1、檔案管理目的
為了完善公司現代化、規範化，系統化的管理制度，全面加強公司各部門之間的檔案、文件、信息等內容的綜合管理，促進檔案管理工作能為公司各部門的各項工作更好的服務，公司根據《中華人民共和國國檔案法》和相關法律、法規，制定本公司的檔案管理制度。
2、檔案管理範圍
2.1此管理制度適用於本公司所有檔案的管理工作。
2.2本制度中所稱的公司檔案，是指公司在各項建築施工；經營運行和管理活動中形成的對國家、社會和公司有保存價值的文字、數據、圖樣、圖表、聲像等不同形式的文件或記錄。具體的主要分類包括:文件檔案、聲像檔案、電子檔案等。
3、檔案管理機構及職責
3.1公司檔案工作實行二級管理。其中:一級管理是指公司綜合部的統籌管理；二級管理是指各部門對本部門檔案資料的整合管理。
3.2綜合部對公司各部門上交的檔案進行管理。
3.2.1 公司依據《檔案法》等有關法律，法規和方針政策，制定公司文件材料的歸檔及保管、利用、鑑定、銷燬和移交等有關規章制度。
3.2.2 綜合部負責監督，指導公司各部門檔案的形成、積累、整理和歸檔工作。
3.2.3 統籌規劃公司各部門的檔案工作，並建立獨立的檔案室，負責公司檔案收集、整理、保管、鑑定和收發使用工作。
3.3各部門應該指定專人負責內部的檔案管理工作--收集、整理、保管本部門的檔案資料，並建立檔案目錄，以方便入檔時能夠及時、有效的備案和日後查找複核工作。
3.3.1 堅持平時整理。根據本部門不同種類文件材料的形成特徵，制定案卷目錄，合理分類存放，便於利用和歸檔。
3.3.2 負責本部門文件材料的形成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統。
3.3.3 歸檔案卷做到組卷合理，頁碼編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。
3.3.4 保管好本部門應歸檔的案卷，保證文件材料的安全和保密。
3.3.5 接收檔案員的指導規劃，按規定時間向檔案室移交檔案。
3.4檔案管理人員負責檔案的日常管理工作，對文件、材料等的安全性、保密性負責，並且忠於職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務能力。
3.5檔案管理人員變動時，綜合部部長要對檔案交接負有監交責任，且應該在《檔案案卷移交目錄》上簽字確認。
3.6會計類檔案將由財務部統一歸檔保管，以方便財務核對和審批工作。
4、檔案管理原則
4.1檔案室必須具備防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防高温、防強光、防泄密等安全條件。
4.2歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
4.3借出檔案材料的時間不得超過一週，必要時可以續借。需要長期借出的需經檔案管理員上報經理批准。
4.4任何人不得拒絕歸檔，對不按規定歸檔而造成文件材料損失的，或對檔案進行塗改，抽換，偽造，盜竊，隱藏和擅自銷燬而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，按照公司相關規定進行處理。
4.5歸檔文件的密級，按照《保密工作管理規定》的相關條款確定，絕密類檔案應單獨入櫃保管，嚴防丟失和泄密事件的發生；涉及知識產權，專利技術和商業祕密的檔案重點保管。
4.6借閲歸檔時如發現檔案資料丟失、損壞、缺頁等情況，檔案管理員立即向綜合部部長報告，經查清責任後並視嚴重程度做出相應處理決定。
4.7借用存檔文件資料時，檔案員應視借閲文檔的密級，要求借閲人填寫《檔案借閲登記簿》等相應記錄，認真完善各種借閲手續。借閲人必須保證檔案的保密工作，不得遺失、損毀或擴散閲讀範圍。
4.8公司檔案資料不許外部人員借閲。特殊情況下，外單位來人查閲本公司檔案，需持單位介紹信並經總經理簽字批准，方可查閲，不得抄錄或借出。
4.9企業對保管期限已滿的檔案進行鑑定，對確無保存價值的檔案登記造冊，按檔案管理規定經總經理批准後，由銷燬檔案材料的所屬部門負責人進行監銷。
5、檔案管理辦法
5.1檔案檔號的編制:
5.1.1 檔號編制原則:檔號是存取檔案的代號，排架的依據，它反映公司檔案分類體系和物理位置，必須符合唯一性、合理性和穩定性要求，並能適應計算機管理。
www．5.1.2 檔號編制方法
■檔號基本結構組成是由公司標誌、分類號、（一級分類、二級分類）年度號和案卷號組成。
5.2檔案保存期限:
5.2.1 檔案的保存期限原則劃分為永久保存、長期保存、短期保存三種。
5.2.2 工程檔案（土建技術、質量、安全、經營；水暖、電氣、外分包等文件檔案、電子檔案、聲像檔案）列為永久保存；人事檔案列為長期保存；會計類檔案資料保存期應按會計制度有關規定執行。
5.3檔案的歸檔
5.3.1 歸檔範圍:可根據實際情況進行歸檔，具體應由公司各部門的負責人確定編制。
5.3.2 歸檔要求:
■公司各部門每年的文件檔案必須第二年一月連同目錄一式兩份交由公司檔案室歸檔；工程項目可以分階段或者全部竣工驗收後連同目錄一式兩份歸檔；電子檔案由各部門形成、整理後，拷貝在耐久保存的介質中，連同相應的文字性説明一起於年終時向檔案室移交；聲像檔案一般在年終由形成部門向檔案室歸檔，對於會議形成的聲像歸檔，會議結束後半個月歸檔。檔案交接時，雙方當面點清，並同時在《檔案案卷移交目錄》上簽字。
■已經歸檔的圖紙、文件材料如果需要修改，要報送給檔案管理部門《文件更改申請單》，連同原文件一併存檔、備案。未經許可不得私自塗改。
■歸檔的文件資料，必須是原件，原件出於報批不能歸檔或相關企業需保留的，綜合部保存複印件。
5.4工程竣工檔案管理:
5.4.1 工程竣工驗收後十五日內，項目部將竣工工程的內業資料整理、編目，並上報各相關主管部門審核合格後，裝訂成冊，上交綜合部，辦理檔案移交手續。
5.4.2 項目部必須將在上交建設單位的竣工檔案時所辦理的檔案交接單上交綜合部，歸檔存放。
5.4.3 檔案借閲時填寫《檔案借閲登記表》經主管領導簽字，方可借閲。在借閲的過程中不允許在原始資料上作標記、塗改及拆卷、抽出材料。借閲完畢後按原樣及時送回檔案室。
5.4.4 年終檔案歸檔結束後，將存檔情況上報總經理。
5.4.5 定期檢查檔案存放情況，發現問題及時處理並上報公司領導。
5.4.6 檔案一律存放在櫃內，檔案按工程竣工時間分區，按工程分類，按專業分號。按先後順序整齊存放，並填寫《竣工檔案登記明細表》，檔案號一竣工時間一工程名稱一專業一順序號。
6、檔案分類管理説明
6.1文件檔案的管理:
6.1.1 文件檔案主要是指公司各種有價值的憑證信函，文字記錄和業內資料等內容。
6.1.2 公司各部門負責本部門歸檔文件材料的收集，保管，整理和立卷，並定期交檔案室集中管理。
6.1.3 歸檔的文件材料必須完整、準確、系統，文件書寫和載體材料必須耐保存，文件材料整理符合規範。
6.1.4 檔案資料如因特殊情況，需修改，複印，摘抄，塗改等，屬絕密或機密文件的必須由總經理審批，屬祕密文件的必須由公司主管領導審批，各部門保密文件由各部門部長審批。
6.1.5 歸檔的文件檔案以打印方式或手寫方式形成，手寫方式必須使用鋼筆或碳素筆。
6.1.6 文件檔案紙張的規格以a4紙為標準，特殊類型的紙張經整理後達到210mm*297mm尺寸標準。
6.2電子文檔的管理:
6.2.1 收集、積累要求:
■記錄了重要文件的主要修改過程，有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質時，如果保管部門已開始向計算機全文處理的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要，確定是否保留。
■保存與紙質等文件內容相同的電子文件時，要與紙質等文件之間，相互保證準確、可靠的標識關係。
■在'無紙化'計算機辦公或事物系統中產生的電子文件，應採取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常
改動。同時必須隨時備份，存儲於光盤或移動硬盤類能夠脱機保存的載體上，並對有存檔價值的電子文件製作紙質拷貝件保留。
■用文字處理技術形成的'電子文件，收集時應註明文件存儲格式和屬性。
■用掃描儀等設備獲得的圖像電子文件，如果採用非標準壓縮方法，則應將相關軟件一併收集。
■用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時必須保證其對設備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關軟件和各種數據。
■用視頻設備獲得的動態圖象文件，收集時必須保證收集其壓縮方法和軟件；用音頻設備獲得的文件，收集時必須保證收集其屬性標識和相關軟件。
■由計算機多媒體技術製作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時必須保證參數準確、數據完整。
■通用軟件產生的電子文件，收集時應注意收集其軟件型號和相關參數。專用軟件產生的電子文件，收集時必須連同專用軟件一併收集。
■計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的各類參數、管理數據等應與電子文件一同收集。
6.2.2 收集、積累方法:
■及時按照要求製作電子文件備份。
■每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。
■電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。
■電子文件登記表如果製成電子表格，應與備份文件一同保存，並附有紙張打印件。
6.2.3 歸檔要求:
■把帶有歸檔標識的電子文件集中，製成歸檔數據集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查閲使用。必要時，複製第三套，異地保存。對於加密電子文件，則應解密後再完成上述工作。
■本標準推薦採用的載體按優先順序分別是:只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。
■存儲電子文件的載體或包裝盒上必須貼有標籤，標籤內填寫編號、日期、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環境等信息。
■將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其它説明等一同歸檔並附歸檔電子文件登記表。
■需要長期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上，如果是自行開發的應用軟件，也應將軟件及相關數據存在同一載體上。
■原電子文件數據集的載體在完成電子文件歸檔後，保留時間至少一年。
6.3聲像檔案的管理:
6.3.1 聲像資料的收集整理，原則上要保存聲像資料原件（底片），重要資料要附文字説明。
6.3.2 文字説明的編寫要求:
■基本內容應包括事由、時間、地點、人物、背景、作者（攝製者）等。
■應能準確解釋檔案材料的內容，概括其反映的全部信息，標註項目正確齊全。
■照片的自然張應由檔案管理員按拍攝時間順序編寫文字説明。
6.3.3 聲像檔案存放期間定期對底片、膠片進行檢查。
6.3.4 底片冊、錄音、錄像帶、軟盤，應放在專用架內，嚴禁擠壓堆放，並避開磁場源。對存放的照片要定期檢查。
為了使項目財產不受損失，確保工程生產順利進行，特制訂本制度：
1、門衞值班人員應認真負責、堅守崗位、嚴格門衞制度，對現場實行封閉管理，做好門衞管理工作。
2、南、北門衞各兩人負責值班，具體人員及交接班時間由項目部安全科負責安排，交接班時須向接班人員交代清楚注意事項，並做好值班記錄。
3、值班人員必須在每天上班時，熟悉場內所有材料堆放的位置；上班期間必須做到：耳靈、眼亮、腳勤，注意方法，巧妙巡邏；不得擅自離開崗位或與門外人員閒聊、下棋、打牌等活動；原則上夜間值班人員必須將工地大門關閉，門衞值班人員共同在現場反覆巡邏。
4、施工人員進入現場需佩戴安全帽方可進入施工現場。嚴禁拾荒者、廢品收購者及車輛進入施工現場。
5、下班高峯時，值班人員須站立門口注意、檢查是否有工人攜帶建築材料離開現場的可疑，如有發現應立即制止並報告安全員。
6、運載物品、材料的車輛進入施工現場要登記車牌號碼、所送材料名稱及數量；離場時車輛須持項目部下發的出門證明且經門衞值班人員對車箱進行檢查，確認無攜帶可疑材料後方可放行。對於混凝土泵車出場，要參與“反轉空泵”的檢查驗證，隨車小票材料科收料員簽字後交泵車司機流轉到門衞，由門衞確認泵車是否反轉着退場時簽字，並妥善集中保管，當班混凝土澆築結束統一交材料科匯帳員。
7、做好防火防盜工作，遇無法處置的'意外，必須迅速向安全科彙報，以便及時處理，或及時報警。
8、如夜間值班人員玩忽職守或裏應外合，盜竊工地財產的一經查實，公司將嚴格處罰，情節嚴重的依法追究法律責任。
本制度自20xx年10月15日開始執行。
一、適用範圍
本制度適用於公司及項目部有關對外合同（包括出具的擔保和承諾）的訂立、變更、轉讓、解除、履行、終止和管理等活動控制。
本條所稱合同即書面合同，是指採用合同書、信件和數據電文（包括電報、電傳、傳真、電子數據交換和電子郵件）等可以有形表現所載內容的合同，合同當事人協商同意的有關修改合同的文書、電報、電傳和圖表，也是合同的組成部分。
二、相關文件
1、《管理手冊》
2、《中華人民共和國國合同法》
3、《中華人民共和國國民法通則》
4、《中華人民共和國國建築法》
5、《中華人民共和國國招標投標法》
三、實施職責
1、本制度由經營經營預算部負責管理；
2、財務部負責合同訂立及執行情況中的財務與審計監督；
四、工作流程
1、合同分類:
（1）工程合同:公司經營經營預算部負責管理；
（3）勞動、勞務合同:公司工程部負責管理；
（2）領導、協調合同的訂立、履行及管理工作；
（4）組織參加'守合同、重信用'企業活動；
（6）決定對合同管理工作中疏於管理，玩忽職守，違法亂紀者，未造成經濟損失的給予通報批評，造成經濟損失的給予處罰；
3、合同條款、合同申請單位和合同執行單位
3.1合同一般應具備以下主要條款:
（1）當事人名稱、住址、郵政編碼、法定代表人姓名、職務、開户銀行、賬户；
（3）數量和質量，包括檢測標準和方式；
（5）履行的期限、地點和方式；
（7）合同的變更、轉讓和解除條件；
（9）合同訂立的時間、地點；
（2）具體參與合同的談判；
（4）負責建立和管理本單位的合同台帳、檔案及統計、分析。
——項目計劃是否具體明確；
——市場需求情況是否可靠、屬實；
——經濟效益情況是否真實、可信；
——資金、資產使用效果的財務是否可行。
（2）技術性
——涉及的知識產權是否已採取相應的保護或限制措施；
——有無損害本公司商業祕密、商業信譽；
——有無損害本公司利益的其它情形。
4.8合同業務部門會籤審查
工程合同、勞務合同、採購合同等需經公司各部門進行會籤審查；
4.9合同數量、合同歸檔
4.9.1合同文本數量
（1）法定代表人或其代理人簽字同意簽約後，由合同申請單位按規定的份數打印出版，送交辦公室加蓋公司合同專用章（或公司行政公章）和法定代表人印章或由法定代表人的委託代理人簽字；
本數量一般為:我方合同文本數正本一份、副本一份，即
由合同專業管理部門一份，同時一份副本報財務管理部門備案。
4.9.2合同管理檔案
合同專業管理部門應根據各自的管理權限建立合同管理檔案，負責整理收集的合同檔案包括；
——合同文本、各文本存檔記錄
——合同台帳
——承辦人變更記錄
——合同附件、審核意見及其它有關文件資料
——糾紛或爭議的處理情況記載及有關材料
4.10合同履行、變更
4.10.1合同交底
合同簽訂後，由合同專業管理部門會同業務相關部門對合同執行單位進行合同交底。
4.10.2財務部應嚴格依照合同和合同履行情況，仔細審查所履行合同的主體、內容、形式與所籤合同是否一致，確定無誤後付款。如不一致，拒絕支付；
4.10.3合同變更
合同的變更:凡合同標的、數量、價款、履行期限、地點和方式等項發生變化均屬合同變更，合同變更應由締約雙方另行簽訂補充協議，程序與簽訂正式合同相同，且應由原審批部門或人員簽字後生效。
4.10.4合同終止
合同的終止
（1）簽約各方按合同規定，全面履行合同後，合同自然終止；
（3）按照合同約定，終止條件出現，合同終止。
——在合同管理工作中有恪盡職守、謹慎勤勉，做出顯着成績的；
——為本單位挽回重大經濟損失的；
——檢舉、揭發利用合同進行違法活動有功的。；
——及時處理合同衝突、合同管理矛盾、合同糾紛，為企業避免或挽回經濟損失的。
——其它應給予獎勵的情形。
（2）公司對有以下情形的部門和個人，給予批評和處罰（處罰金額為500元-10000元）:
——違反本制度的規定，在合同管理中失職、瀆職、欺詐、故意、重大過失給公司及公司各單位造成經濟損失的。
——未經授權或越權對外簽訂合同給公司造成損失的。
——將合同分解以大化小，逃避公司管理標準的。
——先行為後補辦合同審查或合同授權程序的。
——利用行政章、財務專用章或其他印章對外簽訂合同的。
——應簽訂書面合同而未簽訂或把整體合同分解以規避書面合同或以其他單據代替合同文本的。
——合同經辦人或合同參與人簽約時惡意串通，利用合同謀取私利損害企業利益的。
——在簽訂合同過程中（包括招標、議標、選擇合作方時）泄露標底和商業祕密的。
——在經濟往來中收受賄賂、回扣，影響公司的合法利益的。
——違反公司規定擅自為他方提供擔保保證給公司造成經濟損失的。
——結算付款不按照合同規定而多付的。
——未在合同驗收中履行其職責，把驗收不合格的產品和服務作為合格的產品和服務接收的。
——在合同履行中對方違約不追究違約責任或擅自處理，損害公司利益的。
——在合同變更審查中，玩忽職守或未盡到合理謹慎義務的，並使公司利益受損害的。
——其他各種違反合同管理程序的行為。
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