一、在辦公室主任領導下做好辦公室日常行政事務及文祕工作。
二、負責各種文件的起草、裝訂及傳遞工作;及時處理上級文件的簽收、傳遞、催辦;做好文件的回收、清退、銷燬工作;做好文祕檔案收集管理及保密工作。
三、負責公司重要會議記錄及會議紀要的整理及會務工作。
四、協助辦公室主任做好公司工作總結
負責傳真件的接收,做好傳真、信息收集及報送工作。。
五、協助辦公室主任做好企業文化建設工作,搞好對外宣傳和公共關係。
六、接聽電話,做好記錄。
七、做好辦公室各類辦公設備的使用及保養,維護辦公室的清潔、整潔。
八、協助辦公室主任做好公司來賓的接待工作。
九、完成領導交辦的其它任務和各種應急事務的處理
崗位名稱:文祕科科長
直接上級:辦公事主任
下屬崗位:祕書、檔案管理員、總機話務員
崗位性質:全面主持文祕室的工作
管理權限:對本科職責範圍內的工作有指導、指揮、協調、監督管理的權力
管理責任:對所承擔的工作全面負責
主要職責:
草擬各類文書、文件、報告、總結及其他材料;
為公司領導人撰寫文稿等工作;
負責對文件的收發存管理工作;
對下屬的評價、考核和激勵;
負責做好來客的日常接待工作;
負責對公司檔案管理工作;
負責對公司文印工作的管理;
做好對各種類文件、資料鑑定及統計管理工作;
負責對各種類會務的安排工作;
負責對公司印章、法人章的監督管理和辦公室印章管理;
有對下屬的人事推薦權和考核、評價權。
崗位要求:
具有大專以上的文化程度;
具有較強的文字組織和祕管理協調工作能力;
原則性強,具有較強責任感。
參加會議:
參加公司召開的辦公室人員的有關會議;
參加每月季度工作協調會;
參加每年度公司評比會。
1.協助總經理全面負責文祕事務。
2.負責公司文祕製度的起草、修訂。
3.負責組織、協調公司重要文字材料(領導講話、工作總結、重要制度、會議紀要等的起草、審核等;負責公文核稿。
4.指導、參與辦公自動化建設。
5.負責公司機要文件的管理。
工作職責:
1、負責公司公文收發。流轉。督辦及辦公系統日常管理工作;
2、負責保密管理工作和機要文件管理工作;
3、負責公司行政會議管理工作;
4、負責公司日常行政統計工作;
5、負責公司綜合性材料編寫工作;
6、負責公司重大突發事件的'信息報送工作;
7、其他綜合文祕工作和公司及部門安排的其它工作。
任職資格:
1、學歷專業:本科以上學歷,中文、法律、經濟類專業;
2、經驗要求:有大型企業文祕工作(公司報告、組織建設等)經驗者優先;
3、技能要求:具有良好的語言文字功底,熟悉公文寫作,熟練操作計算機、辦公軟件,具有簡單的英語讀寫能力;
4、知識要求:具有一定的企業管理、經濟管理知識;
5、其他要求:年齡35歲以下。
1、協助人事主任做好人事行政基礎工作;
2、負責聯絡通知初試人員,做好面試會會議準備工作及招聘相關事宜;
3、與高校及人才中心聯絡做好人員招聘前期基礎工作;
4、水票管理,各項固定資產管理、登記、報修等等;
5、辦公區域環境衞生維護、辦公用品發放;
6、負責組織公司大小活動,高效的完成上級交辦的工作任務;
7、協助公司培訓工作,組織各部門做年度培訓計劃,並且按照計劃實施培訓。
1、接聽、轉接電話;接待來訪人員。
2、負責辦公室的文祕、信息、機要和保密工作,做好辦公室檔案收集、整理工作。
3、負責總經理辦公室的清潔衞生。
4、做好會議紀要。
5、負責公司公文、信件、郵件、報刊雜誌的分送。
6、負責傳真件的收發工作。()
7、負責辦公室倉庫的保管工作,做好物品出入庫的登記。
8、做好公司宣傳專欄的組稿。
9、按照公司印信管理規定,保管使用公章,並對其負責。
1.在辦公室主任的具體指導下,完成辦公室的有關工作。
2.做好文書處理工作,負責收文、發文、文書立卷工作。
3.按規定保管和使用學校和校領導印鑑、簽發介紹信、證明書。
4.負責全校性綜合統計與報表填報工作。
5.負責撰寫學校簡報、大事記,做好校史資料積累及學校信息傳播工作。
6.負責建立校檔案室,並在20__年前達到省級水平。
7.建立健全歸檔借閲制度,嚴守機密。
8.按規定及時收集檢查、清理、交接、清銷檔案材料。
9.注意維護檔案的安全,定期檢查辨案是否齊全完整,及時收回借出的材料,防止散失;注意做好“七防”(防盜、防火、防塵、防鼠、防高温、防潮、防蟲)和保 密、保潔工作。
10.幫助處理辦公室的日常事務,完成領導時交辦的各項工作。
1、負責組織部召開的各種會議的會務工作,做好會議記錄,起草公司工作計劃總結、會議紀要、簡報,協助督促各單位貫徹落實各項工作任務的情況;
2、整理總經理簽發文件,做好各類文件的'登記、保管、轉發、立卷、存檔等,保管使用印鑑;
3、做好部信件登記、分發、寄發工作,受理信來訪工作,及時做好登記、自辦或傳遞等工作,遇到重大問題及時向部領導彙報;
4、做好辦公室文書檔案管理工作,如:有關文件收發、登記、傳閲、下發和年終清理、立卷、歸檔工作;辦理定購和發放各種學習材料;
5、草擬、總結、報告、清算、批覆等文件;
6、公司管理制度、,網頁設計方案書、合同書,公司總體運行配合;
7、總經理活動、內外部接待的安排、報銷單的整理等工作;
8、掌握總經理的日程安排做好預約工作,安排商務活動;
9、接聽電話、妥當應答,並做好電話記錄;
10、嚴格執行保密制度,做好各項;
11、協助總經理收集、分析公司主要數據及整合信息;
12、協助總經理處理各種日常事務及與公司各部門之間的協調與溝通;
13、根據公司發展的要求制定人力資源戰略;設計並完善公司人力資源結構;
14、瞭解相關法律與法規(如:、合同法、勞動法、世界貿易組織法等),為公司提供可行性方案,做好領導的參謀和助手;
15、完成總經理交辦的其他工作;