會議須知
一、委員、列席人員和工作人員對會議所發文件請求妥善保管，謹防遺失，注意保密。
二、參加會議的委員、列席人員和工作人員，必須佩戴出席證、列席證、工作證進入會場和會議住所。各種證件請妥善保管，不得轉讓和遺失。
三、參會人員要按時參加會議，不準缺席。出席會議時，請提前20分鐘進入會場，按照指定區域就座。會議期間委員、列席人員因病、因事不能出席大會或小組會議，應事先分別向大會執行主席和小組召集人請假。
四、開會期間，請關閉手機或將手機調整為震動狀態，不準在會場接打手機，不準隨意走動，不準交頭接耳、高聲喧譁，不準吸煙，保持會場安靜清潔。
五、家在街道的與會人員（包括下塘洞參會人員），會議不安排食宿。需要安排的統一安排在酒店就餐和食宿。不在會議就餐和住宿的參會人員按規定發給伙食補助。
六、用餐時間：早餐7:30，中餐12:00，晚餐18:00.
七、大會設祕書組、會務組、宣傳組和後勤醫療保衞組，負責辦理大會相關事務，有事請聯繫相關的工作人員。
備忘錄
備字〔2012〕008號
主送：餐飲部、管家部、前廳部、工程部 抄送：總經辦 承辦：市場營銷部
事由：關於會議室使用須知及流程
日期：2012年3月21日 頁數：共4頁
一、會議室的租用主要由市場營銷部負責洽談，餐飲部負責接待。
二、市場營銷部根據酒店規定的會議室價格體系來洽談各類型會議室的租金，並在會議通知單上註明，使用時間段及費用（使用時間段需包括布臵會場的時間及其它可能免費的時段）。
三、確認並準確瞭解會議通知單
1、餐飲部在收到會議通知單後，根據會議的時間和規模安排班次和調配人手；
2、跟進會議的人員須認真仔細瞭解舉辦會議的公司、時間、地點、人數、擺設形式、收費標準和付款方式等。
3、確認會議期間所有要用的會議設備和必需用品（投影儀、投影幕、白板、麥克風、DVD、音頻線、會議桌、會議椅、會議枱布、紙、筆、水等）是否夠用，特別是在有2個會議同時舉行的時候。
4、瞭解知悉會議客人在店的住房和就餐情況，在客人詢問時方便指引和回答。
四、布臵會場（由餐飲部負責）
1、根據會議通知單的要求提前擺設好會議期間所有要用的會議桌、椅子、紙筆和水（包括演講台、白板等）至少提前4小時布臵好會場，如不明確會議室的擺位，可要求銷售員現場協助。
2、致電工程部提前調試好麥克風、投影儀、影響等會議設備，並懸掛好會議橫幅。
3、致電管家部提前打掃會議室門口，過道（至洗手間）和洗手間的衞生，並在會議室門口適當的擺放一些綠色植物。
4、清潔和檢查整個會場，確定沒有其它衞生，工程，消防等問題；確保會議室能正常使用（如有疑問請致電有關部門）。
5、打掃和整理工作間，包括熱水器、工作台、垃圾桶等。
6、會議室一切準備就緒後，關燈落鎖；到會議開始前不允許任何人進入會議室（除特許情況，如客人看會場等）。
五、跟進會議（由餐飲部負責，營銷部協助）
1、餐飲部跟進會議的工作人員必須在會議開始前30—60分鐘提前開門、開燈、開空調、開熱水器等，確保會議室沒有異味，需注意空調温度是否合適；致電工程部播放背景音樂，打開和調試好相關的會議設備（如投影儀、麥克風等），確保會議能順利進行，並保持良好的儀態跟站姿在門口迎接客人。
2、營銷部會議跟進人需在會議開始前30—60分鐘檢查各項設備是否運轉正常，保持良好的儀態、站姿與餐飲部會議跟進人員一同在門口迎接客人。
3、會議期間會議室內嚴禁吸煙，如果有客人要吸煙請勸告到門外吸煙區；（需在會議室門口擺放1—2個立式煙缸）。
4、會議期間維持好會場的秩序和服務，（如客人自帶水果咖啡之類的飲品與食物，可協助安排擺放）禁止一切與會無關人員進入會場。
5、中午休會客人就餐期間，指引客人到就餐地點，並重新整理好會場；在整理會場時要注意是否有客人的貴重物品遺留（如有請交至部門主管或保安部），保管好客人自帶的會議設備（如筆記本電腦等），最好建議客人自己保管。
6、所有會議期間，如果客人需要增加一些設備和服務時（如DVD、麥克風、投影儀等）請立即致電營銷部會議跟進人，因為中間可能會產生一些收費。
7、所有會議期間，跟會的工作人員不得擅自離崗，如果到下班時間，請交接給下一個班的工作人員，交接工作一定要做到準確，清楚。
六、會議結束整理會場（由餐飲部負責，營銷部協助）
1、在會議結束前半小時下單給前台打印賬單，並致電跟會的銷售員是否有其它費用的產生（如設施破損，會議延時等），並讓會議負責人簽字確認。
2、會議結束時指引客人離開會場，檢查客人是否有貴重物品和其它物品遺留（如有請交至部門主管或保安部）。
3、清點酒店的會議設備是否齊全（如DVD、麥克風、投影儀等），並致電工程部收回有關的會議設備，拆除橫幅，投影幕。
4、清理會議室和工作間的垃圾（任何垃圾都不能過夜），整理好工作台，擺放好會議桌、會議椅、疊好枱布（如有污跡立即清洗）。
5、會場清理時應不留死角，需特別注意有無安全隱患，如牆上貼有膠帶要及時處理。
6、關掉會場和工作間所有的燈、電、空調、熱水器等，確保不會有消防安全隱患再關門落鎖，將鑰匙交至部門主管保管。
此規程自頒佈日開始執行。
廣東金莎大酒店 總經理室
XX典禮
會 議 須 知
時間：2011年12月3日
地點：XX宴會廳
為更好的體現XX的良好面貌，全體會員要體現主人翁精神，文明用語，熱情待客。
須知事宜如下：
1、請參加12月3日XX典禮全體參會人員，統一身着正裝、佩戴出席證和會徽（佩戴於西服翻領左上方鈕釦位置）出席，出席證妥善保管如不慎遺失，請與會務組簽到處聯繫
2、大會期間，請全體參會人員按規定時間準時到達、及時入場；簽到後，勿在簽到處集聚、逗留、喧譁、吸煙，，禁止在會場內吸煙和隨地吐痰，嚴禁攜帶危險品入場。
3、會議期間，所有參會人員請勿隨意走動，手機調成振動或靜音模式，注意保管好自己隨身攜帶的重要物品。
4、所有會員根據會務組的統一安排，按照出席證背面上數字桌位位置就坐，不得自行調換桌位。
5、為保持會場良好秩序，就職典禮後，請全體參會會員在XX、XX的引導下，注意禮儀人員的提示牌，有序入列，於二樓宴會廳進行合影。有個人攝影、拍照需求的，請於合影後再自行拍攝。
6、集體照合完影后，請所有XX人員在專人的引導下，及時到二樓XX廳有序入列一同合影。
7、晚宴開始後，主、副陪應及時核實就席人員，如發現有空位，及時聯繫相關人員安排。（XX，159XXXXXXX）
8、所有XX上人員上台領取證書前，要在的引導下整齊有序的上台領取，將證書託在胸前合影後，在引導人的指引下有序入席。（每X人為一組，每人根據手頭上名單所屬組別，在引導人員引導下上台領取證書。）（XX，139XXXX2）。
9、12月2日已簽到並領取禮品的XX成員，12月3日參加會議則不再重複簽到和領取禮品，請所有人員自覺遵守，共同為大會當天創造良好的會場環境，體現我會會員的良好素質和精神面貌。
10、自行駕車前來參加會議的人員，要服從後勤組人員統一指揮和安排。
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