文件管理內容主要包括外部來函、電郵、資料和本公司內部上報下發的各種文件、資料。按照統一收發集中管理的原則自即日起本公司各類文件外來和內發統一由總經辦歸口管理
一、收文的管理與公文的簽收
1、公司所有文件（除董事長、總經理訂啟的外）均由總經辦專人登記簽收、拆封。在簽收和拆封時，需注意檢查封口，對開口和郵票撕毀函件應查明原因。
2、對政府部門發來的文件要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口應立即報告上級部門並登記差錯文件的文號。
二、公文的編號保管
1、文件拆封和簽收後應及時附上“文件處理傳閲單”作分類登記編號、保管。
2、本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交總經辦進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閲的可複印或借用。
三、公文的閲批與分轉
1、凡正式文件均需由總經辦主任或行政主管根據文件內容和性質閲籤後由收發員分送領導和承辦部門閲辦，重要文件或急電應立刻呈送主管領導或分管領導閲批後分送承辦部門閲辦。為避免文件積壓誤事一般應在當天閲簽完。
2、一般性質的函、電郵、單據等可由總經辦直接分轉處理。如涉及幾個部門會辦的文件應同各部門聯繫後再分轉處理。
3、為加速文件運轉收發員應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門如關係到兩個以上部門應按批示次序依次傳閲最遲不得超過兩天特殊情況例外。
四、文件的傳閲與督辦。
1、傳閲文件應嚴格遵守傳閲範圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閲看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。
2、閲讀文件應抓緊時間當天閲完後應在下班前將文件交收發員，閲批文件一般不得超過兩天閲後應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”總經辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3、閲文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件如確係工作需要要辦理借閲手續以防止丟失泄密。 4.文件閲完後應交收發員切忌橫傳。
5、總經辦對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得總經辦同意後，予以複印或摘抄原件應及時歸檔保存。
6、按照閲文範圍。一線員工。一般由有關部門定期組織學習相關文件。或由總經辦通知到單位閲文。
五、發文的規定
1、公司上報下發正式文件的權力分別集中總經辦和行政辦公室。各分公司和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
2、各下屬公司、部門需要向上反映彙報重要情況或向下安排佈置重要工作要求發文應分別向總經辦、行政辦公室提出發文申請並將文件底稿分別交總經辦、行政辦公室審核。總經辦、行政辦公室同意發文方可按公司發文規定設置與業務分工統一歸口以密×字、政×字發文。各分公司團體文件由總經辦批轉。
3、對公司影響較大，涉及多個以上領導分管範圍的文件，須經公司領導班子研究決定後批准簽發。其餘文件均由主要領導批准簽發。
六、發文的範圍
1、凡是以公司名義、總經辦、行政辦公室名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。
2、總經辦、行政辦公室下發文件主要用於：
（1）公佈公司規章制度
（2）轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的文件
（3）公佈公司體制機構變動或幹部任免事項
（4）公佈單位重大建設、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定
（5）發佈相關獎懲決定和通報
（6）其他相關重大事項
3、總經辦、行政辦公室上行文、外發文主要用於：
（1）對上級機關呈報、請示報告、處理決定
（2）同兄弟公司聯繫有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨羣工作等事宜。
4、日常工程、技術、管理、建設工作中有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批准後，由各部門書面或口頭自行通知執行一般不用發文。
5、各部門如會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以部門名義用《工作簡訊》發會議紀要。
七、發文程序規定
1、總經辦、行政辦公室同意發文後，主辦部門應以公司目前方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿
2、草擬文稿必須從本公司角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫
3、文稿擬就後，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送範圍、印刷份數、擬稿部門與擬稿人，並簽名、蓋章、標定日期和密級
4、總經辦應根據董事長和總經理有關指示精神，相關文件規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿
5、經總經辦審查修改後的文稿，送分管領導核稿對文稿內容、質量負責
6、對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚
7、文稿審核總經辦簽署後，按批准權限的規定分別呈送董事長、總經理處審定批准簽發
8、經領導批准簽發後的文稿交總經辦收發員統一編號送打字室打印
9、文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名
10、文件打字後，由總經辦派專人按數印刷，再由收發員分發並檢查落實情況。
八、文件的借閲和清退
各部門有關工作人員因工作需要借閲一般文件，需經本部門負責人同意，對有密級的文件須分管領導或總經辦主任同意後方可借閲。
借閲文件應嚴格旅行借閲登記手續，就地閲看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
總經辦收發員對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。一般為月底一小清季末一中清、年終一總清。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。
文件的立卷與歸檔範圍
1、凡下列文件統一分別由總經辦收發員負責歸檔
（1）上級部門來文包括上級對本部門報告、申請的批覆(2)總經辦、行政辦公室發出的'報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領導發言和生產工作的各類計劃統計、季度、年度報表等
（3）高層會議、行政辦公會議、中層幹部會議、全體職工大會以及各種例會記錄(4)總經理辦公會議所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果
（6）參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上彙報表言材料等(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行彙報的提綱和材料
（8）反映本單位生產活動、先進人物事蹟及領導工作等的音、像攝製品(9)單位日誌和大事記
（10）單位向上級請示批覆的文件及上報的有關材料。
九、立卷要求
1、文件立卷應按照內容、名稱、時間順序分門別類地進行整理歸檔。
2、立卷時要求把文件的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全保持文件、材料的完整性。
3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料要及時立卷歸檔。
4、上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。
十、文件的銷燬
1、對於多餘、重複、過時和無保存價值的文件，總經辦應定期清理造冊，並按上級有關規定辦理申請銷燬手續。
2、經審核同意銷燬的文件，應在總經辦收發員文書和正副主任以及分管領導的共同監督下銷燬。
1.目的
及時糾正在服務過程中產生的不合格，防止不合格服務的再發生，識別潛在的不合格原因，防止潛在不合格服務的產生，實現持續改進，為顧客提供更優質的服務。
2.適用範圍
適用於公司所有糾正預防措施活動的實施。
3.職責
3.1管理者代表負責監督、協調改進、糾正和預防措施的實施。
3.2質主管負責在公司質量體系（活動）出現或存在潛在的質量問題時發出相應的通知，並跟進驗證實施效果。
3.3部門相關主管負責落實糾正和預防措施的實施。
3.4產生不合格服務的部門主辦以上管理人員負責組織調查產生不合格的原因，制定糾正措施。
3.5公司所有員工都有提出和實施糾正預防措施的責任。
4.方法和過程控制
4.1糾正措施
4.1.1對公司所有活動中存在的不合格進行分析，確定不合格原因，採取糾正措施予以改善，消除不合格並防止其再次發生。
4.1.2對以下信息採用統計技術或試驗的方法進行識別，對不合格項進行確定。
a.顧客的投訴（建議）
b.緊急事件及重大質量事故
c.品質主管對各部門日常工作的檢查和建議
d.對分承包服務的評估
e.顧客滿意度調查的輸出
f.內、外審報告
g.管理評審的各項輸出
h.其他不符合公司質量方針、目標及質量體系要求的情況
4.1.3對於情況f,審核小組按《內部質量審核程序》的要求執行。
4.1.4對於情況d,品質主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》，交責任部門通知分承包方，要求分承包方對原因進行分析，提出糾正措施反饋；品質主管對其措施審核後由責任部門跟進落實情況，相關結果在《糾正和預防措施實施記錄表》上進行記錄，並簽名確認，該表品質主管和責任部門各存一份。
4.1.5對於情況g,由管理者代表負責監督執行。
4.1.6對於其他不合格，品質主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》，對不合格事實進行描述後發往責任部門，責任部門對不合格事實進行確認後填寫'原因分析'項目，制定糾正措施並實施，品質主管負責對糾正措施進行評估並跟蹤驗證實施效果，表格品質主管和責任部門各留存一份。
4.1.7對日常工作中出現的不合格，按《不合格服務處理程序》和《顧客投訴（建議）處理程序》進行處理。
4.1.8因質量體系或服務規範引起的不合格，由品質主管組織相關人員進行論證，提出修改意見，呈交總經理或管理者代表審批後修改下發，並保存與此有關的文件和記錄。
4.1.9因員工素質引起的不合格，由人事行政主管會同責任部門主管採取人事調整、處罰或加強員工培訓等措施，總經理負責監督實施。
4.1.10因服務設備或設施引起的不合格，採取的糾正措施包括增加或更換設備設施、重新選擇分承包方、內部調配及進行合理技術改造等，由總經理負責監督實施。
4.1.11對出現的嚴重或具有代表性的不合格，由品質主管根據總經理意見組織有關部門開展專題討論，對質量問題進行綜合分析，指定措施並組織實施，並總經理負責監督。
4.2預防措施
4.2.1對公司所有活動中潛在的`不合格進行識別，分析其原因並採取相應預防措施，以防止不合格的發生。
4.2.2對以下信息進行分析，識別潛在不合格
a.日常工作中反映出來的問題
b.品質主管對日常工作的檢查和有關建議
c.顧客滿意度調查結果
d.以往管理評審的情況
e.以往預防和糾正措施的實施情況
f.內、外審結果
4.2.3各部門應根據日常工作中反映出來的問題識別潛在不合格，並根據其影響制定預防措施。
4.2.4各部門未能識別的潛在不合格，根據潛在問題的影響程度，由品質主管召集相關部門講明原因，制定預防措施，同時指定責任部門。品質主管填寫《糾正和預防措施實施記錄表》的潛在不合格事實欄，責任部門分析原因後製定預防措施並付諸實施，品質主管負責跟蹤並驗證實施效果，同時對有效性進行評審。在《糾正和預防措施實施記錄表》上簽字確認，表格品質主管與責任部門各留存一份。
4.2.5品質主管負責對各部門所採取的預防措施、實施過程和結果予以記錄，整理後提交管理評審。
4.3在改進、糾正和預防措施的實施過程中，管理者代表負責配置必要的資源，協助分析原因和確定責任部門，並監督措施實施過程。
4.4由改進、糾正和預防措施引起的對體系文件的任何更改，按《質量體系文件管理辦法》執行。
5.質量記錄和表格
jsnhwy8.0-04-f1《糾正和預防措施實施記錄表》
第一節文件收發
一、公司文件由行政人事部負責起草和總經理審核簽發；須部門起草簽發的文件由部門負責人審核簽發。
二、文件簽發後，送辦公或部門文祕工作人員統一安排打字，打印後送回起草部門校對，校對無誤方能複印、蓋章。
三、文件和原稿，由辦公歸檔，保存備查。
四、屬於祕密的文件，核稿人應該註明'祕密'字樣，並確定報送範圍。祕密文件按保密規定，由專人印製、報送。
五、文件統一由辦公負責發送。送件人應將文件內容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚，並向文件簽發人報告報送結果。祕密文件和由專人按核定的範圍報送。
六、外來的文件由辦公專人負責簽收，並分類登記。由辦公主管提出處理意見後，簽收人應於接件當日即按文件的要求報送給有關部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應在接件後即時報送。
七、傳閲文件由辦公專人負責收回，對領導指示的文件，辦公應及時組織傳達和落實。
八、報刊雜誌徵訂和郵件收發由辦公統一辦理。
九、財務文書由財務管理人員按照財務管理制度統一辦理
第二節文書打印
一、服務中心的文件，有打印必要時方予打印。內部遞傳的簡單請示報告或其他不需打印的文件，一般不予打印。
二、公司發文，需由起草人定稿抄正，經有批准發文權的領導簽字同意後方準打印。一般文件的打印、複印、傳真，須經所在部門負責人簽字同意後才予辦理；部門負責人不在時，可經行政人事部主管同意後辦理。
三、私人資料，不得在公司打印、複印或用公司傳真機遞送，以免影響公司的正常工作。
四、文印工作人員應認真做好本職工作，按時完成任務，保證文字和格式不出錯誤。對收到的文件資料，應及時給有關部門、人員送發，或及時通知有關人員到文印室來拿取回，不得延誤。
五、文印室人員應樹立嚴格的保密觀念，不得隨意將打印、複印或傳真資料中有關商業祕密或公司管理中須保密的事項透露給他人，不得截留任何文件。
六、文印室對送來打印、複印、傳真的文件資料，應做好登記，並在月終作統計核算。屬業務部門的，由各部門承擔費用；屬行政、管理部門的。，統一歸列辦公開支。
七、要節約使用打印紙張、墨盒，儘可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式，要維護好打印設施設備，保證使用效率。
第三節文件書寫
一、行文類別
（一）請示:請上級指示和批准，用'請示'。
（二）報告:向上級機關彙報工作，反映情況，用'報告'。
公司管理制度體系文件文件編號:qms-wy-0203
文件名稱:日常辦公管理制度版本號:第1版修改次數:0
章節內容:公文處理管理制度第2頁共2頁
（三）指示:對下級機關佈置工作，闡明工作活動的指導原則，用'指示'。
（四）佈告、公告、通告:對公眾公佈應當遵守或周知的事項，用'佈告'；向國內外宣佈重大事件，'用公告'；在一定範圍內公佈應當遵守或周知的事件，用'通告'。
（五）批覆:答覆請示事項，用'批覆'。
（六）通知:傳達上級的指示，要求下級 辦理或者需要知道的事項，批轉下級的公文或轉發上級、同級和不相隸屬單位的公文，用'通知'。
（七）通報:表揚好人好事，批評錯誤，傳達重要情況以及需要所屬各單位知道的事項，用'通報'。
（八）決定、決議:對某些問題或者重大行動作出安排，用'決定'；經過會議討論通過，要求貫徹執行的事項，用'決議'。
（九）函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關主管部門請示批准等詢問和答覆問題，用'函'。
（十）會議紀要:傳達會議議定事項和主要精神，要求有關單位共同遵守執行的，用'會議紀要'。
（十一）合同:適用於各種合作關係，合作事項的訂立。
（十二）其他:
1、司法文書:依據司法部門規定程序實施。
2、宣傳海報、温馨提示、簡報:主要用於小區宣傳。
3、簽呈:下級對上級有所請示或報告時使用。
4、工作記錄表格:在管理服務工作中使用。
二、書寫格式
（一）紙張:一般a4型紙，其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。
（二）邊距:上下:2.54 cm,左右3.17 cm
（三）圖文顏色:未作特殊説明公文中圖文顏色均為黑色。
（四）排版規格:標題文用4黑體加粗，正文依次宋體、仿宋等小4號，副標題加粗，一般每面排38每行32個字。
（五）裝訂要求:左側裝訂，不掉頁。
（六)主要標題順序號:依次為一、，(一），1、，(1)。
（七）份數序號:在版面葉頁腳頁碼，多份多頁應註明份數和總頁數和順序編號。
（八）附件 :有附件的應標註清楚
（九）落款成文時間:以全稱落款，日期用漢字將年、月、日標全；'零'寫為'o'，相互對稱；加蓋紅色印章居中下壓成文時間，如果落款頁沒有正文，應採取調整行距、字距的措施加以解決，。
（十）正式的紅頭文件應按照公文處理辦法書寫。
（十一）財務文書書寫按照財務管理制度和規範執行。
三、內容要求:
（一）符合國家法律法規以及地方政策，按照公司各項管理制度。
（二）內部行文要求規範嚴謹，宣傳語言應當生動活潑。
（三）內容應當符合主題思想要求，使用通俗語言，簡明平實，準確反映信息。
第一節 總則
一、為適應公司全方位規範化科學管理，做好公司文件管理工作，使之規範化和制度化，特制定本制度。
二、公司文件是傳達方針政策，發佈公司行政規章制度、指示、請示和答覆問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。因此，必須認真做好文件的管理工作，有效地為公司發展服務。
三、公司全體員工都應發揚深入調查、聯繫羣眾、結合實際、實事求是和認真負責的工作作風，努力提高文件質量和處理效率。
四、文件處理必須做到準確、及時、安全，嚴格按照規定的時限和要求完成。公司文件由總經辦統一發放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。
第二節 文件分類
一、規定。
發佈重要的行政規章制度，採取重大的強制性行政措施，用"規定"。
二、決定、決議。
對重要事項或重大行動做出安排，用"決定"。
經會議討論通過並要求貫徹的事項，用"決議"。
三、通知。
轉發上級機關文件，批轉下級文件，要求下級辦理和需要共同執行的事項，用"通知"。
四、通報。
表彰先進，批評錯誤，傳達重要信息，用"通報"。
五、請示、報告。
向上級請求批示與批准，用"請示"。
向上級彙報工作、反映情況、提出建議，用"報告"。
六、批覆。
答覆請示事項用"批覆"。
七、函。
商洽工作、詢問問題、向有關主管部門請求批准等，用"函"。
八、會議紀要。
傳達會議議定事項和主要精神，要求與會者共同遵守的，用"會議紀要"。
第三節文件格式
一、文件一般由標題、發文字號、簽發人、密級、緊急程度、正文、、發文時間、印章、主題詞、主送單位（部門）、抄報（送)單位(部門）等部份組成。
二、文件標題應準確簡要概括文件的。主要內容。
三、發文字號包括、年號、順序號。
四、公司發文分為四種:
①"發"、②"人發"、③"客發"。
冠以上述發文的內發文件應對全公司具有效力，對外發文應代表公司的整體意志。
發文一般應該是對公司各方面事務具有一定指導性或約束力的事項的宣告，日常的程序性、流程性文件則應以工單、請示、報告、簡報等形式流轉。力避隨意發文。
"發"用於公司及各部門的對內對外發文，由總經辦統一編號； "人發"、"客發"分別用於人力資源部的對內對外發文及客户服務中心的對外發文，文件由發文部門自行編號，總經辦統一認定。
（公司其他部門均以"發"的發文，以②、③發文，須在發文權限範圍內。）
五、文件必須蓋章或簽字。
六、密級分為"絕密"、"機密"、"祕密"。
七、緊急程度分為"特急"、"急"、"平"。
八、文件內容要求事實清楚、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準確。
九、發文單位必須註明全稱。
十、多頁文件應標明頁碼。
十一、文字從左至右橫寫、橫排，左側留裝訂位。
十二、文件紙一般使用a4型。
第四節收文
一、收文一律使用《收文簿》。
二、外單位來文均由行政部指定專人收文，由總經辦統一拆封、登記，根據文件屬性及時分送相關部門。
第五節辦文
一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。
二、辦文由總經辦統一安排，包括文件的分送、傳遞和催辦。
三、協辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。
四、文件的催辦由總經辦負責，防止漏辦或延誤。
五、嚴格按照時限要求完成。
六、文件傳遞必須保證安全，完善簽收手續，防止文件遺失。
七、文件辦理完畢後，統一交由總經辦指定專人保管、立卷歸檔。
第六節發文
一、發文一律使用《公司發文稿紙》。 二、發文程序如下:公司內部發文:擬稿人→部門經理核准→主管副總經理→總經辦統一編號→打印→蓋章（簽字）→發文→備案對外發文:擬稿人→部門經理審核→主管副總經理→總經理核准→總經辦統一編號→打印→蓋章（簽字）→發文→備案第七節其他
一、時限要求:
1、特急:限4個工作時內完成。
2、急:限8個工作時內完成。
3、平:限16個工作時內完成。
二、文件的保密要求:
1、絕密文件:閲後應立即退回發文部門，並由發文部門保存在保險櫃內。
2、機密文件:閲後應立即保存在保險櫃內。
3、祕密文件:閲後立即保存在文件櫃內。
三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執行。
一、總則
1、為規範公司文件的起草、審批、傳達、存檔工作，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的實際情況，特制訂本制度。
2、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發的各種文件，同級相關方函、電、來文。其中工程系統與甲方的往來函件按《檔案管理制度》執行。
3、公司文件由辦公室統一管理和存檔。
一、文件的分類
1、外收文：公司從外部接收的政府文件。
2、外發文：以公司名義向外部發送的文件。
3、內行文：公司內部下發的`文件，分為正式文件和臨時文件（指時效性較強的文件）。本制度的內行文所指的是正式文件。
三、內行文的管理
1、內行文的範圍：
凡是以公司名義對內發佈的制度、辦法、通知、決定、決議、會議紀要和會議簡報，均屬內行文範圍。
2、內行文的編號
蒙田範文網