為充分利用會議室的功能，使會議室的管理和使用更加規範化、合理化，現結合學校的實際狀況，制定本制度。
一、會議室是專門用於召開會議、開展研討活動的地方，未經允許，不得挪作他用。
二、學校各會議室的管理由辦公室統一負責，各類設備、設施由資料中心管理、調試。
三、為了避免會議發生衝突，各處室如需要使用會議室，需提前通知辦公室，以便統一安排。
四、臨時召開的短時會議或教研活動需要佔用會議室時，要及時向辦公室提出申請並登記。
五、各處室申請使用會議室時，需明確使用時刻、參加人員等，如有需要音響、電教等設備應及時與資料中心聯繫，以便提前準備，確保會議或研討活動順利進行。
六、會議或研討活動期間，要愛惜會議室的設備及物品，如電腦、投影儀、電視、VCD等貴重物品由專人負責操作，其他人不得擅自使用和操作。
七、使用會議室的處室，要維持室內清潔，使用完畢後及時清理，將移動的桌椅及時放回原位。
八、會議結束後，相關人員應及時關掉門窗，關掉或通知資料中心關掉各種電器，如發現設備故障和公物損壞應及時報辦公室，以便及時修理，保證其他會議的準時進行。
會議室是學校專門用於召開學術報告、會議、培訓、組織活動和接待客人的場所，為了充分利用會議室的功能，使會議室的管理和使用更加規範化、合理化，以確保各類會議的'正常召開，特制定本規定。
1、會議室由總務處負責管理、使用登記與調度、設備維護等相關事宜，未經允許不得擅自使用、不得擅自挪用會議室多媒體設備和桌椅等物品。本管理辦法所指的會議室包括：1212波司登培訓教室（大會議室）、1221會議室1、1312培訓教室、1321會議室4、1319會議室5、1406黨員活動室（四樓）、1408會議室。
2、會議室實行提前預約制度。為避免會議發生衝突，相關人員（部門）使用會議室，須提前3天通知總務處，填寫《會議室使用申請表》，以便統一安排。臨時召開的緊急會議需用會議室時，要及時向總務處提出申請並在會後進行補辦相關登記。各部門使用會議室使用時領取會議室鑰匙。（能夠網上傳送電子申請表，也可在192。168。0。252/djgl/zyjs/index。asp申請、查看）
3、各部門申請使用會議室時，需明確使用時刻、參加會議人數等，如有需總務處協辦 ww 的事項請提前註明，總務處可根據實際狀況做好相關工作的的準備工作。如需使用會議室的設備，應提前向總務處説明，以便提前準備，確保會議順利進行。
4、如遇會議之間發生衝突，要堅持局部服從整體的原則，學校會議優先於部門會議，部門會議之間本着重要、緊急優先的原則自行協商解決。
5、使用會議室的部門，務必愛護會議室的設施，持續會議室清潔。用後應及時整理：檢查安全（電源），關好窗、空調，鎖好門，將鑰匙交還總務處。
6、開會期間，請愛惜會議室的設備及物品，自覺持續衞生，禁止吸煙，禁止亂扔紙屑，儘量持續室內清潔。
7、會議結束後，使用人應進行必要的檢查，關掉會議室內各種電器設備的電源，個性注意務必等待投影儀散熱，指示燈變紅後方可切斷電源，關好門窗。相關人員及時整理會議場地，如發現設備故障或公務損壞及時報至總務處，及時維修，確保其他會議的準時進行。安全職責人為申請者所屬處室主任或系部主任。
8、與會人員要愛護會議室內的公共設施，損壞賠償，任何部門和個人未經總務處同意不得將會議室的各種設施拿出會議室或轉做他用。
9、平時衞生由學校衞生員每一天早晨負責打掃。會議室活動結束後，由學校衞生員對會議室進行清掃和整理，將移動的桌椅及時放回原位（必要時請相關部門協助幫忙），以方便其他部門使用。
10、當組織活動或培訓時，由活動的組織者臨時負責會議室衞生及設備安全。任課教師使用會議室，要安排學生課後做衞生。
本規定由總務處制定，經審批後自頒佈之日起執行。
第一條、公司會議室的管理、使用服務及日常保潔由綜合管理部負責。
第二條、公司會議可分為重要會議和一般性會議。重要會議包括：董事會會議、公司辦公會議、公司司務會議、公司級業務（技術）討論會、對外業務會談、簽約；一般性會議指臨時性會議、各業務部門內部會議等。
第三條、會議室的使用原則：重要會議優先；預訂會議優於一般性洽談或臨時性短會；預訂會議按預訂的先後順序及會議的重要性安排。
第四條、重要會議需提前至少一個工作日，填寫《會議室使用登記單》向綜合管理部提出預訂，以便做好會前準備工作。
第五條、一般會議需提前一個小時向綜合管理部提出預訂，以便辦公室合理安排會議室的使用。
第六條、一般性洽談或臨時性短會，需使用小型會議室的，可在知會綜合管理部後直接使用。
第七條、如遇特殊情況，公司有重要會議突然召開，而公司會議室又全部被佔用時，綜合管理部有權與與會人員負責人進行協調，安排調整會議場地或延期，以保證重要會議的正常進行。
第八條、會議室使用完畢，請及時通知綜合管理部，以便對會議室進行整理保潔。
第九條、本辦法自發布之日起執行。
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