；另一方面通過以會代訓的形式對大家進行一次培訓。 今天的會議議程共三項：一是請市委先教辦副主任xxx同志就督導工作的內容、方式方法等向大家作以説明；二是請市委先教辦副主任x……
六、在全縣鄉鎮企業工作會議主持詞
同志們：
現在開會。
這次會議是根據地委、行署關於分縣召開鄉鎮企業工作會議的要求，縣委、縣政府決定召開的一次十分重要的會議。主要任務是傳達全省鄉鎮企業工作會議精神，安排部署今年鄉鎮企業發展的目標、思路和重點措施。
參加今天會議的有：行署鄉鎮企業管理處XX處長，縣上四大班子主要領導及分管領導，各鄉鎮黨委書記、鄉鎮長，縣直及省、地駐渭各有關單位、有關企業的主要負責同志。今天的會議共有兩項議程：一是鄉鎮處朱處長傳達全省鄉鎮企業工作會議精神，安排部署今年的鄉鎮企業工作；二是縣委XX書記講話。
下面，先進行會議第一項議程，請鄉鎮處XX處長講話，大家歡迎。
……
下面，進……
聯繫黨員會議記錄填寫注意事項
會議記錄填寫內容：
1、什麼班級、什麼時間、什麼地方召開會議，共有團（黨）員多少人，出席團（黨）員多少人，超過人數4/5，符合開會條件。
2、會議過程：（如實記錄即可）
例如：
1、團支書講話：
2、推優對象演講
3、投票（若不止一次投票，那每一次投票的寫法跟第一次一樣）。唱票人、監票人是誰
第一次投票，收回多少張，有效多少張，多少人通過，分別是誰，分別多少票。
4、團支部宣佈誰成為積極分子（或建黨對象）
5、積極分子發表講話（有時可以不用這個環節，即可不寫）
6、會議結束。
注意：若投票中候選人的票數不超過有效票數的1半，則不能通過，要繼續第二次投票，記錄過程和第一次相同。一定要寫清楚誰以多少票通過！
負責會務工作時，往往有必要對一些會議所涉及的具體細節問題，做好充分的準備工作。
其一，做好會場的佈置。對於會議舉行的場地要有所選擇，對於會場的桌椅要根據需要作好安排，對於開會時所需的各種音響、照明、投影、攝像、攝影、錄音、空調、通風設備和多媒體設備等，應提前進行調試檢查。
其二，根據會議的規定，與外界搞好溝通。比如向有關新聞部門、公安保衞部門進行通報。
其三，會議用品的採辦。有時，一些會議用品，如紙張、本冊、筆具、文件夾、姓名卡、座位籤以及飲料、聲像用具，還需要補充、採購。
會議記錄注意事項
第一，無論是開什麼樣的會，會前一定要仔細閲讀會議資料，瞭解開會的意圖和要達到的目的。即使會議討論的內容是你所不熟悉的領域，比如是很專業或技術性很強的會議，明白了會議要解決的問題，你都不用擔心。
第二，你並不需要埋頭記錄，應該抬頭聆聽，首先聽明白髮言的人在説些什麼，然後用最簡潔的話把要點記下來。實際聽明白要遠比記下來更重要，否則，你記下來的只是隻言片語，整理的時候很難派上用場。
第三，沒有必要記錄每個人的發言。通常討論的環節要逐個發言，沒有必要把每個人説的話都記下來，而是理清他的主要觀點，找出和其他人的異同。對於關鍵人物的發言和觀點不同的發言，要作上記號。有些會一開就是半天，記錄的草稿會有幾頁，尤其是感到疲勞的時候，更要做好記號。
第四，會後寫紀要應趁熱打鐵，趁着印象深刻，寫起來要容易得多。不要急於動手，要先翻看整個記錄，回顧整個會議的內容，對記錄的材料進行分類、歸納，確定從哪幾個方面整理。對眾多零散的材料分類之後，就可以動手寫了。
第五，會議紀要應該只寫要點和結論，討論的過程一筆帶過，用概括、總結性的語言彙總相似或共同的觀點，列成1、2、3條，看起來一目瞭然，必要的時候可用表格的形式。儘量不提具體發言者的姓名，誰參加了會議在與會者名單中列出既可。儘量簡短，説明問題就可以，寫得太多沒人願意看。
做好會議記錄的技巧和注意事項
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操辦會議事務，是祕書的本職工作。任何一次成功的會議，都缺少不了祕書的創造性和服務性勞動。僅圍繞會議議題，祕書人員做好會議記錄，就要付出許多的精力和汗水。因此，本文對祕書人員做好會議記錄中的技巧和注意事項作一探討，從一個側面來認識祕書在會議中的職責。
一、會前記錄準備
選好記錄人員是做好記錄的關鍵。記錄人員需要有良好的素質，要有認真負責的態度，具備祕書工作知識，掌握基本技能，如果能學會速記就更好。同時也需要實際訓練，提高記錄速度。會議一般要有相對固定的記錄人員。專人負責，可以熟悉出席人員，瞭解會議有關內容，熟練掌握記錄基本方法。如果是臨時指派的人員，會務工作負責人就必須向其交代清楚記錄要求，必要時會前做些適當的輔導。
記錄人員要準備好記錄工具。一要準備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和用於會議記錄的紙張。會議記錄可採用統一制發的會議記錄本或記錄紙，使用灌注有黑色、藍黑色墨水的鋼筆。若用圓珠筆，也必須是經國家檔案局鑑定的，這種圓珠筆芯上標有“DA”（檔案的拼音字頭）標記。二要準備錄音機等現代記錄工具作為手工記錄的補充。使用錄音機時要備有足夠的磁帶，重要的會議要有錄音，從而使整理會議記錄時“有據可依”，定期召開的會議一般不錄音。但記錄人員不能迷信錄音機，不能凡會錄音，而當場不手工記錄，指望會議結束後根據錄音來整理。其實會後根據錄音整理，往往要花費會上好幾倍的時間，記錄速度慢，不易把握重點。要提倡會後將書面會議記錄對照錄音校對，保證記錄準確無誤。還可選擇筆記本電腦、電子記事本等工具來記錄會議信息。
記錄人員在開會前要提前到達會場，並落實好用作會議記錄的位置。安排記錄席位時要注意儘可能靠近主持人和發言人，或擴音設備旁，便於準確清晰地聆聽他們講話內容。從某種程序上談，記錄人員比一般與會人員更為重要，安排記錄席位要充分考慮其工作的便利性。
二、會間記錄服務
會議記錄是會議內容和過程的真實憑證。一份完整、簡潔、條理清楚 - 1 -的會議記錄可以作為今後回顧已討論過的事務查閲參考的憑證。記錄必須體現會議的實際進程、會議的主要情況、發言的主要內容和意見，必須記錄完整，不能遺漏。要清楚而簡潔地記載會議進程，不要與詳細報告或載錄混淆起來。記錄應做到條理清楚，內容表述要準確真實，不要含糊，更不能有任何內容錯誤。記錄人員應當有高度的責任心，以嚴肅認真的態度忠實記錄發言人的原意，重要的意思應記原話，不得任意取捨增刪。
會議記錄一般使用統一標準的記錄本，應該記錄的內容大體有：會議名稱，包括會議的全稱及屆次；時間，會議起止的具體時間；會議地點；到會人，包括出席人、列席人、主持人；缺席人，包括缺席人姓名及缺席原因；記錄人；會議議題；討論經過；議決事項等。記錄一般採用筆錄方式，或用錄音等會後整理的方式。從記錄的詳細程度來看，記錄可採用詳錄和摘錄兩種方式。重要會議需要詳細記錄，要求做到“有言必錄”，包括髮言中的插話。這種記錄除了要用速記方法外，還可藉助錄音器材。日常會議通常採用摘要記錄的方法，選擇那些與會議主題相關的內容進行記錄。這種方法要捨棄一些內容，記錄主要精神。詳錄和摘錄這兩種方法有時需要結合起來運用，即使摘錄，重要發言、議決事項也需要詳錄。
記錄人員的筆記要流暢，易於理解，同時不失真，就得掌握記錄的技巧。一“快”，書寫運筆要快。字要寫得小一些、輕一點，多寫連筆字。二“要”，擇要而記。就記錄一次會議來説，要圍繞議題，主持人和主要領導同志發言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題，結論性意見、決定或決議等作記錄。就記錄一個人的發言來説，要記其發言要點、主要論據和結論，可以不記論證過程。就記一句話來説，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。三“省”，在記錄中正確使用省略法。使用簡稱、簡化詞語和統稱，省略詞語和句中的附加成分。四“代”，較為簡便的寫法代替複雜的寫法。如用姓代替全名，筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字，數字和國際通用符號代替文字，漢語拼音代替生詞難字，外語符號代替某些詞彙等。
三、會後整理完善
會議紀要內容的來源是會議記錄。因此，會後及時整理好會議記錄很重要。由於現場記錄十分緊張，字跡不可能很清晰，而且每個人都有一套適合自己的現場記錄法，有些常用術語，當場記錄時往往簡化了，不及時
整理，隔時一久，有些問題就搞不清楚了。整理時，一方面要把簡化的語句儘可能完善，另一方面要把多餘的“這個”、“那個”等口頭禪去掉，儘可能做到語言文字規範化，當然不能變動原意。對於不清楚不明白空缺的內容，要及時請教發言人進行完善，或者對照錄音進行補充完整。
整理好的會議記錄，一般都應存檔。有些會議記錄對會後的工作至關重要，對於這類會議應該迅速建立專門的檔案，除會議記錄外，與會者的名單、聯繫地址、會議的組織情況、下一步編印的會議紀要和其它有關資料也應視情況一併存檔。將會議資料歸檔，不僅便於查找，而且對組織下一次類似會議也有參考價值。
四、傾聽的注意事項
傾聽是記錄人員從會議上吸收信息的主要渠道和方式，是其參加會議主要任務。當會議的忠實聽眾，應該是記錄人員扮好會議角色的基本要求。
1．耳到心到。要做到“耳到”，無論遇到自己感不感興趣的話題，或者發言者對不對自己的口味，記錄人員都必須調整好自己的心態，全身心投入聆聽。傾聽應該是用心聽講，專心聽取每位與會者的講話發言，領會講話內容，思考發言的內涵，要聽出弦外之音。
2．聚精會神。記錄人員傾聽時要神情專注。專心聽取會議發言，是對發言者的尊重，也是會議的基本紀律。會場上心不在焉，三心二意，左顧右盼，旁若無人，只能是自掉身價，損壞了祕書人員良好的形象。
3．苦練坐功。學會傾聽，要學會端坐，正所謂“坐有坐相”。記錄人員要有正確的坐姿，在會議過程中儘可能自始自終正襟危坐。同時還要坐得住，不能輕易離席，進出會場，這樣會中斷記錄內容。不要抽煙，頻繁喝茶，這樣容易打斷記錄思路。
4．排除干擾。記錄人員的手機一般不要關閉，可將通訊設備設在靜音振動狀態，以備撥打接聽與會議有關電話，無關電話一律不接。若自己的鄰座健談，不斷要與自己私下交談，記錄人員要設法婉拒，告知自己在專司記錄，無暇交流。
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